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GUIDE DU FORMATEUR

LA GESTION DU TEMPS

Cours conçu par :


JCI Bénin Training
Lot 1402 Cotonou (Bénin) Tél: (00229) 21 01 08 60 Email: eulogethonl@jcibenin.org
Collaborateurs :
LA GESTION DU TEMPS
Thon Euloge
072 BP 32 Cotonou (Bénin)
Tél : (00229) 21 32 77 93
Email : eulogethon@jcibenin.org

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Plan du cours LA GESTION DU TEMPS
RÉSUMÉ Agir dans l’urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les
sollicitations… Autant de maux qui minent notre efficacité. Ce séminaire va nous
amener à prendre conscience de ce qu’est le temps et comment le maîtriser. Il va
nous aider également à mieux gérer notre temps pour mieux profiter de notre
temps de loisir. Enfin, il va identifier quelques symptômes de mauvaise gestion du
temps et quelques astuces pour les éviter.

OBJECTIFS A la fin du module, le participant doit


- définir le temps et reconnaître son importance ;
- connaître les principes de la gestion du temps ;
- pouvoir planifier et organiser personnellement son temps.

PRINCIPAUX POINTS Introduction


1. Le temps
2. La gestion du temps
3. Les 12 symptômes de mauvaise gestion du temps
conclusion

DURÉE Temps minimum requis : 2 h 00 min – Temps maximum : 2 h 30

PARTICIPANTS Minimum requis : 10 – Maximum autorisé : 30


1. Vidéo projecteur
ÉQUIPEMENT
2. Ordinateur portable
3. Ecran mobile ou similaire
4. Flip chart ou tableau à papiers amovibles
5. Marqueurs

MATÉRIELS 1. Manuel du participant

RÉFÉRENCES 1. Notre temps


2. Savoir dire NON
3. www.google.fr

DISPOSITION DE LA SALLE Salle en « U » ou par groupe, bien aérée et propre en début et pendant toute la
formation

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

Cher formateur
Bienvenue dans la formation « La Gestion du temps ». Ce manuel du formateur vous aidera à donner et animer la
formation de manière efficace et avec succès. Ce module a été conçue sous forme d’un atelier interactif où
l’implication active du participant est requise. Demandez-leur de faire part de leurs expériences personnelles, facilitez
les échanges et demandez leurs commentaires et leur feedback.
Temps de préparation :
Pour être bien préparé à cette formation, consacrez environ une demi-journée à prendre connaissance des
manuels du participant et du formateur, ainsi que de la présentation PowerPoint. Prenez le temps de développer
vos propres idées et exemples. Enrichissez vos connaissances par des lectures complémentaires : articles et
ouvrages spécialisés sur le sujet (voir la bibliographie).
Manuel du formateur:
Les instructions pour le formateur sont expliquées dans le présent manuel. On y fait référence tant au manuel
des participants qu’aux diapos de la présentation PowerPoint, dont nous avons inclus des images des diapos
pour faciliter la lecture. Nous proposons aussi un timing des activités, que vous pouvez bien sûr aménager à
votre guise.
Nous utilisons 4 différents styles d’écriture dans ce manuel :
Les titres et les points principaux apparaissent en caractères bleus
et gras.
Les activités et les aides visuelles apparaissent en caractères
rouges et gras.
Les instructions pour le formateur apparaissent en caractères noirs
normaux.
Les textes conseillés pour la lecture du formateur apparaissent en
caractères italiques. Il appartient au formateur de les mettre dans ses
propres mots, selon sa façon habituelle de s'exprimer.
Les illustrations des diapositives à utiliser sont placées dans la colonne
de gauche, exactement à l’endroit où elles devraient être projetées ou
montrées. (comme ci-contre)

Documents pour les participants :


Il s'agit essentiellement du manuel du participant, qui donne une synthèse exhaustive de la matière. Il est prévu
également des polycopies que vous serez amené à distribuer dans les activités. Assurez-vous qu’ils sont en
exemplaires suffisant, car les exercices sont individuels.

