Gestion Operationnelle de L'equipement

GESTION OPERATIONNELLE DE
L’EQUIPEMENT ET DES LOCAUX ET

DES IMMOBILISATIONS
GMG
SEKA STELENS KOEBIA
GESTION OPERATIONNELLE DE L’EQUIPEMENT
•
: GESTION DES ÉQUIPEMENTS
•La gestion des équipements commence dès l’acquisition. L’Entreprise définit ses
besoins en équipement en fonction de ce qu’il désire réaliser.
1. Définition du besoin
•L’étude des besoins est réalisée chaque année par la Direction en collaboration avec
les responsables techniques de secteur, le responsable métrologie, et les techniciens
(utilisateurs). Elle prend en compte le besoin de remplacement des matériels
anciens et les améliorations des techniques analytiques (normes d’analyses) ou
d’organisation de l’entreprise.
•La Direction établit ensuite une liste récapitulative dans le cadre des prévisions
budgétaire de l’entreprise.
•
: GESTION DES ÉQUIPEMENTS
2. Choix du fournisseur
•Le choix du fournisseur se fait en fonction du type du matériel.
1. Dans le cas des matériels importants
a)La sélection est faite sur la base des éléments suivants :

- Une recherche d’information auprès des fournisseurs possibles ;
- Une enquête de satisfaction auprès des laboratoires utilisateurs ;
- Une démonstration dans le laboratoire ;
a)Des tests d’évaluation sur des échantillons ,Les exigences sont
décrites dans un cahier des charges (et/ou par référence au devis
d’un fournisseur) comprenant selon le cas, tout ou partie des
éléments suivants :
- Caractéristiques du matériel à commander ;
- Documentation souhaitée (documents d’utilisation, de
maintenance...) ;
- Formation souhaitée ;
- service après vente ;
- garantie...
1. Dans le cas des autres matériels et des consommables

• La sélection est éventuellement faite sur la base d’une démonstration et d’un test
d’évaluation dans l’Entreprise. Dans le cas contraire, l’évaluation est réalisée
sur catalogue sur la base de critères techniques et financiers.
3. Réception
•La réception se fait en deux phases :
- Dechargement
- Contrôle à reception et stockage.
1. La réception administrative :
Consiste à s’assurer que le matériel livré correspond bien au matériel
qui a été commandé par le l’entreprise. Il est alors nécessaire de
vérifier les références du matériel livré, la quantité livrée, la
présence des documents appropriés (notice, certificats
d’étalonnage, ...) et si possible le bon état physique de l’équipement.
Cette opération est réalisée par les techniciens, après quoi, un bon de
livraison (contenant la date de livraison et leur accord ainsi que les
défauts éventuels) est remis au responsable administratif.
2. La réception technique
Consiste à s’assurer que le matériel livré est conforme aux spécifications
techniques définies dans la commande et en particulier tout ce qui concerne
les spécifications métrologiques.
Dans le cas des matériels simples, et après confirmation de leur bon état de
fonctionnement, le
responsable matériel désigné constitue l’éventuel dossier adéquat et l’appareil
est identifié puis enregistré dans l’inventaire du laboratoire.
Pour les matériels complexes, le fournisseur assure l’installation et la mise en
route, ainsi que la formation du personnel. Un rapport de réception est établi
indiquant les vérifications et les contrôles réalisés pour s’assurer de la
conformité au cahier des charges.
La réception du matériel doit être accompagnée, dans la mesure du possible et si
nécessaire, d’une formation à l’utilisation du matériel.
4. Identification
L’objectif de cette identification est de permettre au technicien
utilisateur de faire référence au matériel qu’il utilise de façon
claire et univoque.
Le laboratoire dispose d’un inventaire de ses matériels. L’inventaire
comporte, pour chaque matériel, les informations suivantes :
- catégorie de matériel ;
- nom du matériel ;
- n° d’ordre ;
- marque ;
- référence ;
- date d’acquisition ;
- date de mise en service ;
- date de réforme ;
- localisation.
5. Dossier matériel
L’objectif de ce dossier est de rassembler l’ensemble des documents descriptifs,

