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Version Documentation 1.1 1.2 1.3 1.4

Version OVIDENTIA / Module 5.5.0 5.5.5 5.5.5 5.7.5

Date 15/11/2004 07/04/2005 20/08/2005 16/01/2006

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Table des matires

1 - Prsentation gnrale..................................................................................................... 4 2 - Principes gnraux, terminologie.................................................................................... 5 3 - Activation de la fonction congs dans OVIDENTIA.................................................... 5 4 - Gestion des demandes de congs.................................................................................. 6

4.1 - Gnralit sur le menu des congs..................................................................................................... 6 4.2 - Dfinition des types de congs............................................................................................................ 6 4.3 - Construction des rgimes.................................................................................................................... 8 4.4 - Gestion du personnel........................................................................................................................... 9 4.4.1 - Ajout dutilisateurs........................................................................................................................ 9 4.4.2 - Modification de rgime (action postrieure gestion des droits)................................................. 9 4.4.3 - Demande de congs pour un tiers............................................................................................... 9 4.5 - Gestion des droits.............................................................................................................................. 10 4.5.1 - Introduction................................................................................................................................ 10 4.5.2 - Interface de gestion des droits................................................................................................... 10 4.5.2.1 - Nature du droit Par dfaut.............................................................................................. 10 4.5.2.2 - Nature du droit A dates fixes.......................................................................................... 13 4.5.2.3 - Nature du droit Utiliser les rgles................................................................................... 14 4.5.3 - Quelques exemples d'utilisation :............................................................................................... 17 4.5.3.1 - Exemple 1 : Par dfaut...................................................................................................... 17 4.5.3.2 - Exemple 2 : A date fixe...................................................................................................... 18 4.5.3.3 - Exemple 3 : Utiliser les rgles............................................................................................ 19 4.5.3.4 - Exemple 4 : Utiliser les rgles............................................................................................ 20 4.5.4 - Les droits et la demande de congs......................................................................................... 21 4.5.4.1 - Etape 1 : Dfinition de la priode de congs souhaite..................................................... 21 4.5.4.2 - Etape 2 : Rpartition des jours de la priode de congs dans les droits ouverts........... 22 5.1 - Premire mise en uvre de la gestion des demandes de congs.................................................... 23 5.2 - Intgration d'un nouvel utilisateur....................................................................................................... 23 6.1 - Approbations ..................................................................................................................................... 6.2 - Indisponibilit..................................................................................................................................... 6.3 - Jours Fris et Travaills................................................................................................................... 6.4 - Menu Gestion dlgue................................................................................................................. 24 24 24 24

5 - Squencement des actions........................................................................................... 23 6 - Description des implications entre entits..................................................................... 24

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1 - Prsentation gnrale
A partir de la version 5.5.0 dOVIDENTIA, la fonction de demande de congs est entirement remanie. Cette volution majeure permet : De dlguer la totalit de la fonction de gestion des demandes de congs auprs dutilisateurs qui peuvent navoir aucun autre droit dadministration du portail. Dans la suite de ce document, ces utilisateurs dlgus seront appels Gestionnaires de Congs. De grer diffrents processus de validation des demandes, plus ou moins complexes, au sein dune mme organisation. De grer des droits de congs (en nature et/ou en nombre de jours) diffrents au sein dune mme organisation ventuellement sur plusieurs exercices. De grer les crdits et consomms en nombre de jours. De conserver lhistorique des demandes. Dexporter les demandes sur des fichiers ASCII dlimits en vue de leur exploitation par des logiciels tiers. Une implication des entits :
J. Fris / Travaills
du site

Approbations
schmas de validation

Indisponibilit
dans options utilisateur

Agenda
affiche les congs valids

Congs gestion et
demandes

Organigramme
schma fonctionnel

Ce document est essentiellement consacr la fonction de gestion des congs par les utilisateurs dsigns pour assumer cette tche. Il comporte galement une annexe plus particulirement destine prsenter la fonction de demande de congs aux utilisateurs autoriss poser des congs par le biais du portail.

