Gestion de Temps

SOMMAIRE
I- DEFINITION

II- LES CAUSES DU TEMPS PERDU

III- COMMENT AMELIORER SA GESTION DE TEMPS

IV- LES OUTILS DE LA GESTION DE TEMPS

V- CONSEILS
 DEFINITION
Le temps est une ressource rare ayant une valeur:

 Psychologique
 Monétaire

Si le temps est gaspillé il entraîne:

 Des tensions
 Des coûts monétaires inutiles
 Des pertes d’opportunités
La gestion du temps est une façon de bien équilibrer vos
responsabilités professionnelles et personnelles. De prendre
les bonne décisions sur la façon dont vous utilisez votre
journée.

La gestion de temps se résume à la planification,

l’identification, l’organisation et l’action.

Sans action toute planification ne servirait à rien.

 TRAVAIL
Responsabilités
familiales
AMIS
EQUILIBRE

Etc.
LOISIRS
 LES VOLEURS DU TEMPS

Téléphone Bavardage Des longues réunions Conflits pas résolus

Manque d’information Démarches administratives Mauvaise organisation

très longues
 Manque de planification Manque d’ordre et de Difficulté de dire NON
classement

Difficulté à prendre des décisions Stress et fatigue Objectif confus Difficulté à comprendre le
changement
 COMMENT AMELIORER SA GESTION DE TEMPS
1)Détermination des objectifs:
2) Planification:

Planifier en 4 étapes:

a) Etablir ses priorités

b) Faire l’inventaire des activités professionnelles

c) Planification à trois niveaux

 Global
 Hebdomadaire
 Quotidien
a) Etablir ses priorités

HISTOIRE.

Quels sont les gros cailloux de votre vie? Et dans votre vie
professionnelle?

Comment gaspillons-nous habituellement notre temps

dans la vie?

Quelles sont les mesures à prendre pour tenir compte de

vos priorités
b) Faire l’inventaire des activité professionnelles:

 Dresser une liste de ses activités

 Classer ces activités en ordre de priorité en les numérotant

URGENT ET NON URGENT ET

IMPORTANT IMPORTANT
URGENCE

NON URGENT ET NON URGENT ET

NON IMPORTANT IMPORTANT

IMPORTANCE
 c) Planification à trois niveaux:

1) Global: un an, 6 mois, 3 mois ou un mois

2) Hebdomadaire: une semaine

3) Quotidien: une journée

Pour chaque tâche à réaliser:

o Divisez-la en petites parties ou étapes

o Evaluer le temps nécessaire pour réaliser chaque activité
o Préciser l’échéance de chaque activité
3) Contrôle et vérification:

 Se donner une période par semaine pour faire une évaluation de

sa planification après la semaine

 Prendre connaissance des facteurs qui ont pu nuire à la

planification et tenter d’y apporter des correctifs

 Faire la planification des tâches à remplir et vérifier celles qui n’ont

pas été remplies. Les reporter à la semaine qui suit

 Revoir l’échéancier prévu

 COMBATTRE LA PROCRASTINATION
Tendance à remettre les tâches qui peuvent être fait le jour même
inutilement à plus tard.

Toutefois, ces comportements peuvent devenir difficilement

supportables pour les collègues ou les proches des procrastinateurs.

Les raisons pour lesquelles on procrastine?

 Stress ou crainte
 Ennui
 Découragement
 Sous estimation du temps nécessaire pour faire une tâche
 Indécision
 1. Organisez vos tâches en étapes

Identifiez les moments de la journée pendant lesquels vous êtes

productif. Ensuite, faites une to-do list, c’est-à-dire une liste détaillée
d’actions à réaliser. Priorisez-les en les classant par ordre d’importance
et/ou d’urgence.

