Comment appliquer les 5

fondamentaux de la gestion
du temps

Fiche action 
 
 
 
 
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Photo © alisa_rut 
 Fiche action | Gestion du temps 

 
Si vous vous êtes déjà demandé comment avoir plus de temps dans vos journées 
occupées, cette fiche action est pour vous. 
 
Vous allez voir comment être plus efficace et progresser sur vos projets les plus 
importants, en appliquant les 5 fondamentaux de la gestion du temps. 

1. Se fixer des objectifs

Pourquoi ? 
 
Un objectif guide nos actions sur les projets qui comptent pour notre business, 
notre carrière et notre vie. 
 
Il donne un résultat précis à atteindre. 
 
Sans cela, on sera porter à régler les choses du moment et à réagir aux urgences, 
aux distractions et aux interruptions.   
 
Au contraire, le but est de retrouver un contrôle et la satisfaction de mener à 
bien ses projets, missions et priorités.  
 
Comment ? 
 
La première chose à faire est de définir un objectif clair et spécifique.  
 
C’est cette clarté et cette précision qui donne une direction et un but concret à 
notre cerveau.  
 
Et la deuxième chose à définir ? Une limite de temps.  
 
Vous pouvez fixer une date précise (le 7 décembre) ou une période (annuelle, 
trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire ou journalière). 
 
Exemple : 
  
Imaginons que vous êtes rédacteur pour un blog spécialisé dans l’investissement 
immobilier.  
 
Vous pourriez définir l’objectif suivant :  
 

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Objectif hebdomadaire :​ Publier un article de 2000 mots sur les 7 points à vérifier 
avant d’acheter un terrain.  
 
Cet objectif peut aussi servir des objectifs à plus long terme, comme :  
 
Objectif mensuel :​ Publier 4 articles sur la thématique de l’achat de terrain 
 
Objectif trimestriel :​ Former un nouveau rédacteur et un nouvel éditeur de 
contenu 
 
Objectif annuel :​ Diriger une équipe de 3 rédacteurs et de 2 éditeurs 
 
Une fois votre objectif défini, voyons comment l’intégrer à votre emploi du 
temps. 

2. Définir ses priorités

Pourquoi ?  
 
Entre le travail, la famille, la santé, les amis et j’en passe, difficile de trouver du 
temps pour tout faire.  
 
Et rien que dans votre travail, il est compliqué de tout gérer.  
 
C’est la raison pour laquelle définir un objectif précis ne suffit pas pour qu’il se 
réalise.  
 
En s’arrêtant là, il risque même de ne jamais trouver sa place dans vos journées 
occupées.  
 
Vous devez donc établir des priorités.  
 
Mais comment savoir ce qui est important de ce qui l’est moins, ou pas du tout ? 
 
Comment ? 
 
En utilisant la matrice d’Eisenhower (du nom du 34e président des Etats-Unis) 
pour organiser vos tâches. 
 
Cet outil vous aide à prendre les bonnes décisions au quotidien en triant vos 
tâches selon leur importance et leur urgence.  

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La matrice classe vos tâches en 4 groupes :  
 
1. Important et Urgent :​ tâches à faire immédiatement (concerne souvent 
des dates butoir, des problèmes à régler ou un événement imprévu) 

2. Important mais Pas Urgent :​ tâches à planifier pour exécution (concerne 

vos projets pro et persos, vos missions, vos relations) 

3. Urgent mais Pas Important :​ tâches à déléguer ou à faire après le groupe 

2 (concerne souvent des choses en rapport avec les autres, les 
interruptions, les emails) 

4. Ni Urgent, Ni Important :​ tâches à réduire au stricte minimum ou à faire 

après TOUT le reste (distractions, réseaux sociaux, télévision) 
 
Les tâches du groupe 2 apportent le plus de résultats et de satisfaction. L’idée est 
donc d'accroître le temps alloué à ce groupe. 
 
Le problème, c’est qu’on fonctionne en général sur un mode réactif. C’est à dire 
qu’on s’occupe d’abord des urgences, des tâches qu’on a sous le nez, de ce qui 
concerne le moment présent.  
 
