Institut Bancaire de Formation

Diplôme d’Études Supérieures de Banque

2ème Année

MANAGEMENT
OPERATIONNEL

30/03/22 1
 QU’EST CE QUE LE TEMPS ET SA
GESTION ?
Le temps est une ressource, un facteur de
production disponible en quantité limitée.
- Il permet de produire des biens et services.
- Il est une mesure de performance de toute
organisation (Administration publique ou
Entreprise).
Exemple :
- 20 millions de bénéfice au premier trimestre
2013
- 2.000 créations d’emplois en 2012

30/03/22 2
 Le temps est:
 Un facteur de production disponible en
quantité limitée (24 heures dans une
journée)
un facteur de production non stockable, c’est-à-
dire
qu’on ne saurait le suspendre pour une
utilisation ultérieure.
 A la différence du capital financier, il ne peut
être épargné, en vue d’une consommation
différée.
30/03/22 3
 Pourquoi la gestion du temps?
 Une bonne gestion du temps permet
d’être organisé, efficace, et
performant,
 Le temps doit d’abord être consacré à
des tâches prioritaires dans le champ
des objectifs fixés.
 Il est donc important de connaître
l’emploi de son temps afin de savoir :
ce que l’on fait,
ce que l’on a à faire,
et comment on le fait.
30/03/22 4
30/03/22 5
La gestion du temps et des priorités est au cœur du
fonctionnement de l'organisation du travail. Il est donc primordial
de connaître les grands principes à la base d'une gestion efficace
de son temps.

La gestion des priorités et l'optimisation de son temps sont

devenus des enjeux forts dans un contexte exigeant.
Au delà de simples techniques, la maîtrise du temps passe par la
mise en place de nouveau comportements.
Elle s'appuie également sur la définition d'objectifs professionnels.

30/03/22 6
- Comprendre sa relation au temps.
- Gérer ses priorités.
- S'organiser et planifier, en se centrant sur l'essentiel.

30/03/22 7
 Que faire?

Admettre l’existence des obstacles

Les identifier
Trouver des stratégies pour les
30/03/22
surmonter 8
 Principales lois en gestion du temps
Lutter contre les interruptions
Contrôler la rentabilité
du temps investi
Identifier les choses que vous valorisez
davantage
Utiliser de façon optimale
et pratique son temps
30/03/22
Tout travail interrompu est moins efficace
et prend plus de temps à compléter que s'il
est effectué en continu (loi des séquences
homogènes du travail, de Carlson).
Le temps investi dans un travail varie en
fonction du temps disponible. Ainsi, plus on
dispose de temps pour accomplir une activité,
plus il est tentant de l'utiliser totalement (loi
de la tendance à l'auto-inflation, de
Parkinson). Pour éviter ce genre de dérive,
fixez-vous des échéances.
Le temps possède une double dimension,
objective et subjective, qui est fonction, soit
de l'intérêt porté à l'activité exercée, soit de
l'urgence ou de l'importance qu'on lui
accorde (loi de la dimension subjective).
Ne pas prendre cinq minutes pour décider
de remettre à plus tard ce qui peut être fait
immédiatement, au cours de la journée (loi
de l'utilisation optimale et pratique de son
temps).
9
 Principes de gestion des
priorités

Avant de planifier des activités,il faut

établir ses priorités en les répartissant sur
une échelle de valeurs, qui permet
d'évaluer le travail à effectuer en fonction
des deux notions suivantes: l'importance
relative (IMPORTANT) et le temps
(URGENT).

30/03/22 10
Un de ces outils est la matrice d’Eisenhower, du Général Dwight David
Eisenhower, président des Etats-Unis d’Amérique de 1953 à 1961.

Eisenhower, en 1943, lors de l’opération Overland, se retrouva donc au

commandement de la plus importante force d’invasion de tous les temps avec
une problématique :
Gérer l’approvisionnement des troupes en attente : Urgence
Préparer le débarquement : Importance
Eisenhower comprit vite que s’il ne gérait que l’urgence qui se présentait à lui
(l’intendance), jamais ses troupes ne pourraient remplir l’objectif pour lequel
elles étaient préparées : l’ouverture du front de l’ouest.

Il mit donc en place une matrice permettant de gérer

importance et urgence.

30/03/22 11
 On mesure l’urgence, en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle tâche immédiatement, met en péril l’atteinte
des objectifs de l’entreprise . Le facteur urgent permet
d'évaluer le temps disponible pour la réalisation de la tâche
en fonction des délais établis.

. Le facteur importance permet d'évaluer l'importance relative

de la tâche en fonction des objectifs organisationnels. Est
important toute action faisant partie intégrante des fonctions
du Manager,lui permettant d’atteindre ses objectifs et ne
pouvant être accomplie que par lui.

