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Guide de la fiche de poste

1) Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?


C'est une feuille recto-verso (au maximum) qui dcrit prcisment : l'intitul du poste le positionnement hirarchique et statutaire le temps de travail les missions les activits, tches qui en dcoulent les formations diplmes comptences ncessaires pour les exercer, les conditions d'exercice du poste les horaires les contraintes les risques les avantages qui y sont lis

Cette fiche est remise l'agent qui prend connaissance du cadre de ses missions au service de la collectivit et de la politique dcide par les lus. La fiche de poste est en lien avec l'organigramme et le tableau des emplois et des effectifs.

2) A qui sert-elle ?
A l'agent, la Direction des Ressources Humaines, au mdecin de prvention, la Direction Gnrale et aux lus de la collectivit

3) A quoi sert-elle ?
Elle est utile pour organiser les services, anticiper les dparts la retraite, amliorer les recrutements et mobilits, lvolution des carrires, la professionnalisation des agents, la prvention et le suivi mdical.

a) Une feuille de route


Elle fixe lactivit du poste tout en autorisant un espace de libert Lorganisation du poste doit tre clairement identifie sans toutefois tomber dans un carcan interdisant toute volution. Elle formalise les activits attendues dun agent par son responsable. L'agent peut ainsi connatre prcisment les missions et activits quil a exercer, ses marges de manuvre, ses interlocuteurs, les moyens mis sa disposition ainsi que les volutions possibles du poste. Elle permettra de solliciter les formations ncessaires par rapport ses missions. Elle pose un cadre juridique certaines dispositions : positionnement hirarchique, droit la NBI, un rgime indemnitaire, reconnaissance de pnibilit Elle permet de dduire prcisment les risques au poste de travail ainsi que les mesures de prvention prvoir.

b) Un outil de management
Pour le nouvel agent recrut, la fiche de poste favorise son intgration dans un temps plus court par le cadre dintervention quelle fixe, par les liens fonctionnels quelle prcise. Elle est un outil de coordination du travail en prcisant au sein dun mme service, les activits de chacun et son positionnement dans lorganigramme. Cette fiche aura donc pour but de recenser les nouvelles activits du poste, celles supprimer, les nouvelles responsabilits investir en cas d'avancement ou de promotion. Elle prcisera ses nouvelles liaisons fonctionnelles, le nouveau type de matriel mettre disposition, lenvironnement professionnel adapter, comme par exemple lamnagement de lespace du travail pour limiter les risques professionnels. Un outil de valorisation L'agent prouve une satisfaction constater sa place, son importance, au sein des services. Son travail est connu et reconnu par sa hirarchie.

c) Une aide au recrutement


La fiche de poste permet de rdiger une offre d'emploi parfaitement en adquation avec le profil du poste.

d) Un outil d'aide au reclassement ventuel


Utile lors d'un reclassement, elle permet galement de dfinir si le poste est class en catgorie active ou sdentaire.

Comment l'labore-t-on ? 2 mthodes :


1)

Descendante : Le cadre labore seul les attendus du poste. C'est un travail qui exige une bonne connaissance du travail des oprationnels de terrain Il faut compter de 1 2 heures de travail pour la rdaction complte. On n'est jamais sr de n'avoir rien oubli. Partenariale : dans le cadre de relations hirarchiques de confiance entre
un responsable de service et son collaborateur. Lentretien professionnel annuel est le temps central de discussion sur la manire dont les missions sont ralises et des volutions souhaites par lagent. Les changements envisags par le responsable pour atteindre les objectifs du service sont galement prsents lagent et discuts avec lui. Cette dmarche suppose ltablissement pralable de relations de confiance et une relative franchise dans les changes. La fiche d'entretien professionnel sera alors le rsultat dun accord pour lanne venir partir des rsultats, volution du service, capacits, comptences, besoins de formation, motivation de lagent.

2)

Des documents type sont annexs : une grille danalyse de poste (annexe 1) une liste des verbes daction que nous vous proposons dutiliser (annexe 2) un modle de fiche de poste (annexe 3) Guide destination de l'agent

Comment laborer une fiche de poste ?


Llaboration dune fiche de poste se dcompose en 5 tapes :

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Rassembler des informations
Le responsable : recueille divers lments qui laideront dans cette dmarche documents existants dans la collectivit : procdures, consignes, fiches de poste existantes documents externes : rpertoire mtiers du CNFPT, documents types dautres collectivits ou autres fonctions publiques Lagent : rflchit lensemble des activits quil exerce tout au long de lanne (activits principales et ponctuelles).

Recueillir les donnes sur le poste de


travail
Loutil utilis cette tape est la grille danalyse de poste qui figure en annexe 1. Cette grille permet au responsable de se poser toutes les questions relatives au poste. Remarque : Pour dcrire plus prcisment des activits manuelles, il peut tre intressant pour le responsable de service dobserver lagent sur son poste de travail.

