Cours de Gestion Du Temps 2023 PDF

GESTION DU TEMPS
Tutoré Par Wati Laurent ZOMA,

Gestionnaire Financier,
Directeur Général de TRILOGIE SARL
« La vie est courte et angoissante pour ceux qui oublient
le passé, négligent le présent et craignent l’avenir ».
SENEQUE
Cours de gestion du temps

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Sommaire
SYLLABUS DU COURS ...................................................................................................................... 4
INTRODUCTION ................................................................................................................................. 8
SECTION I : La gestion du temps : quelques notions ..................................................................... 10
1.1. Notion de temps ................................................................................................................... 10
1.2. La Gestion du temps............................................................................................................ 11
1.2.1. Principes de base.............................................................................................................. 11
1.2.2. La gestion du changement (Savoir changer de niveau) : ............................................. 14
1.2.3. Le coût du changement ................................................................................................... 15
1.2.4. La dimension qualitative du temps ................................................................................ 19
1.3. Savez-vous gérer votre temps ? Autodiagnostic ! ............................................................. 20
1.4. Quelques lois de la gestion du temps.................................................................................. 21
SECTION II : La gestion optimale du temps ................................................................................... 23
2.1. La gestion des priorités ....................................................................................................... 23
2.1.1. La mission de vie.............................................................................................................. 23
2.1.2. Distinguer l’important de l’urgent................................................................................. 23
2.2. L’organisation personnelle ................................................................................................. 25
2.2.1. Mauvaises habitudes ....................................................................................................... 25
2.2.2. Bien évaluer la durée ....................................................................................................... 27
2.2.3. Gestion n'est pas maîtrise ! ............................................................................................. 28
2.2.4. La planification ................................................................................................................ 28
SECTION III : Quelques outils de gestion du temps ....................................................................... 32
3.1. La dimension financière du temps ..................................................................................... 32
3.2. La délégation ........................................................................................................................ 32
3.3. La préparation et la tenue des réunions ............................................................................ 35
3.4. Outils didactiques de maîtrise du temps ........................................................................... 37
3.4.1. Le journal personnel ....................................................................................................... 37
3.4.2. L’agenda ........................................................................................................................... 39
3.4.3. L’échéancier ..................................................................................................................... 39
3.4.4. Le pense-bête.................................................................................................................... 39
SECTION IV : Illustrations vidéos .................................................................................................... 40
Court métrage 1 : le temps de penser ............................................................................................ 40
Court métrage 2 : le temps c’est la vie ........................................................................................... 40
Court métrage 3 : une journée tout à fait ordinaire ..................................................................... 40
Court métrage 4 : la prise de décision ........................................................................................... 40

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SYLLABUS DU COURS
DESCRIPTION DU COURS
L’être humain doit GÉRER ses 24 heures quotidiennes de façon à réaliser, de façon
optimale, toutes les activités quotidiennes : sommeil, travail, repas, toilette, distraction,
déplacement, relations, famille, etc. Mieux encore, il doit MAÎTRISER le temps afin
de rendre sa vie plus agréable.
Comment parvenir à gérer efficacement son temps et rendre ses journées plus
satisfaisantes ?
Comment garder la maîtrise de son emploi du temps pour une réelle efficacité ?
Telle est la finalité de ce Cours
OBJETCIFS DU COURS
Ce cours vise essentiellement à offrir aux étudiants (es) des techniques permettant une
utilisation rationnelle de leur temps. À la fin de ce cours, et grâce à des méthodes et
techniques simples à mettre en application, les étudiants (es) seront capables :
- D’identifier les erreurs couramment commises dans l’utilisation de leur temps,

- De faire un diagnostic sur l’utilisation de leur temps,
- D’organiser l’utilisation optimale leurs temps, afin de travailler avec efficacité et
satisfaction,
- D’utiliser les outils et techniques de gestion optimal du temps.
PLAN DU COURS
SECTION I : La gestion du temps : quelques notions

SECTION II : La gestion optimale du temps
SECTION III : Quelques outils de gestion du temps
SECTION IV : Illustrations vidéos

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APPROCHE PÉDAGOGIQUE
Le cours est conçu et animé de façon à développer de réelles aptitudes chez les
apprenants à bien gérer leurs temps aussi bien au niveau professionnel que personnel.
Un support de cours sous format PDF est mise à la disposition des apprenants.
Cependant, différents aspects et problèmes liés à la gestion du temps sont traités, en
détail, dans 4 courts métrages (films-vidéos). Pour certains de ces courts métrages, un
résumé est fourni dans les notes de cours. Pour visionner les courts métrages, l’apprenant
doit, au préalable, installer le logiciel RealPlayer ou le logiciel VLC. Par la suite, il est
conseillé à l’étudiant (e) de visionner les courts métrages dans l’ordre chronologique où
ils sont énumérés dans le plan du cours, car les thèmes traités sont complémentaires.
Par ailleurs, des vidéos illustratives sont associées à chaque chapitre pour faciliter une
meilleure appropriation des concepts étudiés.
A la suite des supports vidéo et PDF, des séances de visioconférence seront organisées
pour accompagner les apprenant dans leurs efforts de compréhension du cours.
ÉVALUATION
L’évaluation des étudiants se fera essentiellement sous deux formes :
- des évaluations formatives : au début de chaque séance de visioconférence, les

étudiants seront soumis à une évaluation d’une durée de 30 minutes visant à
s’assurer que le cours a été lu (supports PDF et support vidéos) et que les
concepts de base ont été compris. Ces évaluations feront l’objet d’une notation
contrairement à la coutume des évaluations formatives
- une dévaluation sommative à la fin du cours qui aborde l’ensemble des parties
du cours afin d’évaluation le niveau de compréhension global du cours.
Une note sera attribuée à chaque apprenant à l’issue de chaque évaluation.

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Par ailleurs, une noter de participation aux séances de visioconférence est
décernée à chaque apprenant. La participation à chaque séance rapporte 5 points
à l’apprenant.
La moyenne globale de l’apprenant sera calculée en faisant la synthèse des notes

obtenues lors des déférentes évaluations.

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CITATION
Alan LAKEIN : Gaspiller son temps, c’est gaspiller sa vie. Maîtriser son temps,
c’est maîtriser sa vie …
Marie-Hélène LE DOZE : Il ne suffit pas de travailler longtemps, il faut le faire

au bon moment !