30/03/22 12
  URGENTES NON URGENTES

ACTIVITÉS ACTIVITÉS
Crises Création et consolidation de
Problèmes pressants relations interprofessionnelles
Projets à échéance serrée Recherche de nouvelles
IMPORTANTES opportunités
Planification et travaux d’analyse
A exécuter en priorité
 A planifier
 I  II
ACTIVITÉS ACTIVITÉS
Interruptions Travail de routine
Appels téléphoniques pressants Divers, courrier non urgent
Courrier ou rapports pressants mais non Appels téléphoniques divers
importants Voleurs de temps
Réunions Conversations personnelles
Affaires pressantes mais non importantes
NON A laisser de côté
IMPORTANTES A déléguer si possible

30/03/22  III  IV 13
1- Urgent et important :
Les tâches urgentes et importantes doivent être entreprises le plus tôt
possible et c’est, idéalement, vous qui devrez les prendre en charge.
Puisqu’elles peuvent avoir une importance vitale pour l’avenir de
votre entreprise et que vous êtes, probablement, le seul à avoir une
idée claire des objectifs à long terme, c’est à vous qu’il revient de les
accomplir ; à moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair
à un collaborateur.
En gérant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des
activités urgentes et importantes diminuera graduellement.
2- Peu urgent mais important :
Il s’agit d’activités importantes pour l’avenir de l’entreprise mais qui
peuvent attendre.
3- Urgent mais peu important :
Ce sont les activités à déléguer aux collaborateurs.
4-Peu important et peu urgent :
Ce sont des activités qui peuvent être ignorées temporairement ou
classées rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activités diminuera,
au fur et à mesure, que la technique de gestion du temps est améliorée.

30/03/22 14
 APPLICATION
Après avoir pris connaissance des propositions suivantes, inscrivez,
les lettres des activités dans une des cellules de la matrice de
priorité.

A- J’ai rendez-vous ce soir à 18 heures chez le dentiste.

B- Il faudra que j’aille acheter au magasin le dernier livre de
Yasmina Khadra.
C- Rachid vient de me passer un coup de fil. Ça a duré presque
une heure.
D- Il faut que je commence à préparer la réunion prévue pour
l’évaluation de lundi prochain.
E- Il faut que je fasse une séance de travail pour la
préparation de la filialisation de notre activité logistique.
F- Ça fait déjà un moment que le voyant de la jauge est
allumé. Il va falloir que je fasse le plein.
G- J’ai attendu presque une demi-heure au bureau de poste
pour pouvoir retirer 5000 Dinars de mon C.C.P.
H- Après ces deux heures de travail, je pense avoir bien
progressé dans mes connaissances de ce nouveau logiciel.

30/03/22 15
 Matrice de priorité

Important Urgent Non urgent

A F D E H

Non important C G B

A-J’ai rendez-vous ce soir à 18 heures chez le dentiste.

B- Il faudra que j’aille acheter au magasin le dernier livre de Yasmina Khadra.
C- Rachid vient de me passer un coup de fil. Ça a duré presque une heure.
D- Il faut que je commence à préparer la réunion prévue pour l’évaluation de lundi
prochain.
E- Il faut que je fasse une séance de travail pour la préparation de la filialisation de
notre activité logistique.
F- Ça fait déjà un moment que le voyant de la jauge est allumé. Il va falloir que je
fasse le plein.
G- J’ai attendu presque une demi-heure au bureau de poste pour pouvoir retirer
5000 Dinars de mon C.C.P.
H- Après ces deux heures de travail, je pense avoir bien progressé dans mes
30/03/22 de ce nouveau logiciel.
connaissances 16
 LOI DE PARETO
Loi des 80/20.

 80% des richesses sont détenues par 20%

des individus,
 20% des pièces stockées dans une
entreprise représentent 80% de la valeur
du stock,
 20% des clients effectuent 80% des
réclamations.

t i o n d u
à l a ges
pl i q u e
20 s’a p
es 8 0 /
La l o i d
30/03/22 17
ps
Temps Résultats

20% 80% 20% de notre temps produit

80% de nos résultats

On doit rechercher les 20%

de facteurs qui vont générer
80% de résultats

Ces 20% doivent représenter

notre priorité n°1.

30/03/22 18
Urgence et importance

Pour distinguer ce qui

est important de ce qui
ne l’est pas, posez-
vous la question

Si cette tâche n’était pas

effectuée, ni pour moi, ni par
quelqu’un d’autre, cela aurait-il
des conséquences graves?

30/03/22 19
 Pour séparer l’urgent de ce
qui ne l’est pas , posez-vous
la question?

C’est à faire au plus

tard ou pour quand?

