Gestion du

Temps
 Plan
Introduction

Terminologie

Classement des activités et planification de leur exécution

Classification des activités

Comment établir les priorités

LA MATRICE D’EISENHOWER

Définition

Présentation de la matrice

Définition des quadrants

Des exemples

Exercice
Introduction

Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches
dans des délais impartis ; mais le temps n’est pas élastique, on ne peut
pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de côté les
heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard
lorsqu’il y aura une surcharge de travail.

Aussi, appartient-il à chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource.

Gérer son temps veut dire ne pas le gaspiller, être mieux organisé,
travailler plus vite et plus efficacement. (c’est la répartition des
taches)/

Par exemple, pour une semaine de travail, on n’a que 40 heures, ce qui
représente 8 heures par jour, le gestionnaire doit être parfaitement
organisé pour répartir son travail au sein de cet horaire s’il ne veut pas
se laisser déborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse penser qu’il
y a un manque d’organisation personnel.
Quelques définition a savoir sur le temps
Le temps : c’est une donnée fixe et limité

Planifier : c’est organiser à l’avance des taches dans une durée (jours,
semaine, mois )

Évaluer : déterminer si la durée consacrée a une activité est suffisante ou non

Activité : c’est un ensemble d’actions effectuées dans un domaine.

La tache : c’est une activité personnelle ou professionnelle qui a un début et

une fin.

L’échéance : date limite pour un règlement ou la date à la quel un événement

important doit survenir

La procrastination : c’est remettre ou laisser un travail au lendemain ou plus

tard.
Classement des activités et planification de leur
exécution
Dans quel ordre les activités doivent être menées ?
y’a-t-il des actions urgentes ? importantes ? difficiles ? fatigantes ?
En général, les activités sont classées selon différents critères :
Section I : Classification des activités:
Classement des activités selon leurs échéances :
Dans la vie, au sein d’une entreprise, on entend , très souvent, parler du
terme « échéance » qui représente la date d’exécution des obligations et
des diverses transactions, par exemple, paiement d’une dette. le terme
d’ urgence , dans la technique de gestion du temps, est lié au terme «
importance ».

Les activités peuvent, facilement, être classées selon leur degré d’urgence. Et
on mesure l’importance en se demandant si le fait de ne pas accomplir
telle ou telle activité met l’entreprise en danger.
En évaluant l’urgence et l’importance de chaque activité, on peut les
caractériser comme suit :
Classification des activités
Classement des activités selon leur niveau de rendement :

l’activité qui est plus rentable à l’entreprise doit être menée en premier lieu.

Classement des activités selon leur complexité :

Il est possible de reporter le travail à effectuer au cours de la journée selon la complexité

des travaux.

Les activités les plus complexes seront réservées pour les périodes les plus calmes de la
journée et en fonction de leur urgence.

A l’inverse, les travaux les plus simples seront effectués pendant les périodes les plus
bruyantes ou les plus perturbées quand il est plus difficile de réfléchir et de fournir un
travail plus complexe et toujours en fonction de l’urgence.

Exemple : compte rendu

 Comment établir les priorités
Établir une liste : établissez le cadre temporel de votre liste de priorités, afin
de pouvoir leur faire face efficacement et transformer votre stress en
actions productives.
 Les objectifs à court terme
 Les objectifs à long terme

Notez tout ce que vous devez faire:

Notez les projets à terminer, les décisions à prendre et les courses à faire.