de suivi, d’utilisation et d’enregistrements propres à un équipement.
L’historique, associé aux enregistrements, permet alors d’assurer la traçabilité sur ce
qui a été fait sur l’équipement. Des étiquettes de repérage sont recommandées.
•Le tableau suivant résume les éléments présents dans le dossier
matériel.
•Tableau 1 : Éléments présents dans le dossier matériel
6. Fiches signalétiques
•Un des documents du dossier matériel est la fiche signalétique. Cette fiche correspond à un
document d’enregistrement des informations du fabricant relatives au matériel (dénomination, type,
N° de série, neuf, recyclé….) et à son installation au laboratoire (date de réception, date d’installation,
date de mise hors service,….).
•Cette fiche permet de décrire de façon rapide :
- l’équipement ;
-
- les matériels associés à cet équipement ;
les opérations préventives (étalonnage, vérification, maintenance) à effectuer ainsi
que leur périodicité ;
- les contacts nécessaires en cas de problème ;
- les références du laboratoire (identification, désignation,...) ;
- le nom du fournisseur, le nom du SAV et, éventuellement, la fin de la garantie ;
- la date de mise en service du matériel ;
- la date de réforme du matériel ;
- les consommables et/ou pièces détachées.
•Cette fiche peut être comparée à la carte d’identité d’un individu.
VI.7 Fiches de vie

La fiche de vie (tableau 2) a pour objectif de permettre l’enregistrement de toutes les
interventions qui ont eu lieu sur l’équipement concerné.
Nous y retrouvons les opérations de maintenances préventives, de maintenances correctives et d’étalonnage.
Tableau n°2 : exemple d’une fiche de vie
•Cette fiche peut être comparée au carnet de santé d’un individu.
8. Qualification du matériel
1. Définition
• La qualification est l’opération destinée à démontrer qu’un matériel fonctionne correctement et donne
réellement les résultats attendus. La reproductibilité des résultats fournis par ce matériel doit être contrôlée.
2. Différentes qualifications
1. Qualification de l’installation
• Elle apporte les preuves documentées sur la conformité de l’équipement aux exigences du client comme
par exemple :
• Le matériel est physiquement installé sur le lieu prévu de son utilisation et si nécessaire assemblé aux
systèmes existants.
• Les instruments de mesure, les périphériques et accessoires du matériel ont été vérifiés et sont conformes
aux exigences spécifiées.
• Les documents de conformité aux normes en vigueur, d’installation et de construction et d’exploitation
sont présents.
• Les attestations de formation du personnel sont fournies.
2. Qualification Opérationnelle
Elle détermine si le matériel fonctionne selon les spécifications fixées par le constructeur. Ces spécifications sont
évaluées aussi bien en termes de tests fonctionnels effectués individuellement sur les composants du matériel que de tests
opérationnels effectués sur le matériel dans son ensemble.
Cette opération permet de déterminer et de valider les paramètres et les sécurités du processus.
3. Qualification de la Performance
Il s’agit de l’étape finale de qualification du matériel. La qualification de la performance consiste en une série de
contrôles effectués par l’utilisateur par rapport au cahier des charges du système.
L’association de ces trois qualifications initiale et périodique (à l’achat, après un déplacement de l’équipement, après une
maintenance conséquente selon une périodicité prédéfinie) à la gestion quotidienne de l’équipement (maintenance, étalonnage,
suivi des dérives) permet d’apporter l’assurance du bon état de fonctionnement et du bon état métrologique permanent de
l’équipement.
•La maintenance des équipements :

