Sept lois à connaître pour être plus efficace au travail

Réveil tardif, clés égarées... Un scénario catastrophe qu'on attribue tous au hasard.
Or, ce processus a été théorisé par un ingénieur de l'US Air Force, Edouard Murphy.
Une loi qui mérite le détour, comme six autres, pour mieux gérer son temps, son
énergie et son équipe, explique Jean-Louis Muller, expert auprès de Cegos.

" La vie au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation. Il y a
pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions
conscience. Mises à jour par des savants ou des praticiens, elles ont fait leurs
preuves. En voici sept qui devraient aider le manager à bien s'organiser.

1. Loi de Murphy : la loi des emmerdements maximum

Définition : " Rien ne se passe jamais comme on l'a prévu ". Variantes : " le diable est
dans les détails".

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C'est le passeport
qu'on découvre non valide une fois arrivé à l'aéroport, la tartine qui tombe côté
beurre. Et les petits tracas s'enchainent. Vous êtes pressé ? La voiture est en panne, il
pleut, le métro est bloqué, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle
et retarde les projets. Tout processus - de recrutement, d'innovation, de
production...- est une aventure pleine d'aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à
les réduire.

»> Faites de la paranoïa intelligente, dès que c'est important pour vous. Les
explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l'appendicite avant
de partir, au cas où il y aurait nul toubib. Sur les projets les experts font des rétro-
plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser
la voiture.

2. Loi de Parkinson : la loi du temps qui s'étire à l'infini

Définition : " Comme le gaz, le temps se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace
disponible ".

Cette loi fondamentale s'applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière
et de sa vie. Lorsqu'on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la
réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, celles-ci s'éternisent. Plus, j'ai du
temps pour faire une chose, plus je mets du temps à la faire. Je me dis : " On verra
bien ! ". Pensez plutôt à rebours : " Qu'est- ce que j'aimerais qu'on dise de moi après
cette mission ? ".
»> Il faut donc borner son temps et celui des autres. Et raisonner en termes
d'objectifs et non pas de tâches à réaliser. Exemples : faites préciser le délai,
lorsqu'on vous dit " c'est ASAP " (aussitôt que possible) ; fixez à 20 minutes la durée
de la réunion ; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de
baudruche laissent moins de place à l'air qu'une montgolfière.

3. Loi de Douglas: la loi des dossiers qui s'entassent tout seuls Définition : " Plus on
dispose de place, moins on trie ".

C'est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d'espace et d'armoires pour
ranger, plus vous étalez vos affaires. Ce qui fait que votre bureau ressemble plus à
une aire de stockage qu'à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de
dossiers et sous- dossiers. Résultats : vous perdez du temps à retrouver l'information
utile. Ce qui, paralyse l'action.

4. Loi de Pareto : la loi de l'éparpillement inutile

Définition : " L'essentiel prend 20% du temps et de l'espace, l'accessoire, 80%. "

Autre loi fondamentale, qui s'applique à bien des domaines : 80% des effets sont
produits pas 20% des causes. Exemples : 80% du chiffre d'affaires est réalisé par 20%
des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps... Ce coefficient
multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé
l'énergie minima pour soulever les gros blocs de pierre.

»> Inutile de gaspiller ses forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces
20% qui vont causer des dégâts ou booster l'activité. Gare au perfectionnisme, au
micromanagement, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre
arbre des priorités et à doser votre effort.

5. Loi d'Illich : loi de l'acharnement inefficace

Définition : " Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue jusqu'à devenir
négative ".

C'est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l'école, au-delà de 90

minutes, l'attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de B
heures, de s'escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d'avaler un sandwich
derrière votre écran à midi pour vous avancer... La journée non stop ne vous rendra
pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante : ce n'est pas
parce qu'on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

»> Faites des pause. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au
maximum. Entre deux, allez prendre un bol d'air frais, papotez avec un collègue. Par
ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet.

6. Loi de Carlson: la loi du travail fractionné dévoreur de temps

Définition : " Le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au
temps de l'interruption

Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, un casse-croûte etc.) est
moins efficace qu'un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons. 1/ Il faut
globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche. 2/ l'individu
une fois déconcentré est tenté de papillonner, surtout si le dossier l'embête : il ira à
la machine à café, lira une affiche, croisera Y et papotera...

»> Isolez-vous. Fermez vos portes, mettez votre téléphone sur répondeur, désactivez
le signal sonore d'arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne
faisant qu'une activité à la fois.

7. Loi de Confucius. La loi de l'expérience vaine et intransmissible

Définition. " L'expérience ne sert qu'à répéter les mêmes erreurs mais plus
rapidement ".

La mode des " best practices " soi-disant applicables partout et la recherche de la
perfection par le knowledge management relèvent du fantasme. La formule " Croyez-
en mon expérience ! " tue l'innovation. Nous sommes dans l'ère du copier-coller. Or,
ce qui vaut ici, ne vaut pas forcément là. Il faut laisser sa place à l'imagination. Les
clés de la réussite de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l'intuition à l'émotion, à
l'interprétation ? Il s'était, dit-on (1) procuré un Minitel (voir la vidéo), avait désossé
l'appareil, et étudié en détail le modèle économique... dont découlent iTunes, l'App
Store et l'iPhone.