Sachant que devant toute

réponse évasive, sans délai
impératif justifié, vous
pouvez douter de la réalité
de l’urgence.
30/03/22 20
LA DEMARCHE DE LA GESTION DU
TEMPS

30/03/22 21
 Gérer son temps c’est savoir identifier au sein d’une entreprise les
coûts cachés, plus précisément les coûts liés aux pertes de temps.
L’objectif de l’entreprise est ensuite de savoir gérer ses pertes de
temps. Pour cela, l’entreprise doit nécessairement s’organiser afin
de gérer ses activités correctement et résoudre les problèmes. Pour
cela, il faut obligatoirement passer par un certain nombre d’étapes.
 Fixation des objectifs et des enjeux : il s’agit donc alors de
déterminer la durée d’une tâche, d’un projet, et son délai de
réalisation,
 Une phase de planification et d’organisation : Il est nécessaire de
préparer son travail, se fixer des contraintes d’horaires,
 Le moment de la prise de décision : il s’agit de classer les tâches
selon leur importance, c'est-à-dire la priorisation; choix des
problèmes essentiels à traiter. Il est possible pour cela d’appliquer
la méthode de Pareto .
 Contrôle du déroulement du travail et de l’activité : il s’agit de
mettre en place un système de contrôle et de vérification des
résultats accomplis, et de réaliser des comparaisons entre le travail
réalisé, et ce qui avait été prévu lors de la phase de planification et
de fixation des objectifs.

30/03/22 22
 METHODE NERAC
 Cet outil de gestion du temps permet entre autres de
Noter dans la colonne activité d'un tableau les tâches à
accomplir sans s'occuper de l'ordre chronologique ni de
leur durée.
 Ensuite, on Estime pour chacun de ces évènements un
temps approximatif de leur durée d’exécution dans la
colonne durée prévue.
 On Réserve, on émet un doute sur ce temps qui sera
destiné aux imprévus qui pourraient survenir, ainsi qu’un
laps de temps de réajustement afin d’analyser ces
imprévus.
 De plus, on Arbitre en nommant les évènements
prioritaires. Autrement dit, pour chaque tâche on définira
le degré d'importance et/ou d'urgence.
 Enfin on nomme un responsable qui se chargera de
Contrôler les durées choisies, l'atteinte des objectifs,
l'analyse des écarts ou encore les prévisions.
30/03/22 23
Pour la mise à jour d’un tableau de bord (Notifier l’évènement), on
estime le temps de réalisation à quatre heures (Estimer). Ensuite, on
évalue (Arbitrer) si l’événement (mettre à jour le tableau de bord) est
plus ou moins prioritaire comme tâche. Et enfin, on désigne un
responsable du tableau de bord qui contrôle le temps réel de mise à
jour du tableau de bord, qui est à ce jour fixé à 4 heures et 30
minutes

Activité Durée Important Urgent Quand Contrôle Commentaires

Etablissement 4h Oui Oui J+ 1 Rachid 4H 30

TdB

30/03/22 24
 La méthode du QQQCOQP

Son mode d’utilisation est de décrire une

situation par ses éléments caractéristiques en
répondant systématiquement aux questions :
Comment, Quoi, Qui, Combien, Où, Quand,
Pourquoi.
Cette méthode est généralement employée dans
la résolution de problèmes, dans la définition
d’un projet, ou encore dans la rédaction d’une
procédure.

30/03/22 25
 Exemple

Comment : quelles sont les procédures à suivre ?

Quelle est la démarche à élaborer ?
Quoi : quelle est la tâche / la fonction concernée ?
S’agit-il d’un produit ? D’un service ? Y a-t-il un
processus distinct concerné ?
Qui : qui doit se charger des analyses ? Quels sont les
responsables de ce projet ?
Où : cela concerne-t-il un service en particulier ?
L’entreprise ?
Quand : quand commence le projet/ l’analyse ? Quel
est le planning ? Quel en est la durée ? Quand prend
fin le projet ?
Combien : quel est le coût de cette analyse ? Combien
de gains cela va nous rapporter ? Quel est le budget
dont nous disposons ?
Pourquoi : pourquoi avons-nous besoin de déterminer
des30/03/22
normes ? Quels sont les objectifs ? 26
 Éviter de tout remettre au lendemain, à ajourner, à temporiser. Cette tendance
se résume par l’expression « je travaille mieux sous pression. Pour certains, la
créativité et la productivité résident dans la pression. Mais cette tendance finit
par réduire l’espace de temps alloué à une tâche.
 La tendance à mener plusieurs tâches de front. Selon des recherches, les
résultats sont moins bons dans ce cas, que si vous n’en accomplissez qu’une
seule. Et pour cause, la multitâche est source de perte de temps et de vitesse.
 La tendance à renoncer, à s’organiser « je n’ai pas le temps de m’organiser »
parce que je suis très occupé. Or s’entourer de désordre et d’inorganisation est
source d’inefficacité, de gaspillage de temps, voire de frustration. Un travailleur
perd en moyenne une heure de temps pour retrouver des renseignements ou du
matériel.
 Les dérangements de toutes sortes (collègues de travail, téléphone….),
 Réunions et Déplacements fréquents,
 Le manque de ressources humaines qualifiées,
 Lenteurs dans la prise des décisions.
 Fatigue, surmenage, stress

30/03/22 27
 La démarche pour gérer le temps

30/03/22 28
 DOMINER LE TEMPS,
C’EST DEJA ETRE EFFICACE

30/03/22 29