GESTION EFFICACE DU TEMPS

LPU-II

Animé par Mme Souad AHRIZ

ahrizsouad@gmail.com
 Objectifs du module
Créer un nouveau rapport avec le temps ;

Intégrer et comprendre le travail de chacun ;

Eviter la dispersion et les dérangements multiples ;

Recourir efficacement à la délégation pour gagner

en temps et efficacité
 QU’EST CE QUE LE TEMPS ?

«Notion fondamentale conçue comme un milieu

infini dans lequel se succèdent les événements,
et souvent ressenti comme une force agissant
sur le monde et les êtres»
Petit Larousse illustré 2002
 QU’EST CE QUE LE TEMPS ?

Le temps est une ressource, un facteur de production non stockable,

disponible en quantité limitée (24h/jour).
• 168 = nombre d’heures par semaine
• 86 400 = nombre de secondes par jour.

A la différence du capital financier, il ne peut être épargné en vue

d’une consommation différée.

Il permet de produire des biens et services.

"Maîtriser son temps, c’est maîtriser sa vie". (Alain Lakein)
 QU’EST CE QUE LE TEMPS ?

Le temps est une contrainte à laquelle nul ne

peut échapper : on ne peut ni l’accélérer, ni le
retarder, ni le stocker, ni l’acheter, ni même le
renouveler… il faut apprendre à le maitriser en
mettant en place une gestion du temps
 La gestion du temps : définition
• «La gestion du temps est l’application
conséquente, en vue d’un objectif déterminé,
de techniques de travail ayant fait leurs
preuves dans la vie courante et qui visent à
orienter et à organiser (=gérer) son existence
de sorte que le temps disponible soit utilisé de
façon rationnelle et optimale».
• C’est un état d’esprit et un ensemble de
techniques.
 La gestion du temps : définition
Gérer son temps, c’est le maîtriser, et adopter une
démarche consciente et volontaire :
• Prendre conscience des ses mauvaises habitudes ;
• Clarifier ses objectifs personnels et professionnels ;
• Planifier ses activités ;
• Passer un contrat avec soi même et le respecter ;
• Contrôler et suivre la réalisation des tâches.
Nous y reviendrons avec la méthode NERAC
 La gestion du temps : définition

Gérer son temps veut dire ne pas le gaspiller,

être mieux organisé, travailler plus vite et plus
efficacement.
Avec un peu d’autodiscipline, d’organisation, de
logique et de volonté, il est possible d’y arriver
et de gagner un temps précieux.
 Utilité de la gestion du temps
La gestion du temps permet de :
• Mieux organiser son travail personnel ;
• L’exécuter avec moins d’efforts ;
• Obtenir de meilleurs résultats ;
• Commettre moins d’erreurs ;
• Être plus décontracté dans son travail ;
• Obtenir plus de satisfaction dans son travail donc être plus
motivé ;
• Atteindre ses objectifs professionnels et personnels.
 Les notions de temps fréquemment évoquées

Concepts Définitions
Événement imprévisible, tour imprévisible que
Aléa
peuvent prendre les événements
Caractère de ce qui précède ou de ce qui suit
Antériorité
dans le temps
/postériorité
Chronologie Succession des événements dans le temps
Terme : limite fixée ; le terme, comme
l’échéance, est l’expiration d’un délai.
Court/moyen/
Court/moyen/long terme : à brève, moyenne
long terme
ou longue échéance

Délai Temps accordé pour faire quelque chose

Les notions de temps fréquemment évoquées
Concepts Définitions
Espace de temps qui s’écoule par
Durée rapport à un phénomène entre deux
limites observées (début – fin)
En statistique, c’est le nombre
Fréquence d’observation d’un événement

Interdépendance Dépendance réciproque

Les notions de temps fréquemment évoquées

Concepts Définitions
Intervalle d’espace ou de temps dont
Marges
on dispose entre certaines limites
Caractère de ce qui est périodique,
Périodicité retour d’un fait à des intervalles plus
ou moins réguliers
Chacun des états successifs d’une
Phase
chose en évolution
Les causes courantes d’une mauvais gestion du temps

• Mauvaise organisation
• Manque de recul par rapport aux tâches que l’on a et à la
nature de ces tâches : « tête dans le guidon », ne pas se «
poser » pour réfléchir, travailler toujours dans l’urgence
• Surcroît de travail
• Fatigue, baisse de forme
• Imprévus
• Absence de plan de travail quotidien
• Mauvaise évaluation du temps nécessaire
• Délégation insuffisante
• Fonctionnement à l’affectif
• Non prise en compte des voleurs de temps
 Les symptômes classiques d’une
mauvaise gestion du temps
1. Horaires continuellement surchargés ; obligation fréquente de
travailler le soir et les week-ends.
2. Délais non respectés ; devoir faire du « rattrapage ».
3. Manque de profondeur dans le traitement des problèmes.
4. Décisions hâtives, malgré le risque qu’elles comportent.
5. Crainte de déléguer.
6. Éteindre constamment des feux : privilégier le court terme au
moyen et long terme.