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INTRODUCTION
Vous vous sentez surmené ? Vous sortez parfois du bureau tard, voire très tard ? Vous
avez l'impression que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à
résoudre, de tensions, de stress ? Peut-être est-il intéressant de vous pencher sur votre
gestion du temps et mettre en place quelques principes simples, mais efficaces afin de
faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !
➢ « Je n’ai pas assez de 24 heures dans une journée …

➢ Le temps passe trop vite…
➢ Je ne m’en sortirai jamais …
➢ Le trimestre est trop court … »
➢ Je n’ai pas vu passer le temps »
Autant de complaintes que l’on entend fréquemment dans les bureaux, les universités,
les maisons, bref, dans tous les lieux où doit s’effectuer un travail, une activité
quelconque ou un ensemble d’activités.
Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque
minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc
passer maître dans l’art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle.
Celui qui serait tenté de ne pas en tenir compte se verrait bien vite rattrapé par l’horloge,
le calendrier ou encore un agenda rempli de multiples rappels à l'ordre… Car s’il est
tentant et délicieux d'oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est
bien autrement dans la vie professionnelle où tous les protagonistes courent après des
délais de plus en plus serrés.
Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux :
➢ gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps

de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc.
➢ se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de vos
collaborateurs, vous formez ou bien simplement pour souffler et prendre l'air.
➢ se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une

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charge mentale diminuée.
Nos réussites, nos échecs, nos performances dans quelque domaine que ce soit, voire
notre « mieux être général », sont intimement liés à notre capacité à agencer de façon
harmonieuse, et dans les délais impartis, toutes les activités que nous devons réaliser.
Bref à gérer de façon optimale les 24 heures dont nous disposons au cours d’une journée.
La gestion du temps. Ce concept paraît tellement simple, mais il s’avère que la plupart
des gens éprouvent des problèmes plus ou moins sérieux à l’intégrer dans leur vie
quotidienne.
D’aucuns diront que le temps est un concept… Ceci est plus que probable ! Toutefois,
dans nos contrées, il faut bien faire avec, notamment au travail...
➢ Comment mieux gérer son temps afin d'être plus efficace, plus productif, mais
aussi plus serein ?
➢ Comment parvenir à gérer efficacement son temps et ainsi rendre ses
journées plus productives ?
➢ Comment parvenir à faire tout ce que l’on doit faire au cours d’une journée, à
bien le faire, à le faire avec plaisir et même avec passion ?
Le cours sur la Gestion du temps veut répondre à ces questions fondamentales et

combien cruciales pour notre vie quotidienne. Mais dès le départ, il importe de savoir
que la gestion optimale du temps n’est pas une recette. C’est une technique qui nécessite
méthode, organisation et utilisation de bons outils.

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SECTION I : La gestion du temps : quelques notions
1.1. Notion de temps
« Time is money dit l’adage américain ».
Sans référer à la stricte valeur monétaire, il semble, pour certaines personnes que le
temps soit si rare, et partant si précieux, et qu’il joue un rôle tellement important dans la
vie, qu’on doive lui accorder une forte valeur monétaire, à l’image de toute autre
ressource rare. De plus, étant donné que l’argent est une base de référence connue de
tout le monde, l’analogie est donc facilement compréhensible par tous.
Toutefois, si cet adage peut trouver plus facilement justification dans le contexte nord-
américain, il n’est nécessairement pas vrai dans le contexte global de la vie humaine.
En effet, :
- tout être vivant en général, et l’être humain en particulier, ne dispose que de 24

heures dans une journée. Il n’aura pas accès à une minute de plus et ce quel que soit
sa volonté, son pouvoir, sa richesse, son statut social ou hiérarchique, etc. Le temps,
en termes de durée, est en fait, avec la mort, le seul élément devant lequel tout être
humain est égal. Nous ne disposons donc que de 24 heures dans une journée pour
accomplir toutes les tâches.
- Notre crédit-temps, renouvelable chaque jour, nous est également retiré à la fin de
chaque journée. Contrairement donc à l’argent, le temps est impossible à
économiser, tout comme il est impossible à capitaliser.
- Par-dessus tout, on ne peut arrêter le temps. Quoi que l’on fasse, quelle que soit
l’activité en cause, le temps poursuit inexorablement son cours, au même rythme.
Il revient donc à chaque personne ou à chaque groupe de personnes, de prendre les

dispositions nécessaires afin d’utiliser, de façon optimale, les 24 heures quotidiennes
qui lui sont allouées.
Le concept temps, peut prendre, selon les individus, divers sens aussi valables les uns
que les autres. De toutes ces définitions possibles, un consensus se dégage : le temps est

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considéré sous deux angles : l’angle physique (froid, chaleur, vent, pluie, neige…) et
l’angle de la durée (année, journée, heure, minutes, secondes).
Au sens de la durée le temps est, par consensus cette période que l’être humain
passe, du jour de sa naissance à celui de sa mort. Au moment présent de son existence,
l’être humain parle de TEMPS PRÉSENT. Toutes les périodes précédant le temps
présent sont considérées comme étant le PASSÉ. Par ailleurs, toutes les périodes
postérieures au temps présent représentent le FUTUR.
Dès lors, l’être humain a la possibilité ou la faculté de se servir des expériences du passé,
afin de coordonner ses agissements actuels et, éventuellement, planifier son futur.
L’avenir, le futur ne sera meilleur (par rapport au passé et/ou au présent) que pour celui
qui saura se servir judicieusement des expériences acquises, afin :
• de les intégrer, harmonieusement dans les activités à venir, du moins celles qui
sont prévisibles,
• d’anticiper le cours des choses,
• de gérer les imprévus.
Cela nécessite un changement qui comporte un coût.
1.2. La Gestion du temps

1.2.1. Principes de base
La gestion du temps est une démarche regroupant des techniques et des attitudes dans le
but d’arriver à s’assurer de la bonne utilisation de la ressource temps dont on dispose.
Elle réponse avant tout sur un ensemble de principes de base dont les principaux sont :
➢ Être organisé
Courir après mille lièvres à la fois ne fera pas de vous une personne plus efficace ou
productive. Ce n'est pas parce que vous aurez un emploi du temps surchargé que vous
serez davantage productif. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.

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Par exemple, chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en
vrac sur votre bureau alors que toute votre équipe vous attend pour une revue pourrait
bien nuire à la productivité de toute votre équipe.
Ainsi, planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré
efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est
une première étape vers une gestion fine du temps.
➢ Se fixer des objectifs personnels
Savoir où l'on va. Voici un autre pilier en matière de gestion du temps. Les objectifs
permettent d'avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir
aisément et précisément savoir où on en est et ce qu'il reste à accomplir, d'autant
plus s'ils sont S.M.A.R.T. - Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et
Temporellement définis.
Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même
quotidiens afin d'articuler plus adéquatement le temps à votre disposition.
➢ Définir ses priorités
Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace et effective, mais aussi
de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon
escient plutôt qu'à se laisser submerger par ce dernier.
De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi
gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires :
- Identifier les tâches à accomplir,

- Analyser le degré d'urgence et d'importance,
- Agir adéquatement,
- Faire un point régulier.
➢ Ne plus procrastiner
Remettre à plus tard quelque chose que l'on peut faire sur le moment est un réel frein à
l'action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et
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de respect des délais, par exemple. C'est également une source de tensions, de
démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.
Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises
habitudes dont il est préférable de se délester.
Cessez de remettre à plus tard pour davantage d'efficacité !
Par-dessus tout, ayant le courage d’entamer quelque chose. Plonger dans l’eau est une
étape incontournable si vous souhaitez apprendre à nager. Aussi, rappelez-vous que la
plus longue distance à parcourir commence toujours par un pas et ensuite un deuxième
pas et ainsi de suite.
Le temps ne s’arrête pas, il vaut alors mieux risquer d’échouer que de passer son temps
à ne rien tenter.
➢ Savoir dire non
Être à même d'exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet
de s'affirmer et se faire respecter, mais cela évite également de se laisser submerger
par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.
➢ Augmenter sa capacité de concentration
Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode "travail".
Être pleinement à ce que l'on fait est un gage d'efficacité. Savoir se concentrer permet
d'évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et
distractions environnantes pour s'ancrer totalement dans le moment présent et ainsi
gagner en productivité.
➢ Prendre des pauses
Un individu n'étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des

journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l'air, respirer est tout sauf
contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et
oxygéner le cerveau.

