Universit UCBL1 - Dpartement Gestion des Entreprises et des Administrations

Matre dapprentissage : Madame TRONEL

Professeur suiveur : Madame HERZIG
Retour dalternance
Mm ire
Agathe HEBERT
Seconde anne
Site de Bourg-en-Bresse


Remerciements ............................................................................................................................... page 3
Introduction ..................................................................................................................................... page 4
1. Prsentation de lentreprise ............................................................................................... page 5

2. Les missions confies ......................................................................................................... page 7
2.1. Comptables & financires ............................................................................................ page 7
2.2. Administratives ............................................................................................................ page 9
2.3. Lie la recherche .................................................................................................... page 10

3. Bilan ................................................................................................................................. page 11
3.1. Rsultats obtenus ...................................................................................................... page 11
3.2. Difficults rencontres et solutions apportes .......................................................... page 11
3.3. Apports de cette premire priode ........................................................................... page 12
Conclusion .................................................................................................................................... page 13
Annexes ........................................................................................................................................ page 14
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Je tiens remercier dans un premier temps, toute lquipe pdagogique de lIUT A de Bourg-
en-Bresse et les intervenants professionnels responsables de la formation Gestion des entreprises et
des administrations pour avoir assur la partie thorique de celle-ci.
Je remercie galement Madame HERZIG pour laide et les conseils quelle ma apports lors
des suivis.
Egalement, je tiens remercier les personnes suivantes, pour lexprience enrichissante
quelles me font vivre au sein de lentreprise Poxel :
Monsieur KUHN, Directeur gnral, pour son accueil mon arrive dans lentreprise.
Madame TRONEL, gestionnaire de projet et responsable administrative de la socit Poxel, ma
tutrice, pour mavoir intgre au sein de lquipe ; pour le temps quelle me consacre tout au long de
cette exprience, sachant rpondre toutes mes interrogations ; sans oublier sa participation
llaboration de ce mmoire.
Lensemble du personnel de Poxel pour leur accueil sympathique et leur coopration
professionnelle.






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Dans le cadre de ma seconde anne de DUT Gestion des entreprises et des administrations
effectue en alternance, jai obtenu un contrat dapprentissage chez Poxel (situe Lyon). Au cours de
cette premire priode de formation, jai pu aborder de nombreuses et diverses tches administratives,
comptables, fiscales,
Plus largement, ce travail en alternance me permet dapprhender le secteur pharmaceutique
(au niveau administratif), de dvelopper des comptences en matire dorganisation et de gestion dune
petite entreprise, dappliquer mais aussi dapprofondir certaines comptences acquises en formation
initiale.
Cette premire priode de travail a consist essentiellement en la ralisation de petites
missions qui mont permis dapprhender la structure et le fonctionnement de lentreprise ainsi quen
des tches de suivi budgtaire.
Dans un premier temps, nous dcrirons lentreprise et son activit. Ensuite, nous aborderons
les diffrentes missions et tches que jai pu effectuer. Enfin, nous dresserons un bilan global de cette
premire priode dans la socit, en mettant en avant les difficults rencontres et les bnfices que
jai pu en tirer.

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La socit Poxel a t cre en 2009. Cest une spin-off de Merck Serono, groupe
pharmaceutique et chimique qui opre lchelle mondiale. Une spin-off, dsigne la cession d'une
activit ou d'une technologie par un groupe, l'entit nouvellement cre tant alors gre par des ex
salaris dudit groupe.





Le secteur de lindustrie pharmaceutique regroupe des activits de recherche, de fabrication et
de commercialisation des mdicaments. En revanche, Poxel est spcialise dans la recherche, et plus
prcisment le dveloppement de candidats mdicaments traitant les maladies mtaboliques (maladies
qui ont rapport aux changements de nature des corps), notamment le diabte de type 2.

Le diabte est un trouble de lassimilation, de lutilisation et du stockage des sucres apports
par lalimentation. Lors de la digestion, une partie des aliments est transforme en sucre. Mais pour que
ce glucose puisse tre utilis comme carburant par les cellules, il a besoin de linsuline produite par
certaines cellules du pancras. Linsuline permet au glucose de pntrer dans la cellule o ce dernier
est converti en nergie. Le taux de glucose sanguin (glycmie) reste ainsi stable. En cas de diabte de
type 2 (ou diabte gras), les cellules de lorganisme (en particulier musculaires) deviennent moins
sensibles linsuline restant produite en quantit non ngligeable. Ainsi, le glucose ne pntre pas dans
la cellule et reste dans la circulation sanguine. Le taux de glucose nest pas rgul. Cette maladie est
une des plus importantes proccupations sanitaires dans le monde et est de plus en plus frquente.

