PV de la réunion préparatoire à l’inventaire physique du matériel et des

équipements de L’Hopital Dogta Lafiè (HDL)

L’an deux-mil vingt trois et le 30 juin, a eu lieu dans la salle de réunion du bloc 1, la réunion
préparatoire à l’inventaire physique des équipements et matériels de l’HDL, présidée par le
Directeur du Contrôle et de Gestion de Performance.
Ont pris part à cette rencontre les personnes provenant des différentes Directions de l’HDL et
désignées pour cette opération (confère la liste de présence en annexe).
Les points suivants étaient inscrits à l’ordre du jour :
- Présentation du contexte et de l’équipe d’inventaire
- Présentation du déroulement de l’inventaire
- Formation des participants sur l’utilisation de l’étiqueteuse
- Divers

1- Présentation de contexte et de l’équipe d’inventaire

Prenant la parole, le Directeur du Contrôle et de Gestion de Performance (DCGP), a au prime
abord remercié les participants pour leur présence avant de situer le contexte dans lequel cet
inventaire a été planifié. Il a relevé qu’un inventaire avait déjà été réalisé en décembre de
l’année 2022 mais n’avait pas pris en compte tous les biens de l’HDL, puisque la majeure partie
de ceux-ci n’était pas encore livrée. Cet inventaire baptisé ″ inventaire zéro″ prendra en compte
tous les équipements et matériels disponibles déjà au sein de l’hôpital tant du côté de
l’administration que de celui médical.
Sur ces mots, le DCGP a présenté les huit personnes de l’équipe d’inventaire chacun avec son
rôle. Il s’agit de :
- M. FUMEY Sewa E. le chef d’équipe ;
- M KATANGA Matchonèwè chargé du secrétariat ;
- M. DENOU chargé du contrôle et traitement des données ;
- M. SOBO Akizou chargé du contrôle et surveillance ;
- M. KPALMA Patokitom et Mme DAOUNE-DANA N’sroumba chargés de l’indication
exhaustive des salles, matériels et équipements et enfin
- M. TCHAMO KPONA Atcham et Mlle ADOM Tcha Hodalo chargés de l’indentification
exhaustive et désignation des équipements médicaux.
Le DCGP a par ailleurs relevé que l’équipe comptera beaucoup sur les connaissances des
biomédicaux lors de l’inventaire des équipements médicaux. Ayant une meilleure connaissance
dans le domaine, leur contribution sera d’une extrême importance pour une bonne distinction de
tout ce qui est d’ordre médical.
2- Présentation du déroulement de l’inventaire

1
Il s’agira pour cet inventaire de recenser tous les biens et équipements de l’HDL, attribuer un
code à chacun d’eux et enfin enregistrer chaque équipement dans la base de données conçue
à cet effet. En clair les membres de l’équipe d’inventaire feront le tour de tous les blocs,
services et bureaux pour compter le matériel et les équipements existants et les codifier. La
codification se fera à l’aide d’une étiqueteuse à travers laquelle un code sera saisie et imprimé.
Le code imprimé sera collé sur les équipements recensés pour non seulement marquer que les
biens en question appartiennent à l’HDL, mais aussi pour pouvoir les distinguer de ceux qui ne
sont pas inventoriés.
Quelques inquiétudes ont été posées par l’ingénieur biomédical :
- La nécessité d’avoir une codification répondant aux normes internationales : les
participants se sont convenus qu’une codification provisoire sera faite aux équipements
médicaux en attendant celle répondant aux normes internationales.
- Les équipements qui sont dans les locaux de l’HDL mais qui ne sont pas encore
livrés de manière formelle : le DCGP a relevé que pour cet inventaire, seuls les
équipements déjà livrés formellement seront considérés. Il a par ailleurs ajouté que le
rapport d’inventaire devra expliciter cet aspect pour ne pas semer de confusion.
- Les équipements qui sont amovibles peuvent être recensés doublement : vu que les
équipements seront codifiés, ce risque reste très minime. Le DCGP a à cet effet appelé
à la vigilance de toute l’équipe pour éviter les doublons.
- Les équipements susceptibles d’être affectés à d’autres services : le DCGP a expliqué
qu’il sera mis en place une fiche de réaffectation des équipements ; cette fiche donnera
tous les renseignements possibles sur l’ancienne et la nouvelle affectation desdits
équipements.

3- Formation des participants sur l’utilisation de l’étiqueteuse

Un test de codification a été fait sur les étiqueteuses par les ingénieurs biomédicaux. Les
participants ont tous été formés sur l’utilisation du matériel pour leur permettre de bien travailler.
La codification proposée par la Division du Contrôle interne a été adoptée après quelques
amendements apportés par les participants. En ce qui concerne les équipements médicaux, il a
été dit que le responsable des ingénieurs biomédicaux et ses assistants feront une proposition
de la codification pouvant convenir au mieux.
4- Divers
Dans les divers, le DCGP a présenté les dix participants de la réunion. Il a également relevé
que chacun des acteurs doit mettre tout en œuvre pour faciliter la réalisation de cet inventaire
qui est le tout premier à couvrir tous les biens de l’HDL. Pour finir, il a une fois encore remercié
tout le monde pour la participation et a souhaité un plein succès à cette activité.
Commencée à 15h30, la réunion a pris fin autour de 16h45min.
Le secrétaire de séance Le Président de séance

2
M. KATANGA Matchonèwè M. FUMEY Sewa Ewoènam

3
Annexe : Liste de présence à la réunion préparatoire de l’inventaire du matériel et des équipements de l’HDL de juillet
2023

Rôle au sein de l'équipe

N° Nom & Prénom(s) Fonction à l'HDL Signature
d'inventaire
Directeur du Contrôle de
1 M. FUMEY Sewa Ewoènam Chef d'équipe
Gestion et des Performances

2 M. KATANGA Matchonèwè Chef Division de la Gestion des Secrétaire

Performances et du reporting
Chef Division du Contrôle Contrôle et traitement des
3 M. DENOU Kokou
interne et Budgétaire données
M. SODOGAS Elekonawo Chargé de contrôle budgétaire
4 -
Dosseh et des statistiques
Responsable Comptabilité
5 M. SOBO Akizou Contrôle et surveillance
analytique
Indication exhaustive des
Responsable division achat
6 M. KPALMA Patokitom Armel salles, matériels, mobilier et
logistique
autres
Indication exhaustive des
Mme DAOUNE-DANA
7 Chargée Achat et logistique salles, matériels, mobilier et
N'sroumba Rachel
autres
8 M. KELLY Assou Chef service biomédical -
Identification exhaustive et
M. TCHAMO KPONA
9 Responsable Adjoint biomédical désignation des matériels
Atcham Edouard
médicaux
10 Mme ADOM Tcha Hodalo Technicien Biomédical Identification exhaustive et
désignation des matériels

4
médicaux