Déléguer des tâches aux membres de son équipe

Synthèse: Phase 1 : L'évaluation

Phase 1 : L'évaluation
Évaluation des tâches

Les responsables misent souvent sur la délégation, essentielle à la réussite de l'entreprise. Parfois,
les choses ne se passent pas bien, car le manager et son subordonné n'ont pas la même vision du
processus. Il existe nombre de méthodes de délégation, mais ce qui fonctionne bien en entreprise,
c'est le modèle de délégation en quatre phases, que voici : évaluation, transmission, assistance, et
compte rendu. Linéaires, les phases doivent être exécutées successivement. La première phase est
celle de l'évaluation. Vous évaluez certains aspects de l'entreprise, votre travail et vos
collaborateurs. Vous savez ainsi mieux ce qui peut et doit être délégué, et à qui les projets doivent
être confiés. L'évaluation porte sur la tâche et sur les collaborateurs. Chaque élément compte et
aide à déterminer ce que vous déléguez et à qui. Les managers passent souvent outre cette phase
car ils ont l'impression de manquer de temps. Ils se retrouvent alors à en faire trop, et lorsque leur
charge de travail est trop élevée, ils délèguent dans l'urgence. Cela nuit à la qualité d'exécution de
la tâche, voire à la relation entre le manager et les employés. Donc ne négligez pas cette phase,
essentielle à votre réussite et à celle de l'équipe. Elle peut prendre un peu de temps en amont, mais
sera payante au final. Quand vous évaluez une tâche, commencez par évaluer l'entreprise et vos
responsabilités en tant que manager. Il est important d'avoir une vue d'ensemble, qui dictera
plusieurs de vos futures décisions de délégation. Prévoyez au moins une semaine pour mener une
évaluation rigoureuse. Vous comprendrez mieux à quoi vous occupez votre temps. Les documents
d'évaluation dans les fichiers d'exercice vous aideront. Vous commencerez par analyser votre
charge de travail, en notant à quoi vous occupez votre temps. Utilisez le tableau Activités pour
indiquer à quoi ressemblent vos semaines de travail. Outre le temps consacré aux projets, aux
réunions et aux collaborateurs, pensez à inclure le temps consacré à la réflexion, à l'analyse et à la
stratégie. Une fois la charge de travail sur 15 jours estimée, essayez de voir plus loin. Utilisez le
Planning prévisionnel pour anticiper les projets de l'année. Personnellement, je m'organise par
trimestre. Après avoir pris conscience de ce qui vous attend, vous pouvez identifier les tâches à
déléguer.

Identification des tâches à déléguer

Maintenant, vous êtes prêt à analyser les tâches déjà identifiées. La délégation doit à la fois alléger
votre charge de travail et contribuer au développement de vos collaborateurs. Dans la partie
Analyse des tâches, résumez vos observations en dressant la liste de vos responsabilités. Vous
pouvez ajouter des commentaires sur chacune de vos responsabilités. Nous allons analyser leur
importance ainsi que les compétences et le temps requis. Répondez à chaque question ci-après par
« Faible », « Moyen » ou « Élevé » : Niveau de compétence requis ? Temps nécessaire ? Importance
de la tâche par rapport aux objectifs de l'entreprise ? Les tâches nécessitant un niveau de
compétence faible ou moyen peuvent être déléguées, surtout si elles prennent du temps. Le temps
est précieux pour un manager. Gardez les tâches nécessitant vos compétences et déléguez celles
exécutables par d'autres. Certaines responsabilités ne peuvent être déléguées : ressources
humaines, budgets et stratégies pour l'avenir. Néanmoins, vous serez surpris par le nombre de
tâches qui pourraient être déléguées. Ensuite, quid de l'importance des tâches par rapport aux
objectifs ? Si une tâche a peu d'importance, elle peut être exécutée par quelqu'un d'autre. Voici une
anecdote amusante : en 1803, sous Napoléon, l'Angleterre avait créé un poste spécial. Il s'agissait
de guetter l'éventuelle arrivée des Français depuis les falaises de Douvres. Par la suite, le poste est
resté financé et pourvu jusqu'en 1945, soit presque 150 ans de trop. C'est la preuve que les
entreprises prennent des décisions valables à un instant T, sans forcément disposer des bons
mécanismes pour revenir dessus. Où en est votre entreprise ? Quels sont les postes, procédures ou
projets devenus inutiles ? Vous découvrirez peut-être que certaines de vos attributions n'ont pas lieu
d'être. Dans la section des remarques, identifiez tout ce qui peut être éliminé, pour le bien de
l'entreprise. C'est ce que j'aime dans la phase d'évaluation. J'ai toujours identifié des choses
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totalement obsolètes. Ainsi, l'entreprise reste à la page et se rationalise. Mais avant de choisir un
délégué, il faut évaluer les points forts et faibles de l'équipe, comme nous allons le voir maintenant.