Actuellement, aucun traitement thrapeutique nest rellement efficace, et les mdicaments
disponibles sur le march sont souvent la cause de divers effets secondaires comme la prise de poids
et lhypoglycmie (baisse anormale du taux de sucre dans le sang). Poxel dveloppe une nouvelle
molcule appele Imeglimin. Elle est en phase II de dveloppement clinique pour le traitement du
diabte de type 2. La phase clinique II est celle o, aprs avoir identifi les cibles, ralis les tests
prcliniques de scurit et defficacit, test le mdicament sur un petit groupe dabord de volontaires
sains (phase I), puis de patients (phase II exploratoire), on administre le mdicament un groupe plus
important de personnes pour tester son efficacit, dterminer le bon dosage et valuer plus prcisment
sa scurit.


Programme de dveloppement de la
molcule et gestion du portefeuille R&D
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La socit ne ralise aucun chiffre daffaire. Son financement est assur dabord par des
investisseurs. A eu lieu, en 2010, une premire leve de fonds dun montant de 16 millions deuros.
Poxel fait partie des entreprises labellises FSI (fond stratgique dinvestissement) France
Investissement. Ce programme est un dispositif dintrt gnral qui renforce le financement en fonds
propres et laccompagnement des PME identifies pour leur potentiel de dveloppement. Par ailleurs,
Poxel a dautres sources de financement. En effet, de 2009 2012, lentreprise a galement reu des
subventions telles que celles dOso (entreprise publique qui co-finance les projets dinnovation), le
Fonds europen de dveloppement rgional, le Fonds unique interministriel (programme destin
soutenir la recherche applique), Elle bnficie galement du crdit dimpt recherche (aide fiscale
destine encourager les efforts des entreprises en matire de R&D).

Aujourdhui, Poxel est une socit anonyme au capital de 194 997 euros. Son mode de
fonctionnement est celui du conseil dadministration. Le sige social est situ Lyon, avec un
tablissement secondaire Paris.

Poxel est une PME. La socit regroupe onze employs, placs sous la direction du Directeur
Gnral. Ci-aprs est prsent lorganigramme de lentreprise. Chaque fonction est occupe par une
personne, exceptionnellement deux.
Thomas Kuhn
Direction
Recherche
Pharmacologie
Chimie &
Brevets
Dveloppement
pr-clinique
Dveloppement
clinique
Essais cliniques
Developpement
Marketing
Projet &
Administration
Finances
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Les missions dcrites sont classes en fonction de leur degr de difficult : de la plus facile la
plus difficile.
2.1 Les missions comptables et financires

