Management

Le contrle interne : un outil pour faire vivre le projet associatif

Matriser ses objectifs et assurer la prennit de la structure. Tel est le souhait videmment partag par les dirigeants dassociations. Mais comment sy prendre alors que divers facteurs augmentent le risque de perte de contrle : diversit des processus et des activits, dispersion gographique, statuts juridiques varis Aussi la fixation dun corps de rgles permettant la ralisation des objectifs du projet associatif simpose dsormais : cest lobjectif du contrle interne.
> Norbert MUSELIER, expert-comptable, commissaire aux comptes, Audit Conseils

a mise en place dun bon systme de contrle interne ne serait ralisable que dans le cadre de grandes socits. Cest lopinion largement rpandue. Pourtant, on ne voit pas pourquoi les petites entits nauraient pas la possibilit daccder un stade dorganisation satisfaisant. Certes les scurits, voire les structures mises en place peuvent diffrer fortement mais les fonctions assumer restent les mmes. Les particularits du secteur associatif ninterfrent pas plus sur le principe. Les divers points voqus ci-aprs sont parfaitement applicables ce secteur mme si ce dernier comporte des spcificits : non-lucrativit, caractre dsintress, but dintrt gnral, bnvolat, etc. Ces dernires sont intgrer dans la dmarche visant mettre en place un ensemble de moyens de rgulation, de coordination et de scurit conduisant une meilleure matrise. On peut galement citer diverses problmatiques concernant le secteur associatif : - les difficults apprhender et mesurer les performances, ces dernires tant rarement conomiques ;

- lquilibre et le jeu des pouvoirs entre le conseil dadministration, le prsident et lexcutif ; - limpact des statuts particuliers dassociations investies de prrogatives propres, voire dune mission dintrt gnral est relever. loppos, laspect politique et thique est beaucoup plus dvelopp dans le secteur associatif n, faut-il le rappeler, comme une libert publique. De mme, le caractre propre dune association va rsulter du contenu de son projet associatif ncessitant bien videmment la mise en uvre dune dmarche adapte. Si le contrle interne va permettre davoir lassurance raisonnable que le niveau de matrise de lassociation est satisfaisant, il vise essentiellement ce que les objectifs soient atteints et donc en lespce la ralisation du projet associatif. En France, sil est fait rfrence de plus en plus souvent au contrle interne (1), on constate quaucune dfinition juridique, voire rglementaire, du contrle interne nexiste dans larsenal juridique franais.

(1) Rglement bancaire 97-02 ; rapports Viennot, Bouton ; dcret n 20031010 du 22 octobre 2003 relatif la gestion budgtaire et aux financements des tablissements et services sociaux et mdico-sociaux ; arrt du 10 novem-

bre 2003 relatif la demande dautorisation ou de renouvellement dautorisation de frais de sige social.

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Scuriser les activits

A ce jour, deux institutions apportent des lments de dfinition : - lOrdre des experts-comptables dfinit le contrle interne comme lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci ; - le Conseil national des commissaires aux comptes, pour qui le contrle interne est lensemble des politiques et procdures (contrles internes) mises en uvre par la direction dune entit en vue dassurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activits. Ces procdures impliquent le respect des politiques de gestion, la sauvegarde des actifs, la prvention et la dtection des irrgularits et inexactitudes, lexactitude et lexhaustivit des enregistrements comptables et ltablissement en temps voulu dinformations financires ou comptables fiables. - Le systme de contrle interne sentend audel des domaines lis au systme comptable. Il comprend lenvironnement gnral de contrle interne qui est lensemble des comportements, degrs de sensibilisation et actions de la direction (y compris le gouvernement dentreprise) concernant le systme de contrle interne et son importance dans lentit, et les procdures de contrle qui dsignent les politiques et procdures dfinies par la direction afin datteindre les objectifs spcifiques de lentit complmentaires lenvironnement gnral de contrle interne (Normes CNCC n 230108). - Pour ces professionnels, le contrle interne apparat ainsi comme un moyen eu gard leurs objectifs spcifiques alors quau niveau de la structure, il sagit bien dun objectif.