Catégorisez les tâches: (Définir l’urgence et l’importance )

Il pourrait vous être utile de répartir les tâches en différentes catégories
les taches urgentes et importante pourraient constitue une première
catégorie vous pourriez également devoir établir des priorités pour
tout ce que vous devrez accomplir en prévision du weekend ou pendant
le weekend. Créez une liste pour chaque aspect de votre vie.
Fragmenter les travaux complexes
à réaliser en une série de petites tâches réalisables que l’on incorpore dans
l’emploi du temps

Mettez la liste en ordre

Identifiez les activités les plus urgentes ou les plus importantes de votre
brouillon, puis notez-les en haut de votre liste. Ce sera à vous d’établir vos
propres priorités et vous pourriez alors décider que ce que vous avez à faire
dans le cadre de votre job étudiant.
Gardez votre liste sous les yeux

cela est tout particulièrement vrai pour les listes à long terme. Placez la liste
quelque part où vous pourrez vous en servir comme d’un rappel de ce qu’il
vous reste à faire. Au fur et à mesure que vous accomplissez les tâches,
vous les rayerez ou les cocherez sur votre liste.
Évaluer la durée prévisible
 LA MATRICE D’EISENHOWER

Dwight Eisenhower fut le 34e président des États-Unis,

et de 1953 à 1961 il vécut sa vie de la manière la
plus productive qui soit. Eisenhower avait cette
incroyable capacité à maintenir un haut niveau de
productivité durant toutes ces années, grâce à une
unique stratégie : La Matrice d’Eisenhower.

Cet outil vous permettra de prioriser vos tâches et de

n’accorder de l’importance qu’à ce qui est
important.

Voyons maintenant comment devenir plus productif en

utilisant cette stratégie.
La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser
vos tâches est simple. En utilisant la matrice ci-dessous,
vous séparerez vos tâches selon 4 conditions :

 Urgent et important
(les tâches que vous devez faire immédiatement).

 Important, mais pas urgent

(les tâches que vous programmerez pour plus tard).

 Urgent, mais pas important

(les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre).

 Pas urgent et pas important

(les tâches que vous devriez éliminer).
Voici quelques exemples de tâches Urgentes et Importantes :

 Certains emails – une offre d’emploi, un mail pour une nouvelle opportunité
d’affaires, etc.
 Les tâches ménagères
 Un dossier à rendre au bureau avant une certaine échéance
 Votre voiture qui tombe en panne
 Être témoin d’un accident ou avoir un accident et appeler les secours
 Un appel de l’école de votre enfant
Avec un peu de planification et d’organisation, certaines de ces tâches peuvent être
faites de manière plus efficace. Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute
pour rendre votre dossier (ce qui la transforme en tâche urgente), vous pouvez la
programmer pour l’effectuer une semaine à l’avance.

Quadrant 2 : Les taches Non-urgentes mais importantes n’ont pas d’échéances

pressantes
Voici quelques exemples de tâches Non-urgentes mais Importantes :

 L’organisation des tâches de la semaine

 La planification à long terme
 L’exercice physique
 Le temps passé en famille
 Lire des livres enrichissants
 Suivre un cours pour développer ses compétences dans une matière
 Étudier
 Méditer
 Créer un budget et économiser
 Passer des moments privilégiés avec son conjoint

Nous devrions passer la majorité de notre temps à effectuer des activités de ce

Quadrant 2, car c’est celui qui nous apporte le plus de bonheur, de succès.
Malheureusement, il y a quelques difficultés qui nous empêchent d’investir assez de
temps et d’énergie dans les tâches du Quadrant 2
Quadrant 3 : Les tâches urgentes et non importantes
sollicitations d’autres personnes

Voici quelques exemples d’activités du Quadrant 3 :

 Les appels téléphoniques ou SMS de vos amis

 Les soldes de type Black Friday
 La majorité des mails
 Vos collègues qui peuvent vous demander des services au travail
 Les tâches non inclues dans votre contrat, demandées par votre employeur
 Des ami(e)s / vos parents qui vous demandent de les aider à faire X ou Y

La majorité des gens passent le plus clair de leur temps sur les tâches du Quadrant 3, alors
qu’ils pensent s’occuper des tâches du Quadrant 1. Parce que les activités du Quadrant 3
servent à aider les autres, elles ont toujours l’air importantes.
Quadrant 4: Les tâches non urgentes et non importantes
divertissements
Voilà quelques exemples de ces tâches sans valeur ajoutée :

 Regarder la télévision
 Se balader sur internet
 Jouer aux jeux vidéos
 Parcourir les fils d’actualité Facebook, Twitter et Instagram
 Parier ou jouer aux casinos (en ligne ou non)
 Faire du lèche-vitrine

Je pense que si nous analysions le temps que nous passons dans ces activités du Quadrant 4,
il y aurait de quoi s’alarmer.

