Application de gestion des dons pour lassociation Les Petits Frres des Pauvres .

Cahier des charges

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Les Petits Frres des Pauvres

Table des matires

1. 2. Objectifs ...................................................................................................................................... 4 Besoins non fonctionnels ............................................................................................................ 5 2.1. Interface utilisateur :............................................................................................................ 5 2.2. Configuration requise par lapplication............................................................................... 5 2.3. Environnement rseau ......................................................................................................... 5 2.4. Dveloppement de lAPPLICATION ................................................................................. 5 3. Besoins fonctionnels ................................................................................................................... 6 4. Fonctions principales de lAPPLICATION ................................................................................ 7 4.1. Module gestion des offres ............................................................................................. 7 4.2. Module Gestion des stocks ............................................................................................ 8 4.2.1. Objets mis au Garde Meubles ............................................................................... 8 4.2.2. Objets destins la vente bi-annuelle : ....................................................................... 8 4.2.3. Objets destins au dpt-vente : .................................................................................. 8 4.2.4. Objets donns une personne en difficult ................................................................. 9 4.3. Module Statistiques ....................................................................................................... 9 4.4. Module Rechercher ..................................................................................................... 10 4.5. Module Fichier ............................................................................................................ 10 5. Evolution de lAPPLICATION ................................................................................................. 10 6. Annexes ..................................................................................................................................... 11 6.1. Glossaire ............................................................................................................................ 11 6.2. Liste indicative pour rfrencer les objets ......................................................................... 11 6.2.1. Literie ........................................................................................................................ 11 6.2.2. Tables/Chaises ........................................................................................................... 11 6.2.3. Meubles ..................................................................................................................... 12 6.2.4. Electro-mnager ........................................................................................................ 12 6.2.5. Vaisselle .................................................................................................................... 12 6.2.6. Mobilier divers .......................................................................................................... 12 6.3. Composition de lquipe ................................................................................................... 12 6.4. Planning ............................................................................................................................. 13

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Introduction
Lassociation Les Petits Frres des Pauvres de Nantes, actuellement dirig par M. Eric Sedent, a pour but daider les personnes ges en difficult. Elle peut notamment fournir des meubles ou autres besoins matriels aux personnes ges qui en font la demande. Lassociation est donc frquemment sollicite pour recevoir des dons dobjets dusage domestique (tels que du mobilier, des couverts, de llectromnager). Lapplication informatique raliser doit leur permettre de mieux grer les propositions de dons et les stocks de mobilier afin de rpondre plus efficacement aux besoins des personnes ges.

Le systme actuel de gestion des offres de dons Les propositions de dons sont tudies par lassociation Les Petits Frres des Pauvres puis elle dcide dacqurir ou non lobjet propos. Les dons effectivement reus sont stocks (voir ci-aprs pour le dtail du procd). Actuellement la gestion du stock est traite grce des feuilles de suivi dun objet donn. Les carences du systme actuel de gestion des offres de dons sont principalement : Manque de ractivit de lassociation lorsquune personne ge manifeste un besoin latent. Souvent contacte par tlphone, lassociation nest pas en mesure de dire rapidement si elle possde ce jour lobjet dsir. La traabilit des dons acquis par lassociation est perfectible : elle nest pas toujours capable de dire quel a t le parcours dun don, quel moment A la fin dune anne, lassociation ne connat pas exactement le nombre doffres de dons qui lui ont t proposes et combien elle en a rellement acceptes.

Application informatique de gestion des propositions de dons : Lassociation Les Petits Frres des Pauvres souhaite donc disposer dune application informatique qui facilitera sa gestion des dons. Lapplication permettra de saisir tous les dons proposs lassociation ainsi que leurs caractristiques, puis indiquera les offres effectivement acquises et les offres refuses. Lors dune demande de mobilier par une personne ge, lapplication devra dire rapidement si le type de mobilier souhait est actuellement en possession de lassociation. Lapplication devra galement grer prcisment la traabilit de tous les dons acquis. Cette application mono-poste sera utilisable par toute personne matrisant linformatique bureautique. Linterface devra tre facilement comprhensible et reprendre la dmarche de gestion actuellement faite avec les feuilles de suivi.
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1. Objectifs
Les objectifs de lapplication de gestion des dons sont multiples. Lapplication devra tout dabord tre extrmement fiable. En effet, son domaine dapplication concerne le cur de lactivit de lassociation, et son utilisation quotidienne et intensive ne devra pas laisser place dventuels points faibles. Lobjectif principal est la gestion des propositions de dons et des stocks de dons accepts. Lapplication devra notamment : - Permettre de dresser un tat des stocks immdiat - Permettre de visualiser la position dun article dans son cycle de passage dans lassociation (traabilit) Lapplication devra galement permettre la gestion au quotidien des propositions de dons : - Rfrencement (don accept ou refus, date, nom du donateur) - Editions des fiches navettes (Fiche de transport pour la rception, pour la redistribution) Lapplication devra en outre assurer une rponse rapide aux besoins de lutilisateur.

