Le premier ebook du freelance

Outils et astuces pour booster son activité

Par Dom Le Free - Novembre 08

Ce premier ebook est destiné à tous les
freelances. Il compile quelques outils et astuces
pour booster son activité.

A noter que ces outils et astuces ont fait l’objet de

notes déjà publiées sur le blog du freelance (http://
blog.freelance.com).

Bonne lecture !
Pour gérer vos
projets en ligne
Pour gérer vos projets en ligne
Gestion des tâches, planning, documents, contacts, temps passé, alertes,... La gestion de projets est un passage
obligé pour tout freelance qui se respecte. Voici une sélection d’outils pour gérer vos projets en ligne. Leurs
avantages ? Simples à utiliser, complets en termes de fonctionnalités et surtout, ils sont accessibles en ligne : vous
avez par conséquent accès à tous vos projets où que vous soyez, dès lors que vous avez une connexion Internet...

http://www.zoho.com
Points forts : Zoho est une suite bureautique en ligne dont les différents
modules communiquent les uns avec les autres. En clair, vous pouvez utiliser leur
traitement de texte pour rédiger le compte rendu d'une réunion avec un client,
puis l'enregistrer directement dans Zoho Projects.
Points faibles : Zoho Projets est en anglais - la traduction française est mal
faite.

http://www.planzone.com
Points forts : Planzone propose des modèles de projets "sur mesure"
qu'il suffit d'importer pour suivre, pas à pas, les différentes phases. Il existe,
par exemple, un modèle qui présente la création d'un site Web, de l'étude
des pre-requis stratégiques au cahier des charges fonctionnel en passant
par le développement.
Points faibles : Planzone est peut-être un outil trop complet pour un
freelance. Le design est moyennement sexy.
Pour gérer vos projets en ligne

http://goplan.org
Points forts : synchronisation de vos calendriers avec votre agenda iCal,
Outlook, interface intuitive et graphiquement très agréable, possibilité de
créer un blog de suivi pour votre projet,...
Points faibles : c'est un produit qui va s'enrichir de nouvelles
fonctionnalités - une version 2 est en cours de développement. Du coup,
on est tenté d'attendre LA version finale... Mais, pour les plus pressés
d'entre vous...

http://www.basecamphq.com/
Points forts : c'est un produit bien fait, carré, très riche en
fonctionnalités. En plus, la faiblesse du dollar face à l'euro en fait une
excellente affaire en ce moment ;)
Points faibles : c'est en anglais, et cela peut en rebuter certains.
Pour gérer vos projets en ligne

http://www.taskii.com/
Points forts : un design sympa, des fonctions bien pensées et intuitives à
l'usage, beaucoup de fonctionnalités.
Points faibles : peut-être trop de fonctionnalités et un outil qui tire sa
force de son ouverture sécurisé à d'autres utilisateurs. Mais si vous n'avez
pas prévu de l'utiliser pour gérer aussi votre relation client, il perd (un
peu, il est vrai) de son intérêt.

http://workspace.officelive.com/?cloc=fr-FR
Points forts : c'est du Microsoft, on aime ou on aime pas, mais sa
réalisation est bien faite.
Points faibles : un produit sans aucune surprise, sans beaucoup de
fonctionnalités non plus et qui ne marche que si vous avez la suite Office
sur votre ordinateur... :(
Pour gérer
votre temps
Pour gérer votre temps
Pour certains freelances, le temps est l'unité qui sert à facturer les clients. Seulement voilà : maîtriser le temps
qu'on passe sur un projet n'est pas si facile - comment faire pour ne pas passer 15 heures sur un projet alors
qu'on ne facture que 10 heures ?

http://www.getharvest.com/
Un très bon outil, pro et bien pensé, avec plusieurs niveaux de tarification
dont un qui dure 30 jours - pratique pour se faire une idée du produit.
J'aime bien la fonctionnalité qui permet de partager son compte avec
d'autres intervenants : si vous pilotez un projet avec d'autres freelances, ils
peuvent s'y connecter pour y préciser leurs temps.

http://www.toggl.com/
Voilà un outil simple à utiliser, que vous gérez directement dans la fenêtre
de votre navigateur ou, ce qui est plutôt pratique, via une petite application
à télécharger sur son bureau. Pour traquer le temps passé sur vos projets,
il suffit de cliquer sur Start, et le tour est joué.
Pour gérer votre temps

http://tickspot.com/
Une interface soignée, des fonctionnalités simples à utiliser... J'aime bien la
barre d'état qui permet de visualiser à tout moment l'état d'un projet en
fonction du temps que vous avez passé dessus. Intéressant : Tick s'intègre à
Basecamp, un outil de gestion de projets en ligne dont j'ai déjà parlé sur ce
blog. Autrement dit : en quelques clics, vous intégrez directement dans Tick
vos différents clients gérés avec Basecamp.
Pour gérer vos
tâches
Pour gérer vos tâches
Optimiser notre temps au quotidien passe souvent par la fameuse "To do list", la liste de tâches à faire. Qu'elle
soit quotidienne ou hebdo, celle-ci nous aide à maintenir un bon niveau de productivité et nous permet de
visualiser ce qu'on a fait et ce qui nous reste à faire. Voici 4 outils pour les gérer sur Internet et votre mobile.

http://www.rememberthemilk.com/
C'est un service très simple à utiliser, et gratuit. Vous avez une vue au jour le jour
de ce que vous avez à faire, vous classez vos tâches dans des dossiers
thématiques (personnel, travail, projet A, projet B,...), vous pouvez également
"tagger" vos tâches, c'est-à-dire leur attribuer un ou plusieurs mots-clés, ce qui
facilite ensuite leur recherche. Synchronisable avec iPhone ou Blackberry.

http://www.tadalist.com/
Ta-da List est un service conçu par 37signals, la société qui a développé
l'outil de gestion de projets en ligne Basecamp. J'adore sa simplicité et la
possibilité de partager une liste de tâche avec d'autres personnes - ce qui
peut être très pratique quand vous travaillez à plusieurs sur un même
projet.
Pour gérer vos tâches

http://www.blablalist.com/
Bla-bla List est très simple à utiliser et c'est gratuit. Ce que j'aime, c'est son
format : quand vous vous connectez, une petite fenêtre s'ouvre en plus de
votre navigateur, dans laquelle vous gérez vos tâches. Là aussi, le partage de
listes est prévu.
Pour facturer
vos clients
Pour facturer vos clients
Faire un devis, établir une facture...Voici quelques outils intéressants, simples à utiliser et en ligne - pratique
quand on travaille loin de ses bases.

http://abd-euro.eu/

C'est certainement l'outil le plus simple à utiliser que j'ai trouvé. Ergonomique, intuitif... Chapeau ! Quand
vous vous connectez, la page ressemble déjà à une facture : il n'y a plus qu'à remplir les champs, puis à
l'envoyer par email, fax ou la transformer en pdf :) Pour naviguer, vous disposez d'une console qui vous
permet d'accéder à certaines fonctionnalités, comme le tableau de bord, votre chiffre d'affaire actuel,...Vous
avez un mois d'essai gratuit, après cela passe à 60 euros HT par an.

http://www.cannybill.com/index.html
C'est une solution anglo-saxonne traduite en français. Le
design est très agréable, la navigation aussi, grâce à des onglets
supérieurs. Ce que j'apprécie ce sont les rapports : certains
vous donnent un aperçu de la rentabilité de chacun de vos
clients, d'autres des prévisions de votre chiffre d'affaires,...
Pratique ! Seul bémol : on ne peut pas établir de devis.
Pour facturer vos clients

http://www.xpme.eu/index.php
XPME propose une solution que je trouve plutôt très bien faite, qui
s'articule autour de trois onglets principaux : nouveau client, nouveau devis
et nouvelle facture. Autrement dit : c'est ce qui nous intéresse au
quotidien :) A l'usage, c'est simple aussi et à chaque connection, vous avez
un aperçu de votre situation. Côté tarif, on est à 89 euros HT/an.

http://esfacturesdevis.editeurscripts.com/
Un bel effort sur la présentation de l'interface et la
navigation. C'est simple, direct et on retrouve
facilement les rubriques clés. Intéressante aussi, la
fonction qui permet de s'y retrouver avec les
accomptes, dont la gestion peut s'avérer être un vrai
casse-tête ;) Je trouve dommage, en revanche, que la
personnalisation du fond de votre facture ou devis
avec l'ajout de votre logo soit une option payante.
Pour facturer vos clients

http://bonnefacture.com/fr/
Un service, gratuit et en ligne, qui ne s'embarrasse pas
de chichi et de fonctionnalités inutiles. En clair, c'est
l'outil parfait pour dépanner. En revanche, sa force est
aussi sa faiblesse : BonneFacture n'offre pas d'historique,
ce qui est vraiment pénalisant - vous devez retaper les
coordonnées de vos clients à chaque fois.

http://www.factooor.fr/
C'est une solution open source qui nécessite la suite
bureautique OpenOffice. C'est la seule contrainte, car
pour le reste, cette solution fait bien son travail,
exception faite du design que je trouve assez laid, mais
après tout, tant que cela fonctionne correctement...
Rester
concontré(e)
Rester concentré(e)
Comment éviter de se laisser distraire quand on travaille chez soi, dans un internet café, dans un bureau qu'on
sous-loue ou en régie chez un client ? Certes, il suffit de travailler, mais avouez que, parfois, les occasions de lever
le nez, et le pied, sont nombreuses. En voici quelques unes, vous n'aurez donc plus aucune excuse ;)

Emails, MSN, facebook & co

Quand vous travaillez sur une tâche, oubliez vos emails, MSN et autres alertes facebook.
Restez concentré jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Aménagez votre temps en affectant
des créneaux horaires à vos emails, alertes et autres activités de réseautage social en
ligne.

Casquez-vous
Personnellement, quand j'ai besoin de me concentrer, je mets un casque et j'écoute de la
musique. En faisant cela, je m'isole de l'extérieur et j'ai l'impression de "m'entendre
penser". Et puis c'est un signe pour ceux qui m'entourent :"Je bosse là, j'ai besoin de
tranquillité ;)"

Laissez Internet de côté

A moins d'en avoir besoin pour accomplir votre tâche, quittez votre navigateur Internet
jusqu'à ce que ayez terminé. C'est dur au début, mais vous y gagnerez en efficacité,
croyez-moi !
Rester concentré(e)

Ne pas déranger
Pliez une feuille A4 en deux et inscrivez au marqueur "Ne pas déranger !" sur
l'un des côtés. Posez le tout sur votre bureau, et travaillez en paix... J'ai vu des
personnes le faire et sur le moment, j'ai trouvé cela plutôt bizarre, mais
pourquoi pas ?

Rangez vos bureaux

Un papier qui traîne, un dossier mal rangé, des bouchons de stylo ici et là...Votre
bureau est une source de distraction potentielle. Rangez-le avant de vous mettre
à travailler pour éviter de le faire pendant... De même, prenez le temps de
ranger le bureau de votre ordinateur...

Gérez les interruptions

Entre les coup de fils et le client qui vient vous voir toutes les 5 minutes pour
vous demander quelque chose... Gérer les interruptions est tout un art. Ce que
je fais généralement : j'explique gentiment que je suis en plein sur un truc hyper
important et que je traiterai la demande quand j'aurai terminé. Sauf si la
demande concerne ce que vous êtes en train de faire, et là, vous n'avez pas le
choix.