Access 2010

Microsoft
Joyce Cox et Joan Lambert Adapt de lamricain par : Dominique Maniez
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dition et diffusion de la version franaise : Dunod Distribution : Hachette Livre Distribution Couverture : Mateo Adapt de lamricain par : Dominique Maniez Mise en page : Arclemax ISBN : 978-2-10-055678-6
Sommaire
Introduction Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . i
Nouvelles fonctionnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007 . . . . . . . . . . i Si vous faites une mise jour partir dAcce 2003 . . . . . . . . . . iii Modifier laffichage du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v lments dynamiques du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .vi Modifier la largeur du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Adapter les tapes des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .viii Conventions utilises dans cet ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ix Utilisation des fichiers dexercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x Obtenir de laide sur Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Plus dinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xvi
Partie 1
Techniques de bases de donnes simples Explorer une base de donnes Access 2010 . .3
Travailler avec Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Concepts de base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Explorer les tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Explorer les formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Explorer les requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Explorer les tats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Prvisualiser et imprimer des objets dAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Sommaire
Crer des bases de donnes et des tables simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Crer une base de donnes partir dun modle . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Crer une base de donnes et des tables manuellement . . . . . . . . . . . 52 Manipuler les lignes et les colonnes des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Affiner la structure dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Crer des relations entre des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Crer des formulaires simples . . . . . . . . . . . . 77

Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Changer lapparence dun formulaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Changer la disposition dun formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Afficher des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Trier les informations dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Filtrer les informations dune table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Filtrer les informations avec un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Localiser les informations rpondant plusieurs critres . . . . . . . . . . 115 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Crer des tats simples . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Crer un tat avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Modifier la conception dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Prvisualiser et imprimer un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Sommaire
Partie 2
Techniques de bases de donnes relationnelles Maintenir lintgrit des donnes . . . . . . . .143

Restreindre le type de donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Restreindre la taille des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Spcifier le format des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation . . . . . . 159 Restreindre les donnes aux valeurs dune liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table . . . . . . . . . . . . 173 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Crer des formulaires personnaliss . . . . . .181

Modifier un formulaire cr avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Ajouter des contrles un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Ajouter un sous-formulaire un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Utiliser des courriels pour collecter des donnes. . . . . . . . . . . . . . . . . 207 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Crer des requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Crer une requte avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Crer une requte manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes . . . . . . . . . . . . . . 224 Raliser des calculs avec une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements. . . . . . 233 Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements . . . . . . . . 237 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Crer des tats personnaliss . . . . . . . . . . . .243

Crer un tat manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Modifier le contenu dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Ajouter un sous-tat un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Sommaire
Partie 3
Personnalisation dAccess Rendre les bases de donnes conviviales . . 267

Crer un formulaire de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Crer des catgories personnalises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Contrler la disponibilit des fonctionnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
10
11
Personnaliser Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Modifier les options du programme par dfaut . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Personnaliser le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Personnaliser la barre doutils Accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Introduction Access 2010

Microsoft Access 2010 est un programme de bases de donnes relationnelles puissant qui comprend des centaines doutils qui vous permettent dtre oprationnel rapidement pour grer et partager des donnes, mme si vous tes nophyte dans le dveloppement des bases de donnes. Vous aurez accs une vaste bibliothque de modles conus par des professionnels, des assistants qui crent automatiquement des tables, des formulaires, des requtes et des tats, ainsi qu de nombreuses ressources lectroniques en local ou en ligne. Access prend en charge le partage des donnes avec dautres sources, notamment les programmes de la suite Microsoft Office 2010, Microsoft SQL Server, Windows SharePoint Services, et les documents au format XML, HTML, XPS et PDF. Les fonctionnalits avances permettent de crer des applications de bases de donnes sophistiques dont vos employs et vos clients pourront se servir pour recueillir des informations et les visualiser sans rien connatre de la conception ou du dveloppement des bases de donnes. Cet ouvrage fournit des instructions simples pour crer des bases de donnes avec Access. Mme si vous ne connaissez rien Access, et par consquent aux bases de donnes, ce livre vous permettra dacqurir lexpertise ncessaire pour crer des bases de donnes complexes qui pourront tre utilises par plusieurs personnes.
Nouvelles fonctionnalits
Si vous connaissez dj Access et effectuez une mise jour vers Access 2010 partir dune version prcdente, vous tes sans doute plus intress par les diffrences entre lancienne et la nouvelle version plutt que par le fonctionnement gnral dAccess. Afin de vous aider identifier les modifications par rapport la version dAccess que vous utilisez, nous avons list ici les nouvelles fonctionnalits introduites dans Access 2010, ainsi que dans Access 2007.
Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007

Si vous avez lhabitude dAccess 2007, vous vous demandez sans doute comment Microsoft a pu amliorer ce qui constitue dj une bote outils extrmement complte. Outre lamlioration des fonctionnalits existantes, Access 2010 comprend les ajouts suivants :
ii
Introduction
l Mode Backstage Finalement, tous les outils dont vous avez besoin pour
travailler avec vos fichiers, par opposition leur contenu, sont accessibles partir dun seul emplacement. On affiche le mode Backstage en cliquant sur longlet Fichier, ce qui remplace le bouton Office lextrmit gauche du ruban.
l Ruban personnalisable Il sagit dune tape logique dans lvolution du
centre de commandes introduit avec Access 2007 : vous pouvez crer vos propres onglets et groupes afin que linterface utilisateur se conforme la manire dont vous travaillez.
l Unification des thmes Lajout de formulaires et dtats aux objets dune
base de donnes nest que lapplication dun thme professionnel partir dune galerie doptions.
l Fonctionnalits Web Les entreprises qui ont des employs et des clients
dans diffrents emplacements gographiques peuvent publier des bases de donnes sur des services Access, ce qui permet daccder ces bases de donnes par Internet dans un navigateur Web.
l Formulaires de navigation En offrant des techniques de navigation
sophistiques aux utilisateurs qui sont dsormais des internautes confirms, ces nouveaux formulaires fournissent un outil de navigation essentiel aux bases de donnes Web, mais ils peuvent aussi amliorer lergonomie des bases de donnes qui ne sont pas publies sur le Web.
l Nouveaux modles de bases de donnes La cration des bases de don-
nes dusage courant na jamais t aussi simple. Les bases de donnes qui sont livres avec Access sont compltes par celles qui sont distribues par la communaut de dveloppeurs de bases de donnes via Microsoft Office Online.
l Parties dapplication Vous pouvez prsent ajouter des objets de base de
donnes prdfinis une base de donnes existante. Outre la dizaine de types de formulaires, plusieurs objets Dmarrage rapide sont disponibles. Par exemple, le composant Contacts ajoute une table et les requtes, formulaires et tats connexes.
l Amlioration de la mise en page et des contrles de mise en page Il est
maintenant plus facile de faire des modifications de conception en Mode mise en page tout en visualisant en direct les donnes sous-jacentes.
l Amlioration du Gnrateur dexpression La disposition de la bote de
dialogue du Gnrateur dexpression a t amliore pour rendre la cration des expressions plus intuitive. De plus, une fonctionnalit appele IntelliSense a t incorpore pour afficher des options bases sur ce que saisit lutilisateur et pour fournir une aide syntaxique.
Introduction
iii
l Amlioration de la mise en forme conditionnelle On peut prsent uti-
liser des barres de donnes pour amliorer la lisibilit des champs numriques.
l Possibilit dexport au format PDF et XPS Quand on souhaite rendre
accessible un tat ou un autre objet de base de donnes qui nest pas cens tre manipul par lutilisateur final, on peut lexporter au format PDF ou XPS. Vous pouvez optimiser la taille du fichier pour limpression ou la publication en ligne.
Si vous faites une mise jour partir dAccess 2003

Access 2010 repose sur Access 2007, qui a introduit une longue liste de fonctionnalits nouvelles ou damliorations qui facilitent la cration, le partage ou la gestion des bases de donnes :
l Ruban La nouvelle interface utilisateur organise les commandes les plus
courantes en onglets et groupes de telle sorte que les commandes appropries soient immdiatement accessibles.
l Barre doutils Accs rapide Vous pouvez personnaliser une partie de la
barre doutils pour y intgrer les commandes que vous utilisez souvent, quel que soit lobjet en cours dutilisation.
l Volet de navigation Un volet de navigation personnalisable remplace la
fentre Bases de donnes dAccess 2003. Vous pouvez afficher ou masquer toutes les tables, les requtes, les tats, les macros et les modules, ou bien crer un groupe personnalis qui affiche seulement les objets avec lesquels vous voulez travailler. Vous pouvez mme masquer le volet de navigation pour augmenter la place disponible pour les objets de la base de donnes.
l Barre dtat Cette barre doutils contextuelle, situe dans le coin infrieur
droit de la fentre du programme, fournit en un seul clic la possibilit de jongler entre les diffrents modes daffichage de lobjet de base de donnes en cours dutilisation : feuille de donnes, cration, tableau crois dynamique, graphique crois dynamique, formulaire, mise en page, tat, etc.
l Documents onglets Vous pouvez ouvrir plusieurs objets de base de don-
nes et passer de lun lautre rapidement en cliquant sur des onglets.

l Bibliothque de modles Localisez rapidement et tlchargez des mod-
les professionnels pour des projets de bases de donnes courants.

l Amlioration du tri et du filtrage Triez facilement tous les enregistre-
ments dune table sur un ou plusieurs champs, ou filtrez une table ou un formulaire pour aff icher ou masquer des enregistrements rpondant plusieurs critres.
iv
Introduction
l Mode Page Modifiez la conception dun formulaire ou dun tat pendant
que vous le visualisez.

l Dispositions tabulaires et empiles Groupez les contrles dun formu-
laire ou dun tat de manire pouvoir facilement les manipuler comme un seul ensemble.
l Calendrier automatique Les types de donnes Date/Heure incluent un
contrle de calendrier optionnel. Cliquez sur le calendrier et slectionnez la date souhaite.

l Texte enrichi Les champs mmo supportent prsent les options de mise
en forme les plus courantes, notamment la police, la couleur et les caractres. La mise en forme est stocke avec la base de donnes.
l Onglet Crer Crez rapidement un nouvel objet table, formulaire, requte,
tat, macro, liste SharePoint, etc.

l Requte Analyse croise Ajoutez une somme de lignes une requte et
slectionnez dans une liste une fonction statistique pour lintgrer dans un formulaire ou un tat.
l Liste de champs Faites glisser des champs partir dune ou plusieurs tables
sur la table active.

l Type de donnes Pice jointe Attachez des photos et dautres fichiers aux
enregistrements dune base de donnes.

l Macros incorpores Les macros incorpores dans un formulaire ou un tat
offrent un niveau plus lev de scurit dans les applications de base de donnes.
l Aide Microsoft Access Trouvez facilement de laide dans Access, quel que
soit votre niveau dexpertise.

l Amlioration du partage de linformation Importez et exportez facile-
ment des donnes entre Access et dautres applications Office ou des fichiers XML, HTML, PDF et dBase ; collectez des informations via des enqutes diffuses par courriel dans Outlook et mettez jour automatiquement votre base de donnes avec les rponses ; crez ou liez une base de donnes une liste SharePoint ou publiez votre base de donnes dans une bibliothque SharePoint afin de permettre aux utilisateurs de mettre jour et dextraire des informations.
l Amlioration de la conception des tats Crez rapidement des tats pro-
fessionnels, avec un logo, un en-tte et un pied de page ; utilisez les filtres dans les tats pour ne visualiser que les enregistrements slectionns.
l Volet Regrouper, trier et total Cette fonctionnalit facilite le regroupe-
ment et le tri des donnes dans les tats et lajout de fonctions statistiques partir dune liste droulante.
Introduction
l Amlioration de la scurit Lajout de la protection par mot de passe
une base de donnes provoque maintenant son cryptage lors sa fermeture et son dcryptage son ouverture.
Modifier laffichage du ruban

Lobjectif de lenvironnement de travail Microsoft Office 2010 est de vous faire travailler avec tous les documents Office (notamment les documents Word, les classeurs Excel, les prsentations PowerPoint, les messages lectroniques Outlook et les bases de donnes Access) de faon aussi intuitive que possible. Vous travaillez avec un document Office et son contenu laide des commandes du programme dans lequel le document est ouvert. Tous les programmes Office 2010 organisent les commandes sur une barre horizontale nomme ruban, prsente en haut de chaque fentre de programme, quun document soit actif ou non.
Onglets du ruban Groupes du ruban
Les commandes sont organises sur des onglets spcifiques aux tches, au sein de groupes spcifiques une fonctionnalit, en gnral sous la forme de boutons ou de listes. Certaines apparaissent dans des galeries, dautres possdent des botes de dialogues ou des volets de tches apparents renfermant des commandes complmentaires. Nous prsentons dans ce livre les commandes et lments du ruban associs la fonctionnalit tudie. Cette section traite de laspect gnral du ruban, des lments qui modifient son apparence et de la manire didentifier les commandes qui ne sont pas visibles sur les vues compactes du ruban.
Voir aussi Pour des explications dtailles sur le ruban dans Access, reportez-vous la section Travailler avec Access 2010 du chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010 . Astuce Certaines anciennes commandes ont disparu du ruban, mais sont toujours disponibles dans le programme. Vous pouvez rendre ces commandes accessibles en les ajoutant la barre doutils Accs rapide. Pour de plus amples informations, reportez-vous la section Personnaliser la barre doutils Accs rapide du chapitre 11 Personnaliser Access .
vi
Introduction
lments dynamiques du ruban

Le ruban est dynamique : son apparence se modifie en fonction de sa largeur. Une commande peut se prsenter sous la forme dun gros bouton, un petit bouton, un bouton avec lgende ou une liste. En fonction de la largeur du ruban la forme, la taille et mme la prsence des boutons sadaptent la place disponible. Par exemple, lorsque la largeur est suffisante, les boutons de longlet Rvision du programme Word sont bien dvelopps et vous voyez plus de commandes dans chaque groupe.
Petit bouton lgend Liste droulante Gros bouton
Si vous diminuez la largeur du ruban, les petits boutons lgends disparaissent et des groupes de boutons se retrouvent rassembls sous un seul bouton : on clique sur celui-ci pour afficher la liste des commandes disponibles.
Bouton de regroupement Petits boutons sans lgende
Lorsque la fentre devient trop troite pour afficher tous les groupes, une petite flche apparat sa droite : cliquez dessus pour afficher les groupes masqus.
Flche de dfilement
Introduction
vii
Modifier la largeur du ruban

La largeur du ruban est lie la place disponible qui dpend de trois facteurs :
l
La largeur de la fentre du programme Le fait dagrandir au maximum la fentre du programme accorde plus despace aux lments du ruban. Vous pouvez agrandir une fentre en cliquant sur le bouton Agrandir situ dans le coin suprieur droit ou en glissant-dposant la bordure dune fentre non agrandie.
Astuce Avec Windows 7, vous pouvez agrandir une fentre en faisant glisser sa barre de titre vers le haut de lcran.
La rsolution de votre cran Cest la quantit dinformations que votre cran peut afficher ; exprime en pixels, cest la multiplication de la largeur par la hauteur. Plus elle est leve, plus lcran peut contenir dinformations. Les possibilits dpendent de votre cran. De nos jours, les rsolutions vont de 800 600 2 048 1 152. Pour le ruban, plus le premier chiffre (la largeur) est lev, plus il y aura de boutons affichs sur le ruban et plus ils seront larges. Avec Windows 7, on ajuste la rsolution depuis la fentre Rsolution dcran du Panneau de configuration.
La densit de votre affichage Vous ne savez peut-tre pas quil est possible de modifier le facteur dagrandissement de tout ce qui apparat lcran en modifiant le rapport dagrandissement de Windows. En dfinissant ce dernier 125 %, on rend plus lisibles le texte et les lments de linterface utilisateur car on les agrandit, mais cela se fait au dtriment du nombre dlments pouvant tre affichs simultanment. Avec Windows 7, on modifie le rapport dagrandissement depuis la fentre Affichage du Panneau de configuration. Vous pouvez choisir un des rapports standard ou dfinir votre taille de texte personnalise.
viii
Introduction
Le rapport dagrandissement est directement li la densit des lments textuels lcran, exprime en points par pouce (PPP, pour langlais DPI, dots per inch). Plus le nombre de points par pouce est lev, plus le texte et les lments de linterface utilisateur sont grands lcran. Par dfaut, Windows emploie une densit de 96 dpi. En choisissant le rglage Moyenne 125 %, on fait passer ce chiffre 120 dpi. Vous pouvez augmenter lagrandissement jusqu 500 %, soit 480 dpi, dans la bote de dialogue Paramtre PPP personnalis. La liste autorise un agrandissement allant jusqu 200 %, mais vous pouvez slectionner une valeur suprieure laide du curseur.
Adapter les tapes des exercices

Les copies dcran montres dans ce livre ont t ralises avec une rsolution dcran de 1 280 1 024, un agrandissement de 100 % et la taille par dfaut (96 dpi). Si un de vos paramtres diffre, votre cran peut apparatre diffremment de celui qui est illustr. Par exemple, vous pourrez voir plus ou moins de boutons dans chaque groupe, les boutons reprsents par des icnes peuvent tre plus ou moins grands ou le groupe peut tre reprsent par un bouton sur lequel vous devez cliquer pour afficher ses commandes.
Introduction
ix
Lorsque nous vous demandons dans un exercice dactionner une commande du ruban, nous le faisons ainsi :
l Dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur le bouton
Graphique. Si la commande figure dans une liste, linstruction est sous la forme :
l
Dans le groupe Mise en page de longlet Mise en page, cliquez sur le bouton Sauts de page puis cliquez sur Insrer un saut de page. fique, nous prsentons une image du bouton dans la marge gauche de la page, ct de ltape concerne.
l La premire fois que nous vous demandons de cliquer sur un bouton spci-
Si un bouton apparat diffremment lcran et dans le livre, en raison de paramtres daffichages diffrents, il est facile dadapter les tapes pour localiser la commande. Cliquez sur longlet mentionn, puis reprez le groupe concern. Si celui-ci a t compact en une liste ou un bouton, cliquez dessus pour afficher les commandes du groupe. Enfin, recherchez un bouton affichant une icne similaire, mais de taille suprieure ou infrieure celle du livre. Si ncessaire, survolez les boutons pour afficher leur nom dans une info bulle. Si vous prfrez ne pas avoir adapter les tapes, configurez votre cran comme nous lavons fait pour le ntre.
Conventions utilises dans cet ouvrage

Ce livre a t conu pour vous guider tape par tape travers toutes les tches courantes dAccess 2010. Si vous effectuez tous les exercices, du dbut jusqu la fin, vous en apprendrez suffisamment pour grer des bases de donnes complexes avec Access. Chaque rubrique est cependant autonome. Si vous avez dj travaill avec une version prcdente dAccess, ou si vous avez dj ralis tous les exercices et souhaitez rviser une procdure, les dispositifs suivants de cet ouvrage vous guideront utilement pour localiser des informations spcifiques :
l Table des matires dtaille avec une liste des rubriques et des encadrs de
chaque chapitre.
l Onglets de chapitre pour reprer facilement le dbut de chaque chapitre. l En-ttes spcifiques pour les rubriques permettant de localiser dans chaque
chapitre la rubrique qui vous intresse.

l Index dtaill permettant de rechercher une tche ou une fonctionnalit
spcifique.
Introduction
Avant de vous lancer dans la lecture de ce livre, vous gagnerez du temps en comprenant le mode de fonctionnement de la collection tape par tape. Le tableau suivant liste les conventions utilises dans cet ouvrage.
Convention CONFIGURATION Signification Ce paragraphe, qui prcde un exercice tape par tape, indique les fichiers d'exercices que vous allez utiliser pour raliser les diffrentes tapes. Il prcise tout ce quil faut effectuer avant de dbuter lexercice. Ce paragraphe suit un exercice tape par tape et vous donne les instructions pour fermer les fichiers ou programmes ouverts avant de passer la rubrique suivante. Les tapes numrotes vous guident tout au long de la prise en main des fonctions dcrites. Cette rubrique renvoie un chapitre contenant des informations complmentaires au sujet abord. Cette rubrique explique comment rsoudre les problmes les plus courants susceptibles de vous empcher de poursuivre l'exercice. Cette rubrique vous donne un indice prcieux ou un raccourci pour raliser une tche plus rapidement. Cette rubrique souligne les choses savoir absolument pour pouvoir mener une tche bien. Ce paragraphe fournit des informations sur la disponibilit dun raccourci clavier pour la tche prcdente. Le signe plus (+) entre deux noms de touches signifie que vous devez appuyer simultanment sur les deux touches. Par exemple, l'instruction Appuyez sur CTRL+B signifie que vous devez maintenir enfonce la touche CTRL, puis appuyer sur la touche B de votre clavier. Une image du bouton apparat dans la marge lors de son premier emploi. Saisie utilisateur Le texte que vous tes cens saisir pour effectuer les exercices apparat en caractres gras.
NETTOYAGE
1 2 Voir aussi Dpannage Astuce Important Raccourcis clavier Ctrl+B
Utilisation des fichiers dexercices

Pour pouvoir effectuer les exercices de ce livre, vous devez tlcharger les fichiers dexemples et les installer sur votre ordinateur.
Important Le programme Microsoft Access 2010 nest pas disponible sur le site dunod.com. Vous devez lacqurir ou tlcharger une version dvaluation et linstaller avant deffectuer les exercices de ce livre.
Introduction
xi
Suivez ces tapes pour tlcharger les fichiers d'exercices et les enregistrer sur le disque dur de votre ordinateur :
1. Sur le site dunod.com, localisez la page consacre cet ouvrage et dans la

rubrique Complments en ligne, cliquez sur le lien Documents tlchargeables.
2. Patientez pendant que le tlchargement s'effectue sur votre ordinateur. 3. Pour stocker vos fichiers d'exercices, dans le dossier Documents (Mes docu-
ments sous Windows XP), crez un dossier appel Access 2010 EPE, dans lequel vous copierez les fichiers d'exercices.
Astuce Vos fichiers d'exercices doivent se trouver dans le dossier Documents\Access 2010 EPE\Numro du chapitre. Le nom du dossier ouvrir vous sera indiqu chaque fois que vous aurez utiliser un fichier d'exercice.
Le tableau suivant dresse la liste des fichiers dexercices employs dans ce livre.
Chapitre Chapitre 1 : Explorer une base de donnes Access 2010 Chapitre 2 : Crer des bases de donnes et des tables simples Chapitre 3 : Crer des formulaires simples Chapitre 4 : Afficher des donnes Chapitre 5 : Crer des tats simples Chapitre 6 : Maintenir lintgrit des donnes Chapitre 7 : Crer des formulaires personnaliss Chapitre 8 : Crer des requtes Chapitre 9 : Crer des tats personnaliss Chapitre 10 : Rendre les bases de donnes conviviales Chapitre 11 : Personnaliser Access Fichier EntrepriseGarden01_base.accdb Aucun EntrepriseGarden03_base.accdb Logo.png EntrepriseGarden04_base.accdb EntrepriseGarden05_base.accdb EntrepriseGarden06_base.accdb EntrepriseGarden07_base.accdb Hydrangeas.jpg EntrepriseGarden08_base.accdb EntrepriseGarden09_base.accdb EntrepriseGarden10_base.accdb Icon.ico Logo.png EntrepriseGarden11_base.accdb
xii
Introduction
Obtenir de laide sur Access 2010

Pour toute question concernant Access 2010, votre premier rflexe doit tre de consulter laide dAccess. Cest une combinaison doutils et de fichiers stocks sur votre ordinateur lors de linstallation dAccess et, si votre ordinateur est connect Internet, des informations sont disponibles depuis Office.com. Vous pouvez trouver des informations daide spcifiques ou gnrales des diffrentes faons suivantes :
l Pour en apprendre plus sur un lment prsent lcran, vous pouvez affi-
cher une info bulle. Pour afficher linfo bulle dun bouton, survolez celui-ci sans cliquer dessus. Cela affiche une info bulle avec le nom du bouton, le raccourci clavier associ sil en existe un et, sauf si vous avez spcifi autrement, une description de ce quaccomplit le bouton si vous cliquez dessus.
l Dans la fentre Access, vous pouvez cliquer sur le bouton daide Microsoft
Access Help (un point dinterrogation dans un cercle bleu) situ lextrme droite du ruban pour afficher la fentre daide dAccess.
l Aprs avoir ouvert une bote de dialogue, cliquez sur le bouton daide
(encore un point dinterrogation) situ dans le coin droit de la barre de titre de la bote de dialogue pour afficher la fentre daide Access. Parfois, les rubriques associes aux fonctions de cette bote de dialogue seront dj identifies dans cette fentre. Pour vous entraner obtenir de laide, vous pouvez raliser lexercice suivant. CONFIGURATION Vous navez besoin daucun fichier dexercice. Dmarrez Access et suivez les tapes.
1. Dans le coin droit du ruban cliquez sur le bouton Microsoft Access Help.
La fentre daide Access souvre.
Introduction
xiii
Si vous tes connect Internet, cliquez sur un des boutons situs sous la bannire Microsoft Office (Tlchargement, Images et Modles) pour atteindre la page correspondante du site web Office.
Astuce Vous pouvez agrandir la fentre ou ajuster sa taille en faisant glisser la poigne situe langle infrieur droit. Vous pouvez modifier la taille de la police en cliquant sur le bouton du mme nom de la barre doutils.
2. En bas de la fentre, sous la liste Parcourir le support technique Access

2010, cliquez sur Tout afficher.
Dpannage Le lien Tout afficher nest disponible que si loption de recherche est dfinie lun des choix Contenu dOffice.com. Si votre option de recherche est dfinie lun des choix Contenu de cet ordinateur, la liste complte est dj affiche. Pour choisir votre option de recherche, cliquez sur la flche de la liste Rechercher (sous la barre doutils, en haut de lcran).
La fentre affiche la liste des rubriques daide.
xiv
Introduction
3. Dans la liste des rubriques, cliquez sur Activation dAccess.

Laide dAccess affiche une liste des rubriques lies lactivation des programmes de la suite Microsoft Office. Vous pouvez cliquer sur nimporte quelle rubrique pour afficher linformation correspondante.
4. Sur la barre doutils, cliquez sur le bouton Afficher la table des matires,
puis faites dfiler vers le bas le volet qui apparat sur la gauche. Comme la table des matires dun livre, la table des matires de laide est organise en sections. Si vous tes connect Internet et que loption de recherche est dfinie lun des choix Contenu dOffice.com, Access affiche les sections, les rubriques et les exercices disponibles sur le site Web Office Online Web ainsi que les informations daide stockes sur votre ordinateur.
5. Dans le volet Table des matires, cliquez sur quelques sections et rubriques. Cliquez ensuite sur les boutons Prcdent et Avant pour vous dplacer entre les rubriques que vous avez dj affiches.
6. lextrme droite de la barre de titre Table des matires, cliquez sur le

bouton Fermer.
7. Au sommet de la fentre Access - Aide, cliquez dans la zone de recherche

et saisissez relations, et appuyez sur la touche Entre. La fentre daide Access affiche les rubriques lies au mot que vous avez saisi.
Introduction
xv
Astuce Si vous saisissez un terme dans la zone de recherche et cliquez ensuite sur la flche adjacente, vous pouvez spcifier le type de recherche souhait ainsi que lemplacement des fichiers daide.
8. Dans la liste des rsultats, cliquez sur la rubrique Guide pour les relations
entre les tables. La rubrique slectionne apparat dans la fentre daide.
9. En dessous du premier paragraphe de la rubrique, cliquez sur Principes de

base de la conception dune base de donnes. Access passe la rubrique consacre la conception des bases de donnes. Ce type de lien hypertexte est identifi par du texte en bleu. Vous pouvez aussi voir un bouton Afficher tout qui permet de visualiser les informations supplmentaires de la rubrique qui sont masques (le bouton se transforme en Masquer tout quand les informations masques sont affiches).
Astuce Vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer de la barre doutils pour imprimer une rubrique. Seules les informations affiches sont imprimes.
NETTOYAGE Cliquez sur le bouton Fermer dans le coin suprieur droit de la fentre daide dAccess.
xvi
Introduction
Plus dinformation
Si votre question concerne Microsoft Access 2010 ou un autre logiciel Microsoft et que vous narrivez pas trouver de rponse dans le systme daide du produit, consultez le centre de solution du produit ou la base de connaissances Microsoft ladresse suivante : support.microsoft.com Vous pouvez trouver un portail plus gnrique ladresse : support.microsoft.com/gp/selfoverview/
Partie 1
Techniques de bases de donnes simples

1 Explorer une base de donnes Access 2010 ..............................................................3 2 Crer des bases de donnes et des tables simples ............................................... 45 3 Crer des formulaires simples ...................................................................................... 77 4 Afficher des donnes.....................................................................................................101 5 Crer des tats simples..................................................................................................121
Coup dil sur le chapitre

Explorer les tables, page 17 Explorer les formulaires, page 24
Explorer les requtes, page 29
Explorer les tats, page 33
Explorer une base de donnes Access 2010

Dans ce chapitre, vous apprendrez :
4 Travailler avec Access 2010. 4 Comprendre les concepts des bases de donnes. 4 Explorer les tables. 4 Explorer les formulaires. 4 Explorer les requtes. 4 Explorer les tats. 4 Prvisualiser et imprimer des objets dAccess.
Microsoft Access 2010 fait partie de la suite Microsoft Office 2010, si bien que linterface de base (barre doutils Accs rapide, ruban, mode Backstage et botes de dialogue) vous est familire si vous avez dj utilis dautres applications de la suite Office 2010. Cependant, Access a plus de fonctionnalits que la plupart des autres programmes de la suite et il parat donc plus complexe tant que vous ne lavez pas pris en main.
Astuce Si vous avez effectu une mise niveau dune version antrieure dAccess, lisez la section Introduction Microsoft Access 2010 au dbut de ce livre pour apprendre les diffrences entre les versions antrieures et Access 2010.
Tout au long de cet ouvrage, vous allez travailler avec des bases de donnes qui contiennent des informations sur les employs, les produits, les fournisseurs et les clients dune entreprise fictive. Au fur et mesure que vous effectuez les exercices de ce livre, vous allez dvelopper un ensemble de tables, de formulaires, de requtes et dtats, que lon appelle objets de base de donnes. Ces objets peuvent tre utiliss pour saisir, modifier, et manipuler les informations dune base de donnes de nombreuses faons. Dans ce chapitre, vous allez explorer Access et apprendre les concepts et lorganisation du stockage des donnes dans cette application, notamment les types de base de donnes, les types dobjets de base de donnes, et les relations entre les objets. Vous allez examiner les objets dune base de donnes fonctionnelle, apprendre les fonctionnalits intressantes dAccess, mais aussi des fonctionnalits que vous explorerez plus en dtail dans les chapitres suivants.
Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010
Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices du livre sur votre ordinateur. Le fichier que vous allez utiliser pour terminer les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier Chapitre01 des fichiers dexercices.
Travailler avec Access 2010

Comme pour tous les programmes dOffice 2010, la faon la plus courante de dmarrer Access est de cliquer sur le bouton Dmarrer de la barre de tches Windows. Lorsque vous dmarrez Access sans ouvrir de base de donnes, la fentre du programme souvre en mode Backstage, la page Nouveau tant active. Dans le mode Backstage, les commandes pour grer Access et les bases de donnes (et non pas leurs objets) sont organises sous la forme de boutons et de pages quon affiche en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche. Vous pouvez afficher le mode Backstage nimporte quand en cliquant sur longlet en couleur Fichier dans le coin suprieur gauche de la fentre du programme.
En cliquant sur longlet Fichier on affiche le mode Backstage o vous pouvez grer les fichiers de base de donnes et personnaliser le programme. partir de la page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez crer une base de donnes vide ou bien crer une nouvelle base de donnes partir dun modle fourni par Access, dun modle tlcharg sur le site Web Office.com, ou dun
modle personnalis enregistr sur votre ordinateur ou sur votre rseau. En mode Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de donnes sur laquelle vous avez travaill rcemment, ou naviguer vers nimporte quelle base de donnes de votre ordinateur et louvrir. Lorsquon cre ou que lon ouvre une base de donnes, elle saffiche dans la fentre du programme.
Onglet Fichier Barre doutils Accs rapide Barre de titre Ruban
Volet Navigation
Barre dtat
Base de donnes Access dans la fentre du programme

Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonction de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos figures, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
Linterface de la base de donnes est conue pour reflter de manire plus fidle la faon dont les gens travaillent avec une base de donnes ou un objet de base de donnes. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette interface, qui a t
introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref rcapitulatif des lments de la fentre du programme :
l La barre de titre affiche le nom de la base de donnes active. La dsignation
(Access 2007) aprs le nom de la base de donnes indique que la base de donnes est dans le format .accdb introduit avec Access 2007. Tout gauche de la barre de titre se trouve licne Access, qui sert afficher les commandes pour dplacer, rduire, et fermer la fentre du programme. Les boutons Rduire, Agrandir/Niveau infrieur, et Fermer, droite de la barre de titre, servent aux mmes fonctions que dans tous les programmes Windows.
Voir aussi Windows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de fentre conviviales et efficaces. Pour plus dinformations sur les diffrentes faons de travailler avec les fentres sur un ordinateur tournant sous Windows 7, reportez-vous Windows 7 tape par tape, de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009). l Par dfaut, la barre doutils Accs rapide apparat droite de licne Access,
gauche de la barre de titre, et affiche les boutons Enregistrer, Annuler, et Rtablir. Vous pouvez modifier lemplacement de la barre doutils Accs rapide et la personnaliser pour inclure toute commande que vous utilisez frquemment.
Astuce Si vous crez et travaillez avec des bases de donnes complexes, vous serez bien plus efficace si vous ajoutez les commandes que vous utilisez frquemment la barre doutils Accs rapide et laffichez sous le ruban, directement au-dessus de lespace de travail. Pour plus dinformations, reportezvous la section Personnalisation de la barre doutils Accs rapide du chapitre 11, Personnaliser Access . l Sous la barre de titre se trouve le ruban. Toutes les commandes pour tra-
vailler avec le contenu de votre base de donnes Access sont disponibles partir de cet emplacement central de manire travailler efficacement avec le programme.
l Un ensemble donglets se trouve tout en haut du ruban. En cliquant sur
longlet Fichier, on affiche le mode Backstage. En cliquant sur tout autre onglet, on affiche un ensemble de commandes en rapport les unes avec les autres qui sont reprsentes par des boutons et des listes. Longlet Accueil est actif par dfaut.
Astuce Ne vous affolez pas si votre ruban prsente des onglets qui ne sont pas illustrs dans nos figures. Vous avez peut-tre install des programmes qui ajoutent leurs propres onglets au ruban Access. l Dans chaque onglet, les commandes sont organises en groupes nomms.
Selon la rsolution de votre cran et la taille de la fentre du programme, les commandes dun groupe peuvent tre affiches sous la forme de boutons
comportant un texte, dicnes sans texte, ou de plusieurs gros boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher les commandes du groupe.
l Si le texte dun bouton nest pas visible, vous pouvez afficher le nom de la
commande et son raccourci clavier (sil en possde un) dans une info-bulle en pointant le bouton.
Astuce Pour contrler laffichage des info-bulles, affichez le mode Backstage, cliquez sur Options pour ouvrir la bote de dialogue Options dAccess, et modifiez les paramtres de la zone Options de linterface utilisateur de la page Gnral. Vous pouvez galement modifier la langue du contenu des info-bulles sur la page Langue. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Modifier les options du programme par dfaut du chapitre 11, Personnaliser Access . l Certains boutons incluent une flche intgre ou spare. Si un bouton et sa
flche sont intgrs, le fait de cliquer sur le bouton affichera les options pour redfinir laction du bouton. Si le bouton et sa flche sont spars, le fait de cliquer sur le bouton effectuera laction par dfaut indique par licne actuelle du bouton. Vous pouvez modifier laction par dfaut en cliquant sur la flche puis en cliquant sur laction dsire.
l Des commandes connexes mais moins courantes ne sont pas reprsentes
sous la forme de boutons dans un groupe. la place, elles sont disponibles dans une bote de dialogue ou le volet de tches, quon affiche en cliquant sur le lanceur de bote de dialogue situ dans le coin infrieur droit du groupe.
l droite des noms des onglets du ruban, sous les boutons Rduire/Agrandir/
Fermer, se trouve le bouton Rduire le ruban. En cliquant sur ce bouton on masque les commandes, mais on laisse les noms des onglets visibles. Vous pouvez alors cliquer sur le nom dun onglet pour afficher temporairement ses commandes. Le fait de cliquer nimporte o en dehors du ruban masque nouveau les commandes. Lorsque le ruban entier est temporairement visible, vous pouvez cliquer sur le bouton lextrme droite (reprsentant une punaise) pour rendre laffichage permanent. Lorsque le ruban complet est masqu, vous pouvez cliquer sur le bouton Dvelopper le ruban pour lafficher nouveau de faon permanente.
Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+F1 pour rduire ou dvelopper le ruban. l Le fait de cliquer sur le bouton Aide sur Microsoft Access droite du ruban
affiche la fentre Access - Aide, dans laquelle vous pouvez utiliser les techniques standards pour rechercher des informations.
Raccourcis clavier Appuyez sur F1 pour afficher la fentre Access - Aide. Voir aussi Pour plus dinformations sur le systme Access - Aide, reportezvous la section Obtenir de laide au dbut de ce livre.
l Sur le ct gauche de la fentre du programme, le volet Navigation affiche
les listes des objets de base de donnes. Par dfaut, il affiche tous les objets de la base de donnes par type dobjet, mais vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur la barre de titre du volet puis en cliquant sur la catgorie ou le groupe dobjets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez rduire et dvelopper les groupes de la liste en cliquant sur les chevrons dans les barres de section. Si le volet Navigation vous gne, vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement dans son coin suprieur droit pour le rduire. Pour afficher nouveau le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement encore une fois. Vous pouvez tirer le bord droit du volet vers la gauche ou la droite pour le redimensionner.
Raccourcis clavier Appuyez sur F11 pour afficher ou masquer le volet Navigation. l Tout en bas de la fentre du programme, la barre dtat affiche les informa-
tions sur la base de donnes active et fournit laccs certaines fonctions du programme. Vous pouvez contrler le contenu de la barre dtat en effectuant un clic droit sur celle-ci pour afficher le menu Personnaliser la barre dtat, dans lequel vous pouvez cliquer sur chaque lment pour lafficher ou le masquer.
l Tout droite de la barre dtat, la barre doutils Afficher les raccourcis fournit
les boutons pour changer rapidement la vue de lobjet de base de donnes actif. Le but de toutes les fonctionnalits de cette interface est de rendre le travail avec une base de donnes aussi intuitif que possible. Les commandes des tches que vous effectuez souvent sont facilement disponibles, et mme celles que vous utiliserez moins frquemment sont faciles trouver. Dans cet exercice, vous allez faire le tour de lorganisation des commandes dAccess 2010. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01_base situe dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne louvrez pas tout de suite. Accomplissez les tapes suivantes.
1. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Tous les programmes, Microsoft

Office, puis Microsoft Access 2010. Access dmarre et affiche la fentre du programme en mode Backstage. partir de cette vue, on gre les fichiers de base de donnes Access, mais on ne travaille pas avec le contenu des bases de donnes. Par exemple, on peut crer une base de donnes, mais pas un objet de base de donnes. Nous
aborderons les tches que lon peut effectuer en mode Backstage dans dautres chapitres de cet ouvrage.
2. Dans le volet gauche du mode Backstage, cliquez sur Ouvrir. Puis dans la
bote de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices Chapitre01, et faites un double clic sur la base de donnes EntrepriseGarden01_base. La base de donnes souvre dans la fentre du programme. Un avertissement de scurit apparat sous le ruban.
3. Dans lavertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.

Important Assurez-vous de lire lencadr Activation des macros et des autres contenus de base de donnes plus loin dans ce chapitre pour en apprendre plus sur les options de scurit dAccess.
Nous allons enregistrer la base de donnes de manire pouvoir lexplorer sans crainte dcraser le fichier dexercice original.
4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur
Enregistrer la base de donnes sous, puis dans la bote de dialogue Enregistrer sous, enregistrez la base de donnes dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre01 avec le nom EntrepriseGarden01.
Astuce Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers dans vos dossiers des fichiers dexercices, mais vous pouvez les enregistrer o bon vous semble. Lorsque nous faisons rfrence vos dossiers des fichiers dexercices dans les instructions, substituez simplement lemplacement denregistrement que vous avez choisi.
Dans la fentre du programme, la barre de titre indique que vous pouvez travailler avec cette base de donnes aussi bien dans Access 2007 que dans Access 2010. Sur la gauche, le volet Navigation affiche une liste de tous les objets de cette base de donnes. Occupant le haut de la fentre, le ruban inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Crer, Donnes externes, et Outils de base de donnes. Longlet Accueil est actif par dfaut. Comme aucun objet de base de donnes nest ouvert actuellement, aucun des boutons de longlet Accueil nest disponible.
Astuce Les bases de donnes cres avec Access 2010 utilisent le format de stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont lextension.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de donnes crs dans des versions antrieures dAccess (qui possdent lextension .mdb) dans Access 2010. Vous pouvez travailler avec ces fichiers et les enregistrer dans lancien format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si vous les convertissez, vous ne pourrez plus les ouvrir dans des versions antrieures Access 2007. Pour plus dinformations sur le format ACCDB, recherchez accdb dans laide dAccess.
10
5. Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objets
Access, puis sous le menu Filtrer par groupe, cliquez sur Tables. Le volet Navigation liste dsormais uniquement les tables de la base de donnes.
6. Dans le volet Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Catgories.
La table Catgories souvre dans un document onglets. Comme une table est affiche, deux onglets contextuels dans Outils de table (Champs et Table) apparaissent sur le ruban. Ces onglets contextuels sont affichs uniquement lorsque vous travaillez avec une table.
Noms des onglets du ruban Noms des onglets contextuels Noms des groupes
Volet Navigation filtr
Barre de navigation des enregistrements
Table dans un document onglets
Barre doutils Afficher les raccourcis
La barre de navigation des enregistrements en bas de la page de la table indique combien denregistrements la table contient et lequel est actif, et permet de parcourir les enregistrements. Les boutons reprsentant des commandes lies au travail sur le contenu de base de donnes sont organiss sur longlet Accueil en six groupes : Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, et Mise en forme du texte. Seuls les boutons des commandes qui peuvent tre excutes sur lobjet de base de donnes actuellement slectionn (dans ce cas, une table) sont actifs.
7. Dans longlet Accueil, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue Mise en

forme du texte.
11
La bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes souvre.
partir de cette bote de dialogue, on peut accder aux paramtres qui ne sont pas disponibles sous la forme de boutons dans le groupe Mise en forme du texte, tels que Couleur du quadrillage et Styles de bordure et de ligne.
8. Dans la bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes, cliquez

sur Annuler.
9. Cliquez sur longlet Crer.

Les boutons reprsentant des commandes lies la cration dobjets de base de donnes sont organiss sur cet onglet en six groupes : Modles, Tables, Requtes, Formulaires, tats, et Macros et code.
Onglet Crer.
10. Faites un double clic sur longlet Crer.

En faisant un double clic sur longlet actif, on masque le ruban, ce qui fournit plus despace pour lobjet de base de donnes actif.
12
Le ruban est masqu.
11. Cliquez sur longlet Donnes externes.

Le ruban rapparat temporairement, avec longlet Donnes externes actif. Les boutons reprsentant les commandes lies au dplacement dinformations entre une base de donnes et dautres sources sont organiss dans cet onglet en quatre groupes : Importer et lier, Exporter, Collecter les donnes, et Listes lies SharePoint.
Le fait de cliquer sur nimporte quel onglet (dans ce cas, longlet Donnes externes) affiche le ruban temporairement.
Astuce Pour rendre les images de ce livre lisibles, nous travaillons dans une fentre de programme qui est plus petite que le plein cran. Ainsi, les groupes Collecter les donnes et Listes lies SharePoint sont reprsents dans cette image sous la forme de boutons. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
12. Cliquez nimporte o dans la table ouverte.

Le ruban disparat nouveau.
13. Faites un double clic sur longlet Outils de base de donnes.

Faire un double clic sur un onglet affiche de faon permanente le ruban et active cet onglet. Les boutons reprsentant les commandes lies la gestion, lanalyse, et la fiabilisation des donnes sont organiss sur longlet
13
Outils de base de donnes en six groupes : Outils, Macro, Relations, Analyser, Dplacer les donnes, et Complments.
Onglet Outils de base de donnes.
14. droite de longlet de page de la table Catgories, cliquez sur le bouton

Fermer pour fermer la table sans fermer la base de donnes. En cliquant sur ce bouton, on ferme lobjet actif.
15. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez sur
Fermer la base de donnes. Lorsquon ferme une base de donnes sans quitter Access, la page Nouveau du mode Backstage est affiche afin de pouvoir ouvrir une autre base de donnes ou en crer une nouvelle. Notez que si vous ne fermez pas la base de donnes active avant den ouvrir une autre, Access vous demande denregistrer les modifications et ferme la base de donnes active votre place. Vous ne pouvez pas avoir deux bases de donnes ouvertes simultanment dans une seule instance dAccess. Si vous voulez avoir deux bases de donnes ouvertes en mme temps, vous devez dmarrer une nouvelle instance dAccess.
Astuce Vous pouvez fermer Access compltement en cliquant sur le bouton Fermer dans le coin suprieur droite de la fentre du programme, ou en cliquant sur Quitter dans le mode Backstage.
NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.
Activation des macros et des autres contenus de base de donnes

Certaines bases de donnes contiennent des macros VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) qui peuvent excuter du code sur votre ordinateur. Dans la plupart des cas, ce code sert effectuer une tche lie la base de donnes, mais des individus mal intentionns peuvent aussi utiliser les macros pour rpandre un virus sur votre ordinateur. Lorsque vous ouvrez une base de donnes qui nest pas stocke dans un emplacement approuv ou sign par un diteur approuv, Access affiche un avertissement de scurit sous le ruban.
14
Avertissement de scurit. Tant que lavertissement de scurit est affich, les macros de la base de donnes sont dsactives. Vous pouvez activer les macros de trois faons diffrentes :
l En autorisant les macros de la base de donnes pour les utiliser dans la
session de base de donnes actuelle.

l En ajoutant lditeur de la base de donnes la liste des diteurs approu-
vs. Cette option est disponible uniquement si la signature lectronique de lditeur est attache la base de donnes. Access autorisera alors automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes signe par cet diteur.
l En plaant la base de donnes dans un emplacement approuv. Access
autorise automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes enregistre dans cet emplacement. Les emplacements approuvs que vous spcifiiez dans Access ne sont pas approuvs par les autres programmes Office. Pour activer les macros uniquement pour la session de base de donnes en cours :
l Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.
Pour ajouter lditeur dune base de donnes signe numriquement la liste des diteurs approuvs :
1. Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Du contenu actif a t

dsactiv. Cliquez pour plus dinformations.
2. Sur la page Informations sur <Nom de la base de donnes>, cliquez sur le

bouton Activer le contenu, puis sur Options avances.
3. Dans la bote de dialogue Options de scurit Microsoft Office, cliquez sur

Approuver tous les documents de cet diteur, puis sur OK. Notez que loption Approuver tous les documents de cet diteur est disponible uniquement si la base de donnes est signe numriquement.
15
Pour ajouter lemplacement dune base de donnes la liste des emplacements approuvs :
1. Affichez le mode Backstage, puis cliquez sur Options. 2. Dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Access, cliquez sur
Centre de gestion de la confidentialit, puis sur Paramtres du Centre de gestion de la confidentialit. sur Emplacements approuvs. emplacement.
3. Dans le volet gauche du Centre de gestion de la confidentialit, cliquez 4. Sur la page Emplacements approuvs, cliquez sur Ajouter un nouvel 5. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv, cliquez sur Parcourir.
6. Dans la bote de dialogue Parcourir, naviguez vers le dossier contenant la

base de donnes active, puis cliquez sur OK.
7. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv,
cochez la case Les sous-dossiers de cet emplacement sont galement approuvs si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK dans chaque bote de dialogue ouverte.
Si vous prfrez, vous pouvez modifier la faon dont Access gre les macros dans toutes les bases de donnes :
1. Affichez le Centre de gestion de la confidentialit, puis dans le volet gauche, cliquez sur Paramtres des macros.
2. Slectionnez loption pour quAccess gre les macros comme vous le

souhaitez :
m Dsactiver toutes les macros sans notification Si une base de
donnes contient des macros, Access les dsactive et naffiche pas lavertissement de scurit pour vous donner la possibilit de les activer.
m Dsactiver toutes les macros avec notification Access dsactive
toutes les macros et affiche lavertissement de scurit.

m Dsactiver toutes les macros lexception des macros signes
numriquement Access active automatiquement les macros signs numriquement.

m Activer toutes les macros Access autorise toutes les macros (ceci
nest pas recommand).
3. Cliquez sur OK pour fermer le Centre de gestion de la confidentialit, puis

cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.
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Concepts de base de donnes

Les programmes de base de donnes simples, tels que le composant Base de donnes de Microsoft Works, ne peuvent stocker des informations que dans une seule table. Des programmes de base de donnes plus complexes, comme Access, peuvent stocker des informations dans plusieurs tables lies, crant ainsi ce quon appelle des bases de donnes relationnelles. Si les informations dune base de donnes relationnelle sont organises correctement, on peut traiter ces tables comme une seule zone de stockage et extraire des informations lectroniquement partir de diffrentes tables dans nimporte quel ordre en fonction de nos besoins. Une table nest quun des types dobjets avec lequel vous pouvez travailler dans Access. Les autres types dobjets incluent les formulaires, les requtes, les tats, les macros et les modules. Parmi tous ces objets, un seul (la table) est utilis pour stocker des informations. Le reste des objets est utilis pour saisir, grer, manipuler, analyser, rechercher, ou afficher les informations stockes dans une table. Au fil des annes, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire dAccess un programme de base de donnes grand public trs puissant, mais galement facile apprendre et utiliser. Comme Access fait partie dOffice 2010, vous pouvez utiliser la plupart des techniques que vous utilisez avec Word et Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser les commandes, les boutons et les raccourcis clavier familiers pour ouvrir et modifier les informations dans les tables Access. Et vous pouvez facilement partager les informations entre Access et Word, Excel, ou les autres programmes Office. Dans sa forme la plus basique, une base de donnes est lquivalent lectronique dune liste organise dinformations. Typiquement, ces informations ont un sujet ou un but commun, comme la liste des employs illustre dans le tableau suivant.
Num Nom 1 2 3 4 Anderson Carpenter Emanuel Furse Prnom Nancy Chase Michael Karen Fonction Sales Rep Sales Manager Sales Rep Buyer DateEmbauche May 1, 2003 Aug 14, 2001 Apr 1, 1999 May 3, 2004
Cette liste est organise dans une table forme de colonnes et de lignes. Chaque colonne reprsente un champ (un type dinformations spcif ique sur un
Explorer les tables
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employ : nom, prnom, date dembauche, etc.). Chaque ligne reprsente un enregistrement (toutes les informations relatives un employ spcifique). Si une base de donnes ne faisait rien de plus que de stocker des informations dans une table, elle ne serait pas plus utile quune liste papier. Mais comme la base de donnes stocke les informations dans un format lectronique, vous pouvez les manipuler dans tous les sens et les exploiter de faon trs puissante. Par exemple, supposez que vous souhaitiez trouver le numro de tlphone dune personne vivant dans votre ville. Vous pouvez consulter cette information dans lannuaire, puisque cet outil est prvu pour cela. Si vous souhaitez trouver le numro de tlphone de quelquun qui vit dans un autre dpartement, vous pouvez aller la poste, qui possde probablement un annuaire des dpartements limitrophes. Cependant, si vous voulez trouver le numro de tlphone de tous les gens ayant le mme nom que vous dans tous les dpartements du pays, ou si vous souhaitez trouver le numro de tlphone du voisin de votre grand-mre, ces annuaires imprims ne vous serviront pas grand-chose, car ils ne sont pas organiss pour trouver facilement cette information. Lorsque les informations publies dans un annuaire sont stockes dans une base de donnes, elles prennent bien moins de place, cela cote moins cher reproduire et distribuer, et si la base de donnes est conue correctement, les informations peuvent tre retrouves de nombreuses faons diffrentes. Le vrai pouvoir dune base de donnes nest pas dans sa capacit stocker des informations ; il rside dans sa capacit retrouver rapidement les informations exactes que vous souhaitez extraire de la base de donnes.
Explorer les tables

Les tables sont les principaux objets de base de donnes. Leur but est de stocker des informations alors que les autres objets de base de donnes ont pour fonction dinteragir dune manire ou dune autre avec une ou plusieurs tables. Une base de donnes Access peut contenir des centaines de tables, et le nombre denregistrements de chaque table est limit plus par lespace disponible sur votre disque dur que par autre chose.
Astuce Pour des informations dtailles sur les spcifications dAccess, telles que la taille maximum dune base de donnes ou le nombre maximum denregistrements dans une table, recherchez caractristiques Access 2010 (sans les guillemets) dans laide dAccess.
Tout objet Access possde deux modes ou plus. Pour les tables, les modes les plus courants sont le Mode Feuille de donnes, dans lequel on peut voir et modifier les
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donnes de la table, et le Mode Cration, dans lequel on peut voir et modifier la structure de la table. Pour ouvrir une table en Mode Feuille de donnes, faites un double clic sur son nom dans le volet Navigation, ou faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une table en Mode Cration, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Mode Cration. Lorsquune table est ouverte en Mode Feuille de donnes, le fait de cliquer sur le bouton Affichage dans le groupe Affichages de longlet Accueil bascule en Mode Cration ; lorsquelle est ouverte en Mode Cration, le fait de cliquer sur le bouton bascule en Mode Feuille de donnes. Pour basculer dans un des deux autres modes de tables (Mode Tableau crois dynamique ou Mode Graphique crois dynamique), on clique sur la flche Affichage puis sur le mode appliquer dans la liste. On peut aussi basculer le mode en cliquant sur un des boutons de la barre doutils Afficher les raccourcis dans le coin infrieur droit de la fentre du programme. Lorsquon visualise une table en Mode Feuille de donnes, on voit les donnes de la table en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). La premire ligne contient les en-ttes des colonnes (les noms des champs). Dans ce format, la table est souvent simplement appele feuille de donnes.
Noms des champs
Champ
Enregistrement
Noms des champs, champs et enregistrements dune table. Si deux tables possdent un ou plusieurs noms de champs en commun, on peut incorporer la feuille de donnes dune table dans une autre. En utilisant une feuille de donnes incorpore, appele sous-feuille de donnes, on peut voir les informations de plusieurs tables en mme temps. Par exemple, on peut vouloir incorporer
Explorer les tables
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une feuille de donnes Commandes dans une table Clients de manire pouvoir voir les commandes que chaque client a passes. Dans cet exercice, vous allez ouvrir les tables dune base de donnes et explorer la structure des tables dans diffrents modes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, assurez-vous que les tables sont listes dans le volet Navigation, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits. Puis tout droite
de la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement de manire voir plus de champs de la table. La table Produits est affiche en Mode Feuille de donnes.
Chaque ligne de cette table contient des informations sur un produit et chaque colonne contient un champ de chaque enregistrement.
2. Dans la ligne des noms de champs en haut de la table, pointez sur la bor-
dure droite du nom du champ NomProduit, puis lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, faites un double clic sur la bordure. Access ajuste la largeur du champ son entre la plus longue. Notez que le Produit 1, Magic Lily, et le Produit 2, Autumn crocus, appartiennent la catgorie Bulbs.
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3. Faites un double clic sur la bordure droite du nom du champ Catgorie

pour ajuster la largeur du champ.
Astuce Vous pouvez aussi redimensionner une colonne de table en pointant sa bordure et en la dplaant vers la gauche ou la droite.
4. Dans le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de

redimensionnement, puis faites un double clic sur Catgories.
Astuce partir de maintenant, ouvrez le volet Navigation lorsque vous avez besoin de travailler avec un objet diffrent, mais sentez-vous libre de le fermer pour voir plus de donnes.
La table Catgories souvre dans un nouveau document onglet en Mode Feuille de donnes. La page Catgories est active, mais la page Produits est toujours ouverte et disponible si vous en avez besoin.
5. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le bouton

Dvelopper (signe +). La catgorie Bulbs se dveloppe pour rvler une sous-feuille de donnes contenant tous les enregistrements de la table Produits qui sont assigns la catgorie Bulbs. Cela est possible car une relation a t tablie entre les deux tables.
Sous-feuille de donnes
Vous pouvez afficher simultanment les enregistrements de deux tables relies.
6. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le bouton

Rduire (signe -) pour masquer la sous-feuille de donnes.
Explorer les tables
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7. Cliquez sur le bouton Fermer droite de la barre donglets (pas le bouton

Fermer dans le coin suprieur droit de la fentre du programme) pour fermer la table Catgories. trer les modifications de cette table, cliquez sur Oui.
8. Fermez la table Produits, et lorsquAccess demande si vous voulez enregisDans les tapes 2 et 3, vous avez modifi lapparence de la table en modifiant la largeur des colonnes. Si vous souhaitez que ces modifications soient effectives la prochaine fois que vous ouvrez la table, vous devez les enregistrer.
9. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur la table Commandes.

