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Livre blanc

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GED 2011-2012

GED : les meilleures


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PREAMBULE
SMILE
Smile est une socit d ingnie!rs e"#erts dans la mise en uvre de sol!tions o#en so!rce et lintgration de systmes appuys sur lopen source. Smile est membre de lAPRIL lassociation pour la promotion et la d!ense du logiciel libre du PL$SS le rseau des entreprises du "ogiciel "ibre en #le$de$%rance et du %&LL ' le conseil national d! logiciel libre. S(ile co(#te #r)s de *++ collaborate!rs dans le (onde dont plus de &'' en %rance (novembre )'**+ ce ,ui en !ait le premier intgrateur franais et europen de solutions open source. -epuis )''' environ S(ile ()ne !ne action active de veille tec,nologi-!e ,ui lui permet de dcouvrir les produits les plus prometteurs de lopen source de les ,uali!ier et de les valuer de manire . proposer . ses clients les produits les plus aboutis les plus robustes et les plus prennes. Cette dmarche a donn lieu . to!te !ne ga((e de livres blancs couvrant di!!rents domaines dapplication. "a gestion de contenus ()''/+ les portails ()''&+ la business intelligence ()''0+ la virtualisation ()''1+ la gestion lectroni,ue de documents ()''2+ les 34#s5673s ()''2+ les 839 open source ()'':+ les %ire;all et Contr<le de !lu= ()'':+ les >iddle;are orients messages ()'':+ lecommerce et les 7seau= Sociau= d?6ntreprise ()'*'+ et plus rcemment le 4uide de lopen source et 9oS@" ()'**+. Chacun de ces o!vrages #rsente !ne slection des (eille!res sol!tions o#en so!rce dans le domaine considr leurs ,ualits respectives ainsi ,ue des retours de=prience oprationnels. Au !ur et . mesure ,ue des solutions open source solides gagnent de nouveau= domaines Smile sera prsent pour proposer . ses clients den bn!icier sans ris,ue. Smile apparaBt dans le paysage in!ormati,ue !ranCais comme le #restataire intgrate!r de c,oi" pour acco(#agner les plus grandes entreprises dans ladoption des meilleures solutions open source. Ces dernires annes Smile a galement tendu la gamme des services proposs. -epuis )''& un dpartement consulting accompagne nos clients tant dans les phases davant$ proDet en recherche de solutions ,uen accompagnement de proDet. -epuis )''' Smile dispose dun studio graphi,ue devenu en )''1 Smile -igital agence interactive proposant outre la cration graphi,ue une e=pertise e$marEeting ditoriale et inter!aces riches. Smile dispose aussi dune agence spcialise dans la T>A (support et le=ploitation des applications+ et dun centre de !ormation complet Smile Training. En.in/ S(ile est i(#lant 0 Paris/ Lille/ L1on/ 2renoble/ &antes/ Bordea!"/ Poitiers/ Ai"3en3#rovence et Mont#ellier. Et #rsent gale(ent en Es#agne/ en S!isse/ a! Benel!"/ en U4raine et a! Maroc.

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6UEL6UES REFERE&%ES 7E SMILE


S>#"6 est !ier davoir contribu au !il des annes au= plus grandes ralisations Feb !ranCaises et europennes. 8ous trouveG ci$dessous ,uel,ues clients nous ayant adress leur con!iance.

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2estion doc!(entaire 4enerali H6C Serima= 3ierre Audoin Consultant Alstom 3o;er services 9etas@ CS in!ormati,ue S9C% $ -irection du matriel >aGars 6-% 7I- 6-% 9uclaire Conseil 7gional du Centre "eroy >erlin 3rimagaG 7enault %* #97#A >inistre belge de la Communaut %ranCaise #97#A A3A86 JC%%... Sites Internet 6># >usic Salon de lAgriculture >aGars Areva Socit 4nrale 4Btes de %rance 3atrice 3ichet 4roupama 6co$6mballage C%ne;s C6A 3risma 3ub 8olia 97K KC-ecau= '* #n!ormati,ue Spie 3SA Loiron "arousse -assault$Systmes Action Contre la %aim L93 3aribas Air 3ays de "oire %orum des #mages #%3 LH8 Me>edical 4allimard Cheval >ag A!ssaps Lenetau= Carre!our A4)7 "a >ondiale 4roupe Layard Association de la 3rvention 7outire Secours Catholi,ue Canson 8eolia Louygues Telecom C9#"N Portails/ Intranets et S1st)(es d In.or(ation H6C Louygues Telecom 3risma 8eolia ArDo;iggins #9A 3rimagaG Croi= 7ouge 6urosport #nvivo %aceo ChOteau de 8ersailles 6urosport #psos 8SC Technologies Sane! 6=plorimmo Lureau 8eritas 7gion Centre -assault Systmes %ondation dAuteuil #97A 4aG 6lectricit de 4renoble 8ille de 9iort >inistre de la Culture 3agesKaunes AnnoncesN E3%o((erce Prys "a Halle 4ibert Koseph -e -ietrich Adenclassi!ieds >aci! %uret du 9ord 4Btes de %rance Cami! Collectivit 43dis 3roDecti! 6TS Lain I Spa Qves 7ocher Louygues #mmobilier 9estl Stanhome A8% 3rimdical CC# 3ompiers de %rance Commissariat . l6nergie Atomi,ue Sno;leader -arDeelingN

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ERP et 7cisionnel 8eolia "a 3oste Christian "ouboutin 6veha Sun7 Home Cin Solutions 3ub Audit 6!!ia %rance )/ 3ublicis iCas,ue 9omadvantage 4ets 9ouvelles %rontires Anevia Kus de %ruits de >oora 6space "oggia Lureau 8eritas SEyrocE "a!arge Cadremploi >eilleurmobile.com 4roupe 8inci #6-O> (Lan,ue de %rance+ Carre!our Kardiland Trsorerie 4nrale du >aroc 8ille de 4enve 6SC3 So!ia %aiveley Transport #97A -eloitte Qves 7ocher 6TS -4AC 4eneralitat de Catalunya 4ilbert Koseph 3erouse >dicalN

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In.rastr!ct!re et 9berge(ent Agence 9ationale pour les Ch,ues 8acances 3ierre Audoin Consultants 7e=el >otor 3resse OS6O Sport)/ 6co$6mballage #nstitut >utualiste >ontsouris 6TS #onis OsmoG S#-6" Atel Hotels Cadremploi S6T7A4 #nstitut %ranCais du 3trole >utualit %ranCaiseN

Consulter nos r!rences en ligne . ladresse R httpR55;;;.smile.!r5clients.

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%E LI;RE BLA&%
Ce document a pour obDecti!s de prsenter notre approche de la gestion documentaire notamment par rapport . la gestion de contenu et de vous apporter une aide au choi= d?une solution logicielle pour vos proDets. 3our cela nous vous proposons !ne anal1se des r#onses a##ortes #ar !ne slection de sol!tions o#en so!rce . des problmati,ues concrtes ainsi ,u!ne a##roc,e en ter(es de (t,odes #o!r vo!s orienter dans la mise en uvre de votre proDet.

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#l ne sagit ni dun rpertoire de solutions ni dune approche thori,ue de la gestion de contenu documentaire mais bien dune con!rontation entre la ralit des besoins et le march de la 46- (4estion 6lectroni,ue de -ocuments+ open source. Si les solutions open source rpondent trs bien . de nombreu= besoins. "e savoir$!aire spci!i,uement documentaire demeure avant les outils le principal enDeu des proDets de 4estion 6lectroni,ue de -ocuments ou de 4estion de Contenus d?6ntreprise (6C>+. Ainsi cet ouvrage se!!orce de runir R une approche gnrale des notions sous$Dacentes de la gestion documentaire !ondements mthodologi,ues des proDets de 46une description des grandes !onctionnalits attendues pour ce type de proDet et de leurs enDeu= un recensement des principales solutions open source de gestion de contenu documentaire une prsentation des meilleurs outils une valuation de leurs !orces de leurs limites de leur maturit %e livre blanc est le rs!ltat de reto!rs d e"#riences collecti.s. &o!s serions tr)s ,e!re!" d c,anger avec vo!s s!r le s!<et.

9hsiteG pas . nous transmettre vos avis et valuations sur les produits prsents dans ce livre blanc. Jne seule adresse R contactSsmile.!r

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;ersion =.+
3aru peu aprs ,ue Smile se soit intress au domaine de la 46- open source notamment avec larrive dune ,uipe ddie. 9ous avons voulu proposer une vision de la gestion documentaire . la !ois structurante et oprationnelle pour permettre . tout un chacun de se !aire une opinion et disposer des atouts ncessaires . la mise en place de son proDet.

;ersion 2.+

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Jne mise . Dour importante ralise entre octobre )'': et Danvier )'*'. >ise . Dour des parties mthodologi,ues des retours de=prience de notre p<le d?e=pertise et des volutions du march.

7erni)re version/ la 5.+


"a version T.' est dans la continuit des prcdentes elle vise . intgrer de nouveau= retours d?e=prience et les nouveauts des applications. 9ous avons galement modi!i la liste des applications concernes. "es volutions concernent notamment R lapparition de versions SaaS (So!t;are as a Service+ pour la plupart des acteurs du march de lopen source des amliorations de lintgration des applications avec le poste de travail la mise . Dour des !onctions de cha,ue solution logicielle par rapport . leurs volutions ainsi ,ue leurs !euilles de route volution du panel des solutions compares R aDout de eUo ->S dans le panel initial et retrait de %reedom 6C> du comparati!.

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L $PE& S$UR%E E&


E&?REPRISE

2estion doc!(entaire non o#en so!rce


-e nombreuses solutions e=istent et apportent leurs lots de !onctions et de rponses au= problmati,ues de gestion documentaire. 3armi les plus connues dans le domaine non open source on peut citer -ocumentum d6>C %ile9et d#L> Share3oint de >icroso!t Open Te=t de la socit ponyme Autonomy ou encore 6ver Team du groupe 6ver. #l sagit la plupart du temps de solutions haut de gamme prsentes sur le march de la gestion de contenu depuis plus dune dcennie et ayant intgr au cours du temps de trs nombreuses !onctionnalits bien au$del. de la gestion de contenu documentaire. "e march des solutions propritaires de gestion documentaire suit la mVme tendance ,ue celui des outils de gestion de contenu Feb il y a ,uel,ues annes. "es solutions ,ui demeurent sont soit sur des marchs de niches et incorporent un savoir$!aire mtier important soit disposent dun positionnement trs haut de gamme associ . une notorit ,ui leur permet de continuer . trouver des clients. Sur le !ond il !aut comprendre ,uun diteur . vocation e=clusivement commerciale na pas ,ue des intrVts convergents avec ceu= de ses clients. Certes il volue dans un march concurrentiel et son produit doit Vtre meilleur ,ue ses concurrents mais une !ois sa position bien assise lditeur peut !aire lanalyse suivante R son produit doit Vtre ouvert mais pas trop pour garder la maBtrise du client (vendor locE$in+ son produit doit Vtre per!ormant mais pas trop car laccroissement du nombre de serveurs rime avec laugmentation du nombre de licences vendues son produit doit Vtre robuste mais comple=e car il !aut continuer . vendre des prestations de service et du support son produit doit Vtre utile mais surtout Vtre attracti!. 6n e!!et les dcideurs sont par!ois loigns de la ralit du terrain et un produit trs bien pacEag mais peu voluti! ou ne rpondant pas de !aCon asseG prcise au= attentes oprationnelles peut alors apparaBtre comme la meilleure alternative alors ,ue sa valeur aDoute sera !aible !inalement

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9ous ne disons pas ,ue les diteurs propritaires seraient machiavli,ues au point de rendre leurs produits moins bons ,uils ne pourraient lVtre mais ,ue la priorit stratgi,ue nest pas ncessairement mise sur ces caractristi,ues.

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"analyse >agic @uadrant !or 6nterprise Content >anagement de )'': (;;;.gartner.!r+ !ait mention de plusieurs tendances importantes par rapport . lo!!re 6C>. d?une part le march de la gestion de contenu continue de croBtre alors ,ue nombre de marchs in!ormati,ues se contracte dautre part la gestion de contenu est de plus en plus perCue comme un lment !ondateur de la valeur aDoute des organisations. 6n cons,uence de ,uoi les solutions ,ui grent leurs acti!s numri,ues (digital assets+ doivent Vtre mieu= intgres . leur systme din!ormation mieu= maBtrises par les ,uipes internes et coWter moins cher . maintenir et . !aire voluer

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Ce ,ui !ait prcisment les !orces des solutions open source.

Le c,oi" de l o#en so!rce


"open source gagne cha,ue anne de nouveau= domaines dapplication dans une e=traordinaire dynami,ue. -e nouveau= acteurs sont apparus les diteurs open source et la pertinence de leur business model est auDourdhui dmontre. "es o!!res de solution sont de plus en plus matures et sont de vraies alternatives au= solutions histori,ues propritaires. 8oyons ,uels sont les critres de choi= lis au caractre open source des solutions. Les bn.ices cono(i-!es sont parmi les premires raisons du choi= de solutions open source. >Vme si implmenter une solution ne signi!ie Damais un coWt de proDet nul ne serait$ ce ,uen temps de monte en comptence et dimplmentation. -e nombreuses tudes constatent ,ue le coWt total des proDets open source est signi!icativement in!rieur sur la dure. Les gains constats #o!vant aller de 2+ 0 @+A en .onction d! degr de (at!rit de l o#en so!rce dans le do(aine considr. "e coWt de licence des solutions propritaires est bien entendu le premier !acteur vo,u R il constitue un investissement initial important avant mVme ,ue lad,uation de la solution ne soit prouve. Ceci est accentu par un pri= de prestations ,ui tend . Vtre moins lev dans le domaine de lopen source car louverture du produit !acilite la di!!usion de la connaissance. 6n!in le coWt de possession (maintenance volution+ tend galement . Vtre moins important. Le!r vol!tion ne dpend pas de leur rentabilit ou de considrations marEeting. Tant ,uune communaut sy intresse le produit vivra. La di..!sion du savoir$!aire associ . leur implmentation est garantie par des barrires ,uasi nulles . son ac,uisition (tlchargement et documentation sont libres et accessibles+. La standardisation le respect des normes et standards et l o!vert!re sont dans les gVnes des dveloppeurs open source ,ui cherchent avant tout . ne pas rinventer la roue et . mettre en uvre des solutions per!ormantes.

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"a possibilit de !aire des modi!ications dans les sources est !ondamentale sur le plan thori,ue mais ris,ue sur le plan prati,ue. Ce nest donc pas en ces termes ,uil !aut apprcier louverture mais plut<t dans la capacit . accepter des e=tensions ou . sinter!acer avec dautres applications. La #rennit R la libre disposition des sources est un gage !ondamental de prennit. Cela mVme si il !aut le souligner il nest nullement ncessaire ,ue lentreprise cliente les maBtrise. 6n matire de prennit le pire ,ui puisse arriver . une solution open source est une lente dsa!!ection de la part des communauts gnralement au pro!it dune solution plus prometteuse. Ainsi il est possible ,uil !aille un Dour changer de produit. >ais le phnomne est touDours lent et les utilisateurs ont le temps dorganiser la migration. -ans le cas dun diteur open source il !aut souligner aussi ,ue mVme sil tait un Dour d!aillant il reste touDours possible pour une communaut de reprendre en main le produit et ses volutions cest le principe des licences open source. Ainsi au !ur et . mesure ,ue ces solutions arrivent . maturit le moindre coWt nest plus le premier critre de choi=. 6t ce sont bien les autres ,ualits de lopen source ,ue nous mettons le plus en avant.

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S$MMAIRE PREAMBULE................................................................................................ 2
S>#"6 ................................................................................................................................................................... ) @J6"@J6S 76%6769C6S -6 S>#"6............................................................................................................................... T C6 "#876 L"A9C....................................................................................................................................................... & 867S#O9 *.' ................................................................................................................................................. 0 867S#O9 ).' ................................................................................................................................................. 0 -679#676 867S#O9 "A T.' .............................................................................................................................. 0 "O369 SOJ7C6 69 69T7637#S6.................................................................................................................................. 1 46ST#O9 -OCJ>69TA#76 9O9 O369 SOJ7C6 ...................................................................................................... 1 "6 CHO#U -6 "O369 SOJ7C6............................................................................................................................. 2 SO>>A#76 .......................................................................................................................................................... *'

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2E&ERALI?ES ............................................................................................ =5
3OJ7@JO# J96 SO"JT#O9 -6 46ST#O9 -OCJ>69TA#76 X............................................................................................. *T 376S69TAT#O9 -6S CO9C63TS ................................................................................................................................. */ -OCJ>69T 6"6CT7O9#@J6............................................................................................................................ */ CO9T69J ................................................................................................................................................... */ 46ST#O9 -OCJ>69TA#76 .............................................................................................................................. *& 46ST#O9 -6 CO9T69J F6L ........................................................................................................................... *& 46ST#O9 -6 CO9T69J................................................................................................................................... *0 46ST#O9 -6 CO9T69J >J"T#>6-#A................................................................................................................. *0 FO7P%"OF (L3>+ ..................................................................................................................................... *1 A7CH#8A46 76CO7- >A9A46>69T (7>+ .................................................................................................... *2 T7A8A#" CO""ALO7AT#% ................................................................................................................................. *2 >OT6J7 -6 76CH67CH6 ................................................................................................................................ *: -6 "A 46- A "6C> ............................................................................................................................................. *: "6 367#>6T76 -6 "A 46- .............................................................................................................................. *: "6 CO9C63T -6C> ..................................................................................................................................... )' 68O"JT#O9 -6S OJT#"S ................................................................................................................................. )* T7A9S"AT#O9 -6S >6THO-6S......................................................................................................................... )* 69K6JU 37#9C#3AJU -6 "A 46- ............................................................................................................................... )) ST7JCTJ7AT#O9 -6S >6TA-O9966S ............................................................................................................... )T 76%6769T#6" -6 C"ASS6>69T ......................................................................................................................... )/ 37#S6 69 CO>3T6 -J CQC"6 -6 8#6 .................................................................................................................. )/ -6>AT67#A"#SAT#O9 6T T7A9S%O7>AT#O9 9J>67#@J6 ...................................................................................... )&

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LES S$LU?I$&S 7E 2ES?I$& 7$%UME&?AIRE .......................................... 2*


A"%76SCO ............................................................................................................................................................ )0 9JU6O................................................................................................................................................................ ): 6UO ->S ........................................................................................................................................................... T) P9OF"6-46 T766................................................................................................................................................. T/ KAH#A .................................................................................................................................................................. T& >AA7CH ............................................................................................................................................................. T0 AJT76S SO"JT#O9S ............................................................................................................................................... T2 @JOT67O ................................................................................................................................................... T2 "O4#CA"-OC .............................................................................................................................................. T:

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LES F$&%?I$&&ALI?ES.............................................................................. 8=
>6TA-O9966S .................................................................................................................................................... /* 46ST#O9 -6S 867S#O9S .......................................................................................................................................... /0 7YS678AT#O9 (CH6CP$#95CH6CP$OJT+ ............................................................................................................. /0 #9C76>69TAT#O9 -6S 867S#O9S ..................................................................................................................... /0 76%6769T#6" -6 C"ASS6>69T .................................................................................................................................. /1 TQ36S -6 76%6769T#6"S ................................................................................................................................. /1 JT#"#SAT#O9 -6S 76%6769T#6"S ....................................................................................................................... &' >OT6J7 -6 76CH67CH6 ......................................................................................................................................... &T %O9CT#O9S -6 LAS6 ..................................................................................................................................... &T %O9CT#O9S A8A9C66S .................................................................................................................................. &/ 9J>67#SAT#O9 .................................................................................................................................................... &0 3#"OTA46 -6 SCA9967 6T 376 #9-6UAT#O9 ....................................................................................................... &0 76CO99A#SSA9C6 AJTO>AT#@J6 ................................................................................................................... &0 46ST#O9 -6S -7O#TS.............................................................................................................................................. &2 9#86AJU -6 46ST#O9 .................................................................................................................................... &2 46ST#O9 -6S 37O%#"S.................................................................................................................................... &2 A99JA#76 6T SSO ....................................................................................................................................... &: %O9CT#O9S CO""ALO7AT#86S .................................................................................................................................. 0' FO7P%"OF ......................................................................................................................................................... 0* FO7P%"OF -OCJ>69TA#76.......................................................................................................................... 0) FO7P%"OF >6T#67 OJ L3> ........................................................................................................................ 0) 764"6S -6 46ST#O9 ............................................................................................................................................... 0/ %O9CT#O9S -6 46ST#O9 ................................................................................................................................ 0/ >OT6J7 -6 764"6S...................................................................................................................................... 0& 46ST#O9 -J CQC"6 -6 8#6 ....................................................................................................................................... 01 3O"#T#@J6 -6 CO9S678AT#O9......................................................................................................................... 01 A7CH#8A46 ................................................................................................................................................. 01