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1.2.2. La gestion du changement (Savoir changer de niveau) :
La qualité première que devrait avoir un individu qui désire avoir un avenir meilleur
réside dans sa capacité à déterminer, à définir les véritables niveaux de ce qui lui cause
problème et, par la suite, à mener l’action appropriée. Pour ce faire, cet individu doit
être capable, face à la difficulté, de changer de niveau, c’est-à-dire d’éviter le piège de
l’obstination et, ainsi, être en mesure de se placer dans une position d’alternative
permettant une quelconque forme d’évolution.
Etes-vous obstiné, stratège ou héro ?
• L’obstiné est l’individu qui, face à une difficulté, tourne en fait, par son attitude
et/ou son comportement, le dos à la solution. En effet, pour adopter une attitude
qui permet de trouver la véritable solution au vrai problème, il faut être capable
de changer de niveau, c’est-à-dire de renverser son système de valeur pour
passer du stade de héros en puissance qui sommeille en nous, à celui de
stratège de sa propre vie.
• Le schéma qui suit montre un individu qui, dans son canot, descend la rivière à
partir du point A pour se rendre au point B. Lors du périple, cet individu peut se
comporter, soit en héros, soit en stratège.

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Le héros va sauter sur l’aubaine de la performance à réaliser. Seul avec lui- même, il
va se jeter dans l’effort, pagayer en toutes rames et s’arrêter, épuisé, au point 3. Il va
savourer sa victoire sur les éléments, se reposer … et s’apercevoir alors qu’il est au
point 5 et qu’il avait dépassé depuis longtemps l’embranchement de la rivière qui
mène au point B. Il maudit le ciel, fait demi- tour à contre-courant, et arrive au point B
tard et au bord de la syncope.
Le stratège, lui aussi sait qu’il veut atteindre le point B. Mais pour cela, il sait qu’il doit
prendre le bon embranchement au bon moment. En attendant, il va se laisser porter par
le courant favorable, jeter l’œil autour de lui pour saisir les bons tourbillons et éviter les
branches immergées. Quand il arrive à l’embranchement, il se met dans le bon courant
en quelques coups de pagaie. Quand il arrive au point B, il est frais et dispos, prêt à
accomplir n’importe quelle tâche, enrichi de ses observations tout au long du trajet.
Lequel de ces individus avons-nous souvent tendance à admirer ?
Au départ, notre choix se porte généralement sur le héros, à cause des performances
physiques réalisées. Mais lequel est le plus efficace ?
Le stratège. En effet, quelle que soit sa sphère d’activités, le stratège va prendre le temps
d’étudier le dossier ou, dans ce cas- ci le parcours, avant de démarrer. Ces instants
consacrés à la préparation, à l’étude du dossier ou du parcours lui permettent d’éviter
les écueils et d’arriver plus frais à destination.
En d’autres mots, le stratège sait qu’il doit « perdre du temps pour en gagner ». Il sait
qu’en réalité, ce qui semble être une perte de temps (dans la préparation, dans la
réflexion, dans l’étude préliminaire des documents d’accompagnement, etc.), n’en est
pas une. Au contraire. Toute action rentable impose, avant d’être débutée, un minimum
de temps de réflexion.
1.2.3. Le coût du changement
De ce qui précède, il ressort que toute action nouvelle nécessite un investissement, en

effort, en persévérance, en conviction, en discipline, etc. En ce qui concerne la gestion
du temps, celle-ci repose essentiellement sur un capital de bonnes habitudes. Constituer

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ce capital, l’actualiser en permanence nécessitent changement et apprentissage. Le
schéma suivant montre la courbe type d’un processus d’apprentissage réussi :
Ce schéma montre en A et en B, deux phases de stagnation situées à des niveaux

différents. Chaque phase de stagnation est précédée d’une phase de progression. Le défi
consiste à passer de la phase A à la phase B en traversant une phase critique qui, si non
maîtrisée et réussie, abouti à l’échec de tout le processus. Cette phase critique
correspond au coût d’apprentissage. Dans le schéma, elle correspond à une étendue
d’eau que l’on doit traverser avant d’entamer la deuxième phase de progression. Si l’on
ne met pas l’effort nécessaire, la persévérance, le courage, etc., les risques de ne jamais
atteindre la rive et de sombrer au fond des eaux sont élevés.
Si l’on parvient à passer cette phase, on peut alors prétendre à la phase B, laquelle est
située à un niveau supérieur par rapport à la phase A. Le changement sera alors opéré et
de façon durable.
Ainsi, ne pas tenir compte du coût entre les deux phases de progression mène droit au
découragement … et à l’échec. Il est donc utile, auparavant, de se demander si l’on est
prêt à payer le prix du changement.
• Les cinq questions à se poser avant d’entreprendre le changement sont :
1. Le changement à entreprendre correspond-il à mes objectifs ?

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2. Quel en est le prix ? Quels en sont les effets ? Le jeu en vaut-il la chandelle ?
Comment en réduire le coût ?
3. Est-ce le moment opportun ?
4. Ai-je la marge de manœuvre nécessaire ?
5. Quand ferai-je le bilan ?
Le changement envisagé a toute chance de réussir si une réponse positive est apportée à
chacune des questions précédentes. Dans le cas contraire, il est conseillé de reprendre
les questions dans l’ordre et de chercher à se doter de moyens permettant de leur donner
une réponse positive.
Afin de rendre concrets les acquis des théories énoncées précédemment, il vous est
suggéré de mener, à titre personnel, les actions suivantes au cours des 3 prochaines
semaines :
• 1ère semaine : Noter systématiquement toutes les actions que vous menez chaque
jour ainsi que leur durée
• 2e semaine : Analyser chacune de vos actions. En résumé, vous devez être en

mesure de répondre à la question suivante : Est-ce que tout ce que je fais doit
être réellement fait ?
• 3e semaine : Adopter de nouvelles attitudes en fonction de la réponse donnée à

chacune de vos activités lors de la 2e semaine : planification, classement, priorités,
etc.
• Extrait de : « Optimiser son temps pour mieux vivre » par Etienne

Gless, L’Entreprise, no 172.
Pour ce faire utiliser la grille ci-après pour apprécier les tâches.

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Grille d’évaluation des tâches

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1.2.4. La dimension qualitative du temps
La qualité du temps passé importe plus.
Où commence le temps de travail, où se termine-t-il ? La frontière s'estompe. Dans de

très nombreuses professions, il devient impossible de délimiter début et fin de
production.
Comment mesurer, par exemple, le temps de réflexion, indispensable à bon nombre

d'activités ? Impossible à quantifier.
Comment continuer à compter en temps alors qu'il est évident que la tension nerveuse
produite par une heure de concentration intense n'est pas la même que lors d'une heure
de négociation menée pied à pied avec un client particulièrement difficile à convaincre
? Une heure ne vaut pas une heure.
Le temps comporte plusieurs dimensions : le plaisir, la tension mentale, l'efficience du

temps passé, l'apprentissage, l'enrichissement personnel, la valeur ajoutée, etc. Subi, le
temps engendre stress, tensions et insatisfaction, et l'on se dit : " J'ai perdu mon temps.
"
Apprivoisé, maîtrisé, il donne de la valeur à notre vie.
Ce n'est pas la quantité du temps passé qui importe, mais sa qualité. D’où l’importance
d’apprendre à gérer son temps : pour gagner en efficacité, diminuer son stress et,
pourquoi pas, vivre mieux.
La bonne question à se poser en fin de journée, ce serait alors celle-ci : " Me suis-je
enrichi durant ce temps-là ?"
Aussi, comme le rappelle Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur du Nouvel art du temps,

il faut toujours garder quelques évidences à l'esprit : " Le temps passe sans s'arrêter ; on
peut en perdre, pas en gagner ; on ne peut qu'en faire un meilleur usage ; maîtriser son
temps, c'est se maîtriser soi-même. "