Cette table contient des informations sur lexcution des commandes.
La barre de navigation des enregistrements en bas de la fentre indique que cette table contient 87 enregistrements, et que lenregistrement actif est le numro 1 sur 87.
10. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton

Enregistrement suivant plusieurs fois. La slection se dplace dans le champ NumCommande, car ce champ est actif.
Raccourcis clavier Appuyez sur la touche Flche du Haut ou Flche du Bas pour dplacer la slection dun enregistrement la fois. Appuyez sur la touche Page vers le haut ou Page vers le bas pour vous dplacer dun cran en une seule fois. Appuyez sur Ctrl+Origine ou Ctrl+Fin pour dplacer la slection au premier ou au dernier champ de la table.
11. Cliquez sur la barre de navigation des enregistrements, slectionnez le

numro denregistrement actuel, saisissez 40, puis appuyez sur la touche Entre.
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La slection se dplace directement lenregistrement 40.
12. Dans la barre doutils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Mode
Cration. La structure de la table Commandes est affiche en Mode Cration, et longlet contextuel Outils de table Cration apparat sur le ruban.
Le Mode Feuille de donnes affiche les donnes stockes dans la table, alors que le Mode Cration affiche la structure de la table sous-jacente.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la structure de la table, reportez-vous la section Affiner la structure dune table du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .
NETTOYAGE Fermez la table Commandes. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.
Documents onglets et fentres superposes

Par dfaut, Access 2010 affiche les objets de base de donnes dans des documents onglets. Si vous prfrez afficher chaque objet dans une fentre spare plutt que sur un document spar, vous pouvez le faire. Pour basculer vers des fentres superposes :
1. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez
sur Options. La bote de dialogue Options Access souvre.
Explorer les tables
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2. Affichez la page Base de donnes active, puis dans la zone Options de

lapplication, sous Options de la fentre Document, cliquez sur Fentres superposes.
3. Cliquez sur OK.

Un message vous dit que vous devez fermer et ouvrir nouveau la base de donnes active pour que la modification prenne effet.
4. Cliquez sur OK. Puis fermez et ouvrez nouveau la base de donnes.

Quand les objets de base de donnes sont affichs dans des documents onglets, un bouton Fermer apparat droite de la barre donglets. Lorsque les objets sont affichs dans des fentres superposes, la fentre de chaque objet possde son propre ensemble de boutons Rduire, Agrandir/Niveau infrieur, et Fermer droit de sa barre de titre.
Deux formulaires affichs dans des fentres superposes. On peut dplacer les fentres dobjet en faisant glisser leurs barres de titre, et on peut les redimensionner en faisant glisser leurs cadres. On peut galement arranger les fentres en utilisant les options disponibles lorsquon clique sur le bouton Changer de fentre du groupe Fentre (ce groupe est ajout longlet Accueil lorsque vous slectionnez Fentres superposes dans la bote de dialogue Options Access).
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Explorer les formulaires

Les tables Access sont des listes dinformations brutes. Travailler directement avec les tables dune base de donnes que vous crez pour votre propre utilisation peut tre assez simple pour vous, mais cela peut tre trop difficile pour les gens qui ne connaissent pas grand-chose aux bases de donnes. Pour rendre plus facile la saisie, laffichage et limpression dinformations, on peut concevoir des formulaires. Un formulaire permet de prsenter de manire conviviale les informations dune table. Grce un formulaire, on peut afficher et modifier les enregistrements de la table sous-jacente, ou crer de nouveaux enregistrements. La plupart des formulaires fournissent une interface pour une seule table, mais si vous souhaitez utiliser un formulaire pour interagir avec plusieurs tables qui sont lies par un ou plusieurs champs communs, vous pouvez incorporer des sous-formulaires dans un formulaire principal. Les formulaires sont essentiellement des collections de contrles qui permettent de saisir ou dafficher des informations. On peut crer des formulaires en utilisant un assistant, ou on peut les crer partir de rien en slectionnant et en plaant manuellement les contrles. Access fournit les types de contrles qui sont standards dans les botes de dialogue Windows, comme les tiquettes, les zones de texte, les boutons doption, et les cases cocher. Avec un peu dingniosit, on peut crer des formulaires qui ressemblent et fonctionnent comme de nombreuses botes de dialogue des programmes Windows. Comme avec les tables, on peut afficher les formulaires dans plusieurs modes. Voici les trois modes les plus courants :
l Formulaire Un mode dans lequel on affiche et saisit des donnes. l Page Un mode dans lequel on peut travailler avec les lments du formu-
laire pour peaufiner son apparence et son comportement tout en tant capable de voir les donnes de la table sous-jacente.
l Cration Un mode qui vous donne un contrle plus prcis sur lapparence,
la disposition, et le comportement des lments du formulaire mais qui masque les donnes sous-jacentes.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les formulaires, reportez-vous au chapitre 3, Crer des formulaires simple , et au chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .
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Dans cet exercice, vous allez explorer les formulaires, les sous-formulaires, et les contrles de formulaire disponibles. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet Navigation, cliquez sur la barre de titre pour afficher la liste des
catgories, puis sous Filtrer par groupe, cliquez sur Formulaires. Ce groupe inclut tous les formulaires qui ont t enregistrs comme faisant partie de cette base de donnes.
2. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits.

Le formulaire Produits souvre dans un document onglet.
Ce formulaire est linterface de la table Produits.
3. Cliquez sur la flche adjacente la zone Fournisseur.

Access affiche une liste de tous les fournisseurs de lentreprise.
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Voici un exemple de contrle de zone de liste.
4. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Catgories.

Le formulaire Catgories souvre dans son propre document onglet. Ce formulaire inclut un formulaire principal et un sous-formulaire. Le formulaire principal affiche les informations de la table Catgories, et le sous-formulaire, qui ressemble une feuille de donnes, affiche les informations de lenregistrement actif de la table Produits.
Sous-formulaire
Ce formulaire est linterface des tables Catgories et Produits.
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5. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton
Enregistrement suivant plusieurs fois pour afficher les enregistrements suivants. Notez que le sous-formulaire change chaque clic pour afficher les produits de chaque catgorie.
6. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Clients.

Le formulaire Clients souvre en mode Formulaire.
Le but de ce formulaire est de modifier ou de crer des enregistrements de clients.
7. Dans longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur le bouton

Affichage. Pour les formulaires, le fait de cliquer sur le bouton Affichage bascule entre les modes Formulaire et Page.
8. Dans le groupe Affichages, cliquez sur la flche Affiche, puis cliquez sur
Mode Cration. Access affiche le formulaire Clients en Mode Cration, et ajoute trois onglets contextuels Outils de cration de formulaire (Cration, Organiser, et Format)
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au ruban. Les onglets contextuels sont disponibles uniquement lorsque vous travaillez sur la conception du formulaire soit en mode Page soit en mode Cration.
Dans ce mode, vous pouvez ajouter des contrles un formulaire.
9. Basculez entre les modes Formulaire, Page et Cration, en notant les diffrences dans la fentre du programme. galerie Contrles.
10. Dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Contrles, affichez la

Selon la taille de votre fentre de programme, vous devrez peut-tre cliquer sur le bouton Contrles ou sur le bouton Autres pour afficher cette galerie.
Explorer les requtes
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On peut utiliser ces contrles pour crer des formulaires personnaliss de la base de donnes.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les contrles de formulaire, reportezvous la section Ajout de contrles du chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .
11. Cliquez en dehors de la galerie pour la fermer. 12. Faites un clic droit sur longlet du formulaire Clients, puis cliquez sur Fermer
tout. Tous les objets de base de donnes ouverts sont ferms. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les prochains exercices.

On peut rechercher des informations particulires stockes dans une table, ou dans plusieurs tables, en crant une requte qui spcifie les critres de recherche. Les requtes peuvent tre assez simples. Par exemple, on peut vouloir une liste de tous les produits dune catgorie spcifique qui cotent moins de 10 . Les requtes peuvent aussi tre assez complexes. Par exemple, on souhaite rechercher tous les clients nhabitant pas le dpartement qui ont achet des gants dans les trois derniers mois. Pour le premier exemple, on est capable de trier et de filtrer les donnes de la table Produits assez rapidement pour obtenir avec une liste. Pour le second exemple, trier et filtrer serait trs fastidieux. Il sera bien plus simple de crer une requte qui extrait tous les enregistrements de la table Clients ayant des adresses de facturation qui sont en dehors du dpartement et ceux dont les numros de client correspondent des enregistrements qui apparaissent dans la table Commandes au cours des trois derniers mois et incluent des numros de produit correspondant aux enregistrements indiquant lachat de gants dans la table Produits.
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On peut crer des requtes en utilisant un Assistant Requte, et on peut aussi les crer partir de zro. Le type le plus courant est la requte slection, qui extrait les enregistrements correspondants dune ou plusieurs tables. Moins courantes sont les requtes qui effectuent des types spcifiques dactions. Le traitement dune requte, que lon appelle aussi excution de requte ou interrogation de la base de donnes, affiche une feuille de donnes contenant les enregistrements qui correspondent aux critres de recherche. On peut utiliser les rsultats de requte comme base dune analyse plus approfondie, crer dautres objets Access (comme des tats) partir des rsultats de requte, ou exporter les rsultats dans un autre format, comme une feuille de calcul Excel. Si on cre une requte qui sera probablement excute plusieurs fois, on peut lenregistrer. Elle fait alors partie de la base de donnes et apparat dans la liste lorsquon affiche le groupe Requtes dans le volet Navigation. Pour excuter la requte tout moment, on effectue simplement un double clic sur son nom dans le volet Navigation. Chaque fois quon excute la requte, Access value les enregistrements de la table spcifie et affiche le sous-ensemble denregistrements qui correspondent aux critres dfinis dans la requte. Ne vous inquitez pas si cela vous semble un peu compliqu pour le moment. Lorsquon aborde les requtes de faon logique, elles commencent trs vite prendre tout leur sens.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les requtes, reportez-vous au chapitre 8, Crer des requtes .
Dans cet exercice, vous allez explorer deux requtes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet Navigation, affichez le groupe Requtes.

Le groupe inclut toutes les requtes qui ont t enregistres comme faisant partie de cette base de donnes.
2. Dans le volet Navigation, faites un clic droit sur la requte Supprimer les
produits puiss, puis cliquez sur Proprits de lobjet. Access affiche les proprits de la requte, notamment une description de son but.
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Licne en haut de longlet Gnral indique que cest une requte slection.
3. Dans la bote de dialogue Proprits de Supprimer les produits puiss,

cliquez sur Annuler. Ouvrir. Access excute la requte.
4. Faites un clic droit sur la requte Produits par catgorie, puis cliquez sur
Cette feuille de donnes affiche les rsultats de lexcution de la requte Produits par catgorie. La barre de navigation des enregistrements indique que 171 enregistrements sont affichs ; la table Produits contient en ralit 189 enregistrements. Pour dcouvrir pourquoi 18 enregistrements sont manquants, on doit examiner cette requte en Mode Cration.
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Cration. Access affiche la requte dans le Concepteur de requtes, et les onglets contextuels Outils de requte Crer apparaissent sur le ruban.
Concepteur de requtes. Deux botes dans le volet du haut du Concepteur de requtes listent les champs des tables avec lesquels cette requte travaille. La ligne entre les botes indique quavant que la requte ne soit cre, une relation a t tablie entre les deux tables en se basant sur le fait sur le champ NumCategorie est prsent dans les deux. La relation permet cette requte dobtenir des informations partir des deux tables.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les relations, reportez-vous la section Cration de relations entre des tables du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .
La requte est dfinie dans la grille du concepteur dans le volet du bas du Concepteur de requtes. Chaque colonne de la grille fait rfrence un champ dune des tables situes au-dessus. Notez que <> Oui (diffrent de Oui) est saisi dans la ligne Critres du champ puis. Cette requte cherche tous les enregistrements qui ont une valeur diffrente de Oui dans ce champ (en dautres termes, tous les enregistrements qui ne sont pas puiss).
6. titre dexprience, dans la ligne Critres du champ puis, remplacez <>

par =. Puis dans longlet contextuel Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Astuce On peut galement excuter une requte en basculant en Mode Feuille de donnes.
Explorer les tats
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Cette fois, la requte trouve tous les enregistrements qui sont puiss. Les 18 produits puiss justifient la diffrence entre le nombre denregistrements de la table Produits et le nombre denregistrements affichs par la requte originale.
Rsultats de la nouvelle requte.
7. Fermez la requte Produits par catgorie. Lorsquun message demande si

vous souhaitez enregistrer les modifications de la requte, cliquez sur Non. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.
Explorer les tats

On peut afficher les informations stockes dans les tables dans des tats avec une mise en forme soigne, soit sur lcran de lordinateur soit sur du papier. Un tat peut inclure des lments dinformations slectionns partir de plusieurs tables et de requtes, des valeurs calcules partir dinformations de la base de donnes, et des lments de mise en page comme les en-ttes, les pieds de page, les titres et sous-titres. On peut afficher les tats dans quatre modes :
l Mode tat Dans ce mode, on peut parcourir les informations de ltat sans
tre distrait par les sauts de page qui seront insrs lorsquil sera imprim.
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l Aperu avant impression Dans ce mode, on voit ltat exactement comme il
apparatra limpression.
l Mode Page Ce mode affiche les donnes de ltat (similaire Aperu avant
impression) mais permet de modifier la mise en forme.

l Mode Cration Dans ce mode, on peut laborer la conception dun tat de
la mme faon quon manipule un formulaire.

Voir aussi Pour plus dinformations sur les tats, reportez-vous au chapitre 5, Crer des tats simples , et au chapitre 9, Crer des tats personnaliss .
Dans cet exercice, vous allez prvisualiser un tat comme il apparatra limpression. Vous allez galement examiner un autre tat en Mode Cration. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaille dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet Navigation, affichez le groupe tats.

Le groupe inclut tous les tats qui ont t crs et enregistrs faisant partie de la base de donnes.
2. Dans le volet Navigation, faites un clic droit sur tiquettes des clients, puis
cliquez sur Aperu avant impression.
Dpannage Si un message indique que certaines donnes peuvent ne pas tre affiches cause de la largeur des colonnes et de lespace, ignorez ce message pour les besoins de lexercice, et appuyez simplement sur OK pour continuer.
Ltat tiquettes des clients souvre, affichant une page complte dtiquettes dans une vue qui ressemble la fonction Aperu avant impression dans dautres programmes Office. Le ruban affiche maintenant uniquement longlet Aperu avant impression.
Astuce Access fournit un assistant qui peut vous aider crer un tat dtiquettes de mailing. Vous pouvez galement crer des tiquettes comme celles-ci en utilisant la table Clients comme source de donnes de loutil de fusion et de publipostage de Word 2010.
3. Dplacez le pointeur sur ltat o il se change en loupe. Puis avec le poin-
teur, sur ltiquette du milieu en haut de ltat, cliquez sur le bouton de la souris. Le pourcentage du zoom change 100 %, comme cela est indiqu sur le bouton Facteur de zoom dans le coin infrieur droit de la fentre. On peut cliquer sur ce bouton pour basculer entre les facteurs de zoom actuel et prcdent.
Explorer les tats
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Cet tat affiche les noms des clients et leurs adresses dans un format dtiquette de mailing. Si ltat est trop petit lire en Aperu avant impression, on peut ajuster le pourcentage du zoom en cliquant sur le bouton Zoom avant (le signe plus) droite du curseur Zoom dans le coin infrieur droit de la fentre, ou en dplaant le curseur Zoom. On peut galement cliquer sur la flche Zoom dans le groupe Zoom de longlet Aperu avant impression puis cliquer sur un pourcentage spcifique.
4. Dans le volet Navigation, faites un clic droit sur ltat Ventes par catgorie,
puis cliquez sur Aperu avant impression.
5. Utilisez nimporte quelle mthode pour zoomer la page 100 pourcents. 6. Dans la barre de navigation de la page dans le coin infrieur gauche de la
page, cliquez sur le bouton Dernire page. Cet tat gnre neuf pages dinformation en combinant les donnes des tables Catgories et Produits.
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tat Ventes par catgorie agrandi.
7. Cliquez sur le bouton Page prcdente plusieurs fois pour afficher quelques pages de ltat.
Cration. Access bascule en Mode Cration et affiche quatre onglets contextuels Outils de cration dtat (Cration, Organiser, Format et Mise en page) sur le ruban. Dans ce mode, ltat ressemble un formulaire.
On cre des tats en utilisant les mmes techniques quon emploie pour crer des formulaires.
Prvisualiser et imprimer des objets dAccess
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NETTOYAGE Fermez les tats ouverts. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans le dernier exercice.

Comme Access est une application Windows, elle interagit avec votre imprimante via les pilotes et les botes de dialogues standards Windows. Cela signifie que toute imprimante que vous pouvez utiliser partir dautres programs peut imprimer partir dAccess, et toutes fonctionnalits spciales de cette imprimante, comme limpression couleur ou limpression recto verso, sont disponibles dans Access. Les commandes pour imprimer les objets de base de donnes sont disponibles partir de la page Imprimer du mode Backstage. partir de cette page, on peut faire les choses suivantes :
l Imprimer lobjet actif avec les paramtres par dfaut. l Afficher la bote de dialogue Imprimer, o on peut slectionner limpri-
mante quon souhaite utiliser, mais aussi ajuster dautres paramtres appropris pour lobjet actif et le mode actuel.
l Afficher lobjet actif en Aperu avant impression.
Dans cet exercice, vous allez explorer les options dimpression dune table et dun formulaire. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaille dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet Navigation, affichez la catgorie Tous les objets Access. 2. Dans le groupe Tables, faites un double clic sur la table Employs pour
louvrir en Mode Feuille de donnes. Cette table contient des informations sur neuf employs. Certaines colonnes sont trop troites pour afficher toutes leurs donnes, et mme avec la fentre du programme agrandie, en fonction de la rsolution de votre cran, certains des champs peuvent ne pas sadapter lcran.
3. Ajustez les largeurs de toutes les colonnes de manire ce que toutes les
valeurs des champs soient visibles. Access nimprimera pas les donnes qui ne sont pas visibles.
4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage.
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5. Dans le volet gauche, cliquez sur Imprimer.

La page Imprimer affiche les options dimpression disponibles.
Page Imprimer du mode Backstage.
6. Dans le volet droit, cliquez sur Aperu avant impression.

La premire page de la table Employs est affiche en Aperu avant impression.
Astuce Cest la seule faon de prvisualiser une table, une feuille de donnes des rsultats dune requte, ou un formulaire. Il nexiste pas de commande Aperu avant impression disponible lorsque vous faites un clic droit sur un de ces objets, et il ny a pas de bouton Aperu avant impression dans la barre doutils Afficher les raccourcis ni dans la liste de boutons Affichage, comme pour les tats.
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Table Employs dans lorientation par dfaut Portrait.
7. Dans la barre de navigation en bas de la fentre, cliquez sur le bouton Page

suivante. Puis cliquez sur le bouton Premire page pour vous dplacer la page 1. Si vous imprimez cette feuille de donnes avec les paramtres actuels, elle simprimera comme deux petites pages orientes verticalement.
8. Dans longlet Aperu avant impression, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Paysage. Puis cliquez sur le bouton Page suivante. En orientation Paysage, la feuille de donnes tient toujours sur deux pages, avec uniquement un champ sur la deuxime page.
9. Dans le groupe Taille de la page, cliquez sur le bouton Marges, puis cliquez
sur troites. Dans la barre de navigation de la page, les boutons ne sont plus gris, ce qui indique que la liste des Employs tient sur une page.
Astuce Vous pouvez dfinir des marges personnalises en cliquant sur le bouton Mise en page dans le groupe Mise en page puis en ajustant les paramtres Haut, Bas, Gauche, et Droite sur la page Options dimpression de la bote de dialogue Mise en page.
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Table Employs en orientation Paysage avec des marges troites.
10. Dans le groupe Imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer.

La bote de dialogue Imprimer souvre.
Dans cette bote de dialogue, on peut slectionner limprimante et dfinir les options dimpression telles que les pages ou les enregistrements imprimer, et le nombre de copies.
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11. Cliquez sur Annuler pour fermer la bote de dialogue Imprimer, puis dans
le groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression. btique des produits.
12. Dans le volet Navigation, sous tats, faites sur double clic sur Liste alphaLtat souvre en Mode tat.
13. Affichez le mode Backstage, cliquez sur Imprimer, puis sur Aperu avant
impression. Access affiche un aperu des informations qui seront imprimes.
14. Dans longlet Aperu avant impression, dans le groupe Zoom, cliquez sur
le bouton Deux pages. Access affiche les deux premires pages de ltat cte cte.
On peut prvisualiser plusieurs pages en mme temps.
tat pour retourner ce mode. NETTOYAGE Enregistrez les modifications de la table Employs, et fermez la table et ltat. Puis fermez la base de donnes EntrepriseGarden01.
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En rsum
l Les objets de base de linterface dAccess fonctionnent peu prs de la
mme manire que dans les autres programmes Office ou Windows.

l Une base de donnes est lquivalent informatique dune liste organise
dinformations.
l Les tables sont les principaux objets de base de donnes. Les donnes
Access sont organises dans des tables composes de colonnes et de lignes, appeles champs et enregistrements.
l Dans une base de donnes relationnelle, les tables peuvent tre lies en se
basant sur des champs communs, permettant la recherche dinformation partir de plusieurs tables en mme temps.
l Le but des autres objets de base de donnes (formulaires, requtes, tats,
macros et modules) est dinteragir avec une ou plusieurs tables.

l Chaque objet Access possde deux modes voire plus. Par exemple, on affi-
che les donnes dune table en Mode Feuille de donnes et on dfinit la structuration des donnes en Mode Cration.
l Si vous voulez imprimer un objet de base de donnes, assurez-vous que les
informations dont vous avez besoin sont visibles lcran avant de limprimer.
Crer une base de donnes partir dun modle, page 46
Crer une base de donnes et des tables manuellement, page 52
Affiner la structure dune table, page 63
Crer des relations entre des tables, page 69
Crer des bases de donnes et des tables simples

4 Crer une base de donnes partir dun modle. 4 Crer une base de donnes et des tables manuellement. 4 Manipuler les lignes et les colonnes des tables. 4 Affiner la structure dune table. 4 Crer des relations entre des tables.
Crer le conteneur dune base de donnes est simple. Mais une base de donnes vide nest pas plus utile quun document ou une feuille de calcul vide. Cest seulement lorsquon remplit une base de donnes avec des donnes dans les tables quelle commence remplir une fonction. Lorsquon ajoute des formulaires, des requtes et des tats, elle devient un outil utile. Si on la personnalise en ajoutant une page de dmarrage et en organisant les diffrents objets en catgories et en groupes, elle se transforme en application de base de donnes. Toute base de donnes ne doit pas tre amliore au point quon puisse la ranger dans la catgorie des applications. Les bases de donnes sur lesquelles des utilisateurs peu expriments travailleront peuvent rester trs simples. Mais si vous souhaitez que quelquun ignorant des bases de donnes saisisse des donnes et gnre ses propres tats, vous avez intrt passer un peu plus de temps au dbut pour crer une structure solide, ce qui vous fera gagner du temps plus tard. Dans le cas contraire, vous allez sans arrt rparer des fichiers endommags ou aider des gens raliser des tches apparemment faciles. Microsoft Access 2010 allge beaucoup le travail difficile et routinier de cration et de personnalisation d'une base de donnes en fournissant des applications de base de donnes sous forme de modles modifier et remplir avec vos propres informations. Access 2010 fournit galement des modles pour des lments courants susceptibles dtre ajouts une base de donnes. Ces composants dapplication sont des collections dobjets (une table et des formulaires, des requtes ou des tats associs) qui fournissent ensemble un composant complet et fonctionnel de base de donnes. Tout ce que vous avez faire, cest de saisir vos donnes. Si aucun modle ne satisfait vos besoins, vous pouvez crer les tables manuellement.
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Chapitre 2 Crer des bases de donnes et des tables simples
Dans ce chapitre, vous allez crer une base de donnes partir dun modle et crer une table manuellement. Puis vous allez ajuster laffichage dune table de donnes pour satisfaire vos besoins. la fin de ce chapitre, vous obtiendrez une base de donnes contenant quelques tables et vous comprendrez mieux comment les tables des bases de donnes que vous allez utiliser dans les exercices des chapitres suivants sont cres.
Fichiers dexercices Vous navez pas besoin de fichiers dexercices pour raliser les exercices de ce chapitre.
Crer une base de donnes partir dun modle

Quelques annes en arrire, la cration de la structure dune base de donnes impliquait tout dabord danalyser les besoins puis de concevoir la structure de la base de donnes sur papier. On dfinissait les informations traiter et la manire de les stocker dans la base de donnes. Crer la structure de la base de donnes pouvait ncessiter beaucoup de travail, et une fois quon lavait cre et que lon avait saisi des donnes, il pouvait tre difficile deffectuer des modifications. Les modles ont chang ce processus, et sengager dans une structure de base de donnes particulire nest plus la grande dcision comme ctait le cas auparavant. Un modle est un gabarit quon utilise pour crer un type spcifique de base de donnes. Access 2010 est livr avec des modles de plusieurs bases de donnes utilises couramment dans le monde de lducation et des affaires, et lorsquon se connecte Internet, bien dautres modles sont disponibles sur le site Web de Microsoft Office Online (http://office.microsoft.com). En utilisant les modles prts lemploi, on peut crer une application de base de donnes beaucoup plus rapidement quen dessinant la structure sur papier, car quelquun a dj fait le travail de conception pour vous. Lutilisation dun modle Access peut ne pas produire exactement lapplication de base de donnes que vous souhaitez, mais vous pouvez facilement crer quelque chose que vous pourrez personnaliser pour rpondre vos besoins. On ne peut cependant personnaliser une base de donnes que si lon sait comment manipuler ses briques de base : les tables, les formulaires, les requtes, et les tats. En raison de la complexit de ces modles, il est prfrable de ne pas tenter de les modifier tant que vous ne vous sentez pas laise avec les objets de base de donnes en Mode Cration et en Mode Page. Lorsque vous aurez fini ce livre, vous en saurez assez pour tre capable de travailler avec confiance avec les modles dapplication prts lemploi qui sont fournis avec Access.
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Dans cet exercice, vous allez crer une application base sur le modle Tches. Cest un modle typique de ceux fournis avec Microsoft Access 2010, qui possde une interface agrable et illustre bien les nombreuses choses sympathiques que lon peut faire avec une base de donnes. CONFIGURATION Vous navez pas besoin de fichiers pour raliser cet exercice. Fermez toutes les bases de donnes, puis sur la page Nouveau du mode Backstage, suivez les tapes.
1. Dans la zone Modles disponibles, cliquez sur Exemples de modles.

Access affiche une liste de modles fournis avec le programme et installs sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur licne du modle Tches.

Dans le volet droit, vous pouvez donner un nom la base de donnes et naviguer jusqu lemplacement dans lequel vous souhaitez stocker la base de donnes.
Modle Tches fourni avec Access.
3. Dans la zone Nom de fichier, saisissez MesTaches.

Astuce Les conventions de nommage des fichiers de base de donnes Access suivent celles des fichiers Windows. Les noms de fichiers ne peuvent pas contenir les caractres suivants : \ / : * ? < > |. Par dfaut, les extensions de fichiers sont masques, et vous ne devez pas saisir lextension dans la zone
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Nom de fichier (lextension dun fichier de base de donnes Access 2010 est .accdb. Pour plus dinformations sur ce format de fichier, qui a t introduit avec Access 2007, recherchez accdb dans lAide dAccess.
4. Cliquez sur le bouton adjacent Parcourir, puis dans la bote de dialogue
Fichier Nouvelle base de donnes, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices Chapitre02. On utilise les mmes techniques de navigation dans cette bote de dialogue que celles de toute bote de dialogue Ouvrir ou Enregistrer.
Bote de dialogue Fichier Nouvelle base de donnes.
5. Avec Bases de donnes Microsoft Access 2007 slectionn dans la zone

Type, cliquez sur OK. Le chemin vers le dossier spcifi est affich dessous la zone Nom de fichier.
Astuce Par dfaut, Access cre les nouvelles bases de donnes dans votre dossier Documents. Vous pouvez modifier lemplacement lorsque vous crez chaque base de donnes, comme vous venez de le faire, ou vous pouvez changer le dossier denregistrement par dfaut. Pour spcifier un dossier par dfaut diffrent, cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, Options, puis sur la page Gnral de la bote de dialogue Options Access, sous Cration de bases de donnes, cliquez sur le bouton Parcourir droite de Dossier de base de donnes par dfaut. Dans la bote de dialogue Dossier de base de donnes par dfaut, naviguez vers le dossier dsir, puis cliquez sur OK dans chaque bote de dialogue ouverte.
6. Cliquez sur le bouton Crer.
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Access affiche brivement une barre de progression, puis la nouvelle base de donnes souvre, avec le formulaire Liste des tches affich en mode Page.
Astuce Sous le nom du formulaire se trouve une barre doutils avec des commandes cres par des macros incorpores. Ces commandes font de ce modle plus une application de base de donnes quune simple base de donnes. Ltude des macros dpasse cependant le cadre de ce livre. Pour plus dinformations, recherchez macros dans laide dAccess.
7. Si le volet de Navigation est ferm, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la

barre de redimensionnement tout droite de sa barre de titre pour louvrir. Puis si des groupes sont ferms, cliquez sur leurs chevrons pour les ouvrir. Le volet de Navigation affiche une catgorie personnalise Navigation entre les tches.
La catgorie personnalise possde les groupes personnaliss Tches, Contacts, et Objets de prise en charge.
Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change selon la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban afin quil corresponde nos images, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
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8. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la barre de titre Navigation entre 9. Dans le groupe Tables, faites un double clic sur Contacts.
La table vide Contacts est affiche. Vous pouvez maintenant commencer saisir des donnes dans cette table.
les tches, puis dans la liste des catgories et des groupes, cliquez sur Type dobjet pour lister tous les objets de cette base de donnes.
10. Faites un clic droit sur longlet Contacts, et cliquez sur Fermer tout. 11. Sur longlet Crer du ruban, dans le groupe Modles, cliquez sur le bouton
Composants dapplication. La galerie Composants dapplication apparat.
Galerie Composants dapplication. Vous pouvez ajouter diffrents types de formulaires et plusieurs ensembles de tables en relation et dautres objets de base de donnes cette base de donnes ou toute autre. Ces objets prts lemploi vous font gagner du temps dans la cration dune application de base de donnes totalement fonctionnelle.
12. Cliquez en dehors de la galerie pour la fermer. 13. Continuez explorer les objets qui font partie de la base de donnes MesTaches. NETTOYAGE Fermez la base de donnes MesTaches.
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Bases de donnes Web

Plusieurs modles de la galerie Exemples de modles et beaucoup des modles disponibles sur le site Web Microsoft Office Online sont conus comme des bases de donnes Web. Une base de donnes Web est une base de donnes qui est compatible avec les nouvelles possibilits de publication Web dAccess 2010. Si Access Services est install sur le serveur Microsoft SharePoint de votre entreprise, vous pouvez maintenant publier une base de donnes dans Access Services. La publication convertit les tables en listes SharePoint stockes sur le serveur et permet le travail avec la base de donnes soit dans Access soit dans un navigateur Web. Vous pouvez crer une base de donnes Web en vous basant sur un modle Web ou en construisant une nouvelle base de donnes partir de zro en choisissant Base de donnes Web vide sur la page Nouveau du mode Backstage. On peut aussi publier une base de donnes ordinaire en tant une base de donnes Web, mais il faut que les tables de la base de donnes se conforment aux exigences des bases de donnes Web pour que la publication russisse. cause de ces exigences, si vous travaillez pour une entreprise o le dploiement dAccess Services est une ventualit, vous pouvez envisager de crer une base de donnes Web pour garantir que votre base de donnes puisse tre publie dans Access Services par la suite. Dans une base de donnes Web, vous pouvez crer deux sortes dobjets :
l Objets Web Ils peuvent tre crs et affichs soit dans un navigateur
Web soit dans Access.

l Objets non-Web Ils peuvent tre crs et visualiss uniquement dans
Access. Lorsquon travaille avec une base de donnes Web partir dun navigateur, on travaille avec la base de donnes sur le serveur. Lorsquon travaille avec une base de donnes dans Access, on travaille sur une copie locale de la base qui est synchronise avec la base de donnes sur le serveur. Avec les deux types dobjets, on peut faire des modifications de conception uniquement dans Access et uniquement lorsquon est connect au serveur. De nos jours, de plus en plus dentreprises ont des employs et des clients dans des zones gographiques diffrentes, et de plus en plus de gens font du tltravail. Les bases de donnes Web permettent daccder aux bases de donnes de lentreprise de nimporte quel ordinateur, sans quAccess y soit forcment install.
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Crer une base de donnes et des tables manuellement

Supposons quon doive stocker des types diffrents dinformations pour des types diffrents de personne. Par exemple, on peut vouloir grer des informations sur les employs, les clients et les fournisseurs. En plus des informations standards (comme les noms, les adresses et les numros de tlphone), on peut vouloir conserver dautres types dinformations :
l Les numros didentification des employs, les dates dembauche, le statut
marital, les cotisations sociales, et le taux de rmunration

l Les commandes des clients et ltat du compte l Les coordonnes des fournisseurs, ltat des commandes en cours, et les
rabais On peut commencer avec un modle, ajouter des champs pour tous les lments diffrents dinformations dans une seule table Contacts, puis les remplir avec uniquement les champs utiles pour chaque type de contact. Cependant, en rassemblant toutes ces informations dans une seule table, on crerait vite un ensemble dsordonn. Il est donc prfrable de crer une nouvelle base de donnes en se basant sur le modle Base de donnes vide puis en crant manuellement des tables spares pour chaque type de contact : employ, client et fournisseur. Lorsquon cre une nouvelle base de donnes vide ou quon insre une nouvelle table dans une base de donnes existante, la table est affiche dans une page onglet en Mode Feuille de donnes avec une ligne vide qui est prte recevoir des donnes. Comme lobjet actif est une table, Access ajoute les onglets contextuels Outils de table au ruban de manire pouvoir travailler avec la table.
Nouvelle table dans une nouvelle base de donnes.
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Si vous fermez la table ce moment-l, elle disparatra, car elle ne contient aucune donne et na pas de structure. Le moyen le plus simple dintgrer une table une base de donnes est de crer au moins un enregistrement en saisissant des donnes, qui dfinissent en mme temps la structure de la table.
Astuce Vous pouvez galement dfinir la structure de la table sans saisir des donnes. Pour plus dinformations sur les structures de table, reportez-vous la section Affiner la structure dune table plus loin dans ce chapitre. Pour plus dinformations sur lajout de nouveaux champs vides une table, reportez-vous la section Restreindre le type de donnes dun champ au chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes .
videmment, pour crer un enregistrement, vous devez savoir comment saisir des informations en Mode Feuille de donnes.
Champ attendant des donnes
Cl primaire Slecteur denregistrement, affichant licne Nouveau
Premier enregistrement dune nouvelle table, avant que les donnes soient saisies. Chaque table possde une ligne vide qui est prte recevoir un nouvel enregistrement, comme lindique licne Nouveau (lastrisque) dans le slecteur denregistrement gauche de la ligne. Par dfaut, le premier champ de chaque nouvelle table est un champ N conu pour contenir une entre qui identifiera de faon unique lenregistrement. Par dfaut, ce champ est galement dsign comme la cl primaire de la table. Deux enregistrements de cette table ne peuvent pas avoir la mme valeur dans ce champ cl primaire. En interne, le type de donnes de ce champ est dfini NumroAuto, si bien quAccess saisira votre place un nombre squentiel dans ce champ.
Astuce Comme vous le verrez dans un prochain exercice, le champ cl primaire ne doit pas ncessairement tre du type par dfaut NumroAuto. Si vous devez crer votre propre champ cl primaire, alors nimporte quel autre type de champ pourvu quil soit unique et significatif fera laffaire. Voir aussi Pour plus dinformations sur les types de donnes, reportez-vous la section Affiner la structure dune table plus loin dans ce chapitre.
Le premier champ que vous devez observer est le champ actif tiquet Cliquer pour ajouter. On saisit le premier lment dinformations du nouvel enregistrement dans la premire cellule de ce champ, puis on appuie sur la touche Tab ou Entre pour se dplacer dans la premire cellule du champ droite. Access assi-
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gne alors la valeur 1 au champ N, assigne le nom Champ1 au second champ, puis dplace ltiquette Cliquer pour ajouter dans le troisime champ. Licne du slecteur denregistrement tout gauche se modifie en deux points et un crayon pour indiquer que cet enregistrement na pas encore t enregistr, et licne Nouveau se dplace sur le slecteur denregistrement de la ligne suivante.
Premier enregistrement dune nouvelle table, aprs que les donnes ont t saisies dans le premier champ. Lorsquon cre une nouvelle table en Mode Feuille de donnes, on doit enregistrer le premier enregistrement une fois le premier lment de donnes saisi. Si vous ne le faites pas, Access incrmente la valeur N de chaque champ que vous ajoutez cet enregistrement. Par exemple, si vous ajoutez sept champs, Access assigne la valeur 7 au champ N du premier enregistrement. Pour viter ce problme, on clique simplement sur licne du slecteur denregistrement aprs avoir saisi la premire valeur du premier enregistrement. Cela sauvegarde lenregistrement avec la valeur 1 assigne au champ N, et les autres enregistrements seront numrots squentiellement. Une fois le premier lment saisi et lenregistrement sauvegard, on continue de saisir des lments dinformations dans les cellules conscutives et dappuyer sur les touches Tab ou Entre. Lorsquon a fini de saisir le dernier lment du premier enregistrement, on clique nimporte o en dehors de la ligne au-dessous pour dire Access que lenregistrement est complet. Aprs avoir termin le premier enregistrement dune nouvelle table, vous voudrez probablement modifier les noms des champs par dfaut pour avoir des noncs plus significatifs. Pour renommer un champ, on effectue simplement un double clic sur le nom du champ puis on saisit le nom que lon souhaite. tout moment lorsque vous saisissez des donnes dans une nouvelle table, vous pouvez enregistrer la table en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide et nommer la table. Si vous essayez de fermer la table sans explicitement lenregistrer, Access vous demande denregistrer la table. Si vous cliquez sur Non, Access supprime la table et toute donne saisie. Aprs avoir enregistr la table pour la premire fois, Access enregistre automatiquement chaque enregistrement lorsquon passe dun enregistrement lautre.
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Vous navez pas vous inquiter de perdre vos modifications, mais vous devez vous rappeler que la plupart des entres de donnes peuvent tre annules uniquement en modifiant un enregistrement Les bases de donnes contiennent presque toujours plusieurs tables. On peut crer dautres tables vides en cliquant sur le bouton Table dans le groupe Tables de longlet Crer du ruban. Si on doit crer une table qui a une structure similaire une table existante, on peut copier et coller la table existante pour en crer une nouvelle. Lorsquon colle la table, Access donne la possibilit de renommer la table et de spcifier si lon souhaite que la nouvelle table possde la structure de la table existante ou bien alors l a fois sa structure et ses donnes. Pour certains types de tables, Access fournit des champs Dmarrage rapide qui peuvent tre utiliss pour ajouter des ensembles courants de champs ou des types de champs une table. Les options de Dmarrage rapide suppriment le travail de dfinition de ces champs et peuvent tre trs utiles lorsquon sait exactement quel type de champ on souhaite. Dans cet exercice, vous allez crer une base de donnes vide, saisir des informations dans le premier enregistrement de sa table par dfaut, assigner des noms de champs, ajouter un autre enregistrement, et enregistrer et fermer la table. Puis vous copierez cette table pour en crer une seconde. Enfin vous crerez une nouvelle table et exprimenterez les champs Dmarrage rapide. CONFIGURATION Vous navez pas besoin de fichiers pour raliser cet exercice. Fermez les bases de donnes ouvertes, puis sur la page Nouveau du mode Backstage, suivez les tapes.
1. 1.Dans le volet central de la page Nouveau, dans la zone Modles disponibles, cliquez sur Base de donnes vide.
2. Dans le volet droit, cliquez sur la zone Nom de fichier, et saisissez MesTa-
bles. Puis cliquez sur le bouton Parcourir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices Chapitre02, et cliquez sur OK.
Astuce Vous ne pouvez pas crer une base de donnes vide sans lenregistrer. Si vous ne fournissez pas un nom de fichier et un emplacement, Access enregistre le fichier avec le nom Database suivi dun nombre squentiel dans lemplacement par dfaut (votre dossier Documents, moins que vous ne layez chang).
3. Dans le volet droit, cliquez sur le bouton Crer.

Access cre la base de donnes vide dans lemplacement spcifi, ouvre la base de donnes, et affiche une nouvelle table vide appele Table1.
4. Avec le champ vide en dessous de Cliquer pour ajouter slectionn, saisissez Scott, puis appuyez sur Tab pour aller dans le champ suivant.
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Licne du slecteur denregistrement change pour indiquer que cet enregistrement na pas t sauvegard. La valeur 1 apparat dans le champ N, le nom de la seconde colonne change en Champ1, et ltiquette Cliquer pour ajouter se dplace la troisime colonne.
5. Cliquez sur licne du slecteur denregistrement pour sauvegarder lenregistrement avant de continuer.
Astuce Le fait de cliquer sur le slecteur denregistrement est ncessaire uniquement aprs avoir saisi la premire valeur dune nouvelle table. Cette action initialise la valeur du champ N 1.
6. Cliquez sur la cellule sous Cliquer pour ajouter, et saisissez les informations
suivantes dans les sept cellules suivantes, en appuyant sur Tab aprs chaque entre : Gode 612 E. 2nd Pocatello ID 73204 USA 208 555-0161 Alors que le curseur se dplace vers la cellule suivante, le nom du champ dans lequel vous venez de saisir les donnes se transforme en Champ suivi dun nombre squentiel.
Premier enregistrement complet.

Astuce Ne soyez pas inquiet si votre cran ne ressemble pas aux ntres. Dans cette figure, nous avons ajust les largeurs des colonnes pour voir tous les champs. Pour plus dinformations sur lajustement des colonnes, reportezvous la section Manipuler les lignes et les colonnes des tables plus loin dans ce chapitre.
7. Faites un double clic sur le nom du champ N (pas la valeur ID du champ5),

puis saisissez NumClient pour le renommer.
Astuce Les noms des champs peuvent inclure des espaces, mais les espaces peuvent affecter la manire dont les requtes doivent tre construites, si bien quil est prfrable de ne pas en mettre. Pour des raisons de lisibilit, mettez une majuscule chaque mot puis supprimer les espaces, ou utilisez les traits de soulignement la place des espaces.
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8. Rptez ltape 7 pour les autres champs, en modifiant le nom des champs
avec les libells suivants : Champ1 Champ2 Champ3 Prnom Nom Rue Champ4 Champ5 Champ6 Ville tat CP Champ7 Champ8 Pays Tlphone
La table possde dsormais des noms de champs intuitifs.
Champs renomms.
Astuce Encore une fois, ne soyez pas inquiet si votre cran est diffrent de la figure, car nous avons fait des ajustements de manire voir tous les champs.
9. Ajoutez la table un autre enregistrement contenant les valeurs de champs

suivantes, en appuyant sur Tab pour vous dplacer dun champ un autre : Prnom John Nom Rue Frederickson Ville Montreal Pays tat Quebec Canada Tlphone 514 555-0167
43 rue St. Laurent CP
(appuyez sur Tab pour sauter ce champ)
10. droite de la barre donglets, cliquez sur le bouton Fermer. 11. LorsquAccess demande si vous souhaitez enregistrer la structure de la table,
cliquez sur Oui.
Important En cliquant sur Non, cela supprimera la nouvelle table et ses donnes de la base de donnes.
Access affiche la bote de dialogue Enregistrer sous.
Vous devez enregistrer la table avant de la fermer.
12. Dans la zone Nom de la table, saisissez Clients, puis cliquez sur OK.
Access ferme la table, qui est maintenant liste dans le groupe Tables de la barre de Navigation.
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La base de donnes contient maintenant une table.

Astuce Vous pouvez renommer une table en faisant un clic droit sur celle-ci dans le volet de Navigation puis en cliquant sur Renommer. Vous pouvez supprimer une table en faisant un clic droit sur celle-ci, en cliquant sur Supprimer, puis en confirmant la suppression dans la bote de message qui apparat (vous pouvez galement supprimer une table en la slectionnant dans la barre de Navigation puis en cliquant sur le bouton Supprimer dans le groupe Enregistrements de longlet Accueil ou en appuyant sur la touche Suppression).
13. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table Clients pour la slectionner. 14. Dans longlet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton
Copier. Puis cliquez sur le bouton Coller.
Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+C pour copier les donnes. Appuyez sur Ctrl+V pour coller les donnes.
La bote de dialogue Coller la table sous souvre.
Si vous avez besoin de crer une table qui est similaire une table existante, il est parfois plus facile de personnaliser une copie plutt que de la crer partir de zro.
15. Dans la zone Nom de la table, saisissez Employs. Dans la zone Options,
cliquez sur Structure seulement pour copier les champs de la table Clients mais pas les informations des clients. Cliquez ensuite sur OK.
Astuce Vous pouvez aussi utiliser les commandes Copier et Coller pour ajouter les informations de la table slectionne une autre table existante. Dans ce cas, dans la bote de dialogue Coller la table sous, saisissez le nom de la
La nouvelle table Employs apparait dans le volet de Navigation.
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table de destination dans la zone Nom de la table, cliquez sur Ajouter les donnes une autre, puis cliquez sur OK.
16. Faites un double clic sur Employs pour louvrir en Mode Feuille de donnes de manire voir ses champs. Puis fermez la table nouveau.
17. Dans longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Table.
Access cre une nouvelle table contenant un champ N et un espace rserv pour un champ Cliquer pour ajouter.
18. Avec le champ Cliquer pour ajouter actif, dans longlet contextuel Champs,
dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de champs. La galerie Plus de champs apparat.
Les champs Dmarrage rapide sont en bas de la galerie Plus de champs.
19. Si besoin, descendez en bas de la galerie, puis sous Dmarrage rapide, cliquez sur Nom. Access insre des champs prts lemploi Nom et Prnom.
20. Rptez les tapes 18 et 19 pour ajouter le champ Adresse de la liste

Dmarrage rapide. Access insre des champs Adresse, Ville, Dpartement/Province, Code postal, et Pays/Rgion.
21. Fermez la table, enregistrez-la sous le nom Livreurs.