•La maintenance des équipements est garante de la disponibilité et du bon état de fonctionnement du
matériel d’un laboratoire.
•Plusieurs termes sont souvent utilisés pour désigner la maintenance : entretien, réparation,
dépannage.
•Nous pouvons distinguer deux types de maintenance :
- La maintenance corrective qui est réalisée lorsque l’équipement est en panne ;
- La maintenance préventive qui est réalisée avant que l’équipement tombe en panne ou de façon
périodique pour éviter les pannes
•V-1-Instructions de maintenance
•Lorsque cela est nécessaire, des instructions de maintenance préventive sont à mettre en place. Elles
décrivent :
- les opérations à réaliser ;
- la périodicité ;
- les intervenants autorisés ;
- les pièces détachées nécessaires.
•Ces instructions peuvent être remplacées par des check-lists si les opérations à réaliser sont
simples ou intuitives.
• Fiches de maintenance
• Afin d’enregistrer les maintenances réalisées sur les différents
équipements, l’entreprise peut mettre en place des fiches.
• Ces fiches sont renseignées par l’intervenant et présentent toutes les
opérations réalisées lors de la maintenance et les pièces détachées
utilisées. Dans le cas où l’intervention est réalisée par une société
sous-traitante, cette fiche est remplacée par la fiche d’intervention du
sous- traitant si celle-ci existe.
•V-3- Planning des maintenances préventives

•En ce qui concerne les maintenances préventives, le laboratoire tient à
jour un planning des interventions de maintenance (tableau 6).
•La périodicité des maintenances est définie :
—selon l’historique des pannes de l’équipement ;
—selon les caractéristiques du fournisseur ;
—selon les disponibilités de l’entreprise.
II LA GESTION DES LOCAUX ET DES BATIMENTS

Objectifs pédagogique :
- Définir les concepts
La maintenance des bâtiments contribue aussi bien à la bonne image d’un
établissement qu’à la qualité des prestations qu’il propose, surtout
lorsque ce dernier accueille du public ; elle est donc de tout premier ordre
et permet aussi d’améliorer leur durée de vie.
• LES PROBLEMES
• Les problématiques à traiter sont nombreuses :
• recenser tous les dysfonctionnements pouvant intervenir dans vos établissements (chauffage, fuites d’eau,
toilettes bouchées, portail bloqué),
• gérer correctement les demandes d’intervention,
• suivre facilement les réponses apportées par les agents de service,
• pointer les différents contrats intervenants pour l’entretien et le suivi du patrimoine,
• recueillir les différents relevés de données utiles au suivi des consommations ou contrôles divers (eau, gaz,
lésionnelle, etc),
• gérer ou consulter les planifications des interventions,
• analyser les incidents et les réponses apportées.
• LES PROBLEMES
• Le gestionnaire des moyens généraux est amené à gérer le patrimoine
immobilier de l’entreprise. Il doit donc pouvoir disposer de toutes les
informations nécessaires à la gestion efficace.
• Ces questions sont :
• à la situation juridique :
• les acquisitions de l’entreprise
• la situation financière de l’entreprise
• les données diverses sur les locaux et bâtiments
• LA LOCALISATION DE BATIMENT
• Il s’agit d’identifier chaque bâtiment en le décomposant quelquefois par
pièce (salle de réunion, bureau administratif, chambre 1,2, 3 pour les
établissements recevant des usagers), mais aussi de situer, si besoin est,
l’étage. L’objectif recherché est de permettre à tout agent de
maintenance de trouver facilement l’endroit où il doit se rendre, mais
aussi, une fois dans le lieu, de savoir où se situe ce qu’il doit contrôler :
compteurs d’eau, de gaz, etc. Dans ce cas, il est très utile d’associer des
plans pour situer les éléments géographiquement
3. LA GESTION DES LOCAUX

L’entreprise dispose de plusieurs locaux, salles et auditoires qui vous sont
possible de réserver pour vos réunions, séminaires, conférences et journées.
Diverses salles peuvent être louées à des externes pour organiser des
manifestations.
3.1. La mission
La gestion des locaux s’occupe entre autre de la réservation de
toutes les salles universitaires de formations telles que :
• salles de séminaires
• auditoires
• aula magna pour des manifestations internes et externes
• organisation de réceptions, pause-café et apéritifs
• facturation des locations et des réceptions
• établissement du plan horaire universitaire ou de
formations
• 3. 2. Le suivi des dysfonctionnements

• La question est de savoir comment sont gérés les dysfonctionnements
de la demande d’intervention, à la prise en compte et la gestion des
incidents.
• Ces éléments peuvent varier selon les types de structures :
• a)La gestion des demandes
• Nous pouvons avoir par lieu, un ou plusieurs référents gérant les
demandes d’interventions.
• b)La réception et gestion des demandes d’intervention

