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2. Time blocking
El time blocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un tiempo específico
para cada tarea individual, lo que harás será separar períodos establecidos de tu calendario
para dedicarlo a trabajos relacionados. Cuando utilizas el time blocking para programar tu
trabajo, estás dividiendo la semana laboral de manera efectiva en espacios de tiempo
independientes en los que puedes trabajar en proyectos, comunicarte con compañeros de
trabajo, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio. La técnica de time blocking puede
ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera fluida, porque
puedes concentrarte sin ser interrumpido.
Para crear un bloque de tiempo, comienza por determinar cuáles son tus prioridades diarias o
semanales. Luego, agrupa las tareas similares para que puedas trabajar en ellas en un bloque
de tiempo. Finalmente, prueba programar bloques de tiempo de concentración en tu
calendario que te ayuden a ceñirte al programa de bloques de tiempo que has establecido.
Lee: ¿Divides tu calendario en bloques de tiempo? Te contamos las razones por las que
deberías empezar a hacerlo
3. El método Pomodoro
Al igual que las técnicas de timeboxing y time blocking, el método Pomodoro te ayuda a
abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La
estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera
activa los descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación intrínseca y son
beneficiosos para el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos
hace que las personas sean más creativas.
Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de tareas pendientes
priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones. Comienza configurando tu
temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese tiempo exclusivamente a trabajar en una
tarea; en la medida de lo posible, evita revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego,
una vez que se cumpla el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que
intentes hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte para
estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún
tema importante mientras estabas concentrado en tu tarea.
Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de
cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tómate un descanso más largo
de 20 a 30 minutos.
5. El principio de Pareto
Si desayunar una rana a primera hora de la mañana no suena muy atractivo, es posible que
prefieras la estrategia de gestión del tiempo de Pareto. El principio de Pareto es lo opuesto al
método “No lo dejes para mañana”. Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas
sencillas para que puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.
A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una regla fundamental:
dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes finalizar el 80 % de tus tareas
relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te
tomará el 80 % de tu tiempo.
Para asegurarnos de priorizar el trabajo correcto, usamos los OKR (objetivos y resultados
clave), en función de los cuales definimos los objetivos trimestrales que derivan, finalmente,
en los objetivos semestrales. Con frecuencia semanal, los líderes del equipo verifican que el
trabajo que se está haciendo en el equipo realmente contribuya a esos objetivos.”
4. Di que no o delega
Una ventaja de aclarar tus prioridades es que también entiendes lo que es menos prioritario.
No siempre es fácil decir que no al trabajo, pero ayuda cuando puedes explicar que estás
diciendo que no porque el trabajo no se alinea con tus prioridades actuales. Definir tus
prioridades y compartir esas prioridades con los miembros de tu equipo puede brindar más
claridad a todos.
Si el trabajo tiene que hacerse, pero aún no es una prioridad para ti, fíjate si puedes delegarlo
a otro miembro del equipo. Ten en cuenta que delegar no significa que la tarea no sea
importante, solamente significa que el trabajo no está alineado con tus prioridades actuales.
Podría ser que este trabajo coincidiera más con la experiencia de otra persona y, al
reasignarlo, te asegurarás de que lo haga la persona más adecuada.
Una estrategia que hemos implementado para asegurarnos de que nuestro equipo sea eficiente
es tener claro lo que harán y lo que no harán como equipo... Tener una visión clara de tu
trabajo facilita la toma de decisiones en relación con en qué te concentrarás y en qué no. Si
puedes ser muy claro con respecto a eso, esto ayudará a impulsar la eficiencia y la claridad
sobre en qué deben enfocarse nuestros equipos.”
Para ser más productiva, me resulta muy útil separar un tiempo entre reuniones cada vez que
pretendo trabajar en proyectos diferentes. También guardo algo de tiempo para unos
descansos breves. Algo más que me resulta útil es cambiar (y que los demás lo hagan
también) el estado en Slack y mostrar que estoy “Ocupada” para que nadie espere que le dé
una respuesta de inmediato.”
6. Toma descansos
Puede parecer contradictorio, pero una de las mejores cosas que puedes hacer para mejorar la
gestión del tiempo es tomarte un descanso. Ante la sensación de que estamos retrasados,
nuestra reacción suele ser simplemente hacer más, pero tu cerebro necesita tiempo para
descansar y recargarse. Si trabajas en exceso y estás agotado, no podrás hacer nada, y mucho
menos abordar tu trabajo más importante.
Si te resulta difícil tomarte un descanso, no eres el único. Según nuestra investigación,
el 32 % de los trabajadores del conocimiento que sufren agotamiento informan que una de las
cosas que alimenta su agotamiento es el no poder desconectarse. Debido a que no pueden
desconectarse, se agotan, y cuando se agotan, no pueden desconectarse; es un círculo vicioso.
Si tienes dificultades para recordar que debes tomar descansos, considera programarlos en tu
calendario. Luego, cuando aparezca el descanso en tu calendario, oblígate a tomarlo, incluso
si simplemente te pones de pie para estirarte. Aunque puede resultar estresante tomar ese
descanso, te sentirás mejor una vez que lo hagas.
Para asegurarte de que no te agotes mientras trabajas de forma remota en este mundo digital,
busca nuevas formas de separarte de la pantalla y de tomarte el tiempo que necesites.
Además, recomiendo muchísimo la fiesta del baile de un minuto: solo levántate y muévete.”