PREPARATION POUR LA FORMATION


Soyez ponctuel. Il faut préalablement préparer le tableau à feuillet et vous
assurer de la disponibilité des marqueurs. Installer ensuite le vidéo projecteur
connecté à votre ordinateur. Vérifier ensuite que le manuel de participant est
disponible en copie suffisante.

17 min INTRODUCTION
Projetez le transparent « LA GESTION DU TEMPS » et laissez-le jusqu’au
début de la séance.

Bienvenue
Commencez la séance à l’heure prévue. Souhaitez la bienvenue aux
participants et remerciez-les d’assister à ce séminaire.
Présentez-vous et les autres formateurs, le cas échéant. Indiquez-leur que la
réussite de ce module de formation dépend de leur participation active.
Dites :
« Agir dans l’urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à
toutes les sollicitations… Tout ça pour moi seul ? Je suis fatigué » Nous
arrive-t-il de nous retrouver dans ces états où nous sentons nous perdre

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

devant l’immensité du travail à faire ? Voilà autant de maux qui minent notre
efficacité, tant personnelle que professionnelle. Alors toute initiative allant
dans le sens de nous donner des outils pour nous permettre de mieux
maîtriser notre temps seront les bienvenues. Le présent cours se donne ces
objectifs. »

Attentes

Activité AI-JE BESOIN DE CE SEMINAIRE ?


L’auditoire doit arriver à faire une évaluation de son besoin de
formation sur ce séminaire.

Projetez le diapo

Notes au formateur : Partager le polycopié n°1 à chaque participant.


Prenez une copie de ce même polycopié n°1 et lisez-leur les consignes.
Insister sur l’importance de la sincérité dans les réponses. Le corrigé type en
annexe du présent guide vous permettra d’évaluer vos participants sur les
réponses qu’ils ont chacun apporter.

« Sur la fiche que chacun a en sa possession, il vous est soumis un certain


nombre de questions auxquelles vous êtes invités à répondre de façon
sincère ».

Chaque participant à 2 minutes pour répondre à l’ensemble de toutes les


questions .
A la fin des 2 minutes, remerciez les participants pour leur sincérité et
demandez-leur de garder la feuille avec eux.
Prenez le corrigé de type de cette activité en annexe du présent guide de
formateur et lisez ou faites lire les réponses.

Demandez à 5 participants pris au hazard, l’un après l’autre, de nous dire le


nombre de réponses fausses obtenues et de nous dire par la suite ses
attentes. Merci de bien vouloir noter les attentes de chacun des 5 participants
sur une feuille du paper board.

A la fin de dernier participant, faites la revue des attentes.

Fixez ces feuilles au mur pour les garder à l‘oeil.


Ensuite, demander aux participants :
« Y-a-t-il quelqu’un qui aurait eu 10 /10 pour son évaluation ? »
Les participants répondront à l’unanimité « NON ». Ce qui implique que le
cours est le bienvenu pour chacun d’eux.

Demandez également à la suite de leurs réponses :

« Y-a-t-il d’autres attentes qui ne se retrouveraient parmi celles qui ont été
énumérées ? »

S’il y en a d’autres, les recueillir au paper board.

Pour certaines attentes qui ne cadreraient pas avec le contenu du présent


séminaire, bien spécifier aux participants que ces attentes feraient l’objet
d’un autre séminaire.

Dites-leur ensuite : « c’est pour répondre à vos différentes attentes sus-


mentionnées que nous nous sommes fixés les objectifs suivants »
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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

A. Objectif

Projetez la diapo

Note au formateur: Ici, vous allez expliquer les objectifs du présent


séminaire: ce que les participants doivent être en mesure de connaître à la
fin du séminaire.

Dites ensuite: « Permettre aux participants de :

1. Définir le temps pour mieux le maîtriser

2. Savoir mieux gérer leur temps

3. Connaître les symptômes de mauvaises gestion du temps

Continuer à vous adresser aux participants en ces termes : « nous


atteindrons ces objectifs à travers le plan suivant ».

