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4 astuces pour s’assurer que l’important sera fait

Karine Aubry

Si nous pouvions visualiser tout ce que nous avions prévu de faire et

qui est passé aux oubliettes, le spectacle serait sans doute effrayant. La
faute à des « to-do lists » trop longues, des sollicitations de toutes
parts, et un lâcher-prise bien légitime quand garder le contrôle de tout
finit par nous épuiser.

Il y a pourtant des choses importantes dont nous aimerions garantir

qu’elles ne passeront pas à la trappe ni ne glisseront sur le tapis
roulant de la procrastination.

Voici 4 astuces pour s’assurer que l’important sera fait :

Rien de nouveau sous le soleil mais il est toujours intéressant de rappeler ce principe fondamental. Vous
connaissez sans doute cette métaphore des gros et petits cailloux (dont je n’ai pas trouvé l’origine exacte – si
vous la connaissez ça m’intéresse !) : pour faire entrer dans un pot (votre journée) des gros cailloux, des petits
cailloux et du sable, la bonne méthode est de placer d’abord les gros cailloux, puis les petits qui s’insèreront
entre les gros, puis le sable qui s’immiscera dans les interstices restants. La méthode inverse s’avèrant plus…
incertaine.

Gros cailloux : tâches importantes et qui prennent du temps

Petits cailloux : tâches qui prennent moins de temps
Sable : tout le reste

Vous pouvez qualifier vos cailloux d’après les critères de temps nécessaire, d’importance et d’urgence (en vous
aidant du Carré d’Eisenhower par exemple).

Exercice : vous avez pour votre journée la liste des tâches qui suit. Que traitez-vous en priorité ?
- Finaliser le document de stratégie à 18 mois
- Répondre à quelques emails de clients .
- Relire le contrat de partenariat avec X
- Briefer l’équipe sur la visite de l’investisseur demain (pas de locaux vides à 9h!)

Une fois vos cailloux bien alignés par ordre de taille, il vous reste à planifier leur traitement. Planifier avec une
échéance précise ! Eh oui, il y a du chemin entre « il faut que je pense à le faire aujourd’hui » et « je me prends
2h cet après-midi de 14h à 16h pour terminer ça ».
Avant, vérifiez que vos gros cailloux tout seuls entrent bien dans le pot d’une journée : fixez-vous des objectifs
réalistes, cela va de soi.

2. Planifier et s’y tenir

Le temps glisse et les sollicitations nous écartent sans cesse de nos objectifs. Le coaching, et l’auto-coaching
bien sûr, aident à rester focus. Mais la base c’est ouvrir son agenda et inscrire la tâche dedans .
C’est toute la différence entre « Déjeunons ensemble prochainement », et « Déjeunons ensemble mardi
prochain ». Un créneau dans le temps, c’est un rendez-vous, une réservation de vous-même, une place
attribuée. Dès lors si une sollicitation se présente, vous pourrez garder le cap ; et si une contrainte vous amène
à décaler ce créneau, au moins pourrez-vous matérialiser concrètement ce qui vient de se passer , le report
de cette tâche.
Planifier c’est de facto mettre en place un système de détection de sortie de route – comme jalons dans un
planning de projet. Ce qui était flottant devient conscient, à défaut de garder le contrôle on est pleinement
conscient.

3. Découper en petites tâches

Vous avez planifié vos cailloux, parfait. Hop, un rappel de votre agenda : il est temps de vous mettre à cette
fameuse stratégie à 18 mois. Et là, créneau ou pas, engagement ou pas, vous êtes irrésistiblement attiré(e)
par les petits cailloux ou le sable : les emails entrants, le flux d’informations sur votre secteur, les nouvelles
variétés de café proposées par cette superbe machine dans le couloir.