Je suis certain que vous avez déjà un jour eu ces moments de frustration en vous disant « Je
suis en train de perdre mon temps » après avoir passé des heures à surfer sur le web. Et
cela en réalisant que vous auriez pu passer ce temps plus utilement à poursuivre vos
objectifs. N’est-ce pas ?
Exercice : Planifier l’exécution d’une tâche

Description de la tâche A B C
Photocopier des documents
Rédiger un rapport avec texte et tableaux
Classer la correspondance accumulée
Expédier des courriels pour le directeur adjoint
Mettre la liste téléphonique à jour
Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion en après-midi
Réviser et corriger une lettre
Mettre sur pied un nouveau système de classement
Communiquer par téléphone
Rédiger le compte rendu d’une réunion
Solution

Tache 1 C
Tache 2 A
Tache 3 C
Tache 4 b
Tache 5 b
Tache 6 C
Tache 7 a
Tache 8 b
Tache 9 C
Tache 10 a
 Les avantages de la matrice Eisenhower

 Cette matrice permet le classement rapide des taches par catégorie

 Cette matrice facile à comprendre
 Diminue le stresse
 Cette matrice permet la délégation des taches

Cette matrice oblige à lister les taches :

 Technique par échéance

 Technique par complexité
 Technique par rendement
 Les lois du temps et de l’efficacité au travail

Le chirurgien et neurobiologiste Henri Laborit a consacré sa vie à l'étude du comportement

animal et humain.

Il met en évidence chez l'être humain l'existence d'un "programme" biologique de survie qui
lui fait naturellement fuir le stress et rechercher le plaisir.

C'est ce que nous faisons tous assez naturellement en choisissant la loi du moindre effort !
Il observe que chaque individu a une tendance naturelle à faire d'abord les choses qui lui font
plaisir.
L'expérience montre également qu'une tâche pénible ou ennuyeuse sera réalisée plus
rapidement s'il existe.
Il est conseillé de faire :
 ce qui est facile avant de ce qu’est difficile ;
 ce qui nous plait avant ce qui nous déplait ;
 ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
 ce que l’on sait avant ce qui est nouveau ;
 ce que d’autres nous imposent avant ce que l’on choisit.
Les imprévus :
Réservation des périodes appropriées pour les imprévus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour certains travaux qui
vont tomber inopinément.
D’ailleurs, le scientifique NERAC nous montre l’importance de la réservation d’une partie de
temps pour les imprévus.
Méthode de NERAC :

 Noter les activités et les échéances ;

 Évaluer la durée nécessaire ;
 Réserver une marge de sécurité ;
 Arbitrer les priorités ;
 Contrôler et rectifier.
Détermination du moment d’exécution en fonction de la classification et des priorités:
Après le classement des activités et l’établissement des priorités, il sera nécessaire de
déterminer les moments d’exécution de ces activités c’est-à-dire établir un emploi du
temps.
Pour cela, on peut utiliser la grille d’activités suivante :

Grille d’activités du : ………………………………………….

Durée
N° D’ordre Activités Heure Prévue Effective
1
2
3
4
5
6
7
Détermination des activités à réaliser par
d’autres personnes (la
délégation) :

La délégation est une méthode d’organisation

qui consiste pour un responsable à confier
à un subordonné la réalisation d’objectifs
élaborés en commun en lui laissant une
autonomie réelle quant aux moyens et aux
méthodes à l’intérieur d’un cadre défini,
en l’assistant dans les difficultés
rencontrées et en faisant le point sur les
résultats dans le cadre de procédure de
contrôle dont les modalités et la fréquence
sont définies à l’avance.