Évaluation de l'équipe

Après avoir évalué les projets ou tâches potentiels, il faut évaluer les collaborateurs. Nous allons
voir comment déléguer des tâches. Pour profiter de la moindre opportunité, il faut connaître les
points forts et faibles de chacun. Car toute délégation est une opportunité. Chaque tâche peut
renforcer les compétences d'un membre de votre équipe. En déléguant bien, vous contribuez au
développement professionnel de vos collaborateurs. Pour trouver la personne adéquate, vous devez
commencer par évaluer tous vos subordonnés. Utilisez le document Évaluation des personnes.
Imprimez-en un exemplaire par membre de l'équipe. Réfléchissez à chaque personne. Vous pouvez
tenir compte des dernières évaluations de performance. Songez d’abord à un épisode où la
personne s'est distinguée par ses performances. Quelles compétences avait-elle montrées ? En quoi
la situation était-elle unique ? Comment s'en inspirer pour aider la personne à réussir ? Il faut
procéder ainsi en raison de l'effet de récence. On sait que notre opinion est principalement
influencée par les événements récents. Pour contrecarrer cet effet, il faut revenir plusieurs mois en
arrière et prendre les meilleures performances. Il faut ensuite évaluer le niveau de compétence par
domaine. Il existe quatre grandes catégories de compétences : tâches, relationnel, management et
leadership. Examinons-les en détail. Vous pouvez ajouter des distinctions propres à votre secteur
d'activité ou votre entreprise. Les compétences relatives aux tâches sont directement liées aux
projets ou postes. Il peut s'agir d'aptitudes techniques, comme la programmation, l'illustration ou la
comptabilité. Pensez aussi à la gestion de projet, la gestion du temps, le souci du détail, etc. Pas
question de réinventer la roue. L'évaluation de vos tâches a permis de dresser une liste de tâches et
projets potentiels, que vous pouvez utiliser pour évaluer chaque personne. Les compétences
relationnelles sont liées aux interactions avec les autres : communication, capacité à tisser des
relations avec les autres, résolution des conflits, contact avec la clientèle, etc. Le management vise
à créer un environnement stable permettant aux collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes.
Les managers supervisent, évaluent les performances, fixent les priorités, délèguent et appliquent
les règlements. Le leadership a trait à la vision d'ensemble et à la volonté d'innover. Instigateur du
changement, le leader est une source d'inspiration. À l'aide du formulaire fourni, jugez les
performances du collaborateur dans chaque domaine. Tenez compte de l'ancienneté des données
utilisées pour l'évaluation. Il y a peut-être eu une amélioration depuis la dernière étude. Il est
maintenant temps de noter les compétences de vos collaborateurs dans chaque domaine. Utilisez
une échelle de 1 à 5, 1 correspondant à un point faible et 5 à un point fort. Pour finir, consignez les
objectifs de développement pour la personne. Ils peuvent provenir de sa dernière évaluation de
performance ou de cette évaluation. Dans quels domaines cette personne doit-elle s'améliorer cette
année ? Mettez ces formulaires de côté. Nous y reviendrons plus tard. Maintenant que vous avez
cerné les compétences de vos collaborateurs, songez aux tâches que vous allez leur confier.

Délégation des tâches

Voyons maintenant comment confier des tâches à d'autres en nous appuyant sur ce que vous avez
fait. Utilisez le document Analyse des tâches où vous avez identifié les projets ou tâches à déléguer.
Vous allez ensuite transférer ces éléments sur le document Tâches délégables. Listez les
compétences requises pour chaque tâche ou projet dans la colonne correspondante. Le projet peut
par exemple nécessiter des capacités rédactionnelles, une productivité élevée ou la création
d'illustrations. À présent, comparez la liste et vos documents d'évaluation des personnes. Identifiez
les candidats incontournables de par leurs compétences ou leur expérience. Si, par exemple, Anil
est le seul graphiste, vous devez lui confier les illustrations. En présence de plusieurs candidats,
utilisez d'autres critères pour vous décider. Mieux vaut faire appel à quelqu'un qui en tirera des
enseignements. C'est en effet une occasion d'améliorer les points faibles, au lieu de seulement
jouer sur les points forts. Le but d'une délégation n'est pas seulement que le travail soit fait.
Élaborez des stratégies pour développer les compétences de vos collaborateurs. À l'avenir, ce
processus renforcera les compétences et la productivité de l'équipe toute entière. Et des
opportunités se feront peut-être jour de votre côté. Vous pouvez même discuter des possibilités
avec vos subordonnés et leur demander quels projets leur plairaient et pourquoi. Vous œuvrerez
ainsi pour plus de transparence et en saurez plus sur les motivations de vos collaborateurs. Notez le
nom de chaque candidat identifié sur le document Tâches délégables. Vous pouvez aussi déléguer
une tâche à plusieurs personnes, et faire avec les points forts et les points faibles de chacun. Cela
passe cependant par une bonne communication entre les personnes. Pour les projets complexes à
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déléguer, envisagez plusieurs méthodes d'affectation. Vous pouvez déléguer la supervision d'un
projet complexe à une seule personne pour qu'elle acquière différentes compétences, mais cela
peut créer des problèmes si elle connaît mal un domaine donné. Vous pouvez aussi regrouper des
tâches similaires, même si elles relèvent de plusieurs projets. Ainsi, chaque personne approfondira
sa connaissance d'un domaine donné, au risque d'être gagnée par l'ennui à la longue. En revanche,
cette option favorise le travail en équipe, ce qui crée des occasions de formation interdisciplinaire.
Passez maintenant au document Assignation des tâches. C'est là que vous finalisez vos décisions.
Indiquez le nom du délégué, les dates du projet et d'éventuels points à aborder plus tard. Il n'y a
pas de bonnes ou de mauvaises délégations, mais il faut peser le pour et le contre de chaque
possibilité. Dernier point essentiel à prendre en compte : la répartition globale des tâches au sein de
l'équipe. Il s'agit de trouver un équilibre entre toutes les personnes. Chacun doit se voir confier des
tâches simples, voire ennuyeuses, et des tâches plus difficiles. Il est important que tout le monde ait
l'occasion de développer ses compétences. L'idée sur le long terme est de créer une équipe
multitâche.

Pour voir la fiche complète et les documents attachés, rendez-vous sur

https://elearning.26academy.com/course/play/5e28333db298f659caabaf06

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