NETTOYAGE Conservez la base de donnes MesTables pour lutiliser dans les exercices suivants.
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Conception de base de donnes

Dans une base de donnes bien conue, chaque lment de donnes est stock une seule fois. Si on capture les mmes informations des endroits diffrents, cest le signe quon doit analyser les donnes et trouver un moyen de mettre les informations dupliques dans une table spare. Par exemple, une table Commandes ne doit pas inclure les coordonnes du client passant chaque commande, pour deux raisons principales. Premirement, si le mme client commande plus dune fois, ses coordonnes seront rptes pour chaque commande, ce qui gonfle la taille de la table et de la base de donnes. Deuximement, si le client dmnage, son adresse devra tre mise jour dans lenregistrement de toutes les commandes passes. Le moyen dviter ce type de problme est de mettre toutes les informations relatives aux clients dans une table Clients et dassigner chaque client un identifiant unique, comme un numro squentiel ou une chaine de lettres unique, dans le champ cl primaire. Puis dans la table Commandes, on peut identifier le client par son numro unique. Si on doit connaitre le nom et ladresse du client qui a pass une commande particulire, on peut demander Access dutiliser son identifiant pour rechercher cette information dans la table Clients. Ce processus qui garantit quun ensemble dinformations est stock un seul endroit est appel normalisation. Ce processus permet de savoir si la base de donnes respecte un ensemble de rgles de normalisation qui sont des questions du genre si je connais les informations du champ cl primaire dun enregistrement, est-ce que je peux retrouver les informations partir dun seul et unique enregistrement ? Par exemple, si lon sait quun identifiant client est 1002, on peut retrouver le nom et ladresse du client partir de la table Clients, alors que savoir quun nom de famille dun client est Jones ne signifie pas quon puisse retrouver le nom et ladresse du client partir de la table, car il peut y avoir plusieurs clients qui sappellent Jones. Le sujet de la normalisation dpasse le cadre de ce livre. Si vous devez concevoir une base de donnes qui contienne plusieurs tables, vous devez rechercher la rubrique Concepts de base sur la conception d'une base de donnes dans laide dAccess pour en apprendre plus sur le processus de normalisation.
Manipuler les lignes et les colonnes des tables

Dans le chapitre 1, Explorer une base de donnes Access 2010 , vous avez vu comment ajuster rapidement la largeur des colonnes de table pour afficher de manire efficace les donnes. En plus dajuster la largeur des colonnes, on souhaite parfois rorganiser les champs dune table pour obtenir un meilleur affi-
Manipuler les lignes et les colonnes des tables
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chage des donnes. Par exemple, si on veut chercher un numro de tlphone mais que les noms et les numros de tlphone sont spars par sept champs, on doit faire dfiler la page pour obtenir linformation souhaite. On peut vouloir rorganiser ou masquer quelques champs pour pouvoir visualiser en mme temps les seules informations qui nous intressent. On peut manipuler les colonnes et les lignes dune table Access sans affecter les donnes sous-jacentes. On peut modifier la taille des lignes, masquer, dplacer, et figer les colonnes. On peut enregistrer la mise en forme de la table de manire ce que la table soit prsente de la mme faon la prochaine fois quon louvre, ou on peut annuler les modifications sans les enregistrer Dans cet exercice, vous allez ouvrir une table et manipuler ses colonnes et ses lignes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes MesTables avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes MesTables, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, faites un double clic sur la table Clients pour
louvrir en Mode Feuille de donnes.
2. Dans la ligne du nom de champ, pointez sur la bordure droite du nom de

champ Rue, et lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, dplacez-vous droite jusqu voir toutes les adresses.
3. Faites un double clic sur la bordure droite de toutes les colonnes qui semblent trop larges ou trop petites pour ajuster la colonne son contenu. Cette technique est particulirement utile dans une grande table o on ne peut pas facilement dterminer la longueur de lentre la plus longue dun champ.
4. Pointez vers la bordure entre deux slecteurs denregistrement, puis dplacez-vous vers le bas. Lorsque vous relchez le bouton de la souris, Access augmente la hauteur de toutes les lignes de la table.
Vous ne pouvez pas ajuster la hauteur dune seule ligne.
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5. Dans longlet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Hauteur de ligne. La bote de dialogue Hauteur de ligne souvre.
Vous pouvez dfinir les lignes la hauteur que vous voulez.
6. Dans la bote de dialogue Hauteur de ligne, cochez la case Hauteur standard, puis cliquez sur OK. Access rinitialise la hauteur des lignes avec la valeur par dfaut.
7. Cliquez nimporte o dans le champ Prnom. Puis dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, et sur Masquer les champs. Le champ Prnom disparat et les champs sa droite sont dplacs vers la gauche.
Astuce Si vous slectionnez plusieurs champs avant de cliquer sur Masquer les champs, ils disparaissent tous. Vous pouvez slectionner les champs adjacents en cliquant sur le nom du champ du premier, tout en gardant la touche Majuscule appuy, et en cliquant sur le nom du dernier slectionner. Les deux champs et tous ceux qui sont situs entre sont slectionns.
8. Pour restaurer le champ masqu, dans le groupe Enregistrements, cliquez

sur le bouton Plus, puis sur Afficher les champs. La bote de dialogue Afficher les colonnes souvre.
Vous pouvez cocher et dcocher les cases pour contrler quels champs sont visibles.
Affiner la structure dune table
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Astuce Si vous souhaitez masquer plusieurs colonnes qui ne sont pas adjacentes, vous pouvez afficher la bote de dialogue Afficher les colonnes et dcochez leurs cases.
9. Dans la bote de dialogue Afficher les colonnes, cochez la case Prnom,

puis cliquez sur Fermer. Access affiche nouveau le champ Prnom.
10. Si vous pouvez voir tous les champs de la table, pour les besoins de cet exer-
cice, ajustez la taille de la fentre du programme de manire ce que certains champs ne soient plus visibles.
11. Pointez sur le nom du champ NumClient, maintenez le bouton de la souris

enfonc, et dplacez-vous vers les noms de champs Prnom et Nom. Avec les trois colonnes slectionnes, cliquez sur le bouton Plus dans le groupe Enregistrements, puis cliquez sur Figer les champs.
12. Faites dfiler la page droite jusqu ce que le champ Tlphone soit adjacent au champ Nom. Les trois premires colonnes restent affiches lorsque vous faites dfiler.
13. Dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Plus, puis sur Librer tous les
champs pour restaurer les champs leur tat normal.
Astuce Les commandes pour masquer, dmasquer, figer, et dfiger les colonnes sont galement disponibles partir du menu des raccourcis qui apparat lorsquon effectue un clic droit sur le nom dun champ.
14. Cliquez sur le champ Tlphone pour slectionner ce champ. Puis dplacez
le champ gauche, en relchant le bouton de la souris lorsque la ligne noire paisse apparat droite du nom Nom. apportes aux largeurs des colonnes et leur ordre. Si vous voyez un avertissement indiquant que cette action videra le Presse-papiers, cliquez sur Oui.
15. Fermez la table Clients, cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications
NETTOYAGE Conservez la base de donnes MesTables pour lutiliser dans les exercices suivants.

Bien quon puisse crer la structure dune base de donnes en Mode Feuille de donnes, certains affinements de structure ne peuvent tre raliss quen Mode Cration. Lorsquon est familier avec les tables, on peut mme vouloir crer nos tables de zro en Mode Cration, o lon a plus de contrle sur les champs. On
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peut ouvrir une nouvelle table en Mode Cration en cliquant sur le bouton Cration de table dans le groupe Tables de longlet Crer. Lorsquon ouvre une table existante en Mode Cration, la page onglet montre la structure sous-jacente de la table.
Page Cration de table. Ce page possde deux parties. La partie du haut contient les lments suivants :
l Slecteur on peut cliquer sur la zone ombre gauche dune ligne pour
slectionner tout le champ. On peut alors insrer une ligne au-dessus de la ligne slectionne, supprimer la ligne (cest--dire supprimer le champ), ou dplacer le champ pour le repositionner dans la table. Le slecteur identifie aussi le champ cl primaire de la table en affichant licne Cl primaire (une cl avec une flche pointant droite).
Astuce Si vous ne voulez pas quune table ait de cl primaire (par exemple, si aucun des champs ne contient de valeur unique pour tous les enregistrements), slectionnez le champ dsign comme cl primaire, et dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire pour le dslectionner. Si vous souhaitez dsigner un champ diffrent comme cl primaire, slectionnez le nouveau champ, et cliquez sur le bouton Cl primaire pour le slectionner (vous navez pas besoin de supprimer la cl primaire du champ en cours; cela se fera automatiquement). l Colonne Nom du champ Cette colonne contient les noms quon spcifie
lorsquon cre la table. On peut modifier les noms en utilisant les techniques
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ddition de texte habituelles. On peut ajouter un nouveau champ en saisissant son nom dans la premire cellule de cette colonne.
l Colonne Type de donnes Cette colonne spcifie le type de donnes que le
champ peut contenir. Par dfaut, le champ N dune nouvelle table est assign au type de donnes NumroAuto, et tous les autres champs sont assigns au type de donnes Texte. lexception des champs avec les types de donnes Objet OLE et Pice jointe, on peut modifier le type de nimporte quel champ en cliquant sur son entre Type de donnes, en cliquant sur la flche qui apparat, et en cliquant sur le nouveau type de donnes dans la liste.
Liste des types de donnes.

Voir aussi Pour plus dinformations sur les types de donnes, reportez-vous la section Restreindre le type de donnes dun champ du chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes . l Colonne Description Cette colonne contient une description optionnelle
du champ. La zone Proprits du champ en bas de la page de cration affiche les proprits du champ slectionn dans la partie du haut. Diffrentes proprits sont associes aux diffrents types de donnes. Elles peuvent dterminer des choses comme le nombre de caractres autoriss dans un champ, la valeur insre si lutilisateur ne saisit rien, et si une entre est obligatoire. Les proprits peuvent aussi valuer si une entre est valide et forcer lutilisateur slectionner une valeur partir dune liste au lieu de la saisir (avec le risque derreurs). On peut assigner tous les champs, quel que soit leur type de donnes, une proprit Lgende qui apparaitra lemplacement du nom de champ dans les tables ou dans dautres objets de base de donnes. Par exemple, on peut souhaiter utili-
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ser des lgendes pour afficher les noms de champs avec des espaces, comme Code Postal la place du nom du champ CodePostal.
Voir aussi Pour plus dinformations sur lutilisation des proprits pour contrler lexactitude des entres de donnes, reportez-vous au chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes . Pour une liste complte des types de donnes et des proprits, recherchez types de donnes dans laide dAccess.
Dans cet exercice, vous allez ouvrir une table en Mode Cration, ajouter et supprimer des champs, modifier un type de donnes, dfinir les tailles de champ, et ajouter une lgende. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes MesTables avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes MesTables, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, faites un clic droit sur la table Employs, puis
cliquez sur Mode Cration. Access ouvre la table en affichant sa structure. Comme vous avez cr cette table en copiant la table Clients, vous devez apporter des changements sa structure.
2. Avec NumClient surlign dans la colonne Nom du champ, saisissez

NumEmploy, puis appuyez sur la touche Tab deux fois.
3. Dans la colonne Description, saisissez Numro unique didentification. 4. Cliquez sur le slecteur du champ Pays, puis sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Supprimer les lignes.
5. Dans la ligne vide sous le champ Tlphone, cliquez sur la cellule Nom du
champ, et saisissez DateNaissance. Puis cliquez sur la cellule Type de donnes. Access assigne le type de donnes par dfaut Texte au nouveau champ.
6. Cliquez sur la flche droite de la cellule Type de donnes, et dans la liste,

cliquez sur Date/Heure.
7. Rptez les tapes 5 et 6 pour ajouter un autre champ Date/Heure nomm

DateEmbauche.
8. Slectionnez le nom du champ CP, modifiez-le CodePostal, puis modifiez

son type de donnes Texte. Les proprits de la zone Proprits du champ en bas de la page de cration changent selon le type de champ slectionn.
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Proprits du type de donnes Texte.
9. Dans la zone droite de Taille du champ, faites un double clic sur 255, et
saisissez 10. On spcifie que ce champ ne peut contenir plus de 10 caractres.
10. Modifiez la proprit Taille du champ des champs suivants :

Prnom Nom 50 50 Ville tat 50 20 Tlphone 30
Astuce Parfois la modification des proprits des champs dune table qui contient dj des donnes peut produire des rsultats imprvus. Si vous faites modifier une proprit de champ qui peut provoquer une perte de donnes (par exemple, si vous rduisez la proprit Taille du champ une valeur plus petite quun des champs existants), Access vous alerte de ce problme lorsquil vous demande denregistrer la table. Pour plus dinformations, reportez-vous au chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes .
11. Cliquez sur le champ tat. Puis dans la zone Proprits du champ, cliquez
sur la zone Lgende, et saisissez tat ou Rgion. Le Nom du champ demeure tat, mais en Mode Feuille de donnes, lentte de la colonne sera tat ou Rgion.
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Vous avez modifi les proprits Taille du champ et Lgende du champ tat.
12. Dans longlet Cration, dans le groupe Affichages, cliquez sur le bouton
Affichage pour basculer en Mode Feuille de donnes. Access vous demande denregistrer la table avant de quitter le mode Cration.
13. Dans la zone de message, cliquez sur Oui pour enregistrer la table.
Access enregistre la table et laffiche en Mode Feuille de donnes.
14. Avec la table affiche en Mode Feuille de donnes, cliquez sur le nom du
champ Nom. Puis dans longlet contextuel Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Texte. Un nouveau champ appel Champ1 qui possde le type de donnes Texte est insr droite du champ Nom.
Astuce Vous pouvez aussi crer un nouveau champ avec un type de donnes spcifique en cliquant sur ltiquette Cliquer pour ajouter droite du dernier champ dans la ligne des noms de champ. Puis dans la liste qui apparat, vous pouvez cliquer sur le type de donnes que vous voulez.
15. Avec Champ1 slectionn, saisissez Fonction, puis appuyez sur Entre. 16. Cliquez sur le nom du champ Fonction. Puis dans le groupe Proprits,
dans la zone Taille du champ, cliquez sur 255 pour le slectionner, saisissez 50, et appuyez sur Entre.
17. Saisissez les informations suivantes dans le premier enregistrement :
Crer des relations entre des tables
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Prnom Nom Fonction
Karen Berg Owner
La table Employs est maintenant prte tre remplie.
Premier enregistrement de la table Employs. NETTOYAGE Fermez la table Employs. Conservez la base de donnes MesTables pour lutiliser dans le dernier exercice.

Dans Access, une relation est une association entre des champs communs de deux tables. On peut utiliser cette association pour lier le champ cl primaire dune table un champ qui contient les mmes informations dans une autre table. Le champ de lautre table est appel cl trangre. Par exemple si les comptes clients sont assigns des vendeurs spcifiques, on peut tablir une relation en liant le champ cl primaire NumEmploy de la table Employs au champ cl trangre NumEmploy de la table Clients. Chaque compte client est assign un seul vendeur, mais chaque vendeur peut grer plusieurs comptes clients, si bien que ce type de relation (la plus courante) est appel relation de un--plusieurs. De faon similaire, si chaque commande est associe un client, on peut tablir une relation en liant le champ cl primaire NumClient de la table Clients au champ cl trangre NumClient de la table Commandes. Chaque commande est passe par un seul client, mais chaque client peut passer plusieurs commandes. Cest un autre exemple de relation de un--plusieurs. Il y a deux autres relations moins courantes :
l Un--un Dans ce type de relation, chaque enregistrement dune table peut
avoir un et un seul enregistrement reli dans une autre table. Ce type de relation nest pas couramment utilis car il est plus facile de mettre tous les champs dans une seule table. Cependant, on peut utiliser deux tables relies la place dune seule pour dcomposer une table qui comportent de nombreux champs, ou bien pour grer des informations qui sappliquent uniquement certains des enregistrements de la premire table.
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l Plusieurs--plusieurs Ce type de relation se compose de deux relations
un--plusieurs lies ensemble via une troisime table. On peut voir cette relation dans une base de donnes qui contient les tables Produits, Commandes, et Dtails des commandes. La table Produits possde un enregistrement pour chaque produit, et chaque produit a un unique NumProduit. La table Commandes a un enregistrement pour chaque commande passe, et chaque enregistrement a un NumCommande unique. Cependant, la table Commandes ne spcifie pas quels produits ont t inclus dans chaque commande ; cette information se trouve dans la table Dtails des commandes (la table du milieu qui lie les deux autres). Les tables Produits et Commandes ont chacune une relation un--plusieurs avec la table Dtails des commandes. Produits et Commandes ont par consquent une relation plusieurs-plusieurs entre elles. En dautres termes, cela signifie que chaque produit peut apparatre dans beaucoup de commandes, et chaque commande peut inclure beaucoup de produits. La faon la plus courante de crer une relation entre deux tables est dajouter les tables la page Relations affiche lorsquon clique sur le bouton Relations dans le groupe Relations sur longlet Outils de base de donnes. On dplace alors un champ dune table vers le champ commun de lautre table et on complte la dfinition de la relation dans la bote de dialogue Modifier des relations. Dans cette bote de dialogue, on a la possibilit dimposer une restriction appele intgrit rfrentielle sur les donnes, ce qui signifie quune entre ne sera pas autorise dans une table si elle nexiste pas dans lautre. Aprs avoir cr une relation, on peut la supprimer en supprimant la ligne connectant les tables sur la page Relations. On peut effacer toutes les botes partir de la page en cliquant sur le bouton Effacer la mise en page dans le groupe Outils dans longlet contextuel Outils de relation Crer.
Astuce Ltude des relations dans ce chapitre est dlibrment simple. Cependant, les relations sont ce qui rendent les bases de donnes relationnelles intressantes, et Access fournit un certain nombre de mcanismes assez complexes pour assurer lintgrit des donnes chaque extrmit de la relation. Certains de ces mcanismes sont traits au chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes . Pour une meilleure vision densemble, recherchez Guide pour les relations entre tables dans laide dAccess.
Dans cet exercice, vous allez crer des relations entre une table et deux autres tables. Puis vous testerez lintgrit rfrentielle dune des relations. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes MesTables avec laquelle vous avez travaill dans le prcdent exercice pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes MesTables, puis suivez les tapes.
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1. Sur longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Table pour
crer une nouvelle table. Avant dajouter des champs cette table, sauvegardez-la.
2. Sur la barre doutils Accs rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer, nommez la table Commandes, et cliquez sur OK.
3. droite de Cliquer pour ajouter, cliquez sur la flche, et dans la liste des
types de donnes, cliquez sur Nombre. Rptez cette tape pour crer un deuxime champ avec le type de donnes Nombre.
4. Faites un double clic sur Champ1, et saisissez NumClient. Puis faites un double clic sur Champ2, et saisissez NumEmploy. Chaque commande de la table Commandes sera passe par un client et sera gre par un employ. Crons une relation entre les tables Clients et Employs de manire ne pas crer denregistrements pour des commandes de clients qui nexistent pas ou qui semblent avoir t gres par des employs qui nexistent pas.
5. Fermez la table Commandes.

Astuce Vous ne pouvez pas crer de relation pour une table ouverte.
6. Sur longlet Outils de base de donnes, dans le groupe Relations, cliquez

sur le bouton Relations. La bote de dialogue Afficher la table souvre pour que vous indiquiez les tables pour lesquelles vous voulez crer une relation.
Page Tables de la bote de dialogue Afficher la table.

Dpannage Si la bote de dialogue ne souvre pas automatiquement, cliquez sur le bouton Afficher la table dans le groupe Relations sur longlet contextuel Cration.
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7. Avec Clients slectionn sur la page Tables, cliquez sur Ajouter. Puis faites
un double clic sur Commandes, et cliquez sur Fermer. Access affiche la page Relations et ajoute un onglet contextuel Outils de relation au ruban.
Les deux botes listent tous les champs de leurs tables respectives.
8. Dans la liste des champs Clients, cliquez sur NumClient, et dplacez-le sur
NumClient de la liste des champs Commandes, en relchant le bouton de la souris lorsque les deux petites botes, une contenant un signe plus, apparaissent sous le pointeur. La bote de dialogue Modifier des relations souvre.
En bas de la bote de dialogue, Access indique que ce sera une relation un-plusieurs.
9. Cochez la case Appliquer lintgrit rfrentielle, puis cliquez sur Crer.
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Access cre un lien entre la cl primaire de la table Clients et la cl trangre de la table Commandes, et une ligne connecte maintenant les deux listes de champs sur la page Relations.
Les symboles chaque fin de ligne indiquent que chaque valeur NumClient apparat une seule fois dans la table Clients mais peut apparatre plusieurs fois dans la table Commandes.
10. Sur longlet contextuel Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur le bou-
ton Afficher la table. Puis dans la bote de dialogue Afficher la table, faites un double clic sur la table Employs, et cliquez sur Fermer. Access ajoute une bote listant tous les champs de la table Employs sur la page Relations.
11. Sur la page, dplacez les barres de titre des trois listes de champs pour les
arranger de manire ce quelles soient cte cte et quidistance.
12. Dans la liste des champs Employs, cliquez sur le champ NumEmploy,
puis dplacez-le sur le champ NumEmploy de la liste de champs Commandes. Puis dans la bote de dialogue Modifier des relations, slectionnez la case Appliquer lintgrit rfrentielle, et cliquez sur Crer.
13. Une fois quAccess dessine la ligne de relation entre la cl primaire et la cl

trangre, fermez la page Relations, en cliquant sur Oui pour enregistrer sa mise en page.
14. Ouvrez la table Commandes. Puis dans le champ NumClient du premier

enregistrement, saisissez 11, et cliquez sous lenregistrement pour le valider. Access affiche une bote de message indiquant que vous ne pouvez pas ajouter le nouvel enregistrement la table.
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La valeur du champ NumClient de la table Commandes doit correspondre une valeur de la cl primaire NumClient de la table Customer.
15. Cliquez sur OK. Puis modifiez la valeur 1, et cliquez sous lenregistrement
pour le valider. Cette fois, Access accepte la valeur car il existe un enregistrement avec la valeur 1 pour la cl primaire NumClient de la table Clients. NETTOYAGE Fermez la table Commandes, puis fermez la base de donnes MesTables.
En rsum
l Access 2010 inclut des modles pour faciliter la cration de bases de don-
nes et de composants dapplication pour vous aider ajouter des tables relies et dautres objets de base de donnes.
l Plutt que de stocker toutes les informations dans une table, on peut crer
diffrentes tables pour chaque type dinformations, comme les clients, les commandes et les fournisseurs.
l On peut crer une structure de table simple en saisissant les donnes et en
nommant les champs en Mode Feuille de donnes. On peut aussi dfinir les types de donnes et certaines proprits.
l On peut manipuler ou masquer les colonnes et les lignes sans affecter les
donnes.
l En mode Cration, on peut modifier nimporte quelle table, si on la cre
manuellement ou partir dun modle.

l Les types de donnes et les proprits dterminent quelles donnes peu-
vent tre saisies dans un champ, et la manire dont les donnes apparatront lcran. Attention : modifier certaines proprits peut affecter les donnes.
l On peut crer une relation entre la cl primaire dune table et la cl tran-
gre dune autre de manire pouvoir combiner les informations des deux tables.

Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire, page 78
Changer lapparence dun formulaire, page 85
Changer la disposition dun formulaire, page 93
Crer des formulaires simples

4 Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire. 4 Changer lapparence dun formulaire. 4 Changer la disposition dun formulaire.
Une base de donnes qui contient les donnes de lactivit quotidienne dune entreprise active nest utile que si elle est maintenue jour et si les informations qui y sont stockes peuvent tre retrouves rapidement. Bien que Microsoft Access 2010 soit assez facile utiliser, la saisie, la modification et la recherche des informations en Mode Feuille de donnes nest pas une tche que lon peut confier quelquun qui ne connat pas bien Access. Non seulement ces tches sont fastidieuses et inefficaces, mais le travail en Mode Feuille de donnes laisse une bien plus grande place aux erreurs, particulirement si les dtails des transactions complexes doivent tre saisis dans plusieurs tables relies. La cration et lutilisation de formulaires permet de rgler ce problme. Un formulaire est un affichage organis et mis en forme de champs dune ou plusieurs tables. Les formulaires travaillent de faon interactive avec les tables dune base de donnes. On utilise les contrles du formulaire pour saisir de nouvelles informations, pour modifier ou supprimer des informations existantes, ou rechercher des informations. Les deux contrles que vous utiliserez le plus frquemment dans un formulaire Access sont :
l Contrles Zone de texte On peut visualiser ou saisir des informations dans
ces contrles. On peut se reprsenter un contrle Zone de texte comme une petite fentre dans laquelle on peut insrer des donnes dans le champ correspondant dune table relie ou afficher des informations qui sont dj dans ce champ.
l Contrles tiquette Ceux-ci indiquent le type dinformation quon visua-
lise dans le contrle Zone de texte correspondant, ou ce quon est cens saisir dans le contrle Zone de texte.
Astuce Un formulaire Access peut galement inclure une grande varit dautres contrles, tels que les zones de liste, qui transforment le formulaire en quelque chose de similaire une bote de dialogue Windows ou une page dassistant. Pour
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78
Chapitre 3 Crer des formulaires simples
plus dinformations, reportez-vous la section Restreindre les donnes aux valeurs dune liste du chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes .
Dans ce chapitre, vous dcouvrirez combien il est facile de crer des formulaires pour afficher ou saisir des informations. Vous modifierez galement des formulaires pour satisfaire vos besoins en changeant leur apparence et lorganisation de leurs contrles.
Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices de ce livre sur votre ordinateur. Les fichiers dexercices que vous allez utiliser pour raliser les exercices de ce chapitre se trouvent dans le dossier Chapitre03 des fichiers dexercices.
Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire

Avant de commencer crer un formulaire, vous devez savoir les choses suivantes :
l Sur quelle table doit se baser le formulaire l Comment le formulaire sera utilis
Une fois ces dcisions prises, vous pouvez crer un formulaire selon lune des manires suivantes :
l En cliquant sur la table que vous voulez dans la barre de Navigation, puis
en cliquant sur le bouton Formulaire dans le groupe Formulaires sur longlet Crer. Cette mthode cre un formulaire simple qui utilise tous les champs de la table.
l En utilisant un assistant. Cette mthode permet de choisir quels champs
de la table vous souhaitez utiliser dans le formulaire.

Voir aussi Pour plus dinformations sur lutilisation des assistants pour crer des formulaires, reportez-vous la section Modifier un formulaire cr avec un assistant du chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss . l Manuellement en Mode Page o on peut voir les donnes sous-jacentes
ou en mode Cration o lon peut avoir plus de contrles sur les lments du formulaire.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la manipulation des formulaires en Mode Page, reportez-vous aux deux autres sections de ce chapitre. Pour plus dinformations sur la cration manuelle de formulaires en Mode Cration, reportez-vous la section Ajouter des contrles un formulaire du chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .
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Astuce Lorsquon cre des formulaires pour une base de donnes Web, on doit utiliser le Mode Page. On peut utiliser le Mode Page ou le mode Cration pour les bases de donnes non-Web.
Vous allez gnralement vouloir commencer le processus de cration des formulaires qui sont bass sur des tables en utilisant lAssistant Formulaire ou un assistant (non pas parce que le processus manuel est particulirement difficile, mais parce quil est simplement plus efficace de faire crer le formulaire de base par un outil ou un assistant pour ensuite peaufiner manuellement ce formulaire). Dans cet exercice, vous allez utiliser lAssistant Formulaire pour crer un formulaire bas sur une table. Vous allez ensuite saisir deux enregistrements en utilisant le nouveau formulaire et actualiser la table pour reflter les nouvelles entres. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden03_base situe dans votre dossier Chapitre03 des fichiers dexercices pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden03_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden03. Puis suivez les tapes.
Important Le fichier de cet exercice contient des tables qui ressemblent celles du fichier dexercice du chapitre 1. Cependant, pour simplifier les tapes, nous avons supprim les relations entre les tables. Assurez-vous dutiliser la base de donnes dexercice de chaque chapitre plutt que dutiliser celle dun prcdent chapitre.
1. Dans le volet de Navigation, affichez Tous les objets Access, puis dans le
groupe Tables, faites un double clic sur Clients. La table Clients souvre en Mode Feuille de donnes.
La barre de navigation des enregistrements montre quil y a 108 enregistrements dans cette table.
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Remarquez le champ NumClient, qui contenant un identifiant unique pour chaque client, est le champ cl primaire. Dans ce cas, lidentifiant unique nest pas un numro gnr automatiquement, mais les trois premires lettres du nom du client suivi des deux premires lettres de son prnom.
Voir aussi Pour plus dinformations sur ce type de cl primaire, reportez-vous la section Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table du chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes .
2. Dans longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire. Access cre un formulaire simple bas sur la table active et affiche le formulaire en Mode Page. Dans cet affichage, on peut faire des ajustements la mise en page et au contenu du formulaire en cliquant sur les boutons dans les trois onglets contextuels Outils de prsentation de formulaire.
Astuce Vous navez pas ouvrir une table pour crer un formulaire bas sur celle-ci. On peut simplement cliquer sur la table dans le volet de Navigation pour la slectionner puis cliquer sur le bouton Formulaire dans le groupe Formulaires sur longlet Crer. Mais il est parfois utile davoir la table ouverte en arrire-plan du formulaire pour vrifier le contenu du formulaire et celui de la table.
Premier enregistrement de la table, affich en Mode Page.
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Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change selon la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos images, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
LAssistant Formulaire a configur tous les noms de champs de la table comme des tiquettes et tous les champs comme des zones de texte. Dans len-tte en haut du formulaire, le nom de la table apparat comme un titre, et licne du formulaire apparat comme un espace rserv pour un logo.
3. Dplacez le pointeur de la souris sur le formulaire, et cliquez sur nimporte

quel contrle tiquette ou zone de texte. En Mode Page, on peut ajuster les contrles du formulaire, si bien que ds quon clique sur un contrle, il est slectionn et prt tre manipul.
Formulaire. Puis dplacez le pointeur de la souris sur le formulaire, et cliquez sur ltiquette Ville.
En Mode Formulaire, les onglets contextuels Outils de prsentation de formulaire napparaissent plus. Le fait de cliquer sur une tiquette ne la slectionne pas pour la manipulation ; au lieu de cela, lentre de la zone de texte adjacente est slectionne, prte pour ldition.
Premier enregistrement, affich en Mode Formulaire.
5. Dans la barre de navigation des enregistrements en bas du formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant. Access affiche le deuxime enregistrement de la table.
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6. Utilisez la barre de navigation des enregistrements pour afficher dautres

enregistrements.
Astuce On peut facilement comparer les informations illustres dans le formulaire celles de la table en cliquant alternativement sur longlet de la table Clients et longlet du formulaire Clients pour jongler entre leurs pages.
7. Tout droite de la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le

bouton Nouvel enregistrement (vide). Access affiche un formulaire Clients vide, prt la saisie dinformations pour un nouveau client.
La barre de navigation des enregistrements montre quil y aura 109 enregistrements.
8. Cliquez sur ltiquette NumClient.

La zone de texte droite contient maintenant le curseur.
9. Saisissez ASHCH, puis appuyez sur la touche Tab.

Lorsquon commence saisir, licne qui indique quun enregistrement reoit des donnes (deux points et un crayon) apparat dans la barre gauche. Lorsquon appuie sur la touche Tab ou Entre, le curseur se dplace dans la zone de texte suivante.
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10. Saisissez les informations suivantes, en appuyant sur la touche Tab pour
vous dplacer dans la zone de texte suivante. Prnom Nom Adresse Ville Region CodePostal Pays Tlphone Chris Ashton 89 Cedar Way Redmond WA 88052 USA (425) 555-0191
11. Lorsque vous avez fini de saisir le numro de tlphone, appuyez sur Entre.
Comme vous venez juste de saisir la valeur du dernier champ de lenregistrement, Access affiche un autre enregistrement vide. La barre de navigation des enregistrements montre maintenant que ce sera le 110ime enregistrement de la table.
12. Saisissez les informations suivantes, en appuyant sur la touche Tab pour
vous dplacer de zone de texte en zone de texte. NumClient Prnom Nom Adresse Ville Region CodePostal Pays Tlphone BERJO Jo Berry 407 Sunny Way Kirkland WA 88053 USA (425) 555-0187
13. Lorsque vous avez fini de saisir le numro de tlphone, Appuyez sur Entre.
Puis dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton Enregistrement prcdent. Access annule le nouvel enregistrement et affiche lenregistrement que vous venez de crer.
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Informations saisies pour lenregistrement n110.
14. Cliquez sur longlet de la table Clients, et dans la barre de navigation des
enregistrements, cliquez sur le bouton Dernier enregistrement. Les deux enregistrements saisis dans le formulaire napparaissent pas en bas de la table, et la barre de navigation des enregistrements indique quil y a seulement 108 enregistrements dans la table.
15. Dans longlet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Actualiser tout. Access synchronise la saisie des donnes du formulaire avec la table, met jour la barre de navigation des enregistrements pour montrer les 110 enregistrements, et affiche le haut de la table.
Changer lapparence dun formulaire
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Les deux nouveaux enregistrements apparaissent maintenant dans lordre alphabtique en se basant sur les valeurs du champ NumClient.
16. Fermez la table Clients. 17. Dans la barre doutils Accs rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer. Puis
dans la bote de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur OK pour accepter Clients comme nom du formulaire. Access enregistre le formulaire. Le groupe Formulaires apparat dans la barre de Navigation, o Clients est le seul formulaire de la base de donnes. NETTOYAGE Fermez le formulaire. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden03 pour lutiliser dans les prochains exercices.

Lorsquon cre un formulaire en utilisant lAssistant Formulaire, comme on la fait dans le prcdent exercice, le formulaire inclut tous les champs de la table sur laquelle il est bas. Chaque champ est reprsent sur le formulaire par un contrle Zone de texte et son contrle tiquette associ. Le formulaire est li la table, et chaque zone de texte est associe son champ correspondant. La table est appele source de lenregistrement, et le champ est appel source du contrle. Les formulaires et leurs contrles ont des proprits qui dterminent la manire dont ils agissent et apparaissent. Un formulaire hrite de certaines proprits de la table sur laquelle il est bas. Par exemple, chaque nom de zone de texte du formulaire reflte le nom du champ correspondant dans la table source. Ltiquette
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de la zone de texte reflte aussi le nom du champ, moins que le champ ne possde une proprit Lgende, auquel cas cest la lgende qui est affiche. La largeur de chaque zone de texte est dtermine par la proprit Taille du champ de la table. Mme si un formulaire est associ sa table, les proprits du formulaire ne sont pas lies aux proprits de la table. Aprs avoir cr le formulaire, on peut changer les proprits des champs du formulaire indpendamment de celles de la table. On peut vouloir modifier ces proprits pour amliorer lapparence du formulaire (par exemple, on peut modifier la police, la taille de police, lalignement, la couleur de remplissage et la bordure). Modifier le thme appliqu la base de donnes est un des moyens les plus rapides pour changer lapparence dun formulaire. Un thme est une combinaison de couleurs et de polices qui contrle lapparence de certains objets. Dans le cas dun formulaire, il contrle la couleur et le texte de len-tte en haut du formulaire et le texte des tiquettes et des zones de texte. Par dfaut, le thme Office est appliqu toutes les bases de donnes bases sur le modle Base de donnes vide et leurs objets, mais on peut facilement modifier le thme en cliquant sur le bouton Thmes dans le groupe Thmes sur longlet contextuel Cration, puis en choisissant une slection dans la galerie Thmes. Lorsque la galerie est affiche, on peut pointer un thme pour afficher la prvisualisation de lobjet de base de donnes actif avec les couleurs et les polices de ce thme. Si vous aimez les couleurs dun thme et les polices dun autre thme, on peut associer les lments des diffrents thmes. Appliquez tout dabord le thme qui ressemble le plus lapparence que vous souhaitez, puis dans le groupe Thmes, modifiez les couleurs en cliquant sur le bouton Couleurs ou les polices en cliquant sur le bouton Polices.
Astuce Si vous crez une combinaison de couleurs et des polices que vous souhaitez utiliser avec dautres bases de donnes, vous pouvez enregistrer la combinaison comme un nouveau thme en cliquant sur Enregistrer le thme actif en bas de la galerie Thmes.
Si vous aimez la majeure partie de la mise en forme dun thme mais que vous souhaitez affiner certains lments, vous pouvez faire cela en Mode Page. Dans cet affichage, on peut voir les enregistrements de la table laquelle le formulaire est associ, si bien que lorsquon fait des ajustements, on peut voir limpact sur les donnes (les modifications des donnes peuvent tre effectues uniquement en Mode Formulaire). On peut galement vouloir ajouter le logo de lentreprise ou une petite image qui reprsente le contenu du formulaire.
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Dans cet exercice, vous allez modifier les proprits du formulaire qui contrlent ses attributs de couleurs et de texte. Vous allez aussi ajouter un logo au formulaire. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden03 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent et limage Logo situ dans votre dossier des fichiers Chapitre03 pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden03, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, sous Formulaires, faites un clic droit sur

Clients, puis cliquez sur Mode Page. Le formulaire Clients souvre en Mode Page.
2. Dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Thmes, cliquez sur le

bouton Thmes. La galerie Thmes apparat.
Chaque vignette reprsente un thme. Par dfaut, le thme Office est appliqu cette base de donnes.
3. Pointez sur chaque vignette tour tour, en attendant de voir son nom appa4. Cliquez sur la vignette Austin pour lappliquer ce thme. 5. Dans longlet Cration, dans le groupe En-tte/pied de page, cliquez sur le
bouton Logo.
ratre dans linfo-bulle et la prvisualisation du thme sur len-tte et le texte du formulaire.
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6. Affichez le contenu de votre dossier des fichiers dexercices Chapitre03

dans la bote de dialogue Insrer une image, puis faites un double clic sur limage Logo. Le logo remplace licne du formulaire gauche du titre de len-tte du formulaire.
Le formulaire possde dsormais un logo personnalis. Explorons maintenant les proprits individuelles.
7. Dans le formulaire Clients, cliquez sur ltiquette NumClient (pas sa zone de

texte). Ltiquette est entoure dune bordure paisse orange.
8. Dans longlet contextuel Format, dans le groupe Police, cliquez sur la flche
Taille de police, puis dans la liste, cliquez sur 8. Le texte de ltiquette est maintenant beaucoup plus petit.
9. Cliquez sur la zone de texte NumClient (pas son tiquette), puis dans
longlet contextuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de proprits.
Raccourcis clavier Appuyez sur Alt+Entre pour afficher la Feuille de proprits.
La Feuille de proprits de ce formulaire souvre et affiche les proprits de lobjet dont le nom apparat dans la zone de texte en haut du volet. Au-dessus de la zone, le type dobjet est identifi. Les proprits sont organises sous la zone en quatre pages : Format, Donnes, vnement, et Autres. On
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peut afficher toutes les proprits sur une page en cliquant sur longlet Toutes.
Proprits Donnes du contrle Zone de texte NumClient.

Astuce Ne modifiez pas les proprits sur la page Donnes avant den savoir plus sur les contrles et leurs sources.
10. Dans Feuille de proprits, cliquez sur longlet Format.

Toutes les commandes disponibles dans le groupe Polices sur longlet Format du ruban (et quelques-unes en plus) sont disponibles sur cette page de la Feuille de proprits.
Proprits Format du contrle Zone de texte NumClient.
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11. Sur la page Format, cliquez sur Taille de police, cliquez sur la flche
droite de la proprit adjacente, et dans la liste, cliquez sur 8.
12. Dfinissez la proprit paisseur police Gras.

Sur le formulaire, lentre de la zone de texte NumClient reflte vos modifications.
Astuce Parfois la Feuille de proprits peut masquer laffichage des contrles du formulaire. On peut modifier la largeur de la Feuille de proprits ou de tout volet de tche en dplaant sa bordure gauche vers la gauche ou la droite. On peut dconnecter la Feuille de proprits du coin de la fentre et la dplacer autre part en faisant glisser sa barre de titre. Faites un double clic sur la barre de titre pour la reconnecter.
13. Tout droite de la zone en haut de la Feuille de proprits, cliquez sur la

flche, puis dans la liste dobjets, cliquez sur Label3. Ltiquette Prnom est dsormais slectionne. On peut afficher les proprits de nimporte quel objet du formulaire, y compris le formulaire lui-mme, en cliquant sur lobjet quon veut dans la liste dobjets.
14. Rptez ltape 11 pour modifier la taille de police de ltiquette Prnom

8 points. Vous avez maintenant effectu des modifications sur trois contrles du formulaire.
Vous avez modifi le format des caractres des contrles tiquette et Zone de texte NumClient, et de ltiquette Prnom. Ces diffrentes manires de slectionner un contrle et de modifier ses proprits fournissent une certaine souplesse, mais il est trs fastidieux de faire
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des modifications sur plusieurs contrles dun formulaire. Les deux prochaines tapes fournissent une mthode plus rapide pour ce faire.
15. Dans le coin suprieur gauche du cadre en pointills englobant tous les contrles du formulaire, cliquez sur le bouton Slectionner tout. Tous les contrles dans le cadre en pointills sont entours de bordures paisses de couleur orange indiquant quils sont slectionns. Dans la Feuille de proprits, le type de slection est Slection multiple, et la zone en dessous en vide. Seules les proprits Format, qui sont les mmes pour tous les contrles slectionns, sont affiches. Comme les modifications que vous avez faites dans les tapes prcdentes ne sont pas partages par tous les contrles slectionns, les proprits Taille de police et paisseur police sont maintenant vides.
16. Rptez les tapes 11 et 12 pour dfinir les proprits Taille de police et
paisseur police des contrles slectionns 8 et Bold.
17. Les contrles tant toujours slectionns, dfinissez la proprit Style fond
Standard. Bien que vous ne puissiez voir aucun changement, larrire-plan des tiquettes nest plus transparent.
18. Cliquez sur la proprit Couleur fond, puis cliquez sur le bouton Ellipse
tout droite de la proprit. Ce bouton Ellipse possde diffrents noms et a diffrentes fonctions selon les proprits. Dans ce cas, le fait de cliquer sur le bouton Ellipse affiche une palette de couleurs.
Les couleurs de cette palette refltent le schma de couleurs qui fait partie du thme Austin.
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19. Sous Couleurs du thme dans la palette, cliquez sur la troisime zone (Vert
clair, Arrire-plan 2). Larrire-plan de tous les contrles est modifi en vert clair.
Astuce Si la palette Couleur fond ninclut pas de couleur que vous voulez utiliser, cliquez sur Autres couleurs en bas de la galerie, slectionnez une couleur sur la page Standard ou Personnalises de la bote de dialogue Couleurs, puis cliquez sur OK pour dfinir la couleur et lajouter la liste des couleurs utilises rcemment en bas de la galerie.
20. Dfinissez la proprit Apparence Ombr, et la proprit Couleur bordure en dsignant la cinquime zone sous Couleurs du thme dans la palette de couleurs (Vert, Accentuation1).
21. Dans le formulaire, cliquez en dehors des contrles slectionns pour librer
la slection. Vous pouvez voir maintenant le rsultat.
En appliquant une couleur et une ombre aux tiquets et aux zones de texte, on les fait ressortir.
22. Dans le formulaire, cliquez sur ltiquette CodePostal. Puis dans la Feuille
de proprits, cliquez sur la proprit Lgende, modifiez CodePostal : en Code postal, et appuyez sur Entre.
Astuce Modifier la proprit Lgende du formulaire naffecte pas la proprit Lgende de la table.
23. Dans la barre doutils Accs rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer pour
enregistrer la cration du formulaire Clients, puis fermez-le.
Changer la disposition dun formulaire
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La Feuille de proprits attache au formulaire se ferme aussi. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden03 pour lutiliser dans le dernier exercice.

Les formulaires gnrs avec lAssistant Formulaire sont fonctionnels, mais sans raffinement. Par dfaut, ils sont organiss dans la disposition Empile, qui organise tous les contrles tiquette sur une seule colonne gauche et leurs contrles Zone de texte correspondants sur une seule colonne leur droite. Toutes les zones de chaque type font la mme taille, et dans les zones, le texte est align gauche. Si vous prfrez afficher vos enregistrements dans une disposition tabulaire similaire une table en Mode Feuille de donnes, vous pouvez cliquer sur Tabulaire dans le groupe Table sur longlet contextuel Organiser.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les dispositions, reportez-vous lencadr Mises en forme du chapitre 9, Crer des tats personnaliss .
Si la disposition par dfaut ne satisfait pas vos besoins ou vos prfrences, vous pouvez la personnaliser. La plus grande partie de la rorganisation peut tre accomplie en Mode Page, o lon peut voir limpact sur les donnes sous-jacentes. Si vous voulez faire des modifications plus tendues de la mise en forme dune base de donnes non-Web, vous pouvez basculer en mode Cration.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les formulaires personnaliss en Mode Cration, reportez-vous au chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .
En Mode Page, on peut faire les choses suivantes pour amliorer la mise en forme du formulaire et le rendre plus attractif et facile utiliser :
l Ajouter et supprimer une varit de contrles l Modifier la taille, couleur et lapparence des contrles l Dplacer les contrles l Modifier lalignement du texte l Modifier les marges des contrles Astuce Lordre dans lequel vous faites les modifications peut avoir un impact sur le rsultat. Si vous ne voyez pas les rsultats attendus, cliquez sur le bouton Annuler dans la barre doutils Accs rapide pour annuler votre dernire action, ou cliquez sur la flche Annuler, et cliquez sur une action de la liste pour annuler plusieurs actions.
Dans cet exercice, vous allez modifier la taille, lalignement, et rorganiser les contrles Zone de texte et tiquette dun formulaire.
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CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden03 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden03, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, sous Formulaires, faites un clic droit sur

Clients, et cliquez sur Mode Page. Comme la Feuille de proprits tait ouverte lorsque vous avez ferm le formulaire, elle souvre avec le formulaire.
2. Cliquez sur ltiquette NumClient (pas sa zone de texte), et sur longlet contextuel Organiser, dans le groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Slectionner une colonne.
Astuce On peut galement pointer le contrle slectionn, et lorsque le pointeur se transforme en une flche dirige vers le bas, cliquez pour slectionner la colonne de contrles.
3. Toutes les tiquettes tant slectionnes, dans la page Format de la Feuille

de proprits, dfinissez la proprit Aligner le texte Droite. Toutes les tiquettes sont alignes droite dans leurs zones. La Feuille de proprits indique par dfaut que la proprit Largeur des tiquettes est 2,61 cm.
On peut ajuster efficacement lalignement de plusieurs contrles en modifiant la proprit Aligner le texte dans la Feuille de proprits.
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4. Pointez la bordure droite de ltiquette NumClient, et lorsque le pointeur se

transforme en une flche double-tte horizontale, dplacez-vous vers la gauche jusqu ce que NumClient sajuste parfaitement sa bote. appuyez sur Entre.
5. Dans la Feuille de proprits, modifiez la proprit Largeur 2,032 cm, et

Astuce Il est souvent plus facile dajuster la taille des contrles visuellement puis de les affiner dans la Feuille de proprits plutt que de deviner quels paramtres de proprit conviendraient.
6. Slectionnez la zone de texte NumClient (pas son tiquette), et modifiez sa

proprit Largeur 3,81 cm. La largeur de tous les contrles Zone de texte est modifie, et non pas seulement celle de la zone de texte NumClient.
Dans une disposition Empile, tous les contrles de chaque colonne possdent la mme largeur. Notez que les contrles ont des hauteurs diffrentes. Nous allons rsoudre cela prochainement.
7. Au-dessus du coin suprieur gauche de la bordure en pointills qui entoure
tous les contrles, cliquez sur le bouton Slectionner tout pour slectionner tous les contrles lintrieur de la bordure. Puis dans la Feuille de proprits, dfinissez la proprit Hauteur 0,635 cm.
8. Dans longlet contextuel Organiser, dans le groupe Position, cliquez sur le

bouton Marges du contrle, puis cliquez sur troit.
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Dsormais tous les contrles ont la mme hauteur et la mme largeur et possdent les mmes marges intrieures.
On peut contrler non seulement la taille des contrles, mais aussi la distance entre la bordure du contrle et son texte.
9. Cliquez sur ltiquette Tlphone (pas sa zone de texte), et dans longlet

contextuel Organiser, dans le groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Slectionner une ligne.
Astuce On peut galement pointer la gauche du contrle slectionn, et lorsque le pointeur se transforme en une flche oriente vers la droite, cliquer pour slectionner la ligne de contrles.
10. Pointez nimporte o dans la slection, et glissez vers le haut, en relchant le

bouton de la souris lorsque la ligne dinsertion se trouve sous ltiquette ou la zone de texte Nom. Ltiquette et la zone de texte Tlphone se dplacent leur nouvel emplacement. Comme vous pouvez le voir, il est facile de dplacer des contrles avec la structure de la disposition Empile. Mais supposons que vous vouliez rorganiser le formulaire de manire ce que certains contrles soient cte cte au lieu dtre empils.
11. Pointez vers ltiquette et la zone de texte slectionnes, et essayez de les

glisser droite des contrles Nom au-dessus. Les contrles ne bougeront pas de leurs colonnes. Ils sont restreints par la disposition Empile qui est applique au formulaire. Pour faire des ajustements de mise en forme plus tendus, vous devez supprimer la disposition du formulaire.
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12. Au-dessus du coin suprieur gauche de la bordure en pointills, cliquez sur
le bouton Slectionner tout. Puis faites un clic droit sur la slection, cliquez sur Disposition, et cliquez sur Supprimer la disposition. La bordure en pointills disparat, et le formulaire nest pas contraint par la disposition Empile.
13. Cliquez sur ltiquette Nom, puis appuyez sur la touche Suppression. 14. Cliquez sur la zone de texte Nom, pointez sur le A dans Ackerman, puis lorsque le pointeur prend la forme dune flche quatre ttes, glissez vers le haut et droite jusqu ce que le pointeur se trouve juste droite de la zone de texte Prnom.
Lorsquon relche le bouton de la souris, le contrle saligne sur une grille invisible qui aide maintenir lespacement uniforme du formulaire.
15. Dans la Feuille de proprits, dfinissez la proprit Gauche 6,857 cm. 16. Maintenez la touche Majuscule enfonce, et cliquez sur les deux contrles
adjacents pour les ajouter la slection. Puis alignez en haut les contrles en dfinissant la proprit Haut 1,524 cm.
17. Cliquez sur ltiquette Prnom, et modifiez la proprit Lgende de ltiquette en Nom complet.
18. Rorganisez les contrles restants en groupes logiques sur le formulaire,

puis fermez la Feuille de proprits. Nous avons ajust la position des contrles Tlphone puis regroup et modifi la taille des contrles Adresse.
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En Mode Page, ce genre dorganisation peut tre accompli uniquement si lon supprime la disposition par dfaut, qui contraint les contrles en colonnes.
Astuce Si vous organisez les contrles ou ajoutez de nouveaux contrles un formulaire puis observez que le fait dappuyer sur la touche Tab saute de faon irrgulire et non pas squentiellement dun contrle un autre, vous pouvez modifier lordre de tabulation. Lorsquon travaille en Mode Page, on clique sur longlet Autres dans la Feuille de proprits et on dfinit la proprit Index tabulation de chaque contrle dans lordre de tabulation souhait. Lorsquon travaille en Mode Cration, on clique sur le bouton Ordre de tabulation dans le groupe Outils de longlet Cration pour afficher la bote de dialogue Ordre de tabulation, o lon peut faire glisser les champs dans lordre correct. Pour plus dinformations sur le travail avec les formulaires en Mode Cration, reportez-vous au chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .
19. Fermez le formulaire Clients, en cliquant sur Oui lorsquon vous demande
denregistrer sa mise en forme. NETTOYAGE Fermez la base de donnes EntrepriseGarden03.
En rsum
99
En rsum
l Le moyen le plus rapide de crer un formulaire qui inclut tous les champs
dune table est dutiliser lAssistant Formulaire. On peut alors utiliser le formulaire pour afficher ou saisir des enregistrements.
l Une table sur laquelle un formulaire est bas est associe ce formulaire.
La table est appele source de lenregistrement.

l Par dfaut, le formulaire affiche un contrle Zone de texte et son contrle
tiquette associ pour chaque champ de la table.

l Chaque contrle Zone de texte est li son champ, qui est appel source
du contrle.
l Chaque contrle possde plusieurs proprits quon peut modifier en
Mode Page ou en mode Cration pour amliorer lapparence et la mise en forme du formulaire.

Trier les informations dune table, page 101
Filtrer les informations dune table, page 107
Filtrer les informations avec un formulaire, page 111
Localiser les informations rpondant plusieurs critres, page 115
Afficher des donnes

4 Trier les informations dune table. 4 Filtrer les informations dune table. 4 Filtrer les informations avec un formulaire. 4 Localiser les informations rpondant plusieurs critres.
Une base de donnes est un lieu de stockage dinformations. Elle peut ne contenir que quelques enregistrements ou bien alors des milliers, stocks dans une ou plusieurs tables. Le nombre dinformations contenues dans une base de donnes a peu dimportance car ce qui compte cest de pouvoir rechercher les informations souhaites quand on en a besoin. Dans une petite base de donnes, on peut trouver des informations simplement en faisant dfiler une table jusqu ce que lon trouve ce que lon cherche. Mais dans le cas dune base de donnes de grande taille et de structure complexe, la recherche et lanalyse des informations deviennent plus dlicates. Microsoft Access 2010 fournit une grande varit doutils pour organiser laffichage des informations stockes dans une base de donnes. Par exemple, on peut organiser tous les enregistrements dune table en la triant rapidement sur un champ ou une combinaison de champs. On peut aussi filtrer la table de manire ce que les informations contenant une combinaison de caractres soient affiches ou exclues de laffichage. Dans ce chapitre, vous allez dabord trier les informations dune table en vous basant sur une ou deux colonnes. Puis vous allez explorer trois faons de filtrer les tables et les formulaires pour afficher uniquement les enregistrements qui rpondent des critres spcifiques.
Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous avez besoin de copier les fichiers dexercice de ce livre sur votre ordinateur. Le fichier dexercice que vous allez utiliser pour raliser les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre04.
Trier les informations dune table

On peut trier des informations stockes dans une table en se basant sur les valeurs dun ou plusieurs champs, dans un ordre croissant ou dcroissant. Par exemple, on
101
102
Chapitre 4 Afficher les donnes
peut trier les informations des clients par ordre alphabtique par nom puis par prnom. Cela produit le mme tri que celui que lon trouve dans un annuaire. Nom Smith Smith Smith Taylor Taylor Prnom Brian Denise Jeff Daniel Maurice
Le tri dune table regroupe toutes les entres du mme type, ce qui peut tre utile. Par exemple, pour obtenir un rabais sur les frais de port, on peut vouloir regrouper les enregistrements des clients par code postal avant dimprimer les tiquettes de mailing. Access peut trier sur plusieurs champs, mais il trie toujours squentiellement de gauche droite. On peut trier sur le premier champ, et si le second champ quon souhaite trier se trouve droite du premier, on peut alors ajouter le champ suivant au tri. Si on veut trier sur plusieurs champs en une seule opration, les champs doivent tre adjacents, et ils doivent tre organiss dans lordre dans lequel on souhaite quils soient tris.
Voir aussi Pour plus dinformations sur le dplacement de champs, reportez-vous la section Manipuler les lignes et les colonnes des tables du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples . Astuce On peut trier des enregistrements lorsquon les affiche dans un formulaire. Cliquez sur le champ sur lequel vous voulez baser le tri, puis cliquez sur la commande Trier souhaite. On ne peut pas trier plusieurs champs en mme temps en Mode Formulaire, mais on peut trier sur un champ puis le champ suivant pour obtenir les mmes rsultats.
Dans cet exercice, vous allez trier des enregistrements tout dabord sur un seul champ, puis sur plusieurs champs. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden04_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre04 pour raliser cet exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden04_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden04. Puis suivez les tapes.
1. Avec Tous les objets Access affich dans le volet de Navigation, sous
Tables, faites un double clic sur Clients. La table Clients souvre en Mode Feuille de donnes.
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2. Cliquez sur la flche droite du nom du champ Rgion.

Une liste doptions de tri et de filtre apparat.
La liste en bas inclut des cases cocher pour chaque valeur unique de champ.
3. Cliquez sur Trier de A Z.

