SOMMAIRE

1) C R A T I O N
D U N I N D E X S I M PL E

_____________________________________ 3

a) tape 1 : Marquage des entres dindex ( laide dun fichier de concordance) 3

Procdure dinsertion du tableau _____________________________________________________________4 Saisie des entres dindex ___________________________________________________________________5 Marquage automatique des entres dans le texte _________________________________________________7

b) tape 2 : Insertion de lindex ______________________________________ 9

AIDE LA CRATION DUN INDEX SOUS WORD

c) Schma rcapitulatif de lindexation automatique ______________________ 10 d) Mise jour de lindex ____________________________________________ 10

2) F ON C T I O N N A L I T S

AVANCES

_____________________________________ 12

a) Cration de sous entres et de renvois dindex ________________________ 12

Les sous entres dindex ___________________________________________________________________12 Les renvois dindex _______________________________________________________________________12

b) Indexation dune plage de texte ___________________________________ 14 c) Suppression dentres dindex _____________________________________ 16 d) Cration de plusieurs index (index des noms, index des lieux, index des uvres...)_______________________________________________________ 17 e) Mise en forme des entres dindex _________________________________ 22

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Pour quil soit exhaustif, il est prfrable que lindex de votre thse soit prpar et cr une fois la rdaction termine.

PROCDURE DINSERTION DU TABLEAU

ouvrez le menu Tableau / Insrer / Tableau

1) Cration dun index simple

a) tape 1 : Marquage des entres dindex ( laide dun fichier de concordance)

Il existe deux mthodes de marquage des entres dindex : une mthode manuelle et une mthode automatique. La premire consiste marquer les entres manuellement une une dans le texte en slectionnant les mots indexer. Relativement simple, cette mthode est cependant assez longue et surtout dfinitive. En effet, une fois les entres marques, lajout doccurrences dun terme index nest plus possible, celles-ci ne pouvant tre prises en compte dans lindex final. La mthode que nous prconisons est lindexation automatique. Plus souple et rapide, celle-ci prsente un avantage majeur : la possibilit dactualiser les entres dindex.
Attention : le qualificatif automatique ne signifie aucunement que le logiciel se chargera de reprer les mots indexer, cette tche incombe toujours lauteur.

choisissez le nombre de colonnes et de lignes et les paramtrages automatiques que vous souhaitez ventuellement appliquer au tableau (largeur de colonne fixe, ajuste au contenu), puis cliquez sur OK.

Pour marquer vos entres dindex automatiquement, il vous faut crer un fichier de concordance. Il sagit dun document Word compos seulement dun tableau deux colonnes o seront rpertoris tous les mots du texte rechercher et indexer.

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SAISIE DES ENTRES DINDEX

1. Dans la premire colonne du tableau, saisissez les mots ou expressions que le logiciel devra rechercher dans le texte en respectant la casse utilise : si un mme terme apparat la fois en majuscules et en minuscules dans le texte, saisissez-le 2 fois. Exemple :

La fentre Marquer les entres d'index saffiche et le texte slectionn apparat automatiquement dans le champ Entre . cliquez sur Marquer .

>> La fentre "Marquer les entres d'index" peut rester ouverte tout au long du marquage, ce qui facilite l'indexation. 3. Dans la deuxime colonne, saisissez les noms des entres tels quils apparatront dans lindex final :

2. Marquez ces mots comme entres dindex. Il sagit dassocier chaque mot ou expression un code de champ sorte de formule sous la forme : { XE "nom de lentre dindex" } indiquant quil sagit dune entre dindex. Procdure : Slectionnez le mot (sans espace avant ni aprs), ouvrez le menu Insertion/(Rfrence)/Tables et Index, onglet Index (ou utilisez un des raccourcis clavier suivants : sous Microsoft Word : [Alt] [Maj] [x] ; sous Word Mac : [Pomme] [Alt] [Maj][x]).

