Procédure Relative À L'entrée Des Immobilisations

Code :
MANUEL DE PROCEDURES FONCTIONNELLES PROC.IN.EI.01.V1.0

PROCESSUS INVESTISSEMENTS Date de création:
28/10/2013
PROCEDURE RELATIVE A L’ENTREE DES IMMOBILISATIONS Page 1 / 18
1 Groupe Anouar Invest

Code :
28/10/2013
SOMMAIRE
I. OBJECTIFS _____________________________________________________________ 3
II. ACTEURS ______________________________________________________________ 3
II.1 INTERNES__________________________________________________________ 3
II.2 EXTERNES _________________________________________________________ 3
III. LOGIGRAMME__________________________________________________________ 4
IV. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES OPERATIONS _______________________________ 9
IV.1 CONDITIONS ET REGLES D’INSCRIPTION DES DEPENSES EN IMMOBILISATIONS ___ 9
IV.2 EXPRESSION DU BESOIN _____________________________________________ 10
IV.2.1 Etablissement et validation de la demande d’investissement ______________ 10
IV.2.2 Achats par bons de commandes _____________________________________ 10
IV.2.2.1 Consultation des Fournisseurs__________________________________ 10
IV.2.2.2 Sélection des Fournisseurs_____________________________________ 11
IV.2.2.3 Etablissement du Bon de Commande ____________________________ 12
IV.2.2.4 Validation du Bon de Commande _______________________________ 12
IV.3 RECEPTION DE L’IMMOBILISATION_____________________________________ 12
IV.3.1 Etablissement et signature du Bon de Réception________________________ 12
IV.3.2 Enregistrement de l’immobilisation __________________________________ 14
IV.4 COMPTABILISATION ________________________________________________ 14
IV.4.1 Méthodes d’évaluation ____________________________________________ 14
IV.4.2 Schémas d’écritures comptables ____________________________________ 15
IV.4.2.1 Cas d'entrée d'une nouvelle immobilisation _______________________ 15
IV.4.2.2 Cas des immobilisations produites par l’entreprise pour elle-même ____ 15
V. CONTROLES CLES ______________________________________________________ 17
VI. DOCUMENTS EMIS _____________________________________________________ 18

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28/10/2013
I. OBJECTIFS
L’objet de cette procédure est de décrire les étapes à respecter lors:
- De la création d’une demande d’investissement ;
- De l’entrée d’une immobilisation.
Cette procédure a également pour objet de définir les conditions d’inscription des dépenses
dans les comptes d’actif immobilisé.
Elle se déclenche par l’établissement d’une Demande d’Achat et s’achève par

l’enregistrement et la comptabilisation de l’immobilisation.
II. ACTEURS
II.1 INTERNES
x Président Directeur Général.

x Directeur Général Adjoint.
x Responsable Informatique.
x Contrôleur de Gestion.
x Responsable des Achats.
x Responsable du Service Demandeur.
x Service Demandeur.
x Comptable.
II.2 EXTERNES
x Fournisseur.

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III. LOGIGRAMME

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28/10/2013

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EXPRESSION DU BESOIN
DIRECTEUR GENERAL CONTROLEUR DE RESPONSABLE RESPONSABLE

FOURNISSEUR COMPTABLE
ADJOINT GESGTION DES ACHATS INFORMATIQUE
TABLEAU TABLEAU
COMPARATIF COMPARATIF
VALIDATION
VALIDE VALIDE
CONSTITUER LE
DOSSIER ACHATS
DES
IMMOBILISATIONS
DEMANDE D’ACHAT
SIGNEE;
TABLEAU COMPARATIF DOSSIER
VALIDE;
OFFRES FOURNISSEURS.
SELECTIONNER
LE
FOURNISSEUR
CRÉER LE BON
DE COMMANDE
COMPLETER LE
DOSSIER PAR LE
BON DE
COMMANDE
DEMANDE D’ACHAT
SIGNEE;
TABLEAU COMPARATIF
VALIDE; DOSSIER
OFFRES FOURNISSEURS;
BON DE COMMANDE.
S’AGIT D’UN BON DE

DOSSIER
MATERIEL OUI COMMANDE
INFORMATIQUE?
NON
BON DE
VALIDER ET
COMMANDE
SIGNER LE BON SIGNATURE
SIGNE
DE COMMANDE
DOSSIER VALIDE DOSSIER VALIDE

