Rapport sur notre présentation sur LA GESTION DU TEMPS :

 Introduction :

Bonjour à tous et bienvenue à cette présentation sur la

gestion du temps. Nous avons tous 24 heures dans une
journée, mais il est souvent difficile de gérer notre temps de
manière efficace. Cela peut entraîner du stress, de
l'épuisement et des retards dans l'accomplissement de nos
tâches. Heureusement, il existe des techniques et des outils
qui nous permettent de mieux gérer notre temps et
d'atteindre nos objectifs de manière plus efficace. Au cours
de cette présentation, nous allons explorer différentes
stratégies de gestion du temps, ainsi que des outils qui
peuvent nous aider à les mettre en pratique dans notre vie
quotidienne. Je vous encourage à poser des questions tout au
long de la présentation et à participer activement afin que
nous puissions tous en tirer le maximum de bénéfices.
Alors la gestion du temps est une compétence clé pour
atteindre les objectifs et réaliser les tâches de manière
efficace, C’est l'art de planifier et d'organiser son temps de
manière efficace afin de mieux atteindre ses objectifs et de
maximiser son rendement. Elle implique de déterminer
comment utiliser au mieux son temps et de prendre des
décisions sur la façon de l'allouer entre différentes tâches et
activités. La gestion du temps peut être un défi, surtout dans
un monde où nous sommes constamment sollicités par de
nombreux engagements et responsabilités. C'est pourquoi il
est important de développer des compétences en matière de
gestion du temps et de trouver des stratégies qui nous
permettent de mieux gérer notre temps et de nous
concentrer sur ce qui est important.

Les outils de la gestion de temps :

Pour bien gérer notre temps, il est recommandé d'utiliser une

variété d'outils qui sont essentiels pour nous y aider. On y
trouve des outils non technologiques et technologiques.
En ce qui concerne les non technologiques, il y a le calendrier
qui nous aide à bien se rappeler des événements principaux
en marquant la date spécifiée aussi l’agenda de papier, son
utilisation se base sur la création d'une liste de tâches et
objectifs, puis les répartir selon ordre de priorité, basé, Bien
sûr, sur l’horaire de travail afin de bien filtrer le temps libre et
en profiter.
Et pour ce qui est de la technologie, il existe de nombreuses
applications pour les smartphones et les ordinateurs qui ont
comme but nous aider à profiter de notre temps, Cela
comprend l'agenda numérique qui possède toutes les
fonctions de l'agenda papier, en plus il peut être programmé
ce qui le rend plus efficace, aussi "wunderlist" qui est un
logiciel informatique doté de différentes fonctions utiles à la
gestion du temps et à l'organisation du travail comme la
création d’un emploi d’étude ou bien de travail en quelque
cliques , l’ajout des rappel et des tâches, et d’autres.de plus il
facile à utiliser, simple et sympa.
et en ce qui est en relation avec la procrastination, comme
vous le savez tous, l'équipement principal d'un
procrastinateur est son téléphone portable, plus exactement,
se distraire avec son téléphone portable soi en jouant où en
gaspillant le temps dans les réseau sociaux, pour vous en
méfier il existe une application nommé “QualityTime”,sa
fonction principale est d'aménager le temps d’utilisation de
votre téléphone ,en limitant chaque applications de
distraction par une période de temps définie, dès que cette
période est écoulée, il bloque l'accès bien sûr pour vous aider
à laisser votre appareil et compléter vos tâches.et d’autres
applications sont possibles.