Le nom de lentre dindex (colonne 2) peut tre diffrent de celui du mot rechercher (colonne 1). Sil sagit dun nom propre, vous pouvez, par exemple, ajouter un prnom ou une initiale. La casse (majuscules/minuscules) et les enrichissements typographiques du texte (italique, gras, etc.) sont galement laisss votre apprciation.
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Le marquage des entres sera galement visible dans le texte car les codes de champs auront t associs aux mots indexs :

MARQUAGE AUTOMATIQUE DES ENTRES DANS LE TEXTE

Une fois le fichier de concordance cr et enregistr sur votre ordinateur, retournez votre document dorigine pour marquer les entres dindex dans le texte. Pour ce faire, ouvrez le menu Insertion/(Rfrence)/Tables et index, onglet Index et choisissez Marquage auto . louverture de la fentre Ouvrir le fichier dindexation automatique , slectionnez le fichier de concordance que vous venez de crer et cliquez sur Ouvrir . Cette action marquera automatiquement toutes les entres dindex rfrences dans votre fichier de concordance. Attention : les codes de champ sont des caractres non imprimables, mais il faut veiller les masquer ( laide du bouton Afficher/Masquer pris en compte dans la pagination. de la barre doutils Standard de Word) au moment de linsertion de vos index et table des matires automatiques afin quils ne soient pas

Suite cette commande, un message saffichera momentanment dans le coin infrieur gauche de la fentre active vous informant du nombre dentres marques dans le texte :

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b) tape 2 : Insertion de lindex

Une fois les entres marques, insrez l'index en fin de document de la manire suivante : placez le curseur lemplacement o vous souhaitez insrer lindex, puis ouvrez le menu Insertion/(Rfrence)/Tables et Index, onglet Index, choisissez les caractristiques de mise en forme de l'index : entres sur 1 ou plusieurs colonnes ; sous-entres sur plusieurs lignes ou la suite; n de pages aligns droite ou non ; format classique, recherch, moderne... ; choix des caractres de suite ; puis cliquez sur OK.

c) Schma rcapitulatif de lindexation automatique

d) Mise jour de lindex

Exemple dun index sur 3 colonnes, format Moderne : Comme la table des matires automatiques, lindex peut tre mis jour trs simplement : sous les versions Microsoft de Word, il suffit de cliquer sur lindex avec le bouton droit de la souris et de choisir la commande Mettre jour les champs , sous Word Mac, le clic droit peut tre remplac par la manipulation suivante : Slectionnez lindex, maintenez le bouton [Ctrl] appuy et cliquez sur lindex. Vous aurez alors accs la mme commande : Mettre jour les champs .

Sachez toutefois que toutes les modifications apportes manuellement lindex final seront perdues au moment de la mise jour, do lintrt de soigner le marquage des entres pour ne pas avoir les modifier dans lindex final.

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2) Fonctionnalits avances
a) Cration de sous entres et de renvois dindex LES SOUS ENTRES DINDEX
Pour crer un index plusieurs niveaux, il est possible dtablir une hirarchie laide des entres et des sous entres. Pour ce faire, dans la colonne de droite de votre fichier de concordance (colonne rserve aux noms dentres dindex), sparez lentre de chacune de ses sous entres par deux-points [ : ].

Suivez la procdure habituelle de marquage automatique des entres, puis insrez lindex. Visualisation de lentre Artistes dans lindex final : Attention : cette mise jour concerne simplement les numros de page. Si vous avez ajout des occurrences dun terme prcdemment index ou cr de nouvelles entres dindex dans votre fichier de concordance, il est ncessaire de rattacher le fichier pour marquer les nouvelles entres (tape 1 - Marquage automatique des entres dans le texte) et dinsrer nouveau votre index (tape 2).