Access rorganise les enregistrements par ordre alphabtique par rgion.
La flche dirige vers le haut droit du nom du champ Rgion indique que la table est trie par ordre croissant sur ce champ.
4. Pour inverser lordre de tri en utilisant une mthode diffrente, dans

longlet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Dcroissant.
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Lordre de tri sinverse. Les enregistrements des clients vivant Washington (WA) se trouvent dsormais en haut de la liste, et la flche droite du nom du champ est dirige vers le bas. Dans les deux tris, la rgion tait trie par ordre alphabtique, mais le champ Ville tait laiss dans un ordre apparemment alatoire. Supposons que vous vouliez voir les enregistrements organiss par ville dans chaque rgion. On peut effectuer cela en triant sur le champ Ville puis sur le champ Rgion.
5. Cliquez sur la flche droite du nom du champ Ville, puis cliquez sur Trier
de A Z. Access trie les enregistrements alphabtiquement par ville.
6. Pour terminer ce processus, faites un clic droit nimporte o dans la colonne

Rgion, puis cliquez sur Trier de A Z. Les deux champs sont dsormais tris de manire ce que les villes soient listes par ordre croissant dans chaque rgion.
Les deux noms des champs Ville et Rgion ont des flches pointant vers le haut.
7. Dans longlet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton
Supprimer un tri pour effacer le tri des deux champs. La table revient lordre de tri prcdemment enregistr. Trions prsent les deux colonnes en mme temps.
8. Cliquez sur le nom du champ Ville, maintenez la touche Majuscule enfonce, et cliquez sur le nom du champ Rgion. Puis dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant.
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Comme le champ Ville se trouve gauche du champ Rgion, Access ne peut pas obtenir les rsultats souhaits.
Le tri Ville est prpondrant sur le tri Rgion.
9. Effacez le tri, puis cliquez en dehors des champs Ville et Rgion pour effacer la slection.
10. Cliquez sur le nom du champ Rgion, puis glissez le nom du champ gauche du nom du champ Ville, en relchant le bouton de la souris lorsquune ligne noire paisse apparat entre les noms des champs Adresse et Ville.
11. Le champ Rgion tant slectionn, maintenez la touche Majuscule enfonce, et cliquez sur le nom du champ Ville pour inclure ce champ dans la slection.
12. Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant.

Access organise les enregistrements avec les rgions par ordre croissant et les villes par ordre croissant dans chaque rgion.
13. Explorez les diffrentes faons de trier les enregistrements pour afficher des
rsultats diffrents. Puis fermez la table Clients, en cliquant sur Non lorsquon vous demande denregistrer la mise en forme de la table. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden04 pour lutiliser dans les prochains exercices.
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Comment Access trie

Le concept de tri semble assez intuitif, mais parfois la faon dont Access trie les nombres peut sembler un peu droutante. Dans Access, les nombres peuvent tre traits comme du texte ou des nombres. cause des espaces, des traits dunion, et de la ponctuation qui sont en gnral utiliss dans les adresses, les codes postaux, et les numros de tlphone, le type de donnes de ces champs est habituellement Texte, et les nombres sont tris de la mme faon que tout autre texte. linverse, les nombres dun champ ayant le type de donnes Nombre ou Montaire sont tris comme des nombres. LorsquAccess trie du texte, il trie dabord sur le premier caractre du champ slectionn de chaque enregistrement, puis sur le caractre suivant, puis encore sur le suivant, et ainsi de suite jusqu ce quil ny ait plus de caractres. LorsquAccess trie des nombres, il traite le contenu de chaque champ comme une seule valeur, et trie les enregistrements en se basant sur cette valeur. Cette tactique peut engendrer des ordres de tri qui peuvent sembler tranges. Par exemple, le tri de la premire colonne du tableau suivant en tant que texte produit la liste de la seconde colonne. Le tri de la mme liste en tant que nombres produit la liste de la troisime colonne.
Original 1 1234 23 3 11 22 12 4 Tri en tant que texte 1 11 12 1234 22 23 3 4 Tri en tant que nombre 1 3 4 11 12 22 23 1234
Si un champ ayant le type de donnes Texte contient des nombres, on peut trier le champ numriquement en compltant les nombres avec des zros en en-tte si bien que toutes les entres ont la mme longueur. Par exemple, 001, 011, et 101 sont tris correctement si les nombres sont dfinis en tant que texte.
Filtrer les informations dune table
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Le fait de trier les informations dune table permet de lorganiser de faon logique, mais on a toujours la totalit de la table. Pour rechercher uniquement les enregistrements contenant (ou ne contenant pas) des informations spcifiques, un filtre est plus efficace quun tri. Par exemple, on peut rapidement crer un filtre pour rechercher uniquement les clients qui vivent Seattle, uniquement les produits qui ont t achets le 13 janvier, ou les commandes qui ont t envoyes en express. Lorsquon filtre une table, Access ne supprime pas les enregistrements qui ne correspondent pas au filtre, mais il se contente de les masquer. Les commandes Filtrer sont disponibles dans le groupe Trier et filtrer sur longlet Accueil, sur le menu affich lorsquon clique sur la flche lextrme droite du nom dun champ, et sur le menu contextuel affich lorsquon fait un clic droit nimporte o dans une colonne de champ. Cependant, toutes les commandes Filtrer ne sont pas disponibles dans tous ces emplacements. Pour filtrer des informations sur plusieurs critres, on peut appliquer des filtres supplmentaires aux rsultats du premier filtrage.
Astuce On peut filtrer des enregistrements lorsquon les affiche dans un formulaire en utilisant les mmes commandes que pour filtrer les enregistrements dune table.
Dans cet exercice, vous allez filtrer les enregistrements en utilisant un seul critre puis en utilisant plusieurs critres. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden04 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden04, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Clients
pour ouvrir la table Clients en Mode Feuille de donnes.
2. Dans le champ Ville, cliquez sur nimporte quelle instance de Vancouver. 3. Dans longlet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton
Slection, puis dans la liste, cliquez sur gal Vancouver . Access affiche une petite icne de filtre sous forme dentonnoir droite du nom du champ Ville pour indiquer que la table est filtre sur ce champ. La barre de statut en bas de la table est passe de 1 sur 110 1 sur 6 car seulement six enregistrements possdent la valeur Vancouver dans le champ Ville. Dans la barre de statut, le statut Filtre sest galement transform en Filtr.
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Seuls les six enregistrements des clients vivant Vancouver sont affichs dans la table.
Astuce Dans la liste affiche lorsquon clique sur la flche droite du nom dun champ (ou sur le bouton Filtrer dans le groupe Trier et filtrer), on trouve des cases cocher pour toutes les entres uniques du champ actif. En dcochant la case Slectionner tout, on efface toutes les cases, et on peut alors slectionner les cases cocher des valeurs quon souhaite afficher dans la table filtre.
Dans le groupe Trier et filtrer sur longlet Accueil, le bouton Activer/dsactiver le filtre est dsormais actif. On peut utiliser ce bouton pour activer rapidement ou dsactiver le filtre appliqu.
4. Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le

filtre. Access affiche tous les enregistrements. Si vous cliquez nouveau sur Activer/dsactiver le filtre, le filtre sera appliqu. Affichons maintenant une liste de tous les clients dont les codes postaux commencent par 880.
5. Cliquez sur la flche droite du nom du champ CodePostal, et pointez sur

Filtres de texte dans la liste. Une liste de critres apparat.
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On peut spcifier des critres pour le texte quon souhaite trouver.

Astuce Les options de tri et de filtre affiches lorsquon clique sur la flche droite dun nom de champ (ou lorsquon clique sur le bouton Filtrer dans le groupe Trier et filtrer) sont dtermines par le type de donnes du champ. Le champ CodePostal est un champ Texte pour autoriser les codes postaux comportant des caractres alphabtiques. Si on affiche la liste de tri et de filtre dun champ ayant le type de donnes Nombre, la liste de tri et de filtre inclut Filtres de nombre au lieu de Filtres de texte, et des options diffrentes sont disponibles.
6. Dans la liste, cliquez sur Commence par.

La bote de dialogue Filtre personnalis souvre.
Le nom de la zone de texte est personnalis avec le nom du champ suivi du filtre choisi.
7. Dans la zone CodePostal commence par, saisissez 880. Puis cliquez sur OK.
Access filtre la table et affiche uniquement les enregistrements qui correspondent aux critres.
110
Seuls 30 enregistrements des clients vivant dans des villes dont les codes postaux commencent par 880 sont affichs dans la table.

filtre pour supprimer le filtre et afficher tous les enregistrements. Affichons prsent seulement les enregistrements des clients qui vivent en dehors des tats-Unis.
9. Dans le champ Pays, faites un clic droit sur nimporte quelle instance de
USA, et cliquez sur Diffrent de USA .
Astuce Dans ce cas, il est facile de faire un clic droit sur le texte sur lequel on veut que le filtre se base. Si le texte est enfoui dans une grande table, on peut rapidement le rechercher en cliquant sur le bouton Rechercher dans le groupe Rechercher sur longlet Accueil, en saisissant le terme que lon veut dans la zone Rechercher de la bote de dialoguer Rechercher et remplacer, puis en cliquant sur Suivant.
Access affiche les enregistrements de tous les clients des pays diffrents des tats-Unis (en loccurrence, uniquement le Canada).
10. Supprimez le filtre, et fermez la table Clients, en cliquant sur Non lorsquon
demande denregistrer les modifications.
11. Ouvrez la table Commandes en Mode Feuille de donnes. 12. Dans le champ NumEmploy, faites un clic droit sur 7, puis cliquez sur Egal
7. Vingt enregistrements sont affichs dans la table filtre.
13. Dans le champ DateCommande, faites un clic droit sur 01/02/2010, puis
cliquez sur Le ou aprs 01/02/2010.
Filtrer les informations avec un formulaire
111
Astuce Pour voir une liste des options disponibles pour les filtres de date, faites un clic droit sur le champ DateCommande, puis pointez sur Filtres de date.
On a maintenant une liste des commandes que les clients ont passes avec lemploy slectionn le ou aprs la date spcifie. On peut continuer affiner la liste en filtrant sur un autre champ, ou on peut trier les rsultats sur un champ.
14. Fermez la table Commandes, en cliquant sur Non lorsquon demande

denregistrer la mise en forme de la table. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden04 pour lutiliser dans les prochains exercices.

Lorsquon veut filtrer une table en se basant sur les informations de plusieurs champs, la mthode la plus rapide est dutiliser la commande Filtrer par formulaire, qui est disponible partir de la liste Options avances dans le groupe Trier et filtrer sur longlet Accueil. Lorsquon choisit cette commande avec une table affiche, Access affiche un formulaire de filtre qui ressemble une feuille de donnes. Chacun des champs du formulaire possde une liste associe de toutes les valeurs uniques de ce champ dans la table sous-jacente.
Utilisation de la commande Filtrer par formulaire avec une table. Pour chaque champ, on peut slectionner une valeur de la liste ou saisir une valeur. Lorsquon a fini de dfinir les valeurs quon souhaite rechercher, on clique
112
sur le bouton Activer/dsactiver le filtre pour afficher uniquement les enregistrements qui correspondent aux critres de slection. Lutilisation de la fonction Filtrer par formulaire sur une table qui ne possde que quelques champs, comme celle qui est illustre ci-dessus, est facile. En revanche, le fait de lutiliser sur une table qui possde des dizaines de champs peut tre fastidieux, et il est souvent plus simple de rechercher des informations dans la version formulaire de la table. Lorsquon choisit la commande Filtrer par formulaire avec un formulaire affich, Access filtre le formulaire de la mme faon quil filtre une table.
Utilisation de la commande Filtrer par formulaire avec un formulaire. Aprs avoir appliqu le filtre, on se dplace entre les enregistrements correspondants en cliquant sur les boutons de la barre de navigation des enregistrements en bas de la page du formulaire. Dans cet exercice, vous allez trier un formulaire en utilisant la commande Filtrer par formulaire. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden04 avec laquelle vous avez travaill dans le prcdent exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden04, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, sous Formulaires, faites un double clic sur

Clients. Le formulaire Clients souvre en Mode Formulaire.
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Options avances, puis dans la liste, cliquez sur Filtrer par formulaire. Le formulaire Clients est remplac par sa version Filtrer par formulaire, qui possde deux pages : Rechercher et Ou. Au lieu dafficher les informations dun enregistrement de la table, le formulaire a maintenant une case vide pour chaque champ.
3. Cliquez sur la deuxime zone de texte droite de ltiquette Nom (la zone
qui normalement affiche le nom du client), saisissez s*, et appuyez sur Entre.
Lastrisque est un caractre gnrique qui signifie nimporte quel caractre ou chane de caractres. Access convertit votre entre en Comme "s*", qui est la syntaxe correcte pour ce type de critre.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les caractres gnriques, reportezvous lencadr Caractres gnriques la suite de cette section.

filtre. Access affiche le premier enregistrement qui possde une valeur Nom commenant par S.
La barre de navigation des enregistrements affiche maintenant six enregistrements correspondant au critre de filtre.
5. Cliquez sur le bouton Options avances puis cliquez sur Filtrer par formulaire pour afficher nouveau le formulaire de filtre. Votre critre de filtre est toujours affich dans le formulaire.
114
Astuce Peu importe la mthode utilise pour saisir les critres de filtre, les critres sont enregistrs comme une proprit du formulaire et sont disponibles jusqu ce quils soient remplacs par dautres critres.
6. Cliquez sur la deuxime case droite de ltiquette Ville/tat/CP (la zone
qui normalement affiche ltat ou la rgion), cliquez sur la flche qui apparat puis dans la liste, cliquez sur CA.
On a dit Access de trouver et dafficher les enregistrements qui ont la fois une valeur Rgion de CA et les valeurs Nom commenant par S.
Seuls les enregistrements correspondant ces deux critres seront affichs.
7. Cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre.

Access affiche le premier des trois enregistrements qui satisfont les critres de filtre.
8. Basculez nouveau sur le formulaire de filtre, et en bas de la page de formulaire, cliquez sur longlet Ou. Les critres saisis sur la page Rechercher sont toujours l, mais sur cette page, tous les champs sont vides de manire pouvoir saisir dautres valeurs pour ces mmes champs.
Astuce Lorsquon affiche la page Ou, un autre onglet Ou apparat si bien quon peut inclure un troisime critre pour le mme champ si on le souhaite.
9. Saisissez s* dans la zone de Nom, et cliquez sur WA dans la liste de la

deuxime zone Ville/tat/CP. On demande Access de trouver et dafficher les enregistrements qui possdent une valeur Rgion de CA et des valeurs Nom commenant par S, ou une valeur Rgion de WA et les valeurs Nom commenant par S.
10. Cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre.
Localiser les informations rpondant plusieurs critres
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11. Utilisez la barre de navigation des enregistrements pour afficher les six enregistrements dans le formulaire filtr Clients. Puis fermez le formulaire. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden04 pour lutiliser dans le dernier exercice.
12. Cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre pour supprimer le filtre.
Caractres gnriques
Si vous voulez filtrer une table pour afficher des enregistrements contenant certaines informations, mais que vous ntes pas sr de tous les caractres, ou si vous voulez que votre filtre corresponde des variations dun ensemble de caractres de base, vous pouvez inclure des caractres gnriques dans vos critres de filtre. Les plus courants sont :
l * Lastrisque reprsente nimporte quel nombre de caractres. Par exem-
ple, filtrer le champ Nom sur Co* retourne les enregistrements contenant Colman et Conroy.
l ? Le point dinterrogation reprsente un seul caractre alphabtique. Par
exemple, filtrer le champ Prnom sur er?? retourne les enregistrements contenant Eric et Erma.
l # Le signe numro reprsente nimporte quel caractre numrique. Par
exemple, filtrer le champ N sur 1## retourne tout identifiant de 100 199.
Astuce Access prend en charge plusieurs autres caractres gnriques. Pour plus dinformations, recherchez caractres gnriques dans laide dAccess.
Lorsquon cherche des informations sur un champ Texte, on peut galement utiliser le filtre de texte Contient pour rechercher des enregistrements contenant des mots ou des chanes de caractres.

Tant que vos critres de filtre sont assez simples, le filtrage est un moyen facile et rapide de restreindre la quantit dinformations affiche dans une table ou de rechercher des informations qui correspondent ce que vous cherchez. Mais supposez que vous ayez besoin de rechercher quelque chose de plus complexe, comme toutes les commandes envoyes dans les tats du Midwestern entre des dates spcifiques par lun des deux livreurs spcifis. Lorsquon doit rechercher
116
dans une seule table des enregistrements qui correspondent plusieurs critres, ou lorsque les critres impliquent des expressions complexes, on peut utiliser la commande Filtre/tri avanc, disponible partir de la liste Options avances. En choisissant la commande Filtre/tri avanc, on affiche une grille de cration o lon saisit les critres de filtre. Comme vous allez le voir, les filtres avec plusieurs critres sont en fait de simples requtes.
Dans cet exercice, vous allez filtrer une table pour afficher les donnes des clients situs dans deux tats. Puis vous allez explorer la grille de cration pour mieux comprendre ses capacits de filtre. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden04 avec laquelle vous avez travaill dans le prcdent exercice. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden04, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Clients
pour ouvrir la table Clients en Mode Feuille de donnes.
Options avances, puis dans la liste, cliquez sur Filtre/tri avanc. La page ClientsFiltre1 souvre, affichant le Concepteur de requte avec la liste des champs Clients dans le volet en haut et la grille de cration dans le volet en bas.
Le fait de cliquer sur le bouton Filtre/tri avanc affiche le Concepteur de requte.
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3. Dans la liste des champs Clients, faites un double clic sur Nom pour le
copier dans la ligne Champ de la premire colonne de la grille.
4. Dans la ligne Critres du champ Nom, saisissez s*, puis appuyez sur Entre.
Comme vous avez utilis le caractre gnrique *, Access modifie le critre en Comme s* .
5. Dans la liste des champs Clients, faites un double clic sur Rgion pour le
copier dans la ligne Champ de la colonne suivante disponible de la grille.
6. Dans la ligne Critres du champ Rgion, saisissez ca ou wa, et appuyez sur

Entre.
Astuce Si vous voulez rechercher les enregistrements des clients vivant en Californie ou dans lOregon, vous ne pouvez pas saisir ca ou or car Access traitera or comme un mot rserv (cela nest vrai que dans la version anglaise dAccess car OR signifie ou en anglais, mais on aurait le mme problme en franais si lon saisissait ca ou ou, ou bien ca et et). Vous devez saisir ca ou or dans la ligne Critres. chaque fois que vous voulez saisir un critre qui sera interprt comme une instruction plutt que comme une chaine de caractres, mettez-le entre guillemets pour obtenir les rsultats souhaits.
Votre entre se transforme en ca Ou wa. La requte va filtrer maintenant la table pour afficher uniquement les enregistrements des clients dont les noms commencent par la lettre S et vivant en Californie ou Washington.
Grille avec deux critres.

filtre pour afficher uniquement les enregistrements qui correspondent aux critres.
Access bascule vers la page de la table Clients et affiche les rsultats du filtre.
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Six clients dont le nom commence par S vivent soit en Californie soit Washington.
8. Cliquez sur longlet ClientsFiltre1 pour basculer vers la page de filtre. 9. Dans la ligne ou du champ Nom, saisissez b*, puis appuyez sur Entre.
On veut filtrer la table pour afficher uniquement les enregistrements des clients dont le nom commence par la lettre S ou B et vivant en Californie ou Washington.
Grille de cration avec trois critres.

filtre pour appliquer le filtre. Sur la page de la table Clients, le rsultat inclut les enregistrements de tous les clients dont le nom commence par S ou B, mais certains des noms commenant par B vivent dans le Montana ou dans lOregon.
11. Cliquez sur longlet ClientsFiltre1 pour basculer vers la page de filtre, et
regardez attentivement la grille de cration. Le filtre fonctionne dabord avec les deux critres de la ligne Critres et recherche les clients dont le nom commence par S et qui vivent en Californie ou Washington. Puis il excute le critre de la ligne Ou et recherche les clients dont le nom commence par B, sans se proccuper do ils vivent. Pour obtenir les rsultats souhaits, on doit rpter le critre pour le champ Rgion dans la ligne Ou.
En rsum
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12. Dans la ligne ou du champ Rgion, saisissez ca ou wa, et appuyez sur

Entre.
13. Appliquez le filtre.

Access bascule vers la page de la table Clients et affiche uniquement les enregistrements des clients dont le nom commence par S ou B qui sont situs en Californie ou Washington.
14. Fermez la table Clients, en cliquant sur Oui lorsquon demande denregistrer
les modifications apportes la structure de la table. NETTOYAGE Fermez la base de donnes EntrepriseGarden04.
Enregistrements des filtres en tant que requtes

Si un filtre prend plus de quelques minutes configurer et que vous risquez de lutiliser nouveau, il est prfrable de lenregistrer en tant que requte. Vous pouvez ainsi excuter la requte tout moment pour afficher les rsultats filtrs. Pour enregistrer un filtre en tant que requte :
Options avances puis cliquez sur Enregistrer en tant que requte.
2. Dans la bote de dialogue Enregistrer en tant que requte, donnez un nom

appropri la requte, puis cliquez sur OK.
En rsum
l On peut trier une table par ordre croissant ou dcroissant, en se basant sur
les valeurs de nimporte quel champ (ou une combinaison de champs).

l On peut filtrer une table de manire ce que les informations contenant
une combinaison de caractres soient affiches (ou exclus de laffichage).

l On peut appliquer un autre filtre aux rsultats du filtre prcdent pour
affiner la recherche.
l La commande Filtrer par formulaire filtre une table ou un formulaire en se
basant sur les informations de plusieurs champs.

l On peut utiliser la commande Filtre/tri avanc pour rechercher dans une
seule table des enregistrements qui correspondent plusieurs critres.
Crer un tat avec un assistant, page 122
Prvisualiser et imprimer un tat, page 135
Modifier la conception dun tat, page 128
Crer des tats simples

4 Crer un tat avec un assistant. 4 Modifier la conception dun tat. 4 Prvisualiser et imprimer un tat.
Comme les formulaires, les tats fournissent aux utilisateurs un accs facile aux informations stockes dans une base de donnes. Cependant, il existe plusieurs diffrences entre les formulaires et les tats, notamment :
l Les formulaires sont utiliss pour saisir, afficher et modifier des informa-
tions alors que les tats sont utiliss uniquement pour afficher des informations.
l Les formulaires sont gnralement affichs lcran. Les tats peuvent
tre prvisualiss lcran, mais ils sont gnralement imprims.

l Les formulaires offrent habituellement une vue dtaille des enregistre-
ments et sont en gnral conus pour les gens qui travaillent avec la base de donnes. Les tats sont souvent utiliss pour regrouper et synthtiser des donnes et sont faits pour les gens qui ne travaillent pas avec la base de donnes, mais qui utilisent les informations stockes dans la base de donnes pour dautres tches. Les tats prsentent habituellement des synthses de grandes masses dinformations. Par exemple, votre base de donnes peut contenir des informations dtailles sur des milliers de commandes. Si on veut modifier ces commandes ou en saisir de nouvelles, on peut faire cela directement dans la table ou dans un formulaire. Si on veut faire une synthse de ces commandes pour illustrer le taux de croissance des ventes de lentreprise, on gnre un tat. Comme un compte rendu de lecture ou un rapport annuel des activits dune entreprise, un tat cr dans Microsoft Access 2010 est typiquement utilis pour rsumer et organiser des informations afin dexprimer un point de vue particulier lintention dun public spcifique. Lorsquon cre un tat, il est important de prendre en compte lobjectif atteindre, laudience vise, et le niveau dinformations requis.
121
122
Chapitre 5 Crer des tats simples
Dans ce chapitre, vous allez crer un tat en utilisant un assistant. Aprs avoir modifi la mise en forme et le contenu de ltat, vous verrez quoi il ressemble quand il est imprim.
Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous avez besoin de copier les fichiers dexercices du livre sur votre ordinateur. Le fichier dexercice que vous allez utiliser pour raliser les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre05.
Crer un tat avec un assistant

On peut diviser le contenu dun tat Access en deux grandes catgories : les informations en provenance denregistrements dune ou plusieurs tables, et tout le reste. La catgorie tout le reste inclut le titre, les en-ttes et les pieds de page, le texte d'introduction et les notes explicatives, et tous les logos et autres graphiques. Tout comme on peut crer un formulaire qui inclut tous les champs dune table en utilisant loutil Formulaire, on peut crer un tat qui inclut tous les champs en utilisant loutil tat, qui est situ dans le groupe tats sur longlet Crer. Mais un tel rapport n'est qu'une jolie version de la table et il ne synthtise pas les donnes de manire significative. On souhaite probablement plus crer un tat en ne se basant sur certains champs, et cest le rle de lAssistant tat.
Astuce On peut baser un tat sur une table, mais on peut galement le baser sur la feuille de donnes cre lorsquon excute une requte. Pour plus dinformations sur les requtes, reportez-vous au chapitre 8, Crer des requtes .
LAssistant tat vous pose une srie de questions puis cre un tat en se basant sur vos rponses. La premire tape dans la cration dun tat consiste donc tudier le rsultat final que lon souhaite obtenir et les informations que lon veut inclure dans ltat pour aboutir ce rsultat. Aprs avoir fourni ces informations, lassistant cre une mise en forme simple de ltat et ajoute un contrle de zone de texte et son tiquette associe pour chaque champ spcifi. Par exemple, on peut vouloir utiliser une table Produits comme base dun tat qui regroupe les produits par catgorie. Lorsquon donne les instructions de regroupement lassistant, il trie dabord la table en se basant sur la catgorie, puis il trie les produits dans chaque catgorie. Dans lespace en haut de chaque groupe (appel le groupe Entte), lassistant insre le nom de la catgorie. Dans cet exercice, vous allez utiliser lAssistant tat pour crer un tat simple qui affiche une liste alphabtique des produits.
123
CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden05_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre05. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden05_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden05. Puis suivez les tapes.
1. Avec Tous les objets Access affichs dans le volet de Navigation, sous
Tables, cliquez sur (ne faites pas de double clic) Catgories.
2. Dans longlet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur le bouton tat.
Access cre un tat en se basant sur tous les champs de la table Catgories, affiche ltat en Mode Page, et ajoute quatre onglets contextuels Outils de prsentation dtat au ruban.
tat par dfaut cr par loutil tat.

Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change selon la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban pour quil corresponde nos images, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
3. Comme ce nest pas ltat que lon souhaite, fermez ltat Catgories, et cliquez sur Non lorsquon demande de lenregistrer.
4. Dans longlet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant
tat.
124
LAssistant tat dmarre. Comme la table Catgories est toujours slectionne dans le volet de Navigation, cette table est spcifie dans la zone Tables/Requtes et ses champs sont lists dans la zone Champs disponibles.
5. Affichez la liste Tables/Requtes, puis cliquez sur Table : Produits.

La zone Champs disponibles liste dsormais les champs de la table Produits.
Premire page de lassistant tat avec la table correcte slectionne.
6. Dans la liste Champs disponibles, faites un double clic sur NomProduit,

QuantitParUnit, et UnitsEnStock pour les dplacer vers la zone Champs slectionns.
Astuce Les champs apparaissent dans un tat dans lordre dans lequel ils apparaissent dans la liste Champs slectionns. On peut spargner leffort de rorganiser les champs de ltat en les slectionnant dans lordre dsir dans lassistant.
7. En bas de la page, cliquez sur Suivant.

Lassistant demande si on veut regrouper les enregistrements. Lorsquon regroupe sur un champ, ltat insre un en-tte de groupe en haut de chaque groupe des enregistrements qui possdent la mme valeur dans ce champ.
8. Dans la liste des champs sur la gauche, faites un double clic sur NomProduit. Dans le volet de prvisualisation sur la droite, lassistant dplace NomProduit dans la zone den-tte de groupe pour montrer que les enregistrements seront regroups sur ce champ.
125
9. Dans le coin infrieur gauche de la page, cliquez sur Options de regroupement. La bote de dialogue Intervalles de regroupement souvre.
On peut affiner les spcifications de regroupement dans cette bote de dialogue.
10. Affichez la liste Intervalles de regroupement, cliquez sur 1re Lettre, puis
sur OK. Len-tte de groupe indique maintenant lintervalle de regroupement que vous avez assign au champ de regroupement.
Les types dintervalles de regroupement disponibles varient selon le type de donnes du champ sur lequel on regroupe les enregistrements.
11. Cliquez sur Suivant.

Lassistant demande comment on veut trier et synthtiser les enregistrements.
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On peut trier sur un maximum de quatre champs, chacun par ordre croissant ou dcroissant.
Astuce Pour tout champ qui contient des informations numriques, on peut cliquer sur Options de synthse prs du bas de la page de lassistant pour afficher la bote de dialogue Options de synthse, o lon peut demander Access dinsrer un pied de page de groupe dans ltat et dafficher la somme, la moyenne, la valeur minimum ou maximum du champ. Le seul champ numrique de cet tat sappelle UnitsEnStock, et il ne convient pas pour une synthse.
12. Cliquez sur la flche droite de la zone 1 pour afficher une liste de champs,
et cliquez sur NomProduit. Puis cliquez sur Suivant. Lassistant demande de choisir entre trois dispositions et deux orientations.
Laperu gauche montre leffet des options sur la droite.
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13. Dans la zone Disposition, cliquez sur chaque option pour voir un aperu
dans la vignette de ltat gauche.
14. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Contour. 15. Avec Portrait slectionn dans la zone Orientation et la case Ajuster la
taille des champs afin quils tiennent tous sur une page coche, cliquez sur Suivant. Lassistant vous demande de fournir un titre ltat.
Pour une meilleure facilit dutilisation, vous devez choisir un titre significatif.
16. Dans la zone Titre, saisissez Liste alphabtique des produits, puis avec
Aperu de ltat slectionn, cliquez sur Terminer. Access cre ltat et laffiche en Aperu avant impression.
Nouvel tat affich en mode Aperu avant impression.
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17. Parcourez ltat de neuf pages, en notant la manire dont il est organis.
Puis fermez-le. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden05 pour lutiliser dans les prochains exercices.
Modifier la conception dun tat

On peut utiliser lassistant tat pour obtenir rapidement un tat, mais vous voudrez frquemment modifier ltat pour obtenir de meilleurs rsultats. Comme avec les formulaires, ltat se compose de contrles de zone de texte qui sont lis aux champs correspondants de la table sous-jacente et de leurs tiquettes associes. On peut ajouter des tiquettes, des zones de texte, des images, et dautres contrles et on peut les mettre en forme, soit en utilisant les commandes du ruban, soit en initialisant leurs proprits dans la Feuille de proprits de ltat.
Astuce Les Feuilles de proprits des tats fonctionnent de la mme faon que celles des formulaires. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Changer lapparence dun formulaire du chapitre 3, Crer des formulaires simples .
On peut ajuster la mise en forme et le contenu des tats soit en Mode Page soit en mode Cration. Pour de simples ajustements, il est plus facile de travailler en Mode Page, o lon peut voir la mise en forme avec les donnes relles, ce qui rend le processus plus intuitif.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la cration et la modification des tats en Mode Cration, reportez-vous au chapitre 9, Crer des tats personnaliss . Astuce La vrification derreurs automatique identifie les erreurs courantes dans les formulaires et les tats et vous offre une chance de les rsoudre. Par exemple, Access vous informe si un tat est plus large que la page sur laquelle il sera imprim. La vrification derreurs est active par dfaut. Si vous souhaitez la dsactiver, affichez le mode Backstage, et cliquez sur Options pour ouvrir la bote de dialogue Options Access. Dans le volet gauche, cliquez sur Concepteurs dobjets, dcochez les cases de la vrification derreurs en bas de la page, puis cliquez sur OK.
Dans cet exercice, vous allez modifier la disposition dun tat. Vous allez ensuite appliquer un thme, modifier certaines couleurs, et enjoliver le texte en mettant en forme les caractres. Vous appliquerez aussi une rgle simple qui formate les valeurs diffremment si elles remplissent un critre spcifique. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden05 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden05, puis suivez les tapes.
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1. Dans le volet de Navigation, sous tats, faites un clic droit sur ltat Liste
alphabtique des produits, puis cliquez sur Aperu avant impression.
2. Maximisez la fentre du programme si ce nest dj fait, puis pointez la page

de laperu de ltat. Le pointeur se transforme en une loupe avec le signe plus dessus.
En Aperu avant impression, le pointeur loupe indique que vous pouvez zoomer sur la page.
3. Cliquez sur la page daperu une fois pour zoomer.

Astuce On peut aussi zoomer et dzoomer en glissant le curseur Zoom dans le coin infrieur droit de la fentre du programme. Le niveau de zoom actuel apparat gauche du curseur.
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Notez que ltat possde les problmes de conception suivants :

m Texte superflu m Organisation de lespace m Mise en forme peu attrayante
Pour rsoudre ces problmes, on doit basculer en Mode Page.
Page. Access ajoute quatre onglets contextuels Outils de prsentation dtat au ruban. Commenons par travailler sur les contrles den-tte de groupe.
5. Dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Regroupement et

totaux, cliquez sur le bouton Masquer les dtails. Les contrles qui sont lis aux champs de la table Produits sont masqus de manire ce que lon se concentre sur les contrles den-tte de groupe.
6. Sous le titre, cliquez sur NomProduit par 1, puis appuyez sur la touche
Suppression. Ltiquette est supprime de tous les en-ttes de groupe.
7. Cliquez sur le contrle contenant A, et glissez-le vers le coin gauche de lentte. Lorsquon relche le bouton de la souris, tous les contrles correspondants se dplacent vers lemplacement correspondant dans leurs propres en-ttes de groupe.
Raccourcis clavier Maintenez la touche Alt puis appuyez sur les flches pour dplacer le contrle slectionn par petits incrments. Lorsque la zone ombre est positionne o vous voulez, cliquez en dehors du contrle.
8. Pointez sur la bordure droite du contrle A slectionn, et lorsque le poin-
teur se transforme en une flche double tte, glissez vers la gauche jusqu ce que le contrle soit juste assez grand pour accueillir tout son contenu. Encore une fois, tous les contrles correspondants possdent la nouvelle taille.
131
Il est plus facile de travailler avec les contrles de len-tte de groupe lorsque les dtails de ltat sont masqus.
9. Avec le contrle A toujours slectionn, maintenez la touche Majuscule, et
tour tour, cliquez sur les contrles tiquettes Nom du produit, Quantit par unit, et Units en stock pour les ajouter la slection. de proprits.
10. Dans longlet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille
La Feuille de proprits souvre.
Comme plusieurs contrles sont slectionns, le type de slection de cette Feuille de proprits est Slection multiple.
132
11. Dans la page Format de la Feuille de proprits, dans la zone de proprit

Haut, saisissez 0,635 cm, et appuyez sur Entre. Puis fermez la Feuille de proprits. Dans len-tte de groupe, le contrle de la lettre et les contrles tiquettes sont maintenant aligns 0,635 cm du haut de len-tte, et la hauteur de len-tte a diminu car il faut moins despace pour faire tenir les contrles. Voyons maintenant quoi ressemble len-tte de groupe avec ses donnes.
12. Dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Masquer

les dtails pour le dsactiver et afficher les donnes de la table. Les nombres de la colonne Units en stock sont aligns droite. Centronsles.
13. Cliquez sur le premier contrle de zone de texte sous ltiquette Units en
stock, et sur longlet contextuel Format, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Centrer. Nous allons prsent ajouter de la couleur et mettre en forme le texte.
14. Dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Thmes, cliquez sur le
bouton Thmes, et dans la galerie, cliquez sur la vignette Austin. Bien que les changements paraissent mineurs, ltat adopte le systme de couleurs et de polices du thme slectionn.
15. Dans la zone ombre de len-tte de ltat, mais en dehors du titre, cliquez
sur une zone vide. Dans longlet contextuel Format, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme. Puis sous Couleurs du thme dans la palette, cliquez sur la troisime case (Vert clair, Arrire-plan 2). Notez que par dfaut, une couleur de ligne a t applique aux autres enttes de groupe et que cette couleur cre plus de confusion quelle ne clarifie la structure de ltat. Dsactivons cette couleur de ligne alternative.
16. Cliquez en dehors de la bordure en pointills gauche du premier en-tte
de groupe. Dans le groupe Arrire-plan, cliquez sur la flche Autre couleur de ligne, et en bas de la palette, cliquez sur Aucune couleur.
17. Dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme, et dans la palette, cliquez sur la couleur marron clair. Tout len-tte de groupe est ombr, except les contrles dalphabet (A, B, C, etc.) que vous avez dplacs prcdemment. Si vous vouliez les ombrer aussi, vous pourriez en slectionner un puis rpter ltape 17 pour appliquer le remplissage marron clair.
133
18. Cliquez en dehors de la bordure en pointills gauche de la premire ligne
de donnes de ltat, et supprimez la couleur de ligne alternative des lignes de donnes. Puis cliquez sur lespace blanc au-dessus de len-tte de ltat pour voir le rsultat. Seuls les arrire-plans de len-tte de ltat et les en-ttes de groupe sont maintenant en couleur.
La suppression de la couleur de ligne alternative rend la structure de cet tat plus vidente.
Astuce Les seuls endroits o lon peut cliquer sans slectionner un objet du rapport se trouvent au-dessus du premier objet et sous le dernier objet dun tat en Mode Page.
19. Cliquez sur nimporte quel contrle, puis dans le groupe Slection, cliquez
sur le bouton Slectionner tout.
Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+A pour slectionner tous les contrles.
20. Dans le groupe Police, cliquez sur la flche Taille de police, puis cliquez sur
9.
Astuce Il est habituellement plus efficace de changer la mise en forme des caractres de tous les contrles puis dajuster ceux que lon souhaite modifier.
21. Cliquez sur le contrle de titre de ltat, puis utilisez les commandes dans le
groupe Police pour mettre le texte en 24 points, gras, et vert fonc.
22. Slectionnez les contrles de len-tte de groupe, et mettez-les en gras et en

vert fonc.
23. Faites dfiler ltat, et vous remarquerez que quelques valeurs de la colonne
Units en stock sont 0.
134
On veut que ces valeurs ressortent dans ltat pour rappeler aux acheteurs quil est temps de passer commande de ces produits.
24. Cliquez sur nimporte quel contrle dans la colonne Units en stock. Puis
dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle. La bote de dialogue Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle souvre.
25. Cliquez sur Nouvelle rgle.

La bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme souvre.
On peut crer des rgles qui comparent la valeur du champ actif une valeur spcifique ou dautres valeurs du mme champ.
26. Loption type de rgle Vrifier les valeurs de lenregistrement actif ou

utiliser une expression tant slectionne, dans la zone Mettre en forme uniquement les cellules o, cliquez sur la flche de la deuxime zone, et cliquez sur infrieure . Puis dans la troisime zone, saisissez 1.
27. Dans la zone du bas, cliquez sur le bouton Gras, et modifiez le paramtre
Couleur de police rouge. Puis cliquez sur OK. Dans la bote de dialogue Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle, la rgle est liste dans la colonne Rgle avec le formatage qui sera appliqu aux valeurs qui satisfont les critres de la rgle de la colonne Format.
Prvisualiser et imprimer un tat
135
Les valeurs qui sont infrieures 1 seront en gras et rouge.
28. Cliquez sur OK. Puis faites dfiler ltat nouveau, en notant que toutes les
valeurs 0 sont en gras et en rouge.
29. Fermez ltat, en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications de sa
structure. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden05 pour lutiliser dans le dernier exercice.

Lutilisation de lAperu avant impression pour prvisualiser les tats Access est trs similaire ce type daffichage dans dautres programmes Microsoft Office 2010. Si on prvisualise les tats avec attention, on naura pas de grandes surprises en les imprimant. Lorsquon prvisualise les tats, il faut faire attention aux sauts de page. Dans un tat group, on peut contrler si les en-ttes de groupe sont autoriss apparatre en bas dune page sans donne et si les groupes sont autoriss simprimer sur plusieurs pages. On peut faire des changements dans la disposition des pages de ltat dans longlet contextuel Mise en page en Mode Page ou dans longlet affich lorsquon bascule en Aperu avant impression. Par exemple, on peut spcifier :
l La taille de la page l Les marges l Lorientation l Le nombre de colonnes
136
l Si Access doit imprimer les lments structurels de ltat ou uniquement ses
donnes On peut aussi cliquer sur le bouton Mise en page pour afficher la bote de dialogue Mise en page, o lon peut modifier tous ces paramtres dans un seul emplacement, mais aussi faire dautres changements de mise en forme. Lorsquon est prt imprimer, on clique sur le bouton Imprimer dans longlet Aperu avant impression du ruban pour afficher la bote de dialogue Imprimer. On peut aussi afficher la page Imprimer du mode Backstage puis imprimer une copie de ltat avec les paramtres dimpression par dfaut en cliquant sur le bouton Impression rapide. Dans cet exercice, vous allez prvisualiser un tat, et spcifier que les groupes doivent tenir sur une page. Puis vous allez explorer les options de mise en page et dimpression disponibles. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden05 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden05, puis suivez les tapes.
1. Dans le volet de Navigation, faites un clic droit sur ltat Liste alphabtique
des produits, puis cliquez sur Aperu avant impression. Seul longlet Aperu avant impression apparat sur le ruban.
2. Dans la barre de navigation des pages en bas de la fentre, cliquez sur le

bouton Page suivante de faon rpte pour afficher chaque page de cet tat. cause des modifications ralises sur ltat dans lexercice prcdent, ltat se compose maintenant de six pages. Plusieurs groupes dmarrent sur une page et continuent sur la suivante. Pour des raisons de lisibilit, nous allons rsoudre ce problme de mise en page.
137
Le groupe en haut de cette page est la continuation dun groupe qui dmarre sur la page prcdente.
3. Basculez en Mode Page, puis dans longlet Cration, dans le groupe

Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Le volet Regrouper, trier et total souvre en bas de la page de ltat.
On peut utiliser ce volet pour ajouter rapidement des niveaux de tri et de regroupement et initialiser les proprits associes.
4. Dans le volet Regrouper, trier et total, dans la barre Regrouper sur NomProduit, cliquez sur Plus. Access affiche des options supplmentaires.
138
Voici les paramtres de regroupement actuels.
5. Cliquez sur la flche ne pas faire tenir le groupe sur une page, et dans la
liste, cliquez sur faire tenir tout le groupe sur une page. Puis fermez le volet Regrouper, trier et total en cliquant sur le bouton Regrouper et trier nouveau.
6. Basculez en Aperu avant impression, et parcourez ltat.

Dsormais aucun des groupes ne tient sur plusieurs pages. Cependant, ltat safficherait mieux avec des plus grandes marges haute, gauche et droite.
7. Dans longlet Aperu avant impression, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Mise en page. La bote de dialogue Mise en page souvre.
Page Options dimpression de la bote de dialogue Mise en page.
8. Cliquez sur longlet Page, et vrifiez que la taille du papier est A4. 9. Retournez dans la page Options dimpression, et modifiez les marges
Haut, Gauche, et Droite 1,50 cm. Puis cliquez sur OK.
10. Faites dfiler ltat pour voir les rsultats.

Bien que toutes les donnes de ltat tiennent sur la page, le numro de page dans le pied de page est dfini trop loin droite et produit des pages supplmentaires.
En rsum
139
11. Basculez en Mode Page, dfilez vers le bas de ltat, puis dfilez vers la
droite jusqu voir le numro de page.
12. Cliquez sur le contrle du numro de page, et dplacez-le et redimensionnez-le de manire ce quil soit align approximativement avec len-tte de la colonne Units en stock.
13. Basculez en Aperu avant impression, et parcourez ltat.

Ltat tient maintenant sur sept pages.
14. Si vous le souhaitez, imprimez ltat en employant les mmes techniques

que lon utilise pour imprimer tout objet de base de donnes.
15. Fermez ltat, en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications.
NETTOYAGE Fermez la base de donnes EntrepriseGarden05.
En rsum
l Lorsquon cre un tat, il faut tenir compte de lobjectif atteindre, de
laudience vise, et du niveau de dtail ncessaire.

l On peut crer un tat qui affiche uniquement certains champs dune table
en utilisant lAssistant tat. Ltat peut tre tri et regroup pour synthtiser les donnes dune table de manire significative.
l On peut affiner un tat en Mode Page en manipulant ses contrles et en
paramtrant ses proprits. On peut aussi mettre en forme les contrles pour structurer et surligner les donnes.
l En Aperu avant impression, on peut voir comment ltat sera imprim et
faire les ajustements ncessaires avant de limprimer.
Partie 2
Techniques de bases de donnes relationnelles

6 Maintenir lintgrit des donnes.............................................................................143 7 Crer des formulaires personnaliss ........................................................................181 8 Crer des requtes..........................................................................................................213 9 Crer des tats personnaliss .....................................................................................243

Restreindre le type de donnes dun champ, page 144
Restreindre la taille des donnes dun champ, page 149
Spcifier le format des donnes dun champ, page 151
Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation, page 159
Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table, page 173 Restreindre les donnes aux valeurs dune liste, page 167
Maintenir lintgrit des donnes

4 Restreindre le type de donnes dun champ. 4 Restreindre la taille des donnes dun champ. 4 Spcifier le format des donnes dun champ. 4 Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation. 4 Restreindre les donnes aux valeurs dune liste. 4 Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table.
Selon la manire dont vous tes organis, vous pouvez comparer une base de donnes une bote en carton ou un classeur, dans lequel vous jetez des papiers, comme des factures, des reus, des relevs de compte et toutes sortes dautres documents afin de pouvoir les retrouver ultrieurement. Une bote ou un classeur ne permet pas de restreindre les lments que lon peut y placer ( moins quils ne soient physiquement trop gros pour rentrer) et nimpose pas dordre dans le placement des lments. Cest vous de dcider ce que vous stockez lintrieur et de lorganiser de manire pouvoir retrouver vos informations la prochaine fois que vous en aurez besoin. Lorsquon cre une base de donnes en utilisant Microsoft Access 2010, on peut dfinir des proprits qui restreignent les informations quon peut saisir et imposer une structure aux donnes afin damliorer la cohrence et la convivialit de la saisie. Par exemple, on peut empcher les employs de saisir du texte dans un champ Prix et on peut demander une simple rponse oui ou non dans un champ Signature obligatoire. Dans ce chapitre, vous allez restreindre le type, la taille et le format des donnes autorises dans un champ. Vous allez crer des rgles de validation qui acceptent uniquement les donnes qui remplissent des critres spcifiques. Vous allez galement utiliser des listes de consultation et des champs de consultation pour limiter les valeurs possibles dun champ.
Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices de ce livre sur votre ordinateur. Le fichier que vous allez utiliser pour raliser les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre06.
143
144
Chapitre 6 Maintenir lintgrit des donnes
Restreindre le type de donnes dun champ

Vous avez appris au chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples , que le type de donnes dun champ restreint les entres de ce champ un type de donnes spcifique. Par exemple, si le type de donnes est paramtr Numrique et que vous essayez de saisir du texte, Access refuse lentre et affiche un avertissement. Lorsquon dfinit le type de donnes dun champ dune table en Mode Cration, on peut choisir parmi les types suivants :
l Texte Utilis pour les champs texte qui ncessitent jusqu 255 caractres
alphanumriques.
l Mmo Utilis pour les champs texte qui ncessitent jusqu 65 535 caract-
res alphanumriques.
l Numrique Utilis pour les valeurs numriques. La taille de lentre est
contrle par la proprit Taille du champ.

Voir aussi Pour plus dinformations sur les paramtres possibles de taille des champs numrique, reportez-vous la section Restreindre la taille des donnes dun champ plus loin dans ce chapitre. l Date/Heure Utilis pour les dates du 2 janvier 100 jusquau 31 dcembre
9999. Les dates et heures peuvent tre exprimes dans une grande varit de formats.
l Montaire Utilis pour les valeurs dcimales jusqu 15 chiffres gauche
de la virgule et jusqu 4 chiffres droite.

l NumroAuto Utilis lorsquon souhaite quAccess assigne un numro uni-
que chaque nouvel enregistrement. Si on supprime un enregistrement, sa valeur NumroAuto nest pas rutilise, et les enregistrements restants ne sont pas mis jour.
l Oui/Non Utilis pour les champs qui peuvent prendre seulement deux
valeurs possibles exclusives mutuellement, telles que Vrai ou Faux.

Astuce Dans le monde de la base de donnes, le type de donnes Oui/Non est plus couramment appel Boolen, en honneur George Boole, un clbre mathmaticien et logicien. l Objet OLE Utilis pour contenir une image ou un autre objet. Lobjet peut
tre li ou incorpor.
l Lien hypertexte Utilis pour stocker un chemin cliquable vers un dossier
sur votre disque dur, un emplacement rseau, ou un site Web.

l Pice jointe Utilis pour attacher un fichier un enregistrement de la
mme faon quon peut attacher un fichier un courrier lectronique.
145
Astuce Le type de donnes Pice jointe ne peut tre assign un champ que lors de sa cration. On ne peut pas assigner le type Pice jointe un champ existant, ni changer un champ de type Pice jointe en un autre type de donnes. Pour plus dinformations sur le type de donnes Pice jointe, recherchez Joindre des fichiers et graphiques aux enregistrements de la base de donnes dans laide dAccess. l Calcul Utilis pour contenir les rsultats dun calcul bas sur dautres
champs de la mme table.

Voir aussi Pour plus dinformations sur lAssistant Liste de choix (la dernire option de la liste affiche lorsquon clique sur la flche Type de donnes en Mode Cration), reportez-vous la section Restreindre les donnes aux valeurs dune liste plus loin dans ce chapitre.
Lorsquon ajoute un champ en Mode Feuille de donnes, on peut choisir ce qui semble tre un type de donnes supplmentaire :
l Texte enrichi Utilis pour les champs texte qui ncessitent jusqu 65 535
caractres alphanumriques avec mise en forme des caractres. Il sagit en fait du type de donnes Mmo avec la proprit Format du texte dfini Texte enrichi la place de Texte brut. On peut cliquer sur le bouton Plus de champs dans le groupe Ajouter et supprimer sur longlet contextuel Champs pour afficher une galerie de types de donnes ayant des proprits prdfinies, ce qui produit des champs dont les types de donnes courants sont amliors. Dans cet exercice, vous allez utiliser diffrentes mthodes pour ajouter une table des champs dont les types de donnes sont extrmement courants. Puis vous allez saisir des informations pour tester les restrictions des types de donnes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre06. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden06. Puis suivez les tapes.
1. Dans longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Table.
Access ouvre une nouvelle table vide. Comme son habitude avec les nouvelles tables, Access a gnr automatiquement un champ N qui est du type de donnes NumroAuto.
2. Dans longlet contextuel Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer,

cliquez sur le bouton Texte. Puis modifiez le nom du champ slectionn en cTexte.
146
Si vous utilisez le nom dun type de donnes comme nom de champ, Access vous avertit que ce nom va poser des problmes. Nous allons identifier tous les champs de cette table par leur type de donnes, prcd de la lettre c.
3. Affichez la liste Cliquer pour ajouter, cliquez sur Montaire, puis modifiez
le nom du champ en cMonnaie.
4. Dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de

champs. Une galerie des types de donnes comportant quelques amliorations apparat.
En cliquant sur une option de la liste, on initialise le type de donnes et tous les paramtres de proprits prdfinis.
5. Dans la galerie, sous Numrique, cliquez sur Standard. Puis modifiez le

nom du champ en cNombre.
147
6. Affichez la galerie Plus de champs, cliquez sur Date rduit sous Date et
heure, et modifiez le nom du champ en cDate. Puis affichez la galerie nouveau, cliquez sur Case cocher sous Oui/Non, et nommez le champ cBoolen. La table possde maintenant six champs.
En cliquant sur la case cocher du champ cBoolen, on indique une entre Oui ou Vrai.
7. Enregistrez la table sous le nom TestChamps, puis basculez en mode Cration.

Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+S pour afficher la bote de dialogue Enregistrer sous.
8. Tour tour, cliquez sur chaque champ de la liste en haut de la page de cra-
tion, en notant le paramtre de la colonne Type de donnes et les paramtres de proprit de la zone Proprits du champ. Seules les proprits quon peut dfinir pour chaque type de champ sont affiches. Pour les champs cNombre, cMonnaie, et cDate, la proprit Format reflte le choix fait lors de la cration du champ.
9. Basculez en Mode Feuille de donnes. Puis dans la cellule cTexte, saisissez

Cette entre possde 34 caractres. che Tabulation. Access vous indique que le type de donnes ne correspond pas au type de donnes attendu.
10. Dans le champ cMonnaie, saisissez le mot monnaie, et appuyez sur la tou-
Options pour corriger lentre errone.
11. Dans la liste, cliquez sur Entrer une nouvelle valeur. Puis saisissez
45,3456 et appuyez sur la touche Tabulation. Access stocke le nombre de la faon dont vous lavez entr, mais affiche -45,35 .
148
Astuce Access utilise les paramtres de rgion et de langue dans le Panneau de configuration Windows pour dterminer le format daffichage pour les dates, lheure, la monnaie et dautres nombres. Par consquent, bien que les nombres ne changent pas, votre symbole montaire peut tre diffrent ; par exemple, Access peut afficher le symbole de la livre ou du dollar. Si vous voulez que le symbole reste le mme, quels que soient les paramtres de rgion et de langue, vous pouvez crer un format personnalis pour garantir que les valeurs montaires affichent toujours un symbole spcifique. Pour plus dinformations sur les formats personnaliss, reportez-vous lencadr Cration de formats personnaliss plus loin dans ce chapitre.
12. Dans la cellule cNombre, saisissez Cinq cents, puis appuyez sur la touche
Tabulation. nouveau, Access vous indique quil ne peut pas accepter ce type dentre pour ce champ.
13. Dans la liste des options, cliquez sur Entrer une nouvelle valeur, saisissez
500, puis appuyez sur la touche Tabulation.
14. Dans la cellule cDate, saisissez 123456, puis appuyez sur la touche Tabulation.
LorsquAccess vous demande un type dentre correct, cliquez sur Entrer une nouvelle valeur, puis sur le bouton Calendrier droite du champ, cliquez sur Aujourdhui pour insrer la date du jour. Puis appuyez sur la touche Tabulation. Tous les champs Date/Heure possdent un calendrier interactif associ. Lemploi du bouton Calendrier pour insrer une date fonctionne bien si la date est proche de la date du jour (vous pouvez cliquer sur les flches de la barre de titre pour afficher le mois prcdent ou le mois suivant). Cependant, pour les dates lointaines, il est plus facile dignorer le bouton Calendrier et de saisir la date directement. Access accepte pratiquement toute entre pouvant tre reconnue comme une date et laffiche dans le format spcifi lors de la cration du champ.
Astuce Si vous saisissez un mois et un jour mais pas lanne dans un champ Date, Access suppose que la date se situe dans lanne en cours. Si vous entrez un mois, un jour, et une anne deux chiffres entre 00 et 29, Access suppose que lanne se trouve entre 2000 et 2029. Si vous saisissez une anne deux chiffres qui est suprieure 29, Access suppose quelle se trouve entre 1930 et 1999.
15. Dans le champ cBoolen, essayez de saisir abc et 123. Puis cliquez plusieurs
fois nimporte o dans le champ pour cocher et dcocher la case, pour finir en cochant la case.
Vous ne pouvez rien saisir dans ce champ, et vous pouvez seulement choisir lun des deux valeurs prdfinies.
Restreindre la taille des donnes dun champ
149
Table, avec le type de donnes correct dans chaque champ.