Résultat : on peut passer ses journées à compléter beaucoup de tâches, sans 
avoir avancer sur ce qui compte le plus : vos objectifs et vos missions.  
 
Ce qui engendre de la frustration et un stress permanent car en étant réactif aux 
événements, nous sommes constamment occupés. Aujourd’hui, demain et les 
jours d’après.   
 
A l’inverse, les tâches en rapport avec nos objectifs, même les plus importants 
(santé, famille, business…), ne pressent pas.  
 
Ne subissant pas de conséquences fâcheuses dans l’immédiat, il est fréquent de 
les remettre à plus tard.  
 
Comme le disait Eisenhower : “Ce qui est important est rarement urgent.” 
 
Autant dire que vos priorités risquent donc de ne jamais se concrétiser.  
 
Pour l’éviter, vous devez avoir un comportement proactif dans votre travail et 
votre vie.  
 

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Comment ? En décidant de façon délibéré de prendre du temps pour les choses 

importantes.  
 
De plus, en passant plus de temps sur la planification et l’organisation (groupe 2), 
bon nombre de tâche pressantes du groupe 1 peuvent être prévenues et évitées.  
 
Vos objectifs hebdomadaires, mensuels ou annuels se situeront donc en 
majorité dans la case I​ mportant mais pas urgent​ de la matrice.   
 
Toute la gymnastique consiste à passer plus de temps sur vos objectifs, 
d’équilibrer ce temps avec les demandes des autres et les tâches secondaires 
(groupe 3) et profiter en dernier des tâches triviales ou de loisir du groupe 4 (tout 
en les limitant). 
 
Exemple :  
 
En reprenant l’exemple du rédacteur web ci-dessus qui doit publier son article 
sur l’achat de terrain dans 7 jours.  
 
On obtient la matrice des priorités qui suit : 

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Vous pouvez utiliser cette matrice une fois par semaine pour dresser vos 
priorités, ou même l’utiliser pour la planification quotidienne.  
 
Et d’une façon générale, utilisez-là dès que vous en ressentez le besoin. 
Typiquement, dans les moments où vous êtes submergé par les choses à faire et 
à penser.  
 
Cet outil vous sert de guide et vous permet de recalibrer vos priorités dès que 
nécessaire. 

3. Se fixer une limite de temps

Pourquoi ?  
 
Sans limite de temps, toute tâche tend à s’étaler dans le temps de façon illimité.  
 
Un travail qui prendrait normalement 2 heures pourrait être fait en 2 jours ou 
même ne jamais être terminé.  
 
Il y a des exceptions. Notamment si vous avez une routine d’exécution vous 
assurant d’avancer chaque jour sur votre tâche.  
 
Mais compte tenu du nombre de choses à faire dans vos journées, il est sage de 
définir une limite de temps pour savoir quand vous pouvez la planifier et en 
combien de temps vous pouvez la terminer.  
 
Comment ?  
 
En fixant un temps déterminé - ou bien une date limite - pour réaliser votre 
tâche.  
 
Ou encore en utilisant la combinaison des deux : un temps déterminé + une date 
limite.  
 
Exemple :  
 
En reprenant l’objectif de publier un article de 2000 mots sur les 7 points à 
vérifier avant d’acheter un terrain.  
 

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● Un temps déterminé : 7 heures de travail entre la recherche d’information, 

la rédaction, l’édition et la relecture, la publication. 

● Une date limite : publier l’article le 13 décembre. 

4. Planifier

Pourquoi ?  
 
Une tâche non planifiée risque de tourner en boucle dans votre tête, drainant 
ainsi votre énergie, votre attention et vos capacités mentales.  
 
Il risque aussi de s’écouler un temps considérable avant que vous ne preniez 
enfin la décision de faire quelque chose au sujet de cette tâche.  
 
Comment ?  
 
Vous avez plusieurs options. Votre choix se portera sur la méthode qui convient 
le mieux à votre façon de travailler et à votre activité.  
 
L’idée à retenir est d’être proactif en allouant du temps à l’avance pour 
exécuter votre tâche.  
 