Les objectifs de second niveau, dcoulant des objectifs principaux sont : - Permettre dtablir des statistiques relatives aux informations enregistres - Permettre limpression de certaines pages (fiches de dons, fiche rfrencement)

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Analysons prsent les besoins auxquels doit rpondre lapplication. Les besoins non fonctionnels correspondent la manipulation de lapplication et prcisent lenvironnement de lapplication. Les besoins fonctionnels listent les oprations ralisables avec lapplication.

2. Besoins non fonctionnels

2.1. Interface utilisateur :
Lapplication devra tre cohrente au point de vue de lergonomie. La qualit de lergonomie sera un facteur essentiel, tant donne lutilisation intensive qui sera faite de lapplication. Un fichier daide lutilisateur, prsentant linterface et les fonctionnalits sera disponible.

2.2. Configuration requise par lapplication

La configuration minimale adopte est celle du Pentium avec 32 Mo de RAM. La rsolution daffichage minimale sera de 800x600 en 256 couleurs.

2.3. Environnement rseau

Lapplication fonctionnera en mode mono-poste, la confrrie de Nantes ntant pas quipe en rseau.

2.4. Dveloppement de lAPPLICATION

Environnement de dveloppement : Visual Age for JAVA dIBM. Environnement dexcution : - stations de lcole sous Unix ; - ordinateur de lassociation sous Windows 98. La partie base de donnes de lapplication sappuiera sur le logiciel gratuit MySQL.

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3. Besoins fonctionnels
Lapplication doit permettre : Un accs rapide la liste trie et aux descriptions des objets en stock ; Dditer (suite une entre en stock) une page A4 rsumant les caractristiques de lobjet et indiquant clairement sa rfrence ; Dattribuer une rfrence par objet (pour diffrencier les objets sensiblement identiques) ; Dtablir des statistiques relatives aux informations enregistres (nombre dacceptation doffres par an et par catgorie ; nombre de donateurs par an ; nombre de dons par an) ; Limpression de documents types : fiches de suivi de don, fiches de stock, statistiques ; La sauvegarde des donnes et larchivage des donnes : impression dun bilan annuel par exemple.

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4. Fonctions principales de lAPPLICATION

Lapplication comprendra principalement quatre modules accessibles laide de menus : Un module de gestion des propositions de dons, dsignes par le terme offres ; Un module de gestion des stocks de lassociation ; Un module de recherche rapide dans les stocks; Un module proposant des statistiques sur les dons ayant transits par lassociation ; Un module Fichier classique pour la gestion des sauvegardes et des paramtres de lapplication. Nous allons prsent dtailler le contenu de chaque module.

4.1. Module gestion des offres

Une offre faite lassociation peut tre dcrite par les champs suivants : - Date de rception de loffre - Type de matriel (quantit + nature ; exemple : 1 TV couleur) ; - Rfrence de lobjet ; - Nom du donateur potentiel ; - Numro de tlphone ; - Adresse ; - Description complmentaire ; Ensuite, lutilisateur doit pouvoir accepter ou non loffre. Un champ Acceptation de loffre avec les valeurs Oui ou Non ou En cours de traitement est prvoir. Si loffre de don est accepte, il faut galement renseigner : - Date dacceptation ; - Par quel membre de lassociation ; - Date de transport ; - Les transporteurs ; - Les vhicules ; - Le lieu de stockage prvu (Garde Meuble ou un Dpt Vente). Loffre sera alors valide et lobjet sera rpertori dans les stocks.

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4.2. Module Gestion des stocks

Lapplication doit pouvoir permettre de visualiser les objets stocks par entrept, et denregistrer des sorties de stocks. Lorsquun don quitte lassociation, cest quil a t soit vendu, soit donn. Il faut alors lindiquer dans le menu Redistribution dun don . La fentre qui souvrira Il y a quatre destinations possibles pour les dons reus : - Garde Meubles des Petits Frres des Pauvres - Vente bi-annuelle - Dpt-vente - Don direct

4.2.1. Objets mis au Garde Meubles

On veut connatre : - la date de dpt au Garde meubles ; - la personne rcuprant le don.

4.2.2. Objets destins la vente bi-annuelle :

Il sagit ici denregistrer les informations comptables correspondantes : - le montant estim de lobjet ; - le montant obtenu la vente.

4.2.3. Objets destins au dpt-vente :

Il faut connatre : la date du dpt le montant estim la date de la vente par le dpt-vente le montant de la vente vers par le dpt-vente lassociation

Par ailleurs, il est souhaitable de pouvoir grer plusieurs dpt-ventes mme si lassociation ne travaille actuellement quavec un seul partenaire. On rajoutera donc un menu droulant pour prciser le dpt-vente recevant lobjet.