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 Les symptômes classiques d’une
mauvaise gestion du temps
7. Impossibilité de refuser toute nouvelle tâche qui se présente.
8. Pas de disponibilité pour un rendez-vous avant deux mois.
9. Sentiment de ne pas contrôler la situation, de perdre de vue ses
objectifs et ses priorités.

10. perfectionnisme

11. stress et surmenage

12. peu ou pas de temps pour la vie familiale, sociale ou pour les
loisirs.

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 Les croques-temps internes
• Objectifs flous, priorités changeantes,

• Absence de plan de travail quotidien,

• Travaux «en cours» non achevés,

• Perfectionnisme,

• Manque d’ordre, bureau mal rangé,

• Délégation insuffisante.

• Mauvaise définition des responsabilités

 Les croques-temps internes
• un retard à traiter les conflits
• l’inaptitude à dire non
• une communication insuffisante ou excessive
• l’indécision ou la décision trop rapide
• la résistance au changement
• des intérêts dispersés, trop nombreux
• le manque d’ordre, un bureau mal rangé
 Obstacles à une bonne gestion du temps

Objectifs peu clairs

Manque d’organisation

Ne pas savoir dire “non”

EXEMPLES ?
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 Interruptions

Encore des interruptions

Périodes d’inactivité

EXEMPLES ?
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Trop de choses à la fois

Stress et fatigue

S’adonner exclusivement au
travail sans aucun loisir

EXEMPLES ?
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 Comment remédier à ces obstacles ?

• Admettre l’existence des obstacles

• Les identifier
• Trouver des stratégies pour les surmonter
• Fixer des buts précis, mesurables, faisables,
réalistes et basés dans le temps
• Etablir les priorités (Faire vous-même,
Déléguer, Reporter ou Supprimer)
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Lois qui régissent notre gestion du temps
• Loi de Pareto : Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien (1848-
1923)
• Loi de Parkinson :Cyril Northcote Parkinson, historien britannique (1909-
1993).
• Loi de Douglas : Douglas Hofstadter, universitaire américain (1945)
• Loi d’Illich : Ivan Illich, penseur écolo autrichien, universitaire polyglotte.
(1929-2002).
• Loi de Carlson : Sune Carlson, économiste suédois (1909-1999).
• Loi de murphy : Edward Aloysius Murphy, ingénieur aérospatial
américain (1918-1990)
• Loi de taylor : Frederick Winslow Taylor ingénieur américain, promoteur
de l'organisation scientifique du travail , (1856-1915)
• Loi de laborit : Henri Laborit médecin chirurgien et neurobiologiste
vietnamien (1914 -1995)
• Loi de fraisse : Paul Fraisse : psychologue français (1911-1996)
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 Loi de Pareto : règle des 80/20, loi des 80/20
20% de nos activités produit 80% de nos résultats.
L’essentiel prend 20%, l’accessoire prend 80 % du
temps, de l’espace, de l’énergie…

Vilfredo Pareto, sociologue et

économiste italien
(1848-1923)
 Exemples
• 20% des travailleurs contribuent à 80% des
résultats: se concentrer sur la récompense de
ces employés.
• 20% des bugs contribuent à 80% des
problèmes : Focus sur la résolution de ces
bugs.
• 20% des clients contribuent à 80% du chiffre
d’affaires: se concentrer sur la satisfaction de
ces clients.
 Loi de Pareto : règle des 80/20, loi des 80/20
Risque :
• S’obstiner sur des tâches secondaires et confondre
l’important et l’urgent.
Remèdes :
• Identifier ses activités à « haut rendement »,
• Se consacrer au cœur de sa mission,
• Hiérarchiser les priorités,
• Savoir dire non et déléguer les tâches non
indispensables.

« Il faut se réserver du temps pour l’essentiel et économiser du

temps sur l’accessoire. »
 La loi de Parkinson

«Le travail se dilate jusqu’à occuper la totalité du

temps disponible pour son accomplissement. »
«Plus j’ai de temps pour un travail donné, plus ce
travail prendra de temps.»

Cyril Northcote Parkinson, historien britannique (1909-1993).

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 Risques :
• S’installer dans la totalité des durées disponibles et
prendre plus de temps qu’il n’en faut pour être
efficace.
• Plus on a de temps, plus on en prend. Le travail est
comme un gaz : il prend toute la place disponible.
Remèdes :
• Évaluer le temps nécessaire,
• Fixer des délais réalistes et des dates limites,
• Faire des points réguliers pour voir l’avancement
des projets.