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1.3. Savez-vous gérer votre temps ? Autodiagnostic !
Avant d’approfondir davantage les notions de gestion optimale du temps, nous vous
recommandons impérativement de faire ce test d’autodiagnostic afin de vous situer par
rapport à la gestion actuelle de votre temps
• Savez-vous gérer votre temps ? Autodiagnostic ! par Jean-Louis Muller
Pour le savoir, utilisez cet outil pratique et répondez le plus directement possible, si vous
acceptez de jouer le jeu ! VEUILLEZ FAIRE LE VRAI TEST
Voici une série de 30 comportements ou attitudes efficaces pour rester maître de son
temps. Vous cochez plutôt oui ou plutôt non.
• Interprétation des résultats
• Entre 25 et 30 points : Gestion du temps très efficace. Conservez cet acquis.
• Entre 20 et 24 points : Bonne gestion du temps. Vous êtes sur la bonne voie.
• Entre 12 et 19 points : Consacrez du temps à mieux gérer votre temps.
• Entre 0 et 11 points : Attention aux stress.
Certains comportements ou attitudes décrits dans l’autodiagnostic peuvent vous

surprendre. Pourquoi, en effet, évoquer les négociations, l’information, les relations
avec les autres dans un test portant sur le temps ?
• La bonne gestion du temps ne résulte pas seulement d’une application sérieuse

des méthodes de planification. Elle suppose aussi un état d’esprit, une attitude
devant la vie.
• Le temps c’est de l’argent dans ce sens qu’il permet d’en gagner, il est aussi du
plaisir ; mais aussi la vie qui passe. C’est pourquoi cet autodiagnostic privilégie
les attitudes sur les techniques et les méthodes.

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1.4. Quelques lois de la gestion du temps
Selon Étienne Gless, l’usage du temps dépend de quelques constantes psychologiques

qu’il importe de prendre en compte pour ne plus en être victime.
• La loi de Laborit
Chaque individu a une inclination naturelle à d'abord faire les choses qui lui font plaisir.
Loi du désir ou du moindre effort, en somme. Pour y résister, il n'est pas d'autre solution
que de se faire violence. Commencez par le plus pénible.
• La loi de Fraisse
Le temps comporte une dimension psychologique, qui est fonction de l'intérêt porté à
l'activité effectuée. Plus l'intérêt est grand, plus le temps passe vite. Conséquence : vous
risquez de consacrer trop de temps à ce qui vous fait plaisir et de vous débarrasser trop
rapidement des activités que vous abhorrez.
• La loi de Murphy
Chaque chose prend toujours plus de temps qu'on ne le prévoyait au départ. Pour
échapper à cette fatalité, évaluez toujours le temps qu'il faudra consacrer à l'exécution
d'une tâche en y intégrant l'imprévu.
• La loi de Parkinson
Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effectivement, sans que
le résultat soit forcément meilleur. Pour éviter ce genre de dérive, fixez- vous des
échéances.
• La loi d'Illich
Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité professionnelle décroît, voire devient négative.
Le principe des rendements décroissants vaut aussi pour l'homme. Pour vous soustraire
à cette loi, n'abusez pas de vos forces, ménagez-vous des pauses, prenez le temps de
souffler.

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• La loi de TAYLOR
L'ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps
qu'elles nous prennent. Apprenez donc à trouver le bon ordre, en tenant compte de votre
propre rythme : si vous êtes en grande forme le matin, ne gâchez pas votre énergie à trier
votre courrier !

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SECTION II : La gestion optimale du temps
2.1. La gestion des priorités
Ce point découle directement de la loi de Taylor qui recommande de trouver le bon ordre
dans l’exécution des tâches. En effet trouver le BON ordre implique non seulement la
classification des tâches, mais également la hiérarchisation des priorités.
2.1.1. La mission de vie
On ne peut définir des priorités tant qu’on ne sait où on va. La gestion du temps et donc
des priorités n’a de sens que lorsqu’on s’est fixe une raison d’être, des buts et des
objectifs.
Découvrir et formaliser sa mission de vie est une base dans la gestion optimale du temps.
La mission de vie, c'est cette idée comme quoi chacun d’entre nous est là, sur cette terre,
dans un but bien précis. Trouver sa mission de vie, c'est donner du sens à sa vie, c'est
allumer ce feu qui sommeille en nous et nous pousse à aller de l'avant, à se dépasser et
à accomplir plein de choses.
Cette mission de vie nous permet de définir une vision à long termes, des buts et des
objectifs à atteindre, des actions à entreprendre et des ressources à mobiliser. Le temps
étant lui-même une ressource, voir même la principale ressource, la mission de vie nous
permet d’orienter la façon dont nous utilisons notre temps. Plus important, elle nous
permet d’identifier nos priorités et de tirer un meilleur profit de notre temps.
2.1.2. Distinguer l’important de l’urgent
En fait, une bonne gestion du temps nécessite méthode et organisation. Pour cela, le
simple « bon sens » doit être omniprésent. Ainsi, pour gagner du temps ou pour en perdre
le moins possible, il faut faire la part de l’urgent et du secondaire. Il faut commencer par
arrêter « l’actionnisme » et établir un vrai plan de travail. Il faut apprendre à programmer
les tâches urgentes, importantes ou négligeables. Cette programmation est connue sous
le nom de PRINCIPE D’EISENHOWER, général américain chargé pendant la seconde
guerre mondiale d’organiser le débarquement en Normandie, et Président des États-

23
Unis d’Amérique de 1953 à 1961. Eisenhower classait les tâches selon leur degré
d’urgence et d’importance :

24
2.2. L’organisation personnelle
À long terme, la seule façon d’être productif, d’être efficace et de gagner du temps est
de S’ORGANISER. S’organiser signifie être capable de mettre de l’ordre dans son
emploi du temps, hiérarchiser ses priorités, se servir de bons outils, déléguer, et ne pas
hésiter à ranger et à classer ce qui doit l’être. Bref, pour gagner du temps, il faut
privilégier méthode et organisation. Il faut s’organiser pour gagner du temps.
L’exemple typique de cet impératif se retrouve chez les dirigeants d’entreprises ou

administratifs. En effet, l'éternel problème rencontré chez la plupart des dirigeants est le
manque de temps... Comment parvenir à gagner du temps alors que les contraintes
actuelles obligent les personnes responsables d'une entreprise à prendre en mains de plus
en plus de tâches qu'elles soient administratives ou autres ?
La plus grande difficulté consiste à différencier ce qui est réellement important et ce qui
l'est moins. Ainsi, face à une action, quelle qu'elle soit, le cadre devrait se poser les
questions suivantes :
• Quelle est la prochaine action à entreprendre ?

