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SOMMAIRE ÉTAPES OBLIGATOIRES. Récupérer Le Connecteur... 3
SOMMAIRE ÉTAPES OBLIGATOIRES. Récupérer Le Connecteur... 3
Futur Telecom a fait évoluer son service de messagerie professionnel Futur Office.
Le présent document va vous accompagner pas à pas vers la récupération de vos divers
éléments de messagerie suite à la migration de notre plateforme.
• ÉTAPES OBLIGATOIRES
• ÉTAPES FACULTATIVES
2
RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR
• Désactiver l’antivirus
En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l’horloge, retrouvez le logo de votre antivirus.
Une fois retrouvé, effectuez un clic droit sur l’icône de votre Antivirus et désactivez-le, le temps de l’installation
du connecteur.
• Installer le connecteur
Vous avez besoin d’un logiciel spécifique « connecteur » pour qu’Outlook puisse fonctionner avec votre
nouveau système de messagerie.
Une fenêtre va s’ouvrir sur cette page, et vous proposera le téléchargement du connecteur (sur la pop up) :
Votre système fonctionne en 32 bit : cliquez ici.
Votre système fonctionne en 64 bit : cliquez ici.
1°) Une fois téléchargé, double cliquez sur le logiciel. Voici la première fenêtre qui apparaît :
Cliquez sur « Suivant ».
2°) Cliquez sur : « J’accepte les termes du Contrat de licence » après l’avoir lu.
• Réactiver l’antivirus
En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l’horloge, retrouvez le logo de votre antivirus.
Une fois votre logo retrouvé, effectuez un clic droit sur l’icône de votre Antivirus et activez-le.
Comme actuellement, vous aurez deux accès pour utiliser votre messagerie : En Webmail et via Outlook.
L’objectif de cette étape est de configurer votre nouveau compte de messagerie pour pouvoir l’utiliser via
Outlook.
En prérequis du paramétrage :
- Nous devons vérifier si le connecteur pour Outllook a bien été installé sur votre poste.
- Nous devons identifier où se trouvent vos fichiers d’archives (.pst).
• Prérequis 1 :
Merci de vous rendre à la page 3 afin de suivre la procédure globale pour récupérer le connecteur.
• Prérequis 2 :
Cliquez sur « Courrier », si vous n’avez pas cette option, c’est qu’il doit y avoir un filtre sur catégorie,
sélectionnez le mode « Grandes icones ». Cliquez sur « Courrier » et enfin sur « Fichiers de données... ».
Dans « Fichier de données » se trouve la liste de tous vos fichiers d’archives ( extension.pst ),
notez les noms et emplacements, faites un imprime écran si nécessaire. Cliquez sur « OK ».
Cliquez sur « Courrier », si vous n’avez pas cette option, c’est qu’il doit y avoir un filtre sur « Catégories »,
sélectionnez le mode « Grandes icones ».
Lors de votre première connection, il vous sera demandé de changer de mot de passe en respectant
le niveau de sécurité maximum de : « 7 caractères, 1 chiffre, 1 minuscule et 1 majuscule ».
Lancez Outlook.
Cette étape permet de récupérer vos fichiers d’archives de mail (.pst). Vos .pst se trouvent aux emplace-
ments notés précédemment. ( cf procédure prérequis n°2 page 9 ).
Cliquez sur « Fichier », « Ouvrir » et cliquez sur « Ouvrir le fichier de données Outlook ».
Sélectionnez votre pst ( reprendre l’emplacement où vous avez noté précédemment vos archives « .pst »,
et cliquez sur « OK ». ( cf procédure prérequis n°2 page 9 ).
Pour des version antérieures d’Outlook : Cliquez sur « fichier », puis cliquez sur « Gestion des fichiers de
données », puis sur « Ajouter » et Sélectionnez l’archive que vous souhaitez intégrer à votre messagerie.
Renouvellez ces operations pour toutes les archives que vous voulez intégrer.
Attention : Rassurez vous, les éléments historique ( emails / calendrier ) de votre messagerie
seront chargés progressivement durant la semaine de migration.
Par défaut, la valeur « Aucune » est selectionnée dans les menus déroulant. Sélectionnez le nom de votre signa-
ture ( créée et enregistrée au préalable) pour les « Nouveaux messages » et les « Réponses & Transferts ».
L’objectif de cette étape est de mettre le carnet d’adresse de la société comme carnet d’adresse par défaut.
Sur Outlook :
Cliquez sur « Carnet d’adresse », une fenêtre s’ouvre, cliquez sur « Outils » puis « Options ».
Création des règles : Nous vous conseillons de créer vos règles sur le webmail de votre messagerie.
Allez sur le webmail pour recréer vos différentes regles.
Allez dans le webmail et reconfigurez vos partages. Cliquez sur « Calendrier », puis dans l’arborescence de
gauche, faites un clic droit et sélectionnez « Partage de calendrier ».
• User1 :
L’utilisateur qui doit partager son calendrier va dans son webmail, onglet « Préférence », sélectionne
« Partage » dans le menu de droite, et crée un partage avec l’utilisateur de son choix, en sélectionnant le
niveau d’autorisation (visionneur ou gestionnaire) :
• User2 :
L’utilisateur qui veut avoir le calendrier de « User1 » visible dans son calendrier d’Outlook, doit l’ouvrir
depuis son Outlook :
- Sur Outlook 2007 : Fichier / Ouvrir / « Boite aux lettres d’un autre utilisateur »
- Sur Outlook 2010 : Onglet Zimbra / « Ouvrir la boite aux lettres d’un autre utilisateur »
Définition : Une boîte aux lettres de service est une Boîte au lettres générique du type : ( service client,
service technique, contact, presse… ) utilisée et/ou accessible par plusieurs utilisateurs.