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2 - Principes gnraux, terminologie

Le traitement des demandes de congs sous OVIDENTIA fait appel limbrication fondamentale suivante : Utilisateur 1 RGIME Utilisateur 2 TYPE 2 DROIT 1 TYPE 1 DROIT 2

Les types de congs : ces types devront tre dfinis par les Gestionnaires de Congs. Exemples de types frquemment utiliss : Congs pays, Congs exceptionnels (mariage, naissance, dcs, dmnagement, ), RTT, Les rgimes de congs : il sagit du regroupement de certains types de congs. Cela permet de grer, au sein dune mme organisation, des populations dutilisateurs disposant de rgimes de congs diffrents. Cest le cas par exemple lorsque les modalits dapplication des 35 heures ne sont pas identiques pour lensemble des collaborateurs dune entreprise. Comme pour les types, ce sont les Gestionnaires de Congs qui grent ces rgimes. Les droits de congs : ils matrialisent lapplication dun type de congs pour une priode donne une population donne. Exemple : Congs pays 2002-2003 et Congs pays 2003-2004 sont des droits de congs se rapportant au type congs pays pour deux priodes diffrentes. Cette notion permet donc de grer un mme type de congs sur des exercices diffrents.

Les types et les rgimes de congs sont des concepts invisibles pour les collaborateurs disposant uniquement du droit de poser des congs. Ces 2 notions ne sont l que pour faciliter la tche des Gestionnaires de Congs. Lorsquun collaborateur effectue une demande de congs, seuls ses droits de congs ouverts lui sont prsents.

3 - Activation de la fonction congs dans OVIDENTIA.

Lactivation de la fonction de gestion des demandes de congs est effectue par un administrateur OVIDENTIA en stipulant uniquement quels sont les utilisateurs chargs de grer (dadministrer) les demandes de congs. Il sagit l de la seule et unique action la charge dun administrateur du portail. Toutes les autres tches inhrentes la gestion des demandes de congs seront du ressort des utilisateurs spcifis lors de cette action. Dans un premier temps, seuls ces utilisateurs verront apparatre loption congs dans leur menu utilisateur. Ensuite, au fur et mesure de lattribution de droits de congs auprs dutilisateurs ou de groupes dutilisateurs, ces derniers verront leur tour apparatre cette option dans le menu qui leur permettra de poser leurs congs.

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4 - Gestion des demandes de congs

La gestion des demandes de congs passe au dpart par quatre phases : La dfinition des types de congs, La construction des rgimes, Lajout des personnes, Louverture de droits.

4.1 - Gnralit sur le menu des congs

La fonction Congs utilisateur donne accs des onglets selon les conditions listes ci-aprs : (1) Si un gestionnaire vous a donn les droits de formuler une demande de congs, (2) Si vous tes vous-mme gestionnaire, (3) Si vous tes suprieur dans un organigramme, vous pouvez accder la gestion des congs des entits infrieures. (1) (2) (3)

4.2 - Dfinition des types de congs

Il sagit de la premire opration effectuer pralablement toute autre intervention lors de la mise en uvre de la fonction de gestion des demandes de congs dans un site OVIDENTIA. La dfinition dun type de congs est une opration trs ponctuelle qui ne doit tre effectue que : Lors de la mise en uvre initiale pour dfinir les types de congs en vigueur dans l'entreprise ; Lors de lvolution de la rglementation intrieure ou de la lgislation pour modifier des types de congs dj existants. Exemples : changement de terminologie ou de quantit de jours allous au titre dun type de congs. Un type de congs est caractris par : Un nom identifiant le type de congs. Exemple : ARTT-Mod-A Une description permettant de qualifier prcisment le type. Exemple : Jours de repos ARTT au titre de la Modalit A Un nombre de jours allou au titre de ce type de congs.

