Parl Oag 201504 07 F

Printemps 2015
Rapports du vrificateur gnral du Canada
RAPPORT 7
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale

et des Forces canadiennes
Bureau du vrificateur gnral du Canada
Rapport daudit de performance

Le prsent rapport fait tat des rsultats dun audit de performance ralis
par le Bureau du vrificateur gnral du Canada en vertu de la Loi sur le
vrificateur gnral.
Un audit de performance est une valuation indpendante, objective et
systmatique de la faon dont le gouvernement gre ses activits et ses
ressources et assume ses responsabilits. Les sujets des audits sont choisis
en fonction de leur importance. Dans le cadre dun audit de performance,
le Bureau peut faire des observations sur le mode de mise en uvre dune
politique, mais pas sur les mrites de celle-ci.
Les audits de performance sont planifis, raliss et prsents conformment
aux normes professionnelles daudit et aux politiques du Bureau. Ils sont
effectus par des auditeurs comptents qui :
tablissent les objectifs de laudit et les critres dvaluation
de la performance;
recueillent les lments probants ncessaires pour valuer
la performance en fonction des critres;
communiquent les constatations positives et ngatives;
tirent une conclusion en regard des objectifs de laudit;
formulent des recommandations en vue dapporter des amliorations
sil y a des carts importants entre les critres et la performance value.
Les audits de performance favorisent une fonction publique soucieuse de
lthique et efficace, et un gouvernement responsable qui rend des comptes
au Parlement et la population canadienne.
Dans le prsent rapport, le genre masculin est utilis sans aucune

discrimination et uniquement dans le but dallger le texte.
Le rapport est galement diffus sur notre site Web
ladresse www.oag-bvg.gc.ca.
This document is also available in English.
Sa Majest la Reine du Chef du Canada, reprsente par le Ministre
des Travaux publics et Services gouvernementaux, 2015.
No de catalogue FA1-2015/1-7F-PDF
ISBN 978-0-660-23450-2
ISSN 1701-5421
Table des matires

Introduction
Information gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objet de laudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Constatations, recommandations et rponses
Gouvernance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
La Dfense nationale na pas entirement dfini ses rles et ses responsabilits lgard
de la surveillance de ladministration du Bureau de lOmbudsman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Contrles financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Des contrles financiers inadquats et le contournement, par des membres de la direction,
de contrles en place ont entran le non-respect de certaines rgles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Contrles de la gestion des ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Lancien Ombudsman et des membres de la haute direction nont pas respect le Code de valeurs
et dthique du secteur public, et les mesures prises par la Dfense nationale nont pas t suffisantes
pour rgler les problmes lorigine des plaintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Les problmes en milieu de travail et le manque de procdures normalises ont entran
des retards dans le traitement des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Conclusion
24
propos de laudit
25
Tableau des recommandations
29
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes
Rapport 7
iii
Introduction
Information gnrale
Bureau de lOmbudsman
7.1
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale
et des Forces canadiennes a t mis sur pied en 1998 pour promouvoir la
transparence et lquit dans la gestion des proccupations du personnel
militaire et des employs civils de la Dfense nationale et de leur famille.
LOmbudsman est nomm par le gouverneur en conseil titre de
conseiller spcial qui relve directement du ministre de la Dfense
nationale. Le Bureau de lOmbudsman compte 58 employs civils et
dispose dun budget de 5,8 millions de dollars, qui provient du budget
global du Ministre.
7.2
Le Bureau de lOmbudsman est charg denquter sur les plaintes
lies des questions comme la rception de prestations, laccs des soins
mdicaux et le harclement. Il publie galement des rapports priodiques
concernant des enqutes systmiques menes sur des questions qui
ont t souleves rgulirement au cours denqutes individuelles.
7.3
Le poste dOmbudsman a t cr la suite de directives signes par
le ministre de la Dfense nationale (connues sous le nom de directives
ministrielles ). Ces directives noncent que lOmbudsman exerce ses
fonctions indpendamment de la chane de commandement et de la
structure de direction de la Dfense nationale. Cette indpendance a t
confre lOmbudsman afin de lui permettre de remplir ses fonctions
denqute de faon impartiale, sans tre influenc par le Ministre. Pour
cette raison, le Bureau de lOmbudsman et le Ministre se trouvent dans
des btiments distincts.
7.4
Durant la priode vise par laudit, deux ombudsmans se sont
succd. Lancien Ombudsman a t titulaire du poste de fvrier 2009
fvrier 2014, et lOmbudsman actuel est entr en fonction en avril 2014.
Dfense nationale
7.5
Bien que le Bureau de lOmbudsman doive mener les enqutes
de faon indpendante de la Dfense nationale, son budget provient de
la Dfense nationale et les membres de son personnel sont des employs
du Ministre. Par consquent, les activits administratives du Bureau
de lOmbudsman sont assujetties aux mmes lois, rglements, politiques
ministrielles et politiques du Conseil du Trsor que les activits
administratives de la Dfense nationale.
Gouverneur en conseil Le gouverneur gnral, sur recommandation du Conseil priv (ou
du Cabinet), agit titre dorgane excutif officiel pouvant confrer un caractre juridique aux
dcisions du Cabinet qui doivent avoir force de loi.
Rapport 7
7.6
Le sous-ministre de la Dfense nationale a dlgu lOmbudsman
les responsabilits lies la gestion financire, la passation des contrats
et la gestion des ressources humaines du Bureau de lOmbudsman. Par
consquent, la Dfense nationale doit surveiller ces fonctions pour veiller
ce que le Bureau respecte la loi et les politiques gouvernementales.
Objet de laudit
7.7
Cet audit avait pour objectifs de dterminer :