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%O7>AT -6 %#CH#67 ...................................................................................................................................... 02 A7CH#8A46 9J>67#@J6 A 8A"6J7 37OLA9T6 ................................................................................................... 1' 46ST#O9 -6S -OSS#67S........................................................................................................................................... 1* 9OT#O9S 76"AT#86S A "A Z 46ST#O9 -6 -OSS#67S [ ............................................................................................ 1* "6S OJT#"S -6 "A 46ST#O9 -6 -OSS#67S ............................................................................................................ 1) #>3O7T56U3O7T................................................................................................................................................... 1/ 46ST#O9 -6S 6>A#"S ............................................................................................................................................. 1& #9T647AT#O9 -6 "A 46-........................................................................................................................................ 11 #9T647AT#O9 T6CH9#@J6 ....................................................................................................................................... 2'

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SC&?9ESE ................................................................................................. @:

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2E&ERALI?ES
P$UR6U$I U&E S$LU?I$& 7E 2ES?I$& 7$%UME&?AIRE D
"a dcision de dployer une solution de gestion documentaire rsulte encore souvent dune crise ou dune tension dans la gestion de lin!ormation \ une situation ,ui ncessite la mise en place dune organisation #l!s str!ct!re dune traEabilit ou dune meilleure !tilisabilit. "in!ormati,ue est le plus souvent le meilleur moyen de !ournir une rponse adapte. "es crises peuvent se mani!ester de diverses !aCons R limpossibilit de reconstituer un dossier client complet dans un dlai raisonnable de retrouver la dernire version dun document lectroni,ue ,ui a ncessit des Dours de travail etc. Lien ,uinsidieuse dans notre re hautement numri,ue la crise la #l!s .r-!ente est #robable(ent la F #erte #ar dil!tion G. -ilution dune in!ormation importante dans un ensemble beaucoup trop vaste. #l y a perte de connaissance ou de mmoire au niveau de lorganisation. "es tensions rsultent de di!!icults chroni,ues dans lusage des documents ou de temps perdu. "e temps perdu en recherche est le !acteur le plus !r,uemment cit. "a rutilisation de documents e=istants est galement problmati,ue lors,ue des ensembles documentaires autonomes croissent dans lorganisation \ le!!icacit du travail peut alors Vtre largement dgrade du !ait dun man,ue dorganisation de traCabilit ou simplement de visibilit dans lorganisation documentaire. Il s agit ici de #erte de #rod!ctivit. 9otons par ailleurs ,ue la gestion documentaire !ait partie des #rocess!s -!alit (#SO :''* */''* notamment+ et si lutilisation dun logiciel de gestion documentaire nest pas re,uise pour sy con!ormer elle permet de bn!icier pleinement de lapplication des normes en matire de gestion documentaire au$del. de la stricte application des critres ,ualit. "e retour sur investissement peut Vtre comple=e . calculer pour ce type dapplication. #l dpend de critres souvent immatriels dont lvaluation la plus !ine est dans la comparaison avant5aprs critres ,ui plus sont souvent di!!iciles . ,uanti!ier numri,uement. 9anmoins il sagit encore dune mthode incontournable pour prouver lintrVt dun proDet et on trouve souvent des critres d?valuation de bon sens et conte=tuels ,ui donnent toute satis!action. -s ,ue cest possible il est intressant dvaluer des donnes obDectives et de !i=er des obDecti!s damlioration pour ce type dapplication. On peut citer par e=emple R le temps de traitement des courriers dans le cas dune 46- de correspondance \ le tau= de bonne application des normes et procdures dans le cas dune 46- ,ualit \ le temps de traitement du renouvellement des contrats pour une contrath,ue ou le tau= de doublons dune mVme image dans lorganisation pour une application de gestion de mdiasN

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PRESE&?A?I$& 7ES
%$&%EP?S 9ous nous e!!orCons ici de positionner la gestion documentaire vis$.$vis dun certain nombre de domaines ou de notions conne=es. "es concepts prsents ci$dessous ne reprsentent pas le=haustivit de lenvironnement de la gestion documentaire mais nous semblent ncessaires pour bien apprhender nos e=plications.

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7oc!(ent lectroni-!e
"a notion de document si elle ne pose gure de problme dans un univers matriel doit Vtre prcise ds lors ,uil sagit de documents lectroni,ues de !ichiers. 9otre approche de la gestion documentaire prend l?acception issue de la norme #SO R F Un doc!(ent est l ense(ble constit! d !n s!##ort d in.or(ation et des donnes enregistres s!r cel!i3ci/ so!s !ne .or(e en gnrale #er(anente et lisible #ar l ,o((e o! #ar !ne (ac,ine. G 6n matire de documents lectroni,ues le support est un !ormat de !ichier. Jn !ichier est cr modi!i et rendu lisible par une application. 3ar e=emple un document Z .doc [ est cr modi!i et rendu lisible par lapplication >icroso!t Ford. "es in!ormations ,uant . elles sont des donnes in!ormati,ues comprises dans lenveloppe du !ichier. 9ous verrons plus loin ,ue les applications de 46- introduisent la notion dobDet documentaire ,ui runit conceptuellement le !ichier et les mtadonnes ,ui lui sont attaches.

%onten!
"e terme Z contenu [ est employ pour dsigner un co(#osant in.or(ati. co,rent. "obDet documentaire comme cit plus haut est un contenu. "e terme sappli,ue . toute in!ormation numri,ue porteuse de sens. Les conten!s sont/ le #l!s so!vent/ str!ct!rs c?est$.$dire constitus dun ensemble de champs din!ormation. -ans ce cas on parle de contenus documentaires ou structurs. #l est par!ois di!!icile de !aire la di!!rence entre un ensemble de contenus et un document lectroni,ue. Cest souvent le conte=te dutilisation et les traitements raliss ,ui permettent de distinguer la nature de lin!ormation et le domaine !onctionnel concern et de d!inir le meilleur type doutil pour la grer.

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@uel,ues e=emples ,ui peuvent Vtre considrs comme un document et5ou comme un contenu pour illustrer notre propos R une brve sur un site dactualit une revue darticles de presse une image et sa lgende une !iche descriptive de produit une notice de document un catalogue de produits en !ormat 3-% un module documentaire en !ormat SCO7>.

2estion doc!(entaire
$b<ecti. 3rendre en charge le stocEage le partage et la restitution de documents lectroni,ues. #l s?agit maDoritairement de systmes grant des !ichiers incluant un !ond (le contenu in!ormati!+ et une !orme (lenveloppe de prsentation+. 4estion de documents lectroni,ues.

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$rientation ?er(es rencontrs

StocEage partage recherche. 46- $ 4estion 6lectroni,ue de -ocument 6->(S+ $ 6lectronic -ocument >anagement (System+ ->S -ocument >anagement System.

2estion de conten! Web


$b<ecti. 3rendre en charge la rdaction la validation et la mise en ligne de contenus . destination de sites ;eb. >ise en ligne din!ormation. -i!!usion restitution de contenus structurs et5ou ditoriau= contribution au second plan. FC> $ Feb Content >anagement C>S Content >anagement System souvent employ pour dsigner la gestion de contenu Feb.

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2estion de conten!
$b<ecti. 3ermettre la gestion des contenus numri,ues au travers de !onctions de conception di!!usion utilisation recherche et archivage. On peut considrer la gestion de contenu comme un surensemble pour la 46- et le FC>. "es solutions de gestion de contenu incluent le plus souvent des aspects procdurau= de ;orE!lo; (L3> Lusiness 3rocess >anagement+ et de travail collaborati! (4roup;are+.

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"a gestion de contenu dentreprise (6C>+ est le concept le plus rcent de la gestion din!ormations numri,ues puis,uelle adresse . la !ois lin!ormation structure et non structure sur lensemble des tapes du cycle de vie des contenus numri,ues. 4estion des contenus au sens large c?est$.$dire l?intgration des outils de 46- de FC> par!ois mVme de portail. C>S Content >anagement System 6C> 6ntreprise Content >anagement L3> Lusiness 3rocess >anagement 6#> $ 6nterprise #n!ormation >anagement.

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?er(es rencontrs

A noter ,uon rencontre par!ois le terme de gestions de contenu dans un sens plus limit en voulant dire Z gestions de contenu ;eb [ du !ait de lamalgame histori,ue avec les C>S prcurseur de ce type doutil ddi au= sites internet.

2estion de conten! (!lti(dia


$b<ecti. 4rer les spci!icits des Z acti!s multimdias numri,ues [ (les -igital Assets anglo$sa=ons+ R images musi,ues et vidos. Contenus images et sons navigation et recherche au sein du r!rentiel gestion spci!i,ue des droits dauteurs. >tadonnes navigation recherche -7> (digital right management+ gestion des volumes importants. -A> -igital Asset >anagement ou gestion des acti!s numri,ues.

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#l sagit dune spcialit au sein de la 46-. -e nombreuses !onctionnalits sont communes ,uant . la catgorisation la gestion des droits et cycles de vie. >ais si les mtadonnes spci!i,ues . la gestion des droits dauteurs peuvent Vtre modlises avec nimporte ,uel outil de 46- certaines !onctionnalits spci!i,ues sont propres au -A> manipulation dimages gestion des droits dauteurs panier de slection e=traction des imagettes (miniature ou thumbnail+ prvisualisation de vidos gestion des descripteurs 6U#% ou #3TC notamment.

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Wor4.loH IBPMJ
$b<ecti. 3ermettre de !ormaliser et de !luidi!ier des processus lenchaBnement de tOches unitaires entre di!!rents acteurs. via

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4estion de processus et de !ormulaires. "e L3> couvre les besoins dinteractions !ormelles entre des acteurs de lactivit de lorganisation ,uil sagisse dhumains ou de systmes puis,ue les processus !ont souvent interagir les deu=. 4estion de tOches attaches . des pro!ils dutilisateur. Cependant il sagit le plus souvent doutils ,ui permettent Z dorchestrer [ des ;ebservices produits par di!!rentes applications en vue dorganiser des actions unitaires simples pour produire un rsultat comple=e. On notera ,ue certains outils sont spcialiss par rapport . des obDets au=,uels ils se rapportent R par e=emple le Z -oc!lo; [ . un document.

$rientation

?er(es rencontrs

L3> Lusiness 3rocess >anagement gestion de !ormulaire ;orE!lo; !lu= de travail cycle de vie instance de processus.

#l est . noter ,ue les processus rencontrs dans l?univers de la gestion documentaire sont trs lis au document. #ls sont e=ploits . des !ins d?orchestration de tOches de validation ou de publication essentiellement. Cela constitue une petite part de ce ,u?il est possible de !aire avec un outil de L3> autonome.

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Arc,ivage ' Record Manage(ent IRMJ


$b<ecti. 3ermettre de grer les phases de vie des documents aprs leur priode dutilit (la -ure dJtilit Administrative+ "a prservation des enregistrements (pices+ darchives. "ensemble du processus de gestion archivisti,ue . mVme de garantir la prise en compte la scurisation la !iabilit et la prennit des archives de lorganisation. 9otons ,ue les applications de 7> sont de plus en plus !r,uemment Z !ondues [ dans les applications de 46-. 6n e!!et il a t dmontr ,ue larchivage est mieu= pris en compte lors,uil est gr ds la cration de la pice darchive (dossier documentN+. ?er(es rencontrs SA6 systme lectroni,ue darchivage 7> 7ecord >anagement archivage archivisti,ue gestion du cycle de vie.

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?ravail collaborati.
$b<ecti. %aciliter le travail de groupes de personnes au moyen doutils ddis souvent de communication ou dinteraction en temps rel (synchrone+ ou di!!r (asynchrone+. 3ar e=emple R email agenda partag ... %aciliter le travail en ,uipe. 3artage din!ormations oprationnelles group;are travail en ,uipe Chat (messagerie instantane+ Llog (mode de communication personnel via des billets thmati,ues+ FiEi (mode de partage din!ormation via la codition de pages+ Agenda partag -ocument multi$auteurs (comme 4oogle -ocs par e=emple ,ui permet la collaboration synchrone et asynchrone+.

Priorit $rientation ?er(es rencontrs

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Mote!r de rec,erc,e
$b<ecti. Priorit $rientation 3ermettre de retrouver une in!ormation e=istante. #nde=ation ou interrogation de bases de contenu. "obDecti! est de permettre au= utilisateurs de retrouver une in!ormation. "es outils de recherche se concentrent dune part sur linde=ation de ces contenus ou lusage dinde= e=ternes dans le cas des mtamoteurs et dautre part sur les outils damlioration de la pertinence (ad,uation de ce ,ui est cherch avec ce ,ui est retourn par le moteur+. >oteur de recherche Search 6ngine S6O (Search engine optimisation+ %indability >eta moteur Cra;ler Oprateur de recherche.

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7E LA 2E7 A L E%M
On constate depuis ,uel,ues annes la prdominance du terme d6C> en remplacement des acronymes ->S et 46-. Au$del. de le!!et de mode cette volution de la Z gestion documentaire [ . la Z gestion de contenu dentreprise [ traduit une certaine ralit.

Le #ri()tre de la 2E7
"a 4estion 6lectroni,ue de -ocuments traite des documents numri,ues. A ce titre une solution de 46- peut intgrer R des o!tils R de numrisation de stocEage de circulation de di!!usion et de recherche notamment des s#ci.icits (tiers R application des procdures ,ualit gestion du cycle de vie rgles de gestion interaction avec des applications mtier etc. des s#ci.icits tec,ni-!es R trans!ormation de !ormat de !ichier prvisualisation de !ichiers multimdias pages Feb contenus structurs groupe de travail etc.

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"es applications de 46- Z pures [ ne=istent ,uasiment plus R elles intgrent pres,ue touDours des !onctions empruntes au= domaines vo,us plus haut ou . des domaines mtier.

Le conce#t d E%M
"a gestion de contenu dentreprise (traduction d?enterprise content management+ regroupe les solutions . mVme de grer l?ensemble des contenus numri,ues d?une organisation. #l s?agit de prendre en compte (ac,urir capturer+ les in!ormations lectroni,ues (structures ou documentaires+ pour les grer (stocEage dition di!!usion+ en rpondant au= e=igences des utilisateurs (ergonomie !onctionnalit+ et au= processus de lorganisation (scurit !iabilit processus+. Lien ,u?essentiellement techni,ue l?6C> intgre donc galement une part importante de mthodes et de modlisation.

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Ce schma vise . positionner les domaines de la 46- du FC> et de l6C> les uns par rapport au= autres et vis . vis dun certain nombre de domaines conne=es.

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&otons en.in -!e la notion de #ortail d entre#rise est .r-!e((ent associe 0 celle d E%M. Lien ,ue !onctionnellement les intersections soient !aibles laspect globalisant des solutions d6C> ne doit pas mas,uer la !inalit !ondamentalement di!!rente des deu= outils. 6=poser les outils5services de lorganisation (portail+ versus grer les contenus de lorganisation. 9otons nanmoins ,ue la capacit pour une solution d6C> ou de 46- . sintgrer . un portail est une ,ualit importante. 9otamment lors,ue le service in!ormati,ue de votre organisation ne souhaite pas agrger dans une seule application lensemble des solutions daccs . lin!ormation.

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Evol!tion des o!tils


"es solutions de 46- taient initialement orientes vers la gestion de !ichiers puis vers la prise en compte de documents spci!i,ues avec une typologie de plus en plus large (mail !ormulaire image vidoN+. "eur volution naturelle est donc de s?intgrer de mieu= en mieu= au= processus de gestion documentaire notamment par une meilleure prise en compte du conte=te d?dition et de la structure des !ichiers document (>S Ford Open -ocument 3-%...+ ,ui permettra demain de traiter les documents comme une agrgation de contenus. "volution de la couverture !onctionnelle des solutions de 46- tend . rsoudre di!!rents problmes lis au= usages. -une part en intgrant la gestion des contenus structurs en parallle de celle des contenus documentaires (on parle par!ois de contenu semi structur+ et dautre part en permettant la ralisation dactions collaboratives pousses. "6C> recouvre le primtre de la 46- et ltend au= autres contenus dentreprise notamment les contenus Feb (FC>+ voire les contenus grs par des applications tierces on parle alors de !dration.

?ranslation des (t,odes


"volution dans la gestion des contenus suit deu= logi,ues bien distinctes R dune part un largissement en termes de contenus grs et dautre part une adaptation des mthodes de gestion . ces contenus drives de la gestion documentaire. On constate en e!!et ,ue nombre des mthodes de l6C> sont issues de la 46-. Jn contenu est souvent considr comme un !ichier (ou un ensemble de !ichiers+ et les actions ,uon appli,ue sapparentent . celles ,uun utilisateur est !amiliaris . appli,uer sur des documents. 7e!" .acte!rs e"#li-!ent cette translation de (t,odes entre 2E7 et E%M R les solutions d6C> sont souvent issues des diteurs de 46- mais cest surtout la transposition du paradigme du document papier au= contenus lectroni,ues ,ui permet au= utilisateurs de sa!!ranchir dune partie de la comple=it porte par la nature des contenus lectroni,ues.

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On constate ,ue les utilisateurs envisagent plus !acilement de grer un contenu considr comme un ensemble cohrent ,ue les morceau= dun Z ,uel,ue chose [ ,ui na pas de !orme et dont il est comple=e de sapproprier le rendu (la !orme+. 6n clair une page de site ;eb est plus !acile . considrer et . manipuler ,ue plusieurs contenus (par e=emple trois images une bannire de publicit et plusieurs blocs de te=te+ ,ui une !ois agencs sur lcran !orment une page Feb.

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E&KEUL PRI&%IPAUL 7E LA 2E7


"a gestion documentaire (46-+ est un domaine avant tout organisationnel contrairement . la gestion de contenu Feb (FC>+ ,ui relve essentiellement de problmati,ues techni,ues. "es o!tils de gestion de conten! Web sorientent vers la di!!usion de contenus structurs R leur mise en !orme leur publication leur !acilit daccs par un large public etc... Alors ,ue les o!tils de gestion doc!(entaire mettent laccent sur les processus de gestion en amont comme la possibilit de raliser une inde=ation riche ou dintgrer des rgles de traitement (;orE!lo; trans!ormation alertes conditionnelles+ par e=emple.

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La (ise en #lace d !ne sol!tion de 2E7 doit donc i(#li-!er les .!t!rs !tilisate!rs de .aEon i(#ortante. &o!s constatons -!e le s!cc)s des d#loie(ents d a##lications de 2E7 re#ose essentielle(ent s!r la bonne !tilisation d !n certain no(bre d o!tils et de #rinci#es dcrits ci3desso!s. "ergonomie de lapplication doit sadapter . lusage dune application de gestion utilise par un nombre important de personnes au mVme titre ,uune application de messagerie par e=emple.