»> Mieux vaut s'inspirer d'un procédé que de chercher à l'imiter.

Responsabilités, Sens des : Habileté à manifester de la détermination, à maintenir de
l'intérêt et du dynamisme au travail et à déployer des efforts constants dans la
poursuite des objectifs fixés. Sens du devoir.

Le secret pour prendre ses responsabilités (et ne plus se comporter en victime)

Prendre ses responsabilités n’est pas une question d’âge, vous pouvez avoir 60 ans et
ne toujours pas prendre vos responsabilités. Inversement, des personnes de 20 ans
ont appris très jeune à le faire.

Soyons clair, la majeure partie d’entre nous ne prend pas ses responsabilités, y
compris vous. La question magique à se poser pour prendre ses responsabilités

Prendre ses responsabilités n’a rien à voir avec payer ses factures, avoir un job ou
avoir des enfants. Enfin, pas que. Prendre des responsabilités c’est avant tout
assumer sa vie, et ça, peu de gens sont capables de le faire.

À vrai dire, savoir si l’on prend ses responsabilités est assez facile. Il suffit juste de se
poser la question « est-ce que je pense que ce que m’arrive est de la faute de
quelqu'un ? ». C'est la seule et unique question que vous devez garder constamment
à l'esprit. Si la réponse est oui, vous vous comportez encore comme un enfant. Si
vous ne remettez jamais la faute sur les autres, vous êtes devenu adulte, bravo (tout
ceci n'est bien sûr pas une question d'âge). Et ce, quoiqu'il vous arrive.

À chaque fois que vous rejetez la responsabilité sur quelqu'un d'autre, vous mettez
juste en lumière une faiblesse de votre personnalité. Vous vous comportez en
victime. Le problème c'est qu'en se comportant en victime, on ne peut faire évoluer
les choses. Vous ne pourrez résoudre ce type de problème qu'en vous plaçant d'un
autre point de vue. Comme le disait fort justement Einstein « On ne peut pas
résoudre un problème avec le même type de pensée que celle qui l'a créé. ». La seule
solution qui s'offre à vous est d'arrêter de vous comporter en victime.

Quelques exemples « Il a eu cette promotion à ma place car il a failloté auprès du

boss » => « Si je n'ai pas eu cette promotion, c'est que je n'ai pas su mettre assez en
avant mes qualités dans l'intérêt de l'entreprise ou que l'entreprise ne me correspond
plus. C'est peut-être un signe pour moi qu'il est temps de changer. »

« il/elle aurait pu penser à moi, avoir une petite attention » => « je ne devrais pas
penser à la place des autres, ça n'a jamais rien amené de bon. Et si je l'acceptais
comme il/elle était? Si c'était moi qui en demandait trop ? »

« Mes employés sont tous des fainéants, si ils travaillaient un peu plus nous ne
serions pas en difficulté » => « nous n'arrivons pas à nous en sortir financièrement, il
va peut-être falloir revoir ma stratégie pour l'entreprise. Commençons par demander
aux employés ce qu'ils pensent de l'entreprise dans laquelle ils travaillent. »
La méthode à adopter pour prendre ses responsabilités

À chaque fois qu'il vous arrive quelque chose qui vous contrarie, qui vous stresse ou
qui vous dépasse et que vous semblez rejeter la faute sur quelque chose / quelqu'un
d'extérieur, posez-vous ces questions :

Qu'est-ce qui déclenche ce sentiment de victime en moi ? De quoi ai-je peur ? De

ne pas être aimé, de me retrouver seul, de ne plus avoir d'argent, de ne pas retrouver
d'autre travail,... ? Tout sentiment de victime commence par une peur enfouie en
vous, identifiez là.

Écrivez quelque part (comme dans les exemples ci-dessus) une reformulation de
votre problème d'un autre point du vue.

Au lieu de combattre le problème que vous pensez avoir en vous comportant en

victime, commencez plutôt par combattre votre peur.

Faites cela à chaque fois que vous vous rendez compte que vous vous comportez en
victime.

Ça va vous demander de temps, Rome ne s'est pas construite en un jour, mais il a

bien fallu que quelqu'un pose la première pierre. Et si vous ne voulez pas « passer à
côté de votre vie », autant commencer maintenant.

Et vous, par où allez-vous commencer pour prendre vos responsabilités ?

Ecrire. La date

Organisation personnelle : Capacité d'organiser les éléments de son travail de façon

systématique et de gérer son temps de la manière la plus efficace possible.

Initiative : Habileté à entreprendre des actions de son propre chef, à connaître ses
propres ressources et à prendre les mesures nécessaires pour s'améliorer.

Comment développer et acquérir un esprit d'initiative?