Astuce La valeur stocke dun champ Oui/Non est toujours soit 1 (Oui) ou 0 (Non). Sur la page Gnral de la zone Proprits du champ en Mode Cration, vous pouvez initialiser la proprit Format du champ pour interprter la valeur stocke comme Vrai/Faux, Oui/Non, ou Actif/Inactif. Sur la page Liste de choix, vous pouvez dfinir le champ pour lafficher sous la forme dune case cocher, dune zone de texte, ou dune zone de liste droulante (dans une zone de liste droulante, on peut slectionner partir dune liste ou bien saisir une entre).
NETTOYAGE Enregistrez la table TestChamps, puis fermez-la. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden06 pour lutiliser dans les exercices suivants.
Restreindre la taille des donnes dun champ

Au chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples , vous avez modifi la proprit Taille du champ de plusieurs champs Texte. Vous avez saisi les nouvelles tailles en faisant des ajustements de la proprit Taille du champ dans le groupe Proprits de longlet Champs et de la proprit Taille du champ dans la zone Proprits du champ en Mode Cration. Comme vous lavez vu, la modification de la taille dun champ Texte ncessite lestimation du nombre maximal de caractres que le champ contiendra. Comme pour le type de donnes Texte, les types de donnes NumroAuto et Numrique ont une proprit Taille du champ associe qui restreint le nombre de chiffres qui peut tre saisi dans le champ. La proprit Taille du champ du type de donnes Numrique est plus complexe que celle du type de donnes NumroAuto. On peut dfinir les champs Numrique avec lun des paramtres illustrs dans le tableau suivant.
Paramtre Octet Entier Entier long Rel simple Description Nombres entiers de 0 255 Nombres entiers de 32 768 32 767 Nombres entiers de 2 147 483 648 2 147 483 647 Nombres ngatifs de 3,402823E38 1,401298E45 et nombres positifs de 1,401298E45 3,402823E38
150
Paramtre Rel double
Description Nombres ngatifs de 1,79769313486231E308 4,94065645841247E 324 et nombres positifs de 1,79769313486231E308 4,94065645841247E324 Nombres gnrs alatoirement qui font 16 octets Nombres de -10^28 -1 10^28 -1
N de rplication Dcimal
La proprit Taille du champ des champs NumroAuto peut tre dfinie Entier long (la valeur par dfaut) ou N de rplication. En dfinissant la proprit Taille du champ avec le paramtre qui autorise lentre valide la plus longue, vous empchez la saisie de valeurs invalides. Access rejette toute valeur qui est infrieure ou suprieure aux limites de taille du champ lorsquon essaie de se dplacer en dehors du champ.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les restrictions de donnes, recherchez Introduction aux types de donnes et aux proprits des champs dans laide dAccess.
Dans cet exercice, vous allez modifier la proprit Taille du champ de deux champs pour voir limpact sur les donnes dj prsentes dans la table et sur les nouvelles donnes saisir. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06, et affichez la table TestChamps en Mode Feuille de donnes. Puis suivez les tapes.
1. Examinez les valeurs des champs de lunique enregistrement de la table

TestChamps.
2. Basculez en mode Cration, cliquez nimporte o dans la ligne cTexte, puis

dans la zone Proprits du champ, modifiez la proprit Taille du champ de 255 18. Access restreindra maintenant 18 le nombre de caractres qui peut tre saisi dans le champ cTexte.
3. Cliquez sur une cellule de la ligne cNombre, cliquez nimporte o dans la

proprit Taille du champ, cliquez sur la flche qui apparat, puis dans la liste, cliquez sur Octet. Access restreindra les valeurs qui peuvent tre saisies dans le champ cNombre la plage allant de 0 255 (inclus).
4. Basculez en Mode Feuille de donnes, cliquez sur Oui lorsquon vous

demande denregistrer la table.
Spcifier le format des donnes dun champ
151
Access affiche un avertissement concernant la perte possible de certaines donnes.
La table contient des donnes qui ne correspondent pas aux nouveaux paramtres des proprits.
5. Cliquez sur Oui pour reconnatre le risque, et cliquez sur Oui nouveau
pour accepter la suppression du contenu dun champ. colonne de faon voir son entre en entier.
6. Faites un double clic sur la bordure droite du champ cTexte pour largir la
On peut maintenant voir limpact des modifications de taille de champ sur les champs.
La valeur cTexte a t tronque, et la valeur cNombre a t supprime. Vous avez saisi 34 caractres dans le champ cTexte, et il ne peut en contenir que 18. Par consquent, 14 caractres ont t supprims de faon dfinitive. Vous avez saisi 500 dans le champ cNombre qui ne peut prsent que contenir des nombres entiers compris entre 0 et 255, si bien que la valeur a t supprime dfinitivement.
7. Dans le champ cNombre, saisissez 2,5, puis appuyez sur la touche Tabulation. Access arrondit la valeur saisie au nombre entier le plus proche. NETTOYAGE Fermez la table TestChamps, en sauvegardant les modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden06 pour lutiliser dans les prochains exercices.

Deux proprits contrlent le format des informations des tables dune base de donnes : la proprit Format et la proprit Masque de saisie. Les deux pro-
152
prits affectent la faon dont les informations sont affiches aprs leur saisie dans une table, mais la proprit Masque de saisie a aussi une fonction importante lors de la saisie des donnes. Comme son nom lindique, un masque de saisie permet aux utilisateurs qui saisissent de nouveaux enregistrements de voir tout de suite le format requis et la longueur de lentre.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la proprit Format, reportez-vous lencadr Cration de formats personnaliss plus loin dans ce chapitre.
On peut utiliser la proprit Masque de saisie pour contrler la faon dont les donnes sont saisies dans les champs Texte, Numrique, Date/Heure, et Montaire. Pour les champs Texte et Date/Heure, un assistant Masque de saisie est disponible pour vous aider appliquer plusieurs masques prdfinis courants. Pour les champs Numrique et Montaire, vous devez crer un masque partir de zro. La proprit Masque de saisie possde trois sections spares pas des points-virgules. Par exemple, le masque suivant est pour le numro de tlphone : 00\ 00\ 00\ 00\ 00;0;_ La premire section contient les caractres qui sont utiliss comme espaces rservs pour les informations saisir, ainsi que les caractres tels que les parenthses ou les traits dunion. Tous ces caractres contrlent lapparence de lentre. Le tableau suivant explique la fonction des caractres de masque de saisie les plus courants.
Caractre 0 9 # L ? A a & C < > Description Chiffre requis (de 0 9). Chiffre optionnel ou espace. Chiffre optionnel ou espace ; les positions vides sont converties en espaces ; les signes plus et moins sont autoriss. Lettre requise (de A Z). Lettre optionnelle (de A Z). Lettre ou chiffre requis. Lettre ou chiffre optionnel(le). Caractre requis (toute sorte) ou un espace. Caractre optionnel (toute sorte) ou un espace. Tous les caractres qui suivent sont convertis en minuscules. Tous les caractres qui suivent sont convertis en majuscules.
153
Caractre ! \ tout texte Mot de passe
Description Les caractres saisis dans le masque le remplissent de gauche droite. On peut inclure le point dexclamation nimporte o dans le masque de saisie. Le caractre qui suit est affich comme un caractre littral. Les caractres entre guillemets sont traits comme des caractres littraux. Cre une zone dentre de mot de passe. Tout caractre saisi dans la zone est stock en tant que caractre mais affich comme un astrisque (*).
Tous les caractres qui ne sont pas inclus dans cette liste sont affichs de la faon dont vous les saisissez et sont reconnus comme des caractres littraux. Si vous voulez utiliser un des caractres spciaux de cette liste comme un caractre littral, prcdez-le avec le caractre \ (anti-slash). La deuxime et la troisime section du masque de saisie sont optionnelles. Inclure un 1 dans la deuxime section (ou la laisser vide) indique Access de stocker uniquement les caractres saisis ; inclure un 0 lui dit de stocker la fois les caractres saisis et les caractres littraux. Saisir un caractre dans la troisime section indique Access dafficher ce caractre en tant quespace rserv pour chacun des caractres saisir ; la laisser vide indique Access dafficher une barre de soulignement comme espace rserv. Le masque de saisie !\(000) 000\-0000;1;# cre cet affichage dans le champ dune table ou dun formulaire : (###) ###-#### Dans cet exemple, les 0 de la premire partie du masque restreignent lentre 10 chiffres (pas plus, pas moins). Lutilisateur de la base de donnes ne saisit pas les caractres littraux (les parenthses, espace, et traits dunion). Le 1 de la seconde partie indique Access de ne pas stocker les caractres littraux ; il doit stocker uniquement les 10 chiffres. Le signe # de la troisime partie indique Access dutiliser ce caractre comme espace rserv pour les10 chiffres requis.
Astuce Un masque de saisie peut contenir du texte, mais aussi des espaces rservs pour les donnes saisir. Par exemple, si vous saisissez Le numro est avant le masque de saisie dun numro de tlphone, lentre par dfaut pour le champ est Le numro est (###) ###-####. Les numros que lon saisit remplacent toujours les espacs rservs #, pas le texte. La proprit Taille du champ ne sapplique pas aux caractres littraux du masque, de telle sorte que si cette proprit est dfinie 15, lentre ne sera pas tronque mme si le nombre de caractres affichs (en comptant les espaces) est gal 28.
Dans cet exercice, vous allez utiliser lassistant Masque de saisie pour appliquer un masque de saisie prdfini pour un numro de tlphone un champ Texte. Puis,
154
dans un autre champ, vous allez crer un masque personnalis qui affiche une entre de texte avec une lettre initiale en majuscule, sans vous soucier de la manire dont le texte est en fait saisi. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06, et affichez la table TestChamps en Mode Cration. Puis suivez les tapes.
1. Cliquez sur le slecteur de ligne du champ cTexte, et dans longlet contex-
tuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Insrer des lignes.
2. Ajoutez un nouveau champ nomm cTlphone qui est assign au type de

donnes Texte. Puis enregistrez la table.
3. Avec le champ cTlphone toujours slectionn, dans la zone Proprits

du champ, cliquez nimporte o dans la proprit Masque de saisie.
4. Cliquez sur le bouton Ellipse droite de la proprit, et enregistrez la table

lorsquon le demande. Lassistant Masque de saisie affiche sa premire page.
On peut cliquer dans la zone Essayer pour visualiser laspect du masque puis saisir un numro pour voir comment le masque se comporte.
5. Avec Numro de tlphone slectionn dans la liste Masque de saisie, cliquez sur Suivant. La seconde page de lassistant saffiche.
155
On peut modifier la structure du masque de saisie et du caractre despace rserv qui indique ce quil y a saisir. Les zros indiquent que tous les chiffres sont obligatoires.
6. Affichez la liste Caractre espace rserv, cliquez sur #, puis sur Suivant.
Sur la troisime page de lassistant, on spcifie si on souhaite stocker les symboles avec les donnes (les symboles prennent de la place, ce qui signifie que votre base de donnes tiendra plus de place).
Si on stocke les symboles, ils seront toujours inclus lorsque les donnes sont affiches dans les tables, les formulaires et les tats.
7. Acceptez la slection par dfaut (pour stocker les donnes sans les symboles) en cliquant sur Terminer.
156
En cliquant simplement sur Suivant, on affiche une page qui indique que lassistant possde toutes les informations requises pour crer le masque. Access ferme lassistant.
Le masque modifi est insr dans la proprit Masque de saisie.
8. Appuyez sur Entre pour accepter le masque.

Access change le format du masque en 00\ 00\ 00\ 00\ 00;;#. Notez les deux points-virgules qui sparent le masque en trois sections. Comme vous avez indiqu Access de stocker les donnes sans les symboles, rien nest affich dans la deuxime section du masque.
9. Enregistrez la table, puis basculez en Mode Feuille de donnes. 10. Cliquez sur le champ N dans le premier enregistrement, puis appuyez sur la
touche Tabulation pour vous dplacer dans le champ cTlphone. Saisissez ensuite une srie de numros pour voir comment le masque fonctionne. Access formate les 10 premiers chiffres saisis comme un numro de tlphone. Si vous saisissez plus de 10 chiffres, Access ignore les chiffres supplmentaires. Si vous saisissez moins de 10 chiffres puis appuyez sur la touche Tabulation ou Entre, Access vous avertit que votre entre ne correspond pas au masque de saisie.
Le masque de saisie ncessite 10 chiffres. Voyons prsent comment un masque de saisie peut tre utilis pour contrler laffichage des entres de donnes.
157
11. Basculez en mode Cration, et cliquez nimporte o dans le champ cTexte. 12. Dans la zone Proprits du champ, cliquez sur la proprit Masque de saisie, saisissez ce qui suit, puis appuyez sur Entre : >L<???????????????? (16 points dinterrogation)
Astuce Lorsquon appuie sur Entre, le bouton Options de mise jour de la proprit apparat. Le fait de cliquer sur ce bouton affiche une liste doptions. Dans ce cas, les seules options disponibles sont dappliquer le masque de saisie partout o cTexte est utilis (ce qui est appel propagation de la proprit), et dafficher laide dAccess pour en savoir plus sur cette fonction. Ce bouton disparat lorsque lon modifie toute autre proprit ou que lon modifie un champ diffrent, si bien que vous pouvez lignorer.
Le symbole suprieur (>) force la saisie en majuscules du texte qui suit. Le L requiert une lettre. Le symbole infrieur (<) force la saisie en minuscules du texte qui suit. Chaque point dinterrogation autorise la saisie de nimporte quelle lettre ou labsence de saisie. Le nombre total de caractres (17) reprsente un caractre de moins que le nombre maximum de caractres autoriss par la proprit Taille du champ.
Le paramtre Taille du champ doit tre suprieur au nombre maximum de caractres autoriss par le masque.
13. Enregistrez vos modifications de la table, et basculez en Mode Feuille de

donnes.
14. Supprimez lentre en cours du champ cTexte, saisissez smith, et appuyez

sur la touche Tabulation.
15. Remplacez lentre par SMITH, puis par McDonald.

Peu importe la manire dont vous saisissez le nom, seule sa premire lettre est en majuscule.
Astuce On peut crer des masques de saisie personnaliss et les enregistrer pour une utilisation future. Sur la premire page de lassistant, cliquez sur Modifier la liste, et dans la barre de navigation des enregistrements de la bote de dialogue Assistant Personnaliser le Masque de saisie, cliquez sur le
158
bouton Nouvel enregistrement. Puis saisissez les informations du masque personnalis, et cliquez sur Fermer.
NETTOYAGE Fermez la table TestChamps. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden06 pour lutiliser dans les exercices suivants.
Cration de formats personnaliss

On peut construire des proprits Format personnaliss pour contrler laffichage des champs Texte peu prs de la mme manire quon construit des masques de saisie. Le tableau suivant dcrit les caractres qui sont disponibles.
Caractre @ & ! Description Caractre requis (peut tre vide). Caractre optionnel. Les caractres saisis dans la chane despaces rservs la remplissent de la gauche vers la droite. On peut inclure le point dexclamation nimporte o dans la chane. Tous les caractres qui suivent sont convertis en minuscules. Tous les caractres qui suivent sont convertis en majuscules. Le caractre qui suit devient un caractre de remplissage. Le caractre qui suit est affich comme un caractre littral.
< > * \
tout texte Les caractres entre guillemets sont traits comme des caractres littraux. [couleur] Applique une couleur tous les caractres dune section du format. Les couleurs disponibles sont noir, bleu, cyan, magenta, rouge, jaune, ou blanc.
Astuce Les espaces vides, le signe plus (+), le signe moins (-), et les symboles financiers ($, , ), ainsi que les parenthses sont reconnus comme des caractres littraux sans les guillemets.
Pour crer un format personnalis :
1. Avec la table ouverte en Mode Cration, slectionnez le champ sur lequel

on veut appliquer le format personnalis. mat.
2. Dans le volet Proprits du champ, dans la zone Format, saisissez le for3. Basculez en Mode Feuille de donnes, enregistrez la table.
Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation
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Toutes les donnes existantes seront affiches selon le nouveau format. Les nouvelles donnes saisies se conformeront au format lorsquon quitte le champ. titre dexemple, examinez le format suivant : @.com;pas de lien[Rouge] Ce format spcifie deux personnalisations spares par un point-virgule. La partie avant le point-virgule spcifie ce quAccess doit faire si des caractres sont saisis (dans ce cas, on ajoute .com) ; et la partie aprs le point-virgule spcifie ce quAccess doit faire si le champ est vide (dans ce cas, on affiche pas de lien en rouge.

Une rgle de validation dfinit prcisment les informations qui seront acceptes dans un ou plusieurs champs dun enregistrement. On peut utiliser une rgle de validation dans un champ contenant la date dembauche dun employ pour empcher quune date dans le futur soit saisie. Ou si on livre des commandes uniquement dans certaines zones, on peut utiliser une rgle de validation sur le champ Code postal pour refuser les entres dautres zones. On peut crer des rgles de validation pour tous les types de donnes except NumroAuto, Objet OLE, et Pice jointe. On peut crer des rgles de validation pour des champs individuels ou des enregistrements complets :
l Validation de champ ce niveau, Access utilise la rgle de validation pour
tester une entre quand on tente de quitter le champ.

l Validation denregistrement ce niveau, Access utilise la rgle pour tes-
ter le contenu de plusieurs champs lorsquon tente de quitter lenregistrement. Si un champ ou un enregistrement ne satisfait pas la rgle, Access rejette lentre et affiche un message dexplication. On cre une rgle de validation en gnrant une expression. Dans le jargon dAccess, le terme expression est synonyme de formule. Cest une combinaison doprateurs, de constantes, de fonctions, et didentificateurs qui value une seule valeur. Access gnre une formule dans le format a=b+c, o a est le rsultat et =b+c reprsente lexpression.
Astuce Les expressions ne semploient pas que dans les rgles de validation ; on peut aussi les utiliser pour assigner des proprits aux tables ou aux formulaires, pour dterminer des valeurs dans des champs ou des tats, pour dfinir un ensemble de conditions quun enregistrement doit satisfaire pour tre inclus dans le rsul-
160
tat dune requte, etc. Pour plus dinformations sur les requtes, reportez-vous au chapitre 8, Crer des requtes .
Lexpression quon utilise dans une rgle de validation combine plusieurs critres pour dfinir un ensemble de conditions quune valeur de champ doit satisfaire pour tre une entre valide. Plusieurs critres sont combins en utilisant des oprateurs arithmtiques, des oprateurs de comparaison et des oprateurs logiques. Les diffrents types dexpressions utilisent diffrents oprateurs. Voici les oprateurs les plus courants :
l Oprateurs logiques m Et Cet oprateur slectionne les enregistrements qui satisfont tous les
critres spcifis.
m Ou Cet oprateur slectionne les enregistrements qui satisfont au
moins un des critres.

m Pas Cet oprateur slectionne les enregistrements qui ne satisfont pas
les critres.
l Oprateurs de comparaison m < Infrieur m > Suprieur m = gal l On peut combiner ces oprateurs de base pour former les oprateurs
suivants :
m <= Infrieur ou gal m >= Suprieur ou gal m <> Diffrent de
Loprateur Like est parfois regroup avec les oprateurs de comparaison ; il est utilis pour tester si le texte correspond ou pas au modle.
l Oprateurs arithmtiques m + Ajouter m - Soustraire m * Multiplier m / Diviser
Un oprateur li, & (une forme textuelle de loprateur +) est utilis pour concatner (combiner) deux chanes de texte. On peut saisir des rgles de validation dans la zone de la proprit Rgle de validation la main, ou on peut utiliser un outil appel Gnrateur dexpression pour
161
les crer. Le Gnrateur dexpression nest pas un assistant ; il ne vous guide pas travers le processus de gnration de lexpression. Il fournit une liste hirarchique des lments les plus courants quon peut inclure dans une expression et une zone expression pour gnrer lexpression. On ouvre la bote de dialogue Gnrateur dexpression en cliquant sur le bouton Rgle de validation dans le groupe Rgle de validation sur longlet contextuel Champs, puis en cliquant soit sur Rgle de validation de champ ou Rgle de validation denregistrement. Dans la bote de dialogue, on peut slectionner des fonctions, des oprateurs, et dautres lments partir de la liste pour les copier dans la zone Expression, ou on peut saisir lexpression directement dans la zone Expression. Pour expliquer une rgle de validation aux utilisateurs, on peut crer un message qui apparat si quelquun tente de saisir une valeur invalide dans un champ. Un message bien conu indique aux utilisateurs quelles donnes sont attendues dans le champ et dans quel format elles doivent tre saisies. Par exemple, le message Veuillez saisir un nombre entier entre 1 et 99 est plus utile que le message Entre invalide. Dans cet exercice, vous allez crer et tester une rgle de validation dun champ et une rgle de validation dun enregistrement. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06 avec laquelle vous avez travaille dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06, et affichez la table TestChamps en Mode Feuille de donnes. Puis suivez les tapes.
1. Cliquez sur la valeur du champ cTlphoneMobile, et remplacez lentre en 2. Cliquez nimporte o dans le champ cTlphoneMobile, et sur longlet con-
cours par 0806060707, en autorisant le masque formater lentre pour vous. textuel Champs, dans le groupe Validation de champ, cliquez sur le bouton Validation. Une liste doptions apparat.
Options de Validation.
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3. Cliquez sur Rgle de validation de champ.

La bote de dialogue Gnrateur dexpression souvre.
On gnre lexpression dans la zone en haut de la bote de dialogue. Spcifions que seuls les numros de tlphone commenant par 06 et 07 peuvent tre accepts dans le champ cTlphoneMobile.
4. Dans la liste lments dexpression, cliquez sur Oprateurs; dans la liste
Catgories dexpression, cliquez sur Comparaison ; et dans la liste Valeurs dexpression, faites un double clic sur Like. Loprateur de comparaison Like est transfr dans la zone Expression.
5. Dans la zone Expression, saisissez 06* (en incluant les guillemets et lastrisque). Puis saisissez un espace.
6. Dans la liste Catgories dexpression, cliquez sur Logique, et dans la liste

Valeurs dexpression, faites un double clic sur Ou. Loprateur logique Ou est transfr dans la zone Expression.
7. Dans la liste Catgories dexpression, cliquez sur Comparaison, et dans la

liste Valeurs dexpression, faites un double clic sur Like. Le Gnrateur dexpression insre <<Expr>> avant loprateur Like comme un espace rserv pour nimporte quelles autres expressions quon veut ajouter. On peut ignorer ceci pour le moment.
8. Dans la zone Expression, saisissez 07* (en incluant les guillemets et lastrisque).
9. Faites un double clic sur <<Expr>>, et appuyez sur la touche Suppression.

Puis supprimez lespace en trop avant Like.
163
Lexpression oblige maintenant le champ cTlphoneMobile commencer par 06 ou 07.
Si vous voulez simplement saisir une expression dans la zone Expression, vous pouvez cliquer sur Moins pour masquer les zones hirarchiques.
10. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Gnrateur dexpression.

Access vous alerte que les donnes existantes violent la nouvelle rgle de validation, car le champ cTlphoneMobile contient un numro de tlphone qui ne commence pas par 06 ou 07.
11. Cliquez sur Oui pour fermer le message et garder la rgle. 12. Sur longlet contextuel Champs, dans le groupe Validation de champ, cliquez sur le bouton Validation, puis cliquez sur Message de validation de champ. La bote de dialogue Entrer le message de validation souvre.
On peut saisir un message pour guider la saisie de lutilisateur.
13. Dans la zone, saisissez Le numro doit commencer par 06 ou 07, puis cliquez sur OK. Access affichera ce message si quelquun tente de saisir un numro de tlphone mobile qui ne commence pas par 06 ou 07.
164
14. Enregistrez la table, puis basculez en mode Cration.

Dans la zone Proprits du champ, la proprit Rgle de validation et la proprit de texte Validation sont initialises avec la nouvelle rgle et le nouveau message.
Si vous prfrez, vous pouvez saisir la rgle et le message directement dans leurs zones de proprit.
15. Basculez en Mode Feuille de donnes, cliquez nimporte o dans le champ

cTlphoneMobile, puis appuyez sur la touche Origine pour placer le curseur au dbut du champ.
Astuce Pour slectionner un champ complet, pointez tout gauche du champ, et lorsque le pointeur change en une croix paisse, cliquez sur le bouton de la souris.
16. Saisissez 3605550109, puis appuyez sur la touche Tabulation.

Access affiche une alerte.
Access vous avertit que le numro de tlphone mobile doit commencer par 06 ou 07.
Astuce Vous allez voir le lien Ces informations vous ont-elles t utiles uniquement si vous avez rejoint le programme damlioration de lexprience utilisateur de Microsoft. En cliquant sur le lien, vous affichez une bote de dialogue o vous pouvez donner votre avis sur lutilit du texte de validation.
165
17. Cliquez sur OK pour fermer la bote dalerte, saisissez un nouveau numro
de tlphone mobile correct, puis appuyez sur la touche Tabulation. Nous allons maintenant crer une rgle de validation denregistrement qui compare une date une autre date pour vrifier quelle est postrieure.
18. Faites dfiler vers la droite, et cliquez sur le champ Cliquer pour ajouter. 19. Dans longlet contextuel Champs, dans le groupe Validation de champ, cli-
Puis crez un champ Date/Heure avec le format Date rduit, et nommez le champ cDate2. quez sur le bouton Validation, puis cliquez sur Rgle de validation denregistrement. La bote de dialogue Gnrateur dexpression souvre. Dans la liste Elments dexpression, la table TestChamps est slectionne, et ses champs sont affichs dans la liste Catgories dexpression.
20. Dans la liste Catgories dexpression, faites un double clic sur cDate2
pour linsrer dans la zone Expression. Puis faites un double clic sur cDate. Le Gnrateur dexpression insre <<Expr>> entre cDate2 et cDate.
Les noms de champ sont encadrs par des crochets pour indiquer que ce sont des identificateurs (ce qui signifie, quils identifient les lments que cette expression utilisera dans son valuation).
21. Dans la zone Expression, faites un double clic sur <<Expr>> pour le slec-
tionner. Puis dans la liste lments dexpression, cliquez sur Oprateurs ; dans la liste Catgories dexpression, cliquez sur Comparaison, et dans la liste Valeurs dexpression, faites un double clic sur >.
166
Le signe suprieur remplace <<Expr>> dans lexpression.
22. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Gnrateur dexpression,

puis cliquez sur Oui pour garder la nouvelle rgle. postrieure cDate.
23. Crez un message de validation denregistrement qui dit cDate2 doit tre 24. Enregistrez la table puis remplacez lentre du champ cDate par 22/11/22. 25. Cliquez sur le champ cDate2, cliquez sur le bouton Calendrier, et cliquez
sur la date du jour. Puis cliquez sur lenregistrement ci-dessous. Access affiche une bote dalerte contenant le texte de validation denregistrement.
On ne peut pas quitter lenregistrement tant que lerreur de donnes nest pas rsolue.
26. Cliquez sur OK, modifiez la valeur de cDate2 en 12/22/22, puis cliquez sur
lenregistrement ci-dessous. NETTOYAGE Fermez la table TestChamps. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden06 pour lutiliser dans les prochains exercices.
Tests de validation simples

Le groupe Validation de champ sur longlet contextuel Champs inclut deux commandes qui fournissent des tests de validation simples sans avoir construire dexpression :
l Obligatoire Par dfaut, la proprit Obligatoire est fixe Non. Cocher
la case Obligatoire dans le groupe Validation de champ initialise sa proprit Oui, ce qui signifie que chaque enregistrement doit avoir une entre dans ce champ ; il ne peut pas tre vide (un champ vide est appel un champ null).
l Unique Par dfaut, la proprit Index de tous les champs excepts les
champs NumroAuto est fix Non. Cette proprit a deux options Oui :
m Oui - Avec doublons Cette option est dfinie si vous slectionnez
la case Index dans le groupe Validation de champ.
Restreindre les donnes aux valeurs dune liste
167
m Oui - Sans doublons Cette option est dfinie si vous slectionnez la
case Unique (elle est dfinie par dfaut pour les champs NumroAuto). Dans ces deux cas, Access cre un index des donnes du champ et de leur emplacement, similaire lindex dun livre. Lindex acclre la recherche de donnes, car Access peut rechercher lemplacement des donnes dans lindex au lieu de rechercher dans la base de donnes. En termes de validation, la slection de la case Obligatoire provoquera la vrification de lexistence dune entre dans le champ avant lacceptation de lenregistrement. Si lon slectionne la case Unique, Access va vrif ier quaucun autre enregistrement ne possde la mme valeur de champ avant daccepter lentre du champ.
Astuce Pour les champs Texte, Mmo, et Lien hypertexte, la proprit Obligatoire peut tre affine par la proprit Chane vide autorise. Lorsque cette proprit est dfinie Oui (la valeur par dfaut), on peut saisir une chane vide (deux guillemets avec rien dedans) et le champ ne sera pas considr comme vide. En dautres termes, un champ obligatoire peut tre vide mais pas Null. La diffrenciation entre Null et vide peut sembler trange, mais elle devient importante si quelquun veut programmer la base de donnes, car certaines commandes produisent des rsultats diffrents pour les champs Null et les champs vides.

Il est intressant de voir comment une mme information peut tre saisie de manire trs diffrente par les diffrents utilisateurs dune base de donnes. Si vous demandez par exemple des gens de saisir dans un champ le nom de la rgion Rhne-Alpes, vous pouvez obtenir des graphies diffrentes, dont certaines sont errones : Rhne Alpes, Rhone-Alpes, RA ou bien encore Rhone Alpe. Les incohrences mineures dans la faon dont les donnes sont saisies peuvent ne pas tre vraiment importantes pour quelquun qui lit ces informations et prend des dcisions. Par exemple, Rhne-Alpes et RA font rfrence la mme rgion. Mais un ordinateur est trs littral, et si vous lui dites de crer une liste de manire pouvoir envoyer des catalogues aux personnes vivant en RA, lordinateur ninclura pas les personnes dont la rgion est liste dans la base de donnes sous la forme Rhne-Alpes. On peut limiter les options pour saisir des informations dans une base de donnes de plusieurs faons :
l Si une entre est plus probable quune autre, on peut initialiser la proprit
Valeur par dfaut du champ cette entre. Les utilisateurs peuvent ensuite
168
appuyer sur la touche Tabulation pour passer ce champ, laissant lentre par dfaut intacte. Mme si les utilisateurs saisissent quelque chose dautre, le format de lentre par dfaut peut les guider lors du choix du format dentre.
l Sil ny a que deux choix possibles, on peut utiliser un champ Oui/Non repr-
sent par une case cocher. Une croix dans la case indique un choix, et labsence de croix indique lautre choix.
l Pour une courte liste de choix qui ne change pas souvent, on peut utiliser une
zone de liste droulante. En cliquant sur la flche droite de la zone de liste droulante, on affiche la liste de choix. Selon les proprits associes la zone de liste droulante, les utilisateurs de la base de donnes peuvent saisir quelque chose dautre ou ils peuvent ajouter des entres la liste de choix. Bien quil soit possible de crer une liste de choix la main, il est plus facile dutiliser lassistant Liste de choix.
Astuce Access est fourni avec trois listes de choix Dmarrage rapide qui sont couramment utilises en entreprise : Type de paiement, Priorit, et tat. On peut utilement ajouter une de ces listes de choix prtes lemploi une table en cliquant sur le bouton Plus de champs dans le groupe Ajouter et supprimer sur longlet contextuel Champs, puis en cliquant sur le champ souhait.
Dans cet exercice, vous allez utiliser lassistant Liste de choix pour crer une liste dtats et de provinces dans laquelle lutilisateur pourra slectionner une valeur. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06, et affichez la table TestChamps en Mode Feuille de donnes. Puis suivez les tapes.
1. Tout droite de la table, cliquez sur le champ Cliquer pour ajouter. Dans
longlet contextuel Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de champs, puis sur Liste de choix et relation.
Lassistant Liste de choix dmarre.
169
Premire page de lassistant Liste de choix. Si un choix possde beaucoup dentres potentielles, ou si elles changent souvent, on peut les lier une table (la cration dune table peut alors tre ncessaire). Si un champ possde uniquement quelques entres possibles qui ne changent pas, la saisie de la liste directement dans lassistant est plus facile.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la cration des champs de liste de choix en se basant sur une autre table, reportez-vous Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table plus loin dans ce chapitre.
2. Cliquez sur Je taperai les valeurs souhaites, puis cliquez sur Suivant. 3. Laissez le nombre de colonnes fix 1, et cliquez dans la premire cellule de
la colonne Col1.
4. Saisissez les abrviations dtat et de provinces suivantes, appuyez sur la

touche Tabulation (pas Entre) aprs chaque saisie pour aller une nouvelle ligne. BC CA ID MT OR WA
5. Cliquez sur Suivant.

Lassistant a besoin dun peu plus dinformations avant de crer le champ.
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On peut assigner un nom au nouveau champ sur cette page.

Voir aussi Pour plus dinformations sur la cration de champs qui peuvent contenir plusieurs valeurs, reportez-vous lencadr Champs multivalus plus loin dans ce chapitre.
6. Saisissez cListeChoix comme nom de champ, et slectionnez la case Limiter

la liste. Puis cliquez sur Terminer.
7. Enregistrez la table, et basculez en mode Cration. 8. Cliquez nimporte o dans le champ cListeChoix, puis dans la zone Proprits du champ, cliquez sur longlet Liste de choix. La page Liste de choix montre les proprits qui contrlent la liste de choix.
On peut voir la liste saisie dans la proprit Contenu.
9. Dans la zone Proprits du champ, cliquez sur longlet Gnral. Puis cli-
quez nimporte o dans la proprit Valeur par dfaut, saisissez WA, puis appuyez sur Entre. les modifications de la table.
10. Basculez en Mode Feuille de donnes, en cliquant sur Oui pour enregistrer
171
Lentre WA apparat dans le champ cListeChoix du nouvel enregistrement.
11. Cliquez dans le champ cListeChoix du premier enregistrement, puis cliquez

sur la flche droite du champ. La liste des entres possibles pour ce champ apparat.
La liste reflte les entres saisies sur la deuxime page de lassistant.

Astuce En cliquant sur le bouton qui apparat sous la liste doptions, on ouvre la bote de dialogue Modifier les lments de la liste. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs puissent diter la liste, vous pouvez dsactiver cette proprit, comme nous le ferons plus tard dans cet exercice.
12. Cliquez sur MT pour saisir labrviation pour Montana dans le champ. 13. Avec MT slectionn, saisissez b.
Access complte lentre en affichant C.
14. Cliquez sur lenregistrement en dessous.

Access convertit bC en BC.
15. Slectionnez BC, saisissez Utah, puis appuyez sur la touche Tabulation. Puis
lorsquAccess vous dit que lentre nest pas dans la liste et vous demande si vous voulez modifier la liste, cliquez sur Oui. quez sur Annuler, puis cliquez sur BC dans la liste.
16. Lorsque la bote de dialogue Modifier les lments de la liste souvre, cli17. Basculez en mode Cration, et cliquez sur longlet Liste de choix.
La proprit Limiter liste sur la page Liste de choix pour le champ cListeChoix est dfinie Oui, mais la proprit Autoriser les modifications de la liste de valeurs est aussi dfinie Oui, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent modifier la liste.
18. Cliquez sur la proprit Autoriser les modifications de la liste de

valeurs, cliquez sur la flche qui apparat, puis cliquez sur Non.
19. Enregistrez la table, retournez en Mode Feuille de donnes, saisissez Utah

dans le champ cListeChoix, puis appuyez sur la touche Tabulation. Access vous informe que le texte saisi nest pas dans la liste.
172
Access nacceptera pas votre entre.
20. Cliquez sur OK pour fermer la bote de message. Puis cliquez sur BC dans la
liste, et sur la touche Tabulation. NETTOYAGE Fermez la table TestChamps. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden06 pour lutiliser dans le dernier exercice.
Liste de consultation multicolonnes

Si vous voulez que les gens soient capables de slectionner un nom convivial partir dune liste mais que la base de donnes stocke un nom ou un numro plus compact, on peut crer une liste de choix multicolonnes qui associe les deux types dentres. Pour initialiser une liste de choix multicolonnes :
1. Crez un nouveau champ Liste de choix et indiquez sur la premire page

de lassistant Liste de choix que vous voulez saisir les valeurs.
2. Sur la seconde page, modifiez le paramtre Nombre de colonnes 2, puis

saisissez les donnes que vous voulez quAccess stocke dans Col1 et dans Col2. cliquez sur Terminer.
3. Assignez un nom au champ, cochez la case Limiter la liste si appropri, et

Le fait de cliquer sur la flche du champ affichera alors une liste de deux colonnes partir de laquelle lutilisateur peut slectionner une entre. La valeur stocke sera affiche dans le champ. Pour afficher uniquement le nom convivial de la liste de la table :
1. Basculez en mode Cration. 2. Dans la zone Proprits du champ, sur longlet Liste de choix, modifiez la
proprit Largeurs colonne de 2,54cm ; 2,54cm en 0cm ; 2,54cm.
3. Enregistrez la table.
Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table
173

Dans la section Crer des relations entre des tables du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples , vous avez appris lier des tables de manire ce quun utilisateur ne puisse pas entrer un numro client qui nexiste pas dans la table Clients ou un numro employ qui nexiste pas dans la table Employs. Ces relations sont critiques pour garantir quun lment spcifique de donnes nest stock dans la base de donnes quune seule fois. Mais les relations fournissent aussi un moyen puissant damliorer la prcision des donnes de la base de donnes. Si vous demandez une douzaine de vendeurs de saisir le nom dun client spcifique, dun produit, et dun livreur dans une facture, il est peu probable que tous saisissent la mme chose. Dans les cas comme celui-ci dans lequel le nombre de choix corrects est limit (au client en cours, au produit en cours, et au livreur en cours), le fait doffrir la possibilit de choisir les informations correctes partir dune liste drive de la table Clients, de la table Produits, et de la table Expditeurs amliore la prcision et la cohrence de la base de donnes. Lors de la recherche des informations dans une autre table, le point important est lefficacit du processus. La recherche dun employ dans une table Employs qui ne comporte que neuf enregistrements nest pas trs difficile. En revanche, si la table Clients compte 200 enregistrements, la recherche peut tre assez fastidieuse. Si vous utilisez un numro de client intuitif au lieu de vous baser sur un numro auto-gnr comme la cl primaire de la table Clients, les utilisateurs de la base de donnes peuvent saisir le numro client puis le vrifier dans la liste. Par exemple, si on utilise les trois premires lettres du nom de client puis les deux premires lettres de son prnom, on est presque assur dobtenir des valeurs uniques pour le champ NumClient. Ces valeurs ne serviront pas uniquement de cl primaire pour la table Clients, mais il sera facile pour les utilisateurs de les deviner lorsquils travaillent dans dautres tables lies la table Clients. Dans cet exercice, vous allez utiliser lassistant Liste de choix pour crer une liste de valeurs possibles pour un champ partir des entres dun champ dune table lie. Vous allez modifier la cl primaire dune table pour faciliter le processus de liste de choix. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden06 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden06, puis suivez les tapes.
174

sur le bouton Relations. La page Relations montre que dans cette base de donnes il existe une relation entre les tables Clients et Commandes et entre les tables Employs et Commandes. On veut crer les champs Liste de choix Client et Employ dans la table Commandes, si bien que vous devez dabord supprimer les relations existantes.
2. Faites un clic droit sur la partie diagonale de la ligne entre les tables Clients
et Commandes, et cliquez sur Supprimer, cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. Rptez cette tape pour la ligne entre les tables Employs et Commandes. Puis fermez la page Relations, en cliquant sur Oui pour enregistrer la modification.
Astuce Si vous voulez supprimer la bote de la table partir de la page Relations, vous pouvez faire un clic droit sur la bote et cliquez sur Masquer la table. Si vous voulez supprimer toutes les botes, vous pouvez cliquer sur le bouton Effacer la mise en page dans le groupe Outils sur longlet contextuel Crer.
3. Ouvrez la table Commandes, et dplacez-vous sur les noms de champ

NumClient et NumEmploy pour les slectionner. Sur longlet contextuel Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. Puis cliquez sur Oui pour supprimer de faon permanente les champs et Oui pour supprimer leurs index. Maintenant nous allons ajouter un nouveau champ Liste de choix Employ.
4. Tout droite de la table, cliquez sur le champ Cliquer pour ajouter. Sur
longlet contextuel Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de champs, puis cliquez sur Liste de choix et relation. Lassistant Liste de choix dmarre et affiche sa premire page.
5. Avec Je veux que le champ Liste de choix extrait les valeurs dune autre
table ou requte slectionn, cliquez sur Suivant. Lassistant Liste de choix vous demande didentifier la table sur laquelle vous voulez que le champ Liste de choix se base.
6. Cliquez sur Table : Employs dans la liste, et cliquez sur Suivant. 7. Sur la page suivante, dans la liste Champs disponibles, faites un double
clic sur NumEmploy, puis Prnom, puis Nom pour transfrer ces champs dans la liste Champs slectionns. Puis cliquez sur Suivant.
8. Sur la page suivante, cliquez sur la flche de la premire zone de tri, cliquez
sur Nom dans la liste, puis sur Suivant.
175
Lassistant affiche la liste de choix avec le champ NumEmploy (la colonne de cl) masqu.
On peut ajuster les largeurs des colonnes pour voir entirement leurs valeurs.
9. Cliquez sur Suivant. Sur la dernire page de lassistant, saisissez Employ
comme nom du champ, et cochez la case Activer lintgrit des donnes. Puis cliquez sur Terminer. droite du champ.
10. Cliquez sur le champ Employ du premier enregistrement, puis sur la flche
La liste des entres possibles de ce champ apparat.
Liste trie par ordre alphabtique sur le nom.
11. Cliquez sur Nancy Anderson pour saisir le nom Nancy comme vendeur de
cette commande. Travaillons prsent avec la table Clients. On souhaite dabord modifier la cl primaire de cette table.
12. Ouvrez la table Clients en Mode Cration. Sur longlet contextuel Cration,
dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire pour la dsactiver.
176
Puis modifiez le paramtre Type de donnes du champ NumClient en Texte.
13. Modifiez la proprit Taille du champ 5, et saisissez une proprit Masque

de saisie de >LLLLL;;. Ce masque de saisie forcera Access afficher le NumClient en majuscules.
14. Cliquez sur le champ NumClient dans la colonne Nom du champ, et dans le
groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire. Puis enregistrez la table.
15. Basculez en Mode Feuille de donnes. Pour chaque client, assignez un

NumClient qui se compose des trois premires lettres du nom puis des deux premires lettres du prnom. Mme si vous saisissez le N en lettres minuscules, Access laffiche en majuscules.
16. Triez la table par ordre croissant sur le champ NumClient, puis fermez-la,
en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications.
17. Dans la table Commandes, utilisez lassistant Liste de choix pour crer un
nouveau champ Liste de choix bas sur les champs NumClient, Prnom, et Nom de la table Clients. Triez la liste de choix sur le Nom, puis cliquez sur Suivant.
18. Sur la page qui demande dajuster la largeur des colonnes du champ Liste de
choix, pointez la bordure droite du nom de champ Prnom, et lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, dplacez-vous vers la gauche pour masquer cette colonne. Cliquez sur Suivant. Terminer.
19. Nommez le champ Client, et forcez lintgrit des donnes. Puis cliquez sur
Essayez maintenant de saisir une commande pour Pilar Ackerman.
20. Dans le champ Client du premier enregistrement, saisissez ack.

Ackerman est la seule valeur Nom commenant par ces lettres, si bien quAccess complte lentre pour vous.
21. Cliquez sur le champ de lenregistrement en-dessous.

Access saisit le nom Ackerman comme il apparat dans la table Clients.
22. Dans lenregistrement en cours, saisissez c.

Access saisit campbell, la premire valeur Nom commenant par c dans la table Clients. Ce nest pas le client quon veut.
23. Cliquez sur la flche droite du champ.

Access affiche la liste avec Campbell surlign.
177
Comme Access a fait dfiler la liste, il est plus facile de slectionner le nom que lon souhaite.
24. Cliquez sur Cox, puis appuyez sur la touche Tabulation. Fermez la table
Commandes.
sur le bouton Relations. Lassistant Liste de choix a cr automatiquement des relations un--plusieurs entre les tables Clients et Commandes et entre les tables Employs et Commandes.
Access a cr ces relations pour prendre en charge les champs Liste de choix de la table Commandes. NETTOYAGE Fermez la base de donnes EntrepriseGarden06.
Champs multivalus
En gnral, vous serez capable de crer des tables de base de donnes dans lesquelles chaque champ contient une seule valeur. Cependant, vous aurez parfois besoin de stocker plus dune valeur dans un seul champ. Par exemple, dans une table Projets, vous devez stocker plusieurs noms demploys dans un champ quipe.
178
Pour initialiser un champ multivalu qui restreint des valeurs celles dune table :
1. Crez un nouveau champ Liste de choix, et indiquez sur la premire page 2. 3. 4. 5.

Sur la seconde page, slectionnez une table partir de la liste. Sur la troisime page, slectionnez les champs inclure. Sur la quatrime page, indiquez un ordre de tri. Sur la cinquime page, faites les ajustements ncessaires pour la largeur de la colonne. quez si vous voulez activer lintgrit des donnes, et cochez la case Autoriser plusieurs valeurs.
de lassistant Liste de choix que vous voulez extraire les valeurs dune table.
6. Sur la dernire page de lassistant, saisissez un nom pour le champ, indi-
Lorsque la table est ouverte en Mode Feuille de donnes, cliquer sur la flche du champ affiche une liste partir de laquelle les utilisateurs peuvent choisir les entres en slectionnant leurs cases cocher. En cliquant sur OK, on affiche alors les valeurs slectionns dans le champ.
En rsum
179
En rsum
l Le paramtre Type de donnes restreint les donnes qui peuvent tre saisies
dans une base de donnes Access un type spcifique.

l La proprit Taille du champ pour les types de donnes Texte, Numrique, et
NumroAuto restreint le nombre de caractres autoriss dans un champ Texte ou le nombre de chiffres autoriss dans un champ Numrique ou NumroAuto.
l La proprit Masque de saisie contrle le format dans lequel les donnes
peuvent tre saisies.

l On peut utiliser une rgle de validation pour dfinir prcisment les donnes
acceptables. Access teste les entres par rapport la rgle et rejette tout ce qui ne correspond pas.
l Pour les champs avec un ensemble fini dentres possibles, une liste de
choix assure la cohrence de la saisie des donnes.

l Sil est important que les valeurs dune table correspondent aux valeurs
dune autre table, on peut crer un champ Liste de choix en se basant sur cette table pour conserver la prcision de la saisie.
Modifier un formulaire cr avec un assistant, page 182
Ajouter des contrles, page 190
Ajouter des sous-formulaires, page 198
Crer des formulaires personnaliss

4 Modifier un formulaire cr avec un assistant. 4 Ajouter des contrles un formulaire. 4 Ajouter un sous-formulaire un formulaire. 4 Utiliser des courriels pour collecter des donnes.
Tout formulaire possde trois sections de base : En-tte de formulaire, Dtail et Pied de formulaire. Lorsquon utilise loutil Formulaire ou un assistant pour crer un formulaire, un espace rserv de logo et un titre sont ajouts la section Entte de formulaire, un ensemble de contrles de zone de texte et dtiquettes pour chaque champ de la table sous-jacente est ajout la section Dtail, et la section Pied de formulaire est laisse vide. On peut personnaliser nimporte quel formulaire en ajoutant des contrles ses sections et en rorganisant les contrles pour rendre le formulaire plus facile utiliser. La facilit de la saisie des donnes est lobjectif principal vis par la cration dun formulaire, car plus le processus est facile, moins les utilisateurs feront des erreurs. Pour limiter les erreurs, on peut faire saisir automatiquement Access 2010 des donnes en se basant sur des entres existantes. On peut aussi permettre la saisie de donnes dans plusieurs tables en mme temps en utilisant les sous-formulaires. Dans ce chapitre, vous allez contrler les fonctions et lapparence dun formulaire en insrant des contrles et en modifiant leurs proprits. Vous allez afficher des informations provenant de plusieurs tables dans un seul formulaire en utilisant des sous-formulaires. Vous apprendrez aussi collecter des donnes via lenvoi de formulaires denqutes par courriel.
Astuce Ce chapitre est le prolongement du chapitre 3, Crer des formulaires simples . Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices de ce livre sur votre ordinateur. Les fichiers dexercices que vous allez utiliser se trouvent dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre07.
181
182
Chapitre 7 Crer des formulaires personnaliss
Modifier un formulaire cr avec un assistant

Quand un formulaire est conu comme la principale mthode pour saisir de nouveaux enregistrements, il inclut habituellement tous les champs de la table sousjacente. Comme vous lavez vu au chapitre 3, Crer des formulaires simples , le moyen le plus rapide de crer un formulaire qui inclut tous les champs dune table est dutiliser loutil Formulaire. Une autre mthode, qui fournit plus de contrle sur la cration du formulaire, consiste utiliser un assistant. Dans les deux cas, on peut facilement personnaliser le formulaire une fois quil a t cr. Au chapitre 3, nous avons vu comment travailler avec les formulaires en Mode Page. Comme on peut voir les donnes des tables sous-jacentes dans ce mode, il est facile de mesurer les effets du dplacement et du redimensionnement des contrles et de leurs tiquettes. On peut afficher la Feuille de proprits et ajuster les proprits pour rgler finement les lments du formulaire et raliser la plupart des ajustements quon veut dans le formulaire personnalis. Lorsquon souhaite exercer un meilleur contrle sur la mise en forme dun formulaire, on peut travailler en Mode Cration. Dans ce mode, on voit la structure du formulaire affiche sur une grille de cration, mais on ne peut pas voir les donnes des tables sous-jacentes.
En Mode Cration, Access affiche des rgles horizontale et verticale et une grille pour vous aider positionner les contrles et les tiquettes.
Astuce On ne peut pas travailler avec les formulaires dune base de donnes Web en Mode Cration ; on doit utiliser le Mode Page.
183
La grille de cration est divise en trois sections :

l En-tte de formulaire Cette section contient des informations afficher
en haut du formulaire, comme un titre.

l Dtail Cette section contient un contrle de zone de texte et un contrle
dtiquette associ pour chacun des champs slectionns inclure dans le formulaire.
l Pied de formulaire Cette section peut contenir des informations afficher
en bas du formulaire. Par dfaut, cette section est vide, si bien quelle est ferme. En mode Cration, on peut travailler avec les formulaires de plusieurs faons diffrentes :
l Ajuster la taille des sections. l Appliquer un thme. l Modifier la taille des contrles. l Organiser les contrles logiquement pour faciliter la saisie des donnes. l Ajuster les proprits des lments dun formulaire dans la Feuille de pro-
prits.
l Ajouter des champs partir de la Liste de champs, que lon affiche en cli-
quant sur le bouton Ajouter des champs existants dans le groupe Outils sur longlet contextuel Cration.
l Ajouter des contrles pour limiter les choix de saisie de donnes ou ajou-
ter des fonctionnalits un formulaire.

Voir aussi Pour plus dinformations sur lajout de contrles aux formulaires, reportez-vous la section Ajouter des contrles un formulaire plus loin dans ce chapitre.
Dans cet exercice, vous allez utiliser lassistant Formulaire pour crer un formulaire qui affiche une liste de catgories de produits. Vous allez ensuite modifier le formulaire en Mode Cration en formatant son titre, en rendant un contrle inaccessible aux utilisateurs, en modifiant une tiquette, et en ajoutant un contrle pour un nouveau champ. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden07_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre07. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden07_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden07. Puis suivez les tapes.
184
1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur Clients. Puis sur longlet Crer, dans
le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire. Lassistant Formulaire dmarre.
Si une table est slectionne dans le volet de Navigation lorsquon clique sur le bouton, les informations de cette table remplissent la premire page de lassistant.
2. Affichez la liste Tables/Requtes, et cliquez sur Table : Catgories. Dans la

liste Champs disponibles, faites un double-clic sur NumCatgorie pour le dplacer vers la liste Champs slectionns, et faites un double-clic sur NomCatgorie. Puis cliquez sur Suivant. Sur la deuxime page de lassistant, on choisit une mise en page pour le nouveau formulaire. La zone de prvisualisation gauche montre quoi le formulaire ressemblera avec loption slectionne applique.
3. Avec Colonne simple slectionn, cliquez sur Suivant.

