Table des matires

I.La lgislation gnrale.......................................................................................................................1

1.La loi du 7 messidor an II et ses implications:.............................................................................1
2.La rglementation actuelle:aspects juridiques..............................................................................2
3.La rglementation actuelle : aspects fiscaux.................................................................................3
II.La lgislation particulire certaines catgories de documents.......................................................
1.Les actes d!tat ci"il......................................................................................................................
D) La dlivrance des copies et extraits de document
#ette dli"rance pose trois t$pes de pro%lmes
&ro%lmes juridiques '(a%ilitation dli"rer ce t$pe de copie) aut(enticit) qui peut exiger la
dli"rance desdites copies) de quels docs peut ont dli"rer des copies*.
&ro%lmes fiscaux
&ro%lmes pratiques
I. La lgislation gnrale
1. La loi du 7 messidor an II et ses implications:
Le texte de %ase pour la dli"rance de copies au pu%lic est : loi du 7 messidor an II) article 37
Tout citoyen pourra demander dans tous les dpots... communication des pices qu'ils
renferment... Les expditions et extraits qui en seront demands seront dlivrs raison de quinze
sous du rle
+e ce texte) 3 points sont retenir :
La dlivrance de copies est directement lie au devoir de libre communication des
originaux
#e de"oir est attnu par le fait que depuis la loi de l!an II) de nom%reuses restrictions ont t
appliques cette rgle de li%re communication '"oir p.37) 2,7)313*. #ependant) certains docs.
d!accs restreint peu"ent -tre exigs des cito$ens pour des raisons judiciaires ou administrati"es.
Le lgislateur de l!.n II n!a"ait pas pr"u que des a%us dcouleraient du droit de communication des
originaux) les demandes dpassant du strict cadre judiciaire
1
. /n raison de la multiplication des
demandes ne rele"ant pas de ce cadre) une nou"elle clause apparue dans la loi des finances du 2,
dcem%re 1000
2
prcise les c(oses en soulignant que les cito$ens ne peu"ent demander une
expdition aut(entique qu! des fins judiciaires ou administrati"es.
Les arc(i"istes peu"ent nanmoins) selon leur apprciation) dli"rer des copies li%res) mais ceci
n!entrant pas dans le cadre rglementaire) ce ne peut -tre effectu qu!en de(ors des (eures de ser"ice
1 . noter ici le p(nomne de patrimonialisation des arc(i"es
2 1appele par une circulaire de la +.2 du 2, juillet 1,33 'circ. .+ 33413*
Cette dlivrance est payante
Cette rglementation ne s'applique que concernant les docs prsents dans les archives
publiques et ne s'adresse qu'aux citoyens franais (donc pas les administrationss
publiques)
Les admins ne doi"ent pas pa$er de droit de communication contrairement aux cito$ens
3
L!aut(entification est gratuite) les admins doi"ent uniquement acquitter des frais pour la copie des
plans. 5ne circulaire a tendu le %nfice de ces dispositions aux communes

2. La rglementation actuelle : aspects juridiques

Le fait qu!un document soit conser" dans un dp6t d!arc(i"es pu%liques n!implique aucune garantie
d!aut(enticit selon la loi fran7aise
#eci "eut dire que l!expditon en forme aut(entique garantit juste la fidlit l!original 889Il peut $
a"oir des copies aut(entiques de faux.
:oici une importante diffrence de pratique a"ec d!autres admins 'ex : les 5;.* o< la dli"rance
d!une copie aut(entique assure une prsomption d!aut(enticit de l!original lui4m-me.
