Ecole polytechnique fédérale de Lausanne

Présentation du système de vidéoconférence Zoom

Vito De Marinis VPSI – EXINFR

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Sommaire

● Introduction

● Démonstrations

● Webinaire

● Support

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Introduction
● Les besoins ont fortement évolué ces dernières
années, pour les raisons suivantes :
 Le déploiement des communications Unifiées UC
 La taille du campus, et création des antennes à Neuchâtel, Bâle,
Genève, Sion et Fribourg

 L'accroissement des relations international

 Les solutions cloud sont couramment utilisées (tout le monde est habitué à
utiliser Skype ou FaceTime dans le privé)

 Diminution de l'empreinte carbone par la réduction des déplacements

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Zoom comment l'utiliser

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Zoom comment l'utiliser

●https://epfl.zoom.us

●Très simplement

●Web, MAC, PC, Linux, Smartphone

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Zoom

Démonstration

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Zoom Démonstration

● Présentation VPSI de Zoom

Présentation du 2 novembre 2018

● https://uc.epfl.ch/fr/index-fr-html/videoconference/zoom/
 L’enregistrement vidéo de la présentation (157Mo, 1h30)
 Les slides de la présentation (8Mo, 57 pages)
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Zoom

Recommandations

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 Se connecter

Accéder via
https://epfl.zoom.us

Préférez Chrome ou Firefox

a l'utilisation de IE ou Edge

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Configurer votre Profil
Personal Meeting ID (PMI): Vous est assigné automatiq
uement, c’est votre salle de réunion permanente.
Vous pouvez démarrer une réunion instantanée ou
en programmer une.

Lien personnel : Votre lien personnel est l’URL liée à vot

re Meeting ID.

Préférez les réunions

planifiées a l'utilisation de
votre salle de réunion
permanente.

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Enregistrer

Préférez l'enregistrement local.

Les enregistrements cloud sont
automatiquement supprimés
après 30 jours.

Démarrer
l’enregistrement

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Zoom

Plug-in Outlook

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Où trouver le plug-in Outlook ?

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Planifier via le Plug-in Outlook
Ouvrez un nouvel évènement

Windows

Mac

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Planifier via le Plug-in Outlook
Windows Mac

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Zoom

Zoom Client - Bureau

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Zoom Client – Se connecter

epfl

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Client Zoom de bureau

Réunions Instantanées
Démarrez une reunion dans l’instant. Une fois lancée, vous
pouvez inviter vos participants à se joinder.

Programmer
Vous pouvez programmer vos reunions directement via le Client
Zoom. Nous vous recommandons cependant de planifier et mettre
à jour vos reunions Zoom dans votre Calendrier
Rejoindre
Vous avez un meeting ID? Cliquez sur rejoindre pour entrer ce
meeting ID et rejoindre la réunion

Partager l’écran
Après avoir cliqué, il va vous être demandé un Meeting ID.
Généralement utilisé si vous êtes dans une salle de
conference compatible Zoom et que vous avez besoin de
partager du contenu depuis votre ordinateur..

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 Mobile
Disponible sous iOS et Android

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Zoom

Bonnes pratiques

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Bonnes pratiques
Avant la réunion :
• Tester votre audio et vidéo
• Préférer un réseau câblé
• Préparer le contenu que vous souhaitez partager durant la réunion
• Fermer les applications pouvant générer des pop-ups
Pendant la réunion:
• Couper son micro si quelqu’un d’autre parle
• Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe
• Partager son écran
• Partager des applications spécifiques pour contrôler vos partages
• Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à un autre
• Utiliser l’outil d’annotation pour capter l’attention des participants
Allumer votre caméra :
• Positionner sa camera au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs angles pour être à l’aise
• Eviter les contre-jours
• Utiliser vos gestes et mimiques usuels
• Contact visuel – Essayer de regarder sa camera le plus souvent possible

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Zoom

Webinaire

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Webinaire

●Webinaire ou Meeting
●Comment planifier
●Bonnes pratiques

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Zoom utilisations
Pour le 1-1 préférez
Jabber et Jabber Guest

● Conférence ● Groupe de travail

2 – 500 1–2 2 – 200

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Zoom Webinair ou Réunion Zoom ?
Zoom Zoom
Webinar Meetings
Content Sharing, Audio, Video Panelists only All participants

• Participants in ”Listen & View only” mode • Full interaction & collaboration between all participants
No interaction with eachother • Participants in ”Listen & View only” mode can be set

500 attendees limit in Zoom

200 participants limit
unlimited via YouTube
Best used for Keynotes, Product Announcements, Everyday meetings, Work group,
Educational Webinars, Large presentation presentation

Planning Must be planned to 1234@epfl Can be planned by your self

10 days before
Preparation, warm-up Strongly recommeded Not more than normal meeting

Technical assistance Strongly recommeded Not more than normal meeting

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Webinaire, prérequis

● Adresser une demande à 1234@epfl.ch

● minimum 10 jours avant la date
● Date, heure, durée
● Email d'un Host minimum
● (Rapport de réunion possible)

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Webinaire, option diffusion sur YouTube

● Responsabilité du demandeur
● Assistance du support de proximité
● Un compte GMail actif
● Via le compte Gmail activer la diffusion live sur
YouTube, 10 jours auparavant.