• Combien de temps cela va-t-il prendre ?
• Est-ce que cela peut être délégué ?
En clair, le seul moyen d'être efficace à long terme et d'avoir plus de temps pour soi,
c'est de s'organiser... Mais pour cela, il faut du temps !...
Les sondages nous annoncent que les cadres à responsabilité, et en particulier les
femmes, se plaignent plus que jamais du stress et du manque de temps, bien plus que du
manque d'argent, de liberté, etc.
Face aux innombrables sollicitations, certaines personnes craquent, d'autres

s'organisent. La plupart ont mal à leur temps et ne savent pas que ça se soigne.
2.2.1. Mauvaises habitudes

25
Examinons quelques-unes de nos nombreuses manières de gâcher notre temps. Que ce
soit au travail ou à la maison, nous avons des tâches à accomplir. Petites ou grandes, ce
sont elles qui ponctuent nos journées.
Mais c'est nous qui, en principe, choisissons dans quel ordre les effectuer et qui décidons
des priorités. Ainsi, nous faisons d'habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile; ce
que nous savons faire avant ce qui est nouveau; ce qui est urgent avant ce qui est
important; ou encore ce que d'autres nous demandent avant ce que nous avons choisi.
Ce n'est pas tout. Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda prendra le pas
sur des travaux auxquels nous n'avons pas affecté d'horaire. Nous sommes souvent
plus disponibles pour les interrupteurs que pour nos propres priorités. De même, nous
traitons plutôt les problèmes dans l'ordre où ils se présentent, ce qui n'a pas forcément
de rapport avec leur ordre d'importance.
Quand plusieurs personnes dépendent de nous (clients, subordonnés, enfants, femmes,

amis, etc.), nous nous occupons d'abord de celles qui réclament le plus bruyamment,
même si leurs problèmes ne sont pas forcément les plus urgents.
• Cinq « modèles »
Un psychologue, le Dr Kahler, a mis en évidence les cinq injonctions les plus courantes
dont nous sommes, souvent sans le savoir, tributaires dans nos actions. (...) :
1. Les « dépêche-toi » croient que si l'on peut réaliser quelque chose en prenant son
temps, ce ne doit pas être important. Ils ont besoin de précipitation pour se sentir
justifiés. Aussi leur suffit-il de s'y prendre à la dernière minute, au prix d'un stress dont
ils peuvent se plaindre à voix haute.
2. Les « sois parfait » ne savent pas s'arrêter dans la mise au point des derniers détails.
Ils perdent du temps à ranger, raffiner, contrôler, garantir. Ils auront du mal à décider,
car ils craindront de manquer d'une information cruciale. Leur perfectionnisme les met
en retard et les empêche de prendre du recul.
3. Les « fais-moi plaisir » disent souvent oui quand ils pensent non et se retrouvent
embarqués dans une série d'activités dont ils n'ont que faire. Ils n'aiment pas annoncer
26
une nouvelle désagréable, ce qui les amène à laisser en souffrance des situations qui se
détériorent. (...) Confrontés aux engagements qu'ils n'ont pas pu tenir, ils sont
consternés, mais ont bonne conscience, puisqu'ils voulaient faire plaisir.
4. Les « essaie encore » pensent que ça ne peut être que dur et difficile. Si ça ne l'est
pas, ils ne prendront pas le problème au sérieux. Ils se justifient davantage dans l'effort
que par les résultats. Pour eux, plutôt que d'aboutir, il est plus important que l'on sache
qu'ils n'ont rien ménagé... et guère dormi.
5. Les « sois fort » n'ont besoin de personne. Ils doivent trouver seuls les solutions, et
ne savent pas déléguer. Ils n'expriment pas de faiblesses, ne se plaignent pas. Ils prennent
sur eux, serrent les dents et tiennent à avoir eu raison. Droits sur la passerelle, ils sauront
couler avec le bateau.
2.2.2. Bien évaluer la durée
L'appréciation toute simple du temps qu'il faut pour faire les choses, bref l'expérience
de la durée, n'est pas donnée à tout le monde.
Si l'on aspire à maîtriser son temps, c'est pour vivre mieux, pas seulement pour gagner
du temps. (...) On fait un travail sur soi-même, on réfléchit à la manière dont on vit, et
chacun en tire les conclusions qu'il juge utiles. La démarche est donc plus profonde et,
espérons-le, plus féconde que celle d'une amélioration des performances.
Comment faire ?
• Réorganiser nos priorités
Nous faisons ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît, ce qui va vite avant ce qui prend
du temps... Nos priorités ne sont pas forcément les meilleures.
• Évaluer la durée de nos activités
Apprécier le temps dont on a besoin pour faire les choses n'est pas facile. Or ce sont les
petites erreurs d'évaluation cumulées qui font les grands retards.

27
2.2.3. Gestion n'est pas maîtrise !
Gérer son temps, c'est gagner en efficacité : on accomplit davantage dans la même
journée. Maîtriser son temps, c'est réfléchir à la façon dont on vit et en tirer les
conclusions qu'on juge utiles. Un travail sur soi qui s'avère plus fécond.
2.2.4. La planification
Emprunté au langage militaire, planifier signifie prévoir :
Il s’agit donc de prévoir l’organisation de son temps, et non de la subir. La planification

doit être faite autant pour les tâches quotidiennes que pour les projets à long terme.
La désorganisation entraîne l'inefficacité, elle empêche de se concentrer sur l'essentiel,

elle est une source de fatigue et de stress. On a tendance à accomplir les tâches les plus
courtes, les plus faciles, les plus agréables, les plus nouvelles ou les plus "urgentes",
sans se demander si ce sont les plus importantes.
Il est indispensable de s'organiser si l'on veut faire son travail avec plus d'efficience et
d'efficacité et en tirer plus de satisfaction. Il faut pour cela déterminer ses objectifs, les
classer par ordre de priorité et ensuite s'employer efficacement à les atteindre. Voici
quelques idées :
Les tâches à haut rendement : On a coutume de dire qu'environ 20% des tâches que
nous accomplissons produisent 80 % des résultats que nous obtenons. On peut discuter

28
ces pourcentages, mais en gros, cette idée paraît intuitivement juste. Il est donc logique
de se concentrer sur ces 20% de tâches "à haut rendement".
Pour s'organiser, il faut commencer par déterminer ses objectifs et identifier les tâches
à accomplir pour les atteindre. Il faut ensuite se concentrer sur les tâches à haut
rendement. Il restera peut-être à exécuter les autres tâches, mais on pourra leur assigner
un ordre de priorité moins élevé.
Les tâches remises à plus tard : On pourrait comparer une grosse tâche à une baleine.
De loin, elle n'a pas l'air si énorme, mais au fur et à mesure qu'elle se rapproche, elle
paraît de plus en plus grosse et de plus en plus impressionnante. Ne remettez pas à plus
tard une grosse tâche, même si elle n'est pas (encore) urgente. Sinon, elle deviendra de
plus en plus redoutable, vous serez de plus en plus tendu et vous risquerez de la différer
encore davantage. En fin de compte, soit vous la bâclerez, soit vous ne la finirez pas en
temps voulu.
Si vous vous trouvez devant une grosse tâche, il convient de la découper en plusieurs
tâches qui seront moins impressionnantes et que vous pourrez plus aisément intégrer
dans votre programme de travail. L'achèvement de chacune fait éprouver un sentiment
de satisfaction. Il faut s'y consacrer un peu chaque jour, un peu chaque semaine, ...
Comment fait-on pour manger une baleine ?
« On la découpe en petits morceaux. »
Les tâches inachevées : Les tâches inachevées pèsent-elles aussi sur votre subconscient,
même après le travail. Aussi, chaque fois que possible, offrez-vous quelque chose de
gratifiant en finissant une tâche.
Votre environnement : Si le désordre vous entoure, il vous ralentit et peut aussi peser
sur votre subconscient, et donc constituer un facteur de stress. Un bureau bien organisé
est agréable et donne l'impression (juste) que vous êtes efficace.
- Investissez un peu de temps dans l'organisation de votre lieu de travail.
- Luttez contre la tendance naturelle à accumuler les papiers.