si le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale
et des Forces canadiennes avait mis en place et en application des
contrles ainsi que des systmes et des pratiques cls concernant
la gestion financire, la passation des contrats et la gestion des
ressources humaines dans le cadre de son mandat, conformment
aux lois et aux politiques du gouvernement;
si la Dfense nationale avait assum adquatement ses
responsabilits en matire de surveillance du Bureau de
lOmbudsman conformment aux lois et aux politiques du
gouvernement.
7.8
Afin dexaminer ces questions, laudit a port sur les contrles
du Bureau de lOmbudsman concernant :
la gouvernance;
la gestion financire;
la gestion des ressources humaines;
les activits.
7.9
Cet audit est important parce que le Bureau de lOmbudsman
constitue un mcanisme de recours essentiel pour le personnel militaire
et les employs civils de la Dfense nationale. Afin de remplir son mandat,
le Bureau doit avoir des contrles internes efficaces visant protger
les biens publics et sassurer que les ressources et les fonds publics sont
utiliss de manire conomique et efficiente. tant donn que le Bureau
fait partie de la Dfense nationale, la surveillance par le Ministre est
primordiale pour contribuer assurer la reddition de comptes du Bureau
en matire de gestion financire et de gestion des ressources humaines.
7.10 Laudit visait la priode comprise entre fvrier 2009 et aot 2014.
Cette priode a englob le mandat de cinq ans de lancien Ombudsman,
qui a pris fin en fvrier 2014, et la transition au mandat de lOmbudsman
actuel.
Contrle interne Activit visant attnuer les risques et fournir une assurance
raisonnable que les objectifs dune organisation, y compris le respect des lois, des politiques
et des rglements pertinents, seront atteints.
Rapport 7
Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015
7.11 Au cours de laudit, nous nous sommes entretenus avec lancien

Ombudsman afin dobtenir son point de vue et nous lui avons fourni
les documents sur lesquels sont fondes nos constatations. De plus,
nous lui avons transmis diffrentes bauches du rapport daudit.
Le prsent rapport tient compte des commentaires et des renseignements
que lancien Ombudsman nous a communiqus. Au moment de la
publication, lancien Ombudsman ntait pas daccord pour dire que
lensemble des constatations de ce rapport taient fondes sur des faits.
7.12 La section intitule propos de laudit, la fin du prsent rapport
(voir les pages 25 28), donne des prcisions sur les objectifs, ltendue,
la mthode et les critres de laudit.
Constatations, recommandations et rponses

Gouvernance
La Dfense nationale na pas entirement dfini ses rles et ses responsabilits lgard
de la surveillance de ladministration du Bureau de lOmbudsman
Constatation gnrale
7.13 Dans lensemble, nous avons constat que la Dfense nationale

navait pas entirement dfini ses rles et ses responsabilits lgard
de la surveillance de ladministration du Bureau de lOmbudsman
du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes.
LOmbudsman tait considr comme un des cadres suprieurs du
Ministre dans certains cas, mais pas dans dautres.
7.14 La Dfense nationale et lOmbudsman actuel ont convenu que
le Ministre devrait surveiller les pouvoirs financiers et les pouvoirs
en matire de dotation de lOmbudsman afin de veiller ce que ceux-ci
soient exercs de faon approprie. Cependant, la faon de procder et
les mcanismes de surveillance des autres activits administratives nont
pas t entirement dfinis ou documents.
7.15 Cette constatation est importante parce que labsence de rles et
de responsabilits bien dfinis a entran une surveillance inadquate
des activits administratives du Bureau de lOmbudsman, ainsi que des
situations de non-conformit des lois et politiques gouvernementales.
7.16 Notre analyse lappui de cette constatation rend compte de ce que
nous avons examin et porte sur :
le point de vue de la Dfense nationale concernant ses rles et
ses responsabilits en matire de surveillance;
le point de vue de lancien Ombudsman concernant les rles et
les responsabilits en matire de surveillance;
le point de vue de lOmbudsman actuel concernant les rles et
les responsabilits en matire de surveillance.
Rapport 7
Contexte
7.17 Les directives ministrielles nabordent pas la relation entre

lOmbudsman et le sous-ministre. Danciens ombudsmans ont propos
llaboration dun mandat prescrit par la loi qui dfinirait clairement le
mandat du Bureau de lOmbudsman et qui soulignerait son indpendance
par rapport la Dfense nationale, tant sur le plan administratif que sur
le plan des activits. Dans son Rapport annuel 2012-2013, le Bureau
de lOmbudsman a indiqu quil avait tudi la possibilit dobtenir un
nouveau mandat prescrit par la loi, mais avait dcid de ne pas le faire.
Recommandation
7.18 Notre recommandation relativement au secteur examin est