B. Menu
Présentez brièvement le plan du séminaire afin de donner aux participants
une idée de ce qui se passera.
Menu
1. Le temps et la maîtrise du temps : C’est quoi le temps et comment peut-
on le maîtriser
- LE TEMPS ET LA MAITRISE DU TEMPS 2. La gestion du temps : Pourquoi apprendre à gérer le temps ? Quels en
- LA GESTION DU TEMPS sont les principes et les outils de bonne gestion du temps ?
3. Les douze symptômes d’une mauvaise gestion du temps : Ici, on
- LES DOUZE SYMPTÔMES D’UNE MAUVAISE
GESTION DU TEMPS apprendra à identifier les douze symptômes de mauvaise gestion du temps
dans le but de les éviter et nous finirons par quelques astuces pour éviter ces
symptômes.

C. Contenu

Note au formateur : le concept de «temps » peut bien revêtir plusieurs


aspects. Mais, il y a certains aspects sur lesquels on peut bien s’accorder.
Ce sont ces aspects que vous allez aborder dans la définition.

« nous allons maintenant aborder la définition et la maîtrise du temps».


Session
Session 1.
1.
LE
LE TEMPS
TEMPS ET
ET LA
LA MAITRISE
MAITRISE DU
DU
TEMPS
TEMPS Demandez ensuite à l’assistance

«Mais pour vous, qu’est ce que le temps? »

Activité Brainstorming
L’auditoire doit arriver à donner un essai de définition du TEMPS.
Recueillez quelques définitions venant des participants et prenez soin de les
mentionner sur les feuilles amovibles.

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

Définition du « temps »
Note au formateur : Faites revenir la feuille du tableau amovible sur laquelle
vous avez recueilli les essais de définition du « temps ».
Faites une revue sur les synonymes et,

Affichez la définition :

« Le temps est une durée marquée par la succession des évènements »

Pour évaluer le temps, nous sommes souvent amenés à utiliser des unités.
Les unités les plus utilisées à ce propose sont :

- des fractions d’heures : peuvent être des tierces, des secondes,


des minutes
- des heures :
- des fractions de jours : un quart de journée, une demi journée
- des jours :
- des nuits :
- etc : des mois, des années, des siècles, des lumières…..

Projetez ensuite la diapo suivante :

Le temps est « une notion fondamentale conçue comme une durée infinie
pendant laquelle se succèdent les évènements »

Le temps peut être également défini comme « une dimension de l’univers


susceptible de repérage et de mesures »

Enfin, le temps est « une durée considérer comme une quantité


mesurable ».

Activité Répertoire du temps personnel.


L’auditoire doit arriver à identifier les différentes occupations de leur
temps.

Demandez à chaque participant de prendre une feuille et un stylo et de


faire l’activité n°2 affichée au diapositif.

Vous leur donnez ensuite 5 min de travaux à l’issue desquelles, vous


passerez à la restitution.

Demandez à 5 participants pris au hasard et à tour de rôle de partager


avec nous le répertoire de toutes les actions menées. Pour ces cinq
participants, vous pourrez dans la mesure du possible désigner des
personnes différentes des 5 premières personnes du l’activité n°1

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

Retenez et inscrivez sur la feuille amovible du paperboard les mots clés de


chaque commentaire.

Projetez la diapo

« Il existe plusieurs façon de classifier le temps. Par rapport à son


écoulement, nous retiendrons 4 rubriques »

 Le déplacement : C’est le temps que nous consacrons à nous


rendre d’un endroit à un autre, quel que soit le moyen de transport.
 Le travail : « C’est certainement l’activité qui nous motive le plus a
suivre un stage de gestion du temps et donc celle qui explique pour la
plupart votre présence ici ce matin. »
 La vie privée : « On pense souvent ne pas avoir de problème de
gestion du temps en ce domaine. C’est pourtant ici que l’on doit classer le
temps consacré à la JCI;
 Le sommeil : « Pour cause de déficit dans les trois groupes
précédents, c’est souvent ici que nous faisons passer le solde débiteur de
notre compte temps. Les dangers sont connus à terme, dépression,
infarctus,...