« Affecter un budget-temps à chaque activité »

 La loi de Douglas : Loi de glissement de planning
“Dossiers et documents s’entassent jusqu’à
remplir l’espace disponible pour leur
rangement.”

Douglas Hofstadter,
universitaire
américain né en 1945

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Risques :

• Ce fouillis n’est pas propice à la concentration

• Mauvaise image de marque que le bureau offre
aux visiteurs.
Remèdes :
• Gérer votre espace (ranger son bureau selon la
méthode japonaise des 5 S)
• Renvoyez votre organisation
• avoir près de soi ce qui sert le plus, adopter la
«clean desk policy» pour laisser son espace de
travail propre et net
,
à chaque fin de journée.
 Les 5S ont été inventés pour les ateliers, mais ils s'appliquent
aussi bien dans les services et les bureaux.
Mot japonais Actions associées
Seiri Trier, jeter, recycler, archiver, placer les outils de travail
(Organiser) selon leur fréquence d'utilisation.

Seiton Ranger, classer de manière à limiter les déplacements

(Ordonné) physiques ou le port d'objets lourds, optimiser
l'utilisation de l'espace.

Seiso (Soigné) Nettoyer, réparer.

Seiketsu Ordonner les documents ou son poste de travail de

(Propre) manière à ce qu'une autre personne puisse s'y
retrouver.
Shitsuke Être rigoureux, appliquer les 4 opérations précédentes
(La discipline) et les maintenir dans le temps.
Pour le bureau physique :

 Ne sortir que ce qui est nécessaire au projet ou à la tâche en cours.

 Ranger son espace de travail en début ou en fin de journée.
 Utiliser un code de rangement personnel pour se retrouver dans
ses documents : étiquettes, codes couleurs, emplacements par
thématique, etc…

Pour le bureau virtuel :

 Classe tes mails, et utilise des codes couleurs si nécessaire.
 Ne garde que le strict nécessaire sur ton bureau, et range tes
documents dans tes dossiers de documents.
 Positionne tes raccourcis dans les barres d’outils nécessaires.
 La loi d’Illich : loi des rendements décroissants
“Au-delà d’un certain
seuil de travail,
l’efficacité décroît. Les
accidents apparaissent
quand la concentration
disparaît.”
Ivan Illich, penseur écolo autrichien,
universitaire polyglotte. (1929-2002).

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 Commentaire de la loi d’ Illich
Chacun a des rythmes, des « horloges internes », une
chronologie. Certains sont « du soir », d’autres « du
matin ». On a une plus ou moins grande disponibilité
selon l’heure de la journée, la saison, le climat.
Contrairement aux machines, l’être humain n’est pas
capable d’une activité continue de façon soutenue.
D’autre part, nous disposons «d’horloges externes» de
rythmes professionnels et familiaux.

Certaines périodes (jour, semaine, mois) sont

traditionnellement plus chargées en activités ; à d’autres
moments, la disponibilité professionnelle est moins grande
(vacances des enfants…).
 La loi d’Illich
Risques :

• Confondre quantité et qualité de travail,

• Vouloir en faire trop au risque de mal faire.
Remèdes :

• Repérer ses limites et ses plages d’efficacité,

• Respecter ses cycles personnels,
• Faire des pauses au travail pour être plus productif
• Eviter de bloquer des créneaux de plus de 90 min sur
la même tâche.

« Prévoir des pauses! »

La Loi de Carlson : Loi des séquences homogènes

Faire un travail de façon

continue prend moins de
temps que de le faire en
plusieurs fois.
«Le travail en continu prend
moins de temps que le
travail en séquences.»
«Tout travail interrompu est
moins efficace.»
Sune Carlson, économiste suédois (1909-1999).
 Risques :
• S’habituer aux travaux en miettes
• faire beaucoup d’interruptions
Remèdes :
• Regrouper les tâches similaires et les traiter les
unes après les autres
• Se protéger des sollicitations extérieures
(mangeurs de temps et distractions) qui
morcellent le travail) en désactivant les
notifications mails, smartphones, facebook, etc,

« Privilégier les séquences de travail homogènes »

Loi de Murphy : Loi de l’emmerdement maximum (LEM),
Loi de la tartine beurrée,

«Chaque tâche prend toujours plus de temps

que prévu » Rien n’est aussi simple qu’on
l’imagine au départ.
«Tout ce qui peut mal tourner
va mal tourner » (« Anything
that can go wrong, will go
wrong »)
Edward Aloysius Murphy Jr., ingénieur
aérospatial américain (1918-1990)
 Risque :
Sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche et ne
jamais finir ce que l’on a commencé
Remèdes :
• Faire des bilans d’activité journalière,
• Intégrer préparation et maturation
• Prier au bon moment ou poser un jour de RTT
(réduction de temps de travail) quand ça tourne
vraiment mal.