Sur la dernire page de lassistant, Access suggre le nom de la table comme titre du formulaire.
4. Avec Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos slectionn,

cliquez sur Terminer. Le nouveau formulaire Catgories souvre.
185
Le nouveau formulaire affiche le premier enregistrement de la table Catgories.
5. Faites dfiler quelques enregistrements en utilisant les contrles sur la barre

de navigation des enregistrements en bas du formulaire. Faisons quelques changements en Mode Cration.
6. Sur la barre doutils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Mode
Cration. Access affiche la grille de cration du formulaire Catgories.
Grille de cration du formulaire Catgories.
7. Sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Thmes, cliquez sur le
bouton Thmes. Puis dans la galerie qui apparat, cliquez sur la vignette Austin.
186
Vous ne pourrez remarquer quun subtil changement dans la police utilise pour le texte des contrles. Mais en interne, Access permet au formulaire daccder au systme de couleurs du thme Austin.
8. Cliquez sur la barre de section En-tte de formulaire pour slectionner
cette section. Puis sur longlet contextuel Format, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme. Sous Couleurs du thme dans la palette qui apparat, cliquez sur la troisime case (Vert clair, Arrire-plan 2). la barre de section Dtail), et lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, faites glisser vers le bas pour largir la section jusqu ce que vous puissiez voir le contrle de titre Catgories en entier.
9. Pointez vers le bas de la section En-tte de formulaire ( juste au-dessus de
10. Cliquez sur le contrle de titre Catgories. Sur longlet contextuel Organiser, dans le groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace. Une liste doptions de taille et despacement apparat.
Liste Taille/Espace.
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11. Sous Taille dans la liste, cliquez sur Au contenu. 12. Pointez vers le bas de la section En-tte de formulaire, et faites glisser vers
le haut jusqu ce que la section soit juste assez grande pour contenir le contrle de titre.
13. Dans la section Dtail, cliquez sur le contrle de zone de texte NumCat-
gorie, et sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de proprits.
Raccourcis clavier Appuyez sur F4 pour ouvrir la Feuille de proprits.
14. Dans la Feuille de proprits, cliquez sur longlet Donnes. Cliquez sur la
proprit Activ, cliquez sur sa flche et cliquez sur Non. Puis fermez la Feuille de proprits. Le fait de dsactiver le contrle de zone de texte NumCatgorie grise son texte et son arrire-plan, ce qui indique que les utilisateurs ne peuvent pas modifier cette valeur.
15. Cliquez sur ltiquette Nom Catgorie, faites un double-clic sur Catgorie,
puis supprimez-le ainsi que lespace qui suit. Ajoutons prsent ce formulaire la description de la catgorie partir de la table Catgories.
16. Pointez vers le bas de la section Dtail, et faites glisser vers le bas jusqu ce
que la section fasse a peu prs 6 cm de hauteur. Puis pointez vers le coin droit de la section et faites glisser vers la droite jusqu ce que la section fasse 13 cm de large.
17. Sur longlet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter
des champs existants.
Raccourcis clavier Appuyez sur Alt+F8 pour ouvrir la Liste de champs.
La Liste de champs souvre.
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On peut cliquer sur Afficher tous les tableaux pour afficher les champs des autres tables de la base de donnes.
18. Dans la Liste de champs, cliquez sur Description, faites glisser le champ
sous le contrle de zone de texte Nom Catgorie dans la section Dtail, puis fermez la Liste de champs. glisser le contrle de manire ce que son coin gauche soit align avec le contrle Nom Catgorie au-dessus et son coin suprieur se trouve 2,54 cm de la rgle verticale.
19. Pointez sur la bordure du contrle de zone de texte Description, et faites
Astuce Si vous pointez la bordure dun contrle de zone de texte et le faites glisser vers un nouvel emplacement, ltiquette associe se dplace aussi. De faon similaire, si vous pointez la bordure dun contrle dtiquette et le faites glisser, le contrle de zone de texte associ se dplace galement. Si vous voulez dplacer un des contrles indpendamment de lautre, vous devez faire glisser le gros carr gris dans le coin suprieur gauche du contrle.
20. Cliquez sur le contrle tiquette Description, et faites glisser la grosse poigne dans le coin suprieur gauche vers le gauche jusqu ce que le contrle soit align avec les tiquettes au-dessus. Puis largissez le contrle pour quil soit de mme taille que les autres contrles.
21. Maintenez la touche Majuscules enfonce, et cliquez sur les tiquettes Nom
et NumCatgorie pour ajouter leurs contrles la slection. Puis sur longlet contextuel Format, dans le groupe Police, Cliquez sur le bouton Aligner le texte droite.
22. Redimensionnez la section Dtail pour quelle contienne juste ses contrles.
Le formulaire occupe maintenant le moins despace possible.
189
On a ajout un contrle de zone de texte et son contrle tiquette associ.
Formulaire. On peut maintenant voir les rsultats des modifications.
Les tiquettes et leurs contrles sont dsormais mieux disposs sur le formulaire.
24. Faites dfiler quelques enregistrements de catgories. Essayez maintenant

de modifier les entres du champ NumCatgorie pour vrifier que cela est impossible.
Nous navons pas besoin de la barre de slecteur denregistrements en bas du ct gauche de ce formulaire, et nous allons retourner en mode Cration pour la dsactiver.
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25. Basculez en mode Cration, cliquez sur le slecteur de formulaire (la zone
dans le coin suprieur gauche la jonction des rgles horizontale et verticale), puis affichez la Feuille de proprits du formulaire.
26. Sur la page Format de la Feuille de proprits, modifiez la proprit Afficher slecteur Non. Puis fermez la Feuille de proprits. slecteur denregistrement. NETTOYAGE Fermez le formulaire Catgories, en enregistrant les modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden07 pour lutiliser dans les exercices suivants.
27. Basculez en Mode Formulaire pour vrifier que le formulaire na pas de
Ajouter des contrles un formulaire

Bien que les contrles de zone de texte et dtiquette soient les contrles les plus courants, on peut galement amliorer les formulaires avec dautres types de contrles. Par exemple, on peut ajouter des groupes de cases doption, des cases cocher, et des zones de listes pour prsenter aux utilisateurs des choix au lieu quils saisissent eux-mmes des entres dans les zones de texte. Lorsquun formulaire est affich en Mode Page ou en mode Cration, les contrles disponibles sont situs dans la galerie Contrles sur longlet contextuel Cration. Il existe trois catgories de contrles :
l Dpendant Un contrle qui est li un champ dune table ou la feuille de
donnes cre par une requte. Ces contrles incluent :

m Zones de texte et tiquettes m Cases doption, zones de liste droulante et zones de liste m Graphiques m Sous-formulaires/sous-tats l Indpendant Un contrle qui nest pas li des donnes sous-jacentes. Ces
contrles incluent :
m Boutons et boutons bascule m Onglets et sauts de page m Liens hypertexte et contrles de navigateur Web m Traits m Images l Calcul Un contrle qui affiche le rsultat dune expression.
191
Astuce Si vous crez un formulaire pour une table ayant de nombreux champs, ou si vous ajoutez beaucoup de contrles un formulaire, on peut organiser les contrles sur diffrentes pages en utilisant le contrle Saut de page, ou sur des onglets en utilisant le contrle Onglet.
Dans cet exercice, vous allez insrer une image dans lEn-tte de formulaire dun formulaire et remplacer le titre par dfaut par un titre personnalis. Vous allez galement remplacer un contrle de zone de texte de la section Dtail par un contrle de zone de liste droulante. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden07 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent et de limage Hortensias situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre07. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden07, ouvrez le formulaire Clients en Mode Cration, puis suivez les tapes.
1. Dans le formulaire Clients, pointez vers le bas de la section En-tte de for-
mulaire, et lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, faites glisser vers le bas pour augmenter la taille de len-tte environ 4 cm.
2. Dans la section En-tte de formulaire, slectionnez le contrle Logo, maintenez la touche Majuscules enfonce, et slectionnez le contrle tiquette. Puis appuyez sur la touche Suppression. bouton Insrer une image, puis cliquez sur Parcourir.
3. Sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Contrles, cliquez sur le

Astuce Si limage Hortensias apparat dj dans la galerie Image affich lorsque vous cliquez sur le bouton Insrer une image, vous pouvez simplement cliquer sur limage au lieu de naviguer jusqu celle-ci.
4. Dans la bote de dialogue Insrer une image, naviguez vers votre dossier
des fichiers dexercices Chapitre07. Puis modifiez le type de fichier Fichiers image Web Tous les fichiers, et faites un double-clic sur Hortensias.
5. Pointez le coin suprieur gauche de la section En-tte de formulaire, et faites glisser en diagonale pour dessiner une zone denviron 2,54 cm de haut et 4 cm de large. Limage est insre dans le contrle Image.
192
La photo Hortensias a t insre dans la section En-tte de formulaire.

Astuce La manire dont une image saffiche dans un contrle Image est dtermine par la proprit Mode affichage du contrle. Si la proprit est dfinie chelle et que le contrle nest pas assez large pour afficher limage en entier, limage est recadre. Si la proprit est dfinie Dcoupage, on peut largir le contrle pour afficher limage complte. Si la proprit est dfinie Zoom (par dfaut), limage est redimensionne automatiquement pour tenir dans le contrle.
6. Dans le groupe Contrles, affichez la galerie Contrles.

Selon la taille de votre fentre de programme et de votre rsolution dcran, vous pouvez devoir cliquer sur le bouton Plus ou le bouton Contrles pour afficher cette galerie.
193
On peut insrer nimporte quel contrle de cette galerie.
7. Dans la galerie, cliquez sur le bouton tiquette, puis droite de limage

dans la section En-tte de formulaire, faites glisser en diagonale pour dessiner une case denviron 5 cm de large et 1,3 cm de hauteur.
Access insre un contrle tiquette contenant le curseur, prt pour la saisie du titre du formulaire.
8. Dans le contrle tiquette actif, saisissez Entreprise Garden. Puis appuyez sur
Majuscules + Entre pour insrer un saut de ligne, et saisissez Clients.
9. Cliquez sur la barre de section En-tte de formulaire. Sur longlet contextuel Format, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme. Puis sous Couleurs du thme dans la palette, cliquez sur la troisime case (Vert clair, Arrire-plan 2).
10. Slectionnez le texte de ltiquette, et dans le groupe Police, mettez le texte

en 20 points, gras, et vert fonc. Puis centrez le texte.
11. Si Entreprise Garden se spare en deux lignes, faites glisser la poigne de

redimensionnement au milieu du ct droit du cadre de ltiquette vers la droite jusqu ce que le texte tienne sur une ligne. Puis dans longlet Organiser, dans le groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace, et sous Taille dans la galerie Taille/Espace, cliquez sur Au contenu. Le contrle tiquette sajuste dsormais son texte.
12. Rduisez la hauteur de la section En-tte de formulaire de manire ce

quelle soit juste assez grande pour contenir ses contrles. Le formulaire possde maintenant un titre plus important.
194
Section En-tte de formulaire termine.
13. Sur longlet Cration, affichez la galerie Contrles, et vrifiez que le bouton
Utiliser les Assistants Contrles nest pas orange. Si le bouton est orange (actif), cliquez sur celui-ci pour le dsactiver. Lorsque la fonctionnalit Assistants Contrles est dsactive, on peut ajouter un contrle avec tous ses paramtres par dfaut, sans avoir passer par les pages des assistants associs.
14. largissez la section Dtail pour crer au moins 2,54 cm despace sous les
contrles Pays. On veut crer une zone de liste droulante qui affiche une liste des pays possibles mais qui autorise aussi les utilisateurs saisir le pays sil nexiste pas dj dans la liste.
15. Dans la galerie Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste. Puis faites
glisser en diagonale pour dessiner une case sous le contrle de zone de texte Pays. Faites-le denviron 4 cm de large et 0,6 cm de haut.
Lorsque vous relchez le bouton de la souris, Access affiche un contrle de zone de liste et son contrle tiquette associ.
195
Comme ce contrle nest pas attach un champ de la table Clients, il est libell comme tant Indpendant.
Astuce Access assigne un numro chaque contrle lors de sa cration. Ne vous inquitez pas si les numros associs aux contrles que vous crez sont diffrents des ntres.
16. Cliquez sur le contrle de zone de texte Pays. Sur longlet contextuel For-
mat, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme, puis cliquez sur le contrle de zone de liste. Access copie la mise en forme de la zone de texte Pays dans la zone de liste et son tiquette.
17. Faites un clic droit sur la zone de liste, puis cliquez sur Proprits pour
ouvrir la Feuille de proprits. Crons prsent une simple requte qui extrait un exemple de chaque pays du champ Pays de la table Clients et affiche les rsultats sous forme de liste lorsque les utilisateurs cliquent sur la flche de la zone de liste.
18. Cliquez sur longlet Donnes de la Feuille de proprits. Puis cliquez sur la
flche Source Contrle, et dans la liste, cliquez sur Pays. Dans le contrle de zone de liste sur le formulaire, Indpendant a t remplac par Pays.
19. Vrifiez que la proprit Origine Source est dfinie Table/Requte. Puis
dans la zone Contenu, saisissez ce qui suit :
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SELECT DISTINCT Clients.Pays FROM Clients; Il y a un point (mais pas despace) entre Clients et Pays, et un point-virgule la fin du texte.
Pour afficher toute la requte, on peut largir la Feuille de proprits en faisant glisser sa bordure gauche vers la gauche.
20. Cliquez sur le contrle tiquette de la zone de liste. Cliquez sur longlet Format de la Feuille de proprits, et modifiez la proprit Lgende Pays.
21. Cliquez sur le contrle de zone de texte original Pays, et appuyez sur Sup-
pression pour supprimer le contrle et son tiquette associe. Puis dplacez la nouvelle zone de liste et son tiquette leurs places, en les redimensionnant si ncessaire.
Astuce Pour garantir que les nouveaux contrles sont aligns avec les contrles existants, on peut cliquer sur un contrle existant et prendre note de ses proprits Largeur, Hauteur, Haut et Gauche. Puis on utilise les valeurs qui semblent les plus pertinentes pour rgler finement le nouveau contrle.
22. Rduisez la taille de la section Dtail jusqu ce quelle soit juste assez
grande pour contenir ses contrles.
23. Sur longlet Cration, dans la galerie Contrles, cliquez sur le contrle Trait
et tracez une ligne sur la largeur du formulaire pour sparer les informations nom et numro de tlphone de ladresse.
197
24. Dans la Feuille de proprits, dfinissez la proprit Hauteur 0 et la proprit paisseur bordure 2 pt. Puis fermez la Feuille de proprits.
Astuce Dfinir la hauteur 0 ne rend pas la ligne invisible ; cela assure que la ligne soit droite.
25. Avec la ligne toujours slectionne, dans longlet Format, dans le groupe
Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Contour de forme, et dfinissez la couleur de ligne vert fonc. Assurons-nous maintenant quil ny a pas de problme lors du redimensionnement de la taille de la fentre du programme, la ligne stire toujours par rapport la largeur du formulaire.
26. Sur longlet Organiser, dans le groupe Position, cliquez sur le bouton
Ancrage. La galerie Ancrage apparat.
On peut ancrer un contrle dans quatre positions et ltirer dans cinq directions.
27. Dans la galerie, cliquez sur la vignette tirer vers le haut. 28. Basculez en Mode Formulaire, et essayez de redimensionner la fentre du
programme en testant diffrentes tailles. Bien que la largeur du formulaire soit seulement de 13 cm en Mode Cration, len-tte du formulaire et la ligne occupent toute la largeur de la fentre.
29. Faites dfiler quelques enregistrements, puis cliquez sur la flche de la zone
de liste droulante Pays. Access affiche la liste des pays.
198
La slection des entres est facile et rapide avec une zone de liste droulante. NETTOYAGE Fermez le formulaire Clients, en enregistrant vos modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden07 pour lutiliser dans le dernier exercice.
Ajouter un sous-formulaire un formulaire

Comme vous lavez vu dans la section Explorer les formulaires au chapitre 1, Explorer une base de donnes Access 2010 , si une relation un--plusieurs existe entre deux tables, on peut afficher des informations des cts un et plusieurs de la relation en utilisant un formulaire principal et un sous-formulaire. Par exemple, le formulaire principal des tables lies Clients et Commandes peut afficher des informations sur un client (le ct un ), et le sous-formulaire peut lister toutes les commandes que le client a passes (le ct plusieurs ). Supposons quon veuille crer un formulaire principal qui inclut tous les champs dune table avec un sous-formulaire qui inclut tous les champs dune autre table. Tant quil nexiste quune seule relation un--plusieurs entre les tables dj dfinies sur la page Relations, le moyen le plus rapide pour crer le formulaire et son sous-formulaire est dutiliser loutil Formulaire. Cliquez simplement sur la table primaire dans le volet de Navigation, puis sur longlet Crer, dans le groupe For-
199
mulaires, cliquez sur le bouton Formulaire. Loutil Formulaire cre et affiche un formulaire et un sous-formulaire, chacun contenant tous les champs de sa table source. Si vous voulez crer un formulaire principal et un sous-formulaire qui inclut uniquement quelques champs de leurs tables sous-jacentes, vous pouvez utiliser lassistant Formulaire. Pour ce faire :
1. Sur longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire.
2. Sur la premire page de lassistant Formulaire, dans la liste Tables/Requtes,

cliquez sur la table sur laquelle vous voulez baser le formulaire.
3. Dans la liste Champs disponibles, faites un double-clic sur les champs que
vous voulez inclure dans le formulaire principal pour les dplacer dans la liste Champs slectionns. baser le sous-formulaire.
4. Dans la liste Tables/Requtes, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez 5. Dans la liste Champs disponibles, faites un double-clic sur les champs
inclure dans le sous-formulaire, puis cliquez sur Suivant.
Dpannage Si les relations entre les tables slectionnes nont pas t dfinies, Access affiche un message. Vous pouvez cliquer sur OK pour afficher la page Relations, o vous pouvez dfinir la relation. Vous devrez redmarrer lassistant.
6. Sur la seconde page de lassistant, avec la table primaire et Formulaire avec

sous-formulaire(s) slectionn, cliquez sur Suivant. sur Suivant.
7. Sur la troisime page, slectionnez la mise en page souhaite, puis cliquez 8. Sur la dernire page, saisissez les titres des formulaires, et avec Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos slectionn, cliquez sur Terminer. Lassistant cre et ouvre le formulaire et le sous-formulaire. On peut alors utiliser les techniques normales pour modifier le formulaire cr par lassistant Formulaire pour satisfaire nos besoins. Si vous avez dj cr un formulaire principal et que vous voulez maintenant lui ajouter un sous-formulaire, vous pouvez ajouter un contrle Sous-formulaire/ sous-tat au formulaire. Dans cet exercice, vous allez ajouter un sous-formulaire un formulaire existant en Mode Cration, puis vous allez modifier son apparence en Mode Page. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden07 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prc-
200
dent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden07, ouvrez le formulaire Catgories en Mode Cration, puis suivez les tapes.
1. Pour vous donner un peu plus despace pour travailler, dveloppez la section
Dtail jusqu ce quelle fasse environ 8 cm de haut.
2. Sur longlet Cration, dans le groupe Contrles, affichez la galerie Contrles, et en bas de la galerie, cliquez sur le bouton Utiliser les Assistants Contrles. On veut que ce bouton soit actif (orange).
3. Dans la galerie Contrles, cliquez sur le contrle Sous-formulaire/soustat, puis faites glisser une case sous ltiquette Description et les contrles de zone de texte de la portion infrieure de la section Dtail. Un contrle blanc indpendant apparat dans le formulaire, et lassistant Sous-formulaire dmarre.
Premire page de lassistant Sous-formulaire.
4. Avec Utiliser les tables et les requtes existantes slectionn, cliquez sur
Suivant.
5. Affichez la liste Tables/Requtes, et cliquez sur Table : Produits. 6. Dans la liste Champs disponibles, faites un double-clic sur les champs
NomProduit, NumCatgorie, QuantitParUnit, PrixUnitaire, et Units EnSotck pour les ajouter la liste Champs slectionns. Puis cliquez sur Suivant. Comme il existe une relation entre les tables Produits et Catgories qui se base sur le champ NumCatgorie, lassistant slectionne Choisir partir dune liste et indique la relation quil utilisera.
201
Troisime page de lassistant Sous-formulaire.

Astuce Si lassistant narrive pas dterminer quels champs sont lis, il slectionne loption Les dfinir moi-mme et affiche des zones de liste dans lequel on peut spcifier quels champs doivent tre relis.
7. Avec Choisir partir dune liste slectionn, cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Terminer pour accepter le nom suggr pour le sous-formulaire. Access encapsule le sous-formulaire Produits dans le formulaire Catgories. Le contrle Sous-formulaire a ses propres sections En-tte de formulaire, Dtail et Pied de formulaire, et peut tre parcouru indpendamment du formulaire principal.
Le nom du sous-formulaire apparat dans un contrle dtiquette sous le coin suprieur gauche du contrle de sous-formulaire.
202
8. Au-dessus du sous-formulaire, cliquez sur ltiquette Sous-formulaire Produits, et appuyez sur la touche Suppression. Puis basculez en Mode Formulaire. Dans ce mode, le sous-formulaire ressemble une feuille de donnes.
Le sous-formulaire possde ses propres ascenseurs et sa barre de navigation des enregistrements.

Astuce Ce formulaire principal et sous-formulaire sont idaux pour vrifier quels produits sont assigns quelles catgories et pour rechercher des informations sur les produits dune catgorie. Mais si vous voulez crer un formulaire dont le but principal est la saisie de donnes, vous devez videmment inclure tous les champs pour lesquels lutilisateur de la base de donnes devra saisir des informations.
9. Faites un clic droit sur le sous-formulaire, pointez sur Sous-formulaire, puis

cliquez sur Formulaire. Dans cet affichage, la mise en page du sous-formulaire reflte sa mise en page en Mode Cration.
203
La mise en page Formulaire nest pas aussi utile que la mise en page Feuille de donnes.
10. Rptez ltape 9 pour basculer en Mode Feuille de donnes. Puis, de

manire pouvoir modifier la mise en page du sous-formulaire, basculez en Mode Page.
11. Cliquez sur nimporte quelle cellule du sous-formulaire, et sur longlet Format, dans le groupe Police, cliquez sur la flche Taille de police, et cliquez sur 9.
12. Pointez la bordure droite du nom de champ NomProduit, et lorsque le
pointeur se transforme en une flche double tte, faites un double-clic pour ajuster la colonne son entre la plus large. Puis rptez cette tape pour les autres colonnes.
13. largissez le sous-formulaire de manire ce que Units en stock soit visible, en glissant la bordure droite du sous-formulaire vers la droite. On peut maintenant voir tous les champs du sous-formulaire.
204
Lajustement de la largeur des champs est souvent plus facile en Mode Page, o lon peut voir les donnes sous-jacentes de la table.
14. Basculez en Mode Formulaire, et faites dfiler quelques catgories en utilisant la barre de navigation des enregistrements du formulaire principal. Lorsque chaque catgorie apparat en haut du formulaire, les produits de cette catgorie sont lists dans la feuille de donnes du sous-formulaire.
15. Cliquez sur le bouton Premier enregistrement pour retourner la pre-
mire catgorie (Bulbs). Dans le sous-formulaire, cliquez sur Bulbs dans la colonne Catgorie droite du premier produit (Magic Lily). La flche tout droite de la case indique que cest une zone de liste droulante.
16. Cliquez sur la flche pour afficher la liste des catgories, puis modifiez la
catgorie Cacti.
17. Cliquez sur le bouton de navigation Enregistrement suivant pour vous

dplacer la catgorie Cacti. Magic Lily est maintenant inclus dans cette catgorie.
18. Affichez la liste Catgorie de lenregistrement Magic Lily, et rassignez-lui

la catgorie Bulbs. On doit empcher les gens de changer la catgorie dun produit.
19. Basculez en mode Cration, en cliquant sur Oui lorsquon demande denregistrer le formulaire et le sous-formulaire.
205
20. Dans le sous-formulaire, cliquez sur le contrle de zone de liste droulante

NumCatgorie, puis appuyez sur Suppression. La zone de liste droulante NumCatgorie et son tiquette napparaissent plus sur le formulaire.
21. Enregistrez le formulaire, basculez en Mode Page, puis ajustez la largeur du

sous-formulaire, en laissant de la place pour la barre de dfilement. Les rsultats sont illustrs ci-dessous.
22. Basculez en Mode Formulaire, et faites dfiler les catgories.
On peut facilement utiliser ce formulaire pour vrifier les affectations des produits aux catgories. NETTOYAGE Fermez le formulaire Catgories, en sauvegardant les modifications. Vous navez pas besoin de la base de donnes EntrepriseGarden07 pour la prochaine section, et vous pouvez donc la fermer.
Types de formulaires diffrents

La plupart des formulaires facilitent la saisie des donnes (ajout ou modification denregistrements dans une ou plusieurs tables). Cependant, certains formulaires sont plus spcialiss que dautres, et certains ne servent pas la saisie de donnes. Voici une vue densemble des types de formulaires quon peut crer partir du groupe Formulaires sur longlet Crer :
206
l Formulaire vierge en Mode Cration Cliquer sur le bouton Cration de
formulaire affiche une grille de cration vierge o lon peut crer un formulaire de zro.
l Formulaire vierge en Mode Page Cliquer sur le bouton Formulaire
vierge affiche un formulaire vide et ouvre la Liste de champs, partir de laquelle on peut glisser des champs des tables de la base de donnes vers le formulaire.
l Navigation Cliquer sur le bouton Navigation affiche une galerie de
mises en page de formulaire de navigation prdfinies. On doit utiliser un formulaire de navigation pour fournir laccs aux objets dune base de donnes Web, qui na pas de volet Navigation. Mais les formulaires de navigation peuvent tre utiles pour toute base de donnes.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les formulaires de navigation, reportez-vous la section Crer un formulaire de navigation du chapitre 10, Rendre les bases de donnes conviviales .
Cliquer sur le bouton Plus de formulaires affiche une galerie dautres types de formulaires :
l Plusieurs lments Ce formulaire, parfois appel formulaire continu,
vous permet de voir plusieurs enregistrements en mme temps sur une seule page du formulaire.
l Feuille de donnes Ce formulaire ressemble et se comporte comme une
feuille de donnes (table).

l Formulaire double affichage Ce formulaire fournit deux affichages syn-
chroniss des mmes donnes, une dans un formulaire et lautre dans une feuille de donnes. Cela simplifie grandement le processus de rechercher et ddition des enregistrements.
l Bote de dialogue modale Ce formulaire ressemble et se comporte
comme une bote de dialogue. Elle possde par dfaut les boutons OK et Annuler. Lorsquelle est active, on ne peut rien faire tant quelle nest pas ferme.
l Graphique crois dynamique Ce formulaire affiche des informations
interactives dans un graphique.

l Tableau crois dynamique Ce formulaire affiche un tableau interactif
qui utilise les mthodes de calculs que vous spcifiez pour synthtiser les donnes.
Utiliser des courriels pour collecter des donnes
207

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez crer des formulaires denqute que vous pouvez envoyer dautres personnes par courriel. Lorsque les utilisateurs rpondent, vous pouvez dire Access dajouter automatiquement les rponses dans une table de la base de donnes. Par exemple, on peut utiliser cette fonctionnalit pour collecter les rapports dtats ou les informations de commande. Pour que ce processus marche, les destinataires du formulaire denqute doivent utiliser un programme de messagerie qui prend en charge les messages formats en HTML. De nos jours, la plupart des programmes de messagerie ordinaires prennent en charge ce format. Si votre entreprise utilise Microsoft Outlook 2007 ou Outlook 2010 et Microsoft Office InfoPath 2007 ou InfoPath 2010, vous pouvez aussi collecter des donnes via un formulaire InfoPath.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les options supplmentaires et les amliorations quon peut apporter aux enqutes envoyes par courriel, recherchez Ajouter les donnes collectes par le biais de messages lectroniques une base de donnes Access dans laide dAccess.
Lassistant Collecte de donnes par messagerie vous guide via le processus de cration dun formulaire denqute envoy par courriel. On peut crer diffrents types denqutes selon les applications qui sont installes sur son ordinateur. Pour collecter des donnes par messagerie :
1. Crez une table de base de donnes contenant les champs que vous voulez
inclure dans votre formulaire denqute, et positionnez le curseur sur le premier enregistrement vide.
2. Sur longlet Donnes externes, dans le groupe Collecter les donnes, cliquez
sur le bouton Crer un message lectronique. Lassistant affiche sa premire page.
208
Lassistant fournit une vue densemble du processus.
3. Suivez les tapes de lassistant pour crer le formulaire, ajoutez et organisez

les champs de la table, modifiez les tiquettes des champs, spcifiez le dossier Outlook dans lequel les rsultats de lenqute seront envoys, spcifiez quOutlook doit automatiquement ajouter les rponses la table originale de base de donnes Access, et spcifiez les destinataires de lenqute.
4. Personnalisez le sujet et le texte du courriel qui sera cr, et sur la page Crer
le message lectronique, cliquez sur Crer. Si Outlook nest pas dj ouvert sur votre ordinateur, le programme dmarre et affiche un message gnrique avec un formulaire bas sur la table slectionne.
209
Le courriel contient des instructions pour les destinataires sur la manire de remplir lenqute.
Dpannage Lapparence des boutons et des groupes change selon la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
5. Faites tous les changements ncessaires dans le sujet et le corps du message,

saisissez les adresses des destinataires de lenqute sur la ligne A, puis envoyez le message.
Astuce Lorsquon envoie une collection de donnes par messagerie plusieurs personnes, cest une bonne pratique de saisir votre propre adresse dans le champ A et les autres adresses dans le champ Cci. De cette faon, si un destinataire du message clique sur Rpondre tous, sa rponse sera envoye uniquement vous, plutt qu tous les autres destinataires originaux.
Les destinataires du message rpondent lenqute en rpondant au message. Outlook envoie les rponses de lenqute dans le dossier Rponses la collecte de donnes Access (quil cre la premire fois que vous en avez besoin). On peut voir les rponses individuelles de lenqute et le statut du processus de collecte de donnes dans ce dossier, et vous pouvez afficher les donnes de lenqute collectes dans la table originale. Pour modifier la faon dont Access traite les rponses de message, affichez la table et cliquez sur le bouton Grer les rponses dans le groupe Collecter les donnes. Dans la bote de dialogue Grer les messages de la collecte de donnes, on peut cliquer sur Options des messages pour ajuster les options de traitement automatiques, spcifier le nombre de rponses traiter, et choisir lorsquon arrte la collecte de donnes. On peut aussi renvoyer ou supprimer le message contenant le formulaire denqute.
210
En rsum
l Les formulaires possdent trois sections principales : En-tte de formu-
laire, Dtail et Pied de formulaire. On peut les redimensionner afin de satisfaire nos besoins.
l On peut personnaliser nimporte quelle section de la mise en page du for-
mulaire en ajoutant et supprimant des tiquettes, dplaant des tiquettes et des zones de texte, et en ajoutant des graphiques.
l Aprs avoir dfini une relation entre des tables, on peut ajouter des sous-
formulaires aux formulaires.

l On peut crer des formulaires pour envoyer des courriels avec Outlook et
automatiquement mettre jour une base de donnes Access avec les rponses collectes.

Crer une requte avec un assistant, page 214
Crer une requte manuellement, page 219
Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes, page 224 Raliser des calculs avec une requte, page 227
Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements, page 233 Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements, page 237
Crer des requtes

4 Crer une requte avec un assistant. 4 Crer une requte manuellement. 4 Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes. 4 Raliser des calculs avec une requte. 4 Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements. 4 Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements.
Microsoft Access 2010 fournit une grande varit doutils que lon peut utiliser pour rechercher des informations spcifiques. Avec quelques efforts, on peut crer des requtes dont il existe deux types de base :
l Requtes slection Celles-ci recherchent des enregistrements dans la base
de donnes qui correspondent aux critres spcifis puis affichent ces enregistrements dans une feuille de donnes, un formulaire ou un tat. On peut utiliser les requtes slection pour afficher des champs spcifiques denregistrements spcifiques dune ou plusieurs tables.
l Requtes action Celles-ci recherchent des enregistrements dans la base de
donnes qui correspondent aux critres spcifis puis ralisent une action sur ces enregistrements. On peut utiliser les requtes action pour garantir la prcision dune base de donnes, par exemple, en mettant jour les informations ou en supprimant les enregistrements slectionns. On peut enregistrer les deux types de requtes et excuter les requtes sauvegardes tout moment pour gnrer des rsultats mis jour lorsque les donnes sont modifies. Dans ce chapitre, vous allez crer des requtes pour rechercher des informations qui remplissent plusieurs critres. Puis vous allez crer des requtes qui synthtisent des donnes et ralisent des calculs. Enfin, vous allez crer une requte de mise jour et une requte de suppression.
Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices sur votre ordinateur. Le fichier que vous allez utiliser pour raliser les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre08.
213
214
Chapitre 8 Crer des requtes
Crer une requte avec un assistant

Au chapitre 4, Afficher des donnes , vous avez appris rechercher des informations partir dune table de base de donnes en la filtrant. Ces techniques sont efficaces mais limites :
l Les commandes Filtre ne sont pas enregistres, ou sont enregistres uni-
quement temporairement.
l Les commandes Filtre sont appliques uniquement la table ou au formu-
laire qui est actuellement ouvert. Si on veut quun filtre soit disponible de faon permanente, ou si on veut filtrer plusieurs tables ou des tables qui ne sont pas ouvertes, on doit alors oublier les filtres et utiliser les requtes. Le type le plus courant de requte est la requte slection. Le moyen le plus facile pour dfinir une requte slection, en particulier lorsquon les aborde pour la premire fois, consiste utiliser un Assistant Requte. Quatre assistants sont disponibles :
l Simple Cet assistant dfinit une requte pour rechercher des donnes dans
une ou plusieurs tables et affiche les rsultats dans une feuille de donnes. Par exemple, on peut utiliser une requte simple pour extraire le nom et ladresse des clients qui ont dj pass une commande.
l Trouver les doublons Cet assistant dfinit une requte pour rechercher
les enregistrements qui ont les mmes informations dans un ou plusieurs champs spcifis. Par exemple, on peut utiliser ce type de requte pour extraire le nom et ladresse des clients qui ont pass plusieurs commandes.
l De non-correspondance Cet assistant dfinit une requte pour recher-
cher les enregistrements dune table qui ne possdent pas denregistrements lis dans une autre table. Par exemple, on peut utiliser ce type de requte slection pour rechercher les clients qui nont jamais pass de commande.
l Analyse croise Cet assistant dfinit une requte qui calcule et restructure
les donnes pour une analyse plus facile. On peut utiliser une requte de tableau crois pour calculer une somme, une moyenne, un comptage ou dautres sortes de totalisations de donnes qui sont regroupes par deux types dinformations. La cellule la jonction de chaque ligne et colonne affiche les rsultats du calcul de la requte. Le processus de cration dune simple requte slection avec lAssistant Requte est presque identique celui de cration dun formulaire en utilisant lAssistant
215
Formulaire. Pour quune requte fonctionne efficacement avec plusieurs tables, Access doit comprendre les relations entre les champs de ces tables.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la cration de relations, reportez-vous la section Crer des relations entre des tables du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .
Que lon cre une requte en utilisant un assistant ou bien manuellement, on cre en fait une instruction dcrivant les conditions que les enregistrements doivent satisfaire dans une ou plusieurs tables. Lorsquon excute la requte, les enregistrements correspondants apparaissent dans une nouvelle feuille de donnes. Dans cet exercice, vous allez utiliser lAssistant Requte simple pour crer une requte qui combine des informations de deux tables qui sont lies par un champ commun. Vous allez ensuite regarder la structure sous-jacente de la requte, masquer certains champs, et trier les rsultats de la requte. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre08. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden08. Puis suivez les tapes.
1. Sur longlet Crer, dans le groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant
Requte. La bote de dialogue Nouvelle requte souvre.
Dans cette bote de dialogue, on choisit quel assistant Requte on souhaite utiliser.
2. Slectionnez Assistant Requte simple dans la liste, et cliquez sur OK.

LAssistant Requte simple dmarre.
216
Si aucune table nest slectionne dans le volet de Navigation lorsquon clique sur le bouton Assistant Requte, la premire table de la liste est slectionne sur la premire page de lassistant.
3. Affichez la liste Tables/Requtes, et cliquez sur Table : Clients. Puis cliquez
sur le bouton Dplacer tout pour dplacer tous les champs de la liste Champs disponibles vers la liste Champs slectionns. cliquez sur le bouton Supprimer.
4. Dans la liste Champs slectionns, cliquez sur le champ Tlphone, puis

Cest le moyen le plus rapide pour dplacer tous les champs, hormis un ou deux champs vers la liste Champs slectionns, en particulier si une table possde beaucoup de champs.
5. Affichez la liste Tables/Requtes, cliquez sur Table : Commandes. 6. Dans la liste Champs disponibles, faites un double-clic sur les champs
NumCommande, DateCommande, DateExpdition et DateExige pour les dplacer vers la liste Champs slectionns. Puis cliquez sur Suivant.
Astuce Si une relation entre les tables na pas encore t dfinie, on vous demandera de la dfinir. Vous devrez alors redmarrer lassistant.
Sur la deuxime page de lassistant, on spcifie si on veut voir les rsultats de requte dtaills ou en synthse.
7. Slectionnez loption Dtaille, cliquez sur Suivant.

Voir aussi Pour plus dinformations sur la synthse des donnes avec une requte, reportez-vous la section Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes plus loin dans ce chapitre.
8. Sur la dernire page de lassistant, modifiez le titre de la requte en Commandes Clients. Puis slectionnez Ouvrir la requte pour afficher les informations, et cliquez sur Terminer.
217
Access excute la requte et affiche les rsultats dans une feuille de donnes.
9. Faites dfiler la feuille de donnes vers la droite.

Les informations des commandes demandes sont affiches droite des informations de chaque client.
Les clients qui ont pass des commandes apparaissent dans les rsultats de la requte.
Cration. Access affiche la requte dans le Concepteur de requtes.
Requte Commandes Clients dans le Concepteur de requtes. Dans le volet haut du Concepteur de requtes, les listes de champs Clients et Commandes sont lies par une relation base sur le champ NumClient dans les deux tables. Dans le volet du bas, les champs utiliss dans la requte
218
apparaissent dans les cellules de la ligne Champ, et la table de chaque champ est identifie dans la ligne Table. Dans la ligne Afficher, la case cocher de chaque champ est coche par dfaut. Si vous voulez utiliser un champ dans une requte (par exemple, pour trier, pour dfinir des critres, ou dans un calcul), mais que vous ne voulez pas voir le champ dans la feuille de donnes de rsultats, vous pouvez dcocher sa case Afficher dans la grille de cration.
Voir aussi Pour plus dinformations sur le Concepteur de requtes, reportezvous la prochaine section, Crer une requte manuellement .
11. Dans la ligne Afficher, dcochez les cases pour NumClient, Adresse, Pays,
et NumCommande.
12. Dans la ligne Tri, cliquez sur le champ CodePostal, cliquez sur la flche qui
apparat, et cliquez sur Croissant. Lorsquon excute la requte, les rsultats de la feuille de donnes sont maintenant tris sur ce champ.
Requte Commandes Clients modifie.
13. Sur longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Astuce Lorsquune requte est ouverte, on peut aussi simplement basculer en Mode Feuille de donnes pour excuter une requte.
La feuille de donnes montre les nouveaux rsultats.
Quatre champs napparaissent plus dans la feuille de donnes, et les enregistrements extraits sont tris sur le champ CodePostal.
Crer une requte manuellement
219
NETTOYAGE Fermez la requte Commandes Clients, en enregistrant les modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden08 pour lutiliser dans les prochains exercices.

Les assistants Requte vous guident pour la cration des requtes courantes, mais on cre les requtes plus complexes manuellement en Mode Cration, avec le Concepteur de requtes.
Requte cre manuellement dans le Concepteur de requtes. Vous tes dj quelque peu familier avec le Concepteur de requtes, mais faisons un bref rcapitulatif :
l Dans le volet Schma en haut du Concepteur de requtes se trouvent les
listes de champs des tables inclure dans la requte.

l Les lignes connectant les listes de champs indiquent que les tables sont
lies par des champs communs.

l Un champ cl primaire dune table est indiqu dans la liste des champs par
une icne reprsentant une cl.

l La ligne Champ du volet Grille en bas du Concepteur de requtes contient
les noms des champs inclus dans la requte.

l La ligne Table indique quelle table chaque champ appartient. l La ligne Tri indique sur quels champs les rsultats de la requte sont tris,
sil existe un tri.

l Une case coche dans la ligne Afficher signifie que le champ sera affich
dans la feuille de donnes de rsultats (si une case nest pas coche, le
220
champ peut tre utilis dans la dtermination des rsultats de la requte, mais ne sera pas affich).
l La ligne Critres peut contenir des critres qui dterminent quels enregis-
trements seront affichs.

l La ligne Ou dfinit des critres supplmentaires.
Lorsquon cre une requte manuellement, on ajoute des listes de champs des tables quon veut utiliser dans le volet Schma du Concepteur de requtes, puis doit on fait un double-clic ou on fait glisser les champs partir des listes vers les colonnes conscutives du volet Grille. On indique alors sur quel champ trier les enregistrements correspondants et quelles valeurs de champs afficher dans la feuille de donnes de rsultats. Mais comme avec les filtres, le pouvoir des requtes rside dans les critres quon peut dfinir dans les lignes Critres et Ou. Cest ici quon peut spcifier prcisment quelles informations on veut extraire.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les filtres, reportez-vous au chapitre 4, Afficher des donnes .
Si on veut excuter une requte existante en modifiant les critres de base, on peut afficher la requte existante en Mode Cration, modifier les critres, puis excuter nouveau la requte. Cependant, il sera fastidieux de refaire cela plusieurs fois. Si vous savez que vous allez utiliser souvent des variantes de la mme requte, vous pouvez la dfinir comme une requte paramtre. Les requtes paramtres affichent une bote de dialogue qui demande les informations utiliser dans la requte. Par exemple, supposons que la quantit dun article en stock soit proche de son seuil dalerte et que lon doive passer une commande au fournisseur de ce produit. On peut utiliser une requte paramtre pour interroger le nom du fournisseur de manire pouvoir identifier les autres produits de ce fournisseur acqurir avant de passer commande. Ce type de requte est particulirement utile lorsquil sert de base un tat qui est excut priodiquement. Dans cet exercice, vous allez recrer la requte Commandes Clients manuellement en spcifiant les critres dans la grille de cration. Vous allez ajouter des critres pour extraire les enregistrements des dates spcifiques, puis modifier la requte de manire ce quelle demande les dates extraire au moment de lexcution. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08, puis suivez les tapes.
1. Sur longlet Crer, dans le groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration
de requte.
221
Access affiche une grille de cration de requte vierge et ouvre la bote de dialogue Afficher la table.
Page Tables de la bote de dialogue Afficher la table.
2. Dans la bote de dialogue, faites un double-clic sur Clients, faites un double-clic sur Commandes, puis cliquez sur Fermer. Access ajoute un onglet contextuel Outils de requte Crer au ruban.
Astuce Pour ajouter la liste de champs dune autre table une requte existante, on peut afficher nouveau la bote de dialogue Afficher la table en cliquant sur le bouton Afficher la table dans le groupe Paramtrage de requte sur longlet contextuel Crer. On peut galement faire glisser la table partir du volet de Navigation vers le volet Schma du Concepteur de requtes. Pour supprimer une table dune requte, faites un clic droit sur la liste des champs de la table, puis cliquez sur Supprimer une table.
3. Faites un double-clic sur le titre de la liste des champs Clients pour slectionner tous les champs de la liste. Puis pointez la slection, et faites glisser en bas vers la ligne Champ de la premire colonne de la grille.
Access copie tous les champs dans des colonnes conscutives et insre Clients dans la ligne Table de chaque colonne pour indiquer la source du champ.
Astuce Lastrisque en haut de chaque liste de champs reprsente tous les champs de la table. En faisant glisser lastrisque vers une colonne de la ligne Champ, on insre un seul champ qui reprsente tous les champs, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ensuite manipuler les champs individuellement.
4. Faites dfiler la grille vers la droite, et cliquez dans la ligne Champ de la

nouvelle colonne vide. Puis dans la liste de champs Commandes, tour tour, faites un double-clic sur les champs NumCommande, DateCommande, DateExpdition et DateExige. Access ajoute les champs de la table Commandes aux quatre colonnes suivantes.
222
On a ajout des champs de deux tables la grille de cration.
5. Pointez le slecteur de champs gris au-dessus du champ Tlphone, et lors-
que le pointeur se transforme en une flche noire dirige vers le bas, cliquez pour slectionner la colonne. Puis dans le groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Supprimer colonnes.
Raccourcis clavier Appuyez sur Suppression pour supprimer la colonne slectionne.
6. Dans la ligne Afficher, dcochez les cases des champs NumCommande,

Pays, Adresse, et NumClient.
7. Dans la ligne Tri, dfinissez le champ CodePostal Croissant.

On a maintenant recr manuellement la requte Commandes Clients de lexercice prcdent.
8. Dans le groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter. Assurez-vous que

la requte produise une feuille de donnes avec des rsultats corrects, puis basculez en mode Cration.
Nous allons transformer cette requte afin quelle retourne les enregistrements pour une plage spcifique de dates.
9. Dans la ligne Critres du champ DateCommande, saisissez ce qui suit, puis

appuyez sur Entre : Entre 1/1/2010 Et 1/8/2010
Astuce Lorsquon saisit le E de Et, Access affiche une liste doprateurs que lon est susceptible de saisir. On peut cliquer sur une option de la liste pour sconomiser la saisie de quelques touches. Si vous ignorez la liste, elle disparat.
10. Pointez la bordure droite du slecteur de champ DateCommande, et lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, faites un doubleclic pour largir le champ afin quil puisse accueillir tout son contenu. On peut maintenant voir le critre complet de ce champ.
223
Access a ajout des signes # pour dsigner un format de date.
11. Excutez la requte.

Access extrait les enregistrements correspondants.
Seules cinq commandes ont t passes dans la priode demande. Nous allons modifier la requte la plage pour quelle nous demande la plage de dates chaque fois quon lexcute.
12. Basculez en mode Cration. Dans la ligne Critres du champ DateCommande, saisissez exactement ce qui suit, puis appuyez sur Entre : Entre [Saisir une date de dbut :] Et [Saisir une date de fin :]

La bote de dialogue Entrer une valeur de paramtre souvre.
La premire bote de dialogue Entrer une valeur de paramtre demande la date de dbut de la plage.
14. Dans la zone de texte, saisissez 1/8/10, et cliquez sur OK. 15. Dans la bote de dialogue Entrer une valeur de paramtre, saisissez 1/15/
10, et cliquez sur OK. Access affiche nouveau la feuille de donnes, et ne liste cette fois que les neuf commandes passes entre les dates spcifies.
16. Enregistrez la requte sous Commandes par date.
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NETTOYAGE Fermez la requte. Conservez la base de EntrepriseGarden08 pour lutiliser dans les exercices suivants.
donnes
Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes

On utilise typiquement une requte pour rechercher tous les enregistrements qui correspondent des critres. Mais parfois on nest pas intress par les dtails de tous les enregistrements et on prfre une synthse des rsultats de la requte. Par exemple, on peut vouloir connatre combien de commandes ont t passes au cours dune anne ou la valeur totale de toutes les commandes passes.
Astuce Vous navez pas crer une requte pour synthtiser toutes les donnes dune table. On peut afficher la table en Mode Feuille de donnes puis sur longlet Accueil, dans le groupe Enregistrements, il faut cliquer sur le bouton Totaux pour ajouter une ligne Opration en bas de la table (le fait de cliquer nouveau sur le bouton Totaux supprime la ligne de la table). Dans la ligne Opration de chaque champ, on peut slectionner dans une liste le type des donnes de synthse afficher. Les types disponibles pour chaque champ dpendent de son type de donnes. Par exemple, on peut compter tous les champs, mais on peut uniquement calculer la somme ou la moyenne des champs contenant des donnes numriques.
Le moyen le plus facile dextraire des informations de synthse est de crer une requte qui regroupe les champs ncessaires et effectue le calcul votre place. Les calculs sont effectus en utilisant une des fonctions dagrgat suivantes :
l Somme Calcule le total des valeurs dun champ l Moyenne Calcule la moyenne des valeurs dun champ l Min Extrait la valeur la plus petite dun champ l Max Extrait la valeur la plus grande dun champ l Compte Comptabilise le nombre de valeurs dun champ, sans compter les
valeurs Null (vides)

l StDev Calcule la dviation standard des valeurs dun champ l Var Calcule la variance des valeurs dun champ Astuce On ne peut pas utiliser les fonctions dagrgat dans les requtes des bases de donnes Web.
Lorsquon utilise lAssistant Requte simple pour crer une requte base sur une table qui possde des champs contenant des valeurs numriques, lassistant donne la possibilit de crer une requte de synthse. Si vous cliquez sur Options de synthse, lassistant affiche une page sur laquelle on peut spcifier les fonctions dagrgat utiliser.
Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes
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Si vous utilisez lAssistant Requte simple pour gnrer une requte avec des champs qui contiennent des valeurs numriques, lassistant peut ajouter une fonction dagrgat la requte. Lorsquon cre une requte manuellement, ou que lon modifie une requte existante, on peut cliquer sur le bouton Totaux dans le groupe Afficher/Masquer sur longlet Crer pour ajouter une ligne Opration la grille. On peut alors slectionner les fonctions dagrgat souhaites partir de la liste.
Astuce La liste de la ligne Opration permet aussi de regrouper les champs, de slectionner le premier ou le dernier enregistrement qui satisfait les critres spcifis, de saisir une expression, ou de raffiner dautres critres.
Dans cet exercice, vous allez crer une requte qui calcule le nombre total de produits dun stock, le prix moyen de tous les produits, et la valeur totale du stock. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08, puis suivez les tapes.
1. Ouvrez le Concepteur de requtes, et ajoutez la liste de champs Produits

au volet Schma.
2. Dans la liste de champs Produits, faites un double-clic sur NumProduit,

puis faites un double-clic sur PrixUnitaire. Totaux.
3. Sur longlet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton

Access ajoute une ligne Opration sous la ligne Table dans le volet Grille, et affiche la fonction dagrgat Regroupement dans la ligne Opration de chaque champ.
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Astuce Si vous avez besoin dajuster la hauteur de la grille aprs avoir ajout la ligne Opration, faites glisser la barre qui sparer les volets Schma et Grille vers le haut.
4. Cliquez sur la ligne Opration du champ NumProduit, cliquez sur la flche,

puis dans la liste, cliquez sur Compte. Access remplace Regroupement par la fonction dagrgat Compte.
5. Affichez la liste Opration du champ PrixUnitaire, et cliquez sur Moyenne.

Lorsquon excute la requte, la fonction Compte retournera un comptage du nombre denregistrements contenant une valeur dans le champ NumProduit, et la fonction Moyenne retournera la moyenne de toutes les valeurs PrixUnitaire.
Cette requte simple synthtise les donnes de deux faons diffrentes.
La requte retourne un seul enregistrement.
Les rsultats montrent que le prix moyen des 189 produits est $17,92.
7. Basculez en mode Cration.

Ajoutons prsent un nouveau champ qui utilise les donnes de deux champs de la table Produits pour effectuer un calcul.
8. Dans la ligne Champ de la troisime colonne, saisissez PrixUnitaire*Units

EnStock, et appuyez sur Entre.
9. largissez la troisime colonne de manire voir tout son contenu.