• Nous pouvons avoir, ici aussi, une seule personne chargée de recevoir
les demandes et les traiter ; c’est le cas des petits établissements.
Pour les structures plus importantes, nous avons généralement un
service déconnecté de celui des agents de maintenance. Ce peut être
un service administratif, l’économat, le service comptable, etc.
b)La réception et gestion des demandes d’intervention

• Selon que les structures disposent de biens immobiliers leur appartenant ou pas,
cela change la donne. Dans le premier cas, la structure va ordonnancer la demande
d’intervention, soit à un prestataire spécialisé, soit à son service entretien. Il se
peut aussi que pour des raisons de travaux imminents les demandes soient mises
de côté (inutile d’intervenir si des travaux de rénovation, par exemple, sont lancés
dans la foulée).
• Dans le deuxième cas, il s’agira d’un simple suivi auprès du tiers mandataire et il
suffira de vérifier si l’incident est clos.
• 3.3. La maintenance des locaux

• Les matériels suivis doivent être classés par grande famille et sous famille (ex :
mobilier / mobilier bureau) et identifiés sous forme de fiche de données
regroupant l’identification du bien sous forme de données et pourquoi pas
accompagnés de photographies ou notices diverses PDF, car des références
précises sont souvent indispensables pour remplacer une pièce défectueuse ou
comprendre le fonctionnement d’un élément. Les informations portant sur leur
acquisition, leur affectation, leur rattachement à un contrat ou relevés seront
d’une utilité évidente :
• Où se trouve le matériel ?
• Est-il suivi sous contrat ?
• Est-il sujet à un nombre important de dysfonctionnements ?
4. L’AMENAGEMENT ET LE DEMENAGEMENT
• La gestion des locaux d’une entreprise suppose une connaissance
précise des fonctions nécessaires aux activités de cette entreprise.
Gérer les locaux, revient à :
• mettre à la disposition des demandeurs des locaux propices à leurs
activités aux moments venus ;
• se poser la question suivante : qui fait quoi, quand et comment ? Où
les activités peuvent-elles se réaliser ? Comment gérer les conflits qui
pourraient soulever des réservations des locaux communs.
• 4.1. L’aménagement
• Action d’aménager un local, un lieu ; résultat de cette action :
L’aménagement d’un appartement. Action d’aménager quelque
chose ; arrangement, disposition particulière visant à une meilleure
adéquation de quelque chose à sa destination :
• L’aménagement, c’est aussi l’action ou la manière d’aménager, de
disposer les équipements dans un espace. Ce thème ramène à
l’agencement, l’arrangement, la disposition, la distribution,
l’organisation de l’espace.
4.1. L’aménagement
• Les événements à prendre en compte pour l’aménagement d’un local
sont :
• l'utilisation du local ;
• la destination ;
• la période d’utilisation ;
• le volume ou les dimensions du local ;
• l’éclairage naturel ou artificiel, les couleurs, le mobilier, les
équipements, les objets divers (décoration).
• 4.2.Le déménagement
• Un déménagement est une action qui consiste à ôter tout ou partie
des biens mobiliers contenus dans un local pour les transporter vers
un autre.
• Il peut concerner un logement, des bureaux, un local commercial, une
usine, etc. et peut résulter en un changement d’adresse.
• Il existe des prestataires de services spécialisés dans cette activité : les
déménageurs.
• 5. LES TRAVAUX DE MAINTENANCE

Pour comprendre la maintenance dans un bâtiment, il faut une connaissance des divers corps de
métiers entrant en ligne de compte. Ce sont :
• les terrassements : aménagements visant à mettre en forme le terrain sur lequel doit être aménagée
ou réalisée une installation ou un bâtiment ;
• la voirie et les réseaux divers (VRD) : c’est l’ensemble des voies de desserte du bâtiment et de
circulation autour du bâtiment. Ils prennent également en compte toutes les infrastructures
permettant d’évacuer les eaux usées et d’alimenter le bâtiment en eaux, électricité, gaz, téléphone,
etc. ;
• les espaces verts ;
• le gros œuvre : c’est l’ensemble de la structure du bâtiment composé par les fondations, les
poteaux, les murs, les planchers, la toiture ;
• l’étanchéité ;
• la menuiserie : bois, aluminium, métallique
5. LES TRAVAUX DE MAINTENANCE

