Guide Méthodologique de L'élaboration Du Tableau de Bord

IDRH / BDO Reporting
Chantier tableaux de bord des programmes

Guide mthodologique
Novembre 2013
Table des matires
1. Le besoin de pilotage des programmes

2. Le tableau de bord du programme
3. Le processus de production du tableau de bord
4. Le pilotage laide du tableau de bord
5. Les facteurs cl de russite du chantier
6. Lexique
BDO Reporting / IDRH Chantier tableaux de bord des programmes guide mthodologique
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1. Le besoin de pilotage des programmes

1.1 le besoin de pilotage
2.2 les exigences associes
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1.1 le besoin de pilotage

Chaque programme doit pouvoir disposer dun tableau de bord permettant de piloter la
mise en uvre du Projet Annuel de Performance.
. Ce tableau de bord de pilotage doit permettre au RPROG et lquipe de direction du
programme de :
suivre le niveau de ralisation des objectifs figurant dans le PAP en mesurant lcart,
pour chaque objectif, entre la cible et le niveau atteint
disposer dune reprsentation visuelle de ces carts
analyser priodiquement en cours dexercice (aujourdhui chaque trimestre,
terme mensuellement) et chaque fois que ncessaire la situation sur les objectifs
prendre en consquence les dcisions de pilotage ncessaires sur la base des leviers
daction mobilisables
conduire ces analyses et prendre ces dcisions en collectif
. Le point focal du programme doit pouvoir :
facilement produire le tableau de bord de pilotage pour le diffuser ensuite
lensemble de la ligne managriale sur programme, notamment aux RUO
faire vivre et faire aisment voluer dans le temps ce tableau de bord (retrait ou
ajout dobjectifs et dindicateurs, modification des cibles)
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1.2 les exigences associes

Le tableau de bord doit dabord tre un outil adapt au pilotage de latteinte des
objectifs du PAP : capacit prendre en compte un nombre significatif dobjectifs et
indicateurs, capacit piloter latteinte des objectifs par rapport des chances
annuelles mais aussi pluriannuelles
Le tableau de bord doit ensuite sadapter au degr dinformatisation souvent limit des
Services
Il doit pouvoir prendre appui sur les lments ventuellement dj existants de dispositif
de pilotage au sein du programme : rapports dactivit des Services, systmes de
collecte et de remonte de donnes...
Il doit tre centr sur le pilotage de latteinte des objectifs et non sur la production de
simples statistiques. Le dveloppement dun appareil statistique sur programme est un
enjeu rel mais distinct de celui du pilotage
Enfin, le tableau de bord est un outil qui doit tre produit par et pour ses utilisateurs
que sont les managers pilotes du programme
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2. Le tableau de bord du programme
2.1 le tableau de bord

2.2 la page daccueil du portail
2.3 le portail de navigation
2.4 la planche indicateur
2.5 les modles types de planche indicateur
2.6 les indicateurs de pilotage
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2.1 le tableau de bord

Le tableau de bord de pilotage ne doit pas tre un simple tableau de suivi
restituant des donnes chiffres consolides. Il doit comprendre un ensemble
dindicateurs permettant de savoir pour chaque objectif si le programme est en
bonne voie pour atteindre lobjectif, sil scarte de la trajectoire prvue ou sil
risque srieusement de ne pas atteindre lobjectif
Concrtement, le tableau de bord est une compilation de planches indicateur.
Sur une page, la planche indicateur :
montre de faon quantifie et visuelle le rsultat atteint par lquipe de
programme sur lindicateur lissue dune priode donne
rappelle la cible qui aurait du tre atteinte par lquipe de programme, sur cet
indicateur, lissue de cette mme priode
met de ce fait automatiquement en vidence lcart ventuel entre la cible
quil fallait atteindre et le rsultat qui a t obtenu, lissue de la priode
. Les objectifs atteindre tant dabord des objectifs annuels, il est indispensable de
trimestrialiser les indicateurs de pilotage rattachs chaque objectif, ceci pour
pouvoir reprer en cours dexercice tout cart rsultat / cible sur indicateur,
comprendre pourquoi cet cart sest produit, corriger le tir temps et se donner
les moyens datteindre in fine lobjectif annuel
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2.2 la page daccueil du portail
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2.3 le portail de navigation (1/2)

Les indicateurs du tableau de bord sont regroups par champ daction du
programme, les domaines
Chaque domaine regroupe les indicateurs dun certain nombre dobjectifs rattachs
au mme champ daction
Dans chaque domaine, les indicateurs sont classs en : indicateurs de rsultat,
indicateurs daction, indicateurs de moyens (chaque type dindicateurs sur un
fond de couleur spcifique)
Le nombre de domaines et le nombre dindicateurs de pilotage pour chaque objectif
doivent tre volontairement limits pour que ces domaines et indicateurs puissent
tre reprsents visuellement sur un seul et mme cran
En cliquant sur un indicateur, on accde la planche qui le dtaille
Le portail de navigation sera organiser manuellement : saisie de lintitul des
domaines, saisie des numros dobjectifs par domaine en reprenant le numro des
objectifs annuels figurant dans le PAP, disposition spatiale des indicateurs par
domaine en fonction du nombre dindicateurs, globalement, par domaine, par type
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Le portail de navigation (2/2)
Rsultats
Actions
Moyens
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2.4 la planche indicateur (1/2)
La situation de chaque indicateur est prsente sur une page ddie, une planche
indicateur
Dune part, la planche indicateur permet de visualiser la situation de lindicateur
trimestre aprs trimestre, cest--dire lcart ventuel entre le rsultat prvu et le
rsultat atteint
le code signal vert-orange-rouge qualifie limportance de lcart entre le rsultat
prvu et le rsultat atteint
Dautre part, la planche indicateur indique la situation en fin de trimestre
rapporte la cible annuelle et la cible pluriannuelle, cest--dire lcart entre
cette situation et ces cibles
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La planche indicateur (2/2)
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2.5 les modles types de planche indicateur (1/2)
Chaque planche indicateur est produite partir dun nombre rduit de modles
types qui impliquent chacun un dveloppement informatique spcifique
A ce stade, trois modles types sont prvus et permettent de reprsenter
visuellement tous les indicateurs des PAP 2014
modle 1 : suivi standard dun indicateur
modle 2 : suivi standard dun indicateur avec un critre de dcomposition du
rsultat (par territoire, unit administrative, seuils, catgorie)
modle 3 : suivi de projet
Cet ventail de modles pourra tre complt en fonction des nouveaux types
dindicateurs qui pourraient apparatre dans les PAP lavenir.
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Les modles types de planche indicateur (2/2)
Modle 1
Modle 2
Modle 3
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2.6 les indicateurs de pilotage

Le pilotage doit permettre de garder sous contrle la trajectoire des indicateurs
retenus pour les objectifs du programme
Certains indicateurs voluent lentement car les donnes qui les alimentent ne sont
disponibles qu chance annuelle (ex : le taux de russite au baccalaurat) voire
pluriannuelle. Ces indicateurs rentrent dans le cadre dun pilotage pluriannuel. En
revanche, les indicateurs du PAP fixent des cibles annuelles : ils requirent donc un
rythme de pilotage infra-annuel
Pour le pilotage de la mise en uvre des PAP, il a t retenu une priodicit de
production trimestrielle des tableaux de bord, soit quatre situations par an.
Le tableau de bord produire comportera donc en priorit, sinon exclusivement,
des indicateurs de nature voluer sensiblement dun trimestre un autre.
Sont retenir dans le tableau de bord bien sr des indicateurs de rsultat mais aussi
des indicateurs relatifs lengagement des moyens et des indicateurs relatifs la
ralisation de laction, ces deux derniers types dindicateurs conditionnant en effet
latteinte des cibles fixes sur les objectifs de rsultat
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3. Le processus de production du tableau de bord
3.1 le choix des indicateurs

3.2 le paramtrage de chaque indicateur
3.3 le dispositif de collecte et de consolidation des donnes
3.4 la production du tableau de bord
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3.1 le choix des indicateurs

Figurent dans les PAP un nombre important dindicateurs annuels et pluriannuels.
Par ailleurs, une petite partie seulement de ces indicateurs est ce jour
oprationnelle
Il est donc important de btir un tableau de bord comportant un nombre raisonnable
dindicateurs compte tenu de la situation de dpart : a priori, pas plus de 48
indicateurs rpartis dans, au maximum, 4 domaines du programme
Doivent tre privilgis les indicateurs permettant de rendre compte du niveau
datteinte des objectifs annuels. En complment, peuvent tre choisis des
indicateurs dobjectifs pluriannuels non dclins annuellement
Si la limite des 48 indicateurs nest pas atteinte, le tableau de bord peut aussi
ventuellement intgrer quelques indicateurs de suivi, cest--dire des
indicateurs dpourvus de cible mais que le programme souhaite cependant suivre
pour pouvoir se constituer un historique de donnes et tre capable grce cela de
fixer des objectifs les annes suivantes
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3.2 le paramtrage de chaque indicateur (1/3)

La production automatique dune planche indicateur sur la base du modle type
retenu suppose de renseigner au pralable une table de paramtrage
pour cet indicateur.
Le paramtrage de chaque indicateur sera effectu avec lquipe de programme.
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Le paramtrage de chaque indicateur (2/3)

Illustration, premire partie
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Le paramtrage de chaque indicateur (3/3)

Illustration, seconde partie
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Focus sur la structuration de la table de paramtrage (1/3)
Nom programme et code programme : nom du programme auquel lindicateur est rattach. Ce nom
sera galement repris comme quatrime titre sur la planche indicateur. Le code du programme est
celui figurant dans la maquette budgtaire, sans les zros figurant lintrieur du code programme
maquette (exemple du programme Gestion de la commande publique : code programme maquette =
14.004 ; code tableau de bord = 144)
Nom domaine (dans le programme) et code domaine : nom du domaine auquel lindicateur est
rattach. Ce nom sera repris comme troisime titre sur la planche indicateur. Le code domaine est
numrot de 1 4
Nom objectif et code objectif : nom de lobjectif auquel l'indicateur est rattach. Ce nom sera
repris comme titre secondaire sur la planche indicateur. Le code pour les objectifs annuels est
numrot de 001 999. Le code pour les objectifs pluriannuels est numrot de P01 P99
Type dindicateur : finalit de la donne mesure par lindicateur
Moyen indique les moyens et ressources mis en uvre pour accomplir un objectif (moyens financiers, humains, formations )
Action rend compte de la mise en uvre et de la bonne excution des actions entreprises pour atteindre un objectif
Rsultat mesure si les ressources et actions ont permis de se rapprocher de lobjectif final
Nom indicateur et code indicateur : nom de lindicateur et de la planche indicateur. Ce nom sera
repris comme titre sur la planche indicateur. Le code indicateur est numrot de 001 999, cest le
numro de lindicateur dans lobjectif
Code planche indicateur : code permettant de rfrencer chaque planche qui sera produite. Le code
sera structur de la manire suivante : WWWXYYYZZZ (WWW = code du programme, X = code du
domaine, YYY = code de lobjectif, ZZZ = code de lindicateur)
Code modle : le code du modle de planche qui doit servir reprsenter lindicateur. Ces modles
type de planche indicateur sont des modles automatiss de reprsentation graphique et dynamique
dun indicateur. Ces modles types sont en nombre restreint
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Focus sur la Structuration de la table de paramtrage (2/3)
Dimension 1 et 2 : critres de dcomposition du rsultat pouvant servir expliquer tout ou partie de

la situation constate (ventilation du rsultat par provinces, par units administratives, par
catgories, etc.)
Unit indicateur : unit duvre principale de lindicateur mesur (ex 1. 87 dossiers ont t
complts dans les temps, dans ce cas-ci lunit est nombre ; ex 2. 90% de dossiers complts
dans les temps, dans ce cas-ci lunit est %)
Unit numrateur et dnominateur : units secondaires de lindicateur mesur si elles sont
pertinentes (ex 1. 87 dossiers ont t complts dans les temps, dans ce cas-ci il ny a pas dunit
secondaire ; ex 2. 90% de dossiers complts dans les temps, dans ce cas-ci lunit numrateur et
dnominateur sont toutes les deux nombre)
Formule de calcul de lindicateur : donne la dfinition et/ou la formule de lindicateur
Point focal 1 et 2 : les personnes qui, pour lindicateur donn, sont responsables de consolider,
valider et charger dans le systme Cockpit les donnes collectes auprs des points de collecte :
Ex 1 : responsable point focal (Point focal 1), et son supplant (Point focal 2)
Ex 2 : responsable point focal (Point focal 1), et membre de son quipe qui joue le rle de correspondant pour la collecte des donnes
de lindicateur dans la direction qui centralise ces donnes (Point focal 2)
Ex 3 : responsable point focal (Point focal 1), et membre de son quipe charg de la saisie dans le systme Cockpit (Point focal 2)
Points de collecte : les points depuis lesquels les donnes sont collectes et transmises au point
focal
Frquence : priodicit de mise jour de lindicateur (mois, trimestre ou anne ; systmatiquement
trimestre en 2014)
Dat dchance annuelle/pluriannuelle : la date dchance de la cible annuelle/pluriannuelle
(format = 2014-12-31)
Cible chance annuelle/pluriannuelle : la cible atteindre avant lchance
BDO
Reporting / IDRH Chantier tableaux de bord des programmes guide mthodologique
annuelle/pluriannuelle
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Focus sur la structuration de la table de paramtrage (3/3)
Direction cible : sens de lvolution souhaite de lindicateur

MAX = lobjectif est dtre au dessus de la cible (ex. taux de satisfaction des habitants par rapport une nouvelle rforme propose)
MIN = lobjectif est dtre en dessous (ex. nombre de tus sur les routes)
MEDIUM = lobjectif est dtre le plus proche possible de la cible (ex. dpenses lies un investissement qui a t budgtis).
Les bornes A, B, C, D : la valeur entre les diffrentes couleurs reprises sur la planche
Si cible direction = MAX
Si cible direction = MIN
Si cible direction = MEDIUM
A B
B
A
Cumul et date de dbut du cumul annuel : les modles types de planche indicateur peuvent
permettre de voir les rsultats en vue trimestrielle ou en cumul partir dune date (souvent le
dbut de lanne)
oui si lon souhaite afficher le rsultat consolid, il faut alors prciser la date de dbut du cumul
Ex : pour afficher le rsultat cumul depuis le dbut de lexercice 2014, il faut indiquer oui et 2014-01-01
non si lon souhaite afficher le rsultat du trimestre, trimestre par trimestre
En fonction du choix, les collecteurs transmettront soit le rsultat du seul trimestre, soit le rsultat
cumul depuis le dbut de lanne
Date de dbut du cumul pluriannuel : la cible chance pluriannuelle est mesure sur la priode
entre la date de dbut du cumul pluriannuel, et la date dchance pluriannuelle
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Focus sur les onglets annexes
Onglet annexe Dimensions (annexe modle 2) : permet de prciser lintitul de chacun des
lments qui composent une dimension
Onglet annexe Etapes projet (annexe modle 3) : permet de prciser lintitul de chacune des
tapes qui composent un projet, et le poids de ces actions dans lavancement du projet
Onglet annexe Points de collecte : permet de lister lensemble des points de collecte du
programme
Onglet annexe Indicateurs manuels : permet de lister les indicateurs devant figurer dans le
document tableau de bord, mais ne ncessitant pas une planche automatique
Noms courts : permet dassocier diffrents champs (mission, programmes, domaines, objectifs) des
noms courts limits 50 caractres pour faciliter laffichage et limpression ultrieure des planches
Statistiques : fournit des statistiques sur les indicateurs
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3.3 le dispositif de collecte et de consolidation des

donnes
La collecte et
consolidation des donnes
La restitution des
donnes
Portail collaboratif
Rapports imprims
Les donnes sont collectes sur le terrain et

communiques (le plus possible directement dans
un fichier accessible par internet, sinon par email,
sinon par fax voire en dernier ressort par tlphone)
par des collecteurs au point focal de chaque
programme.
Les donnes sont centralises, valides et saisies
par ces points focaux dans lapplication en ligne, o
ils sont automatiquement chargs dans la base
(entrept) de donnes.
Rfrents
techniques
centraux
Points
focaux
Collecteu
rs de
donnes
Entrept de
donnes
La base de donnes est hberge sur les serveurs

de BDO, accessible par les points focaux travers
un module de chargement.
Des rfrents techniques centraux supervisent le
projet et sassurent du bon droulement du
processus sur lensemble des 90 programmes.
Les diffrentes planches indicateur sont
compiles pour constituer le tableau de bord du
programme, accessible de manire scurise aux
utilisateurs travers un portail collaboratif
Ces tableaux de bord sont accessibles en ligne et

sont ensuite intgres par les points focaux dans
des
prsentations
visuelles
prvoyant
commentaires et plans dactions.
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Focus sur la collecte des donnes

Un fichier de collecte pr-format, et
accessible directement par internet, est mis
en mains de chaque collecteur local. Dans ce
document, le collecteur saisit les donnes
qui vont permettre dalimenter lindicateur
Le
collecteur
doit
tre
identifi
nominativement. Un collecteur supplant est
galement dsign, de telle sorte que la
continuit
dans
la
transmission
de
linformation
soit
garantie
en
cas
dindisponibilit du collecteur principal
Pour fonctionner efficacement, le rseau des
collecteurs doit tre fortement anim par le
point focal du programme
Le point focal doit suivre les collecteurs,
notamment ceux ayant des retards ou des
difficults dans la transmission des donnes. Il
doit veiller rendre ces collecteurs
progressivement plus fiables et diligents
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Focus sur la mission du point focal auprs du RPROG

La mission du point focal est de mettre en place et de dvelopper progressivement les
mthodes, outils et activits du pilotage de la performance :
assister le RPROG et les RBOP dans toutes les phases dlaboration du PAP
prparer tous les lments ncessaires au dialogue de gestion au sein du programme (donnes
sur laction et les rsultats, lments budgtaires, normes pour la premire rpartition des
objectifs et des crdits)
appuyer techniquement le RPROG et les RBOP dans la dmarche de dialogue de gestion et dans
la formalisation des BOP et les lettres dobjectifs des RUO
centraliser, consolider et synthtiser les lments remonts des UO vis les rapports dactivit
trimestriels
aider la dfinition du tableau de bord du programme, lorganisation du rseau de collecte

de donnes et la production rgulire du tableau de bord
prparer les revues trimestriels dobjectifs, formaliser les relevs de dcisions, organiser un
suivi mthodique de la mise en uvre des dcisions prises
faire circuler au sein du rseau des BOP, UO, oprateurs, partenaires lensemble des lments
touchant au pilotage de la performance du programme
assister le RPROG et les RBOP dans lorganisation et la mise en uvre du dialogue sur les
rsultats ainsi que dans les travaux de formalisation du RAP
Le point focal peut-tre une personne ou une quipe en fonction de la taille du

programme et de la diversit des structures impliques (DG, oprateurs)
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Focus sur lorganisation du point focal

En fonction des programmes, le point focal pourra tre organis de diffrentes faons :
petit programme mono DG : secrtaire ensemblier seul
petit programme multi DG : secrtaire ensemblier + rseau de correspondant dans les BOP
grand programme mono DG : secrtaire ensemblier + quipe ddie point focal
grand programme multi DG : secrtaire ensemblier + binmes ddis par DG / BOP
Le profil idal dun membre du point focal est celui dun contrleur de gestion doubl
dune bonne capacit danimation. Il doit notamment dmontrer :
des capacits de synthse et de rdaction, de production de documents daide la dcision, de

production de supports aux runions (matrise ncessaire de la suite Office)
la matrise des techniques dlaboration et de formalisation des PAP et des RAP
la matrise des techniques et pratiques de dialogue de gestion, de dialogue de pilotage et de

dialogue sur les rsultats
la matrise des mthodes et techniques de production du tableau de bord du programme

(Excel) ; une capacit faire voluer ce tableau de bord ; la capacit animer un rseau de
collecte de donnes pour lalimentation du tableau de bord
Plusieurs conditions matrielles doivent tre runies pour un travail efficace du point
focal : des postes informatiss ; une connexion internet stable (ex. liaison par cble
Ethernet), un lien informatique direct avec tous les RBOP et UO (quipement ncessaire
des interlocuteurs) ; un espace pour tenir des runions
Page 28
Focus sur la mission du rfrent technique central Tableaux de

Bord de programme
tre la rfrence technique au Gabon des points focaux sur programme pour tout ce qui touche
lintroduction puis au dveloppement dun pilotage par tableau de bord
Mission 1. Apporter un appui technique aux points focaux dans llaboration des tableaux de bord en
relais de laction dIDRH BDO Reporting
Le rfrent technique central apporte, avec IDRH BDO Reporting, un appui technique aux points focaux dans llaboration des tableaux de bord. Pour cela, il
devra acqurir une trs solide matrise de la mthodologie dlaboration dun tableau de bord, savoir renseigner une fiche de paramtrage dun indicateur en
coproduction avec le point focal concern, savoir paramtrer une fiche de collecte de donnes galement en coproduction avec un point focal, savoir conseiller
ses interlocuteurs dans lorganisation du rseau de collecte, savoir aider la formalisation de dossiers tableau de bord trimestriel servant de support de
travail aux quipes de direction sur programme lors de leurs revues dobjectifs trimestrielles
Mission 2. Aider un pilotage efficace de la mise en uvre du chantier tableau de bord

Le rfrent technique central tient jour un suivi du travail sur les tableaux de bord de programme des points focaux. Il tient jour la mtorologie, de ce
chantier. Il met tout en uvre pour que loutil tableau de bord de programme devienne un des outils de base de tout RPROG. Il sattache stimuler ce
travail l o des retards, des freins apparaissent. Il organise les sances de formation des membres de lquipe BOP et des points focaux la mthode de
production des tableaux de bord. Ces sances seront en 2013 2014 animes par BDO Reporting. Ultrieurement, cest le rfrent technique central qui
assurera leur animation pdagogique
Mission 3. Assurer lappui technique au rseau des points focaux et des membres de lquipe BOP sur le
volet tableaux de bord aprs la mise en place dun premier tableau de bord au niveau des 90
programmes
Le rfrent technique central devra rpondra toutes les questions techniques et mthodologiques des membres de lquipe BOP et des points focaux, soit en
mobilisant ses propres connaissances, soit en laborantla rponse avec IDRH BDO Reporting. Il soccupera galement de lamlioration et du dveloppement
en continue du dispositif de pilotage par tableaux de bord en lien troit avec les utilisateurs dune part, IDRH BDO Reporting dautre part. A ce titre, il peut
tre amen dfinir le besoin local dautres modles types de planche indicateur
Mission 4. tre, pour IDRH - BDO Reporting, le relai ascendant et descendant, aprs la mise en place
dun premier tableau de bord au niveau des 90 programmes
Le rfrent technique central a vocation tre le point de contact principal avec BDO Reporting, prestataire technique central en charge de la production
automatise des tableaux de bord. Cest par lui que remonte les questions et les demandes du rseau des points focaux. Cest lui qui dmultiplie les consignes,
les conseils, les rponses apports par IDRH BDO Reporting
Page 29
3.4 la production du tableau de bord (1/2)

Le point focal intgre les planches indicateur dans un document tableau de
bord pr-format pour la conduite des revues trimestrielles dobjectifs
Ce document comprend :
les planches indicateur accompagnes, pour chaque planche, despaces permettant de

saisir en cours de sance les commentaires et les dcisions prises par les participants
des pages permettant de rendre compte dindicateurs qui nont pas fait lobjet dune
reprsentation graphique : cas notamment des indicateurs dont les cibles annuelles ont une
valeur trs faible (construire 3 quipements, produire 4 projets de textes
rglementaires)
des lments quantitatifs de suivi des effectifs et de la masse salariale du programme
la situation de la consommation des crdits du programme
des lments plus qualitatifs sur laction conduite et les faits marquants du trimestre
coul
Le tableau de bord est adress lavance aux participants sous forme

dmatrialise pour quils puissent en prendre connaissance et se prparer aux
revues de pilotage
A lissue de la revue, il est adress, avec les commentaires et les plans dactions,
lensemble des managers du programme
Page 30
La production du tableau de bord (2/2)

Commentaires :
..
............
Plan dactions :
Plan dactions (suite) :
1.
2. ..
3.
4.........
5.
6. ..
.........
Page 31
4. Le pilotage laide du tableau de bord
4.1 le contenu du pilotage trimestriel

4.2 les leviers daction dans le cadre du pilotage
Page 32
4.1 le contenu du pilotage trimestriel
La revue trimestrielle dobjectifs est le temps fort que se donne quatre fois par an lquipe de
direction du programme pour analyser la situation des indicateurs et prendre en consquence les
dcisions de pilotage adquates
Cette revue commence toujours par un retour sur les dcisions de pilotage prises lors de revue
trimestrielle prcdente : les mesures dcides ont-elle t effectivement mises en uvre ? Les
plans dactions dfinis ont-ils port leurs fruits ?
Le second temps de la revue consiste passer en revue chaque indicateur sur objectif pour
analyser leur situation et dcider des ventuelles actions correctrices mettre en uvre. Pour
chaque indicateur projet lcran, il sagit :
1.
dabord danalyser en collectif la situation de chaque indicateur et de formaliser en sance, dans la page
indicateur du document et dans lespace prvu cet effet dans la page (espace commentaires) les points
cls de cette analyse : quelles sont les causes de la situation constate sur lindicateur ? La situation peutelle se redresser delle-mme ou prsente t-elle un risque de drive accentue ? Quelle volution
prvisionnelle de la situation si lquipe de direction du programme ne ragit pas ?
2.
ensuite, de dcider ensemble des mesures prendre pour redresser chaque fois que ncessaire la situation
constate sur lindicateur, en formalisant un plan dactions dans la page indicateur du document et dans
lespace prvu cet effet dans la page (espace plan dactions). Ce plan dactions salimente de tout ou
partie des leviers daction disposition de lquipe de direction de programme pour son activit de pilotage
(cf. page suivante)
Le troisime temps de la revue consiste re-balayer les plans dactions dcids sur les indicateurs
et les valider dfinitivement ensemble, avant envoi du document tableau de bord tous les
managers du programme
Page 33
4.2 les leviers daction dans le cadre du pilotage

Rationalisation de l
organisation
des Services
Clarification
du contenu
des postes et
des objectifs
de chaque
quipe, de
chaque
agent
Homognisa
-tion et
formalisation
des
procdures
Dveloppement de la
polyvalence
et/ou de la
spcialisation
des postes
Formation
continue
des agents /
dveloppem
ent de leurs
comptences
Suivi et
entretien
de la
motivation
des quipes,
des agents
Dveloppement
de pratiques
managriales
facilitant la
ralisation de
performances
Objectifs
Rsultats
Optimisation,
reengineering
des processus
de travail
Modernisation des
quipements
Informatisation
des Services,
des postes
de travail
Dveloppement des
dispositifs
de
circulation
et de
partage de
linformation
Organisation
et animation
de la lutte
contre
le gaspillage,
Mise en place
de dispositifs
de
prvention,
de dtection,
de la
recherche
dconomies
possibles
de
traitement,
de rsolution
des problmes
Page 34
Autres
trouver
5. Les facteurs cl de russite du chantier
Page 35
Les facteurs cls de russite (1/2)

Retenir dans le tableau de bord les indicateurs qui sont les plus importants pour la
russite du programme, qui traduisent vraiment les enjeux de la politique publique
mettre en uvre
Retenir dans le tableau de bord des indicateurs de nature voluer sensiblement en
cours danne, dun trimestre lautre
Slectionner des indicateurs qui servent rellement piloter, sur lesquels lquipe de
direction du programme peut et veut mobiliser les leviers daction sa disposition ; ne
pas multiplier les indicateurs de suivi, encore moins les simples statistiques.
Etre trs clair sur le contenu et le sens donner chaque indicateur, expliciter chaque
fois que ncessaire son mode de calcul et linterprtation que lon doit collectivement en
avoir ; pour cela, renseigner de faon trs soigneuse la table de paramtrage pour
chaque indicateur
Former les points focaux au dispositif de pilotage et au processus de production du
tableaux de bord, faire que ces points focaux jouent le rle de formateurs relais au profit
des collecteurs sur le terrain
Page 36
Les facteurs cls de russite (2/2)

Faire que les points focaux mobilisent, motivent, suivent, relancent chaque collecteur ;
faire en sorte quils animent rellement le rseau de ces collecteurs
Doter les points focaux et les collecteurs sur le terrain en moyens de communication
(email, fax, tlphone)
Garantir limplication de lquipe de programme et en premier lieu du RPROG, dans la
mise en place, le dploiement et lanimation du dispositif de pilotage :
choix des indicateurs
sensibilisation de la ligne managriale BOP limportance du dispositif
suivi vigilant du dploiement et du fonctionnement du dispositif dans lorganisation

du programme
Garantir aussi limplication de cette quipe dans la prparation et lanimation des revues
trimestrielles dobjectifs, dans la prise des dcisions de pilotage et le suivi de leur mise
en uvre
Page 37
6. Lexique
Page 38
Lexique (1/2)
Dispositif de pilotage : organisation, rgles de fonctionnement, outils et pratiques mis

en place pour recueillir, consolider et analyser des donnes permettant de prendre
priodiquement et chaque fois que ncessaire des dcisions garantissant la bonne mise
en uvre des actions prvues et latteinte des rsultats attendus
Tableau de bord : ensemble de planches indicateur lies un programme, avec leur

reprsentation graphique et dynamique
Document tableau de bord : document de pilotage pour les revues trimestrielles

dobjectifs. Ce document intgre les planches indicateur (avec graphique), des pages
pour les indicateurs reprsents sans graphique ou de faon plus qualitative, les
lments de suivi des effectifs et de la masse salariale, les lments de suivi de la
consommation des crdits
Indicateur : mesure permettant de suivre latteinte dun rsultat ou lavancement

dune action par rapport un objectif qui a t fix (ou une rfrence)
BDO Reporting / IDRH - Prsentation gnrale du chantier Cockpit du projet BOP

Page 39
Lexique (2/2)
Planche indicateur : reprsentation graphique et dynamique dun indicateur ; pour

un programme donn, la somme des planches indicateur constitue le tableau de
bord
Cible de lindicateur : niveau prcis et le plus souvent chiffr dambition, rsultat

atteindre sur lindicateur
Modle de planche indicateur : modle automatis de reprsentation graphique et

dynamique dun indicateur ; on cre un nombre limit de modles types
Table de paramtrage : fichier Excel contenant lensemble des paramtres caractrisant

un indicateur (nom de lindicateur, modle type de reprsentation, unit de mesure,
frquence dalimentation)
Fichier de collecte : fichier pr-format pour la collecte puis la saisie des donnes
collectes sur le terrain
BDO Reporting / IDRH - Prsentation gnrale du chantier Cockpit du projet BOP

Page 40

Guide Méthodologique de L'élaboration Du Tableau de Bord

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IDRH / BDO Reporting

Chantier tableaux de bord des programmes

Table des matires

1. Le besoin de pilotage des programmes

1. Le besoin de pilotage des programmes

1.1 le besoin de pilotage

1.2 les exigences associes

2. Le tableau de bord du programme

2.1 le tableau de bord

2.1 le tableau de bord

2.2 la page daccueil du portail

2.3 le portail de navigation (1/2)

Le portail de navigation (2/2)

2.4 la planche indicateur (1/2)

La planche indicateur (2/2)

2.5 les modles types de planche indicateur (1/2)

Les modles types de planche indicateur (2/2)

2.6 les indicateurs de pilotage

3. Le processus de production du tableau de bord

3.1 le choix des indicateurs

3.1 le choix des indicateurs

3.2 le paramtrage de chaque indicateur (1/3)

Le paramtrage de chaque indicateur (2/3)

Le paramtrage de chaque indicateur (3/3)

Focus sur la structuration de la table de paramtrage (1/3)

Focus sur la Structuration de la table de paramtrage (2/3)

Dimension 1 et 2 : critres de dcomposition du rsultat pouvant servir expliquer tout ou partie de

Focus sur la structuration de la table de paramtrage (3/3)

Direction cible : sens de lvolution souhaite de lindicateur

Si cible direction = MIN

Si cible direction = MEDIUM

Focus sur les onglets annexes

Statistiques : fournit des statistiques sur les indicateurs

3.3 le dispositif de collecte et de consolidation des

Les donnes sont collectes sur le terrain et

La base de donnes est hberge sur les serveurs

Ces tableaux de bord sont accessibles en ligne et

Focus sur la collecte des donnes

Focus sur la mission du point focal auprs du RPROG

aider la dfinition du tableau de bord du programme, lorganisation du rseau de collecte

Le point focal peut-tre une personne ou une quipe en fonction de la taille du

Focus sur lorganisation du point focal

petit programme mono DG : secrtaire ensemblier seul

grand programme mono DG : secrtaire ensemblier + quipe ddie point focal

grand programme multi DG : secrtaire ensemblier + binmes ddis par DG / BOP

des capacits de synthse et de rdaction, de production de documents daide la dcision, de

la matrise des techniques dlaboration et de formalisation des PAP et des RAP

la matrise des techniques et pratiques de dialogue de gestion, de dialogue de pilotage et de

la matrise des mthodes et techniques de production du tableau de bord du programme

Focus sur la mission du rfrent technique central Tableaux de

Mission 2. Aider un pilotage efficace de la mise en uvre du chantier tableau de bord

3.4 la production du tableau de bord (1/2)

les planches indicateur accompagnes, pour chaque planche, despaces permettant de

des lments quantitatifs de suivi des effectifs et de la masse salariale du programme

la situation de la consommation des crdits du programme

Le tableau de bord est adress lavance aux participants sous forme

La production du tableau de bord (2/2)

Plan dactions (suite) :

4. Le pilotage laide du tableau de bord

4.1 le contenu du pilotage trimestriel

4.1 le contenu du pilotage trimestriel

4.2 les leviers daction dans le cadre du pilotage

5. Les facteurs cl de russite du chantier