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4.3 - Construction des rgimes

Un Rgime est un regroupement de type de congs pouvant tre utilis pour allouer des utilisateurs donnes des droits. Prenons par exemple le cas dune socit dont les employs bnficient : De congs pays annuels : exemple 25 jours par an (5 semaines) De congs exceptionnels : en gnral fixs par la Convention Collective De jours au titre de lAmnagement de la Rduction du Temps de Travail. Ce nombre de jours pouvant varier en fonction de modalits dapplications et/ou du statut de lemploy. Un rgime A pourra regrouper les types de congs suivants : Congs Pays Annuels Congs Exceptionnels ARTT modalit 1 Et un rgime B pourra regrouper les types de congs suivants : Congs Pays Annuels Congs Exceptionnels ARTT modalit 2 Un rgime de congs est caractris par : Un nom identifiant le rgime de congs. Exemple : HV Modalit A Une description permettant de qualifier prcisment le rgime. Exemple : Horaires Variables Modalit A Les types de congs intgrs ce rgime (slectionns dans la liste de lensemble des types de congs dfinis)

La liste droulante Catgorie utiliser dans l'agenda permet d'utiliser une des catgories de couleur dclare dans l'agenda. Ainsi, les congs pris apparatront dans l'agenda dans la couleur adquate.

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4.4 - Gestion du personnel

4.4.1 - Ajout dutilisateurs
Cette fonction a pour but essentiel dassocier chaque collaborateur : un rgime de congs un schma dapprobation des demandes de congs Lopration peut seffectuer individuellement (utilisateur par utilisateur) en cliquant sur Utilisateur puis le nom dutilisateur souhait ou collectivement partir dun groupe dutilisateurs.

4.4.2 - Modification de rgime (action postrieure gestion des droits)

4.4.3 - Demande de congs pour un tiers

Bouton permettant de lancer une demande de congs pour le compte d'un tiers, mme si la priode de droit du congs est dpasse.

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4.5 - Gestion des droits

4.5.1 - Introduction
A noter : Pour bien interprter la suite de cette documentation, il est indispensable de prendre connaissance du glossaire suivant :

Priode des demandes de congs : Priode durant laquelle l'utilisateur saisit ses demandes de congs. Priode de congs : Priode correspondant au congs.

Qu 'est ce qu'un droit de congs ? Les droits de congs correspondent des crdits de jours de congs d'un certain type attribus un ou plusieurs individus, dont la disponibilit dans l'interface de demande de congs de l'utilisateur peut dpendre de certaines conditions. Les droits ouverts pour un utilisateur peuvent tre affichs dans son interface de demandes de congs en fonction des conditions suivantes :

L'instant ou l'utilisateur saisit sa demande. La priode de congs demands. Le nombre de jour pris pour un type de congs sur une priode dfinie.

4.5.2 - Interface de gestion des droits

Un droit de congs est caractris par : Le type de congs auquel il donne droit. Exemple : Congs Exceptionnels Une description permettant de qualifier prcisment le droit. Exemple : Congs Exceptionnels Modalit A 2003 (Ce libell est utilis dans la demande de congs pour le prsenter l'utilisateur) La priode thorique de validit de ce droit. Exemple : du 01/01/2003 au 31/12/2003 Les bnficiaires de ce droit sont spcifis, soit : o Individuellement en prcisant le nom o Collectivement en prcisant le rgime (le rgime est utilis pour attribuer le droit l'ensemble des utilisateurs du rgime, il n'y pas de liaison entre le droit et le rgime qui sera stock suite cette manipulation). La quantit de jours dlivrs par le droit Un indicateur permettant de neutraliser ou dactiver ce droit Une nature de droit slectionner (cf. ci-aprs) L'outil vous propose de choisir entre 3 natures de droits ayant chacune leurs particularits.

4.5.2.1 - Nature du droit Par dfaut

Cette nature de droit permet d'attribuer vos utilisateurs un quota de jours pour une priode dfinie. Exemple : Attribution d'un droit de congs pays pour l'anne 2006 (priode thorique du 1er janvier 2006 au 31 dcembre 2006) de 25 jours. Ce droit pourra cependant tre utilis jusqu'au 31 janvier 2007 en dfinissant une priode de demande de congs du 1er janvier 2006 au 31 dcembre 2007.

