MATRICE TEMPS EISENHOWER

La matrice d’Eisenhower, qu’est-ce que c’est ?

Pour le petit moment culture, Eisenhower était un président américain des années 50
qui était connu pour sa productivité exceptionnelle. Et la matrice de décision qu’il a
créé est une des clés de son efficacité.

La matrice d’Eisenhower, c’est tout simplement une façon de classer les tâches en 4
catégories en fonction de leur urgence et de leur importance :

On a donc nos 4 quadrants qui représentent chacun une catégorie de tâche :

 Quadrant 1 : Les tâches importantes et urgentes (à faire immédiatement)

 Quadrant 2 : Les tâches importantes mais non urgentes (à planifier)
 Quadrant 3 : Les tâches non importantes mais urgentes (à temporiser)
 Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes (à éliminer)

L’idée, c’est donc de prendre votre liste de tâche et d’attribuer à chacune un

des quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance.

Nous allons voir en détail chacun de ces 4 quadrants, quelles sont les tâches qui vont
dedans et surtout quoi faire de chaque tâche en fonction de sa catégorie.
Mais d’abord, il faut savoir faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui
est important pour pouvoir bien classer vos tâches. Je vous explique ça tout de suite !

Urgent vs Important, quelle différence ?

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.

David Eisenhower

Les tâches importantes

Les tâches importantes sont celles qui vous font avancer vers vos
objectifs personnels à long terme. Si vous ne les faites pas, vous ne pouvez pas
atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Elles peuvent également devenir
urgentes mais ce n’est pas toujours le cas donc on a tendance à les repousser pour
plus tard.

Quelques exemples de tâches importantes : Faire de l’exercice régulièrement pour

votre santé, avancer sur un projet spécifique qui vous tient à cœur, se former à de
nouvelles compétences etc..

Les tâches urgentes

Les tâches urgentes en revanche ont une échéance fixée et demandent une action
immédiate sous peine de provoquer des conséquences néfastes. Ce sont souvent des
tâches imprévisibles ou imposées par des personnes extérieures et qui ne dépendent
pas de votre volonté.

Quelques exemples de tâches urgentes : compléter sa déclaration d’impôts le jour de

la deadline, répondre à un appel important, arrêter la fuite d’eau dans la salle de bain,
transmettre une information demandée à un collègue etc..

Nous avons souvent tendance à nous focaliser sur les tâches urgentes au détriment
des tâches importantes car elles appellent une action immédiate.

C’était très utile pour notre survie lorsque nous vivions dans des cavernes et que
nous pouvions être attaqués à tout moment par des bêtes féroces. Forcément le
cerveau préfère se concentrer sur le lion qui est devant nous plutôt que sur notre
repas du lendemain. Mais aujourd’hui, l’urgence prends plus souvent la forme
d’emails que de lions à combattre et notre cerveau ne s’est pas vraiment adapté.
En comprenant la différence entre les tâches urgentes et importantes, on
peut détourner notre cerveau pour se concentrer sur ce qui nous rapproche de nos
objectifs. Pour cela, on va voir comment utiliser les 4 quadrants de la matrice.

Les 4 quadrants en détail

Quadrant 1 : Important et Urgent

Le quadrant 1 représente les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes. Ce

sont des tâches dont le retard a des conséquences immédiates sur la réalisation de nos
objectifs longs termes. Elles sont caractérisées par le sentiment d’urgence. Si vous ne
les traitez pas immédiatement, vous allez avoir des problèmes.

On peut placer ici les tâches suivantes :

 Un livrable à rendre dans votre travail

 Une panne dans un équipement dont vous avez besoin pour avancer
(ordinateur, voiture etc.)
 La déclaration d’impôt le jour de la date limite
 Un conflit ou une crise à résoudre
 Un email ou appel à traiter rapidement

Le quadrant 1, anticiper pour mieux l’éviter :

Le problème de ce type de tâche c’est que le caractère urgent ne laisse aucune

marge de manœuvre et vous mets en mode « réactif«. Vous êtes obligé de gérer sur
le moment si vous ne voulez pas avoir de problèmes et vous ne pouvez donc pas vous
concentrer sur les tâches importantes mais non urgentes du quadrant 2.