En dfinitive quand on fait rfrence au contrle interne, ne sagit-il pas tout simplement de rpondre la question comment faire pour matriser au mieux ses activits ? .

Objectifs du contrle interne

La matrise de lentreprise est lobjectif vident des dirigeants. Ces derniers ont donc la responsabilit de la mise en uvre des systmes de contrle interne : dfinir la politique, lorganisation, les structures et les procdures correspondantes ; sassurer de leur respect tous les niveaux et dans toutes les activits. Mais dun objectif gnral - la prennit de lentreprise dans un cadre lui permettant de raliser son projet - dcoulent divers objectifs particuliers. Initialement, il a t voqu largement la protection et la sauvegarde du patrimoine. Ceci couvre les actifs de toute nature, mais aussi les hommes, lment essentiel de la structure et dautres points tels que limage, les connaissances ou informations confidentielles voire la technologie ou les savoirs faire particuliers. Protection et sauvegarde doivent favoriser le dveloppement et impliquer la prservation plus long terme.

Qualit de linformation
Une dfaillance dans le systme dobservation est une des causes lorigine des situations de liquidation judiciaire ou de dpt de bilan. Une structure ne peut tre correctement dirige, donc matrise, que si son systme dinformation prsente les caractristiques suivantes : - la pertinence : cest--dire ladquation entre le point soulev et les donnes fournies pour avoir une base de la dcision ; - la fiabilit et lexhaustivit : le systme doit permettre de vrifier lexactitude de linformation et de faire en sorte quelle soit complte ; - la disponibilit : le contrle interne doit tre adapt en vue de favoriser laccs aux informations dans des dlais adquats.

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Respect des directives internes et externes

Si, dans une petite entit, le responsable peut contrler directement ses collaborateurs en donnant les instructions ncessaires et en surveillant personnellement lexcution, dans une structure plus importante le responsable est oblig de dlguer ses pouvoirs et son autorit. Toutefois, dlgations et dcentralisations rendent la matrise plus difficile et conduisent mettre en uvre un dispositif adapt par le biais de directives internes. Ces procdures crites vont favoriser la transmission des instructions afin que celles-ci soient comprises et appliques correctement. Les directives externes, quant elles, comprennent lensemble des dispositions lgislatives et rglementaires devant tre ncessairement respectes.

doit induire une amlioration de lefficience des moyens mis en uvre. Si les objectifs prcits permettent de crer les conditions propres une bonne matrise des activits, la ncessaire mise en place dune gestion des risques peut tre considre comme un objectif supplmentaire.

Les cinq lments du contrle interne

Pour rpondre aux objectifs prcits, la profession comptable franaise considre quun bon contrle interne doit reposer sur plusieurs impratifs : une organisation adapte, des mthodes et procdures appropries, un personnel de qualit, des protections matrielles et rares et une matrise des risques. Ceci tant, il nexiste pas actuellement de cadre norm dans ce domaine en France. Le rfrentiel international issu du rapport du COSO (Comitee of sponsoring organisation of the Treadway), apporte des lments de rponse. Ce dernier repose en effet sur divers concepts et fixe trois types dobjectifs : efficacit oprationnelle, respect des lois et rglementations en vigueur et information financire exacte. Pour sassurer que le processus mis en uvre permette la ralisation des objectifs, le cadre du contrle interne va sarticuler autour de cinq composants essentiels.

Optimisation des ressources et amlioration des performances

Il sagit tout dabord de sassurer que les moyens sont suffisants pour permettre de raliser le projet et ensuite que ces derniers sont utiliss de faon optimale. Le contrle interne, au niveau organisationnel, cre les conditions dune gestion plus efficace des moyens de lentreprise. En tant que discipline gnrale de gestion, le contrle interne

Story board du contrle interne

Premire phase : le diagnostic 1- Lenvironnement interne (thique, politique, organisation). 2- La documentation. 3- Lefficacit des dispositifs. Seconde phase : la mise en place du projet 1- Dfinition du cadre conceptuel (contrle interne et degr de dtail). 2- Organisation et planification du projet. 3- Inventaire et identification des processus cls. 4- Identification des informations financires significatives. 5- Cartographie des processus et des risques majeurs. 6- Collecte et mise jour de la documentation existante (procdures, manuels). 7- Identification des contrles face aux risques. 8- Vrification de ladquation des contrles. 9- Validation du bon fonctionnement oprationnel des contrles. 10- Mise en uvre des actions correctives (processus interactif).

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Un environnement interne favorable

Ethique, politique, organisation sont ici les matres mots. Cest ainsi que la culture de lentreprise (la sensibilit du personnel au besoin de contrle) variera en fonction de lengagement de cette dernire en matire dintgrit, dthique et de gouvernement dentreprise. Ds lors, la politique en ressources humaines, la philosophie et le style de la direction et enfin la rpartition des domaines dautorit et des responsabilits devront tre clairement dfinis. Aussi des plans dorganisation devront comprendre divers lments : dfinition des objectifs de lentit, organigrammes, fixation des responsables pour chaque activit, description des postes indiquant lentendue des responsabilits de chaque individu. On ne peut en effet matriser que ce qui est organis.

Information et communication
Linformation pertinente doit tre identifie, recueillie et transmise de telle sorte quelle parvienne aux diffrents acteurs intresss dans des dlais adquats. Chacun pourra ainsi, quel que soit son niveau, exercer pleinement ses responsabilits.

Pilotage
Cest laffaire des responsables qui il appartient de dfinir et dorganiser le contrle interne des dispositions leur permettant de bien matriser leur activit. En effet, les trois attributs fondamentaux du dirigeant sont : la fixation des objectifs, la dfinition des responsabilits des hommes et enfin le choix et ltendue des moyens mettre en uvre. Caractrisant une organisation formalise, la documentation est aussi un point important dans le pilotage, car elle contribue la comprhension du systme par le personnel, mais aussi la possibilit de faire voluer ce dernier. Elle rend galement possible laccs au systme pour le contrle externe, rendant ainsi lorganisation vrifiable. Enfin la mise en place dun systme de pilotage doit galement viser mesurer de faon permanente la performance du contrle interne et sassurer priodiquement que le systme en place conserve sa pertinence face la survenance de nouveaux risques.

Une ncessaire valuation des risques

La mise en place de dispositifs adquats pour construire un contrle interne de qualit passe ncessairement pour les responsables par lidentification et lvaluation des risques encourus susceptibles daffecter la ralisation des objectifs de lentit. Un inventaire complet des risques de lentit simpose au travers dune cartographie des risques. Cette dernire permet ainsi dinventorier, dvaluer et de classer les risques, dinformer et dlaborer une politique de gestion des risques simposant tous.

retenir
Le contrle interne, cest : > lamlioration globale de la matrise interne impliquant ainsi une meilleure efficacit densemble de lentit en cause, > lopportunit de diffuser les meilleures pratiques et dliminer les mauvaises, > un bon vecteur dimage qui permet de renforcer la cohsion interne, > un critre extrmement favorable au niveau des partenaires extrieurs (tutelles, financiers), > loptimisation des rgles de gouvernance dans la transparence, renforcement du rle des dirigeants et prise de conscience accrue des responsabilits.

Activits de contrle
Le processus de gestion de lentit repose tant sur des normes dfinissant ce qui doit tre fait que sur les procdures mises en place pour la ralisation des objectifs. Cest ainsi que le contrle va porter tous les niveaux sur lapplication des normes et des procdures en matire dautorisation, dapprobation, de vrification, de sparation des fonctions, de scurisation des actifs, dapprciation des performances. A chaque niveau correspondent des activits de contrle.
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