• la serrurerie ;
• la plomberie et sanitaire : l’électricité (pour *courant* fort ou
*courant* faible) ;
• la climatisation ; la protection incendie ; les revêtements durs et
souples (soi, mur, moquette) ; le faux plafond ; la peinture et vernis
• Dans une entreprise, les travaux, les entretiens, les réparations sur les
bâtiments et dans les locaux sont des charges financières
importantes.
6.GESTION DE CONTRAT DES SERVICES ASSOCIES

• Les contrats d’entretien doivent être gérés en fonction des exigences
de fonctionnement de l’entreprise et des prestations effectuées. Au-
delà des contrats d’entretien, des polices d’assurance multirisques,
professionnels doivent être signifiés avec les établissements
concernés.
• Il faudra identifier les jalons importants permettant d’en faire le suivi.
Les alertes*, sur fin de contrat ou reconduction doivent être mises en
évidence sur un tableau.
• 7.LA GESTION DES PLANNINGS D’INTERVENTION

• Un planning d’intervention est établi périodiquement en fonction des
bâtiments et locaux correspondants. Cette gestion des budgets, le
suivi du cycle de vie des biens et la gestion du remplacement sont des
données très importantes de la budgétisation de l’exploitation des
bâtiments et infrastructures techniques. Sur une période donnée en
fonction d’un plan d’action, l’on identifiera les services à mettre en
œuvre, leur évaluation est faite et les dépenses seront budgétisées.
EXERCICE DE TERMINOLOGIE
1. Qu’entend t-on par :
- la gestion du patrimoine immobilier de l’entreprise ?
- la gestion des locaux ?
- la gestion des bâtiments ?
- la gestion des contrats des services associés ?
- la gestion des plannings des interventions ?
2. Définissez :
- L’aménagement
- Le déménagement
3. Definissez une demarche de gestion techique et de renovation de vos batiments et
locaux.
a)Quels sont les livrables( documents clés) par etapes?
b) Comment maitriser les couts de renovations
LA GESTION DES IMMOBILISATIONS

• Objectifs pédagogiques :
- Définir les concepts
- Décrire la procédure de gestion des immobilisations
Il est nécessaire d’assurer la gestion correcte des immobilisations

(bureaux et salles diverses, mobiliers, matériels informatiques et autres
matériels) car de la qualité de leur gestion dépendra le maintien du
potentiel de biens et ou de services. Le gestionnaire des moyens
généraux est amené à gérer le patrimoine immobilier de l’Entreprise.
• LA DEFINITION
• La gestion des immobilisations peut se définir comme la gestion de
l’ensemble des actifs d’une entreprise, comprenant les actifs
corporels tels que le matériel informatique, les équipements
industriels, le mobilier ou l’immobilier mais aussi incorporels (brevets,
licences, …) et par le suivi de leurs amortissements dans le cadre des
comptes sociaux, des comptes analytiques, des comptes consolidés…
• En comptabilité, les immobilisations sont les biens inscrits dans les
comptes et ventilés selon leur nature entre les immobilisations
incorporelles, corporelles et financières.
• LE CHOIX D’UN LOGICIEL

• Les fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion des
immobilisations permettent de gérer le cycle de vie de tous les biens
possédés par une entreprise. Chaque bien est isolé et suivi
indépendamment des autres.
• Le logiciel de gestion des immobilisations fournit une visibilité à la fois
globale et détaillée des actifs de votre entreprise.
• LES SOLUTIONS DU LOGICIEL