Les stratégies à suivre pour éviter la distraction / et la

procrastination :
1/ TO-DO-LIST :
La meilleure méthode pour éviter la procrastination est
d’élaborer une liste de tâches pour diviser le travail sans se
surcharger et finir par rien faire.
Pour maitriser notre temps nous devons développer
l’habitude de planifier nos journées et se baser sur des listes
qui facilite cette planification quotidienne. Par exemple, nous
pouvons élaborer To-do-List qui a devenu très reconnue
récemment par les étudiants
Surtout ; c’est l’une des méthodes les plus conseillées pour
une bonne gestion du temps, et pour réussir à élaborer une
liste efficace il faut savoir comment organiser et prioriser nos
tâches car sans cette étape notre liste ne pourra pas être
considérée comme une liste bien organisée pour la journée.
Alors, la première étape est donc d’établir nos priorités, afin
de savoir ce qui est plus important et prioritaire dans notre
quotidien, car gérer notre temps est avant tout gérer nos
priorités, donc, c’est préférable de mettre en premier, la
tâche prioritaire qui sera la tâche que nous reportons
toujours en savant ainsi que c’est obligatoire de l’effectuer
dans ce moment, ensuite, nous pouvons classer les autres
tâches en commençant par celles les plus importantes
arrivant à les moins importantes, et à la fin de la journée, en
vérifions les taches effectuées, ça va nous sentir un immense
sentiment de satisfaction et que tout était bien fait le long de
la journée sans pertes du temps.
2/ Organisation du milieu de travail :
C’est une importante étape à ne pas oublier car organiser le
milieu de travail est très utile pour augmenter la
concentration en effectuant une certaine tâche, et n’oublions
pas qu’il faut éloigner toutes sortes de distractions de notre
environnement et éviter de se distracter durant la période de
travail ; et avec le temps en développant ces nouvelles
habitudes ; la procrastination et la distraction ne feront plus
partie de notre journée.
3/ La règle de 2 minutes :
C’est une règle conseillée par David Ellen, qui consiste à “
commencer petit à petit et dire de vous n’allez-vous mettre à
une tâche que deux minutes, généralement à partir du
moment où vous commencez quelque chose il sera plus facile
de continuer à vous en occupiez ”.
Pour mieux comprendre cette règle, cet exemple
l’expliquera, dites-vous que vous allez lire une seule page
d’un livre en 2 min et avant même que vous en rendiez
compte, vous trouverez que vous êtes en train de lire le 2ème
chapitre.
4/ Prendre des pauses :
Prendre des pauses est une méthode efficace pour gagner du
temps, c’est très important de se ménager des pauses
régulières entre une tâche et une autre, faire des pauses a de
nombreux avantages ; il aide à recharger l’énergie de
nouveau pour effectuer plus des tâches et être plus productif
mais à condition que la personne chargée du travail doit avoir
la discipline nécessaire pour y retourner c’est pour cette
raison qu’il faut prendre des pauses mais en fixant des limites
de temps pour qu’elles soient raisonnables.
Les techniques de la gestion du temps :
La méthode de POMODORO :
La technique Pomodoro est une technique de gestion du
temps, développée par Francesco Cirillo dans les années
1980.L'objectif est de rester concentré à 100% sur une seule
et unique tâche pendant 25mn (appelé session).
Une courte pause sépare chaque session. Puis un break plus
long intervient après plusieurs sessions. Bref, cette technique
est très simple à utiliser : il suffit d'un minuteur et d'une
discipline de fer ! Tout en étant rudement efficace.
La méthode ALPEN :
L'approche a été développée par l'économiste et expert en
gestion du temps, le professeur Lothar J. Seiwert.La méthode
ALPEN est aussi simple qu’efficace, Il concentre l'utilisateur
sur une planification quotidienne pragmatique et une
définition cohérente des priorités. Et cela ne nécessite
qu'environ cinq minutes de planification chaque jour.
A : Écrire les tâches, les rendez-vous et les activités planifiées
(Aufgaben) L : Estimer la durée (Länge schätzen) P : Planifier
le temps tampon (Pufferzeiten einplanen) E : Prendre des
décisions (Entscheidungen treffen)
La matrice d’Eisenhower est une matrice de décision destinée
à organiser les tâches selon leur importance et leur urgence.
Elle permet de prioriser simplement les tâches pour se
concentrer sur l’essentiel.
Elle tire son nom de son inventeur David Dwight Eisenhower,
34ème président des États-Unis.
En 1989, Stephen Covey va créer une autre matrice des
priorités, implicitement inspirée de celle d’Eisenhower.Covey
va alors ajouter une dimension de temporalité à la matrice
originelle, car pour lui nous sommes gouvernés par l’horloge
et la boussole. La boussole donne un cap, représente les
valeurs et les missions tandis que l’horloge symbolise les
activités du quotidien et la façon dont on gère son temps.
Les lois de la gestion de temps :
A. La loi de PARETO:
 Consacrer son temps à ce qui est essentiel
Le principe de Pareto a été élaboré par l’économiste et
sociologue italien Vilfredo Pareto à la fin du 19ème siècle ;
elle est aussi connue sous le nom de « règle des 20/80 ».
Cette loi permet de distinguer l’accessoire de l’essentiel et
invite à se focaliser sur les priorités, à éviter de s’éparpiller
inutilement, à se concentrer sur l’important. En appliquant
cette loi d’efficacité, on apprend à hiérarchiser les priorités, à
dire « non » et à déléguer davantage.
B-Loi de CARLSON :

