BELAC 3-01 Rev 42011

PROCEDURE DE GESTION DES DOCUMENTS DU SYSTEME DE MANAGEMENT DE BELAC

Les versions des documents du systme de management de BELAC telles que disponibles sur le site internet de BELAC (www.belac.fgov.be) sont seules considres comme authentiques.

Mise en application : 10.06.2011

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HISTORIQUE DU DOCUMENT
Rvision et date dapprobation 0 CC 20.11.2003 CC 05.06.2003 1 Secr. 31.01.2004 2 CC 18.05.2006 Motif de la rvision Le prsent document remplace et annule les documents OBE A023, BELTEST P09 et BELCERT BCT P1/P2 Porte de la rvision Rvision complte suite la fusion des documents, mais sans modification significative des principes directeurs. Rvision complte

Optimalisation du format et de la prsentation Mise en application de lA.R. BELAC : adaptations minimes et formelles pas de modification du contenu - adaptation des modalits de traitement et des responsabilits en ce qui concerne la rdaction, lapprobation, la vrification et la rvision des documents, en relation avec la cration de BELAC. Rvision des dispositions relatives la distribution de documents dans leur langue originale uniquement Documents de la srie 1 Rvision du statut des documents en format papier -

Points 1 4 Point 5 :

3 CC 19.12.2006 4 CC 12.05.2011

Point 4.3 Point 3.2.2 Point 6.3

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PROCEDURE DE GESTION DES DOCUMENTS DE BELAC

1.

OBJET ET REFERENCES NORMATIVES

Le prsent document a pour objet de dfinir les modalits de gestion des documents faisant partie du systme de management de BELAC. Le terme gestion couvre les aspects suivants : identification et prsentation; rdaction, approbation, vrification et rvision; distribution; archivage. Le document ci-aprs est conforme et se rfre aux parties concernes de la norme EN ISO/IEC 17011. Les dispositions reprises ci-aprs sont dapplication pour tous les documents mis aprs la date de mise en application du prsent document.

2.

DESTINATAIRES

Avec suivi des mises jour : Les membres de la Commission de Coordination Les membres du Bureau d'accrditation Le Secrtariat dAccrditation Les auditeurs

Sans suivi des mises jour : Tout demandeur

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3.
3.1.

GENERALITES ET ORGANISATION DES DOCUMENTS VISES

Documentation du systme de management

La documentation du systme de management couvre lensemble des politiques gnrales et des moyens mis en uvre pour assurer la qualit des prestations. 3.2. Organisation de la documentation
Bases lgales et normatives (0-**)

Politiques
(1-**)

Critres daccrditation et ligne directrices (2-***) Instructions lusage de tiers (4-**)

Procdures de gestion (3-**) Instructions secrtariat (5-**)

Listes et formulaires (6-***) Informations (7-**)

La numrotation ** va de 01 99. La numrotation 2-*** est organise comme suit: 001 099: Commun 101 199: Laboratoires 201 299: Inspection 301 399: Certification 401 499: Applications pour des secteurs spcifiques. La numrotation 6-*** est organise comme suit: 001 099: Listes en rapport avec BELAC 101 199: Check lists pour lvaluation de la conformit avec les exigences dune application 201 299: Formulaires utiliser au sein du systme daccrditation 301 399: Formulaires utiliser par le secrtariat 401 499 Modles de rapports daudit

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La documentation est organise en 6 niveaux. 3.2.1. Bases lgales et normatives de laccrditation, srie 0-** Ce niveau reprend les documents lgaux qui sont la base de laccrditation. Sont viss : les lois, arrts royaux et arrts ministriels qui constituent la base lgale de fonctionnement; les rglements, dcisions nationales ou internationales ou autres textes lgislatifs en relation avec les activits daccrditation pour autant quils soient difficilement accessibles via les sources de documentation conventionnelles. En raison de leur nature, les documents de ce niveau ont un caractre contraignant et ne peuvent tre modifis par BELAC. 3.2.2. Politiques, srie 1-** Cette srie est compose des documents qui dcrivent les politiques gnrales de BELAC. Le document le plus important de cette srie est le manuel de qualit. Le manuel de qualit : peut tre complt par des documents dcrivant des politiques spcifiques; fait rfrence des documents qui dtaillent les bases lgales et normatives, les critres et la procdure daccrditation ainsi que les moyens mis en uvre pour assurer la qualit des prestations. Ces documents ont un caractre contraignant. 3.2.3. Lignes directrices et critres daccrditation spcifiques, srie 2-*** Cette srie est compose des documents qui dtaillent : les lignes directrices pour la mise en application des exigences gnrales daccrditation; les exigences sectorielles ou spcifiques. La plupart de ces documents sont spcifiques pour un domaine daccrditation. Ils sont organiss comme suit : 001 099: Commun 101 199: Laboratoires 201 299: Inspection 301 399: Certification 401 499: Applications pour des secteurs spcifiques. Ces documents ont un caractre contraignant. 3.2.4. Procdures daccrditation, srie 3-** La srie est compose des documents de procdure directement applicables dans le cadre de la gestion de BELAC et pour l'excution des procdures d'accrditation. Ces documents ont un caractre contraignant. 3.2.5. Instructions, sries 4- ** et 5- ** Les procdures peuvent tre compltes par des documents dinstruction dont le caractre contraignant ou de guidance est prcis clairement, en fonction du sujet, dans le document luimme.
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Ces instructions comportent entre autres : des instructions destines aux accrdits, aux auditeurs et aux experts, srie 4-**. Ces documents couvrent notamment lorganisation des missions daudit (rdactions des rapports, check listes, ), des prcisions relatives la faon de prendre en compte diffrents critres gnraux, . des instructions qui rgissent les activits du Secrtariat, srie 5-**. Ces instructions couvrent en particulier la gestion : des sances des instances et comits; des dossiers individuels des auditeurs; des dossiers individuels des organismes accrdits ou en voie d'accrditation. 3.2.6. Listes et formulaires, srie 6-*** Seules les listes nominatives, banques de donnes et formulaires-types qui rsultent de l'application des procdures et instructions sont gres selon les modalits du prsent document. La srie 6-001 jusqu 6-099 contient les listes en relation avec BELAC, par exemple: les listes des organismes accrdits; les listes des membres des instances et comits; la liste des documents en vigueur; La srie 6-101 jusqu 6-199, contient les check lists pour lvaluation de la conformit avec les exigences dune application spcifique, par exemple: Check list pour lvaluation de la conformit suivant les exigences de la norme NBN EN ISO/IEC 17025 La srie 6-201 jusqu 6-299, contient les formulaires utiliser dans la procdure daccrditation, par exemple: formulaire de demande daccrditation; formulaire de note de frais. La srie 6-301 jusqu 6-399 contient les listes utilises par le secrtariat pour la gestion des dossiers. La srie 6-401 6-499 reprend les modles de rapports daudit pour chaque application daccrditation. 3.2.7. Informations, srie 7-** Ce niveau est compos de deux sries de documents : des documents caractre informatif ou promotionnel rdigs par BELAC ; certains documents de guidance manant d'autres organisations et transmis pour information au systme d'accrditation lui-mme et/ou aux organismes accrdits.

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4.

IDENTIFICATION, LANGUE
Identification

PRESENTATION

ET

TERMINOLOGIE/

4.1.

4.1.1. Code didentification ex.: BELAC 1-23 Rev 4-yyyy Tous les documents faisant partie du systme de management portent une identification qui mentionne les lments suivants: la srie laquelle le document appartient (ex. 1) et son numro l'intrieur de la srie (ex. 23); le statut de rvision du document (ex.4) avec un indice fix 0 pour le document initial; lanne dapprobation du document (ex. yyyy).

Lindice de rvision et lanne dapprobation sont remplacs par la date de mise jour dans le cas de documents ncessitant des mises jour frquentes (ex : listes). ex.: BELAC 1-23 Rev yyyy.mm.dd Les codes didentification spcifiques chaque srie de documents tels que dcrits sous 3.2 sont les suivants : BELAC 0-xx Documents lgaux et normatifs BELAC 1-xx Politiques BELAC 2-xxx Lignes directrices et critres daccrditation spcifiques BELAC 3-xx Procdures BELAC 4-xx Instructions lusage des tiers BELAC 5-xx Instructions lusage du secrtariat BELAC 6-xxx Listes et formulaires BELAC 7-xx Informations Durant la priode o le document est en cours de rdaction ou de rvision, cette version (non encore applicable) ou draft est identifie comme suit : ex.: BELAC 1-23 Rev 4 draft 5- yyyy.mm.dd 4.1.2. Versions linguistiques Les diverses versions linguistiques des documents portent le mme code d'identification.

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4.2.

Prsentation

Chaque fois que possible et en tout cas pour les documents des niveaux 1, 2 et 3, les documents sont prsents de manire uniformise. Les caractristiques essentielles sont dfinies ci-dessous. 4.2.1. Page de garde (exemple : page de garde du prsent document) La page de garde comporte : le symbole BELAC; le titre du document et son code d'identification; la date de mise en application ; celle-ci est fixe, en fonction du contenu du document, de manire laisser aux destinataires concerns un dlai raisonnable pour intgrer les nouvelles dispositions dans leur pratique quotidienne. 4.2.2. Pagination La pagination reprend l'entiret du code d'identification du document. 4.2.3. Structure du document Chaque document prsente successivement : un historique du document (voir 4.2.4.); une introduction qui dfinit l'objet et le champ d'application et fait rfrence aux documents lgaux, normatifs ou de procdures concernes. Sauf mention contraire, la rfrence porte toujours sur la version la plus rcente du document cit; les groupes de destinataires; le corps du document. Une table des matires sera rdige si le corps du document dpasse une dizaine de pages. 4.2.4. Suivi des modifications Les parties modifies d'un document par rapport sa rvision prcdente sont identifies dans lhistorique du document par une description des motifs de la rvision et l'identification des parties affectes. Au cours du dveloppement dune nouvelle rvision durant la phase draft, les modifications sont indiques explicitement: pour le texte liminer, par mise en couleur bleue et barr en bleu; pour le texte ajout, par mise en couleur rouge et soulign en rouge.

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4.3.

Terminologie et utilisation des langues

Toutes les procdures sont rdiges en nerlandais et en franais. Un nombre limit de procdures est rdig en anglais, lorsque les conditions limposent, par exemple les documents qui interviennent dans le cadre des obligations lies aux accords de reconnaissance mutuelles, ou pour une accrditation ltranger. En cas de traduction par BELAC d'un document vers une langue autre qu'une des langues nationales, il est fait mention de la version originale qui fait foi. Les documents rdigs dans les langues nationales font foi. BELAC peut dcider, sur avis de la Commission de la Coordination, de diffuser des documents dans la langue originale en particulier quand il sagit de - documents caractre informatif manant dautres organisations ; - documents internationaux caractre obligatoire, qui sont alors repris comme document BELAC obligatoire, sans aucune adaptation du contenu et dans leur langue originale.

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5.

MODALITES DE REDACTION, APPROBATION, VERIFICATION ET REVISION

Rdaction

5.1.

Le secrtariat est charg de la rdaction dun nouveau document ou de la rvision dun document existant, le cas chant en coopration avec le Bureau daccrditation, un comit sectoriel ou une instance comptente. Le responsable qualit veille ce que la proposition qui sera prsente lorgane de BELAC charg de son approbation soit conforme aux exigences mentionnes au chapitre 4 du prsent document 5.2. Approbation

Les documents des sries 1, 2 et 3 doivent tre formellement approuvs par la Commission de Coordination. Toute approbation de document est documente au procs-verbal de la runion de la Commission de Coordination. Les documents des sries 4, 5, 6 et 7 sont approuvs par la Direction de BELAC, le cas chant aprs avis du Bureau dAccrditation, dun comit sectoriel ou dune instance comptente ou de la Commission de Coordination. 5.3. Vrification

Le responsable qualit veille la mise en forme de la version dfinitive du document, pour assurer entre autres : la prise en compte des modifications demandes lors de l'examen pralable l'approbation; la cohrence de la prsentation et de la terminologie employe dans l'ensemble de la documentation qualit; la cohrence des diverses versions linguistiques. 5.4. Rvision

Le responsable qualit est charg de la mise jour de la documentation qualit. En ce qui concerne les documents des sries 1, 2 et 3 pour lesquels une approbation formelle par la Commission de Coordination est prvue, des adaptations peuvent tre apportes sans approbation formelle par la Commission mais aprs approbation de la Direction de BELAC, pour autant que ces modifications soient limites des mises jour ou nentranent pas de modification significative du contenu. La Commission est informe des mises jour effectues.

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6.
6.1.

DISTRIBUTION
Responsabilit de la distribution

Le secrtariat est le seul organe habilit pour la distribution des versions authentiques des documents faisant partie du systme qualit de BELAC. 6.2. Destinataires

Chaque document mentionne explicitement les groupes de destinataires. 6.3. Modes de distribution

La diffusion est ralise par la mise disposition systmatique des documents sur le site internet. Les versions en format lectronique telles que disponibles sur le site internet de BELAC sont seules considres comme authentiques. Les membres des instances et comits, le personnel du secrtariat, les organismes ayant introduit une demande ou dj accrdits ainsi que les auditeurs sont avertis des modifications des documents qui les concernent directement. Une liste des documents en vigueur, BELAC 6-001, est rgulirement actualise et est disponible sur le site internet ou sur support papier sur demande.

7.

ARCHIVAGE

Pour chaque document, le responsable qualit assure l'archivage de loriginal de la version en cours et d'un exemplaire des versions prcdentes. L'archivage des documents est maintenu pour une priode minimum de 12 ans. ___________________________________________________________________________

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