29
- Lorsque vous avez fini, rangez les papiers ou jetez-les.
Pour être efficaces, nous devons d'abord savoir ce que nous avons à faire, c'est- à-dire
quels sont nos objectifs. Puis nous devons utiliser de manière efficiente les ressources à
notre disposition pour atteindre ces objectifs. Le temps, y compris notre propre temps,
est une ressource limitée que nous devons gérer. Voici une démarche possible :
• Déterminez vos objectifs. La plupart d'entre nous travaillons dans plusieurs

domaines d'activité, et la première chose à faire est de les recenser. (La
consultation de la description de poste peut nous aider à en éclaircir la nature.
Une liste des tâches de caractère continu ou répétitif peut également être
utile.) Pour chaque domaine (une demi-douzaine au maximum), déterminez
les résultats qualitatifs et quantitatifs que vous souhaitez ou devez obtenir.
Classez-les par ordre d'importance décroissante. Ce sont vos objectifs.
• Examinez vos tâches actuelles. Déterminez celles de vos tâches qui sont les plus
importantes pour atteindre vos objectifs. Ce sont les tâches à haut rendement, sur
lesquelles vous devez vous concentrer. (Souvenez-vous du principe 20/80
examiné dans le premier numéro de "La gestion en pratique".) Demandez-vous
s'il y a d'autres tâches que vous devriez faire mais ne faites pas.
• Classez vos taches. Répartissez vos tâches dans les quatre catégories suivantes,
déterminées à l'aide de deux critères, à savoir l'importance (haut rendement) et
l'urgence :
- Tâches importantes et urgentes : Concentrez-vous sur elles

- Tâches importantes et non urgentes : Déléguez en contrôlant de près ou
prévoyez de faire vous même
- Tâches non importantes mais urgentes : Déléguez ou faites vous-même
- Tâches ni importantes ni urgentes : Éliminez, déléguez.
• Planifiez les tâches. En partant des dates limites, et en tenant compte de la

quantité de travail à accomplir, établissez votre calendrier pour les quelques mois
à venir. Fractionnez les tâches et fixez-vous des dates limites intermédiaires en

30
tenant compte des contributions attendues d'autrui. Prenez aussi en considération
le temps nécessaire à l'exécution des tâches courantes et laissez une marge pour
les imprévus.
• Évaluez l'état d'avancement de vos travaux. Sachez où vous en êtes par rapport
aux résultats escomptés et aux dates limites, et mettez votre calendrier à jour en
conséquence. Recommencez l'exercice tous les six mois. Votre calendrier des
tâches une fois établi, une planification quotidienne est essentielle à l'utilisation
efficace de votre temps.
• Planification quotidienne. L'utilisation efficace du temps requiert un plan à

long terme. Cependant, le travail se fait au jour le jour et nous devons veiller à
l'utilisation efficiente de chaque journée. Voici quelques suggestions :
- Le soir, avant de partir, préparez l'emploi du temps du lendemain et

déterminez les résultats que vous espérez obtenir.
- Organisez votre journée en fonction de votre rythme personnel, en
réservant les tâches importantes aux moments où vous êtes le plus en
forme.
- Les interruptions et le passage continuel d'une activité à l'autre sont des
pertes de temps. Faites une chose à la fois.
- Réservez à heures fixes des plages de temps où vous ne devez pas être
dérangés et informez-en vos collaborateurs. Nous avons tous, y compris
(et peut-être surtout) les secrétaires, besoin de disposer de laps de temps
pendant lesquels nous ne serons pas interrompus pour pouvoir mener à
bien les grosses tâches.
- Accordez aux tâches que vous devez faire la priorité sur celles que vous
devriez ou que vous pourriez faire.
- Ne remettez pas les corvées au lendemain, de peur qu'elles ne
s'accumulent. Essayez de prévoir au moins une tâche gratifiante par jour.

31
SECTION III : Quelques outils de gestion du temps
3.1. La dimension financière du temps
Nous avons facilement tendance à penser que temps "ne coûte rien" puisque nous
sommes à notre poste au moins 40 heures par semaine, quelles que soient notre activité
et notre efficience. Pourtant, si nous faisions notre travail plus efficacement, nous
pourrions en faire plus. L'Organisation dans son ensemble accomplirait alors davantage
de travail, ce qui constituerait une augmentation de son efficience.
Le tableau "Coûts moyennes de personnel" fait apparaître le coût d'un travailleur par
jour, par heure et par minute, compte tenu des traitements, indemnités, contributions au
titre des pensions, etc.
On n’oublie souvent de se poser certaines questions qui s’avèrent pourtant très

pertinentes :
• Demandez-vous combien coûte l'attente des participants à une réunion de

plusieurs personnes qui commence en retard. Ensuite, demandez-vous si le coût
de la réunion était justifié ;
• Pour les tâches quotidiennes, demandez-vous si le résultat justifie la dépense ;
• Pour toute activité envisagée, considérez les dépenses en temps de travail qu'elle
exige ;
• Considérez le temps comme une marchandise ;
• Déléguer une tâche permet de la faire à un moindre coût.
3.2. La délégation
La délégation consiste à attribuer l’exécution d’une tâche à un collaborateur. La

délégation obéit à des règles strictes :
• donner les moyens d’accomplir les tâches;

• formaliser les instructions;
• fixer une échéance;

32
• contrôler l’accomplissement de la tâche;
• savoir épauler si nécessaire;
• encourager et remercier.
Concrètement, comment faire ?
• Définir des objectifs

• Donner du sens
• Préparer les personnes concernées par la délégation
• Négocier ensemble sa mise en place
• Communiquer
• Ecouter
• Définir ensemble le cadre et les règles
• Accompagner
• Faire circuler l'information
• Rétablir la complémentarité entre confiance et contrôle
• Faire le bilan, évaluer la tâche réalisée et être Reconnaissant
La délégation n’est pas :
• se débarrasser d’une tâche;

• occuper les gens;
• refiler une mission impossible à réaliser;
• montrer qu’on est le chef;
• distribuer ce que l’on ne sait pas faire;
• confier des missions mal définies
La délégation procède d’une logique qui est celle de la communication. Certaines étapes
doivent précéder d’autres selon un enchaînement rigoureux. Le processus de
délégation comporte au moins trois phases : la phase de préparation, la phase de mise
en œuvre et la phase de contrôle.
Gérald Chamming’s démontre que la délégation comporte des avantages pour tout le
monde :

33
➢ Pour le délégant (celui qui délègue) :
• Peut jouer son vrai rôle d’encadrement