Comptabilit
Premirement, une mission effectuer sur le long terme ma t confie. Celle-ci se poursuivra
sur la seconde priode du calendrier de lalternance. Cette mission consiste organiser et mener une
demande de remboursement de TVA trangres (en et hors Union Europenne) payes par lentreprise
pendant lanne 2012. Dabord, jai effectu un travail de recherche sur les dmarches entreprendre
et les formalits respecter. Jai ensuite repris une une les factures reues depuis le 1
er
janvier 2012
puis slectionn celles qui comportaient de la TVA trangre (cf. Annexe n1). Ainsi, daprs cette
premire approche, la socit Poxel pourra rcuprer au moins 1 160 de TVA. Par la suite, la mission
consistera raliser les demandes de remboursement auprs des administrations fiscales des pays
concerns puis de rcuprer largent.
Lintrt de cette mission rside dans le fait quelle ntait qu ltat de projet pour lentreprise
et donc quaucune dmarche navait t initie. Ainsi, cela me permet dorganiser cette mission du
dbut la fin, avec laide dautres salaris de lentreprise.
Ensuite, jai t amene rgulirement saisir diverses oprations comptables. Le logiciel
comptable utilis par la socit est le logiciel CIEL (cf. Annexe n2). Son utilisation a t simple
apprhender puisquil sagit dun logiciel similaire celui prsent lors de la premire anne du DUT.
Par ailleurs, toutes les oprations comptables saisies taient galement inscrites au programme. Il ma
t demand entre autres de saisir des factures fournisseurs mais aussi denregistrer les salaires et les
charges sociales. Il a galement fallu effectuer des lettrages qui consistent associer deux critures
(donc deux oprations) : lenregistrement de la facture et le rglement de celle-ci. Ceci permet
lentreprise de vrifier le bon rglement des factures et ainsi, identifier les factures en attente de
rglement ou dont le rglement ne correspond pas au montant prvu. Enfin, la fin du mois, lentreprise
reoit un relev bancaire. Ma mission a t den effectuer le rapprochement, soit vrifier si les montants
du logiciel comptable correspondaient ceux du relev.
Cette mission est intressante dans la mesure o elle donne une vision concrte de ce qui est
appris en cours de comptabilit. Elle montre galement combien ce domaine est primordial dans une
entreprise.
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De plus, jai ralis un suivi des notes de frais du personnel. Lactivit de recherche et
dveloppement implique un nombre important de dplacements en France mais aussi ltranger
(Etats-Unis et Allemagne par exemple) notamment avec les runions, confrences, congrs, Par
ailleurs, Poxel sous-traite beaucoup de prestations des partenaires parfois trangers. Lors de
runions avec ces derniers, le personnel de Poxel peut tre amen se dplacer dans leurs locaux.
Ainsi, un suivi mensuel des frais occasionns par ces missions doit tre effectu. Les salaris de
lentreprise disposent dune carte bleue professionnelle quils peuvent utiliser lors de leurs
dplacements (billets de train, restaurant, htel, ). Chaque mois, il est ncessaire de vrifier les
relevs bancaires de chaque salari et de demander ces derniers de justifier chaque somme
dpense. Une fois les justificatifs runis, je prpare la note de frais (cf. Annexe n3) puis la fais signer
par le salari concern et valider par le Directeur gnral. Si les salaris ont t amens effectuer une
dpense en espces ou avec leurs cartes personnelles, lentreprise rembourse ces dpenses avec les
salaires. La dmarche administrative est la mme que pour les notes de frais en carte bleue : les
justificatifs sont runis, puis une note de frais circule pour tre vise par les deux parties.
Finances
La mission confie consiste effectuer un suivi budgtaire des tudes cliniques, en
collaboration avec le Directeur financier. Cette mission sest tendue sur plusieurs semaines puis sest
concentre sur le mois de dcembre, pour la prparation du bilan 2012. Elle rside en la tche de
pointer les montants facturs lentreprise par les mdecins des sites o ltude clinique a eu lieu. Sur
ltude acheve en 2012, on compte 29 sites dans 5 pays europens diffrents (Hongrie, Lettonie,