En raison de cette classification, nous voyons bien que nous pouvons agir
sur chacune des parties de notre temps quotidien pour nous rendre plus
efficace, que ce soit sur le plan professionnel, associatif que familial.

Projetez la diapo.
Note au formateur : Ici, vous pouvez essayer de tirer des exemples de
chaque point issus de votre vie personnelle ou des exemples reconnus et
partagés.

En liaison avec la classification obtenue sur le temps, nous allons observer


pour maîtriser le temps, il faut que l’on arrive à se maîtriser soi-même. Se
maîtriser soi-même implique que :

- Savoir ce que l’on veut : avoir une idée claire de ses propres objectifs et
de comment les atteindre ;
- Etablir des priorités claires : savoir ce qui est important, de ce qui ne
l’est pas, ce que l’on peut et doit faire soi-même, plutôt que de le confier
- Se concentrer sur l’essentiel : éviter de trop se partager, car qui trop
étreint, mal embrasse ;
- Ne rien oublier : Etablir une liste de chacune de nos tâches à faire
- Mettre ses idées en œuvre : Il est bien d’avoir les idées ; mais également
plus important de les mettre en œuvre. C’est à ce niveau que la plupart des
gens se laissent avoir. On a tellement d’idées et on oublie de passer à
l’action

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

Projetez la diapo

- Gérer les imprévus : Parfois, certains imprévus ont besoins d’actions


urgentes. N’oubliez pas d’en tenir compte et rester flexible dans vos
plans.
- Ne pas prendre de retard : Evitons-le. Le respect de l’heure exacte
participe du respect que nous avons pour tout ce que nous faisons et du
respect également de tous nos interlocuteurs.
- Retrouver des moments de calme : Le calme vous permet de faire un
break et de faire une évaluation rapide de vos actions
- Améliorer le travail en équipe : Tenez toujours compte des points
faibles et des points forts de votre équipe. Il vous permettra de mieux
utiliser les talents de votre équipe.
- Éliminer le stress : Retrouver en vous toute méthode qui vous permet
de vous libérer du stress. Appliquez-les dès que, sous la pression, vous
ne savez pas où vous donner la tête.

Suscitez quelques réactions des participants et encouragez-les à donner


quelques exemples personnels et des témoignages de partage.

Activité n°3 Travail individuel

L’auditoire doit arriver à répartir l’utilisation de son temps et classifier les


activités réalisées dans les quatre temps. Ensuite, il doit pouvoir identifier
les erreurs faites et quelques moyens pour éviter les pertes de temps.

Projetez la diapo

Chaque participant a 5 minutes de réflexion.

A la fin des 5 minutes, remerciez les participants pour leur sincérité et


demandez-leur de garder la feuille avec eux.

Note au formateur :

Ainsi, nous venons de partager ensemble quelques essais de définition


sur le temps et avons fait un lien corrélé entre la maîtrise du temps et la
maîtrise de soi-même.

C’est alors que la nécessité de mieux gérer notre capital temps qui est
une ressource s’avère indispensable.

Projetez la diapo.

Note au formateur : L’objectif de cette session est d’amener le


participant à découvrir quelques outils qui vont lui permettre de gérer son
temps. Il se distingue en trois parties :
- la définition de la gestion du temps ;
- les principes de gestion du temps ;
- les outils de gestion du temps ;
- la description d’une méthode de gestion du temps.

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

Dites, en montrant le slide affiché:


« La gestion du temps est une méthode de planification de ses tâches afin
de parvenir à ses objectifs».

C’est également : « une manière de s’orienter par rapport aux activités,


aux contraintes et aux obligations ».