;ous certaines conditions prcises) l!expdition et l!extrait en forme aut(entique peu"ent tenir
juridiquement lieu d!original) sa"oir :
;i ces docs sont dli"rs par l!autorit idoine) qui ne peut s!occuper que des docs. prsents
dans son dpot soit :
dans les .= 8 directeur gnral des .=
3

.+ 8 directeurs des ser"ices d!arc(i"es ainsi que les conser"ateurs leur tant adjoint
>
.rc(i"es communales 8 maire et ses adjoints
.rc(i"es (ospitalires 8 directeur d!ta%lissement
Il faut une formule d!aut(entification sa"oir : ? &our collation et copie conforme @. .ux
.=) le directeur gnral signe ? pour copie conforme @ et le conser"ateur : ? &our
collation @
7
. &uis l!expdition est re"-tue d!un sceau 'tim%re * ou d!un cac(et et date.
La responsa%ilit de l!autorit dli"rant les copies aut(entiques est engage. Il con"ient donc
de "rifier a"ec le plus grand soin la copie) et notamment les noms propres et les c(iffres.
+es normes extr-mement prcises fixent les modalits pratiques de l!ta%lissement des
copies aut(entiques. .nciennement) le nom%re de lignes par pages et de s$lla%es par ligne
tait fix) disposition a%roge suite l!introduction de l!usage de la mac(ine crire
0
. Les
expditions ne doi"ent pas comporter de %lancs) lacunes) surc(arges etc
,
. Les copies de plan
doi"ent respecter l!c(elle originelle
1A
et ne peu"ent -tre effectues que par des personnes
qualifies
11
. Les p(otocopies et reproductions p(otograp(iques sont suscepti%les d!-tre
re"-tues d!un "isa leur confrent un caractre d!aut(enticit selon la formule :
? &(otograp(ie certifie conforme l!original @
12
3 Loi du 12 septem%re 17,1) art.7. Le rglement gnral des .+ de 1,21 art. ,1 prcise que lorqu!une copie dpasse
les r6les 'ndlr) feuilles recto4"erso*) le prfet peut dcider de demander l!admin d!effectuer elle m-me la copie.
#irculaire du minisre de l!instruction pu%lique aux prfets du 13 dcem%re 1,A3
3 Briginellement nomm le garde gnral) "oir dcret du 1 mai 10A7 art. 0 renou"ellant une disposition de la loi du
12 sept. 17,A
> +cret du 0 octo%re 1,2>) a"ant les mod. de titulature) aux arc(i"istes dpatementaux et arc(i"istes dpartementaux
adjoints
7 +cret du 1 mai 1007) art. 10
0 Creglement gnral des .+) art 07 a%rog en 1,0 'code des imp6ts) d. 1,3,) annexe III) art. 232
, 1glement des .+) art 07400
1A Loi des finances du 2 mai 1,31) art7) 2e alina
11 1glement des .+) art 0,
12 Loi des finances du 2 mai 1,31) art. 7) dernier alina
. La rglementation actuelle : aspects !iscaux
."ant 1,>3) la plupart des expditions s!effectuaient sur papier tim%r) le demandeur de"ait donc
acquitter 2 droits ) le droit de timbre et le droit de visa.
5ne loi de 1,>3
13
a restreint les conditions dans lesquelles le droit de tim%re est exigi%le
+roit de tim%re
Le tim%re est une marque de l!tat appose sur un doc. Do$ennant le pa$ement d!un droit au fisc. La
loi de 1,>3 restreint le t$pe de docs sujets au droit du tim%re la liste sui"ante :
docs des officiers pu%lics et ministriels
.ctes assujettis o%ligatoirement l!enregistrement ou prsents "olontairement la
formalit ou dposs au rang des minutes d!un notaire ou annexs un acte notari.
.ctes portant engagement de pa$ement de sommes ou "aleurs mo%ilires
Eulletins de souscriptions d!actions et pou"oirs
1ecours) requ-tes et mmoires prsents aux tri%unaux admins.
Les autres docs ne sont donc pas soumis ce droit.