Slovaquie, Roumanie, Moldavie). Cette mission permet au Directeur financier deffectuer ses calculs
budgtaires plus facilement. Par ailleurs, la socit bnficie de laide de lEtat, sous forme dun crdit
dimpt. En effet, lEtat franais met en place cette contribution dans le but dencourager les efforts des
entreprises en matire de recherche et dveloppement. La rduction dimpt est calcule en fonction
des dpenses de R&D de lentreprise : sur le principe, 30 % des dpenses pour une premire tranche
jusqu' 100 millions d'euros et 5 % des dpenses au-del de ce seuil. Le crdit dimpt couvre les
dpenses effectues auprs dentreprises prives agres par le Ministre de l'Enseignement
Suprieur et de la Recherche (cf. Annexe n4), ainsi que les organismes de recherche publics, des
taux de remboursement diffrents. Ainsi, il faut calculer le prorata organismes publics / organismes
privs pour obtenir le montant dclarer ladministration fiscale. Le travail a t effectu sur un
tableau Excel partir de factures et dune base de donnes fournie par le prestataire. Le rsultat obtenu
a t compar celui de mon matre dapprentissage puis communiqu au Directeur financier.
Cest une mission qui demande tre minutieux puisquil y a un nombre important de factures
et de montants vrifier puis intgrer ou non. Une faute dinattention (compter deux fois le mme
montant par exemple) peut fausser le rsultat.
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2.2. Les missions administratives
Lorsque les salaris doivent se dplacer en mission, mon travail consiste organiser ces
voyages. Par exemple, jai t amene rechercher des billets davion ou rserver un htel. Cette
tche profite tout le personnel qui gagne ainsi du temps pour effectuer son travail.
La mission suivante ma t confie par le Directeur financier. Il sagit de prparer et mettre
disposition de lexpert-comptable des lments administratifs afin quil puisse tablir le bilan de
lexercice 2012. Poxel est abonne une base web de partage de fichiers, sur laquelle elle peut
dposer des documents. Nous ouvrons ensuite des droits daccs ces documents aux organismes ou
partenaires avec qui nous travaillons. Mon travail consiste slectionner les bons fichiers partir du
rseau interne puis de les tlcharger sur linterface en ligne.
Cette mission na pas prsent de difficult particulire. Elle ma permis de dcouvrir un outil de
gestion : linterface de partage de documents. Ce systme est de plus en plus utilis par les entreprises
qui tendent dmatrialiser progressivement leurs dossiers. Il permet de faciliter les changes
interentreprises.
Lentreprise, depuis sa cration, a ralis plusieurs tudes afin de dvelopper et damliorer
son mdicament phare, lImeglimin. Chaque document relatif une tude (scientifique, administratif,
budgtaire, ) est scann puis enregistr sur le rseau de lentreprise. Une de mes missions consiste
classer les fichiers des tudes termines selon une arborescence rseau prcise et dfinie de faon
consensuelle avec lquipe (cf. Annexe n5).
La difficult est didentifier les documents, du fait soit quils sont crits en langue trangre, soit
quil sagit de documents scientifiques. Cest une tche qui bnficie tout le personnel de lentreprise
puisquelle permet de faire gagner du temps la personne qui recherche un fichier prcis.
Rgulirement, je suis amene relever le courrier journalier et le traiter. Chaque document
reu fait lobjet dun enregistrement dans un chrono arrive . Ce tableau Excel est un outil trs utile.
En effet, il permet de concentrer au mme endroit tout le courrier reu ainsi que son suivi. Par exemple,
lentreprise peut facilement sapercevoir si une facture ou une revue scientifique, normalement reue
mensuellement, manque.
Par ailleurs, pour chaque prestataire, un tableau Excel spcifique est complt pour le suivi
prcis des factures, chacune tant saisie rception dans le chrono et en comptabilit pour son
rfrencement, ainsi que son rglement lorsquil est effectu. Ces rpertoires permettent un suivi
budgtaire continu et efficace. Enfin, chaque courrier est remis au salari destinataire et sil sagit dune
facture, elle est dabord valide par le salari de lentreprise concern avant de planifier le rglement.

