Unité 1: La Gestion du temps

Cette unité vous permettra d’organiser plus efficacement votre journée de travail en gérant le temps.

OBJECTIFS DE L'UNITÉ

À la fin de cette unité, vous devriez être capable de:

● Définir la notion de temps

● Identifier les différents rongeurs de temps en entreprise

● Bien gérer son temps

● Planifier sa journée de travail

Termes clés

Efficace : Etre en mesure d’atteindre ses objectifs

Efficience : Capable d’atteindre ses objectifs en mobilisant les ressources et le temps
Procrastination : Tendance à remettre à demain ce que l’on peut faire aujourd’hui
Planning : Calendrier d’activités
Bien gérer le temps

Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes. Mener à
bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

  fixation de délais
concentration des efforts pour atteindre le but
Détermination des objectifs
fixé

 
Préparation du travail
Exploitation optimale du temps disponible
Planification
Réduction du temps d’exécution

 
Choix des problèmes essentiels
Classement des tâches selon leur importance
Prise de décision

 
Actions plus productives
Concentration sur les tâches essentielles
Organisation dans le temps

 
Vérification des résultats
Comparaison prévu/réalisé
Contrôle du déroulement du travail
L’une des plus grandes difficultés que l’on rencontre dans l’organisation du travail quotidien est l’affectation d’un
ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle pousse à agir dans une vision du court
terme. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l’urgence et de l’importance est la
matrice de priorité (Matrice d’Eisenhower) :

Tâche non urgente Tâche urgente

Tâche importante Tâche importante non urgente Tâche importante et urgente

à planifier à exécuter en priorité

Tâche peu importante Tâche peu importante et non Tâche peu importante mais
urgente urgente

à laisser de côté à déléguer si possible

Activité : Etes vous en mesure de planifier votre journée de travail?

Hiérarchiser ses urgences

Dans un premier temps, il est important de différencier les dossiers urgents, importants et ceux qui peuvent attendre.
Une fois la hiérarchisation faite, attaquez-vous, selon votre humeur et votre état de concentration aux tâches urgentes et
délicates pour finir par celles plus agréables. Attention : si vous vous sentez fatigué ou déconcentré, préférez réaliser
les tâches les plus simples et qui demandent peu de réflexion.

Organiser ses temps de pause et son temps de travail

Il y a un temps pour tout : le travail et les pauses. Définissez de manière claire vos temps de repos afin de vous créer
des routines. Ne faites pas l’impasse sur les pauses qui sont des moments très importants afin de maintenir votre niveau
de concentration au maximum pendant les temps de travail.

Trier régulièrement la boite mail

Entre les emails importants, ceux qui ne vous concernent pas et les SPAMS, vous pouvez vite vous laisser submerger.
Pour éviter l’invasion, il est nécessaire de traiter vos emails régulièrement. Ne demandant pas beaucoup de
concentration, c’est une tâche idéale à réaliser dès votre arrivée le matin et en début d’après-midi lorsque le fléau de la
digestion se fait ressentir.

Se fixer des objectifs

Rien de plus motivant et satisfaisant que d’atteindre ses objectifs à la fin de la journée. Il est donc important de vous
fixer des objectifs mensuels, dispatchés de façon hebdomadaire et répartis quotidiennement. Cette organisation est
d’autant plus bénéfique lors de projets et tâches de longue durée.
 Réajustez votre planning si besoin.

Même si vous devriez tenir compte le plus possible de votre emploi du temps, parfois, des impondérables apparaissent
et vous devez changer d'organisation. Déplacez ce qui peut l'être à un autre jour en cas d'urgence, de complication ou
de problème émergent.

Regardez votre planning.

Prenez l'habitude de regarder régulièrement votre emploi du temps, chaque matin et chaque soir pour préparer le jour à
venir. Chaque jour, vous devriez prendre quelques minutes, après votre café du matin par exemple ou pendant votre
trajet quotidien, pour revoir ce qui doit être fait et ajouter de nouvelles choses ou en supprimer.

Inspectez et vérifiez votre planning pendant quelques minutes avant de démarrer votre journée peut être un excellent
moyen de vous motiver.

