METHODOLOGIE D’ACQUISITION

ET DE MAINTENANCE DES
EQUIPEMENTS DE LABORATOIRE

Pr Ag Jean SAKANDE
Objectifs
 1-Décrire les huit opérations de la maintenance des
équipements biomédicaux

 2-Décrire les niveaux de complexité des équipements

biomédicaux

 3-Citer les critères techniques de choix des principaux

équipements de laboratoire
INTRODUCTION
 L’acquisition des équipements de laboratoire exige une
grande prudence: gamme variée d’équipements !!!
 Le choix peut s’avérer catastrophique :
 inadéquation manifeste par rapport aux besoins
 importance des coûts récurrents (maintenance, réactifs,
consommables)
 inadaptation des instruments aux conditions de terrain
 absence de possibilité de maintenance sur place
LA MAINTENANCE
DEFINITIONS
 La maintenance:
 Plusieurs termes sont souvent utilisés pour désigner la
maintenance : entretien, réparation, dépannage
 La maintenance est en fait, un ensemble de huit
opérations qui garantissent la fiabilité des équipements.
DEFINITIONS
 La maintenance:
 Les 8 opérations de la maintenance:

- L’achat
- La réception des équipements
- L’installation technique
- La formation des utilisateurs
- La maintenance préventive
- Le contrôle régulier des performances
- La maintenance curative
- La gestion de l’inventaire et de la maintenance sur fichier.
DEFINITIONS
 La fiabilité:
 La fiabilité d’un équipement est définie par sa
probabilité à ne pas tomber en panne et sa
capacité à assurer une fonction donnée dans
des conditions d’utilisation et de temps
données.
Les huit opérations de la maintenance
 L’achat:
 La maintenance commence à l’achat.
 Les besoins doivent être définis et analysés
localement : réalités locales techniques (eau,
électricité), humaines (composition, formation),
exigence en consommables et maintenance
Les huit opérations de la maintenance
 L’achat:
 Règle d’or: « le matériel acheté doit être adapté aux
besoins, à l’environnement technique et humain, il doit
être accepté par les utilisateurs formés à son
utilisation ; il ne doit pas entraîner de contraintes
économiques ou opérationnelles supérieures aux
possibilités de l’établissement en matière de
maintenance et de consommables ».
Les huit opérations de la maintenance
 L’achat:
 Établissement d’un cahier de charge: par le responsable
du laboratoire et le technicien biomédical
 Le cahier de charge précise:
- l’objet du marché,
- le contenu de l’offre
- Les limites de prestation en terme de travaux
- les contraintes d’implantation de l’équipement
- Les délais de livraison
Les huit opérations de la maintenance
 L’achat:
 Le cahier de charge précise:
- Les conditions de garantie des équipements
- Les conditions de maintenance
- Les conditions de formation des utilisateurs et des
techniciens biomédicaux
- Les contraintes de consommables
- La mise à disposition des schémas, plans et notices
- Conformité aux normes et homologation.
- Présence d’un service après vente sur place
Les huit opérations de la maintenance
 La réception de l’équipement:
 Il ne suffit pas de choisir l’équipement !
 Il est nécessaire de contrôler la livraison et d’effectuer
un certain nombre de tâches dès la réception:
- vérification de l’état physique des équipements livrés
- corrélation entre le matériel livré et la commande
- contrôles techniques et de performances
- consignes d’utilisation à dresser et notice d’utilisation à
mettre à la disposition de tout le monde en vue d’éviter
les fautes d’utilisation engendrant des dégradations.
Les huit opérations de la maintenance
 La réception de l’équipement:
 Il est nécessaire de contrôler la livraison et d’effectuer
un certain nombre de tâches dès la réception:
- Choix des consommables liés à l’utilisation de
l’appareil : il faut choisir des consommables adaptés
aux équipements afin de garantir la qualité des
résultats, d’éviter des surcoûts de consommables ou de
dégradations de l’équipement.
- Manuel de maintenance dans l’atelier de maintenance
- Donner un numéro d’inventaire, remplir la fiche
d’inventaire, mettre une étiquette sur l’appareil avec
son numéro d’inventaire.
- Remplir le fichier SAV
Les huit opérations de la maintenance
 L’installation technique:
il faut s’assurer que l’environnement technique est adéquat:
- Électricité : tension et variations admissibles, puissance
instantanée, puissance nominale, qualité du réseau
d’alimentation (onduleur ?)
- Eau : qualité, débit, pression
- Encombrement : dimensions de la zone autour de
l’équipement permettant l’accessibilité pour les
utilisateurs et les techniciens de maintenance
- Traitement de l’air, climatisation : hygrométrie et variations
admissibles ; température et variations admissibles.
Les huit opérations de la maintenance
 Formation des utilisateurs:
 30 à 70% des pannes liés à des fautes d’utilisation
 Il est indispensable de former le personnel à l’utilisation
des matériels à la livraison avec l’aide de la société, mais
aussi durant toute la vie des équipements par des
recyclages pouvant être effectués par les techniciens
biomédicaux.
 Les consignes d’utilisation doivent être affichées à
proximité des appareils
Les huit opérations de la maintenance
 La maintenance préventive:
- Objet: éliminer les causes de tout événement indésirable
potentiel pour empêcher qu’il ne se produise
- Indispensable: permet de réduire la maintenance curative
- Le fournisseur doit communiquer lors de l’acquisition de
l’équipement, l’ensemble des opérations de maintenance
préventive à effectuer, leur périodicité, leur coût s’il y a lieu.
Il existe deux types de maintenance préventive:
- Maintenance préventive systématique: effectuée selon un
échéancier établi
- Maintenance préventive conditionnelle: subordonnée à un
type d’événement prédéterminé (autodiagnostic, alarme..)
Les huit opérations de la maintenance
 Le contrôle régulier des performances de
l’équipement:
 Il nécessite souvent des réactifs et des protocoles
(Contrôle interne de qualité)
 Il s’agit de prévenir les pannes non à travers une
maintenance préventive systématique, mais par le suivi
de l’évolution de paramètres techniques ou de
performances (reproductibilité, justesse…) dans le temps.
Les huit opérations de la maintenance
 La maintenance curative:
 Ne doit pas être improvisée mais doit être organisée,
fruit d’une politique globale avec des choix de
maintenance (interne, externe, mixte)
 Elle inclut une gestion technique et la gestion des
contrats de maintenance.
Les huit opérations de la maintenance
 La maintenance curative:
 Le choix des prestataires
- Maintenance utilisateur: faite par l’utilisateur préalablement
formé (généralement légère)
- Maintenance interne: par les techniciens du service biomédical
de l’hôpital (formation, outils, documents)
- La tierce maintenance: par des sociétés indépendantes des
fabricants
- La maintenance fournisseur: incontournables pour certains
équipements complexes
- La maintenance partagée: SAV et techniciens locaux se
partagent la maintenance (délai réduit, assistance du
fournisseur pour le diagnostic de la panne, moins coûteux,
formation continue des techniciens locaux)
Les huit opérations de la maintenance
 La maintenance curative:
 La gestion technique inclut les taches suivantes:
• Inventaire exact et complet du matériel
• Étiquetage du matériel
• Fichier Service Après Vente complet (nom des techniciens, lieu
d’implantation, téléphone, coûts horaires de main-d’œuvre, coûts des
déplacements, contrats de maintenance, .. ;
• Bibliothèque de documentation technique
• Gestion d’un stock judicieux de pièces détachées
• Outillage adapté au niveau d’intervention des techniciens internes
• Réparation interne ou appel de sociétés externes
• Contrôle de l’intervention externe (délai d’intervention, durée, pièces
changées, fiabilité de la réparation effectuée quelques jours après cette
dernière, obtention du rapport d’intervention, information de l’utilisateur)
• Tenue à jour du fichier vie des équipements : pendant la période de
garantie, pour les matériels sous contrat ou hors contrat, pour les
interventions internes ou externes).
Les huit opérations de la maintenance
 Gestion de l’inventaire et de la maintenance avec fichier

 C’est la première mission d’un service technique

biomédical qui est de pouvoir donner à tout moment
l’identification et l’historique de vie d’un matériel, que
celui-ci soit sous garantie, sous contrat ou hors contrat.