ET BON DE ET BON DE
COMMANDE COMMANDE
SIGNE SIGNE
BON DE BON DE
COMMANDE COMMANDE
SIGNE SIGNE
FIN

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RECEPTION DE L’IMMOBILISATION
RESPONSABLE SERVICE
FOURNISSEURS
DES ACHATS DEMANDEUR
DEBUT
BON DE BON DE
LIVRAISON LIVRAISON
VERIFIER
L’IMMOBILISATION
S’ASSURER DES S’ASSURER DES

CARACTERES CARACTERES
PHYSIQUES PHYSIQUES
APPOSER LE
CACHET SUR LE SIGNER LE BON
BON DE DE LIVRAISON
LIVRAISON
BON DE BON DE BON DE

LIVRAISON LIVRAISON LIVRAISON
CACHETE CACHETE SIGNE
DOSSIER ETABLIR SIGNER

IMMOBILISATION LA FICHE DE
RECEPTION
PREPARER LE
ETABLIR LE BON
DOSSIER DE
DE RECEPTION
L’IMMOBILISATION
BON DE COMMANDE;
BON DE LIVRAISON;
DOSSIER FICHE DE RECEPTION.
SIGNATURE IMMOBILISATION
BON DE BON DE
RECEPTION RECEPTION
SIGNE SIGNE
SIGNATURE

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28/10/2013

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IV. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES OPERATIONS
IV.1 CONDITIONS ET REGLES D’INSCRIPTION DES DEPENSES EN IMMOBILISATIONS
x Seules constituent des immobilisations :

- Les dépenses qui ont pour contrepartie, l'entrée d'un nouvel élément à l'actif de
l'entreprise, destiné à y séjourner durablement, et ayant vocation à augmenter la
valeur de son patrimoine ;
- Les dépenses qui ont pour effet d'augmenter la valeur d'un élément existant de
l'actif, ou de prolonger sa capacité de production, ou sa durée de vie au delà de la
période normale d'amortissement.
x Ainsi, les dépenses consenties par l'entreprise sont, par nature, immobilisables dès
lors qu'elles revêtent le caractère de :
- Nouvelle amélioration : ces dépenses sont définies comme celles ayant en
général pour objectif l'accroissement de la capacité bénéficiaire de l'entreprise
(travaux de maçonnerie, construction d'enceinte de clôture, installation de
sécurité, climatisation des locaux,...) ;
- Dépenses de remplacement avec amélioration : ces améliorations visent à
obtenir un meilleur rendement ou de meilleures conditions de travail que par le
passé.
x Par contre, lorsque les dépenses consenties ont pour objectif :
- L'entretien et la réparation : lorsque ces dépenses n'ont aucune incidence sur la
durée de vie du bien, elles sont analysées comme des charges de l'exercice au
cours duquel elles sont engagées, même si leurs montants sont importants
(travaux de réfection, grosses réparations périodiques, travaux de peinture
etc,..). Exceptionnellement, elles peuvent, par décision de gestion, être
transférées à l'actif en charges à répartir.
- Le remplacement d'un élément pour la poursuite de l'utilisation d'un bien dans
les mêmes conditions et avec les mêmes performances que par le passé: les
dépenses engagées sont considérées comme de simples charges.

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IV.2 EXPRESSION DU BESOIN
x Tous les achats à caractère d’investissement doivent faire l’objet au préalable d’une
Demande d’Achat.
x Les Demandes d’Achats doivent être signées par les personnes habilitées.
IV.2.1 ETABLISSEMENT ET VALIDATION DE LA DEMANDE D’INVESTISSEMENT
x Le Service Demandeur:
- établit la Demande d’Achat où il précise :
La quantité ;
La désignation ;
Les caractéristiques techniques ;
Code de projet (si l’achat est effectué dans le cadre d’un projet développé
en interne).
- Transmet la Demande d’Achat au Responsable du Service Demandeur.
x Le Responsable du Service Demandeur :
- Vérifie le besoin d’achat ;
- Valide et signe la Demande d’Achat.
x Un exemplaire de la Demande d’Achat validée est conservé dans le Classeur
Demande d’Achat par le Service Demandeur, un autre exemplaire est transmis à
l’Assistante de Direction.
x L’Assistante de Direction remet la Demande d’Achat validée au Responsable des
Achats.
IV.2.2 ACHATS PAR BONS DE COMMANDES
IV.2.2.1 Consultation des Fournisseurs
x A la réception de la Demande d’Achat validée, le Responsable des Achats

- Appose la mention « immobilisation », en se référant aux critères
d’enregistrement des dépenses en immobilisations, définies dans le paragraphe
IV.1 ci-dessus ;
- Signe la Demande d’Achat ;

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- Procède à la sélection des Fournisseurs à consulter à partir de la base