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Str!ct!ration des (tadonnes


"a gestion des documents lectroni,ues sapparente encore souvent . une gestion en aveugle. 6n labsence de !ormats ouverts (voir plus loin+ le document$!ichier est un obDet opa,ue et impntrable pour toutes les applications autres ,ue celle ,ui la cr et donc pour lapplication de 46- ,ui ne connaBt au dpart du document ,ue son nom (le nom du !ichier+ et son type (type >#>6+. "es mtadonnes sont les in!ormations associes au= documents grs. 6lles servent . ,uali!ier les documents leur apporter une in!ormation complmentaire ,ui soit e=ploitable. "a mtadonne est directement utile en tant ,uin!ormation mais surtout elle est la base des !onctions de recherche ou de traitements slecti!s appli,us au= documents. 3our disposer de !onctions avances !n s1st)(e de 2E7 doit #er(ettre d associer a!" doc!(ents des in.or(ations str!ct!res e"#loitables. Cest tout lenDeu des mtadonnes. "es mtadonnes typi,ues incluent par e=emple le titre lauteur la description la langue et la date de publication. #l e=iste des nomenclatures standards de mtadonnes notamment le -ublin Core ,ui d!init *& champs principau= de mtadonnes. -i!!rents mtiers disposent de leur propre standard (musi,ue architecture sant ou archivisti,ue par e=emple+. A!in dapprhender un ma=imum de besoins les solutions doivent donc grer di!!rents Deu= (ou sets+ de mtadonnes en !onction des types de documents et prvoir un large ventail de types de mtadonnes in!ormation te=tuelle (champ te=te+ liste de valeurs issues de tables de r!rences dates ou nombres sur la base des,uels des rgles de gestion pourront Vtre calcules...

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R.rentiel de classe(ent
"a plupart des solutions de gestion de contenu intgrent un ou #l!sie!rs r.rentiels de classe(ent. -s lors ,ue lon parle dorganisation pro!essionnelle de mtiers spci!i,ues et procdures de gestion documentaire il est indis#ensable de dis#oser d !ne str!ct!re serve de colonne vertbrale a! s1st)(e de gestion doc!(entaire ' c est le rMle r.rentiel de classe(ent. Il sNagit de lN!n des o!tils les #l!s i(#ortants. "es usages reposent sur cet outil constituent un !acteur non ngligeable dans le choi= d?une solution. de -!i d! ,ui

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"es outils de 46- sont plus ou moins labors mais permettent a minima de d!inir un plan de classement c?est$.$dire une arborescence hirarchi,ue par rapport . la,uelle sont classs les documents. #ls peuvent aller Dus,u?. permettre de grer des vocabulaires mtiers avec synonyme liens de pro=imit smanti,ue multi$hirarchies et traductions de termes. On parlera alors de thsaurus ou dontologie. "?utilit d?un r!rentiel de classement concerne di!!rentes !onctions R aide . l?inde=ation vocabulaires communs (glossaires+ recherche avance (avec prise en compte des synonymes de la pro=imit smanti,ue par e=emple+ ou encore navigation par !acettes.

Prise en co(#te d! c1cle de vie


3our optimiser la gestion des ressources documentaires il !aut grer leur cycle de vie ,ui stend de leur cration Dus,uau$del. de leur utilit oprationnelle. Jn document est dabord conCu en mettant en uvre un ensemble de processus avant de pouvoir Vtre utilis. 3ar e=emple un contrat est rdig modi!i valid imprim sign puis envoy souvent sous !orme papier. "e cycle de vie inclut toutes ces phases depuis son laboration Dus,u. son archivage d!initi! ou sa destruction. "a gestion du cycle de vie des documents lectroni,ues doit Vtre ralise au moins aussi !inement ,ue celle des documents papier. 6n e!!et du !ait de la !acilit de duplication de transmission et de stocEage des documents lectroni,ues leur nombre est nettement plus important. Ceci induit di!!rents problmes notamment de traCabilit entre versions de capacit . trouver une in!ormation prcise ou encore de volume de stocEage.

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7(atrialisation et trans.or(ation n!(ri-!e
"es solutions de 46- sont . mVme de grer di!!rents types de documents ,uils soient issus dapplications bureauti,ues ou dun processus de numrisation. "a numrisation ou dmatrialisation (galement appele Z dmat [+ consiste en la trans!ormation dun document dun support matriel en donnes lectroni,ues. #l peut sagir par e=emple de la numrisation dun document papier vers un document bureauti,ue dun ensemble de !ormulaires vers une base de donnes de la trans!ormation dun !ilm ou dun enregistrement sonore sur bande en !ichier multimdia etc.. -epuis de nombreuses annes le Z Gro papier [ est prsent comme un obDecti! mVme si tous saccordent sur le !ait ,ue le Gro ne sera probablement Damais atteint. "a dmatrialisation permet nanmoins de bn!icier des avantages du numri,ue sur lensemble des contenus dmatrialiss. Certaines organisations ont intgr cela et leurs proDets de gestion din!ormations sorientent vers le Z tout en un [ ,ui permet de bn!icier daccs et de modes de gestion uni!is pour tous les contenus ,uils soient physi,ues et numri,ues.
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LES S$LU?I$&S 7E 2ES?I$&


7$%UME&?AIRE

ALFRES%$
Al!resco (;;;.al!resco.com+ est un diteur anglais !ond en )''& par d?anciens dirigeants de -ocumentum et Lusiness ObDect. "a socit est auDourd?hui prsente directement en Angleterre %rance et au= 6tats$Jnis. Al!resco est une solution crite en K66 ,ui propose lensemble des !onctionnalits attendues R mtadonnes types de documents ;orE!lo; documentaire et avanc gestion de catgories outils de collaboration recherche gestion de plusieurs bases indpendantes gestion de contenu Feb.

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"outil se distingue par di!!rents apports R une orientation rsolument collaborative . la !ois au niveau des !onctions et des inter!aces une architecture !onctionnelle et techni,ue de trs bon niveau lui permettant de se positionner sur des 46- de trs grandes organisations. Al!resco est trs ouvert et les dveloppements se !ont au moyen dA3#s et doutils nombreu= et bien documents les rgles de gestion directement accessibles au= utilisateurs leur permettent de dporter une part des amnagements !onctionnels au niveau des gestionnaires et non plus des dveloppeurs ou des administrateurs un composant de gestion des contenus ;eb parallle . la gestion documentaire. Ce module est ddi . la gestion des contenus Feb et non . leur distribution sur des serveurs distants l?inter!ace Share en passe de supplanter l?inter!ace histori,ue apporte une inter!ace prVte . l?emploi pour la collaboration

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les !acilits dintgration avec le poste de travail un module de 7ecord >anagement c?est$.$dire de gestion darchives bas sur la norme amricaine -o- &'*&.') (Smile a dvelopp des modules ddis . la gestion d?archives orients sur les rgles europennes $ >ore, notamment+ un !rame;orE de conception dinter!aces souple et puissant R SJ7% des modules techni,ues avancs tels ,ue le load balancing ou la gestion de plusieurs instances dans une seule installation (multi tenancy+ une visibilit trs importante sur la scne internationale du !ait de sa communication de son activit marEeting et du grand nombre de clients

Al.resco est dis#onible en de!" versions R une version Z "abs [ gratuite sous licence 43" et une version Z 6ntreprise [ ,ui donne accs . la garantie de lditeur au= modules de 7> (7ecord >anagement+ et de clustering intgr ainsi ,uau= mises . Dour intermdiaires. "e montant de cette souscription dpend de di!!rents !acteurs R le niveau de service de support attendu (S"A+ les modules mis en uvre et le nombre de processeurs utiliss. 9otons ,u?une distribution complmentaire e=iste dnomm Team ,ui permet de bn!icier d?une version limite et peu volutive ddie essentiellement . tester Al!resco.

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Cette solution dispose dune !orte dynami,ue de dveloppement ainsi ,ue dune communaut dutilisateurs et de dveloppeurs importante. On notera le=istence du site Al!resco %orge (httpR55!orge.al!resco.com+ ,ui hberge de nombreu= plug$ins.

La version 5.8/ sortie en <anvier 2+==/ int)gre de no(bre!ses a(liorations/ #ar(i les-!elles no!s citerons O amliorations notables de linter!ace collaborative Al!resco Share avec notamment la gestion des droits des ;orE!lo;s une notion de datalist (tableur simpli!i+

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amlioration du module FC> avec l?adDonction de Feb @uicE start amlioration des !onctions de 7ecord >anagement (7>+ et des !onctions d#n!ormation "i!e Cycle (#">+ avec notamment la gestion des supports de stocEage di!!rentiel compatibilit avec C>#S (la norme dinteroprabilit des systmes d?6C> . la,uelle participe notamment 6>C -ocumentum >icroso!t Sharepoint 9u=eo...+ !rame;orE de r#lication de conten! distrib! entre di..rents entre#Mts de donnes amlioration des intgrations avec les portails KA8A notamment "i!eray

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&ULE$
9u=eo (;;;.nu=eo.!r+ est une socit !ranCaise ditrice de la solution de 46- open source du mVme nom depuis )''*. 9u=eo 6nterprise 3late!orm est le rsultat de la migration en Kava de la prcdente version base sur Mope 3ython. "a socit est auDourd?hui prsente en %rance et au= 6tats Jnis. 9u=eo est une solution complte de gestion de contenu dentreprise R mtadonnes types de documents ;orE!lo; avanc gestion de catgories !onctions de collaboration recherche gestion de contenu comple=e (;eb multi !ichiers structurs+ gestion multi$bases etc.

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"outil se distingue par di!!rents aspects R son diteur de thmes ,ui permet de personnaliser linter!ace la notion de F relations G ,ui permet de raliser des liens typs entre contenus. "e typage est rcipro,ue et permet de lier aussi bien des lments internes . 9u=eo ,ue=ternes (J7"+ par e=emple Z est la traduction de 5 est traduit de [ ou Z a pour pice Dointe 5 est la pice Dointe de [ une inter!ace standard directement utilisable pour des proDets de 46- simple et dote dune ergonomie satis!aisante (cli,uer$glisser clic droit prsentation en onglet+ la gestion des vocabulaires ,ui permet . un administrateur !onctionnel de grer les listes de valeurs dans toute lapplication la notion de section de #!blication ,ui permet de dcorrler totalement lespace de travail des utilisateurs de ce ,ui est donn . voir au= di!!rents publics une architecture totalement modulaire ,ui !acilite le dveloppement la maintenance et la rutilisation de !onctionnalits additionnelles. "a ,ualit techni,ue de la solution lui permet dVtre retenue aussi bien par de petites structures ,ue de grands groupes internationau= et mVme dVtre intgre comme bri,ue de gestion documentaire par dautres proDets (le 3ortail$6SJ3 par e=emple+ loutil Z admin center [ ,ui intgre notamment Z 9u=eo Studio [ outil de con!iguration voir ci$dessous. >ais galement depuis peu la Z >arEetplace [ sorte de dp<t de plugins intgrs et !acilement installables

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La version :.8.2 est sortie en <!in 2+== et a##orte !n lot tr)s i(#ortant dNa(liorations. mise en uvre de la >arEet3lace catalogue en ligne de modules dvelopps par 9u=eo ses partenaires 4ala=y et mVme des clients. 3armi les composants disponibles citons R o e"ternalisation d! stoc4age des !ichiers grs par le r!rentiel 9u=eo dans AmaGon Simple Storage Service (AmaGon ST+ o signat!re lectroni-!e des pd! au sein de 9u=eo avec vri!ication du certi!icat dans le lecteur pd! o service smanti,ue d?e"traction dNentits no((es (personnes lieu= ou organisations+ l?intgration ren!orce dOpenSocial ,ui supporte OAuth (intgration de gadgets e=ternes dans 9u=eo utilisation de gadgets 9u=eo dans un container e=terne tel ,ue i4oogle avec un meilleur contr<le des services utiliss+ les containers OpenSocial 4FT nouveau connecteur FSS (Findo;s Share3oint Services+ permettant sous >S Findo;s ou >ac OS U d?accder au r!rentiel 9u=eo comme s?il s?agissait d?un rpertoire drag and drop HT>"& pour importer un ou plusieurs !ichiers par glisser$dposer sans avoir . installer de plugin. Avec la !onctionnalit de modi!ication par lot il est possible de d!inir les mtadonnes de lensemble des !ichiers . uploader navigation par !acettes mcanisme de recherche bas sur des !iltres dynami,ues avec a!!ichage en vis$.$vis des rsultats. Ces recherches sont enregistrables

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les listes de contenus et rsultats de recherche incluent dsormais des !iltres et des options de=port (7SS ATO> CS8 6=cel 3-ec%+. Ces vues sont con!igurables avec 9u=eo Studio la gestion de con!igurations locales pour dterminer thmes vues et types de dossiers5documents utilisables dans un domaine ou un espace de travail l?introduction d?outils collaborati!s de blogs directement dans linter!ace standard l?Admin Center !acilite au= abonns le tlchargement de patchs plugins et l?accs . 9u=eo Studio lentire compatibilit avec le standard C>#S *.'. Jn connecteur C>#S a t rcemment dvelopp pour inter!acer 9u=eo avec HippoC>S plate!orme d6nterprise Content >anagement (6C>+ open source 9u=eo courrier bas sur 9u=eo C>% (Case management %rame;orE+ est un outil de gestion de courrier adapt . la prise en compte des !lu= de courrier entrant et sortant avec notamment la prise en compte de spci!icits de traitement (gestion de bannettes+ de procdure (;orE!lo;+ et des adaptations ergonomi,ues disponibles.

EL$ 7MS
6=o est un diteur !ranCais !ond en )''T par le !ranCais LenDamin >estralet notamment via un !inancement du -o- (ministre de la d!ense amricain+. "a socit est auDourdhui prsente en %rance au= 6tats$Jnis au 8ietnam en JEraine et en Tunisie.

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"application initiale un portail dintgration a rapidement volu vers la suite eUo 3lat!orm to!!e de nombreu= modules et bri,ues techni,ues couvrant de !aCon intgre lensemble des besoins dun 6C> moderne. Citons la gestion dun portail dintgration (eUo 3ortal+ la gestion de contenu ;eb (eUo FC>+ la gestion documentaire (eUo ->S pour -ocument >anagement System+ la gestion des ;orE!lo;s avec notamment lintgration du proDet Lonita et mVme un FebOS sorte de portail en !orme de poste de travail ddi . !ournir une solution de bureau virtuel. -i!!rentes suites logicielles ont t pacEages par lditeur pour en !aire des o!!res de type produit !ini citons eUo Collaboration Suite avec email carnet dadresses calendrier et messagerie instantane ou eUo Pno;ledge Suite avec outils de %A@ et de !orums. Au sein de cette suite eUo ->S occupe une place centrale puis,uil sagit de la bri,ue destine . stocEer lensemble des !ichiers. 9ous ne parlerons dans ce livre blanc ,ue de cette bri,ue en prenant en compte son appartenance . un ensemble plus vaste. "application eUo ->S dispose de caractristi,ues trs intressantes parmi les,uelles nous retenons notamment R une inter!ace standard ,ui intgre nativement les !acilits de le=plorateur Findo;s R cli,uer$glisser raccourcis clavier a!!ichage selon plusieurs modesN la base de contenu (KC7+ globale pour lensemble des contenus (Feb et document+ peut Vtre utilise via Febdav %T3 et C#%S lintgration bureauti,ue relativement pousse avec un plugin spci!i,ue pour >S O!!ice et une intgration Open O!!ice la possibilit dadapter de !aCon trs importante les inter!aces utilisateurs en !onction de leurs pro!ils. 6n e!!et eUo ->S comme toutes les applications eUo se base sur eUo 3ortal application de gestion de portail

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"a solution eUo ->S se distingue de tous les autres solutions d6C> ou de 46- dcrites dans ce livre blanc par deu= caractristi,ues importantes R il sagit dune partie dun ensemble plus vaste et son usage hors du conte=te eUo 3lat!orm perd une grande partie de son intrVt il sagit dune application oriente techni,ue et non !onctionnelle. "utilisation dun pacEage !ourni par lditeur ou une intgration soigne est ncessaire pour en apprcier la ,ualit et en tirer pleinement partie

3our ces raisons nous avons choisi de ne pas la !aire !igurer systmati,uement dans les comparati!s de solution sa prise en compte hors de la suite eUo 3lat!orm rendant la comparaison in,uitable.

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P&$WLE72E ?REE
Pno;ledge Tree (;;;.Eno;ledgetree.com+ est une solution de 46- dveloppe par la socit sud$a!ricaine KamFarehouse. Pno;ledge Tree dispose dun ensemble complet de !onctionnalits et plusieurs modules ,ui permettent une bonne intgration dans lenvironnement bureauti,ue. "a version open source de Pno;ledge Tree intgre lessentiel de lo!!re mais plusieurs modules notamment ceu= ,ui concernent lintgration au poste de travail (hot !older navigation intgration >S O!!ice application de gestion de scanners+ sont des modules commercialiss sous licence non open source. "a comparaison entre les di!!rentes versions est relativement e=plicite sur le site #nternet de lditeur.

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"application est globalement de bonne !acture et permet de disposer dune 46- simple et e!!icace. 9ous apprcions particulirement plusieurs points R une inter!ace standard pure et immdiatement oprationnelle une recherche trs avance ,ui satis!era les plus e=igeants en matire de recherche comple=e et en termes de croisement de critres des !onctions dadministration accessibles . un administrateur sans comptences techni,ues particulires pour lensemble du paramtrage R cration des types de documents etc. des modes de navigation virtuelle implments par d!aut notamment par type de document lergonomie du module intgr . >S O!!ice ,ui permet contrairement . ses concurrents de grer les mtadonnes depuis la bureauti,ue

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"a version T.1 teste dans le cadre de ce livre blanc propose plusieurs avances importantes R la gestion dune palette complte de type de mtadonne notamment la date ,ui man,uait la re!onte techni,ue amliorant considrablement les per!ormances de la solution notamment via un partenariat avec Mend lintgration de deu= protocoles rcents R C>#S permettant dinterroger Pno;ledge Tree via des ;ebservices normaliss et Open Search permettant de linterroger et dobtenir des rponses de son moteur de recherche via des mthodes normalises

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9otons galement plusieurs nouvelles langues l6spagnol et le 3ortugais en plus du %ranCais intgres rcemment . la version communautaire.

KA9IA
Kahia est une solution intgre de portail ;eb et de gestion de contenu propose par lditeur du mVme nom. 6lle est distribue sous deu= !ormes R Community 6dition et 6nterprise 6dition. "a premire est open source sous licence 43" v) la seconde est sous licence commerciale et intgre notamment des !onctions . destination des entreprises et organisations comme le support. Cette solution rpond principalement au= besoins de gestion de contenus et documentaires Feb ainsi ,u. une partie des besoins de portail (agrgation+ notamment avec le support de la norme KS7 *02. Kahia permet galement de grer un r!rentiel de !ichiers . la norme KC7 (Kahia intgre notamment un serveur KacE7abbit comme support de ses contenus implmentation de r!rence du standard KC7+ ,ui peut Vtre li au= di!!rents contenus publis le tout avec une bonne intgration . lenvironnement bureauti,ue grOce . lutilisation daccs Febdav C#%S et S>L. "?intrVt des !onctionnalits 46- de Kahia rside essentiellement dans lusage ,ui peut Vtre !ait des contenus documentaires dans un conte=te de site Feb ou #ntranet. 6n e!!et les contenus documentaires grs au sein de la plate!orme bn!icient d?une intgration complte avec les mcanismes de publication du gestionnaire de contenus (gestion des droits recherche inde=ation contr<les de cohrence emplacement de publication N+.

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"a sortie de la version 0 mi$)'': a mar,u un tournant pour Kahia dune part en termes de modle conomi,ue passant dune licence ouverte mais propritaire . un modle nettement plus open source R et dautre part avec laDout de nombreuses nouvelles !onctionnalits. 7es vol!tions i(#ortantes sont arrives avec la version */ #!is avec la version *.: (Kuin )'**+ notamment autour de la gestion documentaire R possibilit d?accs via C#%S S>L et %T3 au= !ichiers de la mdiath,ue amlioration des !onctions de recherche sur les documents possibilit d?enregistrer des re,uVtes inter!ace de gestion des !ichiers plus claire et plus ergonomi,ue (clic droit notamment+ possibilit de monter (mapper+ des sources documentaires e=ternes . Kahia directement dans la mdiath,ue (par e=emple R connecteur Al!resco permettant de monter des dossiers d?un entrep<t Al!resco a!in de les utiliser directement dans Kahia+ mise en place de rgles automatises sur les contenus (gnration automati,ue de vignettes lors de dp<ts d?images e=traction de mtadonnes+ pouvant Vtre adapte . des besoins spci!i,ues (gnration de documents au !ormat pd! par e=emple+ gestion de versions sur les documents au sein du gestionnaire de !ichiers (les inter!aces de suivi des versions restent toute!ois . amliorer+ module de gestion multimedia R outils de modi!ication d?images vignettage automatis galerie d?images

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Kahia reste donc avant tout une solution oriente vers la gestion de contenus ;eb. #l est souvent ncessaire de le coupler . une 46- dentreprise pour prendre en compte des problmati,ues de gestion documentaire comple=es \ mais les aspects principau= de la gestion de documents sont auDourd?hui bien prsents dans l?outil.