• Un logiciel de gestion des immobilisations vous permet de gérer efficacement le parc
de vos immobilisations en appliquant les règles comptables et fiscales en vigueur.
Vous limitez ainsi le risque d’erreur lié au calcul manuel des amortissements.
• Un outil de gestion d’immobilisations vous permet de gérer simplement vos contrats
de location et de financement et d’effectuer des simulations.
• La simulation d’impact des amortissements prévisionnels vous permet d’évaluer
précisément vos futures charges. Ainsi, vous pilotez efficacement votre politique
d’investissement à court et long terme, de sa prévision jusqu’à sa réalisation.
• D’une manière générale, vous améliorez la vision et le suivi de vos actifs immobilisés
en assurant la gestion complète des biens et des investissements de votre entreprise.
• LA PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

• La procédure de gestion des immobilisations s’articule autour des
axes suivants :
• l'identification précise des biens à l’occasion de leur entrée dans le
patrimoine de l’entreprise ;
• la mise en place de supports de gestion ;
LA PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

• la mise en place du processus d’entrée et d’affectation des biens ;
• la mise en place du processus d’utilisation des biens ;
• la réalisation périodique d’inventaires physiques des biens ;
• le renouvèlement optimal des biens ;
• la maîtrise des mouvements des équipements à l’interne ;
• la mise en place du processus d’entretien et de réparation des
immobilisations.
• L’IDENTIFICATION PRECISE DES BIENS

• L’identification des immobilisations repose sur un système de codification et d’étiquetage.
• La codification des immobilisations
• L’efficacité des procédures de gestion des immobilisations exige la codification des
immobilisations nécessaires à l’identification, l’utilisation et au suivi des biens.
• Les informations susceptibles d’être codifiées comprennent :
• la nature du bien ;
• la désignation du bien ;
• l’année d’acquisition ;
• le numéro d’ordre du bien ;
• exemple ;
1.1. L’étiquetage des immobilisations
La référence d’une immobilisation est l’information codifiée qui est matérialisée par une étiquette
apposée sur une immobilisation afin de l’identifier rapidement.
Cette information n’est portée qu’une seule fois et n’est pas modifiable.
L’étiquette comporte ainsi six positions :
Position 1 Position 2 Position 3 Position 4 Position 5 Position 6
Localisation nature désignation financement Année d’achat Numéro 3

• Position 1 : la localisation du matériel : 2 caractères numériques suffisent. Par
exemple :
- 01 : Direction Générale
- 02 : Secrétariat Général
- 03 : Directeur d’institut SSCO
• Position 2 : la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent maximum
• Par exemple :
- MAB : Matériel de bureau

- MIN : Matériel Informatique
- MOB : Mobilier de bureau
- MAV : Matériel Audiovisuel (rétroprojecteur par exemple)
- MAT : Matériel de Transport
Position 3 : La désignation du bien ou description : quatre caractères alphabétiques suffisent au

Maximum. Par exemple :
- CLIS : Climatiseur Split ;

- CLIA : Climatiseur Armoire ;
- SERV : Serveur ;
- UC : Unité centrale ;
- AC : Accoudoirs ;
- TAB : Tableau ;
- CHAIS : Chaise ;
- TV : Téléviseur. Etc.
Position 4 : La source de financement : trois caractères numériques en deux parties séparées par
un tiret pour indiquer le numéro d’ordre de la convention signée. Par exemple :
- 00-1- Fonds propres

- 01-1-Fonds du promoteur de l’entreprise (dépense effectuées sur financement du promoteur)
- 02-1-Emprunt
- 03-1-Don. Etc.
• Position 5 : La date d’acquisition du bien : quatre caractères

numériques suffisent
• Exemple : 1999, 2000, 2001, etc.
• Position 6 : Le numéro d’ordre du bien : quatre caractères numériques. Par

exemple :
• 0001 : Pour le 1er bien acquis et enregistré par l’entreprise
• 0002 : Pour le deuxième bien enregistré
• 0003 : Pour le troisième bien enregistré. Etc.
• Les positions à l’intérieur de l’étiquette d’identification sont séparées par des barres
obliques. Ainsi, le code suivant :
• 03/MIN/UC/01-01/1999/0003 fournit les renseignements suivants :
• 03 : Bien mis à la disposition du VP/AP
• MA : Il s’agit d’un matériel informatique
• CAM.R : Il s’agit d’une unité centrale
• Bien acquis sur fonds propres de l’entreprise