L'esprit d'entreprendre dont découle toute création humaine est fondamentale. En

effet, aucune invention ou création n'aurait pu aboutir si au préalable un travail
n'avait pas été fait pour promouvoir une certaine manière de penser et d'agir. Une
récente étude faite auprès d'une population étudiante, et dont le but était de
connaître les raisons qui motivent, déstabilisent ou freinent les étudiants dans
l'élaboration et la réalisation d'un projet a ressorti le fait suivant: Plus des deux tiers
des personnes interrogées ont un projet en tête, qu'il soit individuel ou collectif, mais
que seulement 30% sont entrain ou l'ont réalisé. Parmi les difficultés rencontrées lors
de la réalisation d'un projet, il ressort de l'enquête que c'est surtout les moyens de
financements, le manque d'organisation et le manque d'informations qui posent le
plus de problèmes.

Vous avez certainement remarqué avec moi que ces étudiants au départ étaient
motivés pour faire aboutir leurs projets, mais seulement la plupart d'entre eux
abandonnaient en chemin parce qu'il ne savait pas comment prendre des initiatives
pour trouver les financements en particulier.

D'où peut venir ce blocage?

Ce blocage peut venir de la peur d'échouer qui habite la majorité d'entre nous.
Seulement, ce qu'on ignore, c'est que cette peur est aussi une alliée, car elle est issue
de notre imagination féconde. Aimez là, et servez-vous en pour alimenter le moteur
de votre machine. Si la peur est en vous, tant mieux! Quelle est la pire des choses qui
pourraient vous arriver si vous prenez des initiatives? Réussir? Échouer? Si c'est
l'échec, celui-ci vous apprendra beaucoup plus que la réussite certainement.

Qu'est-ce que prendre de l'initiative?

Souvent lorsque vous devez accomplir une tâche, il faut savoir vous y mettre
résolument. Si cette tâche comprend plusieurs choses différentes à faire, il faut
choisir celle par laquelle vous débuterez. Beaucoup préfèrent mieux être commandés
que de prendre eux-mêmes une initiative. Habituez-vous à faire un choix lorsque
plusieurs initiatives se présentent à vous. Pour cela, vous devez: Réfléchir et examiner
ce qu'il est préférable de faire, ou de ne pas faire ou de faire en premier lieu.

Ensuite vous décider, vous décider rapidement. Car, plus vous hésiterez, plus vous
renverrez, et plus la difficulté grandira. Vous connaissez certainement le proverbe qui
dit: » Ne remets jamais au lendemain ce que tu peux faire le jour même »

Vous mettre au travail avec entrain et bonne humeur, ne pas perdre votre temps
et ne pas laisser échapper les bonnes occasions. Tenter, entreprendre et partir à
l'assaut de forteresses. Vous levez chaque jour avec une liste de choses inédites à
découvrir et de nouvelles expériences à vivre.

Devenir le mouvement et l'action.

Vous transformer en source d'enchantement pour votre entourage et égayer le

monde autour de vous

Quand vous aurez pris l'habitude de prendre des initiatives, vous verrez que cet
esprit d'initiative développera en vous un esprit de gaité qui apporte la joie et la
satisfaction d'accomplir des choses pour vous mais aussi pour les autres. Si vous
travaillez pour une entreprise, vous remarquerez que les heures de travail ne traînent
pas en longueur car vous trouvez de la satisfaction dans votre activité.

Discrétion, Confidentialité : Personne qui ne divulgue pas l'information confidentielle

et qui sait discerner l'information confidentielle de celle qui ne l'est pas.
\

Esprit d'équipe : Capacité d'apporter une contribution et une collaboration à un

groupe de travail dans le but d'atteindre des objectifs.

• Favoriser les retours d'expériences, donnant à chacun l'occasion de profiter des

réussites et difficultés de ses collègues. On peut en tirer un livre blanc des
meilleures pratiques. L'analyse des difficultés aide aux solutions pour l'avenir.

• Etablir une charte d'entraide, chacun demandant ce dont il a besoin et offrant ce

qu'il pense pouvoir apporter aux autres.

• Organiser des réflexions sur les stratégies suivies ou à suivre pour réussir les
objectifs, en mettant en commun ce que chacun pense sur les forces, faiblesses,
menaces et opportunités. Des suggestions de plan d'actions sont à tirer de ces
réflexions.

Ces actions sont très efficaces, si elles sont bien préparées et pratiquées avec des
méthodes précises. Une personne extérieure peut d'ailleurs être un catalyseur
efficace. Mais sachez qu'il existe bien d'autres actions possibles. Si vous êtes en
manque, informez-vous !

Cohésion et esprit d'équipe permettent de développer à la fois bien-être et efficacité.

C'est une construction qui ne finit jamais, car les problèmes humains sont trop
complexes pour avoir des solutions définitives. Ils demandent des soins attentifs et
continus. C'est le rôle difficile et permanent du responsable d'équipe de répondre à
ce besoin incoercible du « bien vivre ensemble ».