prsente au paragraphe 7.28.
Analyse pour appuyer

la constatation
7.19 Ce que nous avons examin Nous avons examin si la Dfense

nationale et le Bureau de lOmbudsman avaient tabli des responsabilits
et des rles clairs afin de permettre au Ministre de surveiller les fonctions
administratives du Bureau. Les politiques du Conseil du Trsor stipulent
que les administrateurs gnraux doivent exercer la responsabilit de
surveillance de leur ministre au moyen dun systme de contrles solide.
Selon nous, le Ministre tait tenu de dfinir la nature de sa relation avec
le Bureau de lOmbudsman afin de pouvoir surveiller efficacement
les contrles.
7.20 Le point de vue de la Dfense nationale concernant ses rles et ses
responsabilits en matire de surveillance Bien que des reprsentants
de la Dfense nationale nous aient indiqu quils considraient que
lOmbudsman relevait du Ministre en ce qui a trait aux enqutes, ils
le percevaient comme un cadre suprieur du Ministre qui exerait les
pouvoirs dlgus en matire de gestion des ressources humaines et
financires, au nom du sous-ministre. Afin de sassurer que les pouvoirs
dlgus en matire de gestion financire et de dotation taient exercs
de faon approprie, le Ministre menait certaines activits de surveillance,
notamment des vrifications financires et des examens de la dotation
du Bureau de lOmbudsman. Nous avons constat que ce point de vue
et ces activits taient conformes aux politiques du Conseil du Trsor.
7.21 Nous avons toutefois constat que la faon dont le Ministre
traitait lOmbudsman, et par consquent la faon dont il surveillait
le Bureau de lOmbudsman, se distinguait de la faon dont il traitait
les autres cadres suprieurs de la Dfense nationale. Par exemple, le
Ministre avait labor une entente de dlgation propre lOmbudsman
qui diffrait de celle utilise pour tous les autres cadres suprieurs.
Lancien Ombudsman a galement reu une autorisation distincte lui
permettant dapprouver ses propres dpenses daccueil pour une priode
dun an (ce point sera abord de faon exhaustive au paragraphe 7.39) et
dapprouver les dpenses lies la passation des contrats et laccueil au
Rapport 7
niveau dun administrateur gnral. Ces pouvoirs avaient galement t

accords aux ombudsmans prcdents. En outre, contrairement dautres
services ministriels, le Bureau de lOmbudsman na pas fait lobjet dun
audit du Chef Service dexamen.
7.22 notre avis, ces pratiques ne refltaient pas le fait que la Dfense
nationale considrait lOmbudsman comme un de ses cadres suprieurs
et, par consquent, ntaient pas conformes aux politiques du Conseil du
Trsor. Nous avons constat que le Ministre navait pas assum sa
responsabilit pour ce qui est de dfinir sa relation avec lOmbudsman.
7.23 Le point de vue de lancien Ombudsman concernant les rles et
les responsabilits en matire de surveillance Lancien Ombudsman
nous a mentionn que la relation entre son Bureau et la Dfense nationale
avait constitu un sujet de discorde au cours de son mandat. Dans une
correspondance avec le sous-ministre, lancien Ombudsman a indiqu
que les examens de gestion interne que le Ministre effectuait sur des
questions administratives du Bureau minaient lindpendance du Bureau.
7.24 Le point de vue de lOmbudsman actuel concernant les rles et
les responsabilits en matire de surveillance LOmbudsman actuel
nous a dit reconnatre que son Bureau faisait partie du cadre stratgique
et lgislatif de la Dfense nationale et que le sous-ministre lui dlguait
des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dotation. Cependant, il a prcis
quen raison de lindpendance des tches denqute du Bureau, il rendait
des comptes au ministre de la Dfense nationale, et non au sous-ministre.
Nous sommes davis que cette pratique nest pas conforme aux politiques
du Conseil du Trsor, tant donn que le sous-ministre doit sassurer que
les pouvoirs dlgus lOmbudsman sont exercs de faon approprie.
7.25 La Dfense nationale et lOmbudsman actuel nous ont indiqu
quils reconnaissaient la complexit de leur relation organisationnelle.
Les reprsentants du Ministre ont dclar quils taient daccord
avec le fait que lOmbudsman excutait ses tches denqute de faon
indpendante et quil ne relevait pas du sous-ministre. Toutefois, tant
les reprsentants du Ministre que lOmbudsman actuel ont admis quen
vertu des dispositions lgislatives, cest au sous-ministre que revient la
responsabilit ultime de sassurer que les pouvoirs dlgus en matire de
gestion financire et de dotation sont exercs de faon approprie. notre
avis, si les ententes touchant la surveillance de ces secteurs diffrent de
celles en place pour dautres cadres suprieurs du Ministre, il est
important de dfinir les diffrences et de les consigner avec prcision
pour assurer la conformit avec les politiques du Conseil du Trsor.
Rapport 7
7.26 En outre, nous avons constat que plusieurs lments des rles et
responsabilits en matire de surveillance devaient tre examins :
Mme si certaines ententes de surveillance taient en place pour la
gestion financire et la dotation, il ny en avait pas pour la passation
des contrats ni dautres activits de gestion des ressources humaines.
De plus, les ententes concernant laudit interne ntaient pas
compltement dfinies.
Les relations et les obligations redditionnelles entre lOmbudsman et
le ministre et le sous-ministre de la Dfense nationale devaient tre
clairement dfinies et documentes. Cette mesure est essentielle,
tant donn que lOmbudsman nest pas un employ de la Dfense
nationale, mais une personne nomme par le gouverneur en conseil.
Les situations dexamen mutuel devaient tre soigneusement
ngocies. Par exemple, le mandat de lOmbudsman comprend
des enqutes dans des secteurs civils de la Dfense nationale,
notamment le groupe des ressources humaines civiles. Par
consquent, si ce groupe effectue un examen du Bureau de
lOmbudsman, cela pourrait tre peru comme une menace
lindpendance de ce dernier. Il est important de reconnatre ce
risque et davoir un processus en place pour lattnuer.
7.27 Nous sommes davis quun document officiel sign par
lOmbudsman et le sous-ministre et nonant les mcanismes, les rles
et les responsabilits en matire de surveillance permettrait daccrotre
lefficacit et lefficience de ladministration du Bureau de lOmbudsman.
7.28 Recommandation LOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes et le sous-ministre de la Dfense
nationale devraient dfinir et documenter la faon dont le Ministre
surveillera la gestion des fonctions administratives du Bureau de
lOmbudsman. Ils devraient galement dfinir et documenter la faon
dont le Bureau de lOmbudsman montrera que les contrles internes,
y compris les pouvoirs dlgus, fonctionnent comme prvu. Les activits
de surveillance ne devraient pas nuire lindpendance des activits de
lOmbudsman.
Rponse du Bureau de lOmbudsman Recommandation accepte.
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et
des Forces canadiennes est daccord que des mcanismes de vrification,
la fois internes au bureau et au ministre, sont indispensables pour
dmontrer que les dlgations dautorit de lOmbudsman, en matire de
finance et de ressources humaines, sont appliques de manire approprie
en vertu des pouvoirs qui lui sont confrs. LOmbudsman sengage
travailler de prs avec le sous-ministre de la Dfense nationale afin
dexaminer les mcanismes existants, de mener une analyse des carts et
daborder les questions rgler.
Rapport 7
Rponse du Ministre Recommandation accepte. La Dfense nationale