Il faut donc limiter au maximum les tâches de ce cadrant, notamment

en planifiant et en avançant sur les tâches importantes AVANT qu’elles ne
deviennent urgentes.

Par exemple, ce rapport qui était prévu pour dans 2 semaines, vous saviez qu’il était
important depuis le départ et si vous aviez commencé à travailler dessus plus tôt,
vous ne vous retrouveriez pas à courir le jour de la deadline pour le terminer. De
même, la voiture qui est tombée en panne, si vous n’aviez pas repoussé depuis 3
mois la révision, vous auriez peut-être pu l’anticiper.

Bien sûr, il y a des tâches urgentes et importantes qui sont imprévisibles et qui
ne dépendent pas de vous. Si votre enfant est malade à l’école ou si vous avez un
dégât des eaux, vous n’avez pas d’autre choix que de gérer la situation sur l’instant.
Vous n’avez aucun moyen d’anticiper ce genre d’évènement mais pour tous les
autres, vous pouvez en vous concentrant sur le quadrant 2.

Quadrant 2 : Important et non Urgent

Le quadrant 2 représente les tâches importantes mais qui ne sont pas urgentes. Ce
sont les tâches qui vous font réellement avancer sur vos objectifs mais qui n’ont pas
d’échéance pressantes. Elles sont souvent liées à l’amélioration, le développement
personnel ou l’organisation.

On peut placer ici les tâches suivantes :

 Faire de l’exercice pour être en bonne santé

 Organiser les prochaines vacances d’été
 Préparer la présentation pour la réunion dans 1 mois
 Pratiquer un instrument de musique ou une nouvelle langue
 Se former pour apprendre de nouvelles compétences
 Créer ce blog dont vous rêvez depuis longtemps
 Arrêter de boire, fumer, manger des sucreries etc..

Le quadrant 2, à planifier pour y passer le plus de temps possible :

Comme l’échéance est lointaine, on a tendance à repousser ces tâches jusqu’à ce

qu’elles deviennent urgentes. Elles se retrouvent du coup dans le quadrant 1 des
tâches importantes et urgentes et on n’est obligé de les traiter en mode réactif au
dernier moment.

Sans compter les tâches qui n’ont pas d’échéance du tout, elles sont reléguées au
fond de notre cerveau avec comme échéance le classique « un jour, quand j’aurais
le temps ».

Soyons réaliste, « un jour » c’est équivalent à « jamais ». Quand est-ce que vous
vous êtes retrouvés la dernière fois à vous dire « tiens j’ai tellement de temps de libre
maintenant, je vais pouvoir faire tout ce que je repousse depuis 10 ans » ? Le temps,
vous ne l’avez que si vous décidez de le prendre pour les choses importantes.

Pour réaliser ces tâches-là, il faut prévoir le temps que vous allez y passer et pour ça
rien de tel que la planification. Une fois que vous êtes au clair avec vos objectifs et
les tâches importantes qu’ils comportent, vous pouvez ajouter dans votre agenda des
moments pour travailler dessus.
Si vous planifiez vos tâche de manière proactive, vous serez moins souvent dans
l’urgence et donc beaucoup plus sereine. Sans compter que c’est vraiment ces
tâches-là qui vous font avancer dans la vie et qui contribuent à
votre épanouissement donc elles méritent toute votre attention.

Quadrant 3 : Non important et Urgent

Le quadrant 3 représente les tâches urgentes mais non importantes. Ce sont des
tâches qui demandent votre attention immédiate mais qui ne servent absolument pas
vos objectifs. Elles sont très souvent causées par d’autres personnes en fonction de
leurs priorités et objectifs à elles.