L’objectif est de configurer les boîtes de service afin de pouvoir envoyer des mails en tant que « Service
client » ou autre…
-Sur Outlook 2007 : Allez sur Outlook, « Fichier », et cliquez sur « Paramètres du compte ».
-Sur Outlook 2010 : Allez sur Outlook, « Outils », « Options » et cliquez « Paramètres du compte ».
Saisir :
- Le nom de la boite de service (exemple : service.client)
- L’adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futurtelecom.com)
- Type de compte : IMAP
- Adresse de courrier entrant : futuroffice.fr
- Adresse de courrier sortant : futuroffice.fr
- Nom d’utilisateur : adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futurtelecom.com)
- Le mot de passe de la boite de service
- Cocher « Mémoriser le mot de passe »
1°) Allez dans « Serveur sortant », cochez « Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification »,
puis utilisez les mêmes paramètres que « Mon serveur de courrier entrant ».
2°) Allez dans « Options avancées », renseignez « Serveur entrant (IMAP) » = 993 avec SSL
et « Serveur de courrier sortant (SMTP) » = 465 avec SSL,
Cliquez sur « OK », « Suivant… » et « OK », la deuxième boîte apparaît dans Outlook.
Ensuite, allez dans « Serveur sortant », et cochez la case « Mon serveur sortant (SMTP) requiert
une authentification », puis cliquez sur « OK ».
Faites un clic droit sur la BAL de service concerné, puis « dossiers IMAP ».
Pour éviter de sélectionner votre signature à chaque envoi depuis une BAL de service, voici la manipulation.
Se rendre dans « Outils / Options / Format courrier », puis « Signatures... ».
Puis modifiez avec votre nom via le menu déroulant, pour « Nouveaux messages » et « Réponses/transferts ».
Pour envoyer un mail : Cliquez sur « Compte » et sélectionnez le compte émetteur du mail.
Pour éviter que les mails supprimés restent barrés dans votre boîte de service, appliquez la procédure ci-dessous :
Lorsque vous marquez un élément sur un serveur de messagerie IMAP pour suppression, l’élément appa-
raît barré dans la liste d’en-tête. Cependant, l’élément n’est pas supprimé du serveur de messagerie IMAP
tant qu’une commande de purge n’a pas été utilisée.
Remarque : Vous pouvez modifier l’affichage d’un dossier IMAP de manière à ce que les éléments marqués
pour suppression ne s’affichent pas. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur
Masquer les messages marqués pour suppression. Si vous utilisez le volet de lecture, vous devez l’activer
à nouveau après avoir utilisé cette commande. Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de lecture, puis
cliquez sur Droite ou Bas.
Si vous ne purgez pas périodiquement les éléments supprimés, vous pouvez atteindre et
dépasser l’espace disque alloué par le serveur de messagerie électronique. Si vous dépassez
l’espace disque alloué, vous ne pouvez plus recevoir de messages ou vous risquez de payer
des taxes supplémentaires facturées par votre fournisseur de services Internet.
Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit
opérationnelle.
Conseil : Ajout de la commande Vider à une barre d’outils. Dans le menu Outils, cliquez sur Personnaliser.
Dans l’onglet Commandes, sous Catégories, cliquez sur Modifier. Sous Commandes, faites glisser la com-
mande Vider dans une barre d’outils.
Vous pouvez configurer Microsoft Outlook de sorte que lorsque vous permutez entre des dossiers, les
éléments marqués pour suppression soient purgés sur le serveur de messagerie IMAP.
1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP.
2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier « Éléments supprimés ».
3. Cliquez sur Options de purge.
La boîte de dialogue « Paramètres de messagerie » Internet s’affiche.
4. Sur l’onglet Général, sous l’option Options de vidage, cochez la case « Vider les éléments en changeant
de dossier en ligne ».
Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit opération-
nelle.
Pour avoir uniquement accès à la boîte, cliquez sur « Fichier / Ouvrir / Boîtes aux lettres d’un autre utilisa-
teur », et choisissez la boîte concernée dans le carnet d’adresse.
Pour les personnes utilisant leur messagerie sur des Smartphones, Ipad…
Il va falloir reparamétrer votre terminal. L’URL ci-après explique comment faire : www.futuroffice.info
Cliquez sur « Après la migration » puis sur « Mise à jour sur smartphones & tablettes » et laissez vous guider.
Choisir Email pour Nom de domaine + services collaboratifs, puis son OS mobile.
SI vous n’arrivez pas à faire fonctionner votre messagerie sur votre Smartphone en modifiant ces
données, nous vous conseillons alors d’effacer ce compte et de le recréer. ( Le fait d’effacer ce
compte ne vous fera perdre aucune information ).
SI vous décidez de ne plus utiliser Outlook, nous vous proposons un outil de gestion de votre messagerie
à télécharger gratuitement sur « l’espace de telechargement » accessible via www.futuroffice.info.
Une fois chargé, on vous demande d’exécuter le programme : Cliquez sur « Exécuter ».
Vous devez paramétrer en IMAP votre Boîte. Attention, avec ces clients messagerie, vous n’aurez
pas accès à toutes les fonctionnalités que peut proposer ZIMBRA avec son desktop ou en mode
connecté « Webmail ».
1°) Allez dans « Serveur sortant », cochez « Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification »,
puis utilisez les mêmes paramètres que « Mon serveur de courrier entrant ».
2°) Allez dans « Options avancées », renseignez « Serveur entrant (IMAP) » = 993 avec SSL et « Serveur
de courrier sortant (SMTP) » = 465 avec SSL, cliquez sur « OK ».