Enfin, on peut également retenir que la gestion du temps est « une


méthode de gérér une donnée identique à chacun de nous ».

« La gestion du temps implique alors des principes dont l’observation


devra nous permettre d’utiliser efficacement cette ressource. Il s’agit de :

Projetez la diapo.

- Utiliser intelligemment son temps ; C’est ici que vous apprenez à


chasser intelligemment les voleurs de temps
- Se fixer un objectif, par écrit ; lorsqu’il qu’il est écrit, il vous engage et
vous permet de faire une évaluation pendant ou à la fin de la journée.
- Etablir ses priorités, arbitrer et trier ; Pour établir des priorités, il faut
apprendre à faire la différence entre les tâches essentielles ou non. Une
liste d’activités est un excellent outil pour vous aider à y parvenir. Les gens
qui réussissent se dressent toujours des listes. Elles leur permettent de
respecter leurs priorités et de faire preuve de souplesse lorsqu’ils doivent
modifier l’ordre de leurs priorités.
- Passer d’un temps subi à un temps choisi ; nous devons être maître
de notre temps.

Pour pouvoir mieux gérer notre temps sans le subir, nous allons partager
quelques outils que les managers utilisent pour occuper efficacement leur
journée

Quelques outils de gestion du temps:

1. L’objectif SMART : un objectif doit être Spécifique – Mesurable –


Accessible – Réalisable – Temporel.
2. La planification stratégique : planifier, c’est économiser du temps en
anticipant sur les résultats à atteindre, les activités que l’on aurait pu
omettre, les obstacles qui pourraient surgir, les moyens à mettre en
œuvre, les informations à recueillir
3. La délégation de pouvoir : déléguer efficacement et gagner du temps.
Il revient à établir des objectifs clairs, définir les tâches, identifier et choisir
les hommes, former à la tâche, s’assurer que la tâche est bien assimilée,
déléguer, déconcentrer et contrôler l’exécution des tâches.
4. Les fiches : C’est parfois le guide d’entretiens, le conducteur de réunion,
ou le journal temps qui permettent de ne rien oublier durant une discussion,
de maîtriser une réunion.
5. L’agenda : il sert à prendre des rendez-vous et non des notes. De
préférence, il tient dans la poche.

6. L’ordinateur ou le portable : peuvent valablement remplacer l’agenda


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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

7. Le tableau de classification des tâches : Ce tableau nous permet de


classifier nos tâches dans un espace défini et nous permet de savoir quelles
stratégies utiliser pour réaliser ces différentes tâches.

Suscitez d’autres exemples des participants.


A la fin des échanges, remerciez les intervenants pour la justesse ou la
pertinence de leurs interventions et poursuivez en disant :

Nous allons voir en détail un exemple d’outil de gestion du temps.

Projetez la diapo :
Note au formateur : Voici le tableau de classification des tâches. En
colonnes, nous avons les tâches classées par ordre d’importance et en
lignes, nous avons les tâches que nous pouvons hiérarchiser par ordre
d’urgence.

« En croisant les colonnes et les lignes, nous pouvons globalement :


- reporter ou déléguer les tâches peu importantes et peu urgentes ;
- déléguer les tâches peu importantes et urgentes ;
- déléguer et les faire maintenant les tâches jugées peu importantes, mais
très urgentes ;
- les tâches importantes et, mais peu urgentes doivent être programmer
pour leur réalisation ;
- les taches importantes, mais urgentes ou très urgentes doivent être
déléguées et/ou faites ;
- les tâches très importantes et peu urgentes doivent être programmer pour
leur réalisation ;
- Les tâches très importantes, urgentes ou très urgentes doivent être
déléguées et/ou faites ».

Projetez la diapo.

Note au formateur : L’objectif de cette session est d’amener le participant


à découvrir quelques symptômes de mauvaise gestion du temps.