Le pa$ement s!acquitte) concernant les arc(i"es) sur papier tim%r de la d%ite. L!ac(at de ce papier
tim%r tant la c(arge du demandeur. Les tarifs sont fixs par dcret
1
) ils sont fonction de la taille
du document
droit de "isa
#e droit s!applique toute expdition ou extrait en forme aut(entique. #e n!est pas un imp6t d!tat)
et son produit est donc "ers au %udget de la collecti"it propritaire du document. . Les
dpartements ont ainsi la jouissance des droits de "isa de tous les docs. de leurs arc(i"es) $ compris
de ceux appartenant directement l!/tat
13
. Le mode de perception de ce droit "arie) gnralement il
prend la forme d!une rgie de recettes et de l!ta%lissement d!un titre de perception au nom du
trsorier pa$eur gnral. 5n registre des expditions dli"res est s$stmatiquement tenu dans les
arc(i"es) et un extrait dudit registre est produit pour justifier les montant des "ersements.
#e droit d!expdition n!qui"aut pas une rmunration du tra"ail de copie) mais %ien une
garantie de l!aut(enticit. Il peut donc -tre per7u m-me quand la copie n!a pas t ta%lie par les
agents des ser"ices) comme c!est le cas quand on a recours un p(otograp(e pri". In"ersement) un
arc(i"iste ne peut apposer la mention ? certifi conforme @ si le droit n!a pas t per7u.
/xemptions du droit de "isa
a* administrations pu%liques
%* communes
1>
c* %nficiaires de l!assistance juridique et indigents
17
d* personnes demandant la dli"rance de copies relati"es l!application de la lgislation
de la ;curit sociale
10
e* &ersonnes pensionnes 'ci"il) militaire) "ictimes de guerre*
2rais matriels de copie
Il est lgitime de demander rem%oursement des frais matriels lorsque ceux ci sont rendus
significatifs par le procd de copie emplo$ 'p(otocopie) p(otograp(ie) xnograp(ie...*) ainsi que
13 Loi du 13 mars 1,>3) art 3
1 /n l!occurence cette poque par le code gnral des impots art.07>) les prix sont indiqus en note
13 Loi du 1A mai 1030) art. 1A reprise dans la loi du 1A aout 1071) art.30. Les trifs en "igueur sont fixs par le dcret
nF>>4>A du 23 aout 1,>>.
1> #irculaire du ministre de l!instruction pu%lique au prf-t du 13 dcem%re 1,A3
17loi du 1A dcem%re 103A et 22 jan"ier 1031
10 Brdonnance du octo%re 1,3 et code de la ;cu) art.30
les copie de plans effectues par un professionnel. #es rem%oursements ne peu"ent dpasser la
"aleur des frais engags. Il est d!usage de ne pas demander aux personnes exemptes du droit de
"isa de rem%oursement des frais matriels de crainte que ceci ne soit interprt comme un
contournement de leur droit d!exemption.
1,
II. La lgislation particulire " certaines catgories de documents
1. Les actes d'tat civil
La dli"rance des copies et extraits d!tat ci"il est encadre par le code ci"il
2A
&r417,2
Les registres paroissiaux antrieurs 17,2 sont assimils aux docs des sries anciennes des arc(i"es
et o%issent donc aux m-mes rgles concernant la consultation et la reproduction
&ost417,2
Les expditions sont effectues par le dtenteur 'maire) greffier) directeur des ser"ices d!arc(i"es*
qui per7oit les droits affrents au profit de son institution.