• Ne pas être surchargé, débordé, surmené et au bord de la rupture, noyé dans les
détails d’exécution
• Avoir le temps de se concentrer «sur les tâches » qu’il est le seul à pouvoir
effectuer : prévoir l’avenir (pour ne pas subir les événements en toutes
circonstances); déterminer les priorités dans le travail (et non pas être bousculé
par les urgences); mieux préparer les décisions ( ce que la complication des
techniques et l’accélération des changements rend de plus en plus essentiel); se
consacrer aux travaux actuellement indélégables; former ses collaborateurs; se
perfectionner et actualiser ses connaissances en permanence; innover
• Pouvoir se faire remplacer en cas d’absence (préparer les subordonnés à d’autres
missions que celles qu’ils assument actuellement)
Le principal motif de la délégation est le fait que le responsable ne peut pas tout faire,
tout voir, tout connaître, tout savoir, tout contrôler.
➢ Pour le délégataire (celui qui doit exécuter les tâches déléguées) :
• Les individus ont de plus en plus soif de responsabilité et de d’initiative

• Permet une meilleure intégration à la vie de l’entreprise ou du service
administratif : pouvoir s’exprimer, être informé, participer à l’élaboration des
décisions
• Rehausse l’estime de soi : être considéré et valorisé
• Confère plus d’autonomie : s’accomplir dans ce que l’on fait, se dépasser dans
l’action
• Permet de sortir de la résignation à avoir un travail sans intérêt : ennuyeux,
fatigant, décourageant, suscitant soucis, dégoût et ressentiment
• Permet le développement de soi : être guidé, éduqué, promu, acquérir une
expérience diversifiée et enrichissante, pouvoir augmenter son niveau de
compétence.
➢ Pour l’entreprise ou le service :

34
• Gain de temps : rapidité de réaction plus élevée et élimination des retards de
décision
• Coût moindre : chaque tâche étant exécutée à l’échelon le plus bas possible
• Motivation : l’employé prend mieux conscience de sa valeur et du fait qu’il
participe effectivement à la réalisation d’un but commun. Ceci contribue à
l’amélioration de la rentabilité du service (par réduction de l’inertie et de la
passivité), mais aussi à la création d’un climat favorable.
• Adaptation au changement : souplesse d’esprit et non routine administrative et d
fuite des responsabilités
• Idées nouvelles : l’imagination de chacun est sollicitée : les initiatives pour
améliorer ses propres méthodes de travail sont bien accueillies ; tous sont invités
à faire des suggestions
• Conservation du potentiel humain : évite la sclérose des capacités de chacun dans
l’automatisme
• Formation des individus à penser en responsables : en les habituant à se fixer des
objectifs, à comparer les résultats aux prévisions, à rechercher le pourquoi des
écarts et le comment mieux faire (développer leur qualification)
• Sélection des futurs responsables : en permettant de juger progressivement des
capacités de gestionnaire de chaque collaborateur.
En conclusion, il est important de prendre conscience du fait qu’en tant qu’individu,

vous ne pouvez pas tout faire, même si vous le voulez. Il vous faut donc déléguer
certaines tâches. Vous serez peut-être même amené à constater que vos collaborateurs
s’en acquittent mieux que vous. Même si ce n’est pas le cas, il faut que ces derniers
apprennent à se perfectionner. En déléguant, vous aurez aussi plus de temps pour faire
des choses plus importantes - celles pour lesquelles vous êtes payé.
3.3. La préparation et la tenue des réunions
Les réunions font nécessairement partie de la vie professionnelle. Organisez une réunion
est parfois le meilleur moyen d'informer, d'échanger des points de vue ou de parvenir à
une décision. C'est aussi une source de frustration lorsqu'il apparaît que ladite réunion a

35
été une perte de temps ou n'a abouti à aucune conclusion claire. Voici quelques
suggestions destinées à éviter qu'il en soit ainsi.
Une réunion se tient sous la conduite d'un président, chargé de veiller à ce qu'elle se
déroule efficacement. Lorsque vous présidez une réunion, prenez un bon départ en
commençant à l'heure. Votre réputation de ponctualité se répandra et, aux réunions
suivantes, les participants arriveront à l'heure. Votre réputation d'efficacité s'en trouvera
accrue.
La conduite à tenir est la suivante :
➢ S'il est bon de réunir un grand groupe pour connaître un large éventail de points
de vue, il vaut mieux travailler en petit groupe quand il s'agit de parvenir à des
recommandations ou des plans spécifiques.
➢ - Les réunions sont généralement organisées dans la plupart des cas pour
l'examen d'une question précise, souvent (mais pas assez souvent), un
document de travail sert de base à la discussion. Distribuez le(s) document(s) aux
participants suffisamment longtemps à l'avance pour qu'ils soient informés de la
question examinée et du but de la réunion. Si plusieurs points doivent être
abordés, établissez un ordre du jour et faites-le distribuer.
➢ Avant de convoquer une réunion, demandez-vous s'il n'y aurait pas un moyen
plus efficace de parvenir au même résultat (note de service, courrier électronique,
entretiens téléphoniques).
➢ Lorsque vous présidez une réunion, commencez par un exposé introductif
indiquant son objet et, le cas échéant, expliquez-en brièvement l'arrière-plan, les
concepts clés (en renvoyant aux documents déjà distribués) et les résultats
attendus.
➢ Fixez l'heure de clôture de la réunion et tenez-vous y. S'il y a plusieurs questions,
assignez un laps de temps déterminé à l'examen de chacune d'entre elles.
➢ Essayez de faire en sorte que le temps consacré à une question soit proportionnel
à son importance. Ne laissez pas le débat relatif à une question s'enliser, en
particulier s'il s'agit d'un point mineur.
➢ On apprend plus en écoutant qu'en parlant.
36
➢ Quand vous avez à présenter des idées neuves ou complexes, utilisez des
matériels de ce genre pour rendre votre exposé plus clair. Cela vous donne
également l'occasion d'organiser la présentation que vous allez faire
➢ Si quelque chose - idée ou décision - n'est pas clair, demandez des explications.
Vous n'êtes probablement pas le seul à vous interroger et vous rendrez service à
vos collègues.
➢ Il incombe au président de veiller à ce que le débat ne sorte pas du sujet, mais les
autres participants peuvent et doivent l'aider dans cette tâche. Lorsque vous
présidez une réunion, circonscrivez le débat et orientez-le de manière qu'il
débouche sur des conclusions pratiques. A la fin de la réunion (et également, si
possible, à des stades intermédiaires), résumez les discussions, rappelez les points
sur lesquels il y a eu accord et les diverses mesures à prendre. Pour chacune de
ces mesures, décrivez les opérations à réaliser, indiquez le responsable et les
autres personnes associées à la mise en œuvre et convenez d'une date
d'achèvement.
➢ La plupart des réunions appellent l'établissement d'un compte rendu succinct où
figurent, à tout le moins, les décisions prises et les mesures à mettre en œuvre.
Ce compte rendu doit être distribué dans les quelques jours qui suivent la réunion.
➢ Tenez les réunions hebdomadaires ou mensuelles à heures/ jours fixes (par
exemple, tous les lundis à9 heures, ou le premier jeudi de chaque mois).
3.4. Outils didactiques de maîtrise du temps

3.4.1. Le journal personnel
Jim Rohn dit : « Si vous êtes sérieux pour devenir un individu riche, puissant,
sophistiqué, sain, influent, cultivé et unique, tenez un journal ».
Beaucoup de créatifs célèbres, écrivains, innovateurs et penseurs originaux de notre

génération tiennent des journaux intimes. Pour beaucoup, c’est une nécessité créative,
pour d’autres, un lieu d’exploration, et pour certains une forme d’art en soi.