• 1999 : bien acquis en 1999
• 0003 : bien enregistré en fichier sous le numéro 0003 dans le registre
des biens.
• NB : Le registre des immobilisations doit préciser entre autres le
service (ou le bureau) à qui le bien est affecté avec précision. Les
différentes affectations ultérieures doivent y être mentionnées.
• M.10.2.5 : intérêt de ce type de codification
•
• L’intérêt de la codification
• La codification permet de :
• Faciliter l’exécution des inventaires physiques ;
• Favoriser le rapprochement rapide et fiable et la valorisation des immobilisations inventoriées ;
• Identifier, localiser sans perte de temps les biens. l’attribution d’un code entraine la création
d’une étiquettes (plastique, métalliques ou en papier protéger) qui est fixer sur l’immobilisation
par le C/DAG . cette référence est reportée dans le registre des immobilisations.
• support de gestion
• les supports nécessaire à la gestion des immobilisations comprennent :
• Le resgistre des bien ;
• La fiche d’immoblisation ;
• La fiche d’inventaire ;
• L’intérêt de la codification
• Il est ouvert un registre par catégorie de biens durable. ce registre manuel enregistre
chronologiquement toutes les entrées d’immobilisation.
• Le registre comprend les renseignements suivants le code d’identification
• La date d’entrée de l’immobilisation ;
• La désignation du bien ;
• La marque ;
• Le nom du fournisseur ;
• Le service d’utilisateur (la localisation) ;
• Le prix d’acquisition ;
• La date de sortie du bien ;
• Les observations ;
• La fiche d’immobilisation, lorsqu’elle est manuelle est de préférence cartonner. Les

renseignements suivants sont fournir par la fiche d’immobilisation :
• La date d’acquisition et de mise en service ;
• Le numéro d’identification du bien ;
• La désignation du bien
• La marque
• Type de véhicule
• Le nom du fournisseur
• Le prix d’acquisition
• La source
• Le financement
• L’affectation
• LE PROCESSUS D’AFFECTATION ET D’UTILISATION

• Le processus d’entrée des biens
• Lors de la réception des biens il faut :
• « Vérifier la concordance des quantités » commander avec les quantités du prix ;
• « vérifier la qualité des biens livrés »
• Prendre des réserves motivées
• Etablir le PV ou le bordero de livraison le bordero fait état des mentions suivantes
• Date et lieu des livraisons ;
• Nom et prénoms du livreur
• Identification du véhicule de transport et de son chauffeur ;
• Identification de la marchandise
• Reserve éventuelle
• Transmettre copie dudit bordero accompagner d’une copie de la
facture à la direction des affaires administratives et financières
• LE PROCESSUS D’AFFECTATION DES BIENS

• L’affectation des biens se fait sur bordero établie en deux exemplaires
et dument rempli. A cette occasion le GMG.
• Informe par tous les moyens les bénéficiaires de la disponibilité du
matériel dont ils peuvent prendre livraison ;
• Appose les étiquetés d’identification sur les biens et les mets à la
disposition des bénéficiaires ;
• Saisie la codification des biens affectés dans le logiciel des gestions
des immobilisations ( ou mets à jour le fichier des immobilisation ) .
• Veuillez à ce que les bénéficiaires contresignent la fiche de livraison
• Le processus d’utilisation des biens

• Pour l’utilisation efficiente des biens, tout agent équiper d’un poste doit :
• Le quotidiennement
• Vérifier que le matériel fonctionne normalement ;
• Assurer l’état de propriété du matériel ;
• Veuillez a utiliser les fournitures (papier, encre, disquette cd…)
• Sans gaspillage ;
• Sécuriser les données par une sauvegarde des fichiers sur le support interne et externe
• En cas d’incident
• Dans un délai de 24 heures au plus, signaler au GMG, tout incident sur le matériel afin que
les dispositions idoines soient prises.
•
• A la fermeture des bureaux