.nciennement) les pices relati"es aux enfants trou"s taient traites de manire distincte
21
. +es
copies littrales ne pou"aient -tre communiques qu!au procureur ) l!enfant) descendants et
ascendants et autorits de tutelle. .insi qu!aux personnes munies d!une autorisation du juge du
tri%unal d!instance. .ux autres personnes n!tait communiqu que des extraits partiels
22
. +ans
l!intr-t des rec(erc(es (istoriques) cette disposition a t a%olie en 1,>
23
. .insi pour les actes
d!tat ci"il de plus de 1AA ans) une seule rgle su%siste) celle de la reproduction intgrale de l!acte
2
exemption de droits
Il existe des catgories de requrants exemptes de droits d!expdition
23
2. Les documents judiciaires
.upara"ant) les copies des docs judiciaires postrieurs 170, conser"s aux .+ taient dli"rs par
les soins) et au profit) des greffiers des juridictions intresses. +epuis 1,>
2>
ces docs sont
assimils aux autres arc(i"es de ces dp6ts. Leur copie peut a"oir lieu pass le dlai des 1AA ans
3. Les registres des hypothues
#eux4ci font l!o%jet d!une rglementation spciale datant de 1,37
27
. Eien que conser"s dans les
dp6ts d!arc(i"es) il n!$ sont pas intgrs) et la dli"rance de copie et d!extraits reste de la
comptence des conser"ateurs des ($pot(ques
1, 1eglement des .+) art.,1
2A 5ne circulaire conjointe du ministre de l!intrieur ) des affaires culturelles et de la justice date du 13 jan"ier 1,>
'.+ >43* le rappelle.
21 .rticles 172 170 de l!instruction gnrale relati"e l!tat ci"il du 21 septem%re 1,33
22 +finis dans les art. 37 et 7A du code ci"il
23 #irculaire des ministres des affaires culturelles) de la justice et de l!intrieur aux prfets 13 jan"ier 1,> titre II) a
2 ;elon les dispositions de l!art. 3) alina 2 du code ci"il
23 .rt 10A de l!instruction gnrale relati"e l!tat ci"il du 21 septem%re 1,33
2> #irculaire conjointe des ministres des .. culturelles et de la justice aux prfets du 1er juillet 1,> '.+ >421*
27 #irculaire du 10 mai 1,37 du dir des .= aux .+
!. Les archives notariales dposes
Les documents "erss a"ant 1,20 sui"ent le rgime gnral sauf mention expresse dans
l!acte de dp6t ou de "ersement
;elon la loi de 1,20
20
les copies et extraits des arc(i"es notariales dposes aprs cette date
sont dli"rs sous le seing du notaire dposant) de son successeur ou de celui du secrtaire
de la c(am%re notariale concerne. L!arc(i"iste dpositaire "ise pour copie conforme si c!est
requis.
". #rchives communales dposes
Les docs communaux dposs en Dairie ou aux .+ restent proprit communale. La dli"rance est
effectus par le maire et ses adjoints et les droits d!expdition re"iennent la commune
2,

$. Les archives prives dposes
Les arc(i"es pri"es proprit des .= ou .+ ne sont pas pour autant considres comme des
arc(i"es pu%liques. Il n!est donc pas question d!en aut(entifier les copies. Les copies li%res ne
peu"ent -tre effectues que si le contrat de dp6t le permet.. ;i rien n!est stipul dans le contrat) on
peut assimiler leur dli"rance aux conditions de communication au pu%lic) ou soumettre c(aque
demande de copie la dcision du dposant.
7. Les sceau%
Les moulages des sceaux sont remis au demandeur a"ec un certificat d!aut(enticit.
III. Les problmes pratiques
&ersonnels des arc(i"es communales et notariales non forms la palograp(ie889le
directeur des .+ peut titre %n"ole et exceptionnel pr-ter main forte. Dais c!est asseG rare
&ro%lmes des demandes massi"es 889 :eiller la lgitimit de ces demande) parfois
cependant dans le cadre de procs de telles demandes sont justifies et l!arc(i"iste ne peut
s!$ dro%er.
."ant) le temps de rec(erc(e des documents tait factur
3A
) mais cette rglementation tait
illgale. +e fait le temps de rec(erc(e s!effectue sur le temps de ser"ice) et l!argument selon
lequel cela permettait de dissuader les demandes excessi"es n!a plus cours depuis que les
demandes sont strictement encadres par la loi
20 Loi du 1 mars 1,20 art.
2, Loi du 3 a"ril 100) art. 133
3A .rr-t du > mai 1012) dcret du 22 mars 103>