MAAR%9
>aarch (;;;.maarch.org+ est une solution 3H3 dveloppe par la socit !ranCaise >aerys. "o!!re comporte >aarch 6ntreprise et "etter Lo= application ddie . la gestion de courrier. Letter Bo" est une application verticalise ,ui permet notamment de sinter!acer avec un scanner ou de grer le cycle de vie du courrier dans lentreprise R rception traitement de la rponse et recherche. 6lle est livre avec un ensemble de !onctions et une inter!ace totalement oriente vers la gestion de courrier.

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Maarc, Entre#rise est ddi . la conception d?applications. Cette distribution inclut les !onctions ncessaires . une 46- dentreprise. Cette solution nous semble su!!isamment intressante pour la retenir dans notre livre blanc notamment dans certains conte=tes spci!i,ues gestion de courrier et gestion darchives en particulier. 9otons ,ue la communaut autour de la solution est de petite taille concentre autour de son diteur. 6n!in lorientation !rame;orE 3H3 de la version T nous semble combler un man,ue dans le domaine 3H3. Cette orientation permet en e!!et de disposer dune solution de conception dapplications documentaires pour lentreprise.
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AU?RES S$LU?I$&S
3lusieurs autres solutions de 46- e=istent dans le monde open source. "eur niveau de ,ualit est variable et en gnral ces outils sont comparativement trop limits par rapport au= solutions phares du march pour Vtre recommands dans un conte=te dentreprise. Ces solutions pourraient nan(oins corres#ondre 0 des besoins tr)s s#ci.i-!es/ dans des conte"tes tec,nologi-!es #artic!liers. %reedom par e=emple ,ui a de bons atouts pour raliser des applications mtiers ou @uotero du !ait de son dveloppement en .9et.

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On peut galement citer R -oc>gr Open46- my->S et e->S dont la prennit ou le niveau !onctionnel nous semblent trop !aibles.

6!otero
Keune solution en KA8A (la v*.' date de mars )'':+ dite et porte par la socit de service galement diteur R Core$techs. Cette application mVme si elle est encore loin de ce ,ue lon peut attendre d?une 46moderne prsente une base technologi,ue intressante. "?o!!re est centre sur trois composants R le serveur documentaire l?inter!ace ;eb d?interrogation et le client lourd. Certains composants sont lis . une licence commerciale la version open source tant limite au= !onctions de bases.

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3armi les !onctionnalits intressantes prsentes nous citerons R inde=ation et recherche plein te=te rservation (checE$in 5 checE$out+ alertes email et 7SS ;orE!lo;s documentaires avec DL3> liens entre documents paramtrage graphi,ue des mtadonnes. On trouve de plus dans la version commerciale des !onctions intressantes R ouverture et modi!ication de documents depuis >S O!!ice et OpenO!!ice drag I drop de documents depuis Findo;s et "inu= via une application cliente

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"a communaut autour de la solution semble principalement porte par lditeur. "e caractre open source tant dans ce cadre dun intrVt plus limit. "a solution @uotero nest donc intressante ,ue par la technologie sur la,uelle elle est dveloppe (.9et+. 6lle est sur beaucoup daspects bien in!rieure au= solutions phares du march.

Logical7$%
"ogical-OC (;;;.logicaldoc.com+ anciennement Contineo est un outil de gestion documentaire dit par la socit italienne "ogical ObDects ainsi ,ue par ,uel,ues dveloppeurs indpendants. "a solution est distribue sous di!!rentes !ormes la premire open source \ alors ,ue la seconde non libre aDoute des !onctions et permet de bn!icier du support de lditeur. 3armi les !onctionnalits proposes on peut citer R gestion des versions envoi de document par mail ou par lien gnr intgration dun ;ebmail gestion des langues de documents discussions.

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"ogica-oc propose les !onctionnalits essentielles dun outil de 46- ainsi ,ue ,uel,ues !onctions intressantes comme une gestion des droits graphi,ues via des cases . cocher sur une grille. >ais lusage de la version open source est limit R pas dintgration bureauti,ue ce ,ui dnote dailleurs du caractre peu collaborati! de la solution les !onctions dimport5e=port sont absentes lauthenti!ication sur un annuaire dentreprise nest disponible ,ue dans la version entreprise larchitecture documentaire est trs simple ce ,ui limite grandement son e=tensibilit

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-es modules compltent la version open source avec ,uel,ues !onctions intressantes par!ois indispensables R la reconnaissance opti,ue de caractres (OC7+ et intgration au= outils de numrisation le=ploitation des !ormats AutoCA- et >S O!!ice rcents un ;orE!lo; documentaire paramtrable via une inter!ace graphi,ue des !onctions de traCabilit (audit+ la possibilit dintgrer des mails comme des documents directement sur le serveur

"usage de "ogica-oc est donc rserv . des besoins simples et trs orients vers les ,uel,ues points !orts de la solution. "a solution ne bn!icie pas su!!isamment de la dimension open source de sa distribution (communaut e=tension etc.+.

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LES F$&%?I$&&ALI?ES
9ous prsentons dans ce chapitre les principales !onctionnalits des solutions de gestion documentaire et pour chacune nous indi,uons comment les outils cits prcdemment se positionnent. #l sagit de dcrire non seulement la !onction en elle$mVme mais aussi les impacts ,uelle a dans le conte=te dun proDet.

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"es meilleures applications de 46- open source sont auDourdhui trs abouties et tendent . intgrer dautres !onctions ,ue celles histori,uement rserves au domaine de la 46-. -e mVme certaines applications dautres domaines intgrent des !onctions de 46- en relation troite avec les !onctions mtiers. "es concepteurs de solutions capitalisent donc sur des e=priences ac,uises dans di!!rents domaines R documentation moteur de recherche bureauti,ue numrisation reprsentation de processusN "es !onctions le plus souvent intgres au= solutions de gestion documentaire sont R la collaboration la gestion de contenus structurs et le ;orE!lo;. 3uis,ue les solutions assurent les !onctions essentielles cest donc sur leur optimisation et leur sophistication ainsi ,ue sur la mise . disposition de !onctions de haut niveau ,ue va porter lessentiel de notre attention en vue du choi= dune solution adapte . cha,ue conte=te.

ME?A7$&&EES
"inde=ation est une !onction centrale des outils de 46- ,ui consiste en premier lieu . attacher des mtadonnes au= documents et5ou dossiers.

?1#es de doc!(ents
%,a-!e t1#e de doc!(ent #e!t Qtre -!ali.i #ar !n ense(ble de (tadonnes. Cha,ue document sera donc dot de mtadonnes propres et sera ventuellement associ . des rgles de gestion sappuyant sur ces mtadonnes. 9otons ,uil peut Vtre intressant dinde=er plusieurs !ichiers avec un seul Deu de mtadonnes. "a relation entre notice documentaire et !ichiers stocEs doit donc idalement Vtre souple pour permettre davoir de Gro . Z n [ !ichiers attachs . une seule !iche.

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Structure des notices On appelle notice lensemble de mtadonnes associes . un document le contenu de cette notice est le plus souvent saisi au moyen dun !ormulaire. #l est !ondamental ,ue le degr de !inesse dans la ,uali!ication des documents puisse Vtre aDust . cha,ue proDet. #l !aut trouver le bon compromis entre la richesse din!ormations le=ploitation ,ui doit pouvoir en Vtre !aite et la ,uantit de travail ou de dveloppement ,ue reprsente lalimentation des mtadonnes. 6n e!!et sil est par!ois contre$producti! dobliger . saisir *& mtadonnes pour un document courant certaines utilisations peuvent au contraire ncessiter des Deu= de mtadonnes importants. "a structure des notices des types de document doit R permettre une inde=ation pertinente ,ui re!lte prcisment les documents dcrits tout en incitant les contributeurs . alimenter couvrir lensemble des in!ormations utiles . le=ploitation. "a recherche bien entendu mais galement les processus et traitements appli,us au= documents tels ,ue les alertes la traCabilit la!!ichageN Attention . ne #as to(ber dans la s!rinde"ation (trop de mtadonnes pour un type de document+ o! l inde"ation libre (nombre insu!!isant de contr<les+ ,ui entraBnent soit des coWts dinde=ation trop importants par rapport . la valeur aDoute soit des d!auts dans le=ploitation ,ui peut en Vtre !aite (bruit et silence en recherche notamment+.

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%onctions relatives au= typages de lin!ormation #l sagit des !onctions permettant de !iabiliser linde=ation et de raliser des traitements documentaires propres . un type de document. 3ar e=emple R champs multivalus c?est$.$dire permettant de saisir plusieurs valeurs rgles de cohrence sur un champ et entre champs. 3ar e=emple un !ormat de date pour un Dour ou un nombre positi! pour un pri=N champs calculs permettant de !aire dpendre la valeur dun champ dune ou plusieurs autres valeurs ou conditions liaisons entre documents et Z typage [ de ces associations par e=emple un courrier ,ui Z a pour anne=e [ ou un contrat ,ui Z concerne [ un dossier dsign

"a d!inition et la structuration des types de document constituent une phase !ondamentale de la mise en place dune 46-. 6lle ne doit en aucun cas Vtre nglige.

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Inde"ation (an!elle
#nter!ace de saisie "a notice (ou !iche+ dcrivant un document est souvent le premier point dentre des utilisateurs. Cest galement ce !ormulaire ,ui est le plus utilis par les contributeurs puis,uils devront saisir de lin!ormation. 3our ce !aire et dans un souci dergonomie de !iabilit et de productivit les solutions de 46- doivent !aciliter la contribution directement ou par le biais dune intgration lgre par e=emple R

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copier5coller entre le document lectroni,ue et les mtadonnes. Ceci est particulirement pertinent lors,ue le document lectroni,ue est issu dune numrisation et ,uil est possible de le visualiser sur le mVme cran ,ue la !iche dinde=ation aide . la saisie ds ,ue possible comme par e=emple R o des listes de contr<le ,ui permettent de !iabiliser le !ond (smanti,ue+ et la !orme (orthographe notamment+ de la saisie o des cases . cocher ou des boutons radio pour les choi= multiples o des boBtes de dialogue adaptes au= tables des valeurs de r!rence (listes des choi= possibles+. Ceci pouvant aller de la simple liste droulante . des inter!aces disposant dune recherche avec autocompltion ou dune navigation (abcdaire arbre+ dans les valeurs de r!rence o suggestions pour un champ donn (c! Z #nduction de mtadonnes [+

Table de r!rence "obDecti! est de proposer ds ,ue cest possible des listes de valeurs. Ceci pour limiter les ,uestions ,ue lutilisateur peut se poser lors de la contribution mais galement pour !iabiliser la saisie et ainsi amliorer lusage des mtadonnes. 3armi les tables de r!rences on trouve par e=emple R les r!rentiels de classement (c! Z 7!rentiel de classement [+ les listes de valeurs enrichies par la saisie ou !ige par e=emple le nom des auteurs des documents (dD. prsent dans le systme+ ou la liste des services dune organisation "obDecti! de ces tables est do!!rir des aides . la saisie et dapporter des contraintes et contr<les lors de celles$ci.

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Inde"ation a!to(ati-!e
6=traction de mtadonnes #l e=iste plusieurs modes de=traction de mtadonnes. Rc!#ration d in.or(ations Cha,ue !ichier in!ormati,ue est dot din!ormations issues du systme de gestion de !ichiers. Certaines peuvent Vtre pertinentes comme mtadonnes R le nom du !ichier les dates de cration et de modi!ication sa taille son emplacementN

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"es solutions de 46- proposent de rcuprer certaines de ces in!ormations. #l est galement possible notamment dans le cadre dune reprise dhistori,ue de les travailler de !aCon . reconstituer une inde=ation par mot cl par e=emple en dcomposant lemplacement ou la structure dun nom sous !orme dune succession de termes ,ui serviront . linde=ation. E"traction de donnes str!ct!res Certains !ormats de !ichier disposent dune structure lisible. Cest notamment le cas pour nombre de !ormats ouverts O-% par e=emple mais galement des !ormats >S O!!ice par le biais de leurs proprits. "ors,ue ces structures sont connues et documentes il est possible dutiliser des automates pour e=traire les in!ormations pertinentes directement depuis le !ichier et les utiliser pour alimenter une !iche dinde=ation.

#nduction de mtadonnes Certaines solutions les plus labores permettent de dterminer automati,uement les mtadonnes les plus pertinentes pour inde=er un document. Ce type dinduction de mtadonnes est souvent ralis par R des outils de reconnaissance ,ui retrouvent dans un document les chaBnes de caractres prsentes dans un r!rentiel pouvant Vtre aDoutes . la notice des outils statisti,ues ,ui analysent les chaBnes de caractres les plus prsentes et donc potentiellement les plus reprsentatives des outils smanti,ues capables de=traire automati,uement les mots et e=pressions les plus pertinents voire de reconnaBtre sil sagit de mot$cl de date du titreN Ces di!!rentes approches sont souvent combines. "es outils les plus volus permettent au pri= dune diminution de la pertinence dinde=ation par rapport . linde=ation manuelle de prendre en compte trs rapidement de trs grandes ,uantits din!ormations.

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Al.resco gre les types de documents par une combinaison daspects. Jn aspect contient un ensemble de mtadonnes types avec ou sans contraintes ,ue lon peut appli,uer sur nimporte ,uel document. "aDout dun aspect et la saisie des mtadonnes peuvent Vtre manuels ou bien automati,ues en se basant sur le contenu du !ichier son nom son emplacement ou ses proprits. 9otons ,uun aspect peut galement modi!ier le comportement dun document dans le r!rentiel R les !onctions daudit et de gestion des versions sont actives par laspect correspondant. "es aspects sont aDouts par con!iguration U>".

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eLo 7MS propose une gestion avance des mtadonnes. 3lusieurs types dobDets peuvent Vtre grs dont certains peuvent Vtre comple=es. Cette gestion peut notamment e=ploiter des ta=onomies. "a structuration des mtadonnes peut Vtre gre directement dans linter!ace deUo ->S. Free7o( permet de crer des !amilles de documents ,ui disposent toutes dun Deu de mtadonnes ddi. -e nombreu= types sont disponibles et les contraintes se d!inissent par du code 3H3. "a saisie des in!ormations reste manuelle. Ka,ia permet galement davoir des types de contenus porteurs de mtadonnes di!!rentes. "a nature des mtadonnes des contenus Feb et celles relatives au= documents sont sensiblement di!!rentes. "a saisie des in!ormations est manuelle via linter!ace ;eb elle peut Vtre automatise (rgles -rools+ en ce concerne les !ichiers 3-% images et >3T. PnoHledge ?ree permet . ladministrateur de crer des types de documents et des ensembles de mtadonnes depuis linter!ace ;eb dadministration. "a saisie des mtadonnes se !ait manuellement mais il est possible de paramtrer des !iltres pour automatiser certaines e=tractions. Logica7oc utilise des templates pour di!!rencier les documents. Ces templates sont d!inis via linter!ace graphi,ue. "a saisie des mtadonnes se !ait manuellement. Maarc, permet de crer !acilement di!!rents types de documents. &!"eo utilise la notion de !acette pour aDouter de nouveau= types de documents. Cette notion comprend galement dautres caractristi,ues plus !onctionnelles. "es nouveau= types de documents sont crs . partir de schmas U>" (US-+ de mVme ,ue les crans de saisie ou de restitution. #ls sont aDouts . larchitecture de la solution en aDoutant de nouveau= plugins (e=tension+. 9u=eo Studio service associ au support de lditeur permet de disposer dune inter!ace graphi,ue pour ces paramtrages.

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2ES?I$& 7ES ;ERSI$&S


"a gestion des versions dun document est lun des domaines o] la 46- apporte un bn!ice important. 6n e!!et dans un conte=te de travail en groupe ,ui plus est avec des changes demails multiples il devient vite comple=e de connaBtre avec certitude la dernire version dun document ou la version applicable. "a gestion des versions permet donc . la !ois de tracer les volutions dun document et par un systme de rservation (checE$in5checE$out+ de garantir ,uun utilisateur ne puisse prendre la main sur un document et le modi!ier sil est dD. en cours ddition.

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Rservation Ic,ec43inRc,ec43o!tJ
"e checE$in5checE$out peut Vtre implment de di!!rentes !aCons mais doit dans tous les cas garantir ,uun utilisateur ,ui !ait une rservation verrouille le document Dus,u. la ralisation dune condition. Cette condition est en gnral un checE$in. On peut galement envisager ,uun checE$out soit libr automati,uement au del. dun certain dlai. Techni,uement le checE$out peut Vtre ralis automati,uement ds ,uun utilisateur ouvre un document et le checE$in ralis ds ,uil le !erme \ mais la rservation dun document peut galement impli,uer ,ue lutilisateur sorte le document du systme le temps de la modi!ication et donc ncessiter un systme dclarati! de la part de lutilisateur.

Incr(entation des versions


6n gnral lincrmentation des versions est un compteur automati,ue ,ui d!init un numro s,uentiel . cha,ue version successive dun document. On peut galement avoir des mthodes de calcul de l?incrmentation plus labores par e=emple pour prendre en compte les notions de versions mineures5maDeures ou des rgles mtiers pr$tablies ,ui d!inissent la construction des numros de version. -ans tous les cas lhistori,ue des versions est conserv et il doit Vtre possible de visualiser une version antrieure dun document. Cha,ue modi!ication de document doit donner lieu . une nouvelle version. Ces deu= points sont essentiels pour la traCabilit globale du systme de gestion documentaire. -es rgles de gestion particulires doivent pouvoir Vtre dclenches par rapport . des conditions issues du versionning par e=emple lors de la cration dune version maDeure ou selon le temps coul depuis la dernire version maDeure ou encore selon lidenti!ication des volutions entre deu= versions.

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Al.resco &!"eo eLo 7MS et PnoHledge ?ree proposent des !onctions avances de rservation et de gestion de versions. #l propose aussi ,ue la distinction entre versions mineures et maDeures les commentaires dune version donne voire la rservation automati,ue lors de l?dition en ligne d?un document. Free7o( et Logica7oc proposent galement la rservation et la gestion de versions mais les possibilits notamment de paramtrage sont en retrait par rapport au= autres solutions. Ka,ia propose ces !onctionnalits mais essentiellement pour les contenus ;eb. #l e=iste dans la version 0.& des possibilits de versionning des !ichiers toute!ois relativement en deC. de ce ,ue propose un outil de 46-.

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Maarc, ne propose pas ce type de !onctionnalits ce ,ui est Dusti!i par l?orientation vers des applications de gestion de document stati,ue (courrier archive+.

REFERE&?IEL 7E
%LASSEME&? Jn r!rentiel de classement est avant tout un ensemble structur de mots cls ou de=pressions. On parle aussi de Z vocabulaires [ mtiers. "es solutions 46- proposent des implmentations plus ou moins pro!ondes . la !ois en termes de comple=it des r!rentiels (hirarchie liens typs...+ et dutilisations possibles. "e=tensibilit des solutions prsente un intrVt tout particulier puis,uelle permet denvisager dtendre le modle de r!rentiel en !onction de ses besoins (voir Z Ontologie [+.

?1#es de r.rentiels
"e=i,ue #l sagit dune liste des termes utiles dans un conte=te donn et organis le plus souvent par ordre alphabti,ue. #l est par!ois possible d?en donner une d!inition.

3lan de classement Jn plan de classement est un ensemble de termes hirarchiss logi,uement les uns par rapport au= autres.