• S’assurer que le matériel est éteint. Au besoin débrancher tout matériel électrique.
• Périodiquement
• Veiller, selon les instructions du constructeur à la maintenance préventive du
matériel. Ainsi, deux fois par mois, procéder à la maintenance générale du matériel
informatique et produire un rapport.
• En fin d’année, établir un rapport d’activité en faisant des sortir (les difficultés et
satisfaction rencontrer dans l’utilisation du matériel.
• Pour les biens collectifs (photocopieuse, machine à relier, table de montage,
imprimante en réseau,…)
• Designer un responsable de l’utilisation
Périodiquement
• Concevoir un cahier d’utilisation comportant les mentions suivantes :
• Date, identité de l’utilisateur, nature des travaux, quantité, observation
• Remplir impérativement le cahier après usage ;
• Effectuer une visite de contrôle des équipements afin de s’assurer que
ces dernières n’ont pas atteint un niveau d’utilisation nécessitants une
maintenance :
• Contrôler le cahier d’utilisation et apposer le visa du responsable
designer.
•
Périodiquement
• Dans une entreprise, les travaux, les entretiens, les réparations sur les bâtiments, et dans les locaux et
sur les mobilisations diverses sont des charges importante. En effet durant la vie ou lors de l’utilisation
et du fonctionnement d’un bien durable, trois types de travaux sont à prévoir :
• L’entretien permanent ou quotidien : est en général effectué par l’utilisateur lui-même qui veille à
assurer un fonctionnement quotidien régulier du matériel
• Mis à sa disposition, il se manifeste par des dispositions des vérifications à effectuer quotidiennement ;
• L’entretien préventif, périodique : un ensemble des contrôles de fonctionnement général.
• Il est fixé par chaque fabriquant :
• Les réparations représentant l’ensemble des interventions effectué sur les biens pour les remettre
dans un état de fonctionnement correct.
• Elles peuvent être effectuées soit par le service de maintenance interne, soit par la sous-traitance
LA GESTION DES LOCAUX ET DES BATIMENTS








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GESTION OPERATIONNELLE DE

L’EQUIPEMENT ET DES LOCAUX ET

a)La sélection est faite sur la base des éléments suivants :

1. Dans le cas des autres matériels et des consommables

L’objectif de ce dossier est de rassembler l’ensemble des documents descriptifs,

VI.7 Fiches de vie

•La maintenance des équipements :

•V-3- Planning des maintenances préventives

II LA GESTION DES LOCAUX ET DES BATIMENTS

3. LA GESTION DES LOCAUX

• 3. 2. Le suivi des dysfonctionnements

• b)La réception et gestion des demandes d’intervention

b)La réception et gestion des demandes d’intervention

• 3.3. La maintenance des locaux

• 5. LES TRAVAUX DE MAINTENANCE

5. LES TRAVAUX DE MAINTENANCE

6.GESTION DE CONTRAT DES SERVICES ASSOCIES

• 7.LA GESTION DES PLANNINGS D’INTERVENTION

LA GESTION DES IMMOBILISATIONS

Il est nécessaire d’assurer la gestion correcte des immobilisations

• LE CHOIX D’UN LOGICIEL

• LES SOLUTIONS DU LOGICIEL

• LA PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

LA PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

• L’IDENTIFICATION PRECISE DES BIENS

L’étiquette comporte ainsi six positions :

Position 1 Position 2 Position 3 Position 4 Position 5 Position 6

Localisation nature désignation financement Année d’achat Numéro 3

• Position 2 : la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent maximum

- MAB : Matériel de bureau

Position 3 : La désignation du bien ou description : quatre caractères alphabétiques suffisent au

- CLIS : Climatiseur Split ;

- 00-1- Fonds propres

• Position 5 : La date d’acquisition du bien : quatre caractères

• Position 6 : Le numéro d’ordre du bien : quatre caractères numériques. Par

• Bien acquis sur fonds propres de l’entreprise

• La fiche d’immobilisation, lorsqu’elle est manuelle est de préférence cartonner. Les

• LE PROCESSUS D’AFFECTATION ET D’UTILISATION

• LE PROCESSUS D’AFFECTATION DES BIENS

• Le processus d’utilisation des biens

• A la fermeture des bureaux

LA GESTION DES LOCAUX ET DES BATIMENTS

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