Que se passe-t-il ? Vous êtes victime d’une attaque de procrastination : concrètement vous reportez une tâche
importante pour vous atteler joyeusement à du moins important, voire du futile.
Mais pourquoi je fais ça ? Vous êtes humain(e), et contrairement aux machines vous vivez des émotions. En
l’occurrence, l’idée que vous vous faites de cette tâche « gros caillou » est suffisamment désagréable
pour que votre motivation flanche au moment crucial. L’idée que vous vous en faites : car avec un peu de
chance, la réalité s’avère souvent plus facile.
Mais comme en procrastinant vous ne vous donnez aucune chance de le vérifier, il faut ruser en passant par
une étape très concrète de découpage.
Cet énorme caillou dont vous vous faites une montagne, de quoi est-il composé ? Quelles sont les étapes de sa
réalisation ? Et pour chaque étape, quelles sont les sous-tâches ? Décomposez ainsi jusqu’à arriver à des sous-
tâches digestes.

Deux avantages à cela :

- vous arrivez à des sous-tâches plus accessibles et vous pouvez passer à l’action
- dans le processus, vous clarifiez précisément comment vous allez traiter ce gros caillou et bien souvent
parvenez à « ce n’est que cela, finalement », vision que vous auriez eu à la fin de toute façon, mais c’est
maintenant, à 14h, que vous en avez besoin.

Votre motivation remonte, la procrastination s’éloigne, la montagne a accouché d’un simple caillou.

4. Une astuce surprenante : automatiser

Comment font ceux qui parviennent à faire tout ce qu’ils ont prévu dans leur semaine ? Une croyance largement
partagée dit : il faut de la volonté, se discipliner.

Dans un article publié dans Harvard Business Review, « The Only Way To Get Things Done », Tony Schwartz
propose un contre-pied étonnant.

Extrait traduit :

« La réponse, de manière surprenante, n’est pas qu’ils ont plus de volonté ou de discipline que
vous. Le secret – contraire à l’intuition – qui permet de faire les choses est de les faire de
manière plus automatique, afin qu’elles demandent moins d’énergie.
Il s’avère que nous avons chacun un réservoir de volonté et de discipline et chaque acte d’auto-
régulation consciente le vide un peu. En d’autres termes, si vous dépensez de l’énergie à tenter
de résister à un bon morceau de cookie chocolaté, il vous restera moins d’énergie pour résoudre
un problème difficile. La volonté et la discipline baissent inexorablement au fur et à mesure que la
journée s’étire. »

Je ne sais pas vous, mais moi je trouve l’idée de Tony Schwartz assez révolutionnaire. Ce serait comme
généraliser un fonctionnement, en faire un réflexe et ne plus s’en occuper, ce qui revient à intégrer si bien ce
changement que nous évoluons. Mutation à l’échelle d’une vie, et en fonction de nos besoins propres.

Exemple :
Tous les jours je me dis que je devrais faire un peu d’exercices pour sauver mon pauvre dos…

…mais rien ne se passe (parce que je n’ai pas encore lu cet article !).
Grâce à Kolibricoaching et Tony Schwarz, je décide que mon dos est ma priorité et je planifie tous les matins
avant mon petit-déjeuner 20 minutes de taï-chi. J’en fais une habitude gravée dans le marbre, intégrée au pilote
automatique. Quand je me lève, je n’ai plus à me dire « il-faut-que-je-fasse-de-l’exercice », mon esprit est libéré
de ce leitmotiv inopérant et du lot de culpabilité qu’il engendrait. Je n’ai même plus à réfléchir : j’agis, tout
simplement. Toute mon énergie passe dans l’action.

Cela fonctionne aussi pour relire les tâches citées plus haut comme « relire le contrat de partenariat » etc.
Il suffit de fixer d’avance la règle automatique : « chaque fois que je reçois un contrat je prévois un moment pour
le relire le jour-même ». Vous vous reposez sur ces automatismes et gardez l’énergie pour les cailloux qui
vont demanderont vraiment de mobiliser votre volonté.

A vous ! Questions de coach :

Quelles sont les tâches de votre « To-Do list » que vous avez reportées plusieurs fois ?

Lesquelles sont importantes ?

Que pouvez-vous faire pour vous assurer que vous les traiterez rapidement ?

La réponse est en Vous !

Et pour passer à l’action, pensez au coaching.

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