entrepreneur qui contracte avec un sous-traitant aprés le début des travaux et dans le cadre de exécution de ceux-ci doit en aviser OH en lui transmettant une liste modifige des sous-contrats, et ce, avant que ne débutent les travaux confiés & ce sous-tratants. REGLES DE PASSATION DES CONTRATS Mones ne sowuicrrarion Les OH peuvent conclure des contrats selon trois modes de solicitation : de gré a gré, ala suite d'un appel des sur invitation auprés d’au moins deux fournisseurs, ou ala suite d’un appel d’offres public. Pour déterminer le mode de scllcitation a utiliser, YOH doit estimer la dépense du contrat quill désire octroyer. Le montant de la dépense inclut toutes les options de renouvellement et les taxesnettes. Montant de la désense Mode de sollcitation Jusqu’a 24 999 § De gré a gré De 25.000 $ 8 101099 $ ‘Appel d'offres sur invitation Egale ou supérieure 8 101 100 $ Appel d'offres public Mopés p’ADIUDICATION Les OH peuvent choisir le mode d’adjudication approprié parm les suivants + le plus bas soumissionraire conforme; le mode @ deux envelopes (qualité/pri); ‘© Iagrille de pondération incluant le prix; ‘© la rile de pondération incluant le prix avec discussion et négociation, Généralement, le mode du plus bas soumissionnaire conforme s‘applique pour les contrats d’approvisionnement et les contrats 8 forfait pour des travaux de construction Les modes de pondération incluant le prix ou incluant le prix avec discussion e: négociation s'appliquent & des projets complexes ou d’envergure. OH peut consulter la dacumertation disponible sur ce sujet sur le site du ministere des Affaires municioales et de Habitation, 5 pour les contrats d/architecture et d’ingénierie Afexception des contrats que !OH peut octroyer de gré a gré, les contrats de services professionnels (architectes, Ingénieurs) ne peuvent pas s‘octroyer selon le mode du plus bas soumissionnaire conforme. Dés qu'un appel doftres (cur invitation ou public} a leu, les contrats en archcecture et en ingénierie doivent obligatoirement étre attribués selon un systéme de pondération et dévaluation des offres, communément appelé« systeme a deux envelonpes ». LOH ne peut accorder le contrat dun soumissionnaire autre que celui q fait, dans le délal fxg, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. La demande de soumissions doit mentionner toutes les exigences et tous les critéres qui seront utiisés pour Evaluer les offres ainsi que les méthodes de pondération et d’évaluation de ces criteres. LLévaluation des offres doit étre faite par un comité de sélection diment constitue. A ce sujet, consulter le Guide @ des appels doffres. Le Tarif d’honoraires pour servces professionnels fournis au gouvernement par des architectes (RLRQ, chapitre 65.1, r9) et le Tarif d’honoraires pour services professionnels fournis au guvernement par des ingénieurs (RLRQ, chapitre C-65.1, r. 12) nes‘appliquent pas aux contrats des OH. éalicion des trovaur et suv des pros BREGLEMENT DE GESTION CONTRACTUELLE OH doit adopter un réglementsur la gestion contractuelle (RGC). Dans la mesure ols YOH adopte des régles a cet ‘effet dans son RGC, les contrats dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 101.099 peuvent étre attribués suivant le mode de passation retenu. WW est opportun de prévoir dans le RGC un minimum de mesures, outre celes sur la rotation ’éventuels contractants, pour encadrer attribution des contrats et pour favoriser le recours un autre mode lorsque cela est approprié. Cheque mode a des avantages et inconvénients et I'OH doit adopter de bonnes pratiques pour assurer Vinesgrts, equité et la transparence des décisions et des processus. Un OH qui choisit de ne pas prevoir de telles régles dans son RGC doit se conformer aux régles dadjudication de contrats prévues dans la LCV, Cest-a-dire inviter par écrit au moins deux fournisseurs avant d’adjudiquer un contrat dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 101.099 $, La SHQ.a mis ala disposition des OH sur son site web un Modeéle de réglement sur'a gestion contractuelle, CONTRAT DE GRE A GRE Un contrat dont la dépense est inférieure au seuil d'appel d'offres public peut éxe attribué selon le mode et les seuils de solicitation prévus au RGC de OH. Avant d’attribuer un tel contrat, !'OH doit © considérer la possiallité de procéder par appel d'offres; + conzuter la RENA st vr licence de fa RBG pour les contrat de contruction; + asurer une rotation parm les fourrsseurs mandatés ov recourr& de noweaux foutrisseurs (de sa région}; @D « soticer un minimam de deus fourisseurs; ‘= lecas échéant, obtenir du fournisseur les attestations exigibles avantla signature du contrat. LOH doit documenter sa démarche, que celle-ci soit verbale ou écrite (compte rendu de discussion, correspondance, offres recues) APPEL D’OFFRES SUR INVITATION Uappel d'offres sur invitation est possible lorsque le contrat comporte une dépense