Rdiger la fiche de poste


Le responsable : - rdige la fiche, au vu des informations recueillies. Il est ncessaire de rdiger la fiche le plus simplement possible en utilisant un vocabulaire commun. Les missions et activits doivent tre dcrites par des verbes daction, en saidant au besoin de la liste en annexe 2. - prsente la fiche rdige lagent. Lagent : - relit la fiche de poste, - apporte toutes les suggestions, complments et remarques qui lui semblent utiles. Remarque : Plusieurs allers retours entre lagent et le responsable peuvent tre ncessaires avant la rdaction de la version dfinitive de la fiche de poste.

Valider la fiche de poste


Le responsable fait valider la fiche de poste par sa hirarchie et informe lagent lorsque la fiche est valide (si des modifications sont apportes par la hirarchie, le responsable fait relire la fiche de poste lagent pour arriver un consensus)

Rviser la fiche de poste


La fiche de poste doit vivre en fonction de lvolution du service et des missions de lagent pour rester un outil pertinent aux yeux de tous. La fiche est rvise conjointement par lagent et son responsable au cours de lentretien professionnel.

Annexe 1 : Grille danalyse de poste


Intitul du poste occup par lagent Temps de travail ncessaire : Activits et tches du poste
Quelles sont les activits ralises quotidiennement ?

Quelles sont les activits ralises une ou plusieurs fois par semaine ?

Quelles sont les activits ralises une ou plusieurs fois par an ?

Quelles fonctions annexes l'activit traditionnelle sont exerces ? (ACMO, rgisseur, autres...)

Positionnement hirarchique
Qui est le suprieur hirarchique direct de l'agent ?................................................. Oui Non Encadre-il des agents au cours de ses activits ? Si oui, indiquez approximativement le nombre dagents encadrs : . agents A A quelle catgorie hirarchique appartiennent-ils ? B C

Relations fonctionnelles
Au cours des activits, avec qui l'agent est en contact au sein de la collectivit?
Pour chacune des personnes, prcisez quel est son rle : - Donne les consignes - Participe/Collabore la tche - Contrle le travail effectu

Personne / Fonction ?

Pour quelles tches/activits ?

Au cours des activits, quelles sont les personnes extrieures la collectivit avec qui l'agent est en contact ?
Personne / Fonction ? Pour quelles tches/activits ?

Exigences du poste
Quelles formations et qualifications professionnelles sont requises pour occuper ce poste ? . Quelles sont les qualits personnelles ncessaires pour occuper ce poste ? . Quelle est la dure moyenne pour matriser ce poste ? .

Moyens du poste
Quels sont les moyens matriels dont l'agent dispose pour remplir ses fonctions (outils, machines, fournitures de bureau, produits, quipements de protection...) ?

Conditions particulires et contraintes dexercice du poste


Quelles sont les contraintes que l'agent rencontre dans lexercice de ses fonctions (horaires/contraintes physiques/logement/astreinte) ? . .

Questions particulires se poser


L'agent dispose-t-il des cls, a-t-il connaissance de codes et mots de passe ? L'agent doit-il tre joignable tout le temps ? Doit-il avoir un tlphone portable professionnel ? Doit-il fournir ses coordonnes personnelles ? Qui ouvre le courrier et comment diffuser l'information auprs de l'autorit ou des autres lus (qui ?) / Modalits (courrier mail communications tlphoniques / priodicit retour de situations - Modalit de restitution

Question se poser pour un poste d'ATSEM Choix des produits, commande des produits

Questions se poser pour un poste en restauration/cuisinier Organisation des horaires-si fixes et besoins d'accueillir une livraison modalit de changement d'horaires Relation avec des fournisseurs Menus, processus dcisionnel Qui ? Priodicit ? Modification de dernire minute

Annexe 2 : Liste des verbes daction pour llaboration des fiches de poste

Apprentissage
Administrer
calculer classer compter enregistrer inventorier ranger recenser rpertorier examiner recueillir

Matrise
administrer tablir grer prendre en charge quantifier rgir prospecter rechercher sonder

Expertise
rglementer

Chercher
chercher consulter (se) documenter analyser enquter tudier observer dialoguer discuter informer exprimenter synthtiser

Communiquer
communiquer changer couter exprimer renseigner partager rdiger transmettre donner du sens interviewer ngocier

Connatre
(s) assurer connatre disposer formuler indiquer informer renseigner alerter dceler reconnatre rendre compte aider analyser clarifier conseiller apprcier contrler enquter valuer prouver adapter composer construire crer dessiner arrter choisir conclure dterminer accrotre augmenter dvelopper largir clairer guider proposer tre force de proposition