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Illustration 1 : Formulaire de cration d'un droit de nature "Par dfaut"

Nom du droit : Nom utilis dans la liste des droits disponibles lors des demandes de congs Priode du droit : Priode thorique du droit (cette priode est saisie titre d'information). Type : Choix dans une liste droulante du type de congs associ ce droit (Congs Pays, Congs Exceptionnels, RTT ...) Utilisateur ou Rgime : Choix des utilisateurs qui ce droit est attribu. Soit en l'affectant un utilisateur en utilisant le champ Utilisateur ou en l'affectant plusieurs utilisateurs en utilisant la liste droulante Rgime (l'ensemble des utilisateurs d'un rgime se verra affecter ce droit ). Il existe galement dans cette liste les options Tout rgime et Tout le personnel :

Tout rgime : Affecte le droit l'ensemble des utilisateurs des rgimes disponibles dans la liste droulante (cette liste de rgime est filtre en fonction du Type choisi au-dessus) Tout le personnel : Affecte le droit l'ensemble des utilisateurs ayant un rgime.

Quantit : Quota de jours affect au droit. Nature du droit : Liste droulante permettant de dfinir la nature du droit crer. Si ce champ est vide, cela implique l'utilisation de la nature de droit par dfaut. Les natures de droits Utiliser les rgles et A dates fixes sont galement disponibles. Priode de disponibilit : Priode de demande de congs -> Priode durant laquelle l'utilisateur peut saisir ses demandes de congs en utilisant ce droit.

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Droit ouvert : Si le droit est ouvert ou ferm (Permet de dsactiver un droit ouvert). Accepter les soldes ngatifs : Permet un utilisateur d'affecter dans sa demande de congs plus de jour que le nombre de jours disponibles pour ce droit. Exemple (gestion des congs exceptionnelles) : On affecte une quantit 0 jour sur ce droit et le nombre de jour saisi dans la demande de congs dpendra de l'vnement et de la convention collective du demandeur (pour un mariage -> 3 jours, un dmnagements-> 1 jour ...) Rpartition lors de la demande : Cette option, lorsqu'elle est active, permet d'intgrer ce droit dans la rpartition automatique des jours demands via l'interface planning dans le formulaire d'attribution des jours demands par droit (Congs paye, RTT ...) En rsum : Un droit de nature par dfaut attribue pour chaque individu slectionn un crdit de jours sur un type de congs dont la disponibilit dans l'interface de demande de congs peut dpendre de l'instant ou l'utilisateur saisit sa demande (test sur la priode de demande de congs).

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4.5.2.2 - Nature du droit A dates fixes

Cette nature de droit permet de dposer sans tape de validation pour un ou plusieurs utilisateurs une priode de congs. Aprs sa cration, ce droit gnre pour les utilisateurs concerns une priode de congs immdiatement accepte et planifie (Il n'y a pas de phase d'approbation pour cette nature de droit). Un message de notification de l'intgration de ce cong est envoy par email l'ensemble des utilisateurs concerns. Les paramtres Nom du droit, Priode du droit, Type, Utilisateur, Rgime, Quantit et Nature du droit ont les mmes fonctions que pour la nature de droit Par dfaut. A noter : Les champs Priode de disponibilit, Droit ouvert, Accepter les soldes ngatifs et Rpartition lors de la demande ne sont pas disponibles dans ce contexte.

Illustration 2 : Formulaire de cration d'un droit de nature "A dates fixes" Date de dbut et Date de fin : Dfinition de la priode de congs planifier. En rsum : Un droit de nature dates fixes ralise automatiquement pour chaque individu slectionn les actions suivantes : demande de cong, validation et notification, mise jour de l'agenda.

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4.5.2.3 - Nature du droit Utiliser les rgles

L'utilisation des rgles dans la gestion des droits de congs permet de prciser les conditions d'affichage du droit dans le formulaire de demande de congs, et cela en fonction de la priode de demande de congs et/ou de la priode de congs mais aussi en fonction du nombre de jours dj pris pour un type de congs. La premire partie du formulaire est similaire au formulaire prsent pour la cration d'un droit de nature Par dfaut. A noter : Contrairement au formulaire d'un droit de nature Par dfaut, le champ Priode du droit peut tre utilis comme lment de condition dans la seconde partie du formulaire de cration dans le cadre d'un droit Utiliser la rgle.

Illustration 3 : 1re partie du formulaire de cration d'un droit de nature "Utiliser les rgles" Les fonctions de l'ensemble des champs de cette partie du formulaire sont similaires au formulaire prsent pour un droit de nature Par dfaut.