La délégation est un état d’esprit et participe

à une démarche de décentralisation et de
confiance dans les relations de travail.
La Démarche De La Gestion Du Temps

J’analyse :

Qu’est-ce que j’ai à faire?

Lister tout ce que j’ai à effectuer;
Quel est mon temps disponible? Évaluer le temps
dont je dispose.

J ’effectue des choix :

Dans quel ordre dois-je mener mes activités?
Y’a-t-il des actions urgentes, importantes, longues,
difficiles, fatigantes, désagréables,………
C’est définir des priorités dans ce qui est à réaliser,
respecter les contraintes d’autorité dans
l’exécution des tâches.
Comment définir les priorités?
A partir de la liste des activités à effectuer :
Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux
critères de base pour définir les priorités.
Les tâches urgentes et importantes sont à réaliser d’abord.
Évaluer la durée prévisible : il est essentiel d’évaluer la
durée prévisible des actions à entreprendre, pour leur
effectuer un budget de temps. Ceci permet d’avoir une
vision plus claire pour les planifier.
Ordonner la liste et affecter un numéro d’ordre à chaque activité en
fonction des priorités définies. Ceci permettra de savoir dans quel
ordre on va les planifier.
3/ Je planifie :
 Comment organiser, imbriquer mes activités pour les faire entrer
 dans le temps dont je dispose?
 Choisir des outils me permettant de planifier efficacement;
 Choisir le bon moment;
 Choisir les moments les plus appropriés pour réaliser ces
activités.
Je contrôle :
Tout planning est une prévision de l’organisation de son
temps.
Ai-je réalisé tout ce que j’avais prévu?
Ma prévision est-elle réaliste?
Donc, il faut contrôler l’exécution des tâches.
Le démarche de gestion du temps au milieu
professionnel:
Elle a pour but de gérer la ressource « temps », ou mieux,
avec pour objectif de réaliser les tâches dans les délais
imparties et de les organiser entres elles lorsqu’elles
dépendent les unes des autres.
Une phase d’analyse :
 Cette phase permet de réparer les contraintes.
 Identifier les problèmes d’organisation.
 Évaluer les délais de réalisation des tâches.
Une phase de réflexion :
A partir des faits recueillis que peut on dégager ?
y-t-il un problème d’organisation ?
s’agit-il simplement de planifier ? ou de réorganiser ? peut-on
critiquer le système existant ?
 Il faut effectuer un diagnostic poser des questions
 Identifier les causes et le dysfonctionnement
 Réparer l’importance de ces différentes causes

Une phase de planification :

En fonction des problèmes réparés ou des bilans dans la phase
précédente, il s’agit de :
 Définir les périodes ;
 Respecter les contraintes d’autorité, de coût, de qualité,
 d’organisation ;
 Supprimer les causes de dysfonctionnement ;
 Choisir les bons outils.
Les outils de la gestion du temps :
Voici quelques outils utilisés couramment au milieu professionnel pour gérer le
temps.
Les agendas : on utilise fréquemment des agendas en milieu
professionnel, elles permettent de noter diverse information et indiquer les
opérations à effectuer à date /heure précise (R.D, délais de ….).
Les échéanciers : ils permettent de classer les documents à date où ils doivent
être traités (lettres, traites à encaisser…).
Les plannings : ils visualisent l’organisation des tâches dans le temps, ou leur
répartition sur différent poste de travail. Ils sont l’outil le plus
utilisé/courant au milieu professionnel
L’agenda électronique : outils modernes utilisant la technologie informatique.
Se sont développés récemment en matière de gestion de temps :
Les applications professionnelles :il y a ceux à application simple utilisés par
les particuliers, leurs prix est relativement réduits. Pour les applications
professionnelles, ils existent des modèles plus perfectionnés, se sont
destinés pour un seul utilisateur.
AGENDA
Très souvent les responsables préfèrent tenir leur agenda
et prendre leur rendez-vous eux même.
Si tel est le cas, la secrétaire doit savoir exiger que son
supérieur la tienne au courant de ses déplacements,
car rien ne fait plus mauvais effet qu’une secrétaire
qui ne sait jamais où est son patron, et ne peut
indiquer ses heures approximatives de retour.