● Confidentialité, précautions (options de diffusion)

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Webinaire, Bonnes pratiques

Avant la réunion :
• Se poser les bonnes questions (à qui, quoi, comment)
• Définir les rôles (maître de conférence, remplacent, animateur du chat)

• Technique
• Tester votre audio et vidéo
• Préférer un réseau câblé
• Préparer le contenu que vous souhaitez partager avant la réunion
• Fermer les applications pouvant générer des pop-ups
• Bannir les pointeurs laser, utiliser un pointeur numérique ou la souris

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Webinaire, Bonnes pratiques
Pendant la réunion:
• Utiliser l’affichage Galerie pour les réunions de groupe
• Partager son écran
• Partager des applications spécifiques pour contrôler vos partages
• Utiliser “Nouveau partage” pour effectuer la transition d’un contenu à
un autre

Caméra :
• Positionner sa camera au niveau des yeux – expérimenter les meilleurs
angles pour être à l’aise
• Eviter les contrejour
• Utiliser vos gestes et mimiques usuels
• Contact visuel – Essayer de regarder sa camera le plus souvent
possible

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Webinaire, Bonnes pratiques

Gestion des Questions Réponse:

• Surveiller les mains levées
• Les questions et les réponse ne sont vue que par celui qui a posé la
question
• Les Chats peuvent être public

Après la réunion:
• Diffuser l'enregistrement vidéo
• Choisir la bonne plateforme (Google Drive, YouTube, SWITCHdrive, SWITCHtube…)
• Ajouter un titre pertinent à votre vidéo
• Ajouter les Mots clés (tag) pour faciliter sa recherche
• Surveiller régulièrement et répondre aux questions, si l'option est active

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Zoom

Support

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Support Zoom
 Suivez les instructions internes de votre service IT de proximité

 Support 1234@epfl.ch
 Toujours fournir :
• Meeting ID
• Utilisateur(s) impacté(s)
• Captures d’écran
• Détails (heure, date, durée, erreurs)

 Bonnes pratiques et aide : uc.epfl.ch

 support.zoom.us
 Vidéos tutoriels d’une minute
 Instructions étape par étape

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Support du service
● Informations site UC : http://uc.epfl.ch/
● Point de contact support : 1234@epfl.ch

Resp Info :
Support de proximité

ServiceDesk :
1234

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Support du service
● Rôles et responsabilités :
Nevicom / Support IT de
VPSI SAVE
Zoom proximité
• Réseau EPFL
• Analyse des besoins,
• Infrastructure Cisco UC • Assistance à
conseil aux utilisateurs
(callManager, VCS) • Système l'utilisation des
(infra et salles)
• Matériel Zoom (cloud) moyens
• Réservation de salle et
vidéoconférence informatiques
assistance technique
(Cisco SX20, SX80 sous • Gestion du poste
(minimum 10 jours à l’avance)
maintenance)

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Support du service
● Attention
● Pas de licences pour les salles hybrides
● Pas de support EPFL/Nevicom des salles hybrides

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Systèmes pour salles
● SX10 ● Room Kit mini
pour de petites salles 4 à 8 pour de petites salles jusqu'à 8,
personnes, budget environ budget environ 9'000.-
4'000.- Touche 10, Multisite, 1 caméra, dual
Touche 10, single display, no display, micro et HP compris.
multisite, micro compris.

● Room Kit plus

pour de grandes salles jusqu'à 15,
budget environ 18'000.-
Touche 10, Multisite et 1 caméra (avec 4
optiques en un), dual display, avec
speaker trak, micro et HP compris.
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Utilisation des licences Zoom
● Les licences inutilisées sont automatiquement libérées
● Aucun n’impacte pour les utilisateurs ponctuels
Utilisation des licences Zoom Pro.
160 150
140

120
Licences disponibles

100

80

60

40

20 disponibles Projection d'utilisation

0

Date
Présentation EPFL - VPSI - EXINFR | 2018 37
Conclusion

Questions ?

Merci

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