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Illustration 4 : 2nd partie du formulaire de cration d'un droit de nature "Utiliser les rgles"

A) Priode de la rgle : Cette priode est utilise comme critre dans la Zone d'application de la rgle B) Zone d'application de la rgle (1re tape de conditionnement) Cette zone va permettre de dfinir les conditions du droit en fonction de la priode de congs I. Appliquer la rgle : Choix de la zone d'application de la rgle 1. Toujours 2. Dans la priode de la rgle 3. En dehors de la priode de la rgle II. La demande est valide quand la priode de la demande : Possibilit que la priode de la demande chevauche la zone d'application ou non 1. Est dans la zone d'application 2. Chevauche ou est dans la zone d'application C) Condition de la rgle (2me tape de conditionnement si la 1re est valide) : I. Nombre de jours minimum Nombre minimum (inclus) du test

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II. Nombre de jour maximum Nombre maximum (inclus) du test III. Autoriser la condition avec le type : Choix du type tester (un type ou tous les types) 1. Tous 2. Liste de types IV. Autoriser la condition de la rgle : Priode du test 1. Sur toute la priode du droit 2. Dans la priode de la rgle 3. En dehors de la priode de la rgle et dans la priode du droit A noter : En fonction du paramtrage des champs appliquer la rgle et la demande est valide quand la priode de la demande configur dans la Zone d'application de la rgle du droit, vous obtiendrez le test suivant sur la priode de congs : Appliquer la rgle La demande est valide quand la priode de la demande Est dans la zone d'application TEST : Quelle que soit la priode de congs demande. TEST : La priode de congs demande doit tre dans la priode de la rgle TEST : La priode de congs demande chevauche ou doit tre dans la priode de la rgle TEST : La priode de congs demande doit tre en dehors de la priode de la rgle TEST : La priode de congs demande doit tre en dehors ou chevauche la priode de la rgle Toujours Dans la priode de la rgle En dehors de la priode de la rgle

Chevauche ou est dans TEST : Quelle que soit la la zone d'application priode de congs demande

En rsum : Un droit de nature utiliser les rgles attribue pour chaque individu slectionn un crdit de jours sur un type de congs dont la disponibilit dans l'interface de demande de congs peut dpendre de l'instant ou l'utilisateur saisie sa demande (test sur la priode de demande de congs) ainsi que sur la priode correspondant aux congs (test sur la priode de congs) mais aussi sur le nombre de jours pris pour un type de congs dans une priode donne (pour que ce dernier test soit possible, il est indispensable que le test prcdent sur la priode de congs soit valid).

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4.5.3 - Quelques exemples d'utilisation :

4.5.3.1 - Exemple 1 : Par dfaut

Affectation d'un droit de congs pays de 25 jours pour la priode du 1er janvier 2007 au 31 dcembre 2007. Ces jours seront disponibles immdiatement (1er juin 2006) et jusqu'au 31 dcembre 2007 (priode de demande de congs) et pourront tre planifis n'importe quand (priode de congs).

Nom du droit : Congs pays 2007 Priode du droit : du 1er janvier 2007 au 31 dcembre 2007 Type : Ce point dpend des Types de congs dfinis (vous pourriez utiliser un type comme Congs Pays) Utilisateur ou Rgime : Affectation de ce droit aux personnels concerns en choisissant dans le liste droulante associe Rgime l'option Rgime. Quantit : 25 jours Nature du droit : Choix vide Priode de disponibilit : du 1er juin 2006 au 31 dcembre 2007 Droit ouvert : Oui Accepter les soldes ngatifs : Non Rpartition lors de la demande : Oui

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4.5.3.2 - Exemple 2 : A date fixe

Cration d'une journe de congs impose planifie le 12 juin 2006 (priode de congs) et attribue l'ensemble du personnel. Configuration effectuer :

Nom du droit : Journe impose 2006 Priode du droit : du 12 juin 2006 au 12 juin 2006 Type : Ce point dpend des Types de congs dfinis (vous pourriez utiliser un type comme Cong Exceptionnel) Utilisateur ou Rgime : Affectation de ce droit aux personnels concerns en choisissant dans le liste droulante associe Rgime l'option Tout le personnel. Quantit : 1 jour Nature du droit : A date fixe Date de dbut : 12 juin 2006 journe entire Date de fin : 12 juin 2006 journe entire

En validant ce droit, l'ensemble du personnel se verra attribuer automatiquement et sans phase d'approbation 1 jour le 12 juin 2006. Un mail de notification informera l'ensemble des utilisateurs.