L’idéal est de bien entendu que la secrétaire soit chargée

de prendre rendez-vous elle-même, ce qui lui permet
de connaître exactement l’emploi du temps de son
supérieur. Mais cela n’est pas toujours possible et
dans ce cas, elle doit tenir un agenda en double qu’il
soit électronique si vous êtes en réseau ou
traditionnel.
Pourquoi la gestion de temps ?
 Comprendre que le temps a de la valeur
 Détecter l’existence de « mangeurs de temps
 Savoir analyser l’utilisation de son temps

a. L’importance de la gestion du temps

Pour L’individu :
Pour beaucoup, le temps A un caractère primordial, car :
 Il est identique pour tous
 On ne peut disposer de plus de temps
 Le temps ne peut s’échanger contre un autre bien, ni
se vendre
Une bonne gestion du temps est :
 Un facteur d’équilibre
 Un facteur d’efficacité
Pour L’entreprise Avec L’entreprise, L’expression
« Le Temps, C’est De L’argent » Prend Toute Son
Importance
La gestion du temps est une nécessité interne
Le temps de travail est fixé par des lois ou des
conventions 44 h /semaine il faut savoir gérer le
temps de travail .
La gestion du temps est une nécessité externe
Les entreprises intègrent de plus en plus le facteur
temps dans leurs prestations :
Les services « gains de temps » se développent
Le temps devient un critère de choix du
consommateur
Le temps peut être intégré dans certains tarifs
(hôtels, voyages…)
Analyse de l’utilisation de son temps
On reproche parfois aux autres ou aux évènements extérieurs
de nous faire perdre du temps, ce qui entraîne des
perturbations dans l’exécution d’une tâche.
Mais, il existe trois catégories de gaspillage de temps :

 celle relative au comportement des autres

 celle relative à son propre comportement
 celle relative à une mauvaise utilisation du temps

Pour gagner en efficacité, il faut détecter les trois sources de

perte de temps et les éliminer.
Cela commence par une analyse de l’utilisation de son temps.
Comment ?
En répertoriant l’ensemble des activités réalisées sur une période
(jour, semaine, mois).
Pourquoi ?
 Savoir à quoi est employé le temps
 Déterminer le temps nécessaire de certaines tâches
 Déterminer les forces et les faiblesses de son style de travail
 Déterminer les facteurs internes et externes de perte de temps
pour améliorer son efficacité
Diagnostic :
Le temps peut être classé en trois catégories :
 Temps biologique (sommeil…)
 Temps contraint (travail, transport…)
 Temps choisi (loisirs)

Remarque : lorsque l’on prend du retard, on grignote sur les autres

catégories (temps de loisirs, voire temps biologique en « sautant
» des repas ou manquant de sommeil…)
Causes de perte de temps
Les pertes de temps :
Diverses pertes de temps sont imputables à l’organisation de
l’entreprise :
Information insuffisante en raison d’une mauvaise communication
avec les responsables ou les collègues
Réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu
être effectuées par d’autres personnes.
Réunions trop longues, trop fréquentes.
La majorité des pertes de temps est due à une mauvaise gestion
personnelle de son temps.
Par son comportement, la personne s’impose des tâches diverses :
 Elle ne sait pas dire non à une demande,
 ne faisant pas confiance aux autres, elle veut tout faire elle-
même,
 Elle est perfectionniste et peaufine inutilement certains travaux,
 Elle est étourdie, négligente, et doit recommencer divers
travaux.
Elle ne sait pas s’organiser :
 Elle ne fait pas de prévisions précises et exécute les tâches comme elles se
présentent,
 Elle ne s’interroge jamais sur l’urgence ou l’importance d’une tâche