Access a modifi lexpression saisie de la manire suivante : Expr1: [PrixUnitaire]*[UnitsEnStock]
Raliser des calculs avec une requte
227
Cette expression multiplie le prix de chaque produit par le nombre dunits en stock.
10. Faites un double-clic sur Expr1, et saisissez Valeur dinventaire comme ltiquette de lexpression.
11. Affichez la liste Opration de la troisime colonne, puis cliquez sur Somme. 12. Enregistrez la requte sous le nom Analyse des produits. 13. Excutez la requte.
La fonction Somme retourne la somme de toutes les valeurs calcules par lexpression.
14. largissez les colonnes de la feuille de donnes des rsultats pour voir tout
leur contenu. Access a synthtis les donnes selon vos spcifications.
La requte a synthtis les donnes de trois faons diffrentes. NETTOYAGE Fermez la requte. Conservez la base de EntrepriseGarden08 pour lutiliser dans les prochains exercices. donnes

Comme vous lavez vu dans lexercice prcdent, on peut non seulement utiliser une requte pour synthtiser les donnes en utilisant les fonctions dagrgat intgres, mais on peut aussi effectuer un calcul et crer un nouveau champ pour le stocker. Par exemple, on peut vouloir calculer un prix total ou savoir depuis combien de temps les employs travaillent pour lentreprise. Un des principes de base dune bonne conception de base de donnes est quon ne doit jamais stocker des informations qui peuvent tre calcules partir des donnes existantes. Plutt que de crer un nouveau champ dans une table et daugmenter la taille de la base de donnes avec des informations redondantes, on doit utiliser le Gnrateur dexpression pour insrer une expression dans la grille de cration qui calcule les informations dsires partir des donnes existantes quand on en a besoin.
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Astuce Il est possible dutiliser les rsultats dune requte comme un champ dans une autre requte. La requte imbrique implique lutilisation dune instruction Select SQL (Structured Query Language) qui est appele sous-requte. Pour plus dinformations sur les sous-requtes, recherchez Imbriquer une requte dans une autre requte ou dans une expression laide dune sous-requte dans laide dAccess.
Dans cet exercice, vous allez crer une requte qui combine des informations de deux tables dans une feuille de donnes et calcule le prix total dun lment bas sur le prix unitaire, la quantit commande et le rabais. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08, puis suivez les tapes.
1. Ouvrez le Concepteur de requtes, et ajoutez les listes de champs Dtails

des commandes et Produits vers le volet Schma.
2. Faites glisser les champs du tableau suivant partir des listes vers les colonnes conscutives dans la grille de cration.
partir de cette table Dtails des commandes Produits Dtails des commandes Dtails des commandes Dtails des commandes Faites glisser ce champ NumCommande NomProduit PrixUnitaire Quantit Rabais
La requte va extraire les informations de ces cinq champs.
La feuille de donnes de rsultats affiche les informations extraites dans lordre des champs de la grille de cration.
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Access affiche les rsultats en Mode Feuille de donnes.
Les rsultats montrent que la requte fonctionne correctement.
4. Enregistrez la requte avec le nom Dtails des commandes totales. 5. Basculez en mode Cration. Puis dans la colonne NumCommande, affichez
la liste Tri, et cliquez sur Croissant. Dans un nouveau champ de la grille de cration, nous allons maintenant utiliser le Gnrateur dexpression pour insrer une expression qui calcule le prix total en multipliant le prix unitaire par la quantit, moins le rabais.
6. Dans la ligne Champ, faites un clic droit sur la premire colonne vide, puis
cliquez sur Crer. La bote de dialogue Gnrateur dexpression souvre.
Bote de dialogue Gnrateur dexpression.
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Voici lexpression crer dans la zone Expression : CMonnaie([Dtails des commandes]![PrixUnitaire]*[Dtails des commandes]![Quantit]*(1-[Dtails des commandes]![Rabais])) La fonction CMonnaie convertit le rsultat mathmatique entre parenthses en un format montaire.
Astuce Si vous voulez saisir cette expression directement dans le champ, vous pouvez la simplifier comme suit : CMonnaie([Dtails des commandes]![PrixUnitaire]*[Quantit]*(1-[Rabais])) La partie [Dtails des commandes]! est ncessaire uniquement pour le champ PrixUnitaire, qui apparat dans les deux tables. Elle indique la requte quelle table utiliser.
7. Dans la liste lments dexpression, faites un double-clic sur Fonctions,

puis cliquez sur Fonctions intgres.
8. Dans la liste Catgories dexpression, cliquez sur Conversion. Puis dans la

liste Valeurs dexpression, faites un double-clic sur CMonnaie. Access insre la fonction de conversion montaire dans la zone dexpression.
Le libell <<expression>> dans les parenthses reprsente les expressions qui ventuellement aboutiront au nombre quAccess doit convertir au format montaire.
9. Dans la zone dexpression, cliquez sur le libell <<expression>> pour le

slectionner, de manire ce que le prochain lment saisi le remplace. Le prochain lment dexpression est le champ PrixUnitaire de la table Dtails des commandes.
231
10. Dans la liste lments dexpression, cliquez sur licne reprsentant le
signe moins, gauche de Fonctions, pour rduire cet lment. Puis cliquez sur licne reprsentant le signe plus, gauche de EntrepriseGarden08.accdb, faites un double-clic sur Tables, et cliquez sur Dtails des commandes.
11. Dans la liste Catgories dexpression, faites un double-clic sur PrixUnitaire. Access remplace lespace rserv <<expression>> par les informations de table/champ, laissant le curseur aprs [PrixUnitaire], ce qui est exactement lemplacement souhait. On dsire prsent multiplier la valeur du champ PrixUnitaire par la valeur du champ Quantit.
12. Dans la liste lments dexpression, cliquez sur Oprateurs ; dans la liste
Catgories dexpression, cliquez sur Arithmtique ; et dans la liste Valeurs dexpression, faites un double-clic sur * (multiplier). Access insre le signe de multiplication et un espace rserv <<Expr>>.
13. Dans la zone dexpression, cliquez sur le libell <<Expr>> pour le slection-
ner. Dans la liste lments dexpression, faites un double-clic sur EntrepriseGarden08.accdb, faites un double-clic sur Tables, et cliquez sur Dtails des commandes. Puis dans la liste Catgories dexpression, faites un double-clic sur Quantit.
Jusquici, on avait saisi une expression qui calcule le cot total en multipliant le prix dun lment par la quantit commande. Supposons cependant que le prix de vente bnficie dun rabais en fonction de la quantit ou dun autre facteur. Le rabais, qui est stock dans la table Dtails des commandes, est exprim en pourcentage de rduction. Mais il est plus facile de calculer le pourcentage payer que de calculer le rabais et de le soustraire au cot total.
14. Dans la zone dexpression, saisissez *(1-. Dans la liste Catgories dexpression, faites un double-clic sur Rabais. Puis saisissez ). Bien que le rabais soit format dans la feuille de donnes comme un pourcentage, il est en fait stock dans la base de donnes comme un nombre dcimal compris entre 0 et 1 (par exemple, un rabais qui affiche 10 % est en fait stock sous la forme 0,1). Par consquent, si le rabais est de 10 pourcents, le rsultat de (1-Rabais) est 0,9. En dautres termes, la formule multiplie le prix unitaire par la quantit puis multiplie ce rsultat par 0,9.
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Lexpression entire.
Astuce Si une expression entire nest pas visible dans la zone dexpression, on peut largir la bote de dialogue Gnrateur dexpression en faisant glisser sa bordure gauche ou droite.
15. Dans la bote de dialogue Gnrateur dexpression, cliquez sur OK.

Access entre lexpression dans la grille de cration.
16. Appuyez sur Entre pour confirmer la saisie de lexpression. Puis largissez la
colonne de manire ce que toute lexpression soit visible. Access a assign ltiquette Expr1 au champ (on appelle cette tiquette alias du champ).
17. Dans la grille de cration, faites un double-clic sur Expr1, puis saisissez PrixTotal.

Access affiche les rsultats dans une feuille de donnes.
Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements
233
Les commandes sont maintenant tries sur le champ NumCommande, et le prix total est calcul dans le dernier champ.
19. Dans les quelques enregistrements bnficiant dun rabais, vrifiez que la
requte calcule correctement le prix total. NETTOYAGE Fermez la requte, en lenregistrant quand on vous le demande. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden08 pour lutiliser dans les derniers exercices.

Quand on utilise une base de donnes et quelle grossit, on peut dcouvrir que des erreurs se sont glisses ou que certaines informations ne sont plus jour. On peut faire dfiler les enregistrements de faon fastidieuse en recherchant ceux qui ont besoin dtre modifis, mais il est plus efficace dutiliser les outils et les techniques fournis par Access pour ce faire. Si vous voulez trouver ou remplacer plusieurs occurrences du mme mot ou de la mme phrase, vous pouvez utiliser les commandes Rechercher et Remplacer dans le groupe Rechercher sur longlet Accueil. Ces commandes fonctionnent de la mme faon que celles de Word ou dExcel. Si vous voulez exercer certains traitements spciaux, vous aurez besoin de la puissance des requtes action. Une requte action effectue une action sur les rsultats du processus de slection en une seule opration. Par exemple, on peut augmenter le prix de tous les produits dune catgorie dun certain pourcentage, ou supprimer tous les lments appartenant une ligne de produits spcifique. Ce type de manipulation de donnes est simple effectuer avec une requte action. Non
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seulement, lutilisation dune requte est un gain de temps, mais cela vite galement les erreurs. Quatre types dactions sont disponibles :
l Ajout Permet dajouter des enregistrements dune ou plusieurs tables la
fin dune ou plusieurs autres tables.

l Suppression Permet de supprimer les enregistrements dune ou plusieurs
tables.
l Cration de table Permet de crer une nouvelle table partir de tout ou
partie des donnes dune ou plusieurs tables.

l Mise jour Permet deffectuer des modifications sur les enregistrements
dune ou plusieurs tables.

Astuce En plus de ces requtes, on peut crer des requtes SQL, telles que des requtes dunion ou de dfinition de donnes. Les requtes SQL dpassent le cadre de ce livre. Pour plus dinformations, rechercher Prsentation de SQL dans Access dans laide dAccess.
On ne peut pas crer de requte action directement ; on doit dabord crer une requte slection puis la convertir. Avec une requte slection existante ouverte dans le Concepteur de requtes, on peut cliquer sur le bouton appropri dans le groupe Type de requte sur longlet contextuel Crer (on peut aussi faire un clic droit sur la requte dans le Concepteur de requtes, cliquez sur Type de requte, puis sur la commande souhaite).
Important Lexcution dune requte de mise jour effectue des modifications irrversibles dans la table. On doit toujours crer une copie de sauvegarde de la table avant dexcuter ce type de requte. On peut rapidement crer une copie dune table en affichant la liste Tables dans le volet de Navigation, en cliquant sur la table copier, en appuyant sur Ctrl+C, puis sur Ctrl+V pour coller une copie. Dans la bote de dialogue Coller la table sous, saisissez le nom de la nouvelle table, puis cliquez sur OK. La table de sauvegarde devient alors une partie de la base de donnes. On peut la supprimer quand on est sr que la requte de mise jour produit les rsultats attendus.
Dans cet exercice, vous allez crer une requte de mise jour pour augmenter le prix des lments slectionns de 10 pourcents. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08, puis suivez les tapes.
1. Dans longlet Crer, dans le groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant Requte. Puis avec Assistant Requte simple slectionn dans la bote de dialogue Nouveau requte, cliquez sur OK.
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2. Affichez Table : Catgories dans la liste Tables/Requtes, et dans la liste 3. Affichez Table : Produits dans la liste Tables/Requtes, et dans la liste
Champs disponibles, faites un double-clic sur NomCatgorie pour le dplacer dans la liste Champs slectionns.
Champs disponibles, faites un double-clic sur NomProduit et PrixUnitaire pour les dplacer vers la liste Champs slectionns. Dtaille et le titre par dfaut.
4. Cliquez sur Terminer pour crer la requte en utilisant le paramtre

Access affiche les rsultats de la requte dans une feuille de donnes.
Seuls les champs Nom Catgorie, Nom Produit et Prix unitaire sont affichs.
5. Basculez en mode Cration.

Les rsultats de requte actuels incluent les produits de toutes les catgories. On veut augmenter les prix uniquement des produits des catgories Bulbs et Cacti, si bien que votre prochaine tche sera de modifier la requte pour slectionner uniquement ces catgories.
Cette requte a t cre par lAssistant Requte simple.
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6. Dans la ligne Critres du champ NomCatgorie, saisissez bulbs. Puis dans

la ligne ou du mme champ, saisissez cacti. Appuyez sur Entre.
7. Excutez la requte pour confirmer que seules les catgories bulbs et cacti
sont listes, puis retournez en mode Cration. La requte slectionne prsent uniquement les enregistrements modifier. Mais en fait pour effectuer une modification des enregistrements, on doit convertir cette requte slection en requte de mise jour.
8. Sur longlet contextuel Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur
le bouton Mise jour. Access convertit la requte slection en une requte de mise jour.
Dans la grille de cration, les lignes Tri et Afficher disparaissent et une ligne Mise jour apparat.
9. Dans la ligne Mise jour, sous PrixUnitaire, saisissez [PrixUnitaire]*1,1. Puis

appuyez sur Entre.
Astuce Le fait dencadrer PrixUnitaire par des crochets indique quil sagit dun objet de base de donnes (dans ce cas, un champ dune table). Si vous utilisez le Gnrateur dexpression pour insrer cette expression, elle ressemblera ceci : [Produits]![PrixUnitaire]*1,1. Comme cette description de champ inclut la table dans laquelle il se trouve, on peut aussi insrer cette expression dans dautres tables.
10. Basculez en Mode Feuille de donnes (nexcutez pas la requte).

Important Dans une requte slection, le fait de cliquer sur le bouton Affichage ou le bouton Mode Feuille de donnes revient cliquer sur le bouton Excuter. Mais dans une requte de mise jour, le fait de cliquer sur le bouton Affichage ou sur le bouton Mode Feuille de donnes affiche simplement une liste des champs qui seront mis jour.
On voit une liste de prix unitaires. Ce sont les mmes que ceux affichs prcdemment ; ils nont pas t encore modifis.
11. Basculez en mode Cration. Puis excutez la requte.

Access vous demande de confirmer si vous voulez mettre jour les enregistrements.
Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements
237
Ce message davertissement vous indique quil est impossible dannuler les modifications que vous allez faire.
12. Dans la bote de message, cliquez sur Oui. Puis basculez en Mode Feuille de
donnes. Les prix du champ PrixUnitaire ont t augments de 10 pourcents. NETTOYAGE Fermez la requte Catgories, en enregistrant les modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden08 pour lutiliser dans le dernier exercice.

Avec le temps, certaines informations stockes dans une base de donnes deviennent obsoltes. Par exemple, la table Produits de notre base de donnes dexemple liste tous les produits que lentreprise vend actuellement ou a vendu dans le pass. On peut indiquer quun produit nest plus disponible la vente en cochant la case du champ puis. Les produits puiss ne sont pas affichs dans le catalogue ni offerts la vente, mais ils sont conservs dans la base de donnes un moment au cas o lon souhaite les vendre nouveau. Une situation similaire peut exister avec les clients qui nont pas pass de commande depuis longtemps ou qui ont demand tre supprims dune liste de mailing, mais qui peuvent toujours passer des commandes. Pour maintenir une base de donnes efficace, cest une bonne ide de faire du mnage et de supprimer de temps en temps les enregistrements trop anciens. On peut faire dfiler les tables et supprimer les enregistrements manuellement, mais si tous les enregistrements supprimer suivent le mme modle, on peut utiliser une requte de suppression pour se dbarrasser deux rapidement. Il est important de garder deux choses lesprit lorsquon supprime des enregistrements dune base de donnes :
l On ne peut pas rcuprer les enregistrements supprims.
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l Les effets dune requte de suppression peuvent avoir plus dimpact que
prvu. Si la table partir de laquelle on veut supprimer des enregistrements est relie une autre table, et que loption Effacer en cascade les enregistrements correspondants pour cette relation est coche, les enregistrements de la deuxime table seront aussi supprims (Effacer en cascade signifie essentiellement que la suppression sera aussi applique aux enregistrements lis). Cest parfois ce que lon veut, mais ce nest pas toujours le cas. Par exemple, on ne veut probablement pas supprimer les enregistrements de ventes prcdentes en mme temps que lon supprime des produits puiss. titre de prcaution, avant de supprimer les enregistrements, on peut afficher la page Relations en cliquant sur le bouton Relations dans le groupe Relations sur longlet Outils de base de donnes. Si la table partir de laquelle on supprime des donnes possde une relation avec une autre table contenant des informations qui ne doivent pas tre supprimes, faites un clic droit sur la ligne de la relation, cliquez sur Modifier une relation, et assurez-vous que si la case Appliquer lintgrit rfrentielle est coche, la case Effacer en cascade les enregistrements correspondants ne soit pas coche. Comme garantie supplmentaire, on peut enregistrer la base de donnes avant de supprimer les enregistrements. On peut galement crer une nouvelle table (nomme peut tre Supprim <nom du fichier>) puis dplacer les enregistrements supprimer vers la nouvelle table, o on pourra les afficher avant de les supprimer de faon dfinitive. Dans cet exercice, vous allez crer une requte suppression qui supprimera les enregistrements des produits puiss dans une table. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden08 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden08, puis suivez les tapes.
1. Ouvrez le Concepteur de requtes, et ajoutez la liste des champs Produits

au volet Schma.
2. Dans la liste des champs Produits, faites un double-clic sur * (lastrisque).

La ligne Champ de la premire colonne de la grille de cration contient maintenant Produits.* et la ligne Table de la colonne contient Produits. En faisant un double-clic sur lastrisque dans la liste des champs, on dplace rapidement et simplement tous les champs vers la requte, sans que chaque champ prenne une colonne dans la grille, ce qui vite de faire
239
dfiler les champs pour tous les voir. Cependant, la slection de tous les champs de cette faon-l empche dutiliser les valeurs Tri, Afficher, et Critres pour des champs individuels. Pour dfinir ces valeurs, vous devez ajouter les champs spcifiques la grille de cration, ce qui revient les ajouter deux fois.
Astuce Pour viter dafficher les champs deux fois dans les rsultats dune requte slection, dcochez la case dans la ligne Afficher des champs individuels dupliqus.
3. Dans la liste de champs Produits, faites un double-clic sur puis pour le

copier vers la prochaine colonne disponible dans la grille de cration.
4. Dans longlet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur le bouton
Suppression. Access convertit cette requte slection en une requte de suppression.
Dans la grille de cration, les lignes Tri et Afficher disparaissent, et une ligne Supprimer apparat. Dans la premire colonne, qui contient la rfrence tous les champs de la table Produits, la ligne Supprimer contient le mot A partir de, indiquant que cest la table dans laquelle les enregistrements seront supprims. Lorsquon ajoute des champs individuels pour les colonnes restantes, comme vous lavez fait pour le champ puis, la ligne Supprimer affiche O, indiquant que ce champ peut inclure des critres de suppression. Le champ puis est dfini avec le type de donnes Oui/Non, qui est reprsent dans la feuille de donnes comme une case qui est coche pour indiquer Oui et dcoche pour indiquer Non. Pour rechercher tous les produits puiss, on doit identifier les enregistrements avec le champ puis dfini Oui.
5. Dans la ligne Critres du champ puis, saisissez Oui, puis appuyez sur
Entre.
6. Pour vrifier la prcision de la requte, basculez en Mode Feuille de donnes. Le test de la requte affiche une liste de 18 produits puiss qui seront supprims si on excute la requte.
7. Faites dfiler droite pour vrifier que dans tous les enregistrements, la case
Produits.puis est coche.
240
8. Basculez mode Cration, et excutez la requte.

Access affiche un avertissement.
Avant de supprimer les enregistrements, Access vous rappelle le caractre dfinitif de cette action.
9. Dans la bote de message, cliquez sur Oui.

Access affiche un avertissement.
Access ne peut pas supprimer deux des enregistrements supprims. Deux enregistrements puiss ne peuvent pas tre supprims car ils ont des entres dans la table Dtails des commandes. On doit dcider si on dfinit le champ puis de ces produits Non (dcochez leurs cases) ou si lon supprime les entres de la table Dtails des commandes avant dautoriser la requte supprimer les enregistrements des produits.
10. Dans la bote de message, cliquez sur Non pour reporter la suppression
jusqu ce quon trouve et rsolve les deux violations de cls. Si vous tes inquiet que quelquun excute accidentellement cette requte suppression et dtruise les enregistrements qui ntaient pas prts tre dtruits, vous devez modifier nouveau cette requte pour quelle redevienne une requte slection avant de lenregistrer.
11. Sur longlet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur le bouton
Slection. Dans la grille de cration, la ligne Supprimer disparat, et les lignes Tri et Afficher rapparaissent.
12. Enregistrez la requte sous le nom Supprimer les produits puiss.
En rsum
241
On peut maintenant ouvrir la requte slection en Mode Cration et la modifier en requte suppression la prochaine fois quon veut lexcuter. NETTOYAGE Fermez la requte, puis fermez la base de donnes EntrepriseGarden08.
En rsum
l Pour afficher les champs spcifiques denregistrements spcifiques dune
ou plusieurs tables, on peut crer une requte. On peut enregistrer la requte pour lutiliser ultrieurement.
l On peut crer une requte en utilisant un assistant ou en utilisant le Con-
cepteur de requtes.
l Les requtes peuvent utiliser des fonctions dagrgat comme Somme et
Moyenne pour synthtiser les donnes.

l On peut crer des requtes qui effectuent des calculs sur les donnes cor-
respondantes.
l Une requte de mise jour effectue une action de mise jour sur ses
rsultats, comme le remplacement du contenu dun champ.

l Une requte de suppression supprime les enregistrements qui correspon-
dent aux critres spcifiques. Utilisez avec prcaution ce type de requte ; les effets peuvent tre de grande ampleur, et vous pouvez perdre les enregistrements supprims.
Crer un tat manuellement, page 243
Modifier le contenu dun tat, page 249
Ajouter un sous-tat, page 255
Crer des tats personnaliss

4 Crer un tat manuellement. 4 Modifier le contenu dun tat. 4 Ajouter un sous-tat.
Les tats incluent souvent des ensembles dinformations qui concernent le sujet de ltat, mais qui ne sont pas ncessairement relis les uns aux autres. Par exemple, un tat peut inclure des informations sur la production, le marketing et les activits de vente dune entreprise. Il peut aussi comprendre des informations sur le rgime de retraite de lentreprise. Chaque sujet est li un aspect particulier de lexploitation de lentreprise, mais ils ne peuvent pas tous tre runis au sein dun tat individuel Access 2010. La cration dtats spars, leur impression et leur runion dans un classeur sont une solution ce problme. Une autre solution consiste les enregistrer au format lectronique dans un dossier ou sur un rseau. Mais la solution la plus facile et la plus lgante est de les combiner en utilisant des sous-tats. Dans ce chapitre, vous allez voir comment construire un tat assez complexe. Vous allez commencer par crer le noyau de ltat (ltat principal) manuellement en Mode Cration. Puis vous allez modifier la mise en page et le contenu de ltat principal. Enfin, nous verrons comment fournir des informations dtailles en imbriquant un sous-tat dans ltat principal.
Astuce Ce chapitre est le prolongement du chapitre 5, Crer des tats simples . Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices de ce livre sur votre ordinateur. Le fichier dexercice que vous allez utiliser se trouve dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre09.
Crer un tat manuellement

Lorsquun tat inclut des contrles qui sont lis des champs spcifiques dune ou plusieurs tables, le moyen le plus efficace de crer ltat est habituellement dutiliser lAssistant tat. Lorsquon inclut plusieurs tables dans un tat, lassistant va-
243
244
Chapitre 9 Crer des tats personnaliss
lue les relations entre les tables et offre la possibilit de regrouper les enregistrements de manire logique. Comme pour les formulaires comprenant plusieurs tables, si vous navez pas dj tabli les relations entre les tables, vous devez annuler lassistant et les crer avant de continuer.
Astuce Si vous utilisez plus de deux tables dans un tat, ou si vous allez utiliser la mme combinaison de tables dans plusieurs tats ou formulaires, vous pouvez gagner du temps en crant une requte base sur ces tables, puis en utilisant les rsultats de cette requte comme base de ltat ou du formulaire. Pour plus dinformations sur les requtes, reportez-vous au chapitre 8, Crer des requtes .
Lorsquun tat inclut surtout des contrles indpendants, qui nextraient pas des informations des tables sous-jacentes, il est plus facile de crer ltat manuellement en Mode Cration. Dans ce mode, on voit la structure de la mise en page de ltat sur une grille de cration, peu prs comme dans un formulaire en Mode Cration.
Les tats ont cinq sections principales et peuvent inclure des sections de regroupement supplmentaires. La grille de cration est divise en cinq sections principales :
l Dtail Cette section est habituellement le corps principal de ltat. l En-tte de page Cette section contient des informations afficher en haut
de chaque page de ltat, comme len-tte dun document Word.

l Pied de page Cette section contient des informations afficher en bas de
chaque page, comme le numro de page.

l En-tte dtat Cette section contient des informations afficher en haut
de la premire page de ltat, comme le titre de ltat.

l Pied dtat Cette section peut contenir des informations afficher en bas
de la dernire page de ltat.
245
Important Dans la terminologie dAccess, vous rencontrerez aussi le terme rapport (en anglais, report) pour dsigner un tat. Dans linterface utilisateur, Access emploie aussi bien un mot que lautre si bien que les deux termes pied dtat et pied de rapport sont quivalents, tout comme en-tte dtat et en-tte de rapport.
Par dfaut, les sections En-tte dtat et Pied dtat ne sont pas prsentes sur ltat. On peut ajouter et supprimer les sections En-tte de page et Pied de page, et les sections En-tte dtat et Pied dtat, en faisant un clic droit sur la grille de cration puis en cliquant sur la commande respective. On peut aussi fermer une section sans la supprimer en dfinissant la proprit Hauteur dans sa Feuille de proprits 0 cm (cest parfois utile si on veut se concentrer sur une section sans tre distrait par une autre). Pour organiser un tat, on peut regrouper et trier son contenu. Lorsquon regroupe des informations, comme le regroupement de tous les clients par rgion ou tous les produits par catgorie, un en-tte de groupe est ajout ltat pour chaque niveau de regroupement spcifi. Les en-ttes de groupe sont identifis par le nom du champ dans leurs barres de section. Comme avec les formulaires, on peut travailler avec les tats en mode Cration des quatre manires suivantes :
l Appliquer un thme. l Ajuster la taille des sections. l Ajouter, redimensionner et organiser les contrles. l Ajuster les proprits des lments de ltat dans la Feuille de proprits.
Dans cet exercice, vous allez crer manuellement un tat principal qui contient une section En-tte dtat, une section Pied de page, et une section o vous ajouterez des donnes regroupes dans un prochain exercice. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden09_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre09. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden09_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden09. Puis suivez les tapes.
Important La base de donnes cre pour cet exercice contient des requtes non prsentes dans les bases de donnes des chapitres prcdents. Ne continuez pas avec la base de donnes dun exercice prcdent.
1. Sans slectionner de table ou de requte dans le volet de Navigation, sur

longlet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur le bouton Cration dtat. Access affiche une grille de cration dtat vierge avec les sections par dfaut pour un nouvel tat : En-tte de page, Dtail et Pied de page. Quatre onglets contextuels Outils de cration dtat apparaissent sur le ruban.
246
2. Faites un clic droit nimporte o sur la grille de cration, puis cliquez sur Entte/pied de rapport. Les sections En-tte tat et Pied tat encadrent prsent les sections En-tte de page, Dtail et Pied de page (selon la taille de votre fentre de programme et la rsolution de votre cran, vous devrez peut-tre faire dfiler vers le bas pour voir les sections de pied de page et dtat).
3. Sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants. La Liste de champs souvre. Comme aucune table ou requte source nest slectionne dans le volet de Navigation, la Liste de champs est actuellement vide.
4. Dans la Liste de champs, cliquez sur Afficher tous les tableaux.

La Liste de champs affiche une liste des tables dont vous pouvez ajouter les champs ltat.
En cliquant sur Modifier la table dans la Liste de champs, on ouvre la table associe.
247
5. Dans la Liste de champs, dveloppez la table Catgories en cliquant sur le

signe plus adjacent, puis faites un double-clic sur le champ NomCatgorie. Les contrles tiquette et Zone de texte du champ slectionn apparaissent dans la section Dtail de la page de ltat.
6. Fermez la Liste de champs. 7. Sur longlet contextuel Cration, dans le groupe Regroupement et totaux,
cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Le volet Regrouper, trier et total souvre en bas de la page de ltat.
8. Dans le volet Regrouper, trier et total, cliquez sur Ajouter un groupe.

La barre Regrouper sur souvre et affiche la liste Slectionner le champ.
9. Dans la liste slectionner le champ, cliquez sur NomCatgorie.

Une section En-tte de groupe NomCatgorie apparat dans ltat.
Dans ltat final, les enregistrements seront regroups sur la catgorie dont le nom apparat dans la section En-tte de groupe NomCatgorie.
10. Fermez le volet Regrouper, trier et total. 11. Enregistrez ltat sous le nom Ventes par catgorie. 12. Faites glisser le contrle de zone de texte NomCatgorie dans la section
En-tte de groupe NomCatgorie. Le contrle tiquette accompagne son contrle de zone de texte associ.
13. Dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de proprits.

Raccourcis clavier Appuyez sur F4 pour ouvrir la Feuille de proprits.
248
14. Cliquez sur la barre de section En-tte tat, puis sur la page Format de la
Feuille de proprits, dfinissez la proprit Hauteur 2,54 cm.
Astuce On peut valider le paramtre dune proprit en cliquant sur une autre proprit ou en appuyant sur Entre.
15. Rptez ltape 14 pour dfinir la proprit Hauteur pour les autres sections de ltat comme suit : En-tte de page En-tte de groupe NomCatgorie Dtail Pied de page Pied tat 0 cm (ferme la section) 5,587 cm 0 cm (ferme la section) 0,508 cm 0 cm (ferme la section)
Astuce On peut manuellement dfinir la hauteur dune section en faisant glisser son coin infrieur vers le haut ou le bas.
16. Fermez la Feuille de proprits.

Le noyau de ltat est maintenant prt pour des amliorations ultrieures.
Seules les sections En-tte tat, En-tte de groupe NomCatgorie et Pied de page sont maintenant ouvertes.
17. Basculez en Aperu avant impression pour voir les rsultats de votre travail.
NETTOYAGE Fermez ltat Ventes par catgorie, en enregistrant les modifications. Conversez la base de donnes EntrepriseGarden09 pour lutiliser dans les prochains exercices.
Modifier le contenu dun tat
249

Les tats ont des points communs avec les formulaires :
l On peut les crer en utilisant des assistants puis les modifier en Mode
Page ou en Mode Cration.

l On peut afficher des informations partir dun ou plusieurs enregistre-
ments, dune ou plusieurs tables ou requtes.

l On peut avoir plusieurs ensembles den-ttes et de pieds de page pour
regrouper et dcrire leur contenu. Que lon cre un tat avec lAssistant tat ou bien manuellement, on peut toujours le modifier en ajoutant des contrles ou en changeant la mise en page ou la mise en forme des contrles existants. Comme avec les formulaires, on peut modifier les tats soit en Mode Page soit en Mode Cration. Le Mode Page est plus intuitif car on peut voir les donnes pendant quon effectue les ajustements, mais le Mode Cration donne plus de contrle. En Mode Cration, lamlioration dun tat peut tre un processus itratif, et vous allez souvent jongler entre le Mode Cration et Aperu avant impression pour valuer chaque modification et planifier la suivante. Dans cet exercice, vous allez modifier le contenu dun tat en insrant un titre et une date dans len-tte dtat et les numros de page dans le pied dtat. Vous allez aussi insrer et supprimer des tiquettes et modifier lapparence du texte. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden09 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden09, ouvrez ltat Ventes par catgorie en Mode Cration, puis suivez les tapes.
1. Dans le coin suprieur gauche de ltat, faites un double-clic sur le slecteur

dtat (la case la jonction des rgles horizontale et verticale). En faisant un double-clic sur le slecteur dtat, on slectionne ltat complet et on ouvre la Feuille de proprits.
2. Sur la page Format de la Feuille de proprits, dfinissez les proprits

Grille X et Grille Y 10. Puis fermez la Feuille de proprits. Il est plus facile daligner les contrles sur cette grille plus large.
Astuce On peut rapidement activer et dsactiver la grille et les rgles en faisant un clic droit sur ltat puis en cliquant sur Grille ou Rgle.
3. Cliquez sur la barre de section En-tte tat, et sur longlet contextuel Format, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton
250
Remplissage de forme. Puis sous Couleurs du thme dans la palette, cliquez sur la troisime case (Vert clair, Arrire-plan 2).
4. Sur longlet Cration, dans le groupe En-tte/pied de page, cliquez sur le

bouton Titre. Access insre un contrle identifi par une bordure en pointills dans la section En-tte tat et ajoute un contrle tiquette contenant le nom de ltat, avec des espaces rservs pour un logo, la date et lheure (on peut cliquer sur la mise en page gauche du titre pour voir lespace rserv du logo, dans le coin suprieur droit pour voir lespace rserv pour la date, et dans le coin infrieur droit pour voir lespace rserv pour lheure).
Voir aussi Pour plus dinformations sur les mises en forme, reportez-vous lencadr Mises en forme plus loin dans ce chapitre.
5. Avec le contrle de titre slectionn, sur longlet contextuel Format, dans le

groupe Police, changez le titre 20 points, en gras et vert fonc.
6. Sur longlet contextuel Organiser, dans le groupe Redimensionnement et

classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace, puis cliquez sur Au contenu. Ajoutons prsent la date.

bouton Date et heure. La bote de dialogue Date et heure souvre.
On peut spcifier des options des contrles date et heure dans cette bote de dialogue.
8. Avec la case Inclure la date et la premire option de format de date

coches, dcochez la case Inclure lheure, puis cliquez sur OK.
251
Un contrle contenant la fonction =Date() est insr dans le coin suprieur droit de la mise en page dans la section En-tte dtat. Cette fonction insrera la date actuelle quand on gnre ltat.
Comme la mise en page restreint lespace des contrles, le contrle de titre se rduit pour faire de la place au contrle de date.
Astuce Si on insre un contrle Date et heure dans un tat qui na pas de section En-tte tat, Access ajoute la section et insre le contrle.
9. Maintenez la touche Majuscules enfonce, et slectionnez tous les contrles
et les espaces rservs dans la section En-tte tat. Puis faites un clic droit sur la slection, cliquez sur Disposition, et cliquez sur Supprimer la disposition. Le fait de supprimer la disposition vous donne plus doptions pour organiser les contrles.
10. Cliquez sur le bouton dalerte qui apparat, lisez lavertissement sur les deux
contrles de cette section qui ne sont pas associs, puis dans la liste, cliquez sur Faire disparatre lerreur.
Astuce Il est toujours sage de comprendre la raison de ces alertes, mais dans cet exercice, on peut faire disparatre les alertes affiches sur les contrles non associs.
11. Cliquez sur une zone vide de la section pour librer la slection. Puis faites
glisser le contrle de date sous le contrle de titre.
Astuce Lorsquon relche le bouton de la souris, le contrle de date saligne sur la grille. On peut empcher lalignement sur la grille en cliquant sur le bouton Taille/Espace dans le groupe Redimensionnement et classement sur longlet Organiser, puis en cliquant sur Aligner sur la grille pour le dsactiver. Si vous voulez passer outre lalignement sur la grille et positionner un contrle prcisment, vous pouvez dfinir les proprits Haut et Gauche dans la Feuille de proprits.
12. Faites un clic droit sur le contrle de titre, cliquez sur Taille, et cliquez sur Au
contenu. Puis ajustez la largeur du contrle de date pour quil corresponde au contrle de titre.
252
13. Sur longlet Format, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Centrer.
Puis cliquez en dehors du contrle. La date sera maintenant centre sous le titre.
Section En-tte tat termine.

Astuce Si vous avez besoin de formater ou de dplacer plusieurs contrles dune section, vous pouvez les regrouper en les slectionnant et en cliquant sur le bouton Taille/Espace dans le groupe Redimensionnement et classement sur longlet Organiser, puis en cliquant sur Grouper. Les contrles groups peuvent tre manipuls comme une unit, mais pas individuellement. Pour modifier juste un des contrles, vous devez dabord dissocier les contrles.
Portons maintenant notre attention sur la section En-tte de groupe NomCatgorie.
14. Dans la section En-tte de groupe NomCatgorie, supprimez ltiquette

Nom Catgorie.
15. Slectionnez le contrle de zone de texte NomCatgorie, et mettez-le en

16 points, en gras et vert fonc. Puis ouvrez sa Feuille de proprits, dfinissez la proprit Hauteur 0,8 cm et la proprit Largeur 5 cm, et fermez la Feuille de proprits. haut de la section et que sa bordure gauche soit deux points sur la grille du bord gauche de la section. quette. Puis cliquez directement sous le coin infrieur gauche du contrle de zone de texte NomCatgorie.
16. Dplacez le contrle de manire ce que la partie suprieure soit contre le 17. Sur longlet Cration, dans la galerie Contrles, cliquez sur le bouton ti-
Astuce Pour aligner prcisment le coin gauche dun contrle avec celui dun autre, dfinissez leurs proprits Gauche la mme valeur.
18. Dans le contrle dtiquette, saisissez Produit : (en incluant les deux points),
puis appuyez sur Entre. Le contrle tiquette sagrandit pour que son contenu tienne. Comme cette tiquette nest pas associe, un bouton dalerte apparat.
253
19. Cliquez sur le bouton dalerte, puis dans la liste, cliquez sur Ignorer lerreur. 20. Mettez ltiquette en 12 points, en gras et italique. Puis redimensionnez le
contrle pour quil sajuste son contenu. Voici le rsultat.
La section En-tte de groupe NomCatgorie termine. Ajoutons maintenant un numro de page la section Pied de page.
bouton Numros de page. La bote de dialogue Numros de page souvre.
On peut dfinir le format, la position et lalignement des numros de page dans cette bote de dialogue.
22. Dans la zone Format, cliquez sur Page N sur M. Dans la zone Position, cli-
quez sur Bas de page [Pied de page]. Puis avec Centrer comme paramtre Alignement et la case Afficher le numro sur la premire page slectionne, cliquez sur OK. Access insre un contrle contenant Page & [Page] & sur & [Pages] au centre de la section Pied de page. Dans cette expression, Page et sur sont des chanes littrales de caractres, & est loprateur de concatnation
254
de texte, et [Page] et [Pages] sont deux identificateurs drivs de ltat luimme.

Voir aussi Pour plus dinformations sur les expressions et les oprateurs, reportez-vous la section Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation du chapitre 6, Maintenir lintgrit des donnes .
23. Enregistrez ltat, et basculez en Aperu avant impression.

Voici le rsultat.
On peut parcourir ltat pour voir toutes les catgories de produits. NETTOYAGE Fermez ltat Ventes par catgorie. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden09 pour lutiliser dans le dernier exercice.
Ajouter des hyperliens, des graphiques et des boutons

Une grande varit de contrles supplmentaires est disponible pour amliorer des tats et des formulaires, notamment :
l Lien hypertexte et navigateur Web En cliquant sur le bouton Lien
hypertexte dans la galerie Contrles, on affiche la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte. On peut insrer un lien statique vers un fichier, une page Web, un autre objet de la base de donnes, ou une fentre de message lectronique en utilisant les mmes techniques que celles que lon emploie pour insrer un lien hypertexte dans les autres programmes Office 2010. Par exemple, on peut vouloir ajouter un lien vers le site Web de lentreprise dans la section Pied de page dun tat.
Ajouter un sous-tat un tat
255
Dans les formulaires, on peut utiliser un contrle de navigateur Web pour insrer un lien hypertexte dynamique qui change selon les donnes affiches. Pour dfinir des liens dynamiques, on clique sur Gnrateur de lien hypertexte dans la barre Lier de la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte pour sparer ladresse cible dans ses composants.
l Graphique On peut utiliser lassistant Graphique pour reprsenter gra-
phiquement les donnes dune table ou dune requte existante (ou les deux). Dans la galerie Contrles, cliquez sur le bouton Graphique, et faites-le glisser pour crer le contrle qui contiendra le graphique et dmarrer lassistant Graphique. Suivez les instructions de lassistant pour slectionner les donnes afficher, le type de graphique, et la disposition. Lorsquon clique sur Terminer, le graphique apparat dans le contrle, quon peut dplacer et redimensionner comme nimporte quel autre contrle.
l Bouton Sur un formulaire, on peut utiliser lassistant Bouton de commande
pour crer un bouton qui effectue une tche spcifique, comme afficher la bote de dialogue Imprimer. Dans la galerie Contrles, cliquez sur le bouton Bouton, puis cliquez pour crer le contrle de bouton et dmarrer lassistant Bouton de commande. Suivez les instructions de lassistant pour slectionner laction, licne et le nom du bouton. Lorsquon clique sur Terminer, le bouton apparat lemplacement o lon a cliqu, et on peut le dplacer et le redimensionner comme tout autre contrle. En interne, lassistant a incorpor une macro la proprit Sur clic du contrle. Pour voir la macro, affichez la page vnement de la Feuille de proprits du bouton, puis cliquez sur le bouton Ellipse pour ouvrir la page contenant la macro.
Astuce Lassistant Bouton de commande ne fonctionne pas actuellement avec les tats. Pour ajouter un bouton un tat, cliquez sur le bouton Bouton, et cliquez sur ltat pour crer le contrle de bouton. Faites un clic droit sur le contrle, et cliquez sur Crer code vnement. Faites un double-clic sur Gnrateur de macro, et sous Actions dans le Catalogue dactions, dveloppez le type daction souhait. Faites ensuite un double-clic sur laction, et fermez la page de la macro. On peut assigner un nom et une image un bouton sur la page Format de sa Feuille de proprits.

Un sous-tat est un tat insr dans un autre tat. Pour quun sous-tat fonctionne, il doit exister une relation entre les deux tats. On cre un sous-tat comme un autre tat. Puis on utilise un assistant pour insrer soit le sous-tat lui-
256
mme, soit un contrle de sous-tat dans ltat principal. Dans tous les deux cas, ltat principal et le sous-tat apparaissent comme des objets dans le groupe tats du volet de Navigation. En fonction de la nature des informations dun tat ou dun sous-tat, on peut les amliorer en y effectuant des calculs. On peut insrer des contrles indpendants puis utiliser le Gnrateur dexpression pour crer des expressions qui disent Access ce quil faut calculer et de quelle manire, ce qui permet de rendre disponibles des informations de synthse et des statistiques.
Astuce Aprs avoir tabli les relations correctes, on peut rapidement insrer un tat existant comme sous-tat dun autre tat en ouvrant ltat principal en Mode Cration puis en glissant le second tat partir du groupe tats du volet de Navigation vers la section approprie de ltat principal.
Dans cet exercice, vous allez slectionner une requte comme source denregistrements dun tat et insrer un sous-tat dans un tat principal pour afficher les ventes par produit dans une catgorie. Puis vous allez afficher les totaux calculs pour chaque catgorie. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden09 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden09, ouvrez ltat Ventes par catgorie en Mode Cration, puis suivez les tapes.
1. Faites un double-clic sur le slecteur dtat pour slectionner ltat et ouvrir

la Feuille de proprits.
2. Sur la page Donnes de la Feuille de proprits, cliquez sur la flche 3. Sur longlet contextuel Cration, dans la galerie Contrles, cliquez sur le
Source, et dans la liste, cliquez sur Ventes par catgorie. Puis fermez la Feuille de proprits.
bouton Sous-formulaire/sous-tat, puis cliquez sur la section En-tte de groupe NomCatgorie peu prs deux points de la grille sous le coin infrieur gauche du contrle de ltiquette Produit. Access insre un contrle de sous-tat indpendant qui est vide dans ltat principal et lassistant Sous-tat dmarre.
257
La premire tape est de choisir lobjet sur lequel le sous-tat sera bas.
4. Avec Utiliser les tables et les requtes existantes slectionn, cliquez sur
Suivant.
5. Dans la liste Tables/Requtes, cliquez sur Requtes : Ventes par catgorie.
6. Dans la liste Champs disponibles, faites un double-clic sur NumCatgorie,

NomProduit et VentesProduit pour les dplacer vers la liste Champs slectionns, puis cliquez sur Suivant.
7. Avec Choisir partir dune liste et Afficher Ventes par catgorie pour
chaque enregistrement en Catgories utilisant NumCatgorie slectionn, cliquez sur Suivant.
Astuce Loption slectionne est affiche en entier dans la zone en bas de la bote de dialogue.
8. Cliquez sur Terminer pour crer un sous-tat nomm Sous-tat Ventes par
catgorie. Le contrle de sous-tat Ventes par catgorie apparat la place du contrle de sous-tat indpendant dans ltat principal.
9. Avec le contrle de sous-tat entirement slectionn, affichez la Feuille de

proprits.
Dpannage Si le contrle de sous-tat nest pas slectionn, cliquez sur son coin suprieur pour le slectionner.
10. Sur la page Format de la Feuille de proprits, dfinissez la proprit Largeur 17 cm et la proprit Hauteur 5 cm. Puis fermez la Feuille de proprits.
258
Nous navons pas besoin de certains contrles du sous-tat, et nous allons donc les supprimer.
11. Dans la rgle verticale du sous-tat, pointez sur la section En-tte tat, et
lorsque le pointeur se transforme en une flche pointant droite noire, cliquez pour slectionner tous les contrles de la section. Puis appuyez sur Suppression. La section En-tte tat est dsormais vide.
12. Dans ltat principal, supprimez ltiquette partiellement masque Soustat Ventes par catgorie.
Astuce Si vous supprimez accidentellement un contrle, cliquez sur le bouton Annuler sur la barre doutils Accs rapide pour annuler la suppression.
13. Dans la section Dtail du sous-tat, supprimez le contrle de zone de texte

NumCatgorie. Voici le rsultat.
Les ventes de chaque produit apparatront dans la section Dtail. Effectuons maintenant quelques modifications de mise en page des contrles de la section Dtail.
14. Cliquez sur le contrle de zone de texte NomProduit, affichez la page Format de la Feuille de proprits, modifiez la proprit Taille de police 9, et modifiez la proprit Largeur 5,397 cm.
259
15. Cliquez sur le contrle de zone de texte VentesProduit, et dans la Feuille
de proprits, modifiez la proprit Taille de police 9, modifiez la proprit Gauche 9 cm, et la proprit Largeur 2,54 cm.
Les deux contrles sont parfaitement cte cte.
Contrles de la section Dtail mis en forme. Ensuite, nous allons ajouter une fonction de synthse dans la section Pied dtat.
16. Faites dfiler le sous-tat pour afficher la section Pied dtat, puis dfinissez
sa proprit Hauteur 0,9 cm.
17. Sur longlet Cration, dans la galerie Contrles, cliquez sur le bouton Zone
de texte, et cliquez au centre de la section Pied dtat. Access insre un contrle indpendant et son tiquette.
18. Cliquez sur ltiquette du contrle indpendant, ouvrez la Feuille de proprits, et dfinissez les proprits suivantes : Lgende Taille de police paisseur police Total : 9 Gras
19. Cliquez sur le contrle indpendant, puis sur la page Donnes de la Feuille
de proprits, dans la proprit Source contrle, cliquez sur le bouton Ellipse. Le Gnrateur dexpression dmarre.
20. Dans la liste lments dexpression, faites un double-clic sur Fonctions,

puis sur Fonctions intgres.
21. Dans la liste Valeurs dexpression, faites un double-clic sur Somme.

Access affiche Somme (<<expression>>) dans la zone dexpression.
22. Cliquez sur <<expression>>. Dans la liste lments dexpression, cliquez

sur Sous-tat Ventes par catgorie, puis dans la liste Catgories dexpression, faites un double-clic sur VentesProduit.
260
VentesProduit remplace<<expression>> entre parenthses.
Lexpression calcule maintenant le total des valeurs VentesProduit.
23. Cliquez sur OK pour fermer le Gnrateur dexpression.

Access a saisi le calcul dans le contrle indpendant et comme valeur de la proprit Source contrle de la Feuille de proprits.
24. Avec le contrle calcul toujours slectionn, sur la page Format, dfinissez
Taille de police 9 et paisseur police Gras.
25. Dfinissez la proprit Format Montaire, et modifiez la proprit Gauche 9 cm.
26. Cliquez sur le contrle tiquette Total, et modifiez sa proprit Gauche

3,3 cm et sa proprit Largeur 5,4 cm. Ces deux contrles correspondent maintenant aux emplacements et aux tailles des contrles de la section Dtail.
27. Basculez en Aperu avant impression.