 être focalisé sur une tache pour mieux maîtriser

le temps :

Sune Carlson était un économiste suédois qui a analysé

pendant de longues années les règles de l’efficacité au
travail. La loi du temps qui porte son nom peut se
résumer ainsi : « Un travail réalisé en continu prend
moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en
plusieurs fois ». Les interruptions sont un des pires
ennemis de la productivité au travail. En effet, à chaque
fois qu’un travail est interrompu et que l’on doit s’y
remettre, notre cerveau doit se relancer et il y a un «
temps de chauffe ». Sans compter l’augmentation des
erreurs possibles à cause de la déconcentration
occasionnée.

C-Loi de KOTTER :

 découper le temps en séquences courtes pour

mieux le gérer :

John Kotter est professeur à Harvard, spécialiste international

concernant la conduite du changement et le leadership. Il
conseille de se fixer des objectifs avec des délais rapprochés
pour éviter de se décourager trop vite et permettre ainsi de
continuer à avancer. C’est donc une efficacité à court terme
qui est recherchée en motivant régulièrement les troupes. Le
principe de la loi de Kotter réside donc dans le découpage des
activités en en sous-tâches et sous-objectifs rapidement
atteignables. Par ailleurs, il est ensuite très important de
célébrer les petites victoires afin d’entretenir la motivation.

Les objectifs de la gestion de temps :

  Faire plus dans un même laps de temps
 Accomplir les tâches dans les délais
 Renoncer aux tâches improductives
 Démontrer notre valeur
 Contribuer à la réalisation des objectifs
 Les sphères personnelles et professionnelles sont liées

Le but est d'apprendre à bien investir le temps de travail dont

on dispose pour savoir planifier, déterminer en amont les
priorités et savoir organiser ses activités et déléguer à son
équipe.
Dans le cadre professionnel, la notion de temps est
fondamentale : date de rendez-vous, date de relance, etc...
Elle définit également les délais prévus, les jalons et le temps
nécessaire pour la réalisation d'un projet ou d'une tâche
comme le délai de livraison ou la durée d'une Réunion. Enfin,
la gestion du temps permet d'organiser l'enchaînement
successif des tâches selon un ordre de priorité.
Stratégies de travail :
Pour gérer votre temps professionnel ou personnel, la
première chose à faire est de définir vos objectifs.
Avoir une ligne conductrice est en effet très important pour
connaître ce qui compte réellement à nos yeux et
pouvoir définir les priorités qui vont contribuer à atteindre
vos objectifs.
Souvent, nous rentrons épuisés du travail sans vraiment
sentir que nous avions accompli quelque chose !
Ceci est dû à ce que 80% des tâches que nous effectuons ne
sont pas sur notre ligne directrice et ne contribuent
nullement à l'atteinte de nos objectifs.