(avec le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et
des Forces canadiennes) dfinira et documentera les processus par lesquels
le Ministre surveillera les activits administratives du Bureau, afin de
sassurer que les pouvoirs dlgus et les contrles internes fonctionnent
comme prvu. Le Ministre veillera ce que les processus ne nuisent pas
lindpendance oprationnelle de lOmbudsman.
Contrles financiers
Des contrles financiers inadquats et le contournement, par des membres de la direction,
de contrles en place ont entran le non-respect de certaines rgles
Constatation gnrale
7.29 Dans lensemble, nous avons constat quun systme inadquat

de contrles financiers internes et le contournement, par des membres
de la direction, de contrles en place au sein du Bureau de lOmbudsman
du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes avaient
entran le non-respect de certaines rgles. plusieurs reprises entre 2009
et 2013, le Bureau de lOmbudsman ne sest pas conform aux rgles sur
lapprobation et la divulgation des dpenses de voyage et des frais daccueil
et sur la gestion des contrats.
7.30 La Dfense nationale a transmis au Bureau de lOmbudsman
les rgles sur lapprobation des activits de voyage et daccueil et a
effectu une certaine surveillance des transactions du Bureau. Cependant,
le Ministre a omis de vrifier si les personnes ayant approuv ce type
dactivits avaient rellement le pouvoir de le faire, si les dpenses
daccueil avaient toutes t divulgues et si les contrats daccueil
respectaient les rgles. Ces vrifications sont exiges par le Conseil du
Trsor, car elles garantissent le respect des rgles. Parmi les transactions
que nous avons examines, nous navons trouv aucun lment probant
montrant que lancien Ombudsman aurait tir un avantage personnel
des carts observs. Ce dernier nous a mentionn que les personnes
pouvant avoir recours aux services du Bureau de lOmbudsman avaient
toujours constitu sa priorit.
7.31 Cette constatation est importante parce que le respect des rgles
financires et la surveillance de leur application contribuent la saine
gestion des ressources publiques et la reddition de comptes en matire
de dpenses.
lapprobation des activits daccueil et de voyages;
la divulgation des frais daccueil;
la sparation des pouvoirs dapprobation;
Rapport 7
les pratiques contractuelles;

le systme de contrles financiers;
laudit interne.
Contexte
7.33 Le Bureau de lOmbudsman est assujetti aux politiques financires

de la Dfense nationale, aux exigences de gestion et de contrle de la Loi
sur la gestion des finances publiques ainsi quaux politiques et directives
du Conseil du Trsor.
7.34 En vertu des politiques du Conseil du Trsor, le Ministre se doit
de surveiller activement lexercice des pouvoirs dlgus et de prendre des
mesures correctives lorsque ncessaire. Cela signifie notamment quil
doit fournir une orientation financire au Bureau de lOmbudsman et
favoriser la comprhension des rgles financires au sein du Bureau
de lOmbudsman.
Recommandations
7.35 Nos recommandations relativement aux secteurs examins sont

prsentes aux paragraphes 7.52 et 7.53.

la constatation
7.36 Ce que nous avons examin Nous avons examin si le Bureau

de lOmbudsman avait mis en place les contrles ncessaires en matire
de gestion des finances et des contrats et sil les avait appliqus. Nous
avons aussi examin si la Dfense nationale avait adquatement excut
ses responsabilits de surveillance lgard du Bureau de lOmbudsman
afin de sassurer quil respecte les lois et les politiques du gouvernement.
7.37 Dans le cadre de notre examen des contrles financiers, nous avons
cherch savoir si les dpenses et les approbations, la divulgation publique
des dpenses et la gestion des contrats au Bureau de lOmbudsman taient
appropries. Pour ce faire, nous avons commenc par un examen des
deux dpenses les plus importantes effectues pendant la priode vise
par laudit :
une dpense de 100 000 $ en 2012 pour accueillir une confrence
internationale;
ltablissement dun contrat dune valeur totale de 370 000 $.
Dans ces deux cas, nous avons relev des carts relatifs lapprobation et
la divulgation des dpenses, la sparation des pouvoirs dapprobation
et aux mcanismes dattribution des contrats, ce qui nous a amens
examiner des transactions additionnelles.
7.38 Lapprobation des activits daccueil et de voyage Il faut
obtenir les approbations pertinentes pour assurer la conformit avec les
dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques. La Directive
sur les dpenses de voyages, daccueil, de confrences et dvnements du
Rapport 7
Conseil du Trsor interdit un participant prenant part une activit