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#l sagit du r!rentiel utilis pour raliser des classements physi,ues (papier ou autres+. On trouve souvent des c<tes ou codes a!!ects . cha,ue terme. "utilisation classi,ue du plan de classement consiste . ranger physi,uement les documents en a!!ectant . chacun un et un seul terme du plan de classement. -ans un usage lectroni,ue il devient possible da!!ecter plusieurs termes du plan de classement . un mVme document ce ,ui donne autant de Z cls [ pour le retrouver. Jne catgorisation multiple donc.

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Thsaurus 6n plus de la structure logi,ue et hirarchi,ue du plan de classement le thsaurus introduit plusieurs notions permettant denrichir lutilisation du r!rentiel documentaire. "e thsaurus est un ensemble de termes par!aitement d!inis sur le,uel on sappuie dans un domaine dapplication particulier. 3lusieurs normes #SO d!inissent des relations entre les termes dits Z descripteurs [ ,ui constituent un thsaurus. 3armi les termes les plus courants on retiendra R terme Z gnri,ue [ ,ui correspond au Z pre [ dans la hirarchie. Jn terme peut avoir plusieurs Z pres [ terme Z spci!i,ue [ ,ui correspond . un Z !ils [ dans la hirarchie terme Z employ pour [ ,ui correspond au= synonymes dont on ne retient pas lutilisation dans le r!rentiel mais ,ui pourraient Vtre employs . la place du descripteur retenu terme proche (Z voir aussi [+ ,ui d!init des liens transversau= entre termes descripteurs du !ait de leur pro=imit smanti,ue

7!rentiel de conservation 6n matire de 46- le r!rentiel de conservation appel galement tableau de gestion sert . tablir les politi,ues de conservation c?est$.$dire les rgles ,ui prsideront . la conservation des documents lectroni,ues. Ce r!rentiel est gnralement construit sur la base dun plan de classement ,ui associe . cha,ue terme plusieurs in!ormations R la dure de conservation R ventuellement une dure oprationnelle (dans le bureau+ et obligatoirement une dure darchivage le Z sort !inal [ . lissue de la dure darchivage les te=tes de r!rence ,ui Dusti!ient la dure de conservation procdure ,ualit loi rglementN a!in de permettre la rvision

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Tout lintrVt de cet outil est de permettre lassociation des dures et des conditions de conservations . cha,ue lment du corpus documentaire (document ou dossier+ en !onction dune classi!ication. Cet outil est indispensable . lapplication de rgles de conservation. Son utilit est spci!i,ue au domaine des archives et de la conservation des documents vitau= c?est$.$dire le record management.

Ontologie

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"es ontologies !onctionnent sur le mVme principe ,ue les thesaurus c?est$.$dire par la mise en place de relations entre termes. #l sagit dun type de r!rentiel Z e=tensible [ c?est$.$dire dont la structure mVme prvoit ,uelle peut voluer. -eu= e=emples de liens R Z a pour !ournisseur [ 5 Z est !ournisseur de [ Z est la !iliale de [ 5 Z est la socit mre de [. #l s?agit d?un outil ,ui n?est pas souvent implment dans les solutions de 46-. Certains permettent nanmoins de par la structuration U>" de leur r!rentiel de classement de mettre en uvre ce type d?outil. A la di!!rence des thesaurus il ny a pas de prdtermination ni de limitation dans les types de relations. #l est donc possible de crer autant de relations ,uon le souhaite entre les termes dune ontologie et dy associer contraintes et rgles din!rences. "eur e=ploitation est auDourdhui encore asseG limite et essentiellement base sur les 7-% (7essource -escription %rame;orE+ modle de reprsentation dontologie normalise par le FTC. "e concept dontologies est . la base du ;eb smanti,ue lvolution pressentie par Tim Lerners "ee pour rendre le ;eb plus Z intelligent [ en permettant . des machines de raliser seules des associations pertinentes entre contenus. -ans le cadre dune application documentaire la mise en place dontologie(s+ permet de disposer doutils e=trVmement puissants et adaptables . la !ois au corpus documentaire trait et au= pro!ils des utilisateurs. Jne ontologie peut par e=emple d!inir des relations mtiers ,ui pourront Vtre e=ploites par un moteur de recherche en !onction du pro!il de lutilisateur ou de son Z opti,ue [ de recherche. 6lles pourraient galement permettre de d!inir des plans de classement conte=tuels en !onction de paramtres ,ui indi,uent ,uels liens de lontologi,ue sont utiliss.

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Utilisation des r.rentiels


6tudions ,uel,ues utilisations envisageables. "es obDecti!s principau= des r!rentiels de classement visent . !aciliter lusage de la base documentaire notamment en rduisant le bruit et le silence lors de recherche ou dautres types de=ploitations.

7estitution des contenus

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"a navigation par arborescence permet . lutilisateur de retrouver un document selon une logi,ue hirarchi,ue voire plusieurs logi,ues hirarchi,ues di!!rentes. 9ous parlerons alors de Z !acettes [. 3our illustrer cest comme si on proposait . lutilisateur les mVmes obDets (le !ond documentaire+ selon plusieurs points de vue (les !acettes+. Ainsi si un contenu est r!renc catgoris selon 56urope5%rance53aris mais galement selon 56tablissements57estaurants5Trois$6toiles lutilisateur pourra parvenir . ce contenu par une navigation correspondant . la logi,ue (ou Z !acette [+ gographi,ue ou bien . la logi,ue (ou Z !acette [+ gastronomi,ue. Cette approche est trs puissante puis,uelle propose . cha,ue utilisateur une vision et une e=ploitation de la base documentaire ,ui correspond . son usage.

4estion multi r!rentiels -ans un conte=te pro!essionnel on est souvent amen . prsenter une mVme in!ormation . di!!rents publics. On doit par!ois grer plusieurs ensembles de vocabulaires contr<ls. 3ar e=emple R une liste de mots$cls et une liste dunits organisationnelles. "a gestion de multi$r!rentiels impose de grer certains cas comple=es tels ,ue les homonymies les liens entre r!rentiels etc. "a plupart des applications 46- tudies disposent dun seul r!rentiel de classement comple=e (lors,uelles en disposent+ il est donc important de valider la cohabitation de plusieurs r!rentiels si ce point est important dans votre conte=te proDet.

4estion des synonymes #l sagit pour un vocabulaire donn de pouvoir non seulement grer les synonymes et les acronymes mais galement de rendre leur utilisation aussi transparente ,ue possible . lutilisateur.

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"es !onctions les plus utiles sont R enrichissement !acile de la base de synonymes ventuellement par les utilisateurs eu=$mVmes utilisation automati,ue des synonymes lors dune recherche sur le terme principal (voir Outil de recherche+ dtection automati,ue et remplacement des synonymes par le terme retenu lors de linde=ation a!in dhomogniser linde=ation

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Outil de recherche "es relations des r!rentiels peuvent Vtre utilises de di!!rentes !aCons par le moteur de recherche. E"#ansion de re-!Qtes Jne e=ploitation possible de r!rentiels riches est de permettre la d!inition de lenvironnement smanti,ue dun terme. Certains moteurs de recherche sont ainsi capables Z dtendre la recherche [ automati,uement en utilisant les relations indi,ues dans le r!rentiel. 3ar e=emple en indi,uant automati,uement avec un Z OJ boolen [ ,uune recherche !aite sur le terme Z voiture [ concerne galement tout ce ,ui parle de Z automobile [ de Z bagnole [... Ainsi tous les documents ,ui contiennent ces termes seront e!!ectivement dans les rsultats de recherche (rduction du silence+. "e moteur peut galement tendre la re,uVte par pro=imit smanti,ue par e=emple entre pVcheur bateau poisson... "es Z e=panseurs [ de re,uVte peuvent galement reposer sur des analyseurs synta=i,ues ou smanti,ues ,ui construisent automati,uement des dictionnaires de correspondance . partir de lanalyse des documents inde=s. S!ggestion 0 l !tilisate!r "analyse des mots$cls du r!rentiel trouvs dans les !iches des rponses . une re,uVte donne une autre occasion de=ploiter les r!rentiels e=istants. 3ar e=emple en proposant . lutilisateur des termes proches de ceu= trouvs le plus !r,uemment dans les rsultats de sa recherche. Ce type dutilisation est souvent plus riche lors,uon utilise un moteur synta=i,ue ou smanti,ue pour raliser ces associations de mots$cls.

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Re#rsentation en cl!ster #l sagit ici de ranger un ensemble de documents selon une arborescence de mots$cls en rapport avec ces documents. "ors,ue le regroupement est !ait . partir dune liste prtablie de valeurs dans un ou plusieurs champs on parle de catgorisation. "e terme de cluster est gnralement rserv au= solutions ,ui proposent un calcul dynami,ue bas sur lanalyse de termes prsents dans les documents eu=$mVmes.

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Ce type de !onction est par e=emple utilis pour reprsenter des rsultats de recherche sous la !orme dune arborescence structure par thme ou par domaine. Ainsi lutilisateur verra immdiatement les thmati,ues reprsentes dans les documents trouvs et pourra le cas chant prciser sa re,uVte en aDoutant ou e=cluant certains termes du cluster.

Al.resco propose un plan de classement sous la !orme dune hirarchie de catgories. #l propose galement da!!icher le contenu du r!rentiel de classement selon larborescence des catgories. eLo 7MS recommande dutiliser sa gestion de ta=onomie pour catgoriser les documents. "e classement des documents est par ailleurs trs similaire . celui dun systme de !ichier. Freedo( utilise un plan de classement ,uil est possible de=plorer via une arborescence. "a recherche dans ce plan de classement est galement possible. Ka,ia permet de disposer dun plan de classement. Ce dernier est utilisable pour inde=er les documents lors,uils sont associs . des contenus. PnoHledge ?ree permet de crer aussi bien des le=i,ues ,ue des plans de classement. "a navigation par !acette est gnre automati,uement pour certains types de contenus. Logica7oc utilise un le=i,ue ,uil est possible de=plorer lettre par lettre pour retrouver les documents associs. Maarc, ne propose pas de crer des plans de classement nativement. 9anmoins le module d?auto!oldering permet de constituer des arborescences bases sur des mtadonnes (navigation virtuelle+. 9otons ,u?une implmentation de >ore,) est en cours (more,).maarch.org+. &!"eo propose un systme de gestion de r!rentiel puissant (les vocabulaires+ ,ui permet de structurer lensemble des r!rentiels. #ls sont notamment utiliss pour l?inde=ation des documents le typage des liens entre documents ou la navigation par !acette. 6!otero propose un plan de classement navigable. #l est possible d?e!!ectuer des recherches au sein de ce plan de classement.

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M$?EUR 7E RE%9ER%9E
#l sagit bien entendu dune bri,ue essentielle des applications de gestion din!ormations. Trois tendances non e=clusives e=istent dans les solutions de 46- R *. #ntgration dun moteur de recherche les solutions open source intgrent souvent "ucene moteur de r!rence du monde open source ). 6=ploitation de la recherche sur de la base de donnes ceci peut limiter les !onctions disponibles (notamment lemmatisation troncaturesN+

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T. Ouverture vers des solutions de recherche du march (propritaire+ via des connecteurs #l est donc ncessaire de savoir co((ent on souhaite rechercher notamment en termes de !onctions et de primtre de recherche.

Fonctions de base
A minima le moteur de recherche dune 46- doit R inde=er les !iches documentaires c?est$.$dire toutes les mtadonnes d?un document inde=er les documents lectroni,ues en te=te intgral (ou Z !ull te=t [+ c?est$.$dire en prenant en compte le contenu des !ichiers lectroni,ues pour tous ceu= ,ui incluent du contenu te=tuel !iltrer ses rsultats de recherche selon les habilitations en lecture de lutilisateur cest$.$dire ne lui proposer ,ue des documents ,uil a le droit de consulter permettre des recherches aussi bien sur lintgralit dun document ,ue sur un ou plusieurs champs spci!i,ues de mtadonnes. permettre lutilisation des tables de r!rence dans les inter!aces de recherche permettre les recherches utilisant plusieurs critres associs avec des oprateurs boolens (6T OJ SAJ%+ ainsi ,ue des parenthses permettre de mi=er les approches documentaires sur les mtadonnes et le te=te intgral autoriser les troncatures centrales et . droite implicitement ou par lutilisation de caractres gnri,ues ,ui remplacnte un ou plusieurs caractres (classi,uement ltoile Z ^ [ ou le Z X [+ permettre de personnaliser les pages de recherche si possible plusieurs pages di!!rentes pour correspondre au= attentes des utilisateurs

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Fonctions avances
"utilisation de moteurs labors est souvent envisage pour prendre en charge des !onctions avances comme R permettre lenregistrement de rsultats sous !orme de Z panier [ par e=emple pour permettre au= utilisateurs de constituer une slection permettre lenregistrement des stratgies de recherche c?est$.$dire les critres utiliss pour la recherche a!in de pouvoir les relancer simplement rechercher par tapes successives de !aCon . a!!iner une re,uVte par rapport au= rsultats de la recherche prcdente tendre une recherche par rapport . des synonymes par e=emple !drer la recherche sur plusieurs bases documentaires automatiser les appro=imations suggestion orthographi,ue et la lemmatisation (c?est$.$dire la recherche sur les racines des mots+ permettre la recherche en langage naturel ou recherche par le=emple c?est$.$dire dduire l,uation de recherche dune phrase ou dun te=te interprt par le moteur suggrer des rsultats approchant . lissue dune recherche par di!!rents moyens R o e=plicites via des liens entre documents spci!is dans linde=ation de chacun o implicites des rapprochements issus de calculs statisti,ues ou smanti,ues dtecter automati,uement des Z entits nommes [ c?est$.$dire des noms propres (personnes lieu=+ et leurs relations

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"a !onction de recherche est centrale dans les proDets de 46-. #l sagit souvent de la !onctionnalit la plus utilise et la plus importante pour les utilisateurs sous rserve ,uelle soit adapte pour rpondre . leurs attentes spci!i,ues. 3armi les besoins !r,uemment vo,us on retrouve par e=emple R la navigation par arborescence la recherche sur intervalle de dates la recherche simple (pour les a!icionados de 4oogle+ la recherche par r!rence la recherche !dre couvrant . la !ois la 46- et applications tierces. #l est donc !ondamental danalyser les attentes des utilisateurs pour d!inir leurs besoins de recherche. Cest un bon point de dpart pour bOtir larchitecture (structure des donnes et ergonomie+ de lapplication cible.

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Tous les outils proposent une !onction de recherche a minima sur les mtadonnes. Al.resco utilise le moteur "ucene pour inde=er ses contenus documents et mtadonnes. Cette intgration permet de disposer nativement dune solution puissante et largement con!igurable. "cran de recherche avance de linter!ace standard est paramtrable et il est possible de sauvegarder les stratgies de recherche. eLo 7MS propose une !onction de recherche complte sur le contenu des !ichiers et des mtadonnes. -es paramtrages avancs permettent de d!inir des synonymes ainsi ,uun un premier niveau de con!iguration de "ucene.

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Freedo( permet de raliser des recherches et de les enregistrer. "outil prvoit de construire des crans de recherche ddis et des rapports ,ui sont la mise en !orme de rsultats de re,uVtes. Ka,ia permet galement de rechercher sur les documents et les mtadonnes par lintgration de "ucene. "es !onctions du moteur sont donc puissantes et largement con!igurables. PnoHledge?ree intgre un moteur de recherche simple et puissant ,ui propose de nombreuses options prati,ues (histori,ue de recherche recherche par type de contenu par localisationN+. >ais la caractristi,ue la plus intressante se trouve dans linter!ace de recherche avance ,ui permet de bOtir trs simplement des recherches e=trVmement sophisti,ues croisant potentiellement lensemble des critres de la base documentaire. Logica7oc ne prend en compte ,ue les types de documents les plus simples dans la recherche de sa version communautaire. "es !onctions de recherche prsentent nanmoins deu= !onctions intressantes R la con!iguration de lcran de recherche avance par lutilisateur et la recherche de documents par similarit (base sur la !r,uence des mots+. Maarc, intgre un module de recherche bas sur "ucene pour la recherche !ull te=t coupl . une recherche sur la base de donnes pour la recherche documentaire. &!"eo utilise par d!aut le moteur de la base de donnes. #l est galement possible de brancher "ucene Solr ou un autre moteur e=terne. "es !onctions de linter!ace standard sont de bon niveau mais limites au= !onctions de recherche de la base de donnes sous$Dacente. 6!otero propose un con!igurateur graphi,ue de type de documents avec mtadonnes personnalises.

"es !onctions de recherche plus avances ne seront pas disponibles nativement et demanderont la plupart du temps une intgration ou une con!iguration. 3armi les moteurs non open source ,ui apportent une valeur aDoute non ngligeable notamment sur le plan smanti,ue citons des outils tels ,ue Sine,ua Antidot 6=alead 3olyspot Autonomy ou %ast.

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&UMERISA?I$&
"es applications de gestion documentaire ne prennent en gnral pas en charge la numrisation ni les traitements associs ceu=$ci sont gnralement couverts par des solutions ddies. 6lles traitent les phases initiales depuis la conversion du support Dus,u?. Z l?inDection [ du document dans la 46-. "?application documentaire reprend la main sur les traitements mtiers notamment d?inde=ation une !ois le !ichier Z inDect [. "es !onctions vo,ues ci$dessous entrent dans le spectre de la gestion documentaire mais ne sont en gnral pas prises en compte directement par les solutions de 46-.

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Pilotage de scanner et #r inde"ation


-ans une chaBne de dmatrialisation il sagit de la premire !onction . prendre en compte. C?est le plus souvent via une application installe sur le poste connect au scanner ,u?est ralise la numrisation mais cela peut galement Vtre mis en uvre via une inter!ace Feb. "?obDecti! tant de !aciliter au ma=imum le processus ,ui comprend la numrisation et la saisie des premires mtadonnes du document (on parle de pr inde=ation+ on se!!orce doptimiser linter!ace propose . loprateur pour numriser et pr inde=er les documents dans la 46-. 6ncore souvent perCue comme !astidieuse par les oprateurs cette premire phase est cruciale pour garantir la prise en main et la russite de lapplication de dmatrialisation. 6n e!!et cest l. ,ue sont saisies les mtadonnes e=plicites (date de numrisation e=pditeur destinataire montant dune !acture...+. "eur e=actitude et leur compltude vont dterminer une part importante de l?e!!icacit des traitements ultrieurs et donc de la valeur aDoute du systme. -es procds de gestion par lots et lintroduction de la reconnaissance automati,ue permettent damliorer ces processus.

Reconnaissance a!to(ati-!e
On trouve plusieurs catgories doutils de reconnaissance automati,ue. "eur !inalit est touDours de retranscrire lin!ormation issue du support physi,ue (papier+ en son ,uivalent lectroni,ue en minimisant les pertes les erreurs et les interventions humaines. Ces outils sont largement dpendants de la ,ualit de la numrisation R inclinaison d!inition visibilit de la trame du papierN Ces considrations doivent donc Vtre prises en compte dautant plus prcisment ,uune reconnaissance automati,ue est prvue.

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"es acronymes du domaine de la reconnaissance automati,ue R $%R R Optical Character 7ecognition ou reconnaissance opti,ue de caractres. "es Z bons OC7 [ atteignent des tau= de reconnaissance du document numri de plus de :&_ et savent remettre en !orme des tableau= reconnaBtre les styles etcN I%R R #ntelligent Character 7ecognition ou reconnaissance intelligente de caractres. -dies . la reconnaissance de lcriture cursive (manuscrite+ ces applications sont notamment trs utilises par les ban,ues pour les ch,ues. LA7 R "ecture Automati,ue de -ocument. 3our lac,uisition de donnes structures dans une base de donnes par rapport . des champs pralablement identi!is. RA7 R 7econnaissance Automati,ue de -ocument. "obDecti! est dorienter les documents vers le bon processus de reconnaissance (plus haut+. Ceci permet notamment dappli,uer des rgles particulires en !onction du type de document reconnu.

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Lass sur des algorithmes comple=es ces outils sont largement dpendants de la ,ualit de la reconnaissance et de lutilisation de dictionnaires linguisti,ues et mtiers. "es meilleurs utilisent des notions dapprentissage et de suggestion de reconnaissance par association. "intgration de ces !onctions dans une 46- consiste le plus souvent en ladDonction dune application ddie et la mise en place dun Z inDecteur [ (ou connecteur+ pour rcuprer dans la 46- le rsultat des !lu= numriss. 9otons ,uil ne=iste pas de solution rellement satis!aisante de reconnaissance automati,ue distribue sous licence open source.