Ce sont ou bien des perturbations (des emails qui vous

interrompent, des passages de collègues dans votre bureau
ou des réunions imprévues...).

Ou alors des tâches non importantes (qui peuvent

être urgentes ou non), qu'on peut déléguer à d'autres
personnes.

Le processus de fixation des objectifs et des cibles vous

permet de choisir où vous voulez aller dans la vie.

En sachant précisément ce que vous voulez atteindre, vous

savez sur quoi vous devez vous concentrer et ce qui n'est
qu'une distraction.

1) Déléguer efficacement :
Déléguer, c'est charger quelqu’un d’une fonction, d’une
mission, en transmettant son pouvoir.

Cependant, On ne délègue pas pour donner la patate

chaude à quelqu’un d’autre, on délègue pour
transmettre une partie de son pouvoir et ainsi
démultiplier les forces et les compétences.

Voici les raisons valables de déléguer :

Supprimer les obstacles à la délégation : Déléguer prend
trop de temps, L'autre personne n'accomplira pas le
travail correctement, je suis la seule personne qui peut
le faire, ...
Choisir ce qu'il faut déléguer : Identification des tâches
et activités de routine, Identifier ce que vous pouvez
déléguer.
Choisir les personnes à qui déléguer : Définir la portée
de la tâche, Choisir la bonne personne, Renforcer la
confiance.
Aussi, il y a des règles à respecter afin de réussir la
délégation, comme la définition des jalons et le suivi
régulier.

2) Savoir dire non quand il le faut :

Nous avons tous déjà connu ce moment où l’on nous
demande de faire quelque chose, en ayant l’impression
d’être dans l’impossibilité de refuser.

Pourtant, on sait que si on accepte la tâche demandée,

on se confronte à d’énormes problèmes pour gérer tout
ce qu’on a déjà sur le feu.

Ne pas savoir dire non au travail ou dans votre vie perso

vous causera plus de problèmes que d’apprendre à le
faire.

Cela vous permet de :

Ne pas trop se charger ;
 Ne pas trop s’éparpiller ;
Ne pas décevoir.
Pour toutes ces raisons, il faut apprendre à dire non.
3) éviter de faire plusieurs choses à la fois :
Nos vies sont de plus en plus chargées, et nous sommes
de plus en plus sollicités. Beaucoup d’entre nous
cherchent donc des moyens d’effectuer plusieurs tâches
à la fois afin d’en faire plus. Le fait est que la technologie
a rendu le fait de faire plusieurs choses à la fois plus
faciles. Mais malheureusement, chercher à être
multitâche de manière constante peut entraîner des
problèmes de mémoire et une réduction du volume de
la matière grise de votre cerveau. Sans surprise, ces
effets secondaires peuvent vous empêcher de vous
concentrer sur un projet ou une tâche assez longtemps
pour parvenir à les achever.

Alors, comment arrêter de faire plusieurs choses à fois ?

Nous avons regroupé neuf conseils pour vous ci-dessous.
Ne commencez pas votre matinée en regardant votre
téléphone
Créez une liste de priorités quotidiennes
éviter les distractions extérieures
prenez conscience de vos mauvaises habitudes
Conclusion :
Il existe plusieurs techniques et méthodes de gestion du
temps, comme la liste de tâches, la planification, le "temps de
travail" et le "temps de relaxation", qui peuvent aider à mieux
gérer son temps et à éviter les distractions.
Pour bien gérer son temps, il est important de définir ses
objectifs et priorités, de s'organiser et de rester concentré sur
les tâches en cours.
La gestion du temps implique également de savoir dire non et
de savoir déléguer certaines tâches, afin de ne pas
s'éparpiller et de se concentrer sur ce qui est vraiment
important.
 En conclusion, la gestion du temps est une compétence
cruciale pour atteindre ses objectifs et être plus
productif. Il est important de prendre le temps
d'apprendre et de mettre en pratique des techniques de
gestion du temps efficaces pour mieux gérer son temps
et atteindre ses objectifs.