Fournisseurs qu'elle tient et met à jour à fur et à mesure des consultations. Trois
Fournisseurs au moins sont consultés.
x A la réception des offres émanant des différents Fournisseurs, le Responsable des

Achats établit un Tableau Comparatif détaillé des offres, incluant les mentions
suivantes :
- Le nom du Fournisseur ;
- Le libellé précis de l’article ainsi que les références et caractéristiques exactes
demandées ;
- Le coût unitaire hors taxes ;
- Les modalités et délais de paiement.
IV.2.2.2 Sélection des Fournisseurs
x Le Responsable des Achats :

- Procède à l’étude des offres reçues ;
- Sélectionne le(s) Fournisseur(s) présentant le meilleur rapport qualité / prix ;
- Signe le Tableau Comparatif ;
- Transmet le Tableau Comparatif au Contrôleur de Gestion pour contrôler le
dépassement des budgets alloués aux immobilisations;
x A La réception du Tableau Comparatif, le Contrôleur de Gestion :
- Vérifie le dépassement des budgets ;
- S’il n’y a pas un dépassement des budgets, il signe le Tableau Comparatif et il le
remet au Responsable des Achats ;
- S’il y a un dépassement des budgets, il établit un Etat de comparaison entre le
budget prévisionnel et le budget mis à jour récapitulant les dépassements
éventuels. Cet état est communiqué au Directeur Général Adjoint pour validation
du dépassement ou rejet de l’offre proposée.
x La Demande d’Achat est classée avec le Tableau Comparatif ainsi que les Offres
Fournisseurs chez le Responsable des Achats dans le Dossier Achats des
Immobilisations.

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IV.2.2.3 Etablissement du Bon de Commande
x Une fois le Fournisseur sélectionné, le Responsable des Achats établit le Bon de

Commande et complète Dossier Achats des Immobilisations comprenant :
- la Demande d’Achat ;
- le Tableau Comparatif ;
- les Offres des Fournisseurs ;
- le Bon de Commande.
x Dans le cas du matériel informatique le Responsable Informatique signe le Bon de
Commande.
IV.2.2.4 Validation du Bon de Commande
x Le Responsable des Achats transmet le Dossier Achats des Immobilisations au

Directeur Général Adjoint pour validation et signature du Bon de Commande.
x Dés la réception du Bon de Commande signé, le Responsable des Achats :
- Envoie l’original au Fournisseur pour exécution du Bon de Commande ;
- Envoie une copie au Comptable ;
- Garde une copie avec le Dossier Achats des Immobilisations dans le Classeur
Fournisseur approprié.
IV.3 RECEPTION DE L’IMMOBILISATION
x Toutes les immobilisations doivent être immatriculées à l’entrée.
IV.3.1 ETABLISSEMENT ET SIGNATURE DU BON DE RECEPTION
x A la réception de l’immobilisation, le Fournisseur remet le bon de livraison au

Responsable Achats.
- Vérifie l'immobilisation livrée sur la base du Bon de Commande et du Bon de
Livraison ;
- S'assure physiquement des caractéristiques techniques en présence selon les
cas du Service Demandeur.

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x Après vérification, le Responsable des Achats appose le cachet de la société sur le

bon de livraison, qu’elle remet au Fournisseur pour accuser réception et une copie
est gardée dans le Dossier de la Commande.
x Le Service Demandeur :
- Signe le Bon de Livraison ;
- Etablit une Fiche de Réception et la signe.
x La Fiche de Réception doit indiquer:
- La Référence ;
- La nature de l’immobilisation ;
- La désignation complète de l’immobilisation ;
- La quantité ;
- Le code d’identification de l’immobilisation ;
- La date d’acquisition ;
- La date de mise en service ;
- L’emplacement.
x Le Service Demandeur prépare le Dossier de l’Immobilisation qui comprend le Bon
de Commande, la Fiche de Réception et le Bon de Livraison et le transmet au
Responsable des Achats.
- Etablit le Bon de Réception ;
- Signe le Bon de Réception :
- Fait signer le Bon de Réception par le Service Demandeur.
x A la réception de la Facture, le Responsable des Achats complète le Dossier de
l’Immobilisation (Bon de Livraison, Fiche de Réception, Facture, Demande d’Achat, Bon
de Commande et Bon de Réception) et le transmet en deux exemplaires à l’Assistante
de Direction.
x L’Assistante de Direction transmet Le Dossier au Directeur Général Adjoint pour
validation et approbation.
x Après validation l’Assistante de Direction transmet Le Dossier au Comptable pour
comptabilisation.