« Nous avons donc dans la session précédente, identifier quelques


éléments qui nous permettent de mieux gérer notre temps. A présent, il
nous faut reconnaître les manifestation de mauvaise gestion du temps que
nous développons et il nous reviendra de procéder à la correction
nécessaire pour nous permettre d’utiliser efficacement notre temps ».

Activité n°4 Identification des symptômes de mauvaises gestion du temps


L’auditoire doit arriver à identifier dans son vécu de tous les jours
quelques symptômes de mauvaise gestion du temps.

Note au formateur : Ne pas trop s’attarder à ce niveau car il n’est pas


indispensable.

Remettez la fiche d’identification des symptômes de mauvaise gestion du


temps (Polycopie n°3) à chaque participant et demander à chaque
participant de remplir cette fiche. Elle permet de d’identifier les symptômes
de mauvaise gestion du temps que nous développons sans parfois nous en
rendre compte.

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

A la fin des 5 min, demander aux participants de garder la fiche. Pour ceux
qui n’auraient pas fini, inviter-les à continuer à faire l’exercice à la maison.

A la fin, projetez la diapo.

« Il vous arrive donc de développer des comportements suivants qui sont les
manifestations de mauvaise gestion de votre temps.

- Horaires continuellement chargées : impression de faire trop de choses


à la fois ;

- délais non respectés : vous n’arriver jamais à rendre à temps vos


travaux ;
- manque de profondeur dans le traitement des problèmes : vous êtes
souvent léger dans le traitement des problèmes ;

- Décisions hâtives: vous prenez hâtivement les décisions que vous


regrettez par la suite ;

Continuez avec la diapo :

- Craintes de déléguer : vous avez peur de la délégation et vous n’êtes


ouvert à des solutions

- Privilégier le court terme aux dépens du moyen long terme: car, vous
n’avez pas le temps de rechercher tous les éléments pertinents de prise
de décision ;

- Impossibilité de refuser toutes nouvelles tâches : vous n’arrivez pas


à dire « non »
- Pas de rendez-vous avant deux mois: Parce que vous ne voulez pas
accepter d’autres challenges

Continuez avec la diapo :

- sentiments de ne pas contrôler la situation : tout vous échappe et


vous ne savez plus où vous en êtes ;

- Perfectionnisme : vous vous préoccuper trop de détails

- Stress et surménage : ce sont deux symptômes, conséquence d’une


mauvaise utilisation de notre temps

- Peu ou pas de temps pour la vie privée, sociale ou les loisirs : car
provenant d’une surcharge de travail qu’on n’a pas su hiérarchiser.

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Temps, transparents et
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Finissez en leur rappelant que : il y a par contre quelques astuces


indispensables pour vous permettre de mieux gérer notre temps. Il s’agit
de :

Quelques astuces

- Apprendre et savoir se fixer des priorités : la définitions des objectifs


et leur hiérarchisation vous sont indispensables

- Sachez ce que l’on attend de vous : pour que vous puissiez bien définir
et comprendre les objectifs, la communication doit être claire.
- Apprendre à déléguer : Savoir déléguer est l’une des qualités
essentielles à un chargé de projet. Pour bien déléguer, il faut croire que
d’autres personnes possèdent les compétences pour réaliser un projet et
connaître les tâches que ces personnes peuvent accomplir. Voici une
règle de simple bon sens : si une personne peut effectuer un travail aussi
bien que vous à 75 ou 80 pour cent, déléguez. Vous pourrez ainsi vous
concentrer sur la partie qui requiert une attention particulière de votre part,
vous aurez le temps de revoir le travail effectué par cette personne et vous
pourrez l’aider.
- oublier la perfection : Efforcez-vous de garder un sens des proportions.
S’il est bon de viser haut, le perfectionnisme peut aussi mener à l’échec. Il
n’est pas rare que des personnes soumettent leur projet en retard ou
qu’elles ne le terminent jamais parce qu’elles voulaient qu’il soit parfait. En
fait, rien n’est parfait dans la vie alors, pourquoi voudriez-vous que tout ce
que vous faites le soit ? Essayez de vous fixer un laps de temps
raisonnable pour effectuer chaque tâche. Si le laps de temps alloué est
expiré et que le projet n’est toujours pas terminé, posez-vous les questions
suivantes : « Le temps que j’ai consacré à cette tâche est-il proportionnel à
sa valeur ? » et « Si je continue de travailler sur ce projet, d’autres activités
seront-elles retardées ? »
- Apprendre à dire NON : Votre patron, vos collègues, vos clients, autant
d'acteurs dans l'entreprise auxquels vous ne savez pas dire non. Services,
coup de main de dernière minute, renvoi d'ascenseurs… Stop ! Il est temps
pour vous d'apprendre à refuser.