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4.2.4. Objets donns une personne en difficult

Informations gnrales sur le don o Rfrence de lobjet donn o Description o Type de matriel ( quantit + nature ; exemple : 1 TV couleur) o Date de rception de la demande o Date dacceptation o Par quel membre de lassociation Informations sur le transport o Date de transport o Les transporteurs o Les vhicules Informations sur lacqureur du don : o Nom du demandeur (organisme ou particulier) o Nom du bnficiaire o Numro de tlphone o Adresse

Remarque : Un objet peut tre confi au dpt-vente puis rcupr par lassociation parce quune personne ge en fait la demande. Ce changement se fera au niveau du menu Saisie dun don : il faudra changer le champ Lieu de stockage actuel . Le menu Redistribution dun don correspond un dpart dfinitif du don de lassociation.

4.3. Module Statistiques

Les informations statistiques pertinentes sont : Nombre de propositions de dons reues Nombre de donateurs, de bnficiaires Nombre de propositions de dons acceptes et ratio reues/acceptes par catgorie dobjet Volume des ventes ventil suivant les quatre destinations possibles Valeur des ventes ventile suivant les quatre destinations possibles Principales catgories darticles en stock Evolution des stocks

Tout ou partie de ces informations doivent pouvoir tre imprimes, par un clic sur une icne impression.

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4.4. Module Rechercher

Ce module pour but de permettre une rponse rapide face aux demandes qui arrivent lassociation. Il faut pouvoir rechercher un objet par catgorie, par mots figurant dans la description et suivant les proprits de lobjet : par exemple, une requte possible sera de chercher toutes les tables dune largeur suprieure 1m. Lapplication doit lister les objets figurant dans les entrepts ou dans les dpts vente rpondant la requte de lutilisateur.

4.5. Module Fichier

Ce module correspond aux fonctions classiques dune application : - La sauvegarde/restauration des donnes ; - Larchivage et la purge des donnes ; - Quitter lapplication. Mais galement lajout et la suppression de dpt-ventes.

5. Evolution de lapplication
Lapplication pourra tre amliore en intgrant par exemple : une gestion du rseau qui intgrerait les mises jour des bases de donnes sur des postes clients ; en laissant lutilisateur la possibilit de crer et de personnaliser ses propres classes dobjets pour spcialiser au mieux lapplication.

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6. Annexes
6.1. Glossaire
Environnement de dveloppement : cest le logiciel qui permettra dcrire lapplication dans un langage dtermin. Environnement dexcution : cest le systme dexploitation (comme par exemple Windows, Unix, Linux) qui accueillera lapplication. JAVA : cest le langage de programmation, cr par Sun Microsystems, dans lequel sera crite lapplication. Mono-poste : une application fonctionnant en mode mono poste nintgre pas de fonctionnalits rseau permettant, par exemple, la mise jour des informations entre plusieurs machines. Offre : proposition transmise lassociation concernant un objet qui est ensuite appel don si loffre est accepte.

6.2. Liste indicative pour rfrencer les objets

Afin de classer les diffrents objets reus par lassociation, et de permettre des recherches efficaces, une premire classification est propose. Cette classification indicative pourra tre sujette modification, en concertation avec la confrrie de Nantes.

6.2.1. Literie
Sommiers Matelas Chevets Armoires Divers

6.2.2. Tables/Chaises
table de cuisine table ronde table salon table divers chaises fauteuil chaises diverses
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6.2.3. Meubles
meubles de cuisine meubles divers meubles buffet

6.2.4. Electro-mnager
cuisinire rfrigrateur lave-linge

6.2.5. Vaisselle
couverts assiettes

6.2.6. Mobilier divers

Tlvision Divers lectrique

6.3. Composition de lquipe

Pascal BRUNOT : Elve de deuxime anne, Prsident de la junior entreprise de lEcole des Mines de Nantes (Mines Nantes Dveloppement : http://www.mind.fr ). Somair KAPOOR : Elve de deuxime anne, Responsable communication de lassociation Atout Russite. Olivier LAREYNIE : Elve de deuxime anne, Responsable communication interne de la junior entreprise de lEcole. Nicolas SIMONNEAU : Elve de deuxime anne, Responsable de la ralisation du cdrom de prsentation de lEcole des Mines de Nantes.

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6.4. Planning
Janvier-mars 2001 7 mars 2001 Mars- avril 2001 Choix du Sujet, et dmarchage des associations. Discussion du sujet avec l'encadrant Discussion du cahier des charges avec lencadrant de lEcole des Mines de Nantes et M. Sedent, directeur de la confrrie de Nantes. Remise du cahier des charges lEcole des Mines de Nantes. Discussion de l'analyse conception Remise du rapport d'analyse/conception Discussion autour de l'implmentation Remise du rapport final et de lapplication Soutenance lEcole des Mines.
Discussion cahier des charges Choix 1er sujet Remise cahier des charges Discussion analyse conception Remise rapport final Soutenance

6 avril 2001 30 avril 2001 11 mai 2001 1er Juin 2001 2 juillet 2001 5-6 Juillet 2001

Discussion sujet

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Remise rapport analyse/conception

Discussion autour de limplmentation

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