Comment être multitâche ?

Si le multitâche au travail n'est pas nécessairement idéal, il est parfois nécessaire

dans le monde d'aujourd'hui. C'est pourquoi la maitrise de compétences multitâches
efficaces est une compétence essentielle à pratiquer. Il n'y a que 24 heures dans une
journée, il vous faut les utiliser à bon escient. 🎯
Et si le multitâche ne doit pas être une habitude, lorsque vous êtes soumis à une
échéance, une bonne technique peut faire de vous une star et décupler votre
productivité.
C'est pourquoi j'ai créé une liste de 15 conseils qui vous apprend comment devenir
multitâches et gagner du temps. C'est parti !

1) Planifiez à l'avance
La planification à l'avance est un excellent moyen de gérer votre charge de travail et
de fixer des objectifs réalistes. Nous sommes tous coupables de repousser les
choses à faire pour finalement s'en occuper à la dernière minute, mais avec l'aide
d'une simple to-do list préparée à l'avance, vous pouvez améliorer la gestion de
votre temps et vos compétences en matière d'organisation.
Un bon point de départ consiste à établir un plan hebdomadaire avec des objectifs
micro et macro, puis à créer un programme quotidien qui vous permettra d'atteindre
vos objectifs. 🤓

2) Utiliser des outils

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, il existe de nombreux outils en ligne
pour vous aider à rester sur la bonne voie. Non seulement ils vous aideront à
organiser votre charge de travail, mais vous pourrez également accéder à
votre agenda et vos to-do lists, où que vous soyez.

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Une bonne application à essayer est Trello, une plateforme en ligne gratuite ayant
des plans individuels ou part équipe vous permettant de gérer des projets et
d'organiser des tâches en un seul endroit !

3) Classez vos tâches par ordre de priorité

Avant de vous mettre en route, prenez le temps de hiérarchiser vos tâches et de
planifier en conséquence. Peut-être y a-t-il une tâche urgente en attente qui requiert
votre attention, ou un collègue attend-il que vous ayez terminé un rapport avant de
faire ses propres travaux.
Dans un cas comme dans l'autre, il est crucial de savoir par où commencer et où
diriger votre attention afin de savoir comment établir efficacement des
priorités. Connaitre où placer votre énergie en premier est un excellent moyen
d'améliorer vos capacités multitâches en termes de travail. ✍️

4) Filtrez les tâches inutiles

Avant de commencer, passez en revue votre liste de tâches et supprimez celles qui
sont inutiles. Qu'est-ce qui peut être délégué à quelqu'un d'autre ? Qu'est-il
préférable de laisser pour un autre jour ? Avez-vous écrit quelque chose deux fois ?
En maintenant une liste concise et cohérente, vous vous évitez de vous sentir
submergé et vous avez la possibilité de vous concentrer uniquement sur les tâches
importantes et urgentes.

5) Combinez les tâches connexes

Si vous passez souvent d'une tâche à l'autre, vous constaterez une baisse de votre
productivité, de votre énergie et de votre concentration. Cela est dû au fait que le
passage fréquent d'une tâche à l'autre peut être éprouvant pour le cerveau.

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Essayez plutôt de regrouper les tâches connexes et de travailler sur elles
simultanément. Cela vous évitera de ralentir votre progression et rendra votre
multitâche plus efficace. C'est une autre raison pour laquelle il est essentiel de
planifier à l'avance. Regardez d'abord vos objectifs et organisez votre emploi du
temps en combinant toutes les tâches connexes. 🗒

6) Créez un espace de travail

Un environnement de travail confortable peut améliorer considérablement votre
façon de travailler et favoriser votre productivité. Éviter le désordre et
l'encombrement en adaptant l'espace à vos besoins peut vous permettre d'être plus
productif et de faire plusieurs tâches à la fois.
Le fait d'avoir un endroit désigné pour votre travail permet non seulement de limiter
les distractions, mais aussi de supprimer toute interruption qui pourrait perturber
votre flux de travail.