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IV.3.2 ENREGISTREMENT DE L’IMMOBILISATION
x En se basant sur le Dossier de l’Immobilisation, le Comptable enregistre

l’immobilisation sur l’Etat des Immobilisations.
IV.4 COMPTABILISATION
IV.4.1 METHODES D’EVALUATION
x Les immobilisations corporelles sont inscrites à :

- Leur coût d'acquisition pour les immobilisations acquises à titre onéreux ;
- Leur coût de production pour celles qui sont produites par l’entreprise pour elle-
même.
x Le coût d'acquisition est formé :
- Du prix d'achat augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non
récupérables et diminué des réductions commerciales obtenues et des taxes
légalement récupérables ;
- Des charges accessoires d'achat y afférentes, telles que :
9 Frais de transport
9 Frais de transit
9 Frais de réception
9 Assurances - transport ...
À l’exclusion des taxes légalement récupérables.
x Sont cependant à exclure des charges accessoires d'achat des immobilisations les
frais d'acquisition d'immobilisations qui consistent en :
- droits de mutation (enregistrement) ;
- honoraires et commissions ;
- frais d'actes.
Ces frais sont à inscrire en " charges à répartir sur plusieurs exercices ", et amortir sur
cinq exercices au maximum.
x Le coût de production des immobilisations est formé de la somme :

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- Du coût d'acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de

l’élément ;
- Des charges directes de production telles les charges de personnel, les services
extérieurs, les amortissements ;
- Des charges indirectes de production dans la mesure où elles peuvent être
raisonnablement rattachées à la production de l’immobilisation.
x Les biens utilisés par voie de crédit-bail, ne pourraient figurer à l’actif tant que la
société n'a pas levé l'option d'achat.
x Lorsque la société aura levé l'option d'achat, elle doit faire figurer le bien parmi ses
immobilisations pour sa valeur de rachat et l'amortir sur la durée prévisible
d'utilisation.
IV.4.2 SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES
IV.4.2.1 Cas d'entrée d'une nouvelle immobilisation
x A la réception du Dossier de l’Immobilisation, le Comptable effectue l’écriture

comptable suivante :
23XX Immobilisations corporelles. X

34551 Etat – TVA récupérable sur les immobilisations. X
1486 ou Fournisseurs d’immobilisations ou Dettes sur X
4481 acquisition d’immobilisation
IV.4.2.2 Cas des immobilisations produites par l’entreprise pour elle-même
IV.4.2.2.1 Suivi des coûts des projets
x Le suivi des coûts des projets est en principe effectué par le biais de la comptabilité
analytique. A défaut d’une comptabilité analytique, le suivi est effectué de manière
extra-comptable par le Comptable sur une Fiche de Suivi des Coûts des Projets.
Les pièces comptables justificatives des achats de biens et services relatifs à chaque projet
doivent comporter le numéro d’identification et être classées dans le Dossier Projets afin de
faciliter leur suivi.

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x En ce qui concerne les dépenses internes et notamment celles relatives aux charges du
personnel affecté aux études et travaux, il est procédé par le Responsable du Service
Concerné au pointage des temps consacrés par chaque personne aux différents projets à
immobiliser.
x Un Etat Mensuel des Temps Passés est établi par le Responsable du Service Concerné et
communiqué au Comptable.
IV.4.2.2.2 Enregistrement des frais imputés au projet
x A la réception des pièces comptables, le Comptable effectue les écritures

comptables suivantes :
6xxxx Charges par nature X

34552 Etat TVA récupérable sur achats X
4411xx Fournisseurs X
2392 Immobilisations en cours X

7143 Immobilisations corporelles produites X
IV.4.2.2.3 Achèvement du projet
x A la réception du PV d’Achèvement du projet du Responsable du Service

Concerné, le Comptable effectue les écritures comptables suivantes :
23xx Immobilisation X
3455 Etat – TVA récupérable X
239x Immobilisations corporelles en cours X
4455 Etat – TVA facturée X

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V. CONTROLES CLES
Contrôle clé Qui Périodicité

x Responsable du Service
x Directeur Administratif et
Demandeur
x Signature de la Demande d’Achat
A chaque Demande
d’Achat
x Contrôleur de Gestion
Financier
d’immobilisation
x Directeur de Site
x Validation de la Demande d’Achat x Directeur Général

A chaque Demande
d’Achat
d’immobilisation
x Autorisation d’achat d’immobilisation non

A chaque Demande
x Président Directeur Général
d’Achat
prise en compte dans le budget d’immobilisation
non budgétée
x Etablissement du Tableau Comparatif x Responsable des Achats