 Le fichier doit être simple à utiliser et facile à mettre à

jour. Il faut limiter le nombre d’informations à saisir et ne
conserver que celles qui apparaissent essentielles.
Enjeux économiques de la maintenance
Il est important d’avoir à l’esprit l’ensemble des
coûts (directs ou indirects) liés à la
maintenance ou à la non maintenance.
Enjeux économiques de la maintenance
 Coûts directs de la maintenance:
 Coûts de maintenance:
- Contrats de maintenance
- Pièces détachées
- Main d’œuvre et déplacements de techniciens
- Frais de formation et d’outillage des techniciens
internes
 Consommables: un équipement mal entretenu,
fonctionnant mal, ou mal utilisé va entraîner un surcoût
de consommables (réactifs, ….)
Enjeux économiques de la maintenance
 Coûts indirects de la maintenance:
 Longue durée d’immobilisation des équipements

 Diminution de la durée de vie des équipements

 Non optimisation du travail autour de

l’équipement, démotivation des utilisateurs
Critères de choix de maintenance
 Faire ou faire faire??

 Le choix de maintenance interne ou externe dépend de

données objectives mais aussi de données subjectives
Critères de choix de maintenance
 Quelques grands critères de choix:
- Politique globale de maintenance de l’établissement
- Disponibilité d’un technicien interne
- Formation de base
- Formation complémentaire
- Niveau d’outillage
- Coûts prévisionnels ( contrat de maintenance, pièces
détachées, interventions externes, coût du technicien
interne).
Critères de choix de maintenance
 Données subjectives:
- Influence du fournisseur ou du technicien interne sur
les utilisateurs
- Motivation du technicien interne (maintenance
préventive, etc.)
- Responsabilité
Contrats de maintenance
La prestation de maintenance peut se faire par:
- Intervention sur devis
- Contrat de maintenance: document qui identifie le
prestataire, le client, l’équipement et qui précise la
nature de la prestation (préventif, correctif) et les
conditions d’exécution (délais, tarif, déplacement)
Contrats de maintenance
 Types de contrats:
- Contrat préventif: maintenance préventive uniquement
- Contrat tous risques ou maintenance forfaitaire: ensemble des
interventions préventives et curatives indépendamment du nombre et de
l’importance des incidents qui pourront survenir sur l’année
Avtge: coût déterminé par avance, clause de disponibilité de l’équipement
peut être introduite, obligeant le prestataire à réduire au minimum
l’indisponibilité
Inconvénient: coût élevé!
Ne sont efficaces que s’il existe localement une société de service de
maintenance ou un agent représentant le fournisseur, possédant la
qualification, le savoir-faire et les pièces détachées nécessaires aux
dépannages
Contrats de maintenance
 Types de contrats:
- Contrat partenariat: prestation de maintenance partagée
où SAV du fournisseur et techniciens locaux
interviennent sur l’équipement. Il précise: les domaines
d’interventions de chacun, les conditions
d’interventions, la mise à disposition des pièces
détachées.
Contrats de maintenance
Dispositions de clauses de contrats:
- L’objet (nature, étendue, limite, évolution logiciels)
- Les modalités d’intervention ( téléphone, site, retour
usine, échange, délais)
- Les pénalités (franchise, report, formule, plafonnement,
bonus)
- La durée (début, expiration, reconduction,
prolongation, suspension, résiliation, résolution)
- Le prix (avance, acompte, actualisation, révision)
- Les bons d’intervention
Contrats de maintenance
Dispositions de clauses de contrats:
- La documentation fournie
- La notion de responsabilité
- Les clauses de fin de contrat
S’assurer :
- du suivi des interventions
- de l’évaluation des interventions
Conclusion

Il est essentiel d’établir une liaison constante entre les

suivis de l’achat, de la maintenance, des travaux et de
la formation des personnels, car sans ces liaisons, on
abouti à des surcoûts inutiles voire à des impasses
fonctionnelles.
CRITERES TECHNIQUES ET
BIOMEDICAUX DE CHOIX DES
EQUIPEMENTS
Niveau de complexité des équipements
 Le choix d’un équipement doit tenir compte de son
niveau de complexité

 On peut classer les équipements à partir d’un certain

nombre de critères de complexité
Niveau de complexité des équipements
 Exemples de critères de complexité:
 Conditions d’expédition et de livraison du matériel
 Contraintes d’environnement technique : Électricité,
Eau, température, Poids, encombrement
 Contraintes de formation des utilisateurs
 Contraintes de consommables : Coût d’exploitation,
conditions de livraison, délai de livraison, conditions de
stockage.
 Contraintes de maintenance : complexité, coût de la
maintenance, outillage requis, périodicité d’entretien,
qualité de la notice technique.
Niveau de complexité des équipements
 Il faut analyser les différents critères en les attribuant
des notes et un coefficient de pondération en fonction
de l’équipement et des contraintes de l’acheteur, de
l’utilisateur, du site.