On peut placer ici les tâches suivantes :

 La majorité des emails

 Les promotions et soldes à durée limitée
 Les services demandés par des collègues ou des amis
 Les messages et appels de vos amis ou famille
 Les notifications diverses et variées des réseaux sociaux

Le quadrant 3, à temporiser :

Les tâches de ce quadrant peuvent être très trompeuses. Comme elles demandent une
action immédiate et qu’elles sont importantes pour d’autres personnes, vous
pouvez avoir l’impression qu’elles sont importantes pour vous aussi.

C’est comme ça que vous pouvez vous retrouver à courir toute la journée pour
répondre aux sollicitations des autres et ne pas avoir pu avancer sur vos propres
objectifs.

Bien sûr, je ne dis pas qu’il ne faut plus aider personne et se concentrer uniquement
sur nos objectifs. Mais il faut faire attention à ce que ces tâches ne soient
pas réalisées au détriment du quadrant 2.

Pour éviter ça, vous pouvez déjà temporiser les demandes extérieures :

Par exemple, lorsqu’une personne vous demande une information par email, attendez
quelques heures avant de répondre. On a l‘impression que les emails sont
urgent mais en vrai c’est rarement le cas. S’il y a vraiment urgence, vous serez
contactée par téléphone ou directement en personne. Sinon, il y a de grande chance
que la personne trouve l’information par d’autres moyens (Merci Google..) et que
vous n’ayez rien eu à faire.
Vous avez du vous en rendre compte quand vous êtes en vacances. Votre
interlocuteur reçoit un message d’absence quand il vous envoie un email. Il cherche
alors une autre solution plutôt que d’attendre plusieurs jours. A votre retour,
le problème a généralement été résolu sans votre intervention.

Avec votre téléphone, c’est la même chose. N’habituez pas les gens à répondre
immédiatement ! Si vous êtes concentré sur une tâche, mettez votre téléphone
en silencieux et oubliez le dans un coin le temps d’avancer sur vos projets. Je vous
promets que rien de grave ne va se passer si vous n’avez pas commenté dans la
demi-heure la dernière photo envoyée à votre groupe d’amis.

Quadrant 4 : Non important et non urgent

Le quadrant 4 représente les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Il n’y

a pas d’échéance particulière et ces tâches ne vous font absolument pas avancer sur
vos objectifs. Ce sont les tâches inutiles en fait.

On peut placer ici les tâches suivantes :

 Passer du temps sur les réseaux sociaux

 Regarder la télévision ou Netflix
 Jouer aux jeux vidéos
 Errer sans but sur Internet
 Regarder des vidéos de chat sur YouTube (et autre vidéos qui ne vous
apprennent rien d’intéressant)

Le quadrant 4, à limiter au maximum :

Comme vous pouvez vous en douter, ce type de tâche n’est pas la priorité. Au final,
ce sont des tâches qui sont d’ailleurs rarement sur votre liste ou dans votre agenda.
Qui planifie « regarder des vidéos de chat » franchement ?

Mais comme nous aimons nous distraire régulièrement (ça c’est toujours
notre cerveau qui fait des siennes en cherchant la gratification immédiate), nous
pouvons nous retrouver à passer un temps conséquent sur les tâches du quadrant
4. Et bien sûr, ce temps passé sur Facebook se fait généralement au détriment des
tâches importantes mais non urgentes du quadrant 2 qui feraient avancer nos
objectifs.

Bien sûr, je ne vais pas vous dire d’éliminer totalement ce type d’activité. Nous ne
sommes pas des machines capables de travailler sans relâche, nous avons besoin de
faire des pauses et de nous détendre. Mais il faut être conscient du temps passé sur
ces tâches là pour le limiter au maximum.

Après une journée productive où vous avez atteint vos objectifs du jour, il n’y a rien
de mal à regarder un épisode de série ou à se balader sur Internet. Mais est-ce que
vous avez vraiment besoin de regarder toute la saison de « Stranger Things » en une
seule journée pour vous détendre ?

Pour limiter le temps passé sur ces distractions, vous pouvez le planifier à
l’avance dans votre agenda. Idéalement, il faudrait passer 5% de notre temps sur les
tâches du quadrant 4 pour s’assurer des moments de détente tout en ayant du temps
pour avancer sur les choses importantes.