inférieure au seuil d’appel d offres public. LOH doit soliciter au moins deux fournisseurs. li peut utiliser le systéme électronique d’appel d'offres (SEAO) approuvé par le gouvernement pour publier avis et diffuser les documents d'appel ¢’offres. Seuls les soumissionnaires invités auront accés aux documents et pourront se les procurer. Le déial de réception des soumissions ne peut érre Inférieur & hut Jours. LOH doit assurer une rotation farmi les entreprises qu'l invite 8 déposer une soumission. ll peut dresser et tenir & Jour la liste de ces entreprises, ce qui contribuera a le protéger contre d’éventueles plaintes d'entreprises exclues d'un appel d'offres sur invitaton ~ il pourra en effet démontrer que sa démarche est intagre, équitable et transparente, Les OF ont avantage 8 solcter plus de deux fouriseurs an de favor la concurrence. LOH slice D Grecterent es tourisere apres avoir efectu diferentes vtication (RENA REA, REQ, Registrate Ges entreprises ec) Lrsqu ces possible, peut inter au moins ne enteprise quest nouvel sure arch es, ‘Réalation des trovaur et si des projets aAPPEL D’OFFRES PUBLIC ACCORDS DE LIBERALISATION DES MARCHES PUBLICS Les accords de libéalisation des marchés concus par le Québec ont pour objet ouvir partir de certains seulls et sur une base réciproque, les marchés publics & ensemble des entreprises des provinces ou des pays signatares, Les OH sont vsés pares accords de libéralisation des marchés publis suivants: + Accord de commerce et de coopération entre le Québec et Ontario (ACCQO); + Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick (ACNB); + Accord de libre-échange canatien (ALEC); + Accord économique et commercial global entre le Canada et 'Union européenne (AECS). Le site Web du Secrétorat du Censil du trésor comprend une section qui regroupe information & ce sujet. ‘fin assures la concordance entre les lois municipales et les accords de libéralisction des marchés, la LCV prévoit diverses mesures relatives & a réception de soumissions par vole électronique, 2 la fixation des seuls rendant la mise en concurrence obligatoire, aux délais minimaux de réception des soumissions, 8 inclusion des options dans estimation d'un contrat, aux spéciications techniques dans les demandes de soumission de méme u’aux exceptions aux régles ‘adjudication pour certains types de contrats. Par exemple, [a LCV autorise un OH & limiter, dans certaines circonstances, la provenance des soumissions. En ‘matiére de contrats de construction, les OH peuvent considérer les soumissions provenant : ‘de fournisseurs ou d'entrepreneurs du Québec, du Nouveau-Brunswick et de I'Ontario lorsque la dépense lest egale ou supérieure a 101 100 $ et inférieure a 292 /WU S; ‘© de fournisseurs ou d’entrepreneurs canadiens lorsque la dépense est égale ou supérieure & 252 700 $ et Inférieure & 9 100 000 $; de fournisseurs ou d’entrepreneurs canadiens et européens lorsque la dépense est égale ou supérieure & 9.100000. ‘Aussi, toujours en matiére de contrats de construction, les OH doivent respecter es délais minimaux de réception des soumissions suivants : ‘© 1S jours lorsque la dépense est inférieure 89 100 000 $; = 30 jours lorsque la dépense est égale ou supérieure & 9 100 000 $. PUBLICATION DES APPELS D’OFFRES ET VENTE DE DOCUMENTS LOH doit publier avis de soumission dans le SEAO et dans un journal qui est difusé sur le territoire de OH. La vente des documents d'appel doffres publics (y compris les plans et devis) et 'envoi des addendas doivent étre configs & Fexploitant du site. Le: fournizzcurs ont la peseibilité de consulter gratuitement les documents avant de les commander. NoN-DIVULGATION DU NOMBRE ET DE L'IDENTITE DES REQUERANTS La LCV prévoit une interdiction de divulguer, avant ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaitre le nombre ou I'identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé copie de la demande de soumissions, dun document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est li Un soumissionnaire peut autorisr le SEAO & divulguer son identités'l veut rendre public, par exemple, son intérét 8 recevoir des propositions de sous-traitants ou fournisseurs. SpEcIFICITES TECHNIQUES ET EQUIVALENTS lWest de la responsabilité d’un O4 de prendre toutes les mesures appropriées pout favoriser la concurrence. éalicion des trovaur et suv des pros 5La référence 8 une seule marque n‘est valable que pour simplifier ou clarifier la rédaction d'un devis. Idéalement, lorsqu'il existe des équivalents concurrentiels, on y référe aussi; sinon, expression « ou éuivalent » est utlisée. Conformément ala LCV, 'OH « doit décrire les spécfications en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle plutét qu’en termes de caractéristiques descriptives ». U'OH et le chargé de projet doivent s/assurer que les professionnels mandatés pour la réallsation de plans et devis prennent en compte cette obligation