37
Nul besoin d’être un scientifique ou un innovateur pour que la tenue d’un journal en
vaille la peine. Tenir un journal vous aide à prioriser, à clarifier la réflexion et à
accomplir vos tâches les plus importantes.
Penser par écrit à cette qualité magique de clarifier vos pensées.
Pour Tim Ferriss, tenir un journal s’apparente à la phase de décollage dans la vie. Il
explique : « Je l’utilise comme un outil pour clarifier mes pensées et mes objectifs »
Le journal personnel vous permet de mesurer les progrès que vous avez faits vers vos
objectifs afin de vous garder motivé dans la longue marche que vous avez entamée pour
les atteindre.
« Dans le cadre de votre élan créatif du matin, utilisez votre journal pour examiner et
affiner votre liste de tâches quotidiennes, votre vision de la vie et vos grands objectifs
», a déclaré Benjamin Hardy.
Une approche optimale pour commencer à écrire un journal consiste à commencer

chaque matin en identifiant les tâches et les objectifs pour la journée.
Écrivez seulement une petite liste à puces (2/3 points) pour faciliter le démarrage et
progresser. Vous pouvez mélanger les choses personnelles et professionnelles ensemble.
En maintenant l'écriture courte et simple, vous rendez l’exercice quotidien simple et sans
excuses.
À la fin de chaque journée, faites l’examen de ce que vous avez accompli, de ce que
vous avez appris, et de ce que vous souhaitez poursuivre demain.
Il est conseillé de trouver 5 à 10 minutes de temps où vous pouvez écrire votre journal
sans être interrompu, idéalement à la même heure et tous les jours.
Le journal personnel vous évitera de "divaguer" durant la journée en orientant vos

actions et en vous offrant une base d’autoévaluation de vos progrès. Il peut s’avérer être
un véritable outil de motivation et d’optimisation de la gestion du temps.

38
3.4.2. L’agenda
Papier ou électronique, l’agenda rappelle l’emploi du temps de la journée. Encore faut-

il savoir s’en servir et accepter de le partager. Toute secrétaire devrait toujours en
posséder le double. Malheureusement, cette pratique n’est toujours pas généralisée.
3.4.3. L’échéancier
Cet outil (un trieur avec une case pour chaque jour du mois) permet de mieux gérer les
priorités. Chaque document à traiter trouve sa place au jour correspondant. Il est
important d’ajouter l’utilisation des fiches, pour ne pas surcharger votre mémoire, et des
check-lists, pour ne rien oublier. Listez de façon exhaustive toutes les étapes, toutes les
choses auxquelles vous devez penser, par exemple, dans le déroulement d’un voyage
d’affaires, d’une réception ou d’une réunion, puis cochez-les au fur et à mesure de leur
accomplissement.
3.4.4. Le pense-bête
Le pense-bête est un objet comportant un bloc, une surface, etc., où l'on note ce qu'on a
à faire. En somme c’est toute chose destinée à se rappeler ce qu'on a l'intention de faire.

39
SECTION IV : Illustrations vidéos
Nous vous proposons quatre vidéos didactiques qui illustrent des concepts de gestion du
temps étudiés dans ce cours.
Il est conseillé de visionner ces vidéos dans l’ordre ci-après :
Court métrage 1 : le temps de penser

Court métrage 2 : le temps c’est la vie
Court métrage 3 : une journée tout à fait ordinaire
Court métrage 4 : la prise de décision

40
CONCLUSION
En guise de conclusion, je vous citerai cette phrase bien connue de tous ceux qui se sont
intéressés aux problèmes touchant la gestion du temps : LE TEMPS C’EST LA VIE.
PERDRE SON TEMPS, C’EST PERDRE SA VIE.
Il y a des choses à faire, et d’autre à ne pas faire. En voici un résumé
À FAIRE À NE PAS FAIRE
Remettre à demain ce qui peut être fait le jour

Définir des priorités
même
Accepter des tâches qui ne relèvent pas de sa
Savoir dire non
responsabilité
Noter les tâches réalisées Faire plusieurs choses en même temps
Prendre en compte son propre
Travailler sans montre
rythme de travail
Faire des pauses régulières Se Dire oui à tout et à tout le monde, Délaisser les
réserver du temps pour soi Se fixer tâches que l’on n’aime pas, Travailler sans
des délais objectif
Conserver du temps pour
l’imprévu
Par-dessus tout, attachez-vous à toujours à chaque instant vous poser cette question
magique « quel est le meilleur usage que je puisse faire de mon temps maintenant ? »
La réponse à cette question vous permettra de stopper, suspendre ou supprimer des

activités inutiles et de vous reconcentrer sur des activités vraiment utiles pour l’atteinte
de vos objectifs.

41

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GESTION DU TEMPS

Tutoré Par Wati Laurent ZOMA,

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- D’identifier les erreurs couramment commises dans l’utilisation de leur temps,

SECTION I : La gestion du temps : quelques notions

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L’évaluation des étudiants se fera essentiellement sous deux formes :

- des évaluations formatives : au début de chaque séance de visioconférence, les

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La moyenne globale de l’apprenant sera calculée en faisant la synthèse des notes

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Le cours sur la Gestion du temps veut répondre à ces questions fondamentales et

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« Time is money dit l’adage américain ».

- tout être vivant en général, et l’être humain en particulier, ne dispose que de 24

Il revient donc à chaque personne ou à chaque groupe de personnes, de prendre les

Cours de gestion du temps

• d’anticiper le cours des choses,

• de gérer les imprévus.

Cela nécessite un changement qui comporte un coût.

1.2. La Gestion du temps

Cours de gestion du temps

➢ Se fixer des objectifs personnels

➢ Définir ses priorités

- Identifier les tâches à accomplir,

Cessez de remettre à plus tard pour davantage d'efficacité !

➢ Savoir dire non

➢ Augmenter sa capacité de concentration

Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode "travail".

➢ Prendre des pauses

Un individu n'étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des

Cours de gestion du temps

Etes-vous obstiné, stratège ou héro ?

Cours de gestion du temps

Lequel de ces individus avons-nous souvent tendance à admirer ?

1.2.3. Le coût du changement

De ce qui précède, il ressort que toute action nouvelle nécessite un investissement, en

Cours de gestion du temps

Ce schéma montre en A et en B, deux phases de stagnation situées à des niveaux

• Les cinq questions à se poser avant d’entreprendre le changement sont :

1. Le changement à entreprendre correspond-il à mes objectifs ?

Cours de gestion du temps

3. Est-ce le moment opportun ?

4. Ai-je la marge de manœuvre nécessaire ?

5. Quand ferai-je le bilan ?

• 2e semaine : Analyser chacune de vos actions. En résumé, vous devez être en

• 3e semaine : Adopter de nouvelles attitudes en fonction de la réponse donnée à

• Extrait de : « Optimiser son temps pour mieux vivre » par Etienne

Pour ce faire utiliser la grille ci-après pour apprécier les tâches.

Cours de gestion du temps

Cours de gestion du temps

La qualité du temps passé importe plus.

Où commence le temps de travail, où se termine-t-il ? La frontière s'estompe. Dans de

Comment mesurer, par exemple, le temps de réflexion, indispensable à bon nombre

Le temps comporte plusieurs dimensions : le plaisir, la tension mentale, l'efficience du

Apprivoisé, maîtrisé, il donne de la valeur à notre vie.