On peut maintenant voir le rsultat de notre travail.
261
Pour chaque catgorie de produits, ltat montre le total des ventes par produit.
28. Basculez en mode Cration, et cliquez sur le sous-tat pour le slectionner. 29. Visualisez ltat, et vous noterez que le sous-tat na plus de bordure.
Puis sur la page Format de la Feuille de proprits, modifiez la proprit Style bordure Transparent.
Astuce Plusieurs facteurs affectent la disposition du sous-tat. La largeur du sous-tat dfinit la larguer de lespace disponible pour laffichage du texte. La hauteur minimum de la zone o les valeurs de champ sont affiches (dans ce cas, les informations sur le produit) est la hauteur dfinie pour le sous-tat (car la proprit Auto rductible du sous-tat est dfinie Non). La hauteur maximum de la zone daffichage des valeurs de champ est la longueur de la liste (car la proprit Auto extensible est dfinie Oui) augmente de lespace entre le bas du sous-tat et le bas de la section Dtail. Il est prfrable dexprimenter ces paramtres pour comprendre leur interaction.
NETTOYAGE Fermez ltat Ventes par catgorie, en sauvegardant ltat principal et le sous-tat. Puis fermez la base de donnes EntrepriseGarden09.
262
Dispositions
Les dispositions contrlent lalignement des contrles. Si on construit une base de donnes non-Web, elles sont optionnelles ; mais si on construit une base de donnes Web qui sera publie dans Access Services, on doit utiliser les dispositions pour les tats et les formulaires qui seront accessibles via un navigateur Web. On travaille avec les dispositions en Mode Page.
Voir aussi Une discussion sur les bases de donnes Web dpasse le cadre de ce livre. Pour un bref aperu, reportez-vous lencadr Bases de donnes Web du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .
Par dfaut, Access fournit deux formats de disposition :

l Tabulaire Cette disposition organise les contrles en colonnes et lignes.
Les contrles tiquette sont toujours dans la section au-dessus des contrles de zone de texte de manire ce quils ressemblent des en-ttes de colonne. Par dfaut, Access utilise la disposition tabulaire pour les tats crs avec loutil tat et pour les tats vierges remplis en faisant glisser les champs partir de la Liste de champs.
l Empil Cette disposition organise les contrles en deux colonnes, avec
les contrles dtiquettes dans la colonne gauche et les contrles de zone de texte dans la colonne droite. Par dfaut, Access utilise la disposition Empil pour les formulaires crs avec loutil Formulaire et les formulaires vierges remplis en faisant glisser les champs partir de la Liste de champs. Pour basculer entre ces deux dispositions :
l Sur longlet contextuel Organiser, dans le groupe Table, cliquez sur le bou-
ton de la disposition souhaite. Pour supprimer une disposition :

l Slectionnez tous les contrles de la disposition, faites un clic droit sur la
slection, cliquez sur Disposition, puis cliquez sur Supprimer la disposition. Pour imposer une nouvelle disposition aux contrles slectionns ou pour dplacer les contrles slectionns dune disposition existante dans une nouvelle disposition :
l Sur longlet contextuel Organiser, dans le groupe Table, cliquez sur le bou-
ton de la disposition souhaite. Pour ajouter une ligne une disposition existante :
l Slectionnez une cellule adjacente, et sur longlet Organiser, dans le
groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Insrer au-dessus ou Insrer en dessous.
En rsum
263
Pour ajouter une colonne une disposition existante :

l Slectionnez une cellule adjacente, et sur longlet Organiser, dans le
groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Insrer gauche ou Insrer droite. Pour supprimer une ligne ou une colonne :
l Faites un clic droit sur une cellule de la ligne ou de la colonne, cliquez sur
Supprimer une ligne ou Supprimer une colonne. Vous pouvez aussi slectionner la colonne ou la ligne, puis appuyer sur Suppression. Pour fusionner deux cellules dune disposition (de manire ce quun contrle puisse tenir sur deux colonnes ou deux lignes) :
l Slectionnez les cellules, et sur longlet Organiser, dans le groupe Fusion-
ner/Fractionner, cliquez sur le bouton Fusionner. Pour fractionner une cellule dune disposition (de manire ce que deux contrles puissent tenir sur une colonne ou une ligne) :
l Slectionnez les cellules, et sur longlet Organiser, dans le groupe Fusion-
ner/Fractionner, cliquez sur le bouton Fractionner horizontalement ou Fractionner verticalement. Pour dplacer un contrle dans une disposition :
l Dplacez le contrle, ou slectionnez-le puis appuyez sur les touches
directionnelles.
En rsum
l Lorsquun tat inclut surtout des contrles indpendants, il est plus facile
de crer ltat manuellement en Mode Cration.

l Amliorer un tat en Mode Cration donne plus de contrle que de tra-
vailler en Mode Page, mais attendez-vous jongler souvent entre le Mode Cration et Aperu avant impression pour valuer chaque modification.
l Insrer un sous-tat dans un autre tat permet damliorer la lisibilit des
informations regroupes.
l On peut souvent amliorer un sous-tat en effectuant des calculs dans des
contrles indpendants afin de synthtiser ses donnes.
Partie 3
Personnalisation dAccess
10 Rendre les bases de donnes conviviales...............................................................267 11 Personnaliser Access ......................................................................................................285
Crer un formulaire de navigation, page 268
Crer des catgories personnalises, page 275
Contrler la disponibilit des fonctionnalits, page 279
10
Rendre les bases de donnes conviviales

4 Crer un formulaire de navigation. 4 Crer des catgories personnalises. 4 Contrler la disponibilit des fonctionnalits.
Une base de donnes Microsoft Access 2010 peut tre une combinaison dobjets et doutils complexes grer et manipuler. Dans les deux premires parties de ce livre, vous avez appris travailler avec les objets de base de donnes pour saisir, organiser, rechercher et afficher des informations. Si les informations de la base de donnes sont gres par des utilisateurs qui ne connaissent pas bien Access, vous avez tout intrt masquer la logique interne dAccess. En transformant votre collection dobjets en une application qui organise les tches en rapport les unes avec les autres, vous permettez aux utilisateurs de se concentrer sur la tche accomplir, et ils nauront pas apprendre utiliser le programme excut par la base de donnes. Avec quelques efforts supplmentaires, vous pouvez faciliter laccs et la manipulation des donnes, tout en empchant les modifications et les suppressions intempestives. Dans Access 2010, le moyen le plus courant de contrler laccs une base de donnes est de crer un formulaire de navigation ou de crer des catgories personnalises et des groupes dans le volet de Navigation. On peut galement contrler les commandes et les parties de la base de donnes qui sont accessibles aux utilisateurs. Dans ce chapitre, vous allez crer un formulaire de navigation simple, crer une catgorie et des groupes personnaliss, et dfinir diffrentes options de dmarrage qui contrlent lenvironnement de travail des utilisateurs.
Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices sur votre ordinateur. Les fichiers dexercices que vous allez utiliser se trouvent dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre10.
267
268
Chapitre 10 Rendre les bases de donnes conviviales
Crer un formulaire de navigation

Un formulaire de navigation apparat comme un ensemble de boutons de navigation sur lesquels lutilisateur peut cliquer pour grer des formulaires et des tats. Lorsquon cre une base de donnes base sur un modle de base de donnes Web, elle inclut un formulaire de navigation qui est linterface principale de la base de donnes (lorsquelle est affiche dans un navigateur Web, une base de donnes Web ne possde pas de Volet de navigation). On peut cependant ajouter un formulaire de navigation nimporte quelle base de donnes afin de faciliter le travail des utilisateurs.
Voir aussi Les bases de donnes Web ne sont pas abordes en dtail dans ce livre. Pour un bref aperu, reportez-vous lencadr Bases de donnes Web du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples . Astuce On ne peut pas travailler directement avec des tables et des requtes partir dun formulaire de navigation. Si on veut que les utilisateurs soient capables dafficher une table ou les rsultats dune requte dans un formulaire de navigation, on doit dabord crer des formulaires de feuille de donnes bass sur ces objets puis insrer ces formulaires dans le formulaire de navigation.
Lorsquon clique sur le bouton Navigation dans le groupe Formulaires sur longlet Crer, on peut choisir entre les six dispositions de navigation suivantes :
l Onglets horizontaux Chaque objet est assign son propre bouton, qui
ressemble un onglet, en haut du formulaire.

l Onglets verticaux, gauche Chaque objet est assign son propre bou-
ton sur le ct gauche du formulaire.

l Onglets verticaux, droite Chaque objet est assign son propre bouton
sur le ct droit du formulaire.

l Onglets horizontaux, 2 niveaux Chaque objet principal est assign son
propre bouton au premier niveau, qui apparat comme une ligne de boutons en haut du formulaire. On peut assigner des objets secondaires sur la deuxime ligne. Par exemple, si le formulaire Clients a un bouton au premier niveau, on peut assigner le formulaire Nouveau client un bouton au second niveau. Les utilisateurs peuvent vrifier le formulaire Clients pour voir si un enregistrement de client existe dj. Si ce nest pas le cas, ils peuvent cliquer sur le bouton du formulaire Nouveau client pour afficher un nouvel enregistrement vide, o ils peuvent saisir les informations du client.
l Onglets horizontaux et verticaux, gauche Chaque objet est assign
son propre bouton en haut ou sur le ct gauche du formulaire, selon lendroit o on la insr. Avec cette disposition, on peut avoir un formulaire de navigation qui satisfait les besoins de deux groupes spars (par exem-
269
ple, les boutons lis aux commandes en haut, et les boutons lis au stock sur le ct).
l Onglets horizontaux et verticaux, droite Similaire la disposition
Onglets horizontaux et verticaux, gauche. Chaque objet est assign son propre bouton sur le haut ou sur le ct droit du formulaire, selon lendroit o on la insr. La disposition choisie dpend du nombre et du type dobjets de base de donnes quon veut rendre disponibles partir du formulaire, et de la faon dont on veut les organiser. Lorsquon cre un formulaire de navigation, il est affich en Mode Page de manire pouvoir commencer le remplir. Les fonctionnalits du formulaire sont fournies par un contrle de navigation qui se compose dun espace rserv pour un bouton de navigation et dun contrle de sous-formulaire ou de sous-tat. Lorsquon fait glisser un formulaire ou un tat partir du volet de Navigation vers lespace rserv du bouton, la proprit Nom de cible de navigation sur la page Donnes de la Feuille de proprits du bouton est dfinie avec le nom du formulaire ou de ltat (ce nom est aussi affich sur le bouton et on peut le modifier en changeant sa proprit Lgende). Le formulaire ou ltat lui-mme est affich dans le contrle de sous-formulaire ou de sous-tat. Un nouveau bouton de navigation despace rserv est ajout la barre de navigation, prt recevoir le formulaire ou ltat suivant insrer.
Barre de navigation Bouton actif Bouton demplacement rserv
Contrle de sous-formulaire
Formulaire de navigation rempli avec la disposition Onglets horizontaux en Mode Page.
270
Pour les bases de donnes Web, le formulaire de navigation, qui est la page daccueil de la base de donnes, est habituellement affich lorsque la base de donnes est ouverte. Il est prfrable de faire du formulaire de navigation la page daccueil par dfaut des bases de donnes non-Web de manire ce que les utilisateurs puissent facilement accder aux objets de base de donnes avec lesquels ils sont susceptibles de travailler le plus souvent. Dans cet exercice, vous allez crer un formulaire de feuille de donnes pour afficher les clients existants et un formulaire pour saisir les informations dun nouveau client. Vous allez crer un formulaire de navigation simple deux niveaux pour fournir un accs facile aux informations des clients, puis vous y ajouterez trois formulaires et un tat. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden10_base et de limage Logo situs dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre10. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden10_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden10. Puis affichez tous les objets Access dans le volet de Navigation, et suivez les tapes.
1. Sous Tables dans le volet de Navigation, cliquez sur Clients. Puis sur longlet
Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, et dans la liste, cliquez sur Feuille de donnes. Access cre un formulaire de feuille de donnes qui ressemble la table Clients.
2. Enregistrez le formulaire sous le nom Liste des clients. Puis ouvrez sa Feuille
de proprits, et sur la page Donnes, dfinissez les proprits Ajout autoris, Suppr autorise et Modif autorise Non.
3. Fermez la Feuille de proprits, puis fermez le formulaire, en sauvegardant

les modifications.
4. Sous Formulaires dans le volet de Navigation, faites un clic droit sur Enregistrements des clients, et cliquez sur Copier. Puis faites un clic droit nimporte o dans le groupe Formulaires, et cliquez sur Coller. Dans la bote de dialogue Coller sous, saisissez Nouveau client comme nom du formulaire, et cliquez sur OK.
5. Ouvrez le formulaire Nouveau client en Mode Page, faites un clic droit sur
le titre du formulaire, et cliquez sur Proprits du formulaire pour ouvrir la Feuille de proprits du formulaire. Sur la page Donnes, dfinissez les proprits Entre donnes, Ajout autoris, Suppr autorise et Modif autorise Oui.
271
6. Fermez la Feuille de proprits, puis fermez le formulaire, en sauvegardant

les modifications. Vous avez maintenant cr deux nouveaux formulaires, lun exclusivement consacr la recherche de donnes et lautre la saisie de donnes.
7. Sur longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Navigation, et cliquez sur Onglets horizontaux, 2 niveaux. Puis si Access ouvre la Liste de champs, fermez-la. Access cre le formulaire, ajoute le contrle de navigation celui-ci, et affiche le formulaire en Mode Page.
Par dfaut, le nouveau formulaire est nomm Formulaire de navigation. Commenons par personnaliser longlet et le titre du formulaire.
8. Affichez la Feuille de proprits du formulaire. Sur la page Format, dans la

proprit Lgende, saisissez Page daccueil, et appuyez sur Entre. Puis fermez la Feuille de proprits.
9. Dans lEn-tte du formulaire, cliquez sur le titre Formulaire de navigation, cliquez nouveau sur celui-ci pour activer la modification, modifiez le titre en Formulaires et tats, puis appuyez sur Entre. Puis mettez le titre en 20 points, en gras et vert fonc.
10. Cliquez sur lEn-tte du formulaire sans slectionner le contrle de titre ni

lespace rserv du logo, et appliquez la couleur Vert clair, Arrire-plan 2.
11. Sur longlet contextuel Cration, dans le groupe En-tte/pied de page, cliquez sur le bouton Logo, et insrez limage Logo de votre dossier des fichiers dexercices Chapitre10.
272
Le formulaire de navigation ressemble maintenant aux autres objets de cette base de donnes.
Les polices et les couleurs de la mise en forme du formulaire sont celles du thme Austin.
12. Enregistrez le formulaire sous le nom Page daccueil.

Remplissons prsent le formulaire de navigation en y ajoutant des formulaires et des tats. On effectue cela en assignant les formulaires et les tats aux deux lignes de boutons sur la barre de navigation, au-dessus du contrle de sous-formulaire.
13. Sous Formulaires dans le volet de Navigation, cliquez sur Enregistrements

des clients, et glissez-le vers le bouton despace rserv de premier niveau en haut du contrle de navigation. Le bouton de premier niveau est maintenant tiquet Enregistrements des clients, et comme le bouton est actif, le formulaire Enregistrements des clients est affich dans le contrle de sous-formulaire.
273
Le formulaire Enregistrements des clients affiche le premier enregistrement de la table Clients.
14. Sous Formulaires dans le volet de Navigation, cliquez sur Liste des clients,
et glissez-le dans le bouton despace rserv de second niveau sous Enregistrements des clients.
Le bouton de second niveau est maintenant tiquet Liste des clients, et comme le bouton est actif, le formulaire de feuille de donnes apparat dans le contrle de sous-formulaire.
15. Sous Formulaires dans le volet de Navigation, cliquez sur Nouveau client,
et glissez-le dans le bouton despace rserv de second niveau droit de Liste des clients.
Le bouton de second niveau est maintenant tiquet Nouveau client, et le formulaire de saisie de donnes apparat dans le contrle de sous-formulaire. Le bouton de premier niveau Enregistrements des clients possde maintenant deux boutons de second niveau et un bouton despace rserv de second niveau.
16. Sous tats dans le volet de Navigation, cliquez sur Commandes des 17. Basculez en Mode Formulaire.
clients, et glissez-le vers le bouton despace rserv de premier niveau droite de Enregistrements des clients.
274
En Mode Page, Commandes des clients possde un bouton despace rserv de second niveau, mais le bouton despace rserv nest pas visible dans ce mode.
Commandes des clients ne possde aucun objet de second niveau.
18. Cliquez sur le bouton Enregistrements des clients, puis cliquez sur les
boutons Liste des clients et Nouveau client tour de rle, en observant leffet sur le formulaire.
Mettons en forme maintenant les boutons de navigation pour dfinir plus clairement la hirarchie.
19. Basculez en Mode Page. Cliquez sur le bouton Enregistrements des

clients, maintenez la touche Majuscule enfonce, puis cliquez sur le bouton Commandes des clients.
20. Sur longlet contextuel Format, dans le groupe Contrler la mise en

forme, cliquez sur le bouton Modifier la forme, puis cliquez sur la seconde forme de la deuxime colonne (Arrondir un rectangle avec un coin du mme ct).
21. Sans changer de slection, dans le groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Styles rapides, puis cliquez sur la quatrime couleur de la colonne la plus droite (Effet discret Orange, 6 accentu).
22. Rptez les tapes 20 et 21 pour les boutons de second niveau, mettez-leur
la mme forme que les boutons de premier niveau mais appliquez la quatrime couleur de la seconde colonne (Effet discret Vert, 1 accentu).
Crer des catgories personnalises
275
23. Basculez en Mode Formulaire, et cliquez sur le bouton Enregistrements

des clients. Les boutons ressemblent maintenant des onglets colors.
On peut utiliser les formes et les couleurs pour catgoriser les formulaires et les tats. NETTOYAGE Fermez le formulaire Page daccueil, en sauvegardant les modifications. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden10 pour lutiliser dans les exercices suivants.

lheure actuelle, vous tes habitu slectionner lobjet de base de donnes avec lequel vous voulez travailler dans le volet de Navigation, et vous savez que le volet de Navigation est organis en catgories et groupes. De nombreuses catgories intgres sont disponibles, et on peut filtrer par groupes de diffrentes faons. Afin de fournir aux utilisateurs un accs facile des objets de base de donnes spcifiques, on peut crer des catgories personnalises, chacune pouvant contenir plusieurs groupes personnaliss. On peut faire glisser et dplacer nimporte quel objet valide Access dans un groupe personnalis pour crer un raccourci vers cet objet, lobjet lui-mme restant dans son groupe original. Cette combinaison de catgories, de groupes et de raccourcis dobjets peut tre utilise pour faciliter laccs des objets frquemment utiliss. Par exemple, si le service comptabilit excute un ensemble dtats le dernier jour du mois, on peut crer une catgorie
276
Comptabilit contenant un groupe tats de fin de mois, et ajouter les tats ce groupe. De la mme manire, si le service marketing travaille rgulirement avec plusieurs formulaires, requtes et tats, on peut crer une catgorie Marketing. Cette catgorie peut contenir un groupe contenant les raccourcis vers tous les objets, ou un groupe pour chaque type dobjet. Il nexiste pas de restrictions sur le mlange dobjets placs dans un groupe. Dans cet exercice, vous allez crer une catgorie personnalise, y ajouter deux groupes, puis des raccourcis vers des objets de base de donnes dans les groupes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden10 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden10, puis suivez les tapes.
1. Faites un clic droit sur la catgorie en haut du volet de Navigation, puis cliquez sur Options de navigation. La bote de dialogue Options de navigation souvre.
On peut masquer un groupe en dcochant sa case dans la liste de droite.
2. Dans la zone Options de regroupement, sous la liste Catgories, cliquez

sur Ajouter un lment. Une nouvelle catgorie est ajoute la liste Catgories. Le nom de la catgorie est slectionn.
277
3. Remplacez Catgorie personnalise 1 par Entreprise Garden, et appuyez

sur Entre. Len-tte au-dessus de la liste de droite se transforme en Groupes pour Entreprise Garden afin de reflter la catgorie slectionne dans la liste de gauche.
4. Sous la liste Groupes pour Entreprise Garden , cliquez sur Ajouter un

groupe. Puis remplacez Groupe personnalis 1 par Formulaires, et appuyez sur Entre.
Astuce Chaque catgorie contient un groupe par dfaut nomm Objets non attribus. Ce groupe, qui contient une liste de tous les objets de la base de donnes, est la source des raccourcis crs dans les groupes personnaliss.
5. Rptez ltape 4 pour ajouter un groupe nomm tats. Puis cliquez sur OK.
Bien quon ne puisse pas la voir encore, la nouvelle catgorie a t ajoute au volet de Navigation.
6. Cliquez sur la catgorie en haut du volet de Navigation pour afficher la liste

des catgories disponibles, puis cliquez sur la nouvelle catgorie Entreprise Garden. La catgorie contient un groupe vide Formulaires, un groupe vide tats et le groupe Objets non attribus.
Dans le groupe Objets non attribus, les icnes dobjet distinguent les lments ayant le mme nom.
7. Dans le groupe Objets non attribus, cliquez sur le formulaire Liste des
clients. Puis maintenez la touche Ctrl enfonce, et cliquez sur les formulaires Enregistrements des clients, Page daccueil et Nouveau client. Faites glisser la slection vers le haut du volet de Navigation, en relchant le bouton de la souris lorsque la slection se trouve en haut de len-tte de groupe Formulaires.
278
Access supprime les formulaires slectionns du groupe Objets non attribus et en cre des raccourcis dans le groupe personnalis Formulaires.
8. Dans le groupe Objets non attribus, slectionnez les tats Liste alphabtique des produits et Ventes par catgorie. Puis faites un clic droit sur un des objets slectionns, cliquez sur Ajouter un groupe, et cliquez sur tats. Access supprime les tats slectionns du groupe Objets non attribus et en cre des raccourcis dans le groupe personnalis tats.
9. Faites un clic droit sur len-tte de groupe Objets non attribus, et cliquez
sur Masquer.
Astuce Pour afficher nouveau le groupe Objets non attribus, affichez la bote de dialogue Options de navigation, cliquez sur Entreprise Garden, cochez la case Objets non attribus, puis cliquez sur OK.
Les formulaires et les tats les plus sollicits sont prsent situs dans la catgorie Entreprise Garden, ce qui est plus pratique.
Ce volet de Navigation pur facilite le reprage des utilisateurs.
10. Testez les nouveaux raccourcis en ouvrant chaque formulaire et tat.

NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden10 pour lutiliser dans le dernier exercice.
Contrler la disponibilit des fonctionnalits
279

Si votre base de donnes est utilise par des nophytes, il est souhaitable de contrler les fonctionnalits disponibles louverture de la base de donnes. On peut contrler lenvironnement de lutilisateur en dfinissant les options de dmarrage de la base de donnes. Par exemple, on peut utiliser les options de dmarrage pour contrler si les onglets du ruban et le volet de Navigation sont disponibles, si un objet spcifi (comme un formulaire de navigation) est affich au dmarrage, ainsi que dautres fonctionnalits.
Astuce Un contrle supplmentaire peut tre effectu en utilisant des macros et des procdures VBA (Visual Basic for Applications). Ces sujets dpassent le cadre de ce livre. Pour plus dinformations, recherchez Prsentation de la programmation Access dans laide dAccess.
Dans cet exercice, vous allez dfinir des options de dmarrage qui crent une version de la base de donnes approprie pour les utilisateurs inexpriments. Vous allez donner la base de donnes lapparence dune application personnalise, afficher le formulaire Page daccueil lorsque la base de donnes est ouverte, et masquer les lments du programme dont les utilisateurs nont pas besoin. Puis vous allez voir comment contourner les options de dmarrage. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden10 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent et de limage Icone qui sont situes dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre10. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden10, puis suivez les tapes.
1. Affichez le mode Backstage, et cliquez sur Options pour ouvrir la bote de

dialogue Options Access. Puis dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active.
Plusieurs options de contrle de la base de donnes ouverte sont disponibles sur cette page. En dfinissant ces options, vous affectez uniquement cette base de donnes.
280
Page Base de donnes active de la bote de dialogue Options Access.

Voir aussi Pour plus dinformations sur les autres pages de la bote de dialogue Options Access, reportez-vous la section Modifier les options du programme par dfaut du chapitre 11, Personnaliser Access .
2. Dans la zone Options de lapplication, dans la zone Titre de lapplication,

saisissez Entreprise Garden, puis appuyez sur la touche Tab. Access affichera ce titre dans la barre de titre de la base de donnes, la place du titre usuel Microsoft Access.
3. droite de la zone Icne de lapplication, cliquez sur Parcourir. Puis navi-
guez vers votre dossier des fichiers dexercices Chapitre10, puis faites un double-clic sur limage Icone. Access saisit le chemin vers licne dans la zone Icne de lapplication.
4. Sous la zone Icne de lapplication, cochez la case Utiliser comme icne

de formulaire et dtat. Licne slectionne apparatra tout gauche des onglets de formulaire et dtat.
5. Affichez la liste Afficher le formulaire, puis cliquez sur Page daccueil.
281
Le formulaire de navigation Page daccueil que vous avez cr dans un exercice prcdent sera maintenant affich par dfaut lorsque quelquun ouvre cette base de donnes.
6. Dcochez les cases Activer le Mode Page et Autoriser les modifications

de structure des tables en Mode Feuille de donnes. Maintenant, les utilisateurs ne peuvent plus par inadvertance modifier la structure des objets de base de donnes.
7. Dans la zone Navigation, dcochez la case Afficher le volet de navigation. Maintenant, le volet de Navigation ne sera pas affich au dmarrage.
Astuce Lorsque la case Utiliser les touches spciales Access est coche, les utilisateurs de base de donnes peuvent afficher et masquer le volet de Navigation en appuyant sur la touche F11. Si on dcoche les cases Afficher le volet de navigation et Utiliser les touches spciales, les utilisateurs ne peuvent plus du tout afficher le volet de Navigation.
8. Dans la zone Options de la barre doutils et du Ruban, dcochez les cases
Autoriser les menus complets et Autoriser les menus contextuels par dfaut.
Cela empche les utilisateurs dutiliser ces outils pour faire des modifications inappropries. Seuls les onglets Fichier et Accueil sont prsent visibles.
9. Cliquez sur OK pour implmenter les modifications et fermer la bote de

dialogue Options Access.
10. LorsquAccess vous dit que vous devez fermer et ouvrir nouveau la base de
donnes pour que les modifications soient effectives, cliquez sur OK. La seule modification que lon voit au dpart est que Entreprise Garden a remplac le nom du fichier et le nom du programme dans la barre de titre de la fentre de programme Access, et quune icne colore apparat gauche de la barre de titre.
11. Fermez la base de donnes EntrepriseGarden10, puis ouvrez-la nouveau.

La base de donnes souvre et affiche le formulaire Page daccueil.
282
Le volet de Navigation est compltement masqu, et seuls les onglets Fichier et Accueil apparaissent sur le ruban.
Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonction de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos images, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
12. Appuyez sur la touche F11.

Comme vous navez pas dcoch la case Utiliser les touches spciales Access, les utilisateurs peuvent toujours utiliser le raccourci clavier F11 pour afficher et masquer le volet de Navigation.
13. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage.

Les seuls lments disponibles sont la page Imprimer, un bouton Options de confidentialit et un bouton Quitter.
Astuce Lors de lcriture de ce livre, le fait de cliquer sur le bouton Options de confidentialit affichait la bote de dialogue Options Access, o on peut facilement inverser les modifications effectues sur la page Base de donnes active. Cette fonctionnalit peut tre intentionnelle ou il peut sagir dune
En rsum
283
erreur qui sera ventuellement corrige dans les mises jour futures du programme.
14. Cliquez sur Quitter pour fermer la base de donnes et quitter Access. 15. Redmarrez Access, et dans le mode Backstage, affichez la page Rcent. 16. Maintenez la touche Majuscule enfonce, puis dans la liste Bases de donnes rcentes, cliquez sur EntrepriseGarden10. Le fait de maintenir la touche Majuscule enfonce pendant quon ouvre la base de donnes permet dignorer toutes les options de dmarrage, si bien que la base de donnes dmarre de la mme faon quavant la modification des options. NETTOYAGE Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler toutes les modifications effectues dans les options de la bote de dialogue Options Access. Puis enregistrez et fermez la base de donnes EntrepriseGarden10.
En rsum
l Les formulaires de navigation fournissent une interface Web qui facilite le
travail des utilisateurs qui ne sont pas familiers avec Access.

l Les catgories et les groupes personnaliss fournissent laccs aux formu-
laires, tats et autres objets dont les utilisateurs ont besoin, tout en restreignant laccs aux objets dont ils nont pas besoin.
l La dfinition des options de dmarrage est un autre moyen dempcher
les utilisateurs deffectuer des modifications ou des suppressions intempestives.
Modifier les options du programme par dfaut, page 285
Personnaliser le ruban, page 295
Personnaliser la barre doutils Accs rapide, page 301
11
Personnaliser Access

4 Modifier les options du programme par dfaut. 4 Personnaliser le ruban. 4 Personnaliser la barre doutils Accs rapide.
Si lon utilise Microsoft Access 2010 de manire occasionnelle, on peut parfaitement se satisfaire de crer de nouvelles bases de donnes avec les nombreux outils dont nous avons discut dans ce livre. Et on peut se sentir laide avec les options denvironnement de travail par dfaut et les paramtres internes. Cependant, si on cre beaucoup de bases de donnes de types diffrents, on peut souhaiter organiser le processus de dveloppement ou personnaliser le programme pour quil soit plus adapt son travail. Dans ce chapitre, vous allez faire un tour dhorizon la bote de dialogue Options Access pour comprendre les diffrentes faons de personnaliser le programme. Puis vous allez manipuler le ruban et la barre doutils Accs rapide afin davoir sous la main les outils que vous utilisez quotidiennement.
Fichiers dexercices Avant de raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercice sur votre ordinateur. Le fichier dexercice que vous allez utiliser se trouve dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre11.
Modifier les options du programme par dfaut

Dans les chapitres prcdents, nous avons accompli des tches de base de donnes courantes en travaillant avec les paramtres par dfaut du programme Access. Aprs avoir travaill avec Access un certain temps, il est souhaitable de modifier ces paramtres afin dadapter le programme sa faon de travailler. Le fait de savoir o se trouvent les paramtres dans la bote de dialogue Options Access facilite le processus de personnalisation. Dans cet exercice, vous allez tudier attentivement la bote de dialogue Options Access et en explorer certaines pages.
285
286
Chapitre 11 Personnaliser Access
CONFIGURATION Vous navez besoin daucun fichier pour raliser cet exercice. Ouvrez une base de donnes vide, puis suivez les tapes.
Astuce Ne vous inquitez pas si les pages de votre bote de dialogue Options Access semblent diffrentes des ntres. Certaines pages peuvent avoir chang lorsque vous avez install un programme sur votre machine, ou un administrateur systme peut avoir restreint vos possibilits de paramtrage pour se conformer la politique de scurit de lentreprise.
1. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez sur
Options. La bote de dialogue Options Access souvre et affiche la page Gnral.
Important Certaines options de la page Gnral sappliquent toutes les applications Microsoft Office, et pas uniquement Access.
Les options de cette page contrlent lapparence de linterface utilisateur, la disponibilit de laperu instantan, le format de fichier par dfaut et lemplacement de stockage, ainsi que lidentificateur du propritaire.
2. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active.

Cette page contrle laffichage de la base de donnes active.
287
Les options de cette page sappliquent uniquement la base de donnes active, et non pas toutes les bases de donnes.
Voir aussi Pour plus dinformations et de conseils pratiques sur lutilisation des options de la page Base de donnes active, reportez-vous la section Contrler la disponibilit des fonctionnalits du chapitre 10, Rendre les bases de donnes conviviales .
3. Sous Navigation, cliquez sur Options de navigation.

La bote de dialogue Options de navigation souvre.
288
Dans cette bote de dialogue, on peut modifier laffichage et le comportement du volet de Navigation.
4. Cliquez sur Annuler. Puis dans la bote de dialogue Options Access, affichez la page Feuille de donnes. Sur cette page, on peut modifier laffichage du quadrillage, des cellules et des polices.
Les options de cette page affectent lapparence par dfaut des tables et des rsultats de requte en Mode Feuille de donnes.
289
5. Affichez la page Concepteurs dobjets.

Cette page contrle les environnements de cration dobjet de base de donnes.
Les options de cette page affectent lapparence et le comportement du Mode Cration lorsquon manipule des tables, des requtes, des formulaires et des tats.
Astuce La plupart des paramtres de cette page ne sappliquent pas lorsque lobjet est ouvert en Mode Feuille de donnes ou Mode Page.
6. Affichez la page Vrification.

Cette page fournit des options de correction automatique et de vrification orthographique.
290
Access comprend les mmes outils de vrification orthographique que les autres programmes Office 2010.
7. Affichez la page Langue.

Si on cre des bases de donnes pour un public international, cette page permet de rendre accessibles dautres langues.
Les options de cette page permettent de spcifier les langues de ldition, de linterface utilisateur et de lAide.
8. Affichez la page Paramtres du client.
291
Ces paramtres sappliquent lordinateur local ; ils naffectent pas les bases de donnes Web.
Les options de cette page affectent les comportements par dfaut dAccess sur votre ordinateur local (les Options avances en bas de la page ne sont pas illustres sur cette figure).
9. Passez les pages Personnaliser le Ruban et Barre doutils Accs rapide, que
nous verrons plus tard dans ce chapitre, et cliquez sur Complments. Cette page affiche tous les complments actifs et inactifs installs sur votre ordinateur (ne soyez pas inquiet si votre page Complments est diffrente de la ntre. Nous navons pas install de complments sur cet ordinateur).
292
On peut utiliser les options Grer en bas de la page pour ajouter et supprimer des complments.
Voir aussi Pour plus dinformations sur les complments, reportez-vous lencadr Utiliser des complments la fin de cette section.
10. Affichez la page Centre de gestion de la confidentialit.

Cette page fournit des liens vers les informations sur la confidentialit et la scurit. Elle fournit aussi accs aux paramtres du Centre de gestion de la confidentialit qui contrlent le comportement dAccess face aux bases de donnes externes lentreprise, celles qui sont enregistres dans certains emplacements, ou celles qui contiennent des contrles ActiveX ou des macros.
293
Les liens de cette page fournissent des informations concernant la confidentialit et la scurit de vos bases de donnes.
11. Sous Centre de gestion de la confidentialit de Microsoft Access, cliquez sur

Paramtres du Centre de gestion de la confidentialit, puis dans le volet gauche de la bote de dialogue Centre de gestion de la confidentialit, cliquez sur Emplacements approuvs. Sur cette page, on peut spcifier les emplacements dont Access ne bloque pas le contenu.
Cette figure montre que les assistants Access sont stocks dans un emplacement utilisateur approuv, ce qui signifie quAccess ne les empchera pas de sexcuter sur votre ordinateur.
294
12. Explorez les autres pages de la bote de dialogue Centre de gestion de la
confidentialit, puis cliquez sur Annuler pour retourner dans la bote de dialogue Options Access.
NETTOYAGE Fermez la bote de dialogue Options Access.
Utilisation des complments

Les complments sont des utilitaires qui ajoutent des fonctionnalits spcialises un programme (mais ce ne sont pas des programmes part entire). Access comprend deux types principaux de complments : les complments COM (Component Object Model) et les complments Access. Il existe plusieurs sources de complments :
l On peut acheter des complments des vendeurs tiers (par exemple, on
peut acheter un complment qui cre des formulaires avec des contrles automatiquement dimensionns la taille de leurs donnes).
l On peut tlcharger gratuitement des complments partir du site Web
de Microsoft ou dautres sites Web.

l Lorsquon installe un programme tiers, on peut installer un complment
pour lui permettre de communiquer avec les programmes Microsoft Office 2010.
Important Soyez prudent lorsque vous tlchargez des complments partir de sites Web autres que ceux que vous approuvez. Les complments sont des fichiers excutables qui peuvent facilement tre utiliss pour rpandre des virus ou faire des ravages sur votre ordinateur. Pour cette raison, les paramtres par dfaut du Centre de gestion de la confidentialit interviennent lorsque vous essayez de tlcharger ou dexcuter des complments.
Pour utiliser certains complments, on doit dabord les installer sur son ordinateur puis les charger en mmoire, de la manire suivante :
1. En bas de la page Complments de la bote de dialogue Options Access,

affichez la liste Grer, cliquez soit sur Complments COM soit sur Complments Access, puis cliquez sur Atteindre. Une bote de dialogue Complments correspondant au type de complment choisi souvre.
2. Dans la bote dialogue, cliquez sur Ajouter ou Ajouter nouveau. 3. Dans la bote de dialogue qui souvre, naviguez vers le dossier o le complment installer est stock, et faites un double clic sur son nom. Dans la bote de dialogue Complments, le nouveau complment apparat dans la liste de ceux qui sont disponibles et prts tre utiliss.
Personnaliser le ruban
295
4. Dans la liste, cochez la case du nouveau complment, puis cliquez sur OK

ou une option pour charger le complment. Par exemple, on a toujours la possibilit de charger le complment au dmarrage de lordinateur.
Astuce On peut aussi grer les complments dans la bote de dialogue Gestionnaire de complments affiche lorsquon clique sur le bouton Complments dans le groupe Complments sur longlet Outils de base de donnes.
Mme si Access 2010 est la premire version du programme avec laquelle vous avez travaill, vous devez prsent tre habitu travailler avec les commandes sous forme de boutons sur le ruban. Le ruban a t conu pour amliorer la visibilit des commandes les plus utilises, de manire ce que les gens puissent plus facilement dcouvrir tout le potentiel du programme. Mais beaucoup de gens utilisent Access pour effectuer toujours les mmes tches, et pour ceux-ci, la visibilit des boutons (ou mme des groupes entiers de boutons) quils nutiliseront jamais na aucun intrt et perturbe mme le travail.
Voir aussi Pour plus dinformations sur la rduction ou le dveloppement du ruban, reportez-vous la section Personnaliser la barre doutils Accs rapide plus loin dans ce chapitre.
Que prfrez-vous : ne voir que quelques commandes ou bien des groupes plus spcialiss de commandes ? Tout cela est possible ! En cliquant sur Personnaliser le Ruban dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Access, on affiche la page Personnaliser le Ruban, qui est nouvelle dans Access 2010.
296
Page Personnaliser le Ruban de la bote de dialogue Options Access. Sur cette page, on peut personnaliser le ruban des diffrentes manires suivantes :
l Si on utilise rarement un onglet, on peut le dsactiver. l Si on utilise seulement les commandes de quelques groupes sur chaque
onglet, on peut supprimer les groupes dont on ne se sert pas (le groupe nest pas supprim du programme, juste de son onglet).
l On peut dplacer un groupe prdfini dun onglet et lajouter un autre. l On peut dupliquer un groupe prdfini en lajoutant un autre onglet. l On peut crer un groupe personnalis sur nimporte quel onglet puis y ajou-
ter des commandes (on ne peut pas ajouter des commandes un groupe prdfini).
l Summum de la personnalisation, on peut crer un onglet personnalis. Par
exemple, si on utilise uniquement quelques commandes de chaque onglet et que lon trouve inefficace de jongler entre les onglets, on peut crer un onglet. Ne soyez pas effray de faire vos propres expriences avec le ruban pour arriver la configuration qui convient le mieux votre faon de travailler. Si vous trouvez que votre nouveau ruban est plus complexe que lancien, vous pouvez toujours revenir la configuration par dfaut.
Astuce Si vous avez fait une mise niveau partir dAccess 2003 ou dune version prcdente, vous avez peut tre identifi quelques commandes qui ne sont plus disponibles. Quelques fonctionnalits anciennes ont t abandonnes, mais celles que les gens utilisaient trs rarement ont simplement t mises de ct. Si vous
297
regrettez vraiment une de ces fonctionnalits qui ont t mises sur la touche, vous pouvez toujours la rintgrer dans votre environnement de travail en lajoutant au ruban. On peut trouver la liste de toutes les commandes qui napparaissent pas sur le ruban mais qui toujours disponibles dans Access en affichant la page Personnaliser le Ruban de la bote de dialogue Options Access, puis en cliquant sur Commandes non prsentes sur le Ruban dans la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes.
Dans cet exercice, vous allez dsactiver des onglets, supprimer des groupes, crer un groupe personnalis, et ajouter des commandes au nouveau groupe. Puis vous allez crer un onglet et y dplacer des groupes prdfinis de boutons. Enfin, vous allez rinitialiser le ruban son tat par dfaut. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden11_base situe dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre11. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden11_base, et enregistrez-la sous EntrepriseGarden11. Puis suivez les tapes.
1. Affichez la page Personnaliser le Ruban de la bote de dialogue Options

Access.
2. Dans le volet droit, dcochez les cases des onglets Donnes externes et
Outils de base de donnes. Puis cliquez sur OK. Le ruban affiche maintenant uniquement les onglets Fichier, Accueil et Crer.
On ne peut pas dsactiver longlet Fichier.

3. Affichez nouveau la page Personnaliser le Ruban de la bote de dialogue

Options Access, et dans le volet droit, cochez la case Outils de base de donnes. Puis cliquez sur le signe plus pour afficher les groupes de cet onglet. quez sur Onglets principaux. Puis dans la liste dessous, cliquez sur le signe plus adjacent Outils de base de donnes pour afficher les groupes qui sont prdfinis pour cet onglet.
4. Affichez la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes, et cli-
298
5. Dans la zone de liste droite, cliquez sur le groupe Dplacer les donnes,
puis cliquez sur Supprimer. Le groupe est supprim de longlet Outils de base de donnes sur le ruban (la zone de liste droite), mais est toujours disponible dans la zone de liste gauche. On peut lajouter nouveau longlet Outils de base de donnes, ou un onglet diffrent, tout moment.
6. Si le groupe Accueil nest pas dvelopp dans la zone de liste droite, cli-
quez sur le signe plus adjacent Accueil pour afficher ses groupes, puis cliquez sur le mot Accueil. groupe Nouveau groupe (Personnalis) est ajout en bas de la liste de groupes Accueil, cliquez sur Renommer, saisissez Final dans la zone Nom complet, et cliquez sur OK. Puis cliquez sur le bouton Monter jusqu ce que le groupe Final (Personnalis) soit au-dessus de Affichages dans la liste de groupes. En raison de son emplacement dans la hirarchie, le nouveau groupe apparatra tout gauche de longlet Accueil.
7. Sous la zone de liste droite, cliquez sur Nouveau groupe. Lorsque le
On a cr un groupe personnalis sur longlet Accueil.
8. Affichez la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes, et cliquez sur Onglet Fichier. La liste des commandes disponibles change pour inclure uniquement les commandes qui sont disponibles en mode Backstage, quon affiche en cliquant sur longlet Fichier.
9. Dans la liste des commandes disponibles, cliquez sur Coder/dcoder une

base de donnes, et cliquez sur Ajouter. Puis rptez cette tape pour ajouter Empaqueter signer.
299
Les deux commandes sont ajoutes au groupe personnalis.
On peut ajouter des commandes un groupe personnalis, mais pas un groupe prdfini.
10. Dans la zone de liste droite, supprimez les groupes Rechercher et Trier et
filtrer de longlet Accueil.
11. Cliquez sur le mot Accueil, puis sous la zone de liste, cliquez sur Nouvel
onglet. Un nouvel onglet est ajout la zone de liste droite puis est slectionn pour tre affich sur le ruban. On lui a attribu automatiquement un groupe personnalis.
12. Supprimez le groupe personnalis de longlet Nouvel onglet (Personnalis). 13. Cliquez sur Nouvel onglet (Personnalis), puis cliquez sur Renommer. Dans
la bote de dialogue Renommer, saisissez Rechercher dans la zone Nom complet, et cliquez sur OK.
14. Affichez Onglets principaux dans la zone de liste gauche, puis dveloppez
longlet Accueil.
15. Avec longlet Rechercher (Personnalis) slectionn dans la zone de liste
droite, ajoutez les groupes Trier et filtre et Trouver de longlet Accueil dans la zone de liste gauche. La zone de liste droite montre la nouvelle configuration des onglets Accueil et Rechercher.
300
On a cr un nouvel onglet contenant deux groupes prdfinis.
16. Dans la bote de dialogue Options Access, cliquez sur OK.

Longlet Accueil affiche le nouveau groupe Final.
Onglet Accueil personnalis.
17. Affichez la table Clients en Mode Feuille de donnes, puis cliquez sur
longlet Rechercher. Les commandes filtrer, trier et rechercher sont maintenant sur longlet Rechercher.
Onglet Rechercher personnalis.
18. Affichez la page Personnaliser le Ruban de la bote de dialogue Options
Access. Sous la zone de liste droite, cliquez sur Rinitialiser, puis cliquez sur Rinitialiser toutes les personnalisations. Dans la bote de message vous demandant de confirmer que vous voulez supprimer toutes les personnalisations du ruban et de la barre doutils Accs rapide, cliquez sur Oui. La configuration par dfaut du ruban est restaure.
19. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.

NETTOYAGE Fermez la table Clients. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden11 pour lutiliser dans le dernier exercice.
Personnaliser la barre doutils Accs rapide
301

Par dfaut, les boutons Enregistrer, Annuler, et Rpter apparaissent sur la barre doutils Accs rapide. Si on utilise rgulirement quelques boutons qui sont disperss sur diffrents onglets du ruban et quon ne veut pas jongler entre les onglets pour accder aux boutons ni encombrer le ruban avec un onglet personnalis, il est prfrable dajouter ces boutons frquemment utiliss la barre doutils Accs rapide. Ils sont ensuite toujours visibles dans le coin suprieur gauche de la fentre du programme. En cliquant sur Barre doutils Accs rapide dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Access, on affiche la page o lon spcifie les commandes quon souhaite voir apparatre sur la barre doutils.
Page Barre doutils Accs rapide de la bote de dialogue Options Access. Sur cette page, on peut personnaliser la barre doutils Accs rapide des diffrentes manires suivantes :
l On peut dfinir une barre doutils Accs rapide personnalise pour toutes
les bases de donnes, ou on peut dfinir une barre doutils Accs rapide personnalise pour une base de donnes spcifique.
l On peut ajouter une commande dun groupe sur un onglet, y compris les
onglets contextuels la barre doutils.

l On peut afficher un sparateur entre les diffrents types de boutons.
302
l On peut dplacer les boutons sur la barre doutils jusqu ce quils soient
dans lordre souhait.

l On peut rinitialiser la configuration par dfaut de la barre doutils Accs
rapide. Si vous nutilisez jamais plus que quelques boutons, vous pouvez ajouter ces boutons la barre doutils Accs rapide puis masquer le ruban en faisant un double clic sur longlet actif ou en cliquant sur le bouton Rduire le Ruban. Seule la barre doutils Accs rapide et les noms des onglets restent visibles. On peut temporairement rafficher le ruban en cliquant sur longlet quon veut afficher. On peut rafficher le ruban de faon permanente en faisant un double clic sur nimporte quel onglet ou sur le bouton Dvelopper le Ruban. Au fur et mesure que lon ajoute des boutons la barre doutils Accs rapide, elle se dveloppe pour les accueillir. Si on ajoute beaucoup de boutons, il peut devenir difficile de voir le texte dans la barre de titre, ou certains boutons sur la barre doutils Accs rapide peuvent ne pas tre visibles, ce qui va lencontre du but recherch. Pour rsoudre ce problme, on peut dplacer la barre doutils Accs rapide sous le ruban en cliquant sur le bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapide puis en cliquant sur Afficher en dessous du ruban. Dans cet exercice, vous allez ajouter quelques boutons la barre doutils Accs rapide pour toutes les bases de donnes, puis vous allez tester certains boutons. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden11 avec laquelle vous avez travaille dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden11, ouvrez la table Clients en Mode Feuille de donnes, puis suivez les tapes.
1. Affichez la page Barre doutils Accs rapide de la bote de dialogue

Options Access. Une liste des commandes populaires apparat dans la zone de liste gauche, et une liste des commandes actuellement affiches sur la barre doutils Accs rapide apparat dans la zone de liste droite.
Astuce Si vous voulez crer une barre doutils Accs rapide spcifique la base de donnes active, affichez la liste Personnaliser la barre doutils Accs rapide, et cliquez sur Pour <chemin de la base de donnes >. Puis toute commande slectionne sera ajout cette barre doutils spcifique au lieu de la barre doutils destine toutes les bases de donnes.
2. Affichez la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes, et cliquez sur Toutes les commandes.
3. En haut de la liste de commandes disponibles, faites un double clic sur Sparateur.
303
Une ligne de sparation apparatra sur la barre doutils Accs rapide, entre les commandes Enregistrer, Annuler et Rpter, et les commandes personnalises que vous allez ajouter la barre doutils.
4. Faites dfiler deux tiers de la liste des commandes disponibles, cliquez sur
Impression rapide, puis cliquez sur Ajouter.
5. Rptez ltape 4 pour ajouter les groupes du ruban tats, Tables et Formulaires. Rorganisez ensuite ces groupes de manire ce quils apparaissent dans cet ordre : Tables, Formulaires puis tats. En plus des trois commandes par dfaut, une barre de sparateur, une commande personnalise, et trois groupes personnaliss apparaissent maintenant dans la zone de liste de droite.
Les flches diriges vers le bas situes droite de Tables, Formulaires et tats indiquent quun clic sur nimporte lequel des boutons de la barre doutils Accs rapide affiche les commandes du groupe associ.
6. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.

La barre doutils Accs rapide inclut maintenant les boutons par dfaut Enregistrer, Annuler et Rpter, le bouton personnalis Impression rapide, et les boutons de groupe Tables, Formulaires et tats, spars par une ligne.
On a ajout un bouton et trois groupes la barre doutils Accs rapide. Pour imprimer une base de donnes avec les paramtres par dfaut, vous navez plus qu cliquer sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur Imprimer dans le volet gauche, puis cliquez sur le bouton dimpression appropri dans le volet droit. Et on peut accder aux commandes des groupes Tables, Formulaires et tats sans avoir afficher longlet Crer du ruban.
7. Si vous voulez tester limpression partir de la barre doutils Accs rapide,

vrifiez que votre imprimante est allume, puis sur la barre doutils Accs rapide, cliquez sur le bouton Impression rapide.
304
8. Fermez la table Clients. 9. Avec Clients slectionn dans le volet de Navigation, sur la barre doutils
Accs rapide, cliquez sur le bouton Formulaires. Le groupe Formulaires est affich.
Tous les boutons du groupe Formulaires sont actifs car la table Clients est slectionne dans le volet de Navigation.
10. Affichez la page Barre doutils Accs rapide de la bote de dialogue

Options Access.
11. Sous le volet droit, cliquez sur Rinitialiser, puis cliquez sur Rinitialiser uniquement la barre doutils Accs rapide.
12. Dans la bote de dialogue Rinitialiser les personnalisations, cliquez sur Oui
pour remettre le contenu par dfaut de la barre doutils Accs rapide. Puis cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.
NETTOYAGE Fermez la base de donnes EntrepriseGarden11.
En rsum
l Lenvironnement Access est flexible et peut tre personnalis pour satis-
faire vos besoins.

l La plupart des paramtres qui contrlent lenvironnement de travail se
trouvent sur les pages de la bote de dialogue Options Access.

l On peut personnaliser le ruban pour avoir sous la main les outils de base
de donnes dont on a souvent besoin.

l On peut fournir un accs en un clic nimporte quelle commande Access
2010 en ajoutant son bouton la barre doutils Accs rapide, soit pour toutes les bases de donnes soit pour une base de donnes spcifique.
Index
A
accdb 9 Access aide 7 dmarrage 4 impression 37 interface utilisateur 6 personnalisation 285 tour d'horizon 8 aide Access 7 assistant Collecte de donnes par messagerie 207 Assistant Formulaire 79 assistant Formulaire 183 astrisque 115 requte 221 personnalise 275 catgorie personnalise cration 276 champ choix des valeurs dans une liste 167 Dmarrage rapide 55, 59 figer 63 format des donnes 151 format personnalis 158 li une table 173 masque de saisie 152 masquer 62 multivalu 177 nom 56 Null 167 obligatoire 166 proprit Taille du champ 150 proprits 65 rgle de validation 159, 162 restreindre la taille des donnes 149 restreindre le type de donnes 144 saisie en majuscules 157 taille 68, 149 type de donnes 65 unique 166 valeur par dfaut 167 validation 159, 166 vide 167 cl trangre 69 cl primaire 53, 64 colonne Voir champ commande absente du ruban 297 complment 294 options 291 composants dapplication 50 Concepteur de requtes 219 confidentialit options 292 contenu activation 13 contrle ajout un formulaire 190 alignement 188 ancrage 197 assistant 194 calcul 190
Backstage Voir mode Backstage barre d_foutils Accs rapide 6 personnalisation 301 barre doutils Accs rapide ajout de boutons 302 rinitialisation 304 base de donnes conception 60 concepts 16 cration partir d'un modle 46 cration manuelle 52 documents onglets 22 fentres superposes 22 format Access 2007 9 interrogation 30 modle 46 normalisation 60 relationnelle 16 thme 86 vide 55 Web 51
caractre gnrique 113, 115 catgorie
Index
dpendant 190 dplacement 188 formulaire 77 indpendant 190 modification du format 89 proprits 85 slection multiple 90 zone de liste 194 zone de liste droulante 194
dmarrage options 279 Dtail formulaire 183 disposition 262 donnes collectes par messagerie 207 synchronisation 84 synthse 224
mise en page 135 modification de la conception 128 modification du contenu 249 numrotation des pages 253 options de regroupement 125 prvisualisation 135 proprits 128, 132 regroupement 245 regroupement des contrles 252 sections 244 slection de plusieurs contrles 131 slection des champs 124 suppression d'une section 245 tiquette 77 expression 159 exemple de calcul 230
emplacement approuv 293 enqute formulaire envoy par courriel 207 enregistrement cration 53 rgle de validation 165 slecteur 56 suppression avec une requte 238 validation 159 enregistrements tri 102 En-tte de formulaire 183 tat 33 ajout d'un sous-tat 255 ajout de bouton 255 ajout de graphique 255 ajout de lien hypertexte 254 ajouter un regroupement 247 cration avec un assistant 122 cration manuelle 243 dplacement des contrles 130 disposition 127, 262 groupes sur une page 136 impression 139 masquer les dtails 130 mise en forme 132 mise en forme conditionnelle 134
feuille de donnes 18 filtre 107 avec un formulaire 111 enregistrement en tant que requte 119 multicritres 115 saisie des critres 116 sur plusieurs critres 110 fonctionnalits contrle de la disponibilit 279 formulaire 24, 77 ajout d'un sous-formulaire 198 assistant 183 contrles 85, 190 cration avec loutil Formulaire 78 denqute 207 de navigation 268 Dtail 183 enregistrement 85 feuille de donnes 270 Feuille de proprits 187 feuille de proprits 88 insertion d'une image 191 modification 182 modification de l'apparence 85 modification de la disposition 93 ordre de tabulation 98 Page daccueil 279 personnalis 181 sections 181 suppression de la disposition 97 thme 186 types 205 formulaire de navigation
Index
bases de donnes Web 270 cration 269
options 289
G I
galerie Composants dapplication 50 Gnrateur dexpression 160
Pied de formulaire 183
impression 37 intgrit rfrentielle 70
langue options 290 lien hypertexte 254 ligne Voir enregistrement Like 160 Liste de choix multicolonnes 172 liste de choix 168, 170 partir d'une table 173
macro 255, 279 macros activation 13 masque de saisie 152 caractres 152 menu limitation de l'affichage 281 messagerie collecte de donnes 207 mode Backstage 4, 8 mot rserv 117
navigation 268 options 287 normalisation 60 Null 167
onglet suppression 297 oprateur 160 options modifications 285 orthogrape
rapport Voir tat recherche multicritres 115 relation 174 cration 69 de un--plusieurs 69 plusieurs--plusieurs 70 suppression 70 requte 29 action 213 analyse croise 214 assistants 214 astrisque 221 base d'un formulaire ou d'un tat 244 calcul 227, 230 Compte 226 cration 213 cration avec un assistant 214, 215 cration manuelle 219 de mise jour 234 de non-correspondance 214 fonctions dagrgat 224 mise jour des enregistrements 233 Moyenne 226 moyenne 224 options de synthse 224 paramtre 220 saisie d'un paramtre 223 slection 213 somme 224 statistiques 224 suppression 238 suppression des enregistrements 237 synthse de donnes 224 trouver les doublons 214 valeur calcule 226 ruban 6 ajout d'un groupe 298 commandes absentes 297 personnalisation 295 restauration de la configuration par dfaut 300 suppression d'un groupe 297
Index
scurit activation du contenu 9 avertissement 14 macros 9 options 292 source de lenregistrement 85 source du contrle 85 sous-tat 255 disposition 261 sous-formulaire 26, 198 sous-requte 228 SQL 228, 234 statistiques 224
VBA 279 macros 13 vrification orthographique 289 vide 167 volet de navigation masquer au dmarrage 281 volet Navigation 8
zone de liste droulante 168 zone de texte 77
table 17 affiner la structure 63 cl primaire 53 copie 58 cration de relations 69 cration en Mode Feuille de donnes 54 filtre 107 hauteur de ligne 61 largeur de champ 61 manipulation des lignes et des colonnes 60 Mode Cration 18 Mode Feuille de donnes 18 renommer 58 structure 22 tri 101 thme 86 couleurs 92 touche Majuscule rle 283 tri 102, 106 ordre 106 sur plusieurs champs 105 type de donnes 144 Oui/Non 149 Pice jointe 145 Texte enrichi 145
U V
utilisateur limitation des pouvoirs 279
validation 166

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Joyce Cox et Joan Lambert Adapt de lamricain par : Dominique Maniez

Crer des bases de donnes et des tables simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Crer des formulaires simples . . . . . . . . . . . . 77

Afficher des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Crer des tats simples . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Techniques de bases de donnes relationnelles Maintenir lintgrit des donnes . . . . . . . .143

Crer des formulaires personnaliss . . . . . .181

Crer des requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Crer des tats personnaliss . . . . . . . . . . . .243

Personnalisation dAccess Rendre les bases de donnes conviviales . . 267

Personnaliser Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Introduction Access 2010

Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007

l Amlioration de la mise en forme conditionnelle On peut prsent uti-

Si vous faites une mise jour partir dAccess 2003

nes et passer de lun lautre rapidement en cliquant sur des onglets.

les professionnels pour des projets de bases de donnes courants.

l Mode Page Modifiez la conception dun formulaire ou dun tat pendant

que vous le visualisez.

contrle de calendrier optionnel. Cliquez sur le calendrier et slectionnez la date souhaite.

tat, macro, liste SharePoint, etc.

sur la table active.

enregistrements dune base de donnes.

soit votre niveau dexpertise.

l Amlioration de la scurit Lajout de la protection par mot de passe

Modifier laffichage du ruban

lments dynamiques du ruban

Modifier la largeur du ruban

Adapter les tapes des exercices

Conventions utilises dans cet ouvrage

chapitre la rubrique qui vous intresse.

1 2 Voir aussi Dpannage Astuce Important Raccourcis clavier Ctrl+B

Utilisation des fichiers dexercices

1. Sur le site dunod.com, localisez la page consacre cet ouvrage et dans la

Obtenir de laide sur Access 2010

2. En bas de la fentre, sous la liste Parcourir le support technique Access

La fentre affiche la liste des rubriques daide.

3. Dans la liste des rubriques, cliquez sur Activation dAccess.

6. lextrme droite de la barre de titre Table des matires, cliquez sur le

7. Au sommet de la fentre Access - Aide, cliquez dans la zone de recherche

9. En dessous du premier paragraphe de la rubrique, cliquez sur Principes de

Techniques de bases de donnes simples

Coup dil sur le chapitre

Explorer les requtes, page 29

Explorer les tats, page 33

Explorer une base de donnes Access 2010

Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Travailler avec Access 2010

Travailler avec Access 2010

Base de donnes Access dans la fentre du programme

Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Travailler avec Access 2010

Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

l Sur le ct gauche de la fentre du programme, le volet Navigation affiche

1. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Tous les programmes, Microsoft

Travailler avec Access 2010

3. Dans lavertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.

Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Volet Navigation filtr

Barre de navigation des enregistrements

Table dans un document onglets

Barre doutils Afficher les raccourcis

7. Dans longlet Accueil, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue Mise en