 Cependant un seul critère peut être rédhibitoire pour le

choix d’un équipement jugé peu complexe.
EXEMPLES D’EQUIPEMENTS
Spectrophotomètre
1- Domaines d’applications: biochimie.
2- Contraintes techniques et d’environnement
- Appareil de paillasse 10 -20KG ; Alimentation électrique ;
Appareil tropicalisé.
3- Plans, schémas, notices: A fournir avec l’appareil
Spectrophotomètre
4- Critères techniques de choix :
- Mono ou double faisceau optique
- mode de calibration
- Précision spectrale
- Bande passante
- Type de lampe : iode, deutérium, tungstène, halogène.
- Type de détecteurs
- Programmes de mesures
- Interfaces numériques et analogiques pour périphériques
Spectrophotomètre
5- Pièces détachées principales
Filtres optiques, lampes.
6- Consommables 
Cupules de réaction
7- Formations utilisateurs, consignes d’utilisation
A prévoir
Automate de biochimie
1- Domaines d’applications
 Biochimie (substrats, enzymes, hormones, ….).

2- Contraintes techniques et d’environnement

 Alimentation électrique, Paillasse pour poser l’appareil

3- Plans, schémas, notices

 A fournir
Automate de biochimie
4- Critères techniques de choix :
 Les cadences: C'est un des critères les plus importants
pour le choix de l'appareil. Si elles sont trop faibles pour
votre laboratoire, vous serez fortement pénalisé, si vous
les surestimez, vous risquez de faire un investissement
supplémentaire inutile, vous risquez de gaspiller des
réactifs.
 Le type de prélèvement. Il est évident que l'appareil
doit faire les analyses sur plasma ou sérum. Mais bien
souvent il est nécessaire qu'il puisse aussi passer les
analyses urinaires
Automate de biochimie
4- Critères techniques de choix :
 Le mode de positionnement des tubes sur
l'appareil
- Le système de couronne: tubes et godets mis
manuellement
- Le « rack »: sorte de portoir contenant 5 à 10 positions
pour tubes ou godets.
Automate de biochimie
4- Critères techniques de choix :
 Le volume d'échantillon: volume mort souvent
élevé (de l'ordre de 500 µl!!!). S’assurer des volumes
nécessaires à une analyse!!
 Les paramètres à passer sur cet automate: Ne
choisissez pas votre appareil parce qu'il fait bien un
paramètre rare. Evaluez surtout s'il est capable de faire
correctement (analytiquement et financièrement) les
analyses les plus demandées
Automate de biochimie
4- Critères techniques de choix :
 Le module électrolytes.
 L'étalonnage. Peut-on faire des étalonnages
multipoints, non linéaires pour les dosages
immunologiques par exemple. Quelles sont les
fréquences de calibrages, sont-elles programmables ?
Trop fréquentes, elles peuvent faire fortement chuter
les cadences et augmenter les coûts!!
 Système ouvert ou système fermé ?
Automate de biochimie
4- Critères techniques de choix :
 Les dilutions et ré-analyses: L'appareil est-il capable de
les gérer et comment ? Par exemple, peut-il ré-analyser
automatiquement (après dilution ou prise d'essai plus
faible) un paramètre qui a été trouvé supérieur à des
bornes ? C'est une option très intéressante dans les
hôpitaux où les laboratoires sont fréquemment
confrontés à des valeurs très perturbées. Le repassage
automatique permet de gagner du temps;
 En fonction du contexte (hôpital ou privé) ce critère de
choix sera parmi l'un des plus importants.
Automate de biochimie
6- Consommables : réactifs, rack
7- Formations utilisateurs, consignes d’utilisation
Lors de l’installation
Automate d’hématologie
1- Domaines d’applications
Numération et/ou formule sanguine
2- Contraintes techniques et d’environnement
Alimentation électrique, Paillasse pour poser l’appareil
3- Plans, schémas, notices
A fournir
Automate d’hématologie
4- Critères techniques de choix :
 Paramètres mesurés, paramètres calculés
 Courbes
 Techniques de mesure (résistivité, analyseur d’image,
diffraction laser, densité optique, cytochimie)
 Nombre de mesures réalisées par paramètre
 Qualité des résultats (coefficient de variation, linéarité)
 Type d’échantillons et volumes nécessaires
 Modes de prélèvement (manuel, automatique par
passeur d’échantillons)
 Cadence (nombre d’analyses par heure)
Automate d’hématologie
4- Critères techniques de choix :
 Modes d’étalonnage et de contrôle
 Conditionnement, stockage et gestion des réactifs
 Type de contrôle qualité
 Alarmes
 Mode de stockage et d’édition des résultats
 Entretien périodique
 Coût unitaire de la numération et/ou de la formule
sanguine.
 Produit tropicalisé.
Automate d’hématologie
5- Pièces détachées principales
 Vanne de distribution