daccueil dapprouver ses propres demandes de dpenses et demandes
de remboursement. Aux termes de cette directive, lapprobation dune
autorit suprieure est requise dans un tel cas. La mme rgle sapplique
aux voyages. La Dfense nationale a fait savoir lancien Ombudsman que
ce type dapprobation devait venir du ministre ou du sous-ministre.
7.39 Nous avons examin des chantillons de demandes lies des
activits daccueil et de voyage ainsi que de demandes de remboursement
de frais daccueil ou de voyage prsentes par lancien Ombudsman, et
avons cherch dterminer comment le Ministre avait surveill ces
demandes. Nous avons constat que lancien Ombudsman et son
personnel navaient pas toujours respect les rgles et que la surveillance
du Ministre cet gard tait insuffisante.
Accueil En 2011, la directive du Conseil du Trsor a fait lobjet
dune modification temporaire permettant lancien Ombudsman
dapprouver ses propres dpenses daccueil pour une priode dun an.
Aprs cette priode, lancien Ombudsman devait nouveau obtenir
lapprobation pralable du ministre ou du sous-ministre pour ce
type de dpense. Nanmoins, nous avons constat que lancien
Ombudsman avait continu dapprouver certaines de ses propres
demandes lies des activits daccueil, ou quil les avait fait
approuver par ses subalternes. Nous avons examin 28 transactions
effectues pour des activits daccueil et avons constat que dans
6 cas, il avait approuv ses propres demandes et que dans 2 cas, ses
subalternes les avaient approuves. De plus, 5 transactions effectues
pour la confrence internationale navaient pas t approuves par une
autorit suprieure, tel quil est requis par la directive du Conseil
du Trsor.
Lancien Ombudsman a indiqu la Dfense nationale que
son directeur des finances aurait d dtenir le pouvoir dapprouver
les demandes lies aux activits daccueil de lOmbudsman, tant
donn que le chef des finances du Ministre tait autoris approuver
les demandes lies aux activits daccueil du sous-ministre. Des
reprsentants du groupe des politiques financires du Ministre lui
ont envoy trois communications distinctes, entre 2010 et 2013,
prcisant que ni lOmbudsman ni un subalterne navaient le
pouvoir dapprouver les dpenses de lOmbudsman, mais lancien
Ombudsman a continu de le faire. Le sous-ministre lui a galement
Accueil Conformment la dfinition du Conseil du Trsor, somme autorise pour
fournir des repas, boissons ou rafrachissements des personnes ne faisant pas partie de
la fonction publique lors dvnements ncessaires au bon droulement des activits
gouvernementales et pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole. Laccueil
peut parfois comprendre des activits de divertissement, le transport local, la location
dinstallations et certains cots connexes, comme lutilisation dquipement audio ou vido
ou le recours de laide technique. Dans certaines circonstances, laccueil peut galement
tre offert des employs.
Rapport 7
crit pour lui prciser que les dpenses daccueil lies des activits
auxquelles il participait devaient tre pralablement approuves par
le sous-ministre.
Lorsque des reprsentants du groupe de surveillance financire du
Ministre ont dtect un cas o lancien Ombudsman avait approuv
ses propres demandes lies des activits daccueil, ils ont accept
lapprobation faite par le directeur financier de lOmbudsman, alors
quelle ntait pas approprie. Cela montre un manque de cohrence
entre le groupe des politiques financires et le groupe de surveillance
financire.
Voyages Nous avons examin 30 cas de dpenses de voyage
engages par lancien Ombudsman entre 2009 et 2013 et avons
constat que, dans 28 de ces cas, les demandes de voyage avaient t
approuves par un subalterne. En 2010, le Ministre a inform
lancien Ombudsman que les demandes de voyages devaient tre
pralablement approuves par une autorit suprieure, mais le
directeur financier a continu dapprouver les demandes de voyage de
lOmbudsman. Le Ministre a examin 15 de ces dpenses de voyage
dans le cadre de ses activits de surveillance habituelles, mais a
accept des approbations provenant du personnel de lOmbudsman,
mme si elles taient inappropries.
7.40 La divulgation des frais daccueil Conformment au manuel
dadministration financire sur la gestion des dpenses de voyage et
daccueil de la Dfense nationale, les membres de la haute direction se
doivent de divulguer sur le site Web du Ministre tout frais daccueil
imput leur budget, quils aient ou non particip lactivit daccueil en
question. Dans 17 des 35 cas examins, dont 4 taient lis la confrence
internationale, nous avons constat que le Bureau de lOmbudsman
navait pas divulgu publiquement ses frais daccueil; il sagissait pourtant
dvnements tenus par lancien Ombudsman ou auxquels il avait
particip. Ces frais non divulgus avaient totalis plus de 12 000 $. Lancien
Ombudsman nous a expliqu que, dans 9 de ces cas, il considrait les frais
comme des dpenses essentielles au fonctionnement du Bureau, et non pas
comme des frais daccueil. Par consquent, il croyait quil ntait pas tenu de
les divulguer. Les reprsentants du Ministre nous ont fait savoir quils
nexaminaient pas les divulgations, car chaque membre de la haute
direction est responsable de divulguer ses dpenses avec exactitude.
7.41 Parmi les transactions examines, nous navons trouv aucun
lment probant montrant que lancien Ombudsman aurait retir un
avantage personnel des carts observs. Ce dernier nous a mentionn
que les personnes pouvant avoir recours aux services du Bureau de
lOmbudsman avaient toujours constitu sa priorit.
7.42 La sparation des pouvoirs dapprobation La Directive sur la
dlgation des pouvoirs financiers pour les dpenses du Conseil du Trsor
stipule que pour viter les erreurs ou la fraude, les trois pouvoirs
10
Rapport 7
dapprobation suivants doivent tre exercs par des personnes diffrentes :