2. Evitez les sources de distraction

Plusieurs sources de distraction peuvent s’offrir à vous : téléphone,

emails, réseaux sociaux, télévision, les autres personnes… Pour arrêter
de procrastiner, définissez des moments où vous pourrez vous isoler
sans écran non-nécessaire à la bonne réalisation de votre tâche.

Ainsi, vous resterez concentré jusqu’à atteindre votre objectif.

3. Récompensez-vous et faites des pauses

Prévoyez des moments de pause après l’accomplissement de vos

différentes missions. Vous pouvez également les considérer comme vos
récompenses. Elles vous permettront d’y voir plus clair et de conserver
une bonne motivation pour atteindre vos objectifs.

4. Ne soyez pas trop dur envers vous-même

Repérez les petites actions que vous pouvez rapidement

réaliser. Cette première activité vous motivera pour poursuivre
l’effort et rester énergique.

Une bonne nuit de sommeil, une alimentation équilibrée et une

activité sportive vous permettront également de diminuer votre
procrastination
 LES OUTILS DE LA GESTION DE TEMPS
Méthode GTD

C’est une méthode globale de gestion du temps : le Getting Things Done - ou

l'art de faire en sorte que les choses se fassent

• Collecter : identifier les tâches à accomplir,

• Traiter : analyser la nécessité d'action,
• Organiser : orchestrer selon le degré d'importance, d'urgence,
• Réviser : suivre l'état d'avancement,
• Agir en fonction des options précédemment retenues.
La technique Pomodoro

C’est une technique de gestion du temps conçue pour améliorer sa

concentration et pour vous motiver sur le long terme

elle implique de respecter ces 4 étapes :

•Lister toutes les choses à faire

•Les découper en petites tâches très précises d’environ 25 minutes (on
appellera alors chaque tâche effectuée des pomodori)
•Se fixer des temps de repos entre chacune de ses tâches (5 à 10
minutes)
•S’isoler et éliminer tout ce qui peut parasiter votre concentration
Création de la TO DO LIST

La TO DO LIST est un outil relativement simple à mettre en place pour

celles et ceux qui savent s'y tenir. La "difficulté" étant de ne pas
surcharger, rester succinct tout en étant clair et précis.

Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda. Il
s'agit de :

• Lister les actions à mener, les tâches à accomplir,

• Affecter une priorité pour chacune,
• Classer en hiérarchisant selon une priorité définie.
Pourquoi une to-do list ?

De nombreux effets bénéfiques :

• vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée,

• ne pas oublier les dates d'échéances importantes,
• ne pas procrastiner ,
• réduire votre stress : ne pas vous sentir débordé en perdant la maîtrise
du volume de travail à produire,
Comment utiliser une todo list?

• Généralement, tout commence la veille. Vous préparez votre journée

du lendemain en établissant votre todo list . Vous pouvez également
exécuter cet exercice le matin avant de commencer votre journée.

• Au fur et à mesure de l'avancement de votre travail, rayez celles qui

sont traitées . C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir une
motivation au plus haut ! En fin de journée, reportez les tâches non
accomplies au lendemain (ou plus tard).
Méthode NERAC

Méthode permettant de planifier ses actions en incluant une marge de

manœuvre
Réserver du temps disponible

 Planifier au plus 60% de votre temps

Répartissez votre temps en 3 parties

 60% pour les activités planifiées ( emploi du temps de la

journée)
 20% pour les activités imprévus
 20% pour les activités libres et sociales (moments créatifs)
Pour réussir une bonne gestion du temps il faut:

1. Evaluer la façon de gérer le temps

2. Trier entre l’important et l’urgent

3. Déterminer vos priorités

4. Planifier

5. Déterminer le temps disponible

6. Listez les taches à réaliser et leur attribuer des modalités et une

durée de réalisation
7. Définir un ordre de traitement

8. Traiter chaque tache dans l’ordre défini

9. Evaluer chaque jour ce qui a été traité et reste à traiter

10. Connaitre son rythme et planifier selon vos contraintes