3 min CONCLUSION
En conclusion, lire le contenu de la diapositive de conclusion qui permet de
rappeler brièvement tout ce que vous leur avez dit au cours de cette
séance de partage.

« Du fait de la rareté de ce bien précieux qu’est notre temps et des tâches


de plus en plus nombreuses que nous sommes amenés à exercer, nous
devons mieux apprendre à le dompter.
Afin de pouvoir faire nous dégager pour beaucoup nous
amuser… »

Avant de clôturer, faites la revue des attentes en ramenant la feuille des


attentes.

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

D. Evaluation

Terminer le séminaire en distribuant la fiche d’évaluation en leur


accordant 3 minutes. Apportez votre aide éventuellement pour le
remplissage de la fiche.

Insistez sur la nécessité de bien remplir et dites : « vos réponses, vos


suggestions et remarques nous aideront à améliorer ce séminaire »

E. Remerciement et clôture

Récupérer les fiches d’évaluation et dites :

« Merci pour votre attention et pour votre intérêt ».

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

POLYCOPIE N°1 Evaluation de notre façon quotidienne de gérer notre temps

Si une réunion est prévue pour durer 1 heure, il vaut mieux programmer 1h30 dans son agenda

Plutôt vrai

Plutôt faux

Les moments où l'on est le plus efficace, c'est en fin de journée car il y a moins de sollicitations

Plutôt vrai

Plutôt faux

C'est un devoir pour tout bon manager de laisser toujours sa porte ouverte pour ses collaborateurs

plutôt vrai

plutôt faux

Quand on est surchargé, le plus simple, c'est de traiter les dossiers dans l'ordre chronologique

Plutôt vrai

Plutôt faux

Pour prendre une décision importante, il faut se donner du temps

Plutôt vrai

Plutôt faux

Il vaut mieux éviter de programmer son temps car sinon on n'est pas disponible pour les imprévus

Plutôt vrai

Plutôt faux

Si le chef dit que c'est urgent, c'est donc urgent

Plutôt vrai

Plutôt faux

Si le client dit que c'est urgent, c'est donc urgent

Plutôt vrai

Plutôt faux

On ne doit inscrire sur son agenda que le temps passé avec les autres

Plutôt vrai

Plutôt faux

Quand un dossier est important, il faut s'y atteler sans tarder

Plutôt vrai

Plutôt faux

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Temps, transparents et
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POLYCOPIE N°2 CORRIGE TYPE

Si une réunion est prévue pour durer 1 heure, il vaut mieux programmer 1h30 dans son agenda

Plutôt vrai

Plutôt faux

Les moments où l'on est le plus efficace, c'est en fin de journée car il y a moins de sollicitations

Plutôt vrai

Plutôt faux

C'est un devoir pour tout bon manager de laisser toujours sa porte ouverte pour ses collaborateurs

plutôt vrai

plutôt faux

Quand on est surchargé, le plus simple, c'est de traiter les dossiers dans l'ordre chronologique

Plutôt vrai

Plutôt faux

Pour prendre une décision importante, il faut se donner du temps

Plutôt vrai

Plutôt faux

Il vaut mieux éviter de programmer son temps car sinon on n'est pas disponible pour les imprévus