Conseiller
comprendre aiguiller diagnostiquer inciter orienter auditer exprimenter superviser prconiser recommander

Contrler
examiner mesurer surveiller tester valider vrifier

Crer
dcouvrir dfinir trouver laborer raliser renouveler transformer amliorer concevoir difier fonder imaginer innover inventer

Dcider
dfinir fixer opter rgler rsoudre tendre implanter lancer progresser arbitrer dcider impulser juger dclencher impulser innover promouvoir orienter trancher

Dvelopper
amliorer installer

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Diriger
accompagner animer commander confier contrler diriger guider instituer manager conduire dlguer faire adhrer impliquer impulser inspirer conduire dvelopper duquer amortir capitaliser enrichir investir arbitrer convaincre influencer mobiliser motiver piloter rguler responsabiliser stimuler veiller veiller

Former
apprendre animer entraner former exploiter raliser adapter budgter consolider quilibrer aplanir argumenter conclure dmontrer amnager coordonner distribuer ordonner organiser programmer rpartir instruire sensibiliser

Grer
accomplir acqurir comptabiliser explorer engager grer optimiser rentabiliser slectionner valoriser ngocier persuader

Ngocier
consulter discuter

Organiser
arranger dfinir tablir prparer trier anticiper optimiser planifier rguler structurer anticiper imaginer

Prvoir
informer concevoir prvoir faire manipuler mettre en application mettre en uvre produire raliser respecter saisir btir concevoir matriser ragir traduire transposer

Produire
accomplir agir appliquer assembler compiler confectionner contribuer effectuer excuter

Apprentissage Matrise Expertise

Apprentissage Lagent doit tre supervis par sa hirarchie avant dagir. Matrise Lagent possde la comptence et lautonomie ncessaires la ralisation de lactivit. Il rend compte sa hirarchie. Expertise Lagent possde la comptence ncessaire la ralisation de lactivit et est en mesure de la transfrer un autre. Il possde la capacit innover et faire voluer lactivit, tant sur le plan collectif (procdures) que sur le plan individuel (appui aux collgues de travail).

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Logo Collectivit insrer

Annexe 3 : Modle Fiche de Poste INTITULE DE POSTE


Dterminer la catgorie, la filire et le cadre demplois ou grade(s) correspondant au poste de travail.
Exemple : Catgorie C - Filire Technique - Cadre demplois des adjoints techniques

IDENTIFICATION DU POSTE
Cadre statutaire Date de cration du poste (dlibration) Quotit de travail Catgorie du poste Responsable hirarchique direct N + 1

Active ou sdentaire Il sagit de situer le poste sur lorganigramme de la collectivit. Indiquer le suprieur hirarchique Mission principale du service :

Service d'affectation

Composition du service (effectif) : Positionnement du poste : Place du poste dans la structure

Fonction d'encadrement

Dans le cas dun poste dencadrement, indiquer le nombre de personnes sous la responsabilit de lagent ainsi que leur catgorie statutaire.

AGENT AFFECTE SUR LE POSTE


Nom de l'agent Grade actuel Date d'arrive dans le poste Temps de travail de l'agent

MISSIONS
Indiquer les domaines dintervention de lagent sur son poste de travail (5 missions maximum en principe). Principales
A NOTER : Les missions et activits peuvent tre dcrites par des verbes qui doivent permettre dapprhender le niveau de matrise de lagent (se reporter la liste des verbes en annexe 2).

Mission(s) annexe(s) Mission(s) ponctuelle(s)

CONDITIONS DEXERCICE DU POSTE


Lieu Horaires Relations fonctionnelles Prciser le lieu d'affectation Prciser : quels horaires si rguliers possibilit Temps Partiel Indiquer les services, les agents de la collectivit ou les interlocuteurs externes avec lesquels lagent peut tre en relation dans son espace professionnel. 12

Modalits d'organisation du travail et contraintes: Lister toutes les conditions et contraintes spcifiques lies au poste de travail.
Exemple : Travail isol Horaires de travail dcals Gestes rptitifs

Conditions d'exercice

Moyens mis disposition: Dcrire les moyens humains, matriels et financiers dont dispose lagent pour raliser ses missions. Exemple :
matriel et produits dentretien caisse outils logiciels

Agrments Habilitations Permis Diplme obligatoire

Particularit dans l'exercice du poste

Port dune tenue adapte fournie par la collectivit? Obligation des EPI Avantages lis au poste : Prciser : NBI, rgime indemnitaire, logement de fonction Avantages lis la collectivit : Prciser : prime de fin danne, tickets restaurants, CNAS, mutuelle Indiquer : o les habilitations et permis indispensables (ex : permis, autorisation de conduite dengins, Formation en Sauvetage Secourisme du Travail, Brevet dAptitude aux Fonctions dAnimateur) o les agrments et assermentations o Diplme d'tat de puricultrice - Agent a connaissance de mots de passe, de codes? Si oui lesquels (ordinateur, porte d'accs de btiments...) - L'agent sera-t-il en possession de cls (si oui lesquelles) - L'agent aura-t-il le droit d'ouvrir le courrier-Quels sont les modes de transmission de information au suprieur hirarchique ? - Utilisation du vhicule personnel pour les dplacements ?