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4.5.3.3 - Exemple 3 : Utiliser les rgles

Affectation d'un droit de congs pays de 25 jours pour la priode du 1er juin 2006 au 31 mai 2007. Ces jours seront disponibles immdiatement (1er janvier 2006) et jusqu'au 31 mai 2007 (priode de demande de congs) mais ne pourront tre planifis que du 1er juin 2006 au 30 juin 2007, la priode de congs planifie devra forcment se trouver dans cette plage (nous laissons dans cet exemple 1 mois au personnel pour solder ses congs 2006/2007). Un autre droit pourra tre cr pour grer les congs pays de 2007/2008.

Nom du droit : Congs Pays 2006/2007 Priode du droit : du 1er juin 2006 au 31 mai 2007 Type : Ce point dpend des Types de congs dfinis (vous pourriez utiliser un type comme Congs Pays) Utilisateur ou Rgime : Affectation de ce droit aux personnels concerns en choisissant dans le liste droulante associ Rgime l'option Rgime. Quantit : 25 jours Nature du droit : Utiliser les rgles. Priode de disponibilit : du 1er janvier 2006 au 30 juin 2007 (priode de demande de congs) Droit ouvert : Oui Accepter les soldes ngatifs : Non Rpartition lors de la demande : Oui Priode de la rgle : du 1er juin 2006 au 31 mai 2007

Zone d'application de la rgle (On utilise cette condition pour notre exemple test de la priode de congs)

Appliquer la rgle : Dans la priode de la rgle La demande est valide quand la priode de la demande : Est dans la zone d'application

Condition de la rgle (on configure cette condition pour que la rgle soit toujours valide et que l'affichage du droit ne soit pas conditionn par cette partie) :

Nombre de jours minimum 0 jour Nombre de jour maximum 365 jours Autoriser la condition avec le type : Tous Autoriser la condition de la rgle : Sur toute la priode du droit

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4.5.3.4 - Exemple 4 : Utiliser les rgles

Affectation d'un bonus de 3 jours de congs supplmentaire aux personnes ayant planifies plus de 5 jours de congs pays entre le 1er janvier 2006 et le 31 janvier 2006 (priode de congs). Ce bonus est utilisable sur toute la priode du droit (1er janvier 2006 au 31 dcembre 2006) sauf sur la priode de la rgle (1er janvier 2006 et le 31 janvier 2006).

Nom du droit : Congs Bonus Priode du droit : du 1er janvier 2006 au 31 dcembre 2006 Type : Congs Pays Utilisateur ou Rgime : Affectation de ce droit aux personnels concerns en choisissant dans le liste droulante associe au libell Rgime l'option Rgime. Quantit : 3 jours Nature du droit : Utiliser les rgles. Priode de disponibilit : du 1er janvier 2006 au 31 dcembre 2006 Droit ouvert : Oui Accepter les soldes ngatifs : Non Rpartition lors de la demande : Oui Priode de la rgle : du 1er janvier 2006 au 31 janvier 2006 Appliquer la rgle : Toujours La demande est valide quand la priode de la demande : Est dans la zone d'application (Dans le cas ou Appliquer la rgle = Toujours, ce choix est ignor.) Nombre de jours minimum 6 jours Nombre de jour maximum 365 jours Autoriser la condition avec le type : Congs Pays Autoriser la condition de la rgle : En dehors de la priode de la rgle et dans la priode du droit

Zone d'application de la rgle (1re condition)

Condition de la rgle (2me condition) :

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4.5.4 - Les droits et la demande de congs

4.5.4.1 - Etape 1 : Dfinition de la priode de congs souhaite

La premire tape de la demande de congs permet l'utilisateur de slectionner sa " priode de congs ".