LES RENVOIS DINDEX

Word vous permet aussi de crer des renvois dindex. Cette option peut vous tre utile lorsquune mme personne est cite de plusieurs manires dans votre texte (avec son pseudonyme et son patronyme notamment). Prenons lexemple de Michelangelo Merisi, plus connu sous son nom dartiste : Le Caravage. Dans un premier temps, indexez Caravage et Merisi sous le mme nom dentre ( MERISI Michelangelo ) et suivez la procdure habituelle de marquage automatique :

Toutes les occurrences du nom Merisi et celles de Caravage seront ainsi recherches et indexes sous la mme entre.
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Il ne reste plus dsormais qu orienter lutilisateur de lindex en crant une entre CARAVAGE (Le) ) pour lui indiquer de se rfrer MERISI Michelangelo . Pour ce faire, il convient dutiliser le marquage manuel en complment du marquage automatique : Dans votre document principal slectionnez une occurrence du mot Caravage et ouvrez le menu Insertion/Rfrence/Tables et Index/Marquer Entre. Saisissez le nom de lentre CARAVAGE (Le) dans le champ Entre, cochez la case Renvoi et saisissez le nom de lentre laquelle vous souhaitez renvoyer le lecteur, en loccurrence : MERISI Michelangelo . Cliquez sur Marquer (et non sur Marquer tout car le logiciel rpterait la phrase de renvoi pour toutes les occurrences) :

b) Indexation dune plage de texte

Si vous souhaitez indexer un texte se droulant sur plusieurs pages (parce quune notion est aborde dans cette partie du document, par exemple), il faut galement utilisez la mthode dindexation manuelle en complment de la mthode automatique. Procdure :
1) Crez dabord un signet (une sorte dtiquette associe au passage) :

slectionnez tout le texte indexer, ouvrez le menu Insertion / Signet,

Visualisation des entres d'index avec renvoi dans lindex final :

donnez un nom au signet, puis cliquez sur Ajouter :

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2) Marquez lentre dindex :

c) Suppression dentres dindex

Pour supprimer une entre dindex, vous pouvez soit supprimer manuellement le ou les code(s) de champ qui lui sont associs, soit le faire automatiquement partir du menu dition/Remplacer, onglet Remplacer. Dans ce cas, saisissez le code de champ que vous souhaitez supprimer dans la case Rechercher , laisser la case Remplacer par vide et cliquez sur "Remplacer tout". Exemple :

le texte est toujours slectionn, marquez lentre comme un mot simple (Insertion/Rfrence/Tables et Index, onglet Index ou raccourci [Alt] [Maj] [x], sous Word Mac : [Pomme] [Alt] [Maj] [x]), dans la fentre de marquage, donnez le nom souhait lentre (ici, Plerinage ), cochez loption Plusieurs pages , slectionnez le signet appropri. cliquez sur Marquer pour marquer lentre.

Dmonstration :

NB: veillez respecter la casse et les espacements entre [^d] qui indique au logiciel que vous souhaitez rechercher un champ, [XE] qui est le code spcifique l'index et le nom de l'entre entre guillemets :

Pour supprimer toutes les entres dindex, dans le champ Rechercher , saisissez simplement [^d XE] et laisser la case Remplacer par vide. Cliquez sur Remplacer tout , cette action supprimera toutes les entres dindex.

Dmonstration :

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d) Cration de plusieurs index (index des noms, index des lieux, index des uvres...)
Cette action n'est pas vraiment prvue par le logiciel de traitement de texte Word, mais il existe des techniques pour contourner le problme :
1) Insrez plusieurs fois l'index gnral en fin de document et supprimez les entres inutiles dans chaque index. Souvenez-vous simplement que ces modifications manuelles seront reprendre si vous devez mettre jour lindex.