ACTIVITES ET TACHES
Activit : ensemble des oprations raliser pour chaque mission. Les activits permettent de rpondre la question Que fait-on dans ce poste ? Il est possible de subdiviser lactivit en tches. Cette subdivision nest pas toujours utile, on la trouvera gnralement sur les postes dexcution ou les activits risques. Tche : description prcise des oprations matrielles raliser pour chaque activit. Activits rgulires (Priodicit des tches indiquer si besoin)
Exemple :
Activits et tches lies au nettoyage de la salle : Nettoyer les sols : o passer lauto laveuse dans la salle 1 fois par semaine et aprs chaque manifestation o passer laspirateur et la serpillire dans les sanitaires aprs chaque utilisation de la salle o nettoyer les sanitaires aprs chaque utilisation de la salle o passer la mono brosse dans la salle une fois par mois Nettoyer les vitres porte de bras une fois par semaine Assurer le rapprovisionnement des locaux en produits dhygine (savon, papier hyginique, essuie-mains) Maintenir le stock des produits dentretien et dhygine en transmettant les besoins au responsable Trier et vacuer les dchets

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Activits et tches lies la ralisation de travaux de maintenance et dentretien du matriel et des locaux : Maintenir le matriel utilis en bon tat de fonctionnement et signaler les dysfonctionnements au responsable du service Effectuer des petits travaux de maintenance des locaux Remplacer les ampoules accessibles avec lescabeau, signaler au responsable de service les ampoules grilles non accessibles

Activits occasionnelles

Activits
Taches

COMPETENCES
Connaissances thoriques et savoir faire les comptences ncessaires : o les comptences techniques o les comptences relationnelles O les comptences managriales Exemple : Sens de lcoute de lobservation Rigueur Dynamisme, ractivit, esprit dinitiative Bonne rsistance physique Etre autonome au quotidien dans lorganisation du travail mais savoir se rfrer lautorit Capacit de travail en quipe Disponibilit Capacit dcoute auprs des enfants, fermet si ncessaire Discrtion

SAVOIR-ETRE

: comportement, attitudes, qualits humaines

(SI L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL EST MIS EN PLACE AU SEIN DE VOTRE COLLECTIVITE, CETTE PARTIE N'EST PAS A COMPLETER)

FACTEURS CLES DE SUCCES


Lister les critres quantitatifs et qualitatifs sur lesquels le suprieur hirarchique peut apprcier le travail de lagent.
Exemple : degr de satisfaction du public sur la propret de la salle (retours positifs et ngatifs) rythme de consommation des produits dans un but doptimisation des stocks respect des consignes de scurit frquence de rparation du matriel

OBJECTIFS POUR L'ANNEE 20.


(Comment rduire le diffrentiel entre les facteurs d'adquation et quels moyens mettre uvre ?)

NB : Cette fiche de poste na pas de caractre contractuel et peut voluer en fonction des projets de la collectivit et du grade de lagent Fait , le

Notifi le L'agent Signature

Fait , le

L'autorit Signature

Le suprieur hirarchique 14 Signature

Guide destination de l'agent


A quoi sert une fiche de poste ?
La fiche de poste vous permet : de faire connatre et reconnatre les activits de votre poste de travail, de connatre vos domaines de qualification et vos niveaux dautonomie, de solliciter les formations adaptes vos missions, de savoir sur quels critres vous serez valu, de reprer les risques auxquels vous tes ventuellement exposs pour tudier les amliorations possibles de vos conditions de travail.

Que contient une fiche de poste ?


Si le contenu peut varier dune fiche lautre, tre plus ou moins dtaill, il existe nanmoins : Des lments indispensables Lintitul de votre poste La description de vos missions La description prcise des activits et tches Le positionnement du poste : o De qui relevez vous ? o Avec qui tes-vous en relation ? o Animez vous une quipe ? Les exigences requises (formation, diplme, comptences, .) Votre grade Les moyens mis votre disposition

Qui peuvent tre complts par dautres lments tels que : Les conditions et contraintes de travail Les rsultats attendus

Quel est votre rle ?


Votre responsable est charg de rdiger votre fiche de poste. Pour cela, il vous demandera de :
valider ensemble le contenu de votre fiche de poste

participer sa rvision en fonction des volutions de votre poste, dans le cadre de lentretien dvaluation.

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