« Développer son réalisme dans l’évaluation du temps »

 La loi de Taylor : loi de l’ordonnancement
«La nature des tâches (simple ou complexe) et le
moment de la journée influent sur le temps
utilisé»
A quel moment êtes-vous en forme
• Le matin?
• Le soir ?
• La nuit ?

"Respecter ses bio-rythmes !"

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 La loi de Taylor : loi de l’ordonnancement
• La loi de Taylor fait remarquer que « L’ordre
dans lequel nous effectuons une série de
tâches influe directement sur le temps qu’elles
nous prennent. »
• L’ordonnancement des tâches doit respecter :
• nos rythmes biologiques,
• la cohérence dans l’ordre choisi pour effectuer
des tâches.
 Lois de Laborit : La loi du moindre effort

Le comportement humain nous incite à faire en

premier ce qui nous fait plaisir, à choisir des tâches
qui nécessitent peu d’efforts, ce qui nous conduit
à reporter sans cesse certaines actions.

Henri Laborit (1914 -1995) médecin chirurgien et neurobiologiste

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 Lois de Laborit La loi du moindre effort
• Risques :
• Passer trop de temps aux tâches préférées
• Céder facilement à la procrastination
• Remèdes
• Planifier les tâches les plus ennuyeuses ou les
plus complexes et difficiles en début de
journée lorsque vous avez plus d’énergie.
• Se récompenser après en faisant une pause ou
en traitant une tâche plaisante.
 Loi de Fraisse : La loi de la dimension subjective

Cette loi est en relation directe avec la loi de Laborit

«La notion du temps est proportionnelle à
l’intérêt que l’on porte à la tâche »
• Une heure n’est pas toujours égale à une
heure.
• Le temps est subjectif : ce qui nous plait passe
vite, ce qui nous déplait semble s’éterniser…
• Le temps a à la fois une dimension objective et
subjective ou psychologique, qui dépend de
notre intérêt pour la tâche à accomplir.
Paul Fraisse : psychologue
 Loi de Fraisse
Risques :
• Considérer comme secondaire ce qui nous déplait et le
reporter indéfiniment.
• Avoir de la difficultés à mobiliser votre énergie et céder
facilement à la procrastination
• Passer plus de temps sur ce qui plait et non sur l’important
Remèdes :
• Alterner entre des tâches complexes, et tâches plus
plaisantes.
• Définir des créneaux fixes pour traiter des tâches complexes,
ainsi que des tâches plaisantes.
• Prendre conscience de la subjectivité du temps (ce qui nous
plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser.
 Récapitulation des lois
• 1 – Loi de Murphy – Anticiper, toujours tu feras
• 2 – Loi de Parkinson – Des délais courts et réalistes, tu te fixeras
• 3 – Loi de Carlson – Sur une tâche à la fois, tu te concentreras
• 4 – Loi de Douglas – Ton bureau chaque jour, tu rangeras
• 5 – Loi d’Illich – Des pauses régulières, tu t’octroieras
• 6 – Principe de Pareto – Sur les résultats, tu te concentreras
• 7 – Loi de Laborit – Par le plus difficile, tu commenceras
• 8 – Loi de Douglas – Prévoyant, tu seras
• 9 – Loi de Fraisse – De l’intérêt à ton travail, tu porteras
• 10 – Loi de Taylor – Dans le bon ordre, tes tâches tu réaliseras
• 11 – Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher – A ton rythme biologique, tu
t’adapteras
• 12 – Loi de Kotter – Tes victoires, tu célèbreras
• 13 – Bonus 1 – Du temps, tu investiras
• 14 – Bonus 2 – Te précipiter, tu éviteras
 Conclusion
• Les personnes qui travaillent en harmonie avec ces
différentes lois ont plus de succès… en essayant de
“contrer” dans des cas, certaines lois, dans
d’autres cas en essayant de faire avec…

• Comprendre ces lois est un premier pas vers

l’efficience et la bonne gestion du temps.
 Exercice
1. Parmi les règles d’une bonne gestion du temps
présentées précédemment, quelles sont celles qui
vous semblent les plus importantes, les plus utiles ?
2. Quelles actions à court terme comptez-vous mettre
en œuvre pour les transposer dans votre vie
professionnelle ?
3. Pensez-vous à d’autres règles qui vous seraient
personnelles pour mieux gérer votre temps ?