6- Consommables 
 Tubulures, réactifs, contrôles et calibrant, papier
imprimante.
7- Formations utilisateurs, consignes d’utilisation
 Lors de l’installation
 Compteur de CD4

Critères de choix
 Les besoins cliniques
 Nombre absolu ou % des CD4?
 Quantité de tests par jour
 modérée (<5/j), intermédiaire ou importante (>50/j)
 Ressources humaines
 Disposez-vous de personnel formé?
 Budget/Financement
 Quelles sont les possibilités financières?
Critères de choix
 Transport du sang
 Est-ce que l’analyse doit se faire sur sang frais (<12h) ?
 Inventaire
 Avez-vous des problèmes avec la chaîne des fournisseurs ?
 L’espace disponible
 Est-ce un facteur limitant?
 La capacité de stockage
 Est-ce un facteur limitant?
 Disponibilité de l’eau et de l’électricité,etc.
 La capacité peut-elle être élargie ou configurée?
Technologies (plate formes)
Cytométrie de flux en simple plate-forme

Slide courtesy of Roland Gohde

Cytométrie de flux en double plate-forme

Slide courtesy of Roland Gohde

 Becman
Becton Becton
PointCare Partec Dynal SA Coulter
Dickinson Dickinson
Corporation

Microscope
PointCare CyFlow
Equipement FACSCalibur FACSCount Aimant Microscope
Now Counter
Mixer
Cytométrie en
Cytométrie en Cytométrie Billes Billes
flux, Cytométrie
Technique flux, en flux, magnétisés synthétiques,
semi- en flux
automatique automatique Manuelle Manuelle
automatique
Nb de tests
par 6 ou 12 10
40-400 50 32 50-250 (maxim
Personne um) (maximum)
par jour
Stockage
Oui Oui Non Oui Oui Oui
froid
Pas de
Maintenance 6,000 $/an 3,000 $/an ±3,000 €/an Aucune Aucune
données

Coût de 16000 – 3000 $ 2,000 $

<80,000 $ <30,000 $ 24,500 $
l’équipement 20000€ 1 lampe/an 1 lampe/an

Coût des 6-7 $

réactifs par 12-15 $ (politique 10$ 2$ 3-5 $ 4- 8$
 Apogee A40
  Guava  
(Amplimedical)

Simple plateforme
Simple plateforme
Comptage absolu et en
Principe Comptage absolu et en pourcentage
pourcentage
Système ouvert
Système ouvert
Corrélation ++++ ++++
Volume d’échantillon 10 microlitres 50 microlitres
Cadences (8h/j) 150/jour 150/jour
2 jours 2 jours;
Training et entretien entretien réduit entretien réduit au
au minimum minimum
Maintenance 1 jour/an/sevice local 1 jour/an/service local
32x36x21cm 32x48x48 cm
Taille et poids
17 kg 30 kg
Portabilité Oui Oui
Prix de l’instrument 33,000 $ 20000 - 29,000 €
Prix du test 1,25-1,50 $ ≈3,5-7,5 €