Cette mthode nous semble tre la plus convaincante car elle offre d'abord tous les avantages du marquage automatique (gain de temps, marquage simple et fiable de toutes les occurrences d'un terme, quelle que soit sa casse). Elle permet aussi la mise jour rapide et efficace des index. Pour ce faire, il suffit simplement de supprimer toutes les entres d'index et de recommencer la procdure (marquage et insertion), celle-ci tant somme toute trs courte. 3) Pour les utilisateurs avancs uniquement (2e mthode) :

Pour indiquer au logiciel que les entres doivent tre affectes des index diffrents, il vous faut ajouter manuellement un code d'identification d'index : \f dans le code de champ de chaque entre de la manire suivante : { XE "Nom de lentre dindex" \f "Identificateur"} Prenons un exemple : Vous souhaitez crer un index des lieux et un index des personnes. Vous marquez l'entre d'index Paris de manire ce qu'elle soit affecte au premier et l'entre Hugo pour qu'elle soit affecte au second. Disons que l'index des lieux sera l'index "a" et l'index des personnes l'index "b". Au code de champ { XE "Paris" }, vous ajoutez donc l'identificateur "a" ; au code de champ { XE "Hugo" } l'identificateur "b" : Voici comment doivent apparatre vos entres d'index :

2)

Pour les utilisateurs avancs:

Crez plusieurs fichiers de concordance (1 par index ex : concordance_noms.doc et concordance_lieux.doc) Marquez d'abord toutes les entres du premier index partir de son fichier de concordance, masquez les marques de format et insrez l'index en fin de document. Une fois le premier index insr, affichez les marques de format, supprimez toutes les entres d'index (cf. procdure p.16), puis marquez les entres du deuxime index partir de son fichier de concordance. Masquez nouveau les marques de format, puis insrez le deuxime index en fin de document. Vous pouvez crer ainsi autant d'index que vous le voulez en recommenant toujours la mme opration. NB : l'insertion du deuxime index, le logiciel dtectera automatiquement l'existence d'un autre index et vous proposera de le remplacer, il vous suffira alors de rpondre par la ngative :

L'insertion des index se fait alors diffremment. Lorsqu'il y a plusieurs index, vous ne suivez pas la procdure : Insertion / (Rfrence) / Tables et index, mais Insertion / Champ :

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Apparence de la fentre Champ sous Word 2000 et Word Mac : dans le menu Catgories , spcifiez Tables et index , dans le menu Champ , slectionnez Index . Sous Word 2000 vous pouvez accder directement aux options des champs en cliquant sur Options . Sous Word 2003/XP, cliquez sur Codes de champ , puis sur Options louverture de la fentre Options pour les champs , choisissez le commutateur \f et cliquez sur Ajouter au champ . Saisissez l'identificateur de l'index que vous souhaitez insrer ("a" ou "b") aprs le nom du champ et le commutateur (ex : INDEX \f "a") et cliquez sur OK pour que celui-ci soit insr.

Dmonstration :

Apparence de la fentre Champ sous Word 2003/XP :

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e) Mise en forme des entres dindex

Comme nous lavons abord dans notre partie sur le marquage automatique des entres dindex (cf. 1 - Cration dun index simple), celles-ci peuvent tre mises en forme dans la colonne de droite du fichier de concordance. Dans le cas dun marquage manuel des entres (slection des mots indexer dans le texte ; Menu Insertion/Rfrence/Tables et Index/onglet Index/Marquer Entre), la mise en forme des entres doit tre dfinie entre par entre partir de la fentre Marquer les entres dindex : si votre souris est munie dun bouton droit, vous pouvez cliquer sur lentre dindex et accder ainsi au menu Police pour choisir la mise en forme souhaite :

Voici l'apparence des index ainsi obtenus (contrairement aux index modifis manuellement, ceux-ci peuvent tre mis jour automatiquement):

dans le cas contraire, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier : slectionnez lentre dindex et activez la combinaison de touches [Ctrl] [Maj] [P] sous Microsoft Word et [Pomme] [D] sous Word Mac, vous aurez alors accs au menu Police.

Pour mettre en forme les numros de page, cochez les cases Gras ou Italique dans la section Format des numros de page de la mme fentre.

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