approbation dun contrat initial, approbation de la rception dun bien
ou dun service, et autorisation de paiement. Pourtant, dans le cadre
de neuf contrats octroys pour des activits lies la confrence
internationale, lancien Ombudsman avait lui-mme exerc ces
trois pouvoirs, pour des biens et services dune valeur de prs de 27 500 $.
Lancien Ombudsman nous a expliqu quil ny avait pas suffisamment
de gestionnaires ayant la dlgation financire pertinente pour que le
principe de sparation des pouvoirs dapprobation puisse tre appliqu.
En vertu de la directive, lorsque les circonstances ne permettent pas une
sparation des responsabilits, il est ncessaire de mettre en place des
mesures de contrle de remplacement et de les tayer. Nous navons
trouv aucun mcanisme de remplacement au sein du Bureau de
lOmbudsman.
7.43 Les pratiques contractuelles Le Bureau de lOmbudsman a
eu recours un contrat de services daide temporaire pour embaucher
un consultant. Ce dernier avait le mandat de mener une enqute de
grande envergure. Nous avons constat que le Bureau avait prolong
la dure du contrat et fait passer sa valeur de 89 000 $ 370 000 $ afin
de bnficier des services de ce mme consultant pour une deuxime
enqute, commence immdiatement aprs la premire. Cela signifie que
le contrat a servi des fins diffrentes que celles qui avaient t dcrites
dans lnonc des travaux initial. Selon la Politique sur les marchs du
Conseil du Trsor, cette pratique est interdite.
7.44 Nous avons galement constat que le principe de sparation des
pouvoirs dapprobation navait pas t appliqu dans ce cas. En effet,
lancien Ombudsman, en plus dapprouver le contrat initial, avait
approuv le contrat modifi, les feuilles de temps du consultant ainsi que
des factures dans 19 cas, pour une valeur de 182 000 $. Voici lexplication
donne par lancien Ombudsman : celui-ci ne savait pas que le contrat
avait t prolong. Il avait suppos que deux contrats distincts avaient
t octroys. Lorsque le contrat a pris fin, le consultant a t embauch
comme employ occasionnel pendant huit semaines pour lesquelles il a
t pay 14 000 $. Selon nous, non seulement les rgles de passation de
contrats nont pas t respectes, mais lembauche du consultant par la
suite comme employ occasionnel ntait pas non plus approprie.
7.45 Le systme de contrles financiers La Loi sur la gestion des
finances publiques, paralllement aux politiques et directives du Conseil
du Trsor et de la Dfense nationale, tablit les exigences applicables aux
contrles financiers.
7.46 Comme en tmoignent les constatations prcdentes, nous avons
constat que le Bureau de lOmbudsman tait dot dun systme de
contrle financier inefficace. Ce systme a permis lancien Ombudsman
dagir de faon inapproprie, sans vraiment comprendre les rgles, ou de
transgresser ces rgles.
Rapport 7
11
7.47 Il est vrai que le Bureau de lOmbudsman a fait le suivi de ses

