Introduction Les runions sont un moyen de partager, au sein dun groupe de personnes, un mme niveau de connaissance sur un sujet

ou un problme et de prendre des dcisions collectivement. Avec des reprsentants des diffrentes entits concernes, Nanmoins, les runions sont chronophagies consommatrices en matire de temps ) et doivent donc tre les plus courtes possible et menes dans un souci defficacit, afin notamment de dboucher sur des actions concrtes. On appelle conduite de runion lensemble des actions entreprendre afin dorganiser et de mener une runion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre deffets.

Avant la runion Opportunit de la runion Avant tout chose, la raison dtre de la tenue dune runion doit tre mrement rflchie afin de ne pas cder aux travers de la runionnite aige : Quel est lobjectif de la runion ? Une runion tlphonique peut-elle tre suffisante ? Un web confrence ou runion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

Primtre de la runion Nombre et qualit des participants : Il est souhaitable de runir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la runion peu efficace. Il est galement ncessaire dharmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique. Dure : Idalement, la dure de la runion ne devrait pas dpasser 2 heures. Ordre du jour : Il sagit du dcoupage horaire du temps de travail en sujets bien formuls. Date et rservation de la salle

En fonction du nombre de participants, il est ncessaire de trouver une salle de runion libre une date o les participants sont disponibles La salle devra notamment tre choisie en fonction des contraintes suivantes : Capacit de la salle (en termes de places assises) ; Dimensions et forme de la salle (selon le type de prsentation ou danimation) ; Besoin dun accs internet ; Prsence dordinateurs et de moyens audiovisuels (vido projecteur).

Prvenir les participants Diffuser lordre du jour lensemble des participants, en prcisant notamment le lieu ainsi que lheure de dbut et de fin de la runion. i possible et afin doptimiser lefficacit des changes, un document prparatoire, envoy pralablement la tenue de la runion et situant le contexte, faisant ventuellement apparatre quelques questions cls, permettra aux participants de mieux prparer leur intervention. Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit tre tablie pour les personnels afin quun ordre de mission leur soit adress. Il sagit de contraintes rglementaires permettant de valider le dplacement des personnels. Invitation : une invitation devra tre adresse aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

Pendant la runion Tour de table Un tour de table permet chacun de se prsenter brivement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalits extrieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Dsignation d'un rapporteur Il est souhaitable de dsigner un volontaire pour la rdaction du compte-rendu. Sil sagit dune srie de runion, chacun devra tre rapporteur son tour. Feuille d'margement Pour les runions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est ncessaire de faire circuler une feuille dmargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de dplacement. Rcapitulatif du relev de dcision prcdent A toutes fins utiles, sil sagit dune srie de runions, les dcisions de la runion prcdentes peuvent tre passes en revue, pour mmoire ou pour suivi de lavancement de leur ralisation. Mettre l'aise Afin de mettre l'aise les participants, un caf peut tre servi en dbut de runion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent tre distribues aux participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionne et avec une temprature adapte permettront de rendre une runion plus efficace. Rdiger un relev de dcision Un relev de dcisions , tabli collectivement par lensemble des participants, permet de mettre en exergue les dcisions essentielles prises au cours des changes. Le relev de dcisions ne doit pas tre uniquement passif : un responsable doit tre dsign pour la mise en uvre de chacune des actions, avec une date prvisionnelle. Date de la prochaine runion Sil sagit dune srie de runion, il peut tre opportun de profiter de la prsence des participants pour convenir dune date commune pour la tenue de la ou des runion (s) suivante (s).

Aprs la runion Rdiger le compte-rendu Il est fortement conseill de rdiger le compte-rendu chaud , directement suite la runion, Le compte-rendu doit notamment faire apparatre les points suivants : Objet de la runion, Date de la runion, Participants (et excuss), Ordre du jour, Rsum de chaque point de lordre du jour, Relev de dcisions Le compte-rendu de la runion a plusieurs objectifs :

Acter des dcisions Formaliser le travail ralis pour permettre par exemple des personnes non prsentes la runion de pouvoir en connatre les tenants et aboutissant. Capitaliser linformation, pour mmoire.

Diffuser le compte-rendu Le compte-rendu doit tre diffus lensemble des participants, pour validation. Aprs un dlai de lordre dune semaine, si des propositions de modifications ont t faites, le compte-rendu final devra tre nouveau envoy lensemble des participants.