Servez-vous de l'alarme de votre téléphone ou de votre ordinateur pour vous rappeler certaines choses ou certains
rendez-vous. Vous pouvez utiliser des mémos électroniques disponibles sur internet.

Faire un bilan chaque soir et préparer le lendemain

A quelques minutes de quitter les locaux de votre entreprise et de rentrer enfin chez vous, prenez un petit temps pour
faire le point sur votre journée et vos avancées. La tenue d’un carnet de bord vous permet notamment de savoir
exactement ce que vous avez à faire dès le lendemain. Pour planifier vos tâches, plusieurs options s’offrent à vous :

-Un carnet de bord papier dans lequel vous notez vos taches à faire
-Un fichier Excel mis à jour quotidiennement

Techniques de gestion du temps

Il existe plusieurs techniques de gestion du temps comme la méthode du fromage suisse, la méthode Pareto, la règle
des deux minutes, la méthode ABC, etc.

La méthode du fromage suisse: La méthode du «fromage suisse» est décrite par Alan Lakein pour vaincre la
procrastination. Lorsque vous avez une tache considérable à faire, divisez la en petites tâches et effectuez l'une des plus
petites tâches. Trouvez une tâche instantanée dans votre projet global que vous pouvez faire en 5 minutes. Si vous
commencez avec des tâches plus petites, vous développerez un élan pour travailler pendant de plus longues périodes.

La méthode de Pareto: Elle est appelée aussi la méthode du 20/80. Selon cette technique. Nous passons 80% de notre
temps sur les choses triviales alors que nous consacrons 20% de notre temps aux choses vitales. Demandez-vous: est-
ce la meilleure utilisation de mon temps en ce moment? Concentrez-vous sur les activités qui créent de valeur.

La méthode ABC: Chaque matin Prioriser vos tâches en 3 familles:

- «A» pour les tâches hautement prioritaires
- «B» pour les tâches de priorité moyenne
- «C» pour les tâches à faible priorité

Ajoutez les tâches restantes de la veille. Mettez les objectifs professionnels en haut de la page et vos objectifs
personnels au fond. Cocher les tâches terminées

La règle des deux minutes: La règle des 2 minutes vise à surmonter la procrastination et la paresse en rendant si facile
de commencer à agir que vous ne pouvez pas dire non. La règle des 2 minutes comprend deux parties: Partie 1 - Si cela
prend moins de deux minutes, faites-le maintenant. Cette partie provient à l'origine du livre à succès de David Allen
"Getting Things Done". Partie 2: Lorsque vous commencez une nouvelle chose ou avez une nouvelle habitude, cela
devrait prendre moins de deux minutes pour les réaliser.
 Conclusion

Organiser sa journée de travail est utile pour tous ceux qui veulent être efficaces. Cependant cela nécessite un planning
minutieux et intelligent à suivre.
Résumé de l’unité

Cette unité met l’accent sur deux paramètres : la gestion du temps et l’organisation de la journée de travail.

Pour le premier il est question d’identifier et d’éviter les pertes de temps d’abord et ensuite de bien
gérer le temps.  Pour le second il consiste à organiser le calendrier de ses activités quotidiennes en
ordre de priorité.

Évaluation de l'unité

Vérifiez votre compréhension en vous essayant de répondre à ces questions (Activités formatives):

Question 1 : Comment bien gérer son temps de travail ?

Question 2 : Comment organiser sa journée de travail ?

Évaluation Sommative

Vous valider l'unité, devez prendre part à l'évaluation sommative de l'unité 1: Quiz "La gestion du
temps". Le quiz comporte 20 questions. Pour chaque question une seule réponse est juste.

Système de notation
Vous devez obtenir au moins 70% de bonnes réponses pour valider l'unité. Vous avez droit à 3 tentatives.

Matériel complémentaires 
Lectures
Saunders E.G. (2019). 5 stratégies pour faire plus en moins de temps. Harvard Business Review France.

Luecke, R. et Roberto, M. (2016). Pourquoi procrastine-t-on et comment y remédier ?. Harvard Business Review
France.

Videos
Vaincre la procrastination. https://youtu.be/XCAX1LbJIHo