dpenses en regard de son budget, et quil a vrifi lexactitude des
demandes de remboursement avant de les approuver. Nanmoins, le
directeur financier du Bureau na pas exerc suffisamment sa fonction
danalyse critique pour remettre en question certaines dcisions
financires. Selon la Politique sur la gouvernance en matire de gestion
financire du Conseil du Trsor, cette fonction danalyse critique est
requise pour assurer la capacit financire de dpenser, lexhaustivit
et lexactitude de linformation financire, lvaluation des risques et
le respect des rgles.
7.48 Des reprsentants du Bureau de lOmbudsman nous ont dit quils
se fiaient la Dfense nationale pour la surveillance financire de certains
lments qui ntaient pas vrifis par le Bureau. Selon les directives du
Ministre, le Bureau de lOmbudsman doit possder ses propres processus
internes de surveillance. Le Bureau a fait lobjet de moins de surveillance
que dautres constituants de la Dfense nationale. Des reprsentants du
Ministre nous ont dit que ce dernier considrait le Bureau comme un
risque financier faible, compte tenu de la taille de son budget (moins de
6 millions de dollars) comparativement au budget gnral de la Dfense
nationale (prs de 20 milliards de dollars). Les activits de surveillance
effectues par le Ministre comprenaient quelques examens des dpenses
du Bureau de lOmbudsman, mais ne couvraient pas tous les exercices,
ni tous les secteurs. Il y avait donc des faiblesses en ce qui a trait aux
contrles, tant au sein du Bureau que dans la surveillance que le Ministre
effectuait auprs du Bureau.
7.49 la fin de la priode daudit, lOmbudsman actuel nous a informs
que le Bureau de lOmbudsman avait commenc laborer son propre
systme de contrles financiers internes, qui comprendrait des mesures
internes de vrification applicables la suite dun paiement. Il a galement
demand ce que la Dfense nationale mne des examens financiers
trimestriels des activits du Bureau.
7.50 Laudit interne Nous avons constat que le Bureau de
lOmbudsman navait pas de fonction daudit interne durant la priode
vise par notre audit. En vertu de la Loi sur la gestion des finances
publiques, ladministrateur gnral dun ministre doit faire en sorte
quil existe des mesures propres assurer, au sein de son ministre, une
capacit daudit interne rpondant aux besoins de celui-ci. Nous avons
constat que le Bureau de lOmbudsman navait pas t inclus dans la
fonction daudit interne du Ministre, quil ne possdait aucune capacit
daudit interne et quil navait pas eu recours un contrat pour exercer
cette fonction. Les groupes du Ministre engags dans la surveillance
financire avaient suppos que le Chef Service dexamen menait des
audits portant sur les contrles au sein du Bureau de lOmbudsman, alors
12
Rapport 7
quil nen tait rien. Le Chef Service dexamen a indiqu quil navait
pas le pouvoir de mener des audits des contrles ou des valuations du
Bureau, tant donn le statut dindpendance de lOmbudsman prcis
dans les directives ministrielles.
7.51 Nous avons constat quen labsence daudits internes, ni la Dfense
nationale ni le Bureau de lOmbudsman ne pouvaient avoir la certitude
que les contrles fonctionnaient comme prvu.
7.52 Recommandation Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la
Dfense nationale et des Forces canadiennes devrait cerner les risques et les
lacunes dans ses processus de gestion financire, notamment les questions
relatives aux approbations, la divulgation des dpenses et aux pratiques
contractuelles, et prendre des mesures correctives afin de tenir compte de
ces questions dans son systme de contrles financiers.
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des
Forces canadiennes est daccord que le systme de contrles internes du
bureau tait insuffisant et, depuis son entre en fonction, lOmbudsman
a complt une analyse des carts et une valuation des risques. Le Bureau
est en voie de raffiner et de formaliser ses contrles internes, incluant
llaboration dune mthodologie pour lexamen trimestriel des dossiers,
la cration de listes de contrle pour les gestionnaires de centre de
responsabilit et la divulgation proactive dans le systme de la Dfense
nationale. Suivant la priode de vrification, lOmbudsman a invit
lquipe dexamen de la gestion des dpenses du ministre de la Dfense
nationale mener un examen de ses systmes financiers. Lexamen du
Ministre tait positif et na dcel aucune irrgularit relie la gestion
financire du Bureau de lOmbudsman.
7.53 Recommandation La Dfense nationale devrait effectuer
rgulirement une surveillance financire afin de sassurer que des
contrles sont en place au Bureau de lOmbudsman du ministre de la
Dfense nationale et des Forces canadiennes. Par exemple, ces contrles
devraient servir vrifier si les autorits approbatrices dtiennent les
dlgations pertinentes et faire le suivi des cas de non-conformit.
Rponse du Ministre Recommandation accepte. La Dfense
nationale est daccord pour fournir rgulirement une surveillance
financire du Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes afin de sassurer que des contrles
sont en place et fonctionnent efficacement.
Rapport 7
13
Contrles de la gestion des ressources humaines

Lancien Ombudsman et des membres de la haute direction nont pas respect le Code de
valeurs et dthique du secteur public, et les mesures prises par la Dfense nationale nont
pas t suffisantes pour rgler les problmes lorigine des plaintes
Constatation gnrale
7.54 Dans lensemble, nous avons constat que lancien Ombudsman et

certains membres de la haute direction navaient pas respect le Code de
valeurs et dthique du secteur public. Cette situation a entran des griefs
et des plaintes, un taux lev dabsentisme pour cause de maladie ainsi
quun roulement important de personnel. Des personnes ont divulgu la
Dfense nationale deux cas distincts de violation au Code de valeurs et
dthique au sein du Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes. Selon nous, le Ministre na, dans
aucun des deux cas, men les enqutes exhaustives ncessaires ou pris les
mesures requises pour rgler les problmes soulevs. Aprs 2012, la
situation sest amliore, grce certains changements mis en place
durant le mandat de lancien Ombudsman et dautres changements
apports par lOmbudsman actuel.
7.55 Cette conclusion est importante parce que le Code de valeurs et
dthique du secteur public a t mis en uvre pour garantir lquit et
le respect au travail. Lorsque les valeurs et lthique ne sont pas respectes,
le climat de travail risque de se dtriorer. Il est galement important que
la Dfense nationale intervienne lorsque des plaintes de nature srieuse
sont portes son attention, afin de maintenir la confiance et de protger
lintgrit du processus de divulgation.
7.56 Notre analyse lappui de cette conclusion rend compte de ce que
la dotation;
le respect dans le milieu de travail;
les recours des employs;
les enqutes relatives aux plaintes.
Contexte
7.57 Le Bureau de lOmbudsman est assujetti aux lois en matire de

ressources humaines et aux politiques gouvernementales rgissant la
dotation, la paie, les relations de travail ainsi que les valeurs et lthique.
La Loi sur lemploi dans la fonction publique dcrit lengagement du
gouvernement faire preuve dquit et de transparence dans ses pratiques
demploi dans la fonction publique.
7.58 Le Code de valeurs et dthique du secteur public a t cr par le
Conseil du Trsor en avril 2012 en rponse aux exigences de la Loi sur la
protection des fonctionnaires divulgateurs dactes rprhensibles. Cette loi a
14
Rapport 7
t cre pour tablir un processus permettant aux employs du

secteur public de divulguer des actes rprhensibles sans tre identifis.
Conformment au Code de valeurs et dthique, notre relation avec la
population canadienne doit tre empreinte de respect, de dignit et dquit,
valeurs qui contribuent un milieu de travail sr et sain . Le code qui tait
en vigueur avant avril 2012 nonait des principes similaires. Par ailleurs,
daprs les Conditions demploi et avantages sociaux particuliers aux
personnes nommes par le gouverneur en conseil des postes temps
plein, les dirigeants doivent, pour conserver la confiance du public dans le
gouvernement, observer les normes les plus leves en matire dthique
et respecter les principes noncs dans tout code de conduite applicable
dans leur organisme .
7.59 Comme il a dj t mentionn, les employs du Bureau de
lOmbudsman sont des employs du Ministre. Le sous-ministre de la
Dfense nationale est charg de promouvoir la responsabilit et la
reddition de comptes en matire de saine gestion des ressources humaines
au sein du Ministre. Le sous-ministre a dlgu lOmbudsman les
pouvoirs de dotation en personnel du Bureau, mis part pour les postes
de direction. En vertu de linstrument de dlgation, lOmbudsman est
appuy dans ses responsabilits de dotation par le personnel des
ressources humaines civiles du Ministre.
Recommandations
7.60 Nos recommandations relativement au secteur examin sont

prsentes aux paragraphes 7.64 et 7.78.