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2.3. La mission lie la recherche
Pour exercer leur activit de recherche pharmaceutique, les salaris de lentreprise sappuient
sur des articles scientifiques. Certains sont disponibles sur Internet et dautres doivent tre commands
auprs de lInstitut de linformation scientifique et technique (INIST, service de documentation du Centre
national de la recherche scientifique). Chaque article extrait dun site web ou command est rpertori
dans une bibliothque sur Excel (cf. Annexe n6), puis scann et enregistr sur le rseau la
porte de tous les salaris. Une fois enregistr, jenvoie un mail toute lquipe pour les prvenir de la
disponibilit de larticle.
Cette bibliothque est un trs bon outil dorganisation.

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3.1. Rsultat obtenu
Larrive dans le monde du travail ma appris tre rigoureuse. En effet, et contrairement
lcole, une erreur peut avoir des consquences srieuses au niveau de lentreprise. Il est donc
essentiel dtre attentif et consciencieux.
De plus, jai appris tre assidue et ractive. Certaines tches ont un dlai de ralisation quil
faut respecter sous peine de pnaliser le reste de la mission et le travail des autres salaris.
Cette exprience ma aussi permis de dvelopper mon sens de lorganisation car cest un
lment important de la fonction administrative. Il faut pouvoir justifier de ces actions, tout document
doit tre gard et class car il permet toujours de justifier de quelque chose. Il est ncessaire aussi de
savoir organiser son temps et grer ses priorits, pour ne pas tre dbord.
Le travail en alternance ma galement permis dapprofondir lutilisation de certains outils de
travail tels que les tableaux Excel, les tableaux croiss dynamiques,
Durant cette premire priode, je nai pas t amene parler anglais. Cependant, le travail sur
des documents rdigs en cette langue mont permis de progresser. Lutilisation orale de langlais
interviendra plus tard dans lanne.
3.2. Difficults rencontres et solutions apportes
De mon point de vue, la difficult premire de lentre dans une nouvelle entreprise est celle de
lintgration dans celle-ci. En effet, de nature stresse et timide, il a t dlicat de minsrer dans le
fonctionnement de la socit. Le rythme dalternance (deux jours de travail par semaine) namliore pas
cet aspect. Poxel possde galement des locaux Paris, aussi je nai pas pu rencontrer tous les
salaris de lentreprise alors que je suis parfois amene travailler avec eux. Cette situation a gnr,
au dpart, un manque de confiance en moi dans la ralisation de mes tches. Cependant, je pense que
cette faiblesse samliore progressivement pour disparaitre au fil du reste de lanne.
De plus, larrive dans lentreprise, il faut trs vite sadapter son fonctionnement dans le but
de pouvoir travailler efficacement. Par exemple, au dpart, jai rencontr des difficults avec
lagencement du rseau interne c'est--dire des documents informatiques de lentreprise. Cela ma fait
perdre du temps dans la ralisation de mes missions car je narrivais pas trouver des fichiers. Cette
difficult sest rsolue avec le temps et la pratique mais aussi avec lexcution de la mission consistant
ranger les fichiers relatifs aux tudes cliniques. Jai galement cr un dossier Agathe sur le
rseau interne o jorganise mes outils de travail : par exemple les fichiers complter, les informations
lies ma mission de demande de remboursement de TVA, De cette manire, je gagne du temps de
travail et je suis plus productive. Dautre part, lorsque je commence un travail et ne peux pas le finir la
mme semaine, les autres salaris peuvent y avoir accs alors mme que je suis absente.
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Enfin, la principale difficult laquelle jai t confronte est celle du manque de
communication. En effet, il a fallu que japprenne communiquer davantage avec mon matre
dapprentissage et les autres salaris de lentreprise, notamment le Directeur financier avec qui je suis
souvent amene travailler, et qui est souvent Paris. Il est attendu que je communique tout
information relative mes activits dans lentreprise, ce que javais du mal faire au dpart. Par
exemple, mettre systmatiquement mon matre de stage en copie des mails que jenvoie laide savoir
ce que jai ralis dans la journe ou dans la semaine. Ce manque de communication constitue un axe
damlioration prendre en compte pour la seconde priode dapprentissage en alternance.

3.3. Apports
Ce dbut dexprience professionnelle dans le domaine de la gestion dentreprise a t trs
enrichissante professionnellement mais aussi personnellement. Les tches associes la fonction
administrative dune socit sont caractrises par des savoir-faire mais galement des savoir-tre.
Cette premire priode en alternance au sein de la socit Poxel ma confort dans mon choix
de poursuivre mes tudes en me spcialisant, loccasion dune licence professionnelle, dans la
gestion des PME et PMI ainsi que dans leur dveloppement linternational. Je souhaite raliser cette
anne en alternance.

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Ainsi, jeffectue mon DUT Gestion des entreprises et des administrations en alternance, au sein
de lentreprise Poxel. Lors de cette premire priode, jai pu mettre en pratique mes connaissances
thoriques acquises durant ma formation, de plus, je me suis confronte aux difficults relles du
monde du travail et du travail en quipe.
Jai eu loccasion de raliser plusieurs tches qui ont constitu plusieurs missions.
Chacune de ces tches, utiles tout le personnel et au bon droulement de lactivit de
lentreprise, se sont inscrites dans le fonctionnement de celle-ci. Je ressens la formation en alternance
comme enrichissante, elle constitue au fur et mesure une exprience professionnelle valorisante et
encourageante pour mon avenir.
Je pense que cette exprience en entreprise moffre une bonne prparation la poursuite
dtudes vers laquelle je souhaite morienter et conforte mon dsir de leffectuer en alternance.
Enfin, je tiens exprimer ma satisfaction de travailler dans de bonnes conditions matrielles et
un environnement agrable.
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Annexe n1 : Extrait du fichier Excel qui sert la dtermination du montant de TVA dclarer.
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Annexe n2 : Aperu du logiciel comptable utilis par lentreprise et sur lequel je suis amene travailler rgulirement.

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Annexe n3 : Note de frais vierge.

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Annexe n4 : Extrait de la liste des organismes de recherche privs agrs pour le CIR.
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Annexe n5 : Aperu de larborescence rseau selon laquelle jai class les documents de lentreprise.

19
Annexe n6 : Aperu du fichier bibliothque que jutilise lors de la mission lie la recherche.