Vous pouvez : 
 
● Bloquer des créneaux horaires dans votre agenda 

● Utiliser un ​système de liste de tâches​ jour / semaine / à faire plus tard avec 
une revue hebdomadaire 

● Dresser chaque jour la liste des 3 tâches les plus importantes du jour 

● Ou encore utiliser la matrice d’Eisenhower en tant qu’outil de prise de 

décision ET de planification 
 
Exemple :  
 
Voici un exemple avec l’utilisation d’un agenda pour planifier vos tâches.  
 
Au point 3, nous avons défini 7 heures de travail pour publier votre article. 
 

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Vous pouvez bloquer 2 créneaux de 2 heures et 3 créneaux d’une heure avant la 
date limite de publication, de la façon suivante : 
 

 
 
● 1er créneau : recherche d’informations (1 heure) 
● 2e créneau : rédaction (2 heures) 
● 3e créneau : rédaction (2 heures) 
● 4e créneau : édition (1 heure) 
● 5e créneau : fin relecture et publication (1 heure) 
 
Remarques :  
 
Adaptez la durée de ces créneaux à vos disponibilités et à vos capacités 
d’attention.  
 
Si pour vous il est impossible de trouver plus de 30 minutes d’affilée pour 
travailler sans interruption, planifiez des créneaux de 30 minutes max.  
 

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Et si vous êtes chaque fois distrait au bout de 45 minutes de travail, n’allez pas au 
delà. 
 
Vous aurez parfois besoin de faire des ajustements sur cette planification. Il se 
peut que vous passiez 2 fois plus de temps que prévu sur la rédaction par 
exemple.  
 
Prenez le en compte pour le prochain article à rédiger, et voyez comment vous 
pouvez optimiser votre temps de rédaction.  
 
Le but n’est pas d’avoir un système parfait, mais de commencer à avoir un 
comportement proactif, aussi imparfait soit-il.  
 
Vous améliorerez votre méthode et vos compétences au fur et à mesure.  
 
Mais souvenez-vous : travailler de cette façon vous permet d’avancer sur les 
choses importantes et d’avoir un sentiment nouveau de contrôle et de 
réalisation. 

5. Réaliser une tâche à la fois

Pourquoi ?  
 
Parce que réaliser une tâche et une seule à la fois reste ce qu’il y a de plus 
efficace et vous permet de renforcer votre concentration.  
 
Vous gagnez donc chaque jour un peu plus en efficacité.  
 
Ca ne veut pas dire que vous ne travaillerez que de cette manière toute la 
journée. C’est d’ailleurs quasi impossible de nos jours.  
 
Mais si vous voulez avancer de façon significative sur vos priorités, vous devez 
vous concentrer sur une tâche, un travail ou un projet à la fois pendant un temps 
déterminé.  
 
Comment ? 
 
En éliminant les perturbations telle que le téléphone, les emails ou les 
notifications.  
 

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En travaillant à réduire ses propres interruptions, comme penser à autre chose 

pendant l’exécution de votre tâche.  
 
En étant proactif vis à vis des interruptions provoqués par les autres. Par 
exemple en prévoyant à l’avance des créneaux où vous ne voulez pas être 
dérangé, puis en avertissant les autres des créneaux où vous êtes disponible et 
ceux où vous ne l’êtes pas.  
 
Exemple :  
 
Pour un créneau planifié dans votre agenda : 45 minutes ou 2 heures de travail 
concentré.  
 
Ou pour une tâche placée dans votre liste de tâches : en général, on obtient de 
meilleurs résultats lorsque les tâches de sa liste sont courtes et concrètes. 
 
Dans ce cas, vous ne passerez peut-être que 30 minutes sans distraction pour 
compléter l’une de vos tâches prioritaires.  
 
En fait, la durée importe peu. Le plus important, c’est d’être focus sur son travail 
en cours, en éliminant les perturbations. 

Résumé

Avec l’exemple pris dans cette fiche action :  

 
Objectif hebdomadaire : Publier un article de 2000 mots sur les 7 points à vérifier 
avant d’acheter un terrain. 
 
Temps alloué : 7 heures. 
 
Date butoir : 13 décembre 
 
Planification : 2 créneaux de 2 heures et 3 créneaux d’une heure bloqués dans 
l’agenda, suivant la priorité de cet objectif et des créneaux disponibles.  
 
 
 

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