de la LCV. MODIFICATION De L’APPEL D'oFFRES (ADDENDA) Les documents d'appel d’offres peuvent étre modifiés par la publication é’un ackienda diffusé dans le SEAO. Sila ‘modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, les soumissionnaires doivent recevoir addenda au ‘moins sept jours avant la date limite de réception des soumissions. SI ce délai minimal ne peut étre respecté, la date limite de réception doit étre reportée d'autant de jours qu'il en faut pour qu'lle soit. ‘TRANSMISSION PAR VOIE ELECTRONIQUE La transmission d'une soumission par voie électronique ne peut étre effectuée que par fintermédiaire du SEAO. LOH qui accepte des soumissicns transmises par voie électronique doit prévoir une mention a cet effet dans la demande de soumissions. U'OH ne peut exiger cependant que les soumissions scient uniquement transmises par voie électronique. EVALUATION DE RENDEMENT Une demande de soumissions peut prévoir qu'un OH se réserve la possibilité de refuser une soumission d'un entrepreneur ai dun fovirniccaur qui, ati cours ros eetix années précdrtant la dete d’ouverture des sowimicsions, a fait Fobjet d'un rendement insuffisant, V’évaluation doit remplir es conditions prévues dans la LCV elle est lie 8 exécution d’un contrat attribué par OH; elle a été réalisé par le personne désignée & cette fin; ‘elle est consignée dans un rapport dont copie a été transmise & Ventrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le solxantidme jour suivant celui de la fin du contrat; entrepreneur ou le feurnisseur a pu transmettre ses commentaires dans un délai d'au moins 30 jours suivant ia réception durapport; ‘© une copie certifiée contorme de lévaluation approuvée est transmise 2 entrepreneur ou au fourisseur. OuveRrurE DES SOUMISSIONS ouverture des soumissions se fait publiquement, & la date et a V'heure fixées dans avis, et en présence de deux témoins Les soumissions doivent Btra dénosées dane des envelopnes eachatées. Aucune télécopie ni envot par courial ne sont acceptés. Le nom de entrepreneur ou du fournisseur ainsi que le prix tota sont divulgués, sous réserve de verifications ultérieures. La personne qui ouvre les soumssions s'exprime 8 haute voix et : ‘+ -nomme le projet dappel d’offres (nom et numéro s'il ya lieu) et en fait une bréve description; ‘© donne le nom ou le raison sociale de chaque soumissionnaire; ‘© annonce le montant de la soumission; ‘+ donne le nom du plus bas sourissionnaire (sous réserve de verifications ultérieures), Lorsquiily a évaluation de la qualité, seuls les noms des entreprises sourissionnaires sont divulgués. Ces constatations sont consignées dans un procés-verbal mentionnant le nom des témoins. ‘Réalation des trovaur et si des projets 76ANALYSE DES OFFRES Aprés l'ouverture publique, 'OH examine les soumissions recues at vérifie la présence des documents exigés et leur signature (attestation, cautionnement, etc.) ainsi que le respect des conditions d'admissiblité et de conformité, LOH retourne les garanties de soumission en s'assurant de garder celles des trois plus bas soumissionnaires conformas. Il conserve la garantie de caumission dee dauxiame et troisiama plus bas coumissiannairas eonformes, Jusqu’a ce que le soumissionnaite choisi signe le contrat: REJET DE L’ENSEMBLE DES SOUMISSIONS ET RETOUR EN APPEL D'OFFRES. OH rest pas tenu d’accepter ni la plus basse ni I'une des soumissions recues, notamment lorsqu'l juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflétent pas un juste prix. |! peut choisir de retourner en appel doffres pour obtenir de nouvelles soumissions. LUNE SEULE SOUMISSION CONFORME Lorsque, suivant une demande de soumissions, 'OH n'a regu qu’une seule soumission conforme, il peut, si le prix accuse un écart important avec estimation prévue, entreprendre des discussion: avec le soumissionnaire dans le but de conclure un contrat @ un prix moindre. Cette modification ne doit toutefois pas avoir pour effet de modifier les autres obligations au contrat. APPEL D’OFFRES PUBLIC VOLONTAIRE Uappel d’offres public favorise la concurrence et permet & !'0H d'obtenir le prix e plus avantageux pour combler son besoin. II parmet aussi 3 OH de connaitre son marché du fait qu'l sllcite publiquement la participation de toutes les entreprises intéressées, C’est le mode le plus & méme de favoriser integrité,I’équité et la transparence des processus. l'OH peut choisir de procéder par appel d’offres public pour octrayer un contrat dont la valeur est Inférieure au seuil d'appel d’offes public. Certains assouplissements aux exigences de la LCV sont alors permis ‘© le délai de réception des soumissions peut étre écourté; ‘= OH peut limiter la région & laquelle s'étend I'appel d’otfres lorsque la concurrence est saine et suffisante; + FOH peut déterminer le mode <’adjudication approprié (sauf pour les contrats d’architecte et ingenieur) ‘Réalation des trovaur et si des projets v7