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Enjeux, état de l’art
et solutions
Conférence du 18/01/2010
Aux Archives départementales des Bouches-du-Rhône
Sommaire
Les chapitres
1. Présentation Intervenants
3. Fondamentaux d’archivistique
4. Réglementation et normalisation
Analyse besoin & solution Mise en place d’un outil Mise en œuvre
XDEMAT travaille en collaboration avec des cabinets et
associations spécialisés comme la FEDISA.
EDITEUR
Un outil adapté
3 objectifs permanents :
Quelques références :
Ville d’Alès
Ville d’Amiens
Reactis
Pour vous aider dans le déploiement
6 100
5 80
Nb de personnes
4 60
3 CA GED
M€
40
CA TOTAL
2
20
1
0 0
2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008
Sommaire
Les chapitres
1. Présentation Intervenants
3. Fondamentaux d’archivistique
4. Réglementation et normalisation
Dématérialisation
2 Grandes voies :
identités
Orchestration :
Outils de Workflow
ou BPM
Publication de
Web services
Messagerie
financière
Systèmes
Marchés
externes
Gestion
Publics
Actes
GED
Annuaires
…
• Garantir la Conformité
– Garantir la valeur probante des documents numériques
– S’assurer de la justesse des pièces (originales/copies, versions, ..)
– Contrôler la complétude des dossiers
– Eviter les pertes et destructions des pièces
– Mieux contrôler les accès aux documents
Fonctionnement
Les collectivités qui optent pour les échanges dématérialisés seront
raccordées à la plate-forme du Ministère de l'Intérieur via un
prestataire homologué appelé « tiers de télétransmission » ou « tiers
de confiance ».
Les actes
Vers une dématérialisation des processus
CONTEXTE – ENJEUX ‐ EXEMPLES
Chaine Amont
(Confiance)
Tout au long
du processus
Organisation
Informatique
Authentification
Horodatage
Intégrité
Sommaire
Les chapitres
1. Présentation Intervenants
3. Fondamentaux d’archivistique
4. Réglementation et normalisation
Notions fondamentales
d’archivistique
•Définition archive
•Tableaux de gestion
•Les 3 âges des archives
•Cycle de vie
•GED & SAE
Définition d’une archive
Selon la loi
DEFINITION – TABLEAU DE GESTION– LES 3 AGES – CYCLE DE VIE – GED & SAE
Collaboratif, versionning
Contentieux, preuve
Archive
Courante Archive Archive
Intermédiaire définitive
Création Gestion Validation
destruction
Versement SEDA
Stockage : SAE
Versement - SEDA
GED SAE
• Permet la modification de • Interdit la modification de documents ;
documents et la production de • Interdit la destruction des documents
plusieurs versions ; en dehors d’un contrôle strict ;
• Peut permettre la destruction des • Comprend obligatoirement un contrôle
documents par leur auteurs ; des durées de conservation ;
• Peut comprendre la gestion de • Comprend obligatoirement une
durées de conservation ; structure rigoureuse de classement
• Peut comprendre une structure (plan de classement), gérée et
organisée de stockage, sous le contrôlée par l’administrateur ;
contrôle des utilisateurs; • Peut faciliter les tâches quotidiennes
• Est « a priori » dédié à la gestion mais est aussi destiné à la constitution
quotidienne des documents pour la d’un fonds sécurisé des documents
conduite des affaires. probants de l’entreprise.
Sommaire
Les chapitres
1. Présentation Intervenants
3. Fondamentaux d’archivistique
4. Réglementation et normalisation
L’archivage électronique :
Réglementation & normalisation
• Introduction : Un domaine Complexe
• Les principales lois et normes
• RGI & RGS
• Loi reconnaissant la valeur probante
des document numériques
• Outils standardisés : DTD EAD & PSE
(SEDA)
Un domaine complexe
Un domaine réglementé et normalisé par de nombreux textes
INTRODUCTION – PRINCIPALES LOIS ET NORMES – VALEUR PROBANTE – OUTILS NORMALISES
Versement
Service producteur Service AI
PSE = SEDA
Fin de DUA
Versement
PSE = SEDA
Archive définitive
Sommaire
Les chapitres
1. Présentation Intervenants
3. Fondamentaux d’archivistique
4. Réglementation et normalisation
Le projet Archivage
électronique
•Philosophie
•Grandes étapes
• Politique d’archivage
• Principe d’amélioration continue
Philosophie
Conformité et amélioration des processus
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE
38
Une approche pluridisciplinaire
Une conformité
PHILOSOPHIE – LES ETAPES – POLITIQUE D’ARCHIVAGE – AMELIORATION CONTINUE
Analyse
contexte & besoins
Définition
Suivi amélioration d’une stratégie et
d’une politique
d’archivage
Recette
Rédaction
CCTP
Mise en œuvre
Contrôle permanent
* Cf art. Secrétariat général de la défense nationale Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information
42
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
DEMONSTRATION D’UN
SAE