A chaque Demande
d’Achat
d’immobilisation
x Responsable des Achats
x Signature du Tableau Comparatif
x Contrôleur de Gestion
x Responsable des Achats

x Directeur Général Adjoint
x Signature du Bon de Commande x Responsable Informatique
A chaque Demande
d’Achat
(en cas de matériel d’immobilisation
informatique)
x Etablissement et signature de la Fiche de

x Service Demandeur
A chaque réception
d’une
Réception
immobilisation
En cas
x Etablissement de la fiche de suivi des coûts des
x Comptable
d’immobilisations
produites par
projets
l’entreprise pour
elle-même

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VI. DOCUMENTS EMIS
Document Emetteur Annexe

x Demande d’Achat
demandeur
x Tableau Comparatif x Responsable des Achats
x Bon de Commande x Responsable des Achats
x Offres des fournisseurs x Fournisseurs
x Bon de Réception x Responsable des Achats
x Fiche de Réception
Demandeur
x Fiche de suivi des coûts

x Comptable
des projets
x Etat mensuel des temps x Responsable du Service

passés Demandeur
x PV d’achèvement
Demandeur

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1 Groupe Anouar Invest

2 Groupe Anouar Invest

- De la création d’une demande d’investissement ;

- De l’entrée d’une immobilisation.

Elle se déclenche par l’établissement d’une Demande d’Achat et s’achève par

x Président Directeur Général.

3 Groupe Anouar Invest

4 Groupe Anouar Invest

5 Groupe Anouar Invest

DIRECTEUR GENERAL CONTROLEUR DE RESPONSABLE RESPONSABLE

S’AGIT D’UN BON DE

DOSSIER VALIDE DOSSIER VALIDE

6 Groupe Anouar Invest

S’ASSURER DES S’ASSURER DES

BON DE BON DE BON DE

DOSSIER ETABLIR SIGNER

7 Groupe Anouar Invest

8 Groupe Anouar Invest

IV. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES OPERATIONS

IV.1 CONDITIONS ET REGLES D’INSCRIPTION DES DEPENSES EN IMMOBILISATIONS

x Seules constituent des immobilisations :

9 Groupe Anouar Invest

IV.2 EXPRESSION DU BESOIN

IV.2.1 ETABLISSEMENT ET VALIDATION DE LA DEMANDE D’INVESTISSEMENT

IV.2.2 ACHATS PAR BONS DE COMMANDES

IV.2.2.1 Consultation des Fournisseurs

x A la réception de la Demande d’Achat validée, le Responsable des Achats

- Signe la Demande d’Achat ;

10 Groupe Anouar Invest

- Procède à la sélection des Fournisseurs à consulter à partir de la base

x A la réception des offres émanant des différents Fournisseurs, le Responsable des

IV.2.2.2 Sélection des Fournisseurs

x Le Responsable des Achats :

11 Groupe Anouar Invest

IV.2.2.3 Etablissement du Bon de Commande

x Une fois le Fournisseur sélectionné, le Responsable des Achats établit le Bon de

IV.2.2.4 Validation du Bon de Commande

x Le Responsable des Achats transmet le Dossier Achats des Immobilisations au

IV.3 RECEPTION DE L’IMMOBILISATION

x Toutes les immobilisations doivent être immatriculées à l’entrée.

IV.3.1 ETABLISSEMENT ET SIGNATURE DU BON DE RECEPTION

x A la réception de l’immobilisation, le Fournisseur remet le bon de livraison au

12 Groupe Anouar Invest

x Après vérification, le Responsable des Achats appose le cachet de la société sur le

13 Groupe Anouar Invest

IV.3.2 ENREGISTREMENT DE L’IMMOBILISATION

x En se basant sur le Dossier de l’Immobilisation, le Comptable enregistre

IV.4.1 METHODES D’EVALUATION

x Les immobilisations corporelles sont inscrites à :

À l’exclusion des taxes légalement récupérables.

x Le coût de production des immobilisations est formé de la somme :

14 Groupe Anouar Invest

- Du coût d'acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de

IV.4.2 SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES

IV.4.2.1 Cas d'entrée d'une nouvelle immobilisation

x A la réception du Dossier de l’Immobilisation, le Comptable effectue l’écriture

23XX Immobilisations corporelles. X

IV.4.2.2.1 Suivi des coûts des projets

15 Groupe Anouar Invest

IV.4.2.2.2 Enregistrement des frais imputés au projet

x A la réception des pièces comptables, le Comptable effectue les écritures