7) Gérez les distractions

Même si vous faites de votre mieux pour éliminer les distractions potentielles,
certaines sont inévitables. Si vous avez tendance à remettre à plus tard ou à perdre
votre concentration au travail, essayez de nettoyer votre espace de travail et de
supprimer les stimuli qui pourraient vous distraire.
Bien que les distractions sur le lieu de travail soient parfois hors de votre contrôle,
faites de votre mieux pour gérer votre environnement. Vous pouvez également
envisager d'investir dans une paire d'écouteurs anti-bruit ou un bloqueur
d'applications pour vous tenir à l'écart des réseaux sociaux pendant les heures
prévues. ⏰

8) Trouvez du plaisir dans ce que vous faites

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Ce n'est un secret pour personne : la productivité augmente lorsque l'on aime ce que
l'on fait. Selon des recherches menées par l'université de Warwick, le bonheur rend
les gens 26% plus productifs. Tout ce que vous pouvez faire pour rendre vos tâches
plus agréables vaut donc la peine d'être fait.
Si vous n'arrivez pas à trouver un moyen de rendre le travail lui-même plus amusant,
le fait de vous récompenser chaque fois que vous terminez une tâche est un autre
excellent moyen de créer une expérience plus positive pour vous-même alors que
vous jonglez avec différentes missions.

9) Privilégiez la qualité à la quantité

Selon l'USC, le multitâche affecte l'efficacité de votre cerveau, ce qui entraine plus
d'erreurs et moins d'informations retenues. N'oubliez donc pas que le multitâche peut
nuire à la qualité de votre travail s'il n'est pas fait avec prudence.
Veillez donc à ce que les tâches que vous choisissez de réaliser en multitâche soient
accomplies avec attention, afin que la qualité ne souffre pas de la quantité de travail
effectuée. Cela signifie que vous devrez peut-être consacrer plus de temps au
multitâche pour éviter de bâcler vos travaux. Ce qui m'amène au point suivant... 👇

10) Prévoyez du temps supplémentaire pour chaque

tâche
Les retards arrivent, et parfois ils sont complètement hors de notre contrôle. Qu'une
tâche prenne plus de temps que prévu, que vous attendiez quelque chose d'un autre
collègue ou que votre niveau de productivité ait baissé, il est crucial de prévoir du
temps supplémentaire pour vos tâches.
En vous préparant à l'inattendu, vous éviterez les sprints de dernière minute pour
terminer vos travaux, ce qui se traduit souvent par un travail de mauvaise qualité. Et
si tout se passe comme prévu, vous aurez du temps supplémentaire pour revoir
votre travail ou vous récompenser !

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11) Faites des pauses
N'oubliez pas que le multitâche ne signifie pas que vous devez être occupé en
permanence. Si vous avez bien planifié votre emploi du temps, vous devriez avoir le
temps de vous reposer.
Sans repos, vous risquez de vous épuiser et, par conséquent, de produire un travail
de moindre qualité. Levez-vous, promenez-vous, faites-vous une tasse de café...
Même si vous faites une pause de 10 minutes après une session de travail, vous
pouvez stimuler votre flux de productivité. 📈

12) Examinez votre progression

Faire le point sur vos progrès et rayer les tâches accomplies est un excellent moyen
de rester motivé. Surtout si votre liste est longue ! Si vous travaillez sur un projet plus
important avec un calendrier précis, cela peut également vous aider à déterminer si
vous êtes sur la bonne voie et si vous pouvez atteindre vos objectifs dans le délai
imparti. Si vous êtes en retard, il est peut-être temps de modifier vos priorités pour
gérer les attentes de vos partenaires.

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13) Pratiquez !
Le multitâche devient plus facile avec la pratique. Si vous voulez étendre vos
capacités, c'est comme tout, il vous fait le pratiquer encore et encore. Je vous
conseille vivement d'intégrer le multitâche dans votre routine quotidienne. Par
exemple, vous pouvez combiner des tâches physiques, comme le repassage, avec
des tâches auditives, comme l'écoute d'un podcast. 🎙

14) Soyez gentil avec vous-même

Il y a un temps et un lieu pour le multitâche. Bien qu'il puisse s'agir d'un outil très
efficace pour augmenter vos niveaux de productivité, le surmenage peut rapidement
conduire à l'épuisement. N'oubliez pas de faire le point avec vous-même et d'être à
votre écoute.
Si vous vous sentez dépassé, c'est peut-être une bonne indication pour réévaluer
vos tâches et votre charge de travail. En buvant beaucoup d'eau, en mangeant bien
et en dormant suffisamment, vous resterez en bonne santé et votre cerveau restera
vif.

15) Comprenez ce qui fonctionne pour vous

Plus vous pratiquerez le multitâche, mieux vous comprendrez ce qui fonctionne pour
vous. Peut-être avez-vous besoin d'écouter de la musique, ou préférez-vous le
silence total. Vous êtes peut-être plus productif le soir, ou vous ne pouvez vous
concentrer que le matin.
Il n'existe pas de méthode unique pour faire du multitâche, car chaque personne est
différente. En sachant dans quelles circonstances vous travaillez le mieux, vous
serez en mesure d'affiner votre processus et de devenir un expert du multitâche.

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