Plutôt vrai

Plutôt faux

Si le chef dit que c'est urgent, c'est donc urgent

Plutôt vrai

Plutôt faux

Si le client dit que c'est urgent, c'est donc urgent

Plutôt vrai

Plutôt faux

On ne doit inscrire sur son agenda que le temps passé avec les autres

Plutôt vrai

Plutôt faux

Quand un dossier est important, il faut s'y atteler sans tarder

Plutôt vrai

Plutôt faux

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

POLYCOPIE N°3 LES 12 SYMPTÔMES DE LA MAUVAISE GESTION DU TEMPS

Test des 12 symptômes OUI NON

Me suis-je fixé une série d’objectifs à atteindre dans ma vie

A court terme : par exemple pour les prochains six mois, me suis-je fixé des objectifs à atteindre ?

Aujourd’hui : ai-je entrepris quelque chose de concret qui me rapproche de la réalisation de mes buts à court
terme ? De mes objectifs à long terme ?

Ai-je une idée précise de ce que je veux réaliser au cours de la semaine prochaine ?

Est-ce que je connais de façon précise les heures de la journée où je suis le plus productif ?

Ai-je accompli mes tâches les plus importantes pendant ces moments là ?

Est-ce que j’évalue ma performance au travail selon les résultats obtenus (objectifs) ou selon la somme
d’activités (méthode de travail)

Ma façon de me fixer un ordre de priorité est-elle en fonction de l’importance plutôt qu’en fonction de l’urgence ?

Est-ce que je délègue des tâches à mes subalternes ?

Est-ce que je délègue autant de tâches intéressantes que des tâches qui font partie de la routine ?

Ai-je pris des mesures efficaces récemment pour que toute documentation inutile (publications, rapports, …) ne
viennent pas sur mon bureau ?

Ai-je pris l’habitude d’éliminer tous les documents qui peuvent l’être, pour ne pas devenir une annexe des
archives nationales ?

Lors des réunions, est-ce que je suis celui qui peut résumer clairement la situation, mettre en relief les points de
discussion, les décisions à prendre et les tâches à accomplir ?

Est-ce que j’utilise efficacement le téléphone pour résoudre un problème, ne recourant aux documents écrits que
lorsqu’ils sont absolument nécessaires ?

Est-ce que j’utilise de façon constructive le temps que je prend pour me rendre au travail ?

Est-ce que je fais des efforts pour prendre plus rapidement des décisions de second ordre ?

Une situation de crise vient d’être vécue ; est-ce que je préviens la prochaine en tirant une leçon de la
précédente et en appliquant rapidement les mesures qui s’imposent ?

Est-ce que je prend bien le soin de fixer des échéances pour moi, aussi bien que pour les autres ?

Est-ce que j’accorde assez de temps à la planification de mon travail ?

Est-ce que j’ai été capable de mettre un terme à certaines méthodes de travail que je sais inefficace ?
Est-ce que je m’efforce de vivre au présent, mettant en avant ce qui doit être fait maintenant, au lieu de
ruminer éternellement les échecs ou les réussites passés ou de me faire du soucis pour l’avenir ?

Est-ce que je vérifie régulièrement l’usage que je fais de mon agenda pour déceler les failles dans mon emploi
du temps et ne pas reproduire les modèles improductifs ?
Est-ce que je m’efforce de prendre régulièrement des habitudes qui me rendront plus efficace dans la gestion de
mon temps ?
Est-ce que j’applique le principe des 20/80 lorsque je fais face à un certain nombre de tâches différentes qui
doivent être faites ?
Somme toute, suis-je quelqu’un qui est maître de son temps ? Suis-je quelqu’un qui détermine lui-même l’usage
de son temps, plutôt que quelqu’un pour qui l’emploi de son temps est dicté par les circonstances ou les autres ?
FAITES LE TOTAL DE VOS OUI ET DE VOS NON
NB : Comme vous l’avez compris plus il y a de oui plus votre maîtrise du temps s’avère bonne.

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Temps, transparents et
matériels Notes à l’usage du formateur

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