GESTION DU TEMPS

Le but premier de la gestion du temps est d’arriver à s’assurer de la bonne utilisation

de la ressource temps dont on dispose. Cela s’articule autour de 3 notions
majeures : planification, définition des priorités, et organisation quotidienne.

Dans le monde de l’entreprise ou dans le cadre d’un premier job étudiant, le temps
est le point de référence qui permet d’être en mesure d’identifier ce qu’il se passe à
l’instant t, de déterminer les délais nécessaires à la réalisation d’une tâche, et de
déterminer les ordres et les priorités.

Comment bien gérer son temps ?

Chacun aborde sa ressource de temps à sa manière. On peut notamment classer les
individus avec les catégories suivantes :

 Ceux qui travaillent plus efficacement sous pression et qui ont l’impression que
cela catalyse leur productivité et leur créativité
 Ceux qui préfèrent traiter plusieurs tâches en même temps, ce qui peut parfois
provoquer une perte de contrôle et entraîner des difficultés à la réalisation de
ces tâches
 Ceux qui n’ont aucune ou une très mauvaise organisation, car ils ne prennent
pas le temps de s’organiser, ce qui représente un gâchis d’énergie, et de temps.

Des règles à respecter pour une gestion du temps

performante
Cela apparaît donc comme une évidence, une bonne organisation est toujours
synonyme de bonne efficacité et d’une bonne gestion du temps, des délais, et des
priorités.

Afin de développer une gestion de temps efficace, il faut donc suivre quelques règles
et respecter quelques conditions :

 Déterminer les objectifs ainsi que les délais associés, en considérant les
objectifs comme réalisables, concrets, et mesurables;
 Préparer suffisamment le travail en faisant appel au temps disponible, tout en
optimisant ce dernier autant que possible pour réduire au maximum les délais
de réalisation;
 Établir un classement des tâches en fonction de leur priorité;
 Contrôler la gestion du temps en analysant les résultats obtenus en
comparaison de l’investissement de temps nécessaire par rapport à celui estimé
en amont.

L’objectif final est donc de planifier les tâches les plus rentables et performantes en
premier, en leur associant la ressource de temps nécessaire à leur mise en place.

Pour avoir plus de lisibilité dans la liste des tâches à classer, on peut répartir ces
dernières en plusieurs catégories :
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 Les tâches importantes mais sans urgences, qui devront être sujettes à
planification;
 Les tâches importantes et urgentes, qui devront être réalisées en premier;
 Les tâches à moindre importance et urgence, qui seront réalisées en dernier;
 Les tâches à moindre importance, mais urgentes, qui devront être déléguées.

Une gestion du temps efficace en 3 étapes pour chef de projet

3 minutes

Une gestion du temps efficace tout au long du déroulement d’un projet est impérative! Tout
débordement, tout dépassement des délais impartis peuvent rapidement mettre le projet en
péril et engendrer des coûts importants. Le chef de projet se retrouve souvent à gérer un grand
nombre de tâches à la fois, et il est facile de se perdre et au final, de ne plus avancer. Nous
allons vous présenter dans cet article une gestion du temps efficace en quelques points qui
devrait vous permettre de mener vos projets à bien.

Le temps, une notion complexe

Le temps est complexe, car il s’agit d’une notion élastique qui peut varier d’un individu à
l’autre. Si la durée d’un projet est fixée avec généralement une date butoir pour sa livraison,
sa durée peut néanmoins varier localement, en fonction du découpage des tâches qui a été
effectué.

Il est donc important que le chef de projet se ménage du «temps à perdre» durant lequel il ne
sera pas dérangé et pourra tranquillement réfléchir au déroulement du projet, au respect des
délais, aux tâches à démarrer, aux compétences à améliorer… Nombreux sont les bénéfices
puisqu’au final, tous les intervenants du projet vont en profiter.

1- Penser à long terme et contrôler

fréquemment
Il est important de fixer un cap, une direction à long terme pour le projet. Néanmoins, il est
tout aussi important de vérifier régulièrement que ce cap est tenu. Ce n’est pas à la fin du
projet qu’il faudra s’apercevoir que l’on a dévié et que finalement, on n’obtiendra pas ce qui
était attendu, ou encore que les délais seront largement dépassés. La pire des situations étant
naturellement une combinaison des deux :

 livrer en retard,
 un produit ne correspondant pas à la demande initiale.

Un contrôle hebdomadaire est assez efficace pour prévenir toute dérive, et éventuellement
fixer de nouveaux objectifs sans perturber le travail quotidien des équipes.

Même si le projet est programmé à long terme, il est important de prévoir dès le départ des
étapes, des incréments à plus court terme. D’une part, ces jalons permettront de vérifier
l’avancement du projet tout au long de son déroulement, et d’autre part, ils permettront à tous
les intervenants d’avoir une vision précise de l’avancement. Il sera alors beaucoup plus facile
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de vérifier que les tâches prioritaires sont bien traitées dans les temps. Tout risque de dérive
pourra ainsi être prévenu et pris en compte.

Plus le découpage sera fin, plus les contrôles réguliers seront efficaces, et plus nous aurons
une gestion du temps efficace. Le travail de découpage en amont du projet en tâches et leur
chiffrage doit donc être particulièrement soigné, parce qu’il déterminera grandement le
déroulement du projet par la suite.

Une perception fine des étapes du projet permettra de détecter beaucoup plus facilement tout
dérapage dans la réalisation d’une tâche, ainsi que les impacts éventuels sur étapes suivantes.

2- Planifier le travail de façon

hebdomadaire
Afin de suivre les différents jalons fixés au début du projet, une programmation hebdomadaire
des tâches à effectuer est indispensable. Toutes les semaines, toute l’équipe se réunit pour
faire le point sur l’avancement des réalisations prévues. En fonction des résultats, les objectifs
pour la semaine suivante sont réajustés et les tâches de nouveau réparties.

Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier les points de blocage potentiel, ainsi que les
tâches qui nécessitent des renforts afin d’être terminées dans les temps. De plus, tous les
membres de l’équipe ont le même niveau d’information et le projet se déroule dans la
transparence.

Agir quotidiennement pour la réussite du

projet
Si les tâches sont attribuées à chacun au début de la semaine, il est important que l’ensemble
de l’équipe fasse un point quotidien. C’est le moment pour chacun d’expliquer où il en est, ce
qu’il a fait la veille, ce qu’il prévoit de faire durant la journée et les éventuelles difficultés
qu’il rencontre. Cela permet d’avoir une gestion du temps efficace, chacun étant conscient de
l’avancement des autres et de l’aide éventuelle qu’il peut apporter.

Naturellement, le but n’est pas de passer deux heures chaque jour à faire un point
d’avancement. Il s’agit avant de partager les informations pour anticiper les éventuels
problèmes et les solutionner ensemble. Ce point ne devrait pas durer plus d’un quart d’heure.

Pour conclure sur la gestion du temps

efficace
Comme nous l’avons vu, une gestion du temps efficace est un mélange de planification fine à
court, moyen et long terme, de contrôles réguliers et de partage quotidien d’informations. En
agissant ainsi, avec des délais courts et la transparence de l’information, nul doute que votre
projet sera une réussite
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