la constatation
7.61 Ce que nous avons examin Nous avons cherch savoir si le

Bureau de lOmbudsman avait mis en place et observ des contrles ainsi
que des systmes et des pratiques cls concernant la gestion des ressources
humaines conformment aux lois et aux politiques du gouvernement, plus
particulirement la Loi sur lemploi dans la fonction publique et le Code de
valeurs et dthique du secteur public. Nous avons examin les dossiers
de relations de travail pour la priode de 2009 2013. Nous avons aussi
cherch tablir si la Dfense nationale stait acquitte adquatement
de ses responsabilits de surveillance dans ce domaine en ce qui concerne
le Bureau de lOmbudsman, conformment linstrument de dlgation
des pouvoirs de dotation. Ces exigences et activits visent susciter un
sentiment dengagement auprs des employs et un rendement de
haut niveau.
7.62 La dotation Conformment aux dispositions de linstrument
de dlgation des pouvoirs de dotation, lOmbudsman doit :
suivre la formation approprie;
se prvaloir rgulirement des conseils et de lorientation
dun agent des ressources humaines;
Rapport 7
15
respecter les principes de la Loi sur lemploi dans la fonction

publique et des Lignes directrices de la Commission de la fonction
publique en matire de nomination, y compris les valeurs dquit
et daccessibilit.
Nous avons constat que lancien Ombudsman avait reu de la formation
en matire de dotation et quil suivait gnralement les conseils de son
directeur des ressources humaines.
7.63 En vertu de lInstrument de dlgation et de responsabilisation en
matire de nomination de la Commission de la fonction publique, les
administrateurs gnraux doivent surveiller activement la dotation en
examinant les dossiers, en procdant des audits internes ou en utilisant
dautres mcanismes de contrle pour sassurer que lexercice des pouvoirs
dlgus est conforme la loi. Nous avons constat que le Ministre avait
effectu en 2010 un examen de la dotation au Bureau de lOmbudsman,
lequel navait pas rvl de non-conformit importante. Cet examen
portait sur les activits de dotation antrieures la priode couverte par
notre audit. Un examen de suivi devait avoir lieu lanne suivante, mais le
Ministre a dcid de ne pas le raliser tant donn quun gel ministriel
de la dotation stait traduit par un faible nombre de mesures de dotation.
la fin de notre priode daudit, lexamen navait toujours pas t effectu.
Nous sommes davis que la dotation devrait faire lobjet dexamens
plus frquents.
7.64 Recommandation La Dfense nationale devrait procder des
examens priodiques de la dotation pour sassurer que les pouvoirs en
matire de ressources humaines qui sont dlgus au Bureau de
lOmbudsman de la Dfense nationale et des Forces canadiennes sont
exercs conformment la loi et aux politiques du Ministre. La Dfense
nationale devrait discuter des carts dtects avec lOmbudsman et les
rsoudre conjointement.
nationale saffaire mettre en uvre un accord de niveau de service entre
lOmbudsman et le sous-ministre adjoint (Ressources humaines Civils)
afin de fournir de faon intgre une planification des ressources humaines,
des programmes et des services oprationnels de ressources humaines aux
gestionnaires et employs du Bureau de lOmbudsman, y compris la
surveillance des pouvoirs sous-dlgus des ressources humaines.
Dans le cadre du cycle de surveillance interne du sous-ministre adjoint
(Ressources humaines Civils) des activits de sous-dlgation de dotation
ministrielles, un examen des activits de dotation du Bureau de
lOmbudsman figure dans le plan de surveillance de la dotation
de 2015-2016.
Ces initiatives fourniront des mcanismes additionnels pour surveiller et
assurer la conformit avec les lois, les politiques des organismes centraux
et les pouvoirs sous-dlgus pour la dotation.
16
Rapport 7
7.65 Le respect dans le milieu de travail Le Bureau de lOmbudsman

compte 58 employs. Nous avons constat de nombreux carts de
comportement de la part de la haute direction, qui contrevenaient
au volet respect des personnes du Code de valeurs et dthique du
secteur public, entre 2009 et 2012. Parmi les 30 employs en service et
anciens employs que nous avons interrogs, 17 nous ont fait part de
situations o ils avaient t victimes ou tmoins dintimidation ou
de dvalorisation, ou encore avaient t la cible de blagues dplaces,
entre 2009 et 2012. Ces 17 personnes ont toutes mentionn que
lancien Ombudsman stait livr ce genre de comportement, et
6 dentre elles ont soulign le comportement dautres cadres suprieurs,
quelles percevaient comme de lintimidation. Des employs et des
gestionnaires ont document certaines de ces situations au moment
o elles sont survenues. Durant la mme priode (2009 2012),
12 personnes ont prsent, en tout, 17 griefs ainsi que de nombreuses
plaintes en se prvalant dautres recours. Le Bureau de lOmbudsman
a connu un important roulement du personnel durant cette priode,
perdant 5 hauts gestionnaires et 13 enquteurs sur une moