©ESC(Lille) & GZS Ltd (2006)

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Kingdom and other countries "

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 SUJETS
Introduction – quel est le problème ?

Les Rôles dans le Projet,

Comité de Pilotage (Exécutif, Utilisateur
Principal, Fournisseur Principal)
Chef de Projet, Chef d'Équipe,
Assurance Projet, Support Projet,

Les Processus PRINCE2 où la structure

organisationnelle est mise en place

Les variations organisationnelles,

combinaisons de rôles

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 C'est l'histoire de quatre personnes nommées tout le monde,
quelqu'un, n'importe qui et personne. Il y avait un travail
important à réaliser et tout le monde était sur que quelqu'un
allait le faire. N'importe qui aurait pu le faire, mais
personne ne le fit. Quelqu'un fut en colère pour cela, parce
que c'était le travail de tout le monde. Tout le monde
pensait que n'importe qui pouvait le faire, mais personne ne
réalisa que tout le monde ne le ferait pas. En fin de compte
tout le monde blâma quelqu'un quand personne ne fit ce
que n'importe qui aurait pu faire !

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 Pas de rôles identifiés -
Ou tous les rôles ne sont pas identifiés

Les personnes qui ont des rôles

n'ont pas le temps ou pas envie

Les rôles ne sont pas définis

Rôles non compris

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 Des choses ne sont pas faites

Le personnel reçoit des ordres

contradictoires.

Certaines choses sont faites plusieurs fois

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 Ceux qui produisent
les résultats Acteurs du Projet

Ceux qui identifient ce qui doit être fait, qui le Chef de Projet,
fera, et qui garantissent que ça se fait Chef d'Équipe
Ceux qui participent en établissant les
plans et en évaluant l'avancement Support de Projet

Ceux qui demandent les résultats Comité de Pilotage

Ceux qui augmentent l'efficacité du

projet en proposant des améliorations Assurance Projet
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 Réussir des Projets implique de mener de front trois démarches

Se concentrer sur
l'accomplissement des bénéfices, Entreprise (client)
des résultats et des profits

Se concentrer sur la
livraison des extrants que Utilisateur
l'entreprise peut utiliser

Se concentrer sur la livraison

des Produits techniques Fournisseur

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 Ceci est
Structure Organisationnelle du Projet extrêmement
important.

DIRECTION DES PROGRAMMES OU DE

L’ENTREPRISE

COMITE DE PILOTAGE

UTILISATEUR FOURNISSEUR
EXECUTIF
PRINCIPAL PRINCIPAL DE CHEZ LE CLIENT

DE CHEZ LE FOURNISSEUR

ASSURANCE CHEF DE LIEN HIERARCHIQUE

PROJET PROJET
SUPPORT RESPONSABILITE
ASSURANCE
DE PROJET
CHEF LIENS DE GUIDANCE/ AVIS
D’EQUIPE

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 COMITÉ DE Ces personnes sont là
PILOTAGE pour aider le Chef de
Projet à réussir

Ils occupent des fonctions À livrer les résultats

classiques liées à l’entreprise attendus dans les délais et
les coûts

Ils se rencontrent à une

fréquence convenue

Ils se rencontrent à la fin

de chaque séquence

Champions du Projet sélectionnés au niveau d'autorité adéquate

et dotés d'une bonne dose d'enthousiasme, ils sont guidés par la
nécessité de succès du Projet
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 COMITÉ DE
PILOTAGE Composition

FOURNISSEUR
EXÉCUTIF PRINCIPAL
(ENTREPRISE)

UTILISATEUR
PRINCIPAL

Direction, soutien, approbation financière

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 COMITÉ DE
PILOTAGE
Exécutif
Ultime responsable du Projet
Assisté par l'Utilisateur Principal et le Fournisseur Principal
Cas d'Affaire - Développement et maintenance. – sécurise l'investissement pour le
changement – garantit que les bénéfices sont réalisés
Structure Organisationnelle – garantit la structure organisationnelle et les plans –
implication active dans l'initialisation.
Avancement – surveille et mesure l'avancement à un niveau stratégique – certaines
incidences nécessitent la liaison avec les autres acteurs majeurs

Traitement des conflits – Réfère des problèmes graves au 'top management'.

Clôture – termine formellement le projet et assure que le retour

d'expérience est documenté

Revue Post-projet – assure que la Revue Post-projet a bien lieu.

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 COMITÉ DE Responsabilités
PILOTAGE
Utilisateur Principal

Responsable des produits fournis par les utilisateurs – ex : être sur que les exigences
ont bien été définies – surveille la solution qui satisfera les besoins

Représente les intérêts de tous ceux qui utiliseront le produit final

Responsable de la spécification des besoins des utilisateurs

Responsable du lien entre les utilisateurs et l'équipe du Projet

Engage les ressources utilisateur

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 COMITÉ DE Responsabilités
PILOTAGE
Fournisseur Principal

Représente :
les spécialistes qui travaillent sur le Projet

Fournisseur Principal – parce que les ressources spécialisées sont

fournies au Projet - peut être d'un autre département ou d'une
organisation extérieure

Pour réaliser le résultat exigé par l'Utilisateur Principal

Responsable de la qualité de tous les Produits fournis par les fournisseurs – assure que
les propositions de développement des livrables sont réalistes

Autorité pour engager ou acquérir des

ressources spécialisées

Responsable des cas d'affaire « fournisseur »

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 Le Comité de Pilotage Quand ils se réunissent

DP1 - DP2 – DP3 - AUTORISER UNE DP4 – DONNER DP5 –

AUTORISER AUTORISER LE SÉQUENCE OU UN DES DIRECTIVES CONFIRMER LA
L’INITIALISATION PROJECT PLAN D’EXCEPTION APPROPRIÉES CLÔTURE DU PROJET

Approuver Accepter un Recevoir les Approuver la

l'exposé du Approuver Plan Rapport des clôture du
Projet. le D.I.P. d'Exception Points Clés Projet

Accepter le Plan de la
Séquence suivante

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 CHEF DE Responsabilités
PROJET

• Mener le Projet au quotidien

• Assurer que le Projet fournit les Produits aux
normes dans les délais et les coûts
• Livrer un résultat capable de réaliser les
bénéfices attendus
• Centraliser la responsabilité

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 CHEF DE Quelques activités
PROJET

• Assure la livraison des Produits

• Identifier & contrôler les ressources
• Surveiller l'avancement
• Mener les actions correctives
• Référer des problèmes

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 CHEF DE
Mais encore
PROJET

• Le plus souvent engagé à plein temps

• Doit utiliser son savoir faire et son savoir être
• Est un lien entre le projet et l‘Entreprise
• Requiert une compétence de « finisseur » - de « mentor »
• Doit s’engager à comprendre le domaine des spécialistes
• Maîtrise l’art du management matriciel

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 LES NOMBREUX ASPECTS DU RÔLE DE CHEF
DE PROJET

MANAGEMENT
OPÉRATIONNEL

FINANCEMENT
STRATÉGIE

ÉQUIPE OPÉRATIONNELLE
CLIENT
LES COMMUNICATIONS
MULTIPLES
PLANNING FACETTES DU MODIFICATIONS
RÔLE DE CHEF
SURVEILLANCE DE PROJET ÉTAT DU PRODUIT

QUALITÉ
BESOINS UTILISATEUR
PRODUIT FACE AU BESOIN DU PROJET

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 CHEF DE PROJET Processus de son engagement

GÉRER LES
ÉLABORER INITIALISER CONTRÔLER CLÔTURER LE
LIMITES DE
UN PROJET UN PROJET UNE SÉQUENCE PROJET
SÉQUENCES

Produire Produire le Gérer les Produire les documents Produire les

l'exposé du D.I.P. séquences nécessaires à la fin documents
projet d'une séquence et au permettant la
début d'une autre fin effective du
projet

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 CHEF D’ÉQUIPE Chef d'Équipe
Génère les Produits sous l'autorité du Chef
(quand il y en a un)
de Projet.
(Lots de Travaux)

Contrôle directement le travail réalisé par un

groupe de personnes.
(l'équipe)

On les trouve quand :

• Projet de plus de 8 personnes
• Besoins en compétences techniques particulières
• Connaissance de l'entreprise
• Situation géographique

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 Processus de PRINCE2 – Ceci est extrêmement
Gérer la Livraison des important.
Produits (LP)
Plan d'équipe
établi
Lotissement des travaux

CS1 – LP 1 –
AUTORISER UN ACCEPTER UN
LOT DE LOT DE
TRAVAUX TRAVAUX

Note Recueil Qualité

Le Recueil Qualité CS2 –
LP2 –
EXECUTER UN
ÉVALUER LA
enregistre les erreurs PROGRESSION
LOT DE
Produits
TRAVAUX
sur un produit (quand
Rapport des points de contrôle créés
un produit est
contrôlé) CS 9 –
RÉCEPTIONNER LP3 – Produits finis
UN LOT DE LIVRER UN LOT
Le Rapport des Points TRAVAUX DE TRAVAUX livrés au client
TERMINÉ
de Contrôle est un
rapport régulier
Produits terminés
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 ASSURANCE PROJET

Confirmer que le projet est concentré sur

la livraison des résultats attendus
Par exemple
Le travail du projet est il effectivement planifié ?

Les livrables proposés sont ils réellement définis ?

Les risques sont ils gérés ?

Y a-t-il un Cas d'Affaire solide ?

Les interfaces sont elles sous contrôle?

Les ressources ont-elles les compétences nécessaires ?

La communication est elle efficace ?

Y a-t-il un mécanisme de revues qualité ?

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 ASSURANCE PROJET

Quelques moments intéressants pour mener à bien l'Assurance

Projet

Fin de séquence – pour permettre des

améliorations dans la séquence suivante

Fin de l'initialisation – avant que le

gros travail ne commence

Fin du projet – plus value pour

les autre projets

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 ASSURANCE PROJET

Correspond au contrôle de la qualité – quand un

produit est développé à l'extérieur

Vérifie le travail prévu pour le chef d'équipe

externe

Vérifie les dispositions de contrôle qualité pour le produit

Méthode d'inspection

Moment des inspections

Qui fait les inspections

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 ASSURANCE PROJET
Responsabilité du Comité de Pilotage

Ont-ils le temps ?

Ont-ils la compétence ?

Ce rôle est souvent délégué à un spécialiste

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 Répartition des rôles de l'assurance projet

APE = APFP = APUP =

Assurance Projet Assurance Projet Assurance Projet
l'Exécutif Fournisseur Principal Utilisateur Principal

Lorsque le rôle est délégué à un spécialiste

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 Support de Projet
Fournir les bonnes
informations de projet, qui
permettront à un Chef de
Projet très occupé de livrer
avec succès les résultats exigés

Planification du projet
Administration,
Par exemple Avis, retour d'expérience
Paramètres d'Estimation
Conseil sur les outils de Spécialiste
Gestion de la Configuration

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 SOUS-PROCESSUS DE PRINCE2 OÙ LA STRUCTURE
ORGANISATIONNELLE EST MISE EN PLACE

NOMMER L'EXÉCUTIF ET LE CHEF DE PROJET (EP 1)

Identifier Exécutif & Chef de Projet Confirmer disponibilité & acceptation des rôles

CONCEVOIR L'ÉQUIPE DE MANAGEMENT DU PROJET (EP 2)

Concevoir la structure de l'équipe de management du projet

Identifier les Candidats. Déterminer responsabilités et compétences.

NOMMER L'ÉQUIPE DE GESTION DU PROJET (EP 3)

Recruter les personnes

Assurer que les rôles et responsabilités sont compris

Confirmer les circuits de reporting et de communication

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 Variations Organisationnelles
Plus de trois personnes dans le Comité de Pilotage

Plus d'un Fournisseur Principal

Il peut y avoir plus d'un organisme

fournisseur important

Plus d'un Utilisateur Principal

Il peut y avoir plusieurs groupes d'utilisateurs

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 Combinaison de rôles

Le Comité de Pilotage Combiner Exécutif et

effectue l'Assurance Utilisateur Principal
Projet

Le Chef de Projet
effectue le
Support de
Projet

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 À propos des Chefs d'Équipe
Combien de chef d'équipe – les très petits projets n'en auront
pas ; ce qui signifie que le chef de projet tient le rôle de
chef d'équipe

Pour des gros projets il y aura des chefs d'équipes –

souvent un chef d'équipe pour chaque domaine
fonctionnel. Le chef d'équipe peut être intégré pour
fournir une compétence de spécialiste ou sa
connaissance de l'entreprise.

En ce qui Si le travail est fait par un fournisseur – il est probable qu'il

concerne les y aura un chef d'équipe fournisseur et qu’il y aura un
fournisseurs lien avec le Fournisseur Principal du Comité de Pilotage.

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 Décomposition par fonctionnalité

Décomposerons nous l'assurance projet en fonctions plus petites – APFP (Assurance

Projet Fournisseur Principal), APUP (Assurance Projet Utilisateur Principal),
APE (Assurance Projet Exécutif)

Décomposer le Support de Projet en autres éléments qui

mènent et identifient la gestion de configuration

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 Points clés
Assurer que les rôles ont des
Avoir une structure responsabilités écrites.
organisationnelle du projet

Assurer que ceux qui tiennent les rôles

• Ont les bonnes compétences
• Ont du temps pour ce travail
• Ont la bonne attitude
• Comprennent leur rôle

Avoir un circuit de reporting clair

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 Quelques Références dans le manuel

Composant Organisation

Rôles de l'équipe de management du projet – Annexe B

Fournisseur
Utilisateur
Exécutif Principal
Principal

Assurance
Chef de Chef d'Équipe Projet
Projet

Gestionnaire de la
Support Projet Configuration

Bureau Support de Projet

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 Questions Type DIRECTION DES PROGRAMMES OU DE
L’ENTREPRISE

COMITE DE PILOTAGE

UTILISATEUR FOURNISSEUR
EXECUTIF
PRINCIPAL PRINCIPAL DE CHEZ LE CLIENT

Sur la structure DE CHEZ LE FOURNISSEUR

organisationnelle (ou la ASSURANCE

PROJET
CHEF DE
PROJET
LIEN HIERARCHIQUE

structure de management du SUPPORT RESPONSABILITE

ASSURANCE
DE PROJET

CHEF LIENS DE GUIDANCE / AVIS

projet) pour le projet D’EQUIPE

Sur les rôles ; (souvent pour

l'Exécutif, Utilisateur
Principal, Fournisseur
Principal.)

Sur le fonctionnement du Comité

de Pilotage.

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 Quelques points pour affronter la structure
organisationnelle

Prenez en compte de la structure

organisationnelle par défaut de Identifiez la structure dans
PRINCE2 avec ses différents circuits le scénario
de reporting (légende)

Identifiez les personnes dans le scénario qui tiennent les rôles

Ex : dans une boîte inscrivez

EXECUTIF
Le rôle PRINCE2,
Le rôle de la personne dans le
DIRECTEUR FINANCIER
scénario et le nom de cette
personne. LOUIS J DE CORCI WHEELER

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 Autres questions type
Comment le Comité de Pilotage ou le Chef de
Projet interface-t-il avec le reste du projet ?

DP1 - DP2 – DP3 - AUTORISER UNE DP4 – DONNER DP5 –

AUTORISER AUTORISER LE SÉQUENCE OU UN DES DIRECTIVES CONFIRMER LA
L’INITIALISATION PROJECT PLAN D’EXCEPTION APPROPRIÉES CLÔTURE DU PROJET

CS1 – MP1 –
AUTORISER UN ACCEPTER UN
LOT DE LOT DE
TRAVAUX TRAVAUX

Comment un Chef d'Équipe

interface-t-il avec le CS2 –
ÉVALUER LA
LP2 –
EXECUTER UN
LOT DE

reste du projet ?
PROGRESSION
TRAVAUX

CS9 –
RÉCEPTIONNER LP3 –
UN LOT DE LIVRER UN LOT
TRAVAUX DE TRAVAUX
TERMINÉ

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 Rappelez vous les problèmes dus au
RÉSUMÉ manque d’intérêt porté sur
l'organisation

Nous avons examiné les rôles du projet,

Comité de Pilotage
(Exécutif, Utilisateur Principal, Fournisseur
Principal)
Chef de Projet, Chef d'Équipe,
Assurance Projet, Support Projet,

Nous avons inclus certains des Processus

PRINCE2 correspondant à
l'organisation
Nous avons envisagé des variations organisationnelles

Nous avons réfléchi aux questions probables

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