Soit en cliquant sur le premier jour de sa priode puis le dernier jour de sa priode dans le planning, soit en slectionnant directement la date de dbut et de fin de priode avec les listes droulantes. En cliquant sur le bouton Demande de congs , on passe l'tape 2 de la demande. A noter : La premire tape de la demande de congs peut ne pas prsenter tout les droits potentiellement ouverts. Le conditionnement de l'affichage des droits pouvant contenir un test sur la priode de congs, ces droits ne seront affichs que dans la seconde tape (aprs que l'utilisateur ait prcis cette priode dans l'tape 1).

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4.5.4.2 - Etape 2 : Rpartition des jours de la priode de congs dans les droits ouverts
Cette tape permet de rpartir les jours ouvrs dans les droits ouverts disponibles. En cliquant sur le bouton Demande de congs, vous soumettez votre demande.

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5 - Squencement des actions

Ce chapitre a pour objectif de spcifier clairement et simplement lenchanement des actions lors de certaines oprations essentielles.

5.1 - Premire mise en uvre de la gestion des demandes de congs

Nous partons du principe que le portail est correctement install, en ordre de marche et que les utilisateurs du portail, notamment les collaborateurs pouvant formuler les demandes de congs, ont t dclars dans le portail. NB : pour faciliter laffectation de rgimes de congs des ensembles consquents dutilisateurs, il peut tre pertinent didentifier ces populations par un groupe dutilisateurs OVIDENTIA. Administrateur : 1. Fixer dans le paramtrage du site les jours Fris et Travaills, 2. dans le menu administration du portail, au niveau Congs, spcifier les gestionnaires des demandes de congs, 3. dans le menu administration du portail, au niveau Approbations, crer lensemble des schmas dapprobation qui seront invoqus par les demandes de congs dans les diffrents dpartements (ou services, directions, collges, ) de l'entreprise. Utilisateur Gestionnaire dlgu : 4. Crer lensemble des types de congs en vigueur dans lentreprise 5. Crer les diffrents rgimes en vigueur dans lentreprise 6. Associer les rgimes et les schmas dapprobation aux diffrents collaborateurs. Cest ce niveau que la disponibilit de groupes correspondants aux diffrentes populations associes aux rgimes peut savrer trs pratique. 7. Crer et ouvrir les droits (type par type) aux collaborateurs en sappuyant sur la notion de rgime.

5.2 - Intgration d'un nouvel utilisateur

Nous partons du principe que le nouvel utilisateur a pralablement t dclar dans le portail. Utilisateur Gestionnaire : 1. Associer au nouveau collaborateur, son rgime et son schma dapprobation. 2. ventuellement, au niveau des droits dj dfinis, ajouter dautres bnficiaires (du rgime) 3. Au niveau "Personnel", grce l'option "Droits", ajuster ventuellement le nombre de jours rellement disponibles pour chaque droit dont bnficie le nouveau collaborateur.

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Gestion des demandes de congs

Version 1.4

6 - Description des implications entre entits

Nous schmatisons ainsi les relations principales entre les entits J.Fris/Travaills, Approbations, Indisponibilit, Agenda, Congs et Organigramme :
J. Fris / Travaills
du site

Approbations
schmas de validation

Indisponibilit
dans options utilisateur

Agenda
affiche les congs valids

Congs gestion et
demandes

Organigramme
schma fonctionnel

6.1 - Approbations
Lapprobation

dune demande de congs entrane la visualisation de lvnement dans lagenda

6.2 - Indisponibilit

La fonction Options de la section Utilisateurs permet de nommer un supplant une responsabilit dapprobation (en revanche, si un schma fonctionnel est utilis, cest lorganigramme qui prime, cest dire dans lordre : le suprieur et lintrimaire)

6.3 - Jours Fris et Travaills

Les jours fris peuvent tre dclars et ont une incidence uniquement sur le planning congs. En revanche, les jours travaills ont une incidence sur les congs et sur lagenda mais peuvent tre surchargs ct utilisateur.

6.4 - Menu Gestion dlgue

Le menu Gestion dlgue apparat lorsque lutilisateur est le suprieur dune entit de lorganigramme. Il permet daccder aux fonctions de gestion des demandes de congs pour les personnes de son entit et des entits infrieures.

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