Al.resco sinter!ace avec Po!a= Ascent Capture solution commerciale de pilotage de scanner et de reconnaissance automati,ue de contenus. 9otons ,u?un partenariat a t rcemment conclu avec 6pheso!t $ diteur de la premire solution open source totalement ddie . la dmatrialisation. Logica7oc propose ce type dintgration dans sa version commerciale. eLo 7MS propose une intgration avec Po!a= via Febdav. Freedo( ne propose pas ce type dintgration. PnoHledge ?ree intgre dans son dition commerciale un outil spci!i,ue ,ui permet . la !ois le pilotage de scanner et lOC7. Cet outil est une chaBne de numrisation simple ,ui permet de piloter le scanner de raliser des manipulations simples du !ichier gnr et dinde=er ce !ichier dans la 46-.

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Maarc, propose une inter!ace standard avec Po!a= Ascent Capture ou directement avec le scanner %uDitsu ScanSnap. Jne chaBne de numrisation complte et par!aitement adapte . la gestion de courrier est propose dans le vertical ddi R "etterLo=. &!"eo dispose de points de=tension pour une intgration avec des solutions de numrisation notamment dans le cadre de son vertical de gestion de courrier bas sur 9u=eo Case >anagement %rame;orE (9u=eo C>%+. A noter la sortie de la dernire version *.1 en Duin )'**. Ka,ia ne propose pas nativement ce type dintgration.

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2ES?I$& 7ES 7R$I?S


-ans la 46- comme dans une maDorit dapplications de gestion susceptibles davoir une diversit dutilisateurs la gestion des droits est une pierre angulaire. "a gestion des droits passe le plus souvent par lassociation dautorisations sur des lments de la base documentaire. Ces autorisations permettent de d!inir un ensemble de droits pour un utilisateur ou un groupe dutilisateurs.

&ivea!" de gestion
"a gestion des droits doit pouvoir Vtre su!!isamment !ine a minima par nud darborescence (rpertoire dans un systme de !ichiers+ et si possible au niveau de cha,ue document. Certains systmes vont Dus,u. o!!rir une gestion au niveau de cha,ue mtadonne a!in de grer des problmati,ues de con!identialit e=trVmement pointues. "a gestion des droits prend galement en compte les actions possibles en !onction du r<le (pro!il+ de cha,ue utilisateur (voir le paragraphe ci$dessous+. "a gestion des droits ou habilitations des utilisateurs doit pouvoir Vtre rgle !inement et de !aCon dcentralise. C?est$.$dire ,ue ce sont les gestionnaires de la 46- et non des techniciens ,ui sont en capacit de les administrer. 6lle permet principalement de d!inir comment est implmente la notion de con!identialit dans la 46-.

2estion des #ro.ils


Jn utilisateur peut cumuler di!!rents pro!ils en !onction de son appartenance . un service . un niveau hirarchi,ue mais galement de son r<le par rapport . un processus transverse par e=emple contributeur sur le site Feb responsable dun dossier clientN

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"a gestion des autorisations peut elle$mVme !aire l?obDet d?une autorisation ce ,ui permet de disposer d?administrateurs locau= en charge de la gestion des droits dlgue sur une section de la base documentaire. -ans la mesure du possible il est pr!rable de sappuyer sur une mtad!inition des droits au niveau dun annuaire dentreprise. Ceci se traduit par lutilisation des groupes de lannuaire central dans le systme de 46-. -e !aCon optimale on ne gre dans la 46- ,ue la!!ectation de r<les . des groupes sur des obDets documentaires ceci de !aCon totalement impersonnelle la gestion des individus tant dlgue . lannuaire dentreprise.

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Ann!aire et SS$
"es applications documentaires peuvent reposer sur des annuaires "-A3 et dispositi!s de Single Sign$On (SSO+ pour la gestion de la conne=ion de leurs utilisateurs. "es di!!rentes solutions prsentes se distinguent notamment par rapport . leurs capacits de synchronisation avec lannuaire . leur capacit . sinter!acer rapidement avec des systmes de SSO du march ou . la possibilit de crer des utilisateurs pour la 46- en dehors de lannuaire. Toutes les solutions prsentes ici permettent de sinter!acer avec un annuaire e=terne. 6lles proposent toutes une gestion su!!isamment !ine des droits au minimum par dossier.

Al.resco eLo 7MS &!"eo et Ka,ia supportent la con!iguration dun systme de SSO et lauthenti!ication chaBne sur plusieurs annuaires. Al.resco permet galement de disposer dune base dutilisateurs secondaire dans le cadre de son inter!ace Share ceci a!in de pouvoir inviter des utilisateurs e=ternes. eLo 7MS permet de d!inir des droits sur une multitude de niveau= R les contenus les lments dinter!aces certaines !onctionsN Ces comportements sont notamment hrits du composant portail sur le,uel est bas eUo ->S. Freedo( et Logica7oc supportent lidenti!ication via un annuaire "-A3. Maarc, utilise un systme de gestion avance . la !ois sur les modules applicati!s et par rapport au= contenus. Ainsi il est trs simple de d!inir des pro!ils et donc des inter!aces plus ou moins comple=es en !onction des besoins des utilisateurs. PnoHledge ?ree propose en plus du modle standard un mode de gestion dynami,ue des permissions bases sur les mtadonnes de documents. &!"eo permet galement la d!inition des droits en ngati! c?est$.$dire le retrait ponctuel de droits et une gestion dynami,ue en !onction des mtadonnes.

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F$&%?I$&S
%$LLAB$RA?I;ES "a 46- centralise la documentation de l?entreprise et o!!re de !acto un dp<t uni,ue pour les documents notamment bureauti,ues. "es !onctions collaboratives prennent donc tout leur sens ceci bien au$del. de loutil de base R lemail. #l e=iste plusieurs concepts dans l?dition collaborative de documents cest . dire lors,ue plusieurs utilisateurs souhaitent travailler sur un mVme document prsent sur la 46- R Rservation e"#licite R une copie de travail est cre a!in ,ue l?utilisateur puisse lditer sur son poste de travail. "?original reste en accs lecture seule sur la 46-. Ce principe s?appelle Z checE$out [ ou rservation. Jne !ois le document modi!i l?utilisateur met en ligne la nouvelle version et libre sa rservation. "e document est en gnral versionn (le numro de version incrment+ et remis en accs libre R il sagit du Z checE$in [ ou libration de rservation Modi.ication en ligne R lutilisateur ,ui souhaite modi!ier le document ralise cette modi!ication en ligne c?est$.$dire sur la version du serveur. Tant ,ue le document est ouvert sur son poste le document est rserv et donc en lecture seule. -s ,ue lutilisateur !erme le document sur son poste de travail la rservation est libre. Ce procd est le plus con!ortable pour lutilisateur mais il trouve ses limites car il ncessite dVtre perptuellement Z on$line [ Modi.ication conc!rrente R les utilisateurs ditent le document en temps rel depuis leur poste. Si le document a t ouvert par plusieurs utilisateurs en mVme temps la 46- gre l?dition concurrentielle en pointant les carts et en demandant une intervention. Cette prati,ue est e=ceptionnelle car les !ormats de documents bureauti,ues se prVtent trs mal . ce type ddition On apprciera galement dautres !onctions telles ,ue les alertes sur modi!ication lenvoi demails depuis la 46- les commentaires et discussions sur les documents ou encore la prvisualisation.

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"es !onctions indispensables sur laspect collaborati! sont la rservation et la gestion de version. Al.resco permet de raliser les ditions collaboratives via la rservation via la modi!ication en ligne ou via lintgration . >S O!!ice. Al!resco propose en standard des outils dalertes con!igurables par ladministrateur. 6n!in Al!resco !ournit un !rame;orE de dveloppement d?inter!aces R Al!resco SJ7%. Share linter!ace base sur SJ7% permet de disposer dun gnrateur de sites collaborati!s. Share !ournit galement des outils de gestion de contenu tels ,uun ;iEi un !orum un blog et un calendrier partag compatible iCal. Cha,ue utilisateur dispose dun tableau de bord remontant toutes les in!ormations utiles pour les sites au=,uels il participe.

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eLo 7MS intgre peu de !onctions collaboratives directement utilisables. Jn vertical ddi . la collaboration dans la suite eUo propose un ensemble doutils notamment calendrier email !orumN PnoHledge ?ree !ournit des !onctionnalits de rservation et dintgration . >S O!!ice dans sa version commerciale \ notons ,ue lintgration . O!!ice repose sur une intgration trs ergonomi,ue avec le poste de lutilisateur. "a solution permet galement de crer des documents Ford et 6=cel directement . partir de linter!ace Feb dans la 46-. &!"eo permet de raliser des ditions collaboratives via la rservation via la modi!ication en ligne via lintgration . >S O!!ice ou via le module "ive6dit . dployer sur les postes clients. #l est galement possible dinitier un document directement dans la 46- sans avoir besoin de le crer au pralable sur son poste de travail. 9u=eo propose galement des outils dalertes con!igurables par ladministrateur ou lutilisateur. 6n!in 9u=eo dveloppe un !rame;orE dinter!aces appel Feb6ngine ,ui permet de disposer dune inter!ace alternative (sorte de mini site Feb+ sur une partie du r!rentiel 9u=eo. Maarc, ne propose pas ce type de !onctions. Ceci dnote bien du primtre de >aarch ,ui na pas vocation . grer les aspects collaborati!s de la gestion documentaire mais plut<t les !lu= entrants sortants et darchives.

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W$RPFL$W
-eu= types de ;orE!lo;s (processus+ sont mis en uvre dans le cadre des solutions de gestion de contenu. #l sagit de lune des !rontires entre le domaine de la 46- et celui de l6C>. 6n e!!et dans les solutions de 46- on trouvera des ;orE!lo;s appli,us au= documents. -ans les solutions d6C> on trouvera galement des procdures automatises en dehors de tout conte=te documentaire R on parlera alors de L3> ou de ;orE!lo; mtier. -i!!rents niveau= de processus de gestion sont adresss par les solutions R Wor4.loH doc!(entaire par e=emple R validation approbation di!!usion de documentN Wor4.loH (tier par e=emple R instruction de dossier traitement de donnes dmatrialisation de !ormulaireN

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Wor4.loH doc!(entaire
#l sagit de mettre en uvre un circuit de validation de documents souvent pour les publier ou pour les archiver R on trouve par!ois le terme de Z -oc!lo; [. -i!!rentes mthodes sont implmentes par les outils slectionns. "e ;orE!lo; repose en gnral sur des !onctions standards mises . disposition des outils R la gestion des droits envoi demails dplacement de !ichiers etc. "es outils ,ui permettent de crer des ;orE!lo;s . la demande peuvent Vtre bass sur une gestion de rgles sous$Dacente . lapplication. #ls permettent daDouter de Du=taposer di!!rentes !onctions . partir de rgles simples assembles les unes avec les autres. #l peut galement sagir de dveloppements simples et souvent peu paramtrables notamment en termes de nombre dtapes de noti!ications ou de rsultats du ;orE!lo;.

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Wor4.loH (tier o! BPM


"obDecti! est de permettre la dmatrialisation des procdures ,uelles aient ou non un lien avec des documents. "es outils mis en uvre sont des moteurs de ;orE!lo; c?est$.$dire des applications ddies au paramtrage et . le=cution de processus. "es applications documentaires lors,uelles proposent une gestion de processus labore intgrent une bri,ue open source pour la Z motoriser [. #l e=iste de nombreu= proDets de moteur de ;orE!lo; open source de ,ualit le plus souvent en technologie Kava. Ce sont des outils relativement comple=es parmi les,uels on peut citer Intalio/ Bonita/ <BPM/ Process(a4er/ $rc,estra o! $SWor4.loH. -e mVme ,ue pour une solution de gestion documentaire open source il convient de R se poser la ,uestion de leur prennit par rapport au= critres de communaut dutilisateurs de niveau !onctionnelN sassurer ,ue limplmentation du moteur de L3> dans la 46- est de bonne ,ualit notamment en termes de gestion des utilisateurs (lors,uils sont communs+ de persistance des donnes ou de design des processus en regard de leur interaction avec les !onctions documentaires

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7eprsentation de ;orE!lo; #l e=iste plusieurs mthodes de reprsentation de processus. "es moteurs les plus labors sappuient sur une reprsentation graphi,ue des ;orE!lo;s pour en raliser le paramtrage tandis ,ue la modlisation sous$Dacente est souvent en U>". "a transcription dans le moteur peut Vtre plus ou moins riche depuis la simple interprtation des tapes Dus,u. la possibilit de paramtrer graphi,uement les alertes les conditions et les interactions avec dautres applications voire des traitements spci!i,ues (scripts+.

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#mplmentation dans la 46"intgration du moteur de ;orE!lo; dans loutil de gestion documentaire peut Vtre plus ou moins !orte notamment en ce ,ui concerne R la gestion des droits et des r<les linteraction entre les obDets documentaires (document dossier+ et les obDets de ;orE!lo; (processus tapesN+ et les inter!aces des deu= outils. "intgration des inter!aces proposes au= utilisateurs Z mas,ue [ le plus souvent linter!ace du ;orE!lo; et donne . lutilisateur limpression dutiliser une seule application. "a gestion des droits doit Vtre transversale entre 46- et L3>. "es utilisateurs ont des r<les au sein des processus. #ls peuvent Vtre destinataires de certaines tOches en !onction des processus. 3aralllement ils ont des droits sur la base documentaire et sont donc autoriss . raliser des actions sur certains obDets. "?intgration d?un moteur de ;orE!lo; doit donc bien apprhender ce lien pour viter les situations o] un utilisateur serait destinataire d?une tOche mais ne disposerait pas des autorisations ncessaires pour la raliser par e=emple.

Tableau de bord et suivi "un des obDecti!s du L3> est de permettre le suivi et la traCabilit des processus. Toutes les !onctions de Z log [ et leur e=ploitation doivent donc !aire lobDet dune attention particulire au moment de choisir limplmentation de la solution de L3> dans la 46-. A minima cha,ue utilisateur doit pouvoir visualiser ses tOches en cours. 3our aller plus loin il est souhaitable de disposer des indicateurs suivants R la liste des tOches des subordonns hirarchi,ues lhistori,ue des tOches ralises la liste des tOches des groupes au=,uels appartient lutilisateur des statisti,ues dutilisation au niveau de lindividu du groupeN Ces in!ormations sont le plus souvent prsentes dans linter!ace de la 46- sans ,uil soit besoin daccder . une inter!ace tierce sau! lors,ue la solution de L3> est utilise pour Z motoriser [ des processus ,ui nont pas de rapport avec la gestion documentaire. -ans ce cas il peut Vtre pr!rable de regrouper toutes les tOches dans un tableau de bord e=terne . la 46-.

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Al.resco dispose dun outil trs complet bas sur un moteur de ;orE!lo; (DL3>+. #l est bien intgr . lapplication et permet de raliser des ;orE!lo;s mtiers !acilement. 3ar ailleurs Al!resco dispose dun outil de conception de ;orE!lo; simple bas sur lusage de son moteur de rgles intgr. Ce second type de ;orE!lo; peut Vtre gnr par un utilisateur !onctionnel. eLo 7MS intgre Lonita comme moteur ddi . la modlisation et . lautomatisation des ;orE!lo;s documentaires. Lonita est galement utilis dans la suite eUo pour piloter di!!rents processus. #l sagit de loutil de L3> le plus complet parmi ceu= intgrs au= solutions prsentes ici.

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Ka,ia propose son propre mcanisme de ;orE!lo;. #l est relativement souple orient vers la publication ,ue ce soit par page celle$ci regroupant des contenus ;eb et des !ichiers ou par type de contenu. 6lle n?intgre donc pas de ;orE!lo; mtier . proprement parler. PnoHledge ?ree utilise le moteur 3rocess>aEer. >oins complet ,ue DL3> il est en revanche plus !acilement paramtrable et lintgration ,ui en est !aite sous !orme dun module est satis!aisante. "es processus sont essentiellement documentaires. Logica7oc propose dans sa version entreprise un systme de ;orE!lo; documentaire paramtrable graphi,uement. Maarc, dispose dun systme de ;orE!lo; !aisant appel . des dveloppements 3H3. "es !onctions sont particulirement avances dans "etterLo= avec notamment une prise en compte des dlgations et des absences . &!"eo dispose dun outil trs complet bas sur le moteur de ;orE!lo; DL3>. "implmentation de base ,ui est propose est largement paramtrable et permet de raliser des ;orE!lo;s mtiers de di!!rents types. "e module alternati! Content 7outing permet de d!inir graphi,uement des !lu= et la liste des intervenants d?un ;orE!lo;.

RE2LES 7E 2ES?I$& Fonctions de gestion


4rer des documents impli,ue de pouvoir disposer de !onctions permettant la prise en compte des rgles de gestion inhrentes au= mtiers concerns. 3ar rapport au= documents cela se traduit notamment par des actions sur R lac,uisition les noti!ications la conservation les trans!ormations...

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On trouvera selon les applications des !onctions diverses par e=emple R trans!ormation en 3-% de documents bureauti,ues calcul dun numro de chrono pour a!!icher un cartouche de document en !onction de mtadonnes di!!usion din!ormations en !onction de di!!rents critres comme par e=emple R une stratgie de recherche pr$enregistre un mot$cl la validation dun document ou dun ensemble de documents noti!ication par email par !lu= 7SS dans un tableau de bordN d!inition des !ormats da!!ichage des !iches dinde=ation par e=emple R par pro!il dutilisateur selon des opti,ues mtiers ou par type de document. Ceci a!in de mettre en valeur les champs les plus pertinents pour chacun a!!ectation conditionnelle de mtadonnes . un document par e=emple par rapport . la personne ,ui linde=e ou . son dossier dappartenance manipulation dimages dans une approche >diath,ue. Ceci permet dviter de sortir limage de lapplication pour des actions simples par e=emple R recadrage rotation balance de couleur change collaborati! autour dun document ou dun dossier par e=emple par des !onctions de type !orum via les annotations sur un document

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Mote!r de r)gles
Sur le mVme concept ,ue les !onctions de gestion ci$dessus les outils reposant sur un moteur de rgles permettent de paramtrer des actions plus comple=es et combinant les rgles les unes au= autres. Ces rgles constituent un enchaBnement dactions unitaires par e=emple R copie trans!ormation alimentation dune mtadonne envoi demails etc. 6lles peuvent galement Vtre plus comple=es et re!lter des besoins mtiers. -e plus il est souvent plus !acile dimplmenter de nouvelles !onctions . travers un moteur de rgles (e= R -rools+. Ceu=$ci sont en e!!et bOtis sur des architectures e=tensibles et permettent daDouter !acilement des cas de !onctionnement ,ui ne sont pas prvus nativement.

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"es applications de 46- se distinguent ici de !aCon importante selon ,uelles soient crites en 3H3 ou en KA8A. "es premires tablent sur leur plus grande rapidit de dveloppement les secondes sur une architecture techni,ue e=tensible !acilitant laDout de nouvelles !onctions.

Al.resco dispose de nombreuses !onctions de gestion. Celles$ci sont par ailleurs largement e=tensibles ,ue ce soit par lintermdiaire de plugins e=istants ou par des dveloppements. Al!resco intgre galement un moteur de rgles. Certaines rgles sont manipulables via linter!ace Feb standard ce ,ui en !acilite lusage.

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eLo 7MS ne propose pas de moteur de rgles. 9anmoins la solution intgre un large choi= doutils techni,ues permettant limplmentation de rgles mtier. PnoHledge?ree propose peu de !onctions de gestion spci!i,ues. #l e=iste cependant de nombreu= modules ,ui permettent lintgration avec dautres applications ou laDout de !onctions dans linter!ace. Certains de ces modules sont uni,uement disponibles dans la version commerciale. Logica7oc ne propose pas de moteur de rgles mais permet de sabonner au= modi!ications dun document ou dun rpertoire ou de dcompresser automati,uement le contenu dun !ichier Gip. Maarc, ne dispose pas de moteur de rgles. "a solution propose des rgles de gestion pour la ralisation de traitements particuliers $ notamment dans le vertical de gestion de courrier "etterbo= $ ou relatives au= !onctions de gestion darchives physi,ues. Ka,ia intgre le moteur -rools r!rence en la matire. #l permet l?intgration de rgles relatives au= dp<ts de !ichiers (e=traction de mtadonnes gestion des vignettes aDouts de mtadonnes en !onction de caractristi,ue du !ichier...+. &!"eo dispose de nombreuses !onctions de gestion ,ui sont pres,ue systmati,uement apportes comme des modules. Ceci rend lapplication dans son ensemble e=trVmement souple et modulaire. 9u=eo propose galement un moteur de rgles mais celui$ci nmerge pas dans linter!ace. #l nest donc ,uun puissant outil . disposition des dveloppeurs. "outil 9u=eo Studio intgre dsormais la manipulation du moteur de rgles.

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2ES?I$& 7U %C%LE 7E ;IE Politi-!e de conservation


"a conservation la prservation et la scurisation de lin!ormation entrent de plus en plus dans les proDets de gestion documentaire . mesure ,ue les entreprises prennent conscience de la valeur des documents ,uelles brassent ,uotidiennement. "es politi,ues de conservation e=istent depuis longtemps dans le domaine papier (physi,ue+ mais ne sont ,ue depuis peu appli,ues au= donnes lectroni,ues.

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Ce sont les disciplines couvrant les !onctions de larchivage ,ui permettent de rpondre au= ,uestions lies . la politi,ue de conservation on parle darchivisti,ue ou de Z 7ecord >anagement [ dans le monde anglo$sa=on. "e Z 7ecord >anagement [ est par!ois considr comme plus adapt au domaine numri,ue dans la mesure o] il prend en compte un sous$ ensemble de documents . archiver. Sous$ensemble ,ui correspond alors au= Z documents vitau= [ de lentreprise c?est$.$dire ncessaires . lactivit ,uotidienne de lorganisation. "a d!inition dune politi,ue de conservation dans une application de gestion documentaire permet R de d!inir des ensembles de contenus par rapport . des types ou des critres dinde=ation de relier chacun de ces ensembles . des actions de conservation processus de destruction dure !ormat et support de conservationN

Arc,ivage
"archivage peut Vtre apprhend de di!!rentes !aCons en !onction du conte=te de lapplication. -u simple tag Z archive [ sur les lments considrs comme archivs Dus,u. la mise Z hors ligne [ (o!!$line+ des contenus sur des supports opti,ues par e=emple. "a ncessit et la comple=it de la prise en compte de larchivage numri,ue vont croBtre avec le volume et la criticit des in!ormations gres. "es applications intgrent donc des !onctions ,ui permettent R de grer des in!ormations de conservation de grer les !ormats de !ichiers dans la 46- en !onction de leur prennit de dclencher automati,uement des traitements darchivage de permettre la recherche ou non parmi les lments archivs

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-i!!rents types de traitements peuvent Vtre envisags pour rpondre . ces problmati,ues de prennit de compltude de !iabilit et de traCabilit des archives. 3armi les !onctions envisageables on citera R !iger les lments archivs par e=emple en calculant des empreintes cryptographi,ues (signature numri,ue+ pour en garantir linaltrabilit !aire valider larchivage (Z le versement en archive [+ dun ensemble de documents en termes de date et de responsabilit grer les supports de stocEage des contenus et leurs mtadonnes pour les conserver sur des supports adapts (longue dure de vie accs !r,uentN+

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For(at de .ic,ier
"e !ormat des !ichiers grs dans une application documentaire revVt une importance particulire. Contrairement au= documents !ormat papier dont luni!ormit permet de sabstraire de la plupart des ,uestions lies au support de lin!ormation le !ormat des contenus numri,ue (le !ichier+ revVt plusieurs caractres criti,ues.

%onctions lies au !ormat "a plupart des applications de 46- peuvent stocEer nimporte ,uel type de !ichier cependant certaines !onctions ne sont disponibles ,ue pour certains !ormats. La rec,erc,e en te"te intgral c?est$.$dire dans les !ichiers eu=$mVmes. 6n e!!et les !ormats documentaires sont encore trop souvent !erms et opa,ues. 9anmoins il e=iste de plus en plus souvent la possibilit den e=traire le contenu te=tuel a!in de linde=er et donc de la retrouver par des moteurs de recherche. "es !ormats les plus courants (3-% >S O!!ice OpenO!!ice HT>"+ !igurent pres,ue touDours parmi ceu= reconnus par d!aut. "a ,uestion se posera pour des plus !ormats particuliers tels ,ue R -F4 AutoCA- ou >3T (pour les tags te=tuels+ par e=emple La #rvis!alisation c?est$.$dire la possibilit de visualiser un !ichier sans louvrir avec son application associe. Cette notion est particulirement utile pour les !ichiers trs lourds (image vido+ puis,ue lapplication permet de visualiser rapidement une partie du contenu sans avoir . les tlcharger.

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L e"traction d in.or(ations et nota((ent de (tadonnes. 6n e!!et la plupart des !ormats de !ichiers utilisent une !aCon spci!i,ue de grer les mtadonnes ,uils embar,uent. ConnaBtre ces !aCons ou recourir . une normalisation (open document K364 ou T#%% par e=emple+ permet de !aciliter la rcupration des mtadonnes renseignes par les applications ou les matriels ayant gnr les !ichiers Cette liste nest pas e=haustive.

%ormats ouverts

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"es !ormats ouverts et5ou normaliss sont une ,uestion dactualit avec la monte en puissance de la standardisation des !ormats bureauti,ues. 6n e!!et ce phnomne ,ue lon observe depuis plusieurs annes dans les domaines techni,ues o] le besoin dinteroprabilit est trs !ort devient une ,uestion . la convergence de nombreu= proDets. #l e=iste deu= enDeu= principau= pour un proDet de 46- R le premier est de disposer dun !ormat ouvert document libre (non soumis . un brevet ou un droit dusage+ et trs largement rpandu. Ce ,ui garantit de !ait la #rennit des .ic,iers le second est de disposer dun .or(at dont la str!ct!re est conn!e ce ,ui permet sa manipulation (ldition+. Ceci permet notamment do!!rir des !onctions de manipulation du contenu tout comme du !ichier R trans!ormations combinaisons et mVme aDout de donnes dans le !ichier lui$mVme (la r!rence dans la 46- ou une table des matires+

%ormats de conservation Si les documents stocEs dans le systme documentaire doivent souvent Vtre conservs plusieurs annes (au$del. de & ans+ leur conservation doit galement inclure leur prservation c?est$.$dire a minima ,uils seront lisibles. 6n e!!et la problmati,ue de la conservation se trouve de plus en plus pose pour les documents lectroni,ues dans la mesure o] ils remplacent de plus en plus le papier alors ,uils ne !aisaient ,ue le complter il y a encore ,uel,ues annes. "es !ormats de !ichiers . mVme de garantir la lisibilit des documents sur plus de di= annes sont soit des !ormats simples et trs rpandus les normes de !ait par e=emple R les !ichiers te=te (.t=t+ dont les !ichiers U>" sont parmi les plus courants et les plus utiles pour la conservation de donnes structures soit les !ormats normaliss au niveau international comme le 3-%5A (#SO *:''&$*R)''&+ le 3-%56 (#SO )/&*1$* en cours+ ou lO-% (#SO5#6C )0T''R)''0 $ Open -ocument %ormat+.

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-ans le cas o] ces documents sont porteurs de signat!res lectroni-!es la problmati,ue sen trouve comple=i!ie (c! Z Archivage numri,ue . valeur probante [ ci$dessous+.

Arc,ivage n!(ri-!e 0 vale!r #robante


Au= ,uestions darchivage viennent saDouter les ,uestions darchivage Z lgal [ ou Z . valeur probante [ cest$.$dire la conservation des documents lectroni,ues pouvant servir de preuve.

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Cet aspect de larchivage nest en gnral pas couvert directement par la solution de 46mais par des !onctions anne=es ,ui grent les signatures lectroni,ues les relations avec le tiers de con!iance et la traCabilit de la conservation. 3our limplmentation dun archivage lgal il est ncessaire de garantir R l intgrit R les archives ne doivent pas avoir t modi!ies l a!t,enticit R une signature nominative et vri!iable la traEabilit R la vie de cha,ue document doit Vtre connue sans !aille possible notamment via lhorodatage certi!i et contigu (sans discontinuit+ lNa!ditabilit R le systme doit pouvoir Vtre vri!i pour prouver ,ue ces processus ne peuvent Vtre altrs

Al.resco propose de grer le cycle de vie selon deu= approches. -?une part un module de 7ecords >anagement certi!i -o- &'*&$) (c?est$.$dire par le dpartement amricain de la d!ense+ ,ui permet notamment de grer un plan de classement darchivage. 6t dautre part un module de gestion du cycle de vie (#"> #n!ormation "i!e Cycle+ ddi . la gestion des supports de stocEage en !onction de leurs caractristi,ues notamment de conservation. #l sagit de deu= modules complmentaires disponibles dans la version commerciale. eLo 7MS propose des !onctions de gestion associe au cycle de publication des contenus dans une opti,ue de di!!usion Feb essentiellement. Maarc, dispose de nombreuses !onctions lies . la gestion des archives avec prise en compte des archives physi,ues (boite darchive+ et la conception de bases autonomes darchives sur C-7O>. #l sagit l. dune !onction Z histori,ue [ de la solution. 9otons cependant ,ue lapproche retenue est peu propice . la gestion dune politi,ue de conservation comple=e. &!"eo propose de grer le cycle de vie des contenus et la politi,ue de conservation des contenus par le biais de !onctions standards R mtadonnes plan de classement et cycle de vie des contenus. 9otons ,ue ces !onctions ne sont pas spci!i,ues . un module darchivage mais transverses . lapplication.

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"es autres solutions ne proposent pas de !onctions spci!i,ues pour la gestion du cycle de vie ou de larchivage.

2ES?I$& 7ES 7$SSIERS &otions relatives 0 la F gestion de dossiers G

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A limage de la gestion des !ichiers sur un poste de travail (elle$mVme issue de la gestion de documents papier dans des classeurs+ lergonomie des solutions de 46- en matire de Z gestion de dossiers [ se rapproche de la logi,ue des utilisateurs. #ci un dossier nest pas un simple rpertoire mais un ensemble de documents lis par une !inalit commune. "a notion de dossier est cependant !luctuante et il convient de prciser les trois acceptions ,ue nous lui donnerons R 7ans lNo#ti-!e #ro.essionnelle co!rante le dossier est un ensemble de documents dont le regroupement apporte de la cohrence et . partir du,uel des utilisateurs accompliront des tOches le dossier proDet ou dinstructions par e=emple 7ans lNo#ti-!e doc!(entaire le dossier runit des documents ayant des caractristi,ues communes R un thme ou une mtadonne par e=emple dossier des articles de presse du Dour ou lanalyse !inancire dune socit par e=emple 7ans lNo#ti-!e d! s1st)(e d in.or(ation le dossier regroupe alors numri,uement des in!ormations issues de di!!rentes bri,ues du systme din!ormation pour en !aciliter le=ploitation $ le dossier client par e=emple

Ces approches peuvent Vtre complmentaires. #l e=iste deu= di!!rences !ondamentales entre les dossiers papiers et lectroni,ues R le !ormat numri,ue permet le (!lti3#ositionne(ent. Jn mVme document peut Vtre prsent dans plusieurs dossiers utilis par plusieurs utilisateurs avec des approches mtiers di!!rentes le !ormat numri,ue vite d!#lication et scission des dossiers. Jn mVme dossier peut Vtre partag par plusieurs entits gographi,uement ou !onctionnellement distinctes en permettant . chacune de conserver la main sur ses contenus sans ,uil soit ncessaire de crer plusieurs dossiers en!ants. 6n e!!et le partage dune partie du patrimoine din!ormations conduit souvent . la duplication des dossiers ces derniers vivent alors leur propre vie.

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Les o!tils de la gestion de dossiers


3lusieurs moyens importants e=istent pour grer ces dossiers dans les outils de 46- citons notamment R les in!ormations de dossier portes par les (tadonnes et les tSc,es associes le plus souvent . un dossier dans le cadre dun ;orE!lo;. -autres !onctions peuvent Vtre adaptes dans un systme de 46- ou dveloppes comme des modules . part entire. 9ous regroupons ci$dessous les !onctions les plus !r,uemment rencontres.

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"e partage din!ormations d!inition de mta$in!ormations par dossier possibilit de structurer un dossier par regroupement de documents notamment via ses mtadonnes ou des sous$dossiers liens entre dossiers (hirarchie thmati,ue rglementation type da!!aires type de clientN+ gestion des droits des utilisateurs (initialisation agent traitant superviseur dcideur+ et leurs prrogatives respectives sur cha,ue partie (c! structuration des dossiers ci$ dessus+

"a gestion des dossiers avec des dclencheurs automati,ues \ par e=emple pour larchivage ou les rappels dans le cadre dune procdure ou lors de la rception dune pice interaction entre documents et donnes dune application de gestion tierce ou dune base de donnes (pour des !ormulaires notamment+ application de rgles sur des sous$ensembles de documents constituti!s du dossier vri!ication de la compltude du dossier par rapport . des listes connues possibilit de gnrer des documents . partir de modles de conditions ou de caractristi,ues du dossier. 3ar e=emple un !ormulaire ou une trame de courrier gestion de ;orE!lo; de traitements pour automatiser les transitions et permettre un suivi automati,ue de linstruction

"e classement la relation entre les pices physi,ues et numri,ues peut Vtre importante dans le cas o] des pices en !ormat papier ont un caractre lgal identi!ication du dossier R rgles de constitution rgles de nommage nomenclatureN

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TraCabilit toute action sur cha,ue dossier doit Vtre trace pour permettre des audits sur le traitement des dossiers

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Al.resco permet de grer des dossiers en combinant rpertoire mtadonnes rgles de gestion et !onctions daudit. "a prsentation par !acette permet de proposer des vues distinctes au= di!!rents acteurs des processus dentreprise. "es notions de vue Z custom [ sur la visualisation de cha,ue dossier permettent daDouter !acilement des in!ormations ou des outils de gestion simple des dossiers (checE$list ou tat davancement par e=emple+ eLo 7MS gre les dossiers comme un type de contenus c?est$.$dire ,uils peuvent disposer de mtadonnes et de toutes !onctions associes. Si aucune !onction spci!i,ue nest disponible tout est prvu pour permettre den dvelopper . la demande. Freedo( permet de grer des dossiers et chemises virtuels pour classer les documents. Ka,ia permet de grer des dossiers dynami,ues en !onction de mtadonnes mais n?intgre pas nativement de rgles de gestion paramtrables au sein des inter!aces graphi,ues. #l est toute!ois possible d?utiliser le moteur de rgles intgr . Kahia pour d!inir des ensembles de comportements5actions lors du dp<t de !ichiers. Maarc, permet de grer des dossiers dynami,ues correspondant . des re,uVtes paramtres et de les attribuer . des utilisateurs en !onction de leur r<le. Ce comportement est pouss dans lapplication "etterbo= ,ui propose une gestion des dossiers courrier aboutie. &!"eo gre la notion de dossier et apporte une notion de section permettant de positionner cha,ue contenu dans un dossier et autant de sections ,ue voulu. -ans la prati,ue on combinera rpertoire mtadonnes rgles de gestion et daudits. "a prsentation par !acette permet de proposer au= di!!rents acteurs des processus dentreprise des vues distinctes. "a notion de section autorise une abstraction supplmentaire transversale et indpendante des mtadonnes. A noter ,u?une section ou un espace de travail peuvent Vtre associs . une re,uVte et ainsi devenir des dossiers dont le contenu est mis . Dour dynami,uement.

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IMP$R?RELP$R?
"es !onctions dimport et de=port sont !ondamentales dans une solution de 46-. 6n e!!et elles permettent dentrer et de sortir les contenus dune solution . une autre et donc de rester maitre de ses choi= d?outils.

I(#ortRe"#ort en (asse

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"obDecti! est ici de permettre lentre ou la sortie rapide dun grand nombre de documents. Ces !onctions permettent de prendre en compte les mtadonnes les !ichiers et si possible la gestion des autorisations. "es meilleures solutions proposent des outils ddis ou des A3# de bas niveau permettant dinteragir avec la base documentaire pour notamment R inDecter ou e=traire des contenus aDouter ou modi!ier des mtadonnes et les droits associs au= contenus.

E"#ort s!r s!##ort #,1si-!e


-eu= opti,ues di!!rentes sont . envisager ici R l e"#ort d.initi. . des !ins darchivage notamment ,ui consiste . Z sortir [ certains documents et leurs mtadonnes sur des supports dits de long terme souvent plus lents ,ue les dis,ues durs (dis,ues opti,ues bandes -ATN+. #dalement la 46conserve lhistori,ue des documents sortis de !aCon . permettre des recherches sur les mtadonnes le=port . des !ins de cons!ltation ,ors ligne. #l consiste . e=porter une partie de la base documentaire sur le poste de travail de lutilisateur ou sur un support numri,ue dot de sa propre inter!ace de consultation

Al.resco permet dimporter et e=porter sous !orme darchives des espaces entiers du r!rentiel en incluant les mtadonnes ainsi ,ue les rgles et les droits associs au !ormat U>". Al!resco gre galement via son module FC> ddi au= contenus pour sites Feb la publication des contenus vers des serveurs distants. eLo 7MS propose des !onctions et des routines techni,ues dimport$e=port au niveau de limplmentation de son KC7 (base de contenu+. Ka,ia dispose dun module dimport$e=port de lensemble des donnes au !ormat U>" (contenus et droits catgories utilisateurs ainsi ,ue les !ichiers lis+.

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PnoHledge ?ree est capable dimporter le contenu dun !ichier Gip avec ladDonction de mtadonnes communes et de=porter une slection de !ichiers. Maarc, permet de grer limport et le=port de donnes via un module disponible uni,uement sous licence commerciale. "e stocEage des contenus sous !orme de pacEage OA#S permet nanmoins de rpondre totalement . la problmati,ue de rversibilit du stocEage. &!"eo dispose dun module ,ui ralise des oprations dimport et de=port de documents et de mtadonnes y compris pour les droits. Ces !onctions peuvent Vtre pilotes par une inter!ace en ligne de commande R le Z 9u=eo Shell [. 9u=eo permet galement de raliser la rplication automati,ue de contenus entre plusieurs bases 9u=eo. On peut aussi e=porter une slection de documents au !ormat Gip. 6n!in un mode o!!$line (ralis avec Smile+ permet la consultation de la base documentaire sur des postes non connects au serveur 9u=eo.

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2ES?I$& 7ES EMAILS


"a gestion des emails est une !onction trs demande en matire de gestion documentaire . la !ois pour ,ue ces lments d?in!ormation participent . la mmoire collective mais aussi pour des raisons rglementaires (Sarbanes$O=ley ou LOle ## imposent des rgles de conservation des emails+. "es problmati,ues de gestion de la connaissance impli,uent de partager et de capitaliser les in!ormations mVme si leur degr de !ormalisation est !aible ce ,ui est typi,uement le cas des emails. "eur stocEage et leur partage !acilitent le travail en ,uipe. "es contr<les ,uils soient rglementaires ou ,ualits simposent galement de plus en plus. #ls poussent les organisations . conserver tous les changes avec leurs employs et leurs partenaires commerciau=. "a mutualisation plus ou moins automati,ue des emails peut donc apparaBtre comme une solution . ces problmati,ues.

Slection des e(ails 0 arc,iver


"e processus darchivage dun email peut trs di!!icilement Vtre totalement automati,ue sous peine de voir stocEer une multitude de pourriels (spam+ de messages sans intrVt voire de messages privs (,ui doivent rester en dehors des mcanismes de mutualisation+.

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"es solutions de 46- doivent donc proposer des processus de slection pour larchivage des emails. Celle$ci peut passer par lintgration dun plugin dans le gestionnaire de courrier (>oGilla OutlooEN+ ou par lintgration automati,ue demails envoys . une adresse email spci!i,ue du type stocEage`gedSvotreorganisation.com par e=emple.

2estion des e(ails


"a gestion des emails pose plusieurs problmes . la !ois techni,ues et mthodologi,ues. -une part il ne=iste pas dhomognit ,uant au nombre ou au !ormat des pices Dointes. "e !ormat des emails eu=$mVmes est variable (HT>" ou te=te voire !ormats propritaires selon le client de messagerie utilis+. 3ar ailleurs les changes par email sont le plus souvent multipartites (. plus de deu= interlocuteurs+ le stocEage dun email en plusieurs e=emplaires gnrerait alors des doublons inutiles. #l ne sagit l. ,ue dun chantillon des ,uestions souleves par la gestion des emails. "a 46- doit donc proposer des solutions pour R grer les !ormats de conservation des emails et des pices Dointes a!in dassurer une restitution optimale dtecter les doublons pour viter les stocEages multiples et proposer des processus de travail collaborati! par e=emple lors de lchange dune pice Dointe lgrement modi!ie dans plusieurs emails successi!s inde=er le contenu des emails et les pices Dointes et grer les liens entre ces di!!rents contenus

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Al.resco permet de grer les emails par simple glisser$dposer depuis OutlooE. "es in!ormations de base (e=pditeur destinataires suDet+ sont automati,uement e=traites. "e contenu de lemail et des pices Dointes est disponible en recherche te=te intgral. 3rcisons galement ,ue dans Al!resco cha,ue document ou dossier dispose de sa propre adresse email ce ,ui permet de lui Z adresser [ un email. "e comportement peut Vtre paramtr R un dossier va ainsi stocEer le mail et les pices Dointes un document peut recevoir une annotation correspondant au contenu de lemailN eLo 7MS ne dispose pas nativement de la gestion des emails. Cependant il e=iste dans la suite eUo un outil ddi . cet usage ,ui repose sur le mVme stocEage deUo ->S. PnoHledge ?ree dans sa version commerciale dispose dune trs bonne intgration . OutlooE. #l est possible darchiver les emails dont les mtadonnes sont automati,uement e=traites mais aussi dattacher des !ichiers du r!rentiel lors de lenvoi dun email.

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&!"eo permet de grer les emails via simple glisser$dposer depuis OutlooE. "e contenu de lemail et des pices Dointes est disponible en recherche te=te intgral. 9u=eo propose galement un type de dossier Z courriel [ ,uil est possible de lier . une boite de messagerie (rcupration automati,ue de tous les messages de cette boite dans 9u=eo+. "es utilisations sont multiples et !acilitent lusage de boites emails partages en les rendant disponibles dans la base documentaire. Maarc, propose un module d?import demails R Z >ail Capture [. "es autres outils ne disposent pas de telles !onctions.

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I&?E2RA?I$& 7E LA 2E7
"ors,ue lapplication de 46- vise en grande partie la production de documents bureauti,ues son intgration au= applications du poste de travail de lutilisateur est alors dterminante. -ans ce conte=te lergonomie et le!!icacit du travail au ,uotidien la !luidit du passage de la 46- au= applications utilisatrices de documents numri,ues (applications bureauti,ues par e=emple+ sont des critres dterminants en ce ,ui concerne lacceptation de loutil et donc de la russite du proDet. -eu= principau= niveau= dintgration sont envisageables. 9otons ,ue le choi= impacte . la !ois la comple=it de lenvironnement techni,ue et la ,ualit de lergonomie. Toutes les solutions prsentes proposent une inter!ace Feb pour interagir avec la 46-.

Es#ace de stoc4age
"a 46- peut Vtre considre comme un espace de stocEage similaire . un dis,ue dur ou un espace rseau R possibilit de gestion de dossiers de navigation entre les di!!rents niveau= voire de dplacements dlments directement par Z glisser$dposer [ depuis le poste de lutilisateur. "essentiel intrVt de cette approche est ,ue le changement est mineur pour les utilisateurs par rapport au= simples serveurs de !ichiers au=,uels ils taient habitus. Cela !acilite lacceptation de loutil. "a contrepartie immdiate est la perte dlments tels ,ue les mtadonnes ou linter!ace de recherche. Cette approche est donc le plus souvent complte par une inter!ace Feb ou bureauti,ue ddie . la 46- ,ui apporte ces !onctions.

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"utilisation du r!rentiel documentaire est alors propose dans lenvironnement habituel des utilisateurs prenant en compte la gestion des habilitations de la 46- mais sans tirer pleinement parti de lapplication de gestion documentaire sous$Dacente. Technologi,uement cette approche est rendue possible par des inter!aces telles ,ue Febdav C#%S FSS (>icroso!t+ ou mVme %T3. #l sagit de technologies implmentes comme surcouche dune base documentaire et ,ui permettent daccder . la 46- par des outils standards du poste client.

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Acc)s de#!is la b!rea!ti-!e


#l sagit de permettre laccs . lapplication documentaire . partir des applications associes au= documents (par e=emple >S O!!ice OpenO!!ice AutoCA- 3hotoshopN+ et ainsi optimiser la !luidit du processus de cration ou de modi!ication de documents. "es utilisateurs demandent . pouvoir raliser des tOches habituelles depuis leurs outils bureauti,ues R ouverture inde=ation enregistrement dans la base documentaire voire avancement dun ;orE!lo;. Tout lintrVt de cette approche est dVtre trs peu intrusive par rapport au= habitudes des utilisateurs notamment en ce ,ui concerne les phases de travail les plus !r,uentes tout en apportant les bn!ices dun systme de !ichiers classi,ues. Cette approche lors,uelle nest pas implmente par lapplication documentaire ncessite un investissement important.

7emar,ue R louverture par >icroso!t du code source de son protocole FSS utilis entre Share3oint et >S O!!ice a permis . de nombreuses applications de 46- de lintgrer. Ceci permet dutiliser >S O!!ice et Findo;s comme sils taient en relation avec un serveur Sharepoint c?est$.$dire via les panneau= intgrs . la suite bureauti,ue et le montage de Z dis,ue rseau [ sous Findo;s. Ces plugins permettent de disposer lors-!e l i(#l(entation est co(#l)te des !onctions suivantes R ouverture dition rservation accs au= versions accs au= ;orE!lo;s et la navigation dans les espaces.

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Al.resco a de longue date t prcurseur dans le domaine de lintgration bureauti,ue. #l propose notamment laccs . la base par un partage rseau (en C#%S+ laccs en ;ebdav %T3 ou lintgration dans la suite bureauti,ue >icroso!t via un module spci!i,ue. "intgration FSS est auDourdhui oprationnelle et remplace avantageusement toutes ces !onctions. eLo 7MS propose un accs Febdav C#%S et %T3 . son r!rentiel de contenu. -eu= modules . installer sur les postes de travail permettent lintgration au= suites >S O!!ice et Open O!!ice. Freedo( propose uni,uement un accs Febdav au r!rentiel.

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Kahia propose une intgration limite au poste de travail via la navigation de la mdiath,ue depuis le=plorateur Findo;s ou #nternet (Z ;eb!olders [+. "a gestion des versions et la notion de rservation ne sont pas prises en charge. Jne gestion de version lgre est en place depuis la version 0.&. PnoHledge ?ree dispose dun accs Febdav et de modules complmentaires (non open source+ permettant une trs bonne intgration dans Findo;s (e=ploration du r!rentiel via un navigateur ddi et notion de Z hot !older [+ >S O!!ice (dition des documents+ et OutlooE (inde=ation des emails+. Ces e=tensions sont une e=clusivit de la version commerciale. Logica7oc propose un accs Febdav au r!rentiel. "a solution propose galement une !onction intressante de r!rencement de document sur des postes rseau= distants. Ce r!rencement comprend lauthenti!ication sur le poste et mVme laDout de templates et de tags par d!aut pour les documents r!rencs. Maarc, ne propose pas nativement dintgration au poste de travail de lutilisateur. Cependant des !onctions dintgration avec les scanners pour la visualisation rapide depuis linter!ace de >aarch de documents numriss sont disponibles dans >aarch "etterLo=. &!"eo propose une inter!ace Febdav et FSS pour laccs au= documents. "intgration FSS est oprationnelle et permet de disposer de nombreuses !onctions classi,ues en termes dintgration bureauti,ue. "aDout de document est galement possible par glisser$dposer entre le poste de travail et linter!ace ;eb. 6n!in 9u=eo propose via le plugin "ive6dit lautomatisation du processus de modi!ication en ligne depuis >S O!!ice et Open O!!ice. 6!otero propose une intgration Febdav. #l annonce galement une intgration >S O!!ice et OpenO!!ice et un accs via client riche ,ue nous navons pas pu tester.

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I&?E2RA?I$& ?E%9&I6UE
"es outils de 46- peuvent Vtre considrs de plusieurs !aCons en matire dintgration techni,ue. -une part ils peuvent Vtre considrs comme des applications . part entire sans rel lien avec le systme din!ormation en dehors de la gestion des utilisateurs. Ou alors comme c?est de plus en plus souvent le cas ils sont considrs comme l?une des bri,ues dun systme plus global o] est centralis lensemble des documents dune organisation.

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%on.ig!ration de l inter.ace
Jn outil de 46- peut Vtre trs complet et par!ois dlivrer des inter!aces ,ui ne conviennent pas au= utilisateurs cibles. Sil est touDours envisageable avec des solutions open source de !aire les adaptations directement sur le code de lapplication cest au ris,ue de rendre les mises . Dour plus comple=es. Certaines solutions rpondent . ce problme en permettant de modi!ier leur inter!ace par con!iguration ou via des outils ddis.

Al.resco dispose de deu= inter!aces relativement !iges et dun !rame;orE de dveloppement. "inter!ace Z Al!resco J# [ propose en standard un trs grand nombre de !onctions beaucoup sont adaptables par con!iguration U>" R d!inition des assistants et actions disponibles ainsi ,ue certains comportements. "es volutions peuvent Vtre assembles sous la !orme dun module ou bien dveloppes sous !orme de Z custom vie; [ comme aDout . linter!ace standard ce ,ui permet de les appli,uer !acilement lors de mises . Dour. Share la seconde inter!ace est bOtie sur le !rame;orE SJ7%. Share est totalement ddie au travail collaborati!. 9otons ,ue le principe dune page daccueil totalement con!igurable par lutilisateur est commun au= deu= inter!aces standards. #l e=iste dans la communaut Al!resco plusieurs autres inter!aces plus ou moins matures. eLo 7MS est bOti sur eUo portal solution elle$mVme ddie . la conception de portail Feb. -e ce !ait tous les lments de linter!ace deUo ->S sont paramtrables et e=tensibles. "inter!ace propose nativement est asseG techni,ue et ncessite une adaptation. 7appelons cependant ,ueUo ->S est le plus souvent utilis par des pro!ils Z semi$techni,ues [. Ka,ia propose nativement une inter!ace dune grande simplicit dutilisation. 6tant donn son orientation vers la publication de contenus linter!ace concerne est celle du bacE$o!!ice. "inter!ace de restitution o!!re ,uant . elle une trs grande souplesse dans ladaptation au= besoins des utilisateurs. 9ous sommes ici dans une logi,ue de conception dinter!aces ddies. 9otons ,ue le mode insite editing pour laDout de composant directement dans les pages (depuis la 0.&+ des sites gnrs propose une grande souplesse de restitution.

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PnoHledge ?ree permet de modi!ier !acilement le te=te des di!!rents messages de son inter!ace mais il nest pas prvu doutils spci!i,ues de manipulation de linter!ace au$del. de la page daccueil. "es adaptations sont donc le plus souvent ralises dans le code mVme de linter!ace. Logica7oc propose ,uel,ues options dinter!ace mais ne dispose pas doutils spci!i,ues pour leur conception. "es adaptations sont ralises par lusage de thmes ou sEins. Freedo( et Maarc, ne disposent pas doutils spci!i,ues permettant de modi!ier linter!ace au$del. des paramtrages !onctionnels proposs. "es adaptations sont donc ralises par du dveloppement.

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&!"eo dispose dune inter!ace standard relativement complte ainsi ,ue dun diteur de thmes pour con!igurer certains aspects (disposition thme...+. 3our les modi!ications plus pousses linter!ace tout entire (!onctionnellement et graphi,uement+ est construite sur un systme de plugins ,ui permet de pacEager les modi!ications dveloppes pour !aciliter leur application sur les versions ultrieures. 9u=eo Studio permet dapporter une souplesse importante dans la con!iguration de certains lments dinter!ace R page daccueil logo crans de saisie de modi!ication et de recherche avance. 9otons galement ,ue la page daccueil est totalement con!igurable par lutilisateur via lutilisation de gadgets Open social.

Intgration a##licative
"intgration permet au= applications de gestion de contenu de sintgrer de converser avec dautres applications le plus souvent productrices ou utilisatrices de contenus. 3lusieurs standards et technologies sont disponibles pour cela R

"es Feb services "es services 76ST et SOA3 ,ui sont deu= !ormats d?changes et d?e=positions de !onctions mtiers utiliss dans la cration d?A3# Feb.

Feb services SOA3 Spci!ication utilisant le langage U>" au !ormat standard SOA3 (Simple ObDect Access 3rotocol+. "es Feb Services permettent de raliser des changes entre un client et un serveur via le protocole HTT3. "es Feb Services mettent . disposition un ensemble de point d?entre mtier (6ndpoint+ dcrits dans un contrat au !ormat standard FS-" (Feb Services -escription "anguage+.

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Feb services 76ST 3lus simple et plus per!ormant ,ue la spci!ication SOA3 les services 76ST (76presentational State Trans!er+ se limitent . lutilisation du protocole HTT3 pour les entres$sorties. #ls ne sont pas contraints . utiliser U>" comme langage et leurs changes entre le client et le serveur sont moins verbeu= ,ue ceu= de SOA3 ce ,ui les rend plus per!ormants.

C>#S pour Content >anagement #nteroperability Services

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#l sagit dune norme mergente probablement lune des plus prometteuses depuis le KC7 ou le Febdav pour homogniser les accs . une gestion de contenu notamment documentaire. Cette norme consiste . proposer un accs techni,ue homogne au= outils de gestion des contenus ,ui propose cette inter!ace. 6n dautres termes cela permet ,uune application comme eM 3ublish (C>S ddi . la conception de site Feb+ puisse e=ploiter les contenus stocEs dans des bases de gestion documentaire telles ,ue R Al!resco 9u=eo ou Pno;ledgte Tree de !aCon agnosti,ue.

#nter!aces simpli!ies Jne autre !aCon simple dintgrer loutil de 46- dans le systme din!ormation est de proposer une ou plusieurs inter!aces utilisateurs simpli!ies et limites . une utilisation prcise. On peut citer parmi les cas dutilisations R linsertion dans un portail ou dans une application mtier par e=emple. "es solutions proposant des !rame;orEs de conception dinter!aces sont les mieu= . mVme de rpondre . ce besoin.

3ortlets dans un portail "outil de 46- peut !ournir un certain nombre de Z portlets [ composants ,ui sinstallent sur un portail K66 et ,ui donnent directement accs . certaines !onctionnalits. Certaines applications de 46- proposent nativement la Z portletisation [ (mise en portlet standard+ de certains composants ou pages (tableau de bord recherche ou navigation par e=emple+. 9ous vous invitons . consulter le livre blanc Portail open source (httpR55;;;.smile.!r+ pour plus de dtails sur ce suDet.

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Al.resco dispose dun grand ventail dA3# R ;eb services 76ST et galement ;ebscripts pour la ralisation dinter!aces simpli!ies . base de HT>" et de KavaScript. eLo 7MS est une solution ddie . lintgration. Comme nous lavons vu plus haut son usage est essentiellement pertinent dans le cadre de la suite eUo 3lat!orm. 6n e!!et eUo ->S se comporte principalement comme une inter!ace de gestion des contenus e=ploits par les autres bri,ues de la plate!orme. eUo ->S dispose donc de tous les lments ncessaires pour pouvoir Vtre intgr lments trs largement orients vers les autres bri,ues de la suite eUo. Ka,ia propose une architecture oriente service et une couche d?accs 76ST au= contenus de la plate!orme. -e plus il permet le dveloppement de composants d?accs et de manipulation de ces donnes. PnoHledge ?ree et Maarc, disposent de ;ebservices. Logica7oc propose ,uel,ues ;ebservices. &!"eo dispose dun ensemble de ;eb services technologies de remoting 6KL SOA3 et 76ST ainsi ,uun systme de plugins ,ui permet dtendre !acilement les !onctionnalits de loutil. "a disponibilit de l?inter!ace client lourd 6clipse 7C3 !acilite le dveloppement d?applications sur le poste de travail ou ncessitant des traitements lourds.

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Mode SaaS
)'': a vu lmergence de nombreuse solution en mode SaaS $ So!t;are as a Service les applications de gestion de contenu notamment de 46- nont pas chapp . la tendance et on a vu lclosion du portage de di!!rentes solutions de 46- notamment open source sur le Cloud. Ce mode permet dapprhender les proDets de 46- sous un angle nouveau en voyant lapplication comme un service et non plus comme une solution le dploiement est plus simple puis,uil est industrialis souvent par lditeur lui$mVme. "a contrepartie est ,ue les dveloppements sont souvent plus limits. Ce type do!!re est encore souvent vu auDourdhui soit comme une !aCon de lancer trs rapidement un proDet puis,uune in!rastructure complte peut Vtre monte en ,uel,ues heures soit comme la premire phase dun proDet plus ambitieu= en se servant de linstance de Cloud comme dun proDet pilote pour valider.

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Al.resco propose une machine AmaGon 6C) pour ses versions "abs et entreprise (limites . T' Dours+. &!"eo propose un service de location dinstance pacEag sur la plate$!orme dAmaGon 6C). PnoHledge?ree propose la version Pno;ledgeTree"ive galement hberge cheG AmaGon 6C). Cette version propose notamment des plugins commerciau= spci!i,ues tels ,ue lintgration avec Moho solution de bureauti,ue en ligne.

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SC&?9ESE
"a gestion documentaire dans les organisations a pour !inalit la gestion d?une in!ormation oprationnelle et souvent vitale. "a corollaire est ,ue beaucoup de proDets de gestion documentaires sont comple=es car ils mVlent des aspects techni,ues !onctionnels et mtiers.

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"a 46- est donc une bri,ue stratgi,ue du systme din!ormation au moins aussi criti,ue ,ue le serveur de !ichiers ,ui e=iste dans la trs large maDorit des organisations et ,uil serait catastrophi,ue de perdre. "e caractre open source des solutions o!!re des atouts importants R une solution robuste et prenne des prestataires nombreu= un diteur . mVme d?apporter le support et la garantie de continuit de service ncessaire au= applications de gestion. "es coWts (optionnels+ associs . lutilisation (support module+ de certaines solutions open source de 46- re!ltent deu= types de besoins R la garantie relative . leur patrimoine in!ormationnel ou des !onctions complmentaires ,ui ne seraient pas contenues dans la version Z communautaire [ des solutions prsentes ici. "?open source permet de prototyper ou de raliser un pilote . un coWt e=trVmement !aible puis,ue la souscription nest pas obligatoire. Comme vous aveG pu le voir . travers ce livre deu= produits se distinguent par leur ,ualit et leur trs bonne !acult . raliser des proDets de 46- R Al!resco et 9u=eo. @uatre autres correspondant . des typologies de proDets un peu di!!rents R eUo ->S Kahia >aarch et Pno;ledge Tree. Tous disposent dune prennit de trs bon niveau de services de support . la !ois de leur diteur dun rseau dintgrateurs cons,uents et de leur communaut. "e choi= se!!ectuera donc sur les !onctionnalits avances sur des ,uestions darchitecture techni,ue et5ou sur un modle conomi,ue permettant doptimiser la valeur de cha,ue proDet. 9otre obDecti! tait non seulement de prsenter les solutions mais galement notre vision de la gestion documentaire. 9ous esprons vous avoir clair sur ces ,uestions et nous sommes . votre disposition pour mettre notre e=pertise . la disposition de vos proDets.

-autres livres blancs Smile sont disponibles en ligne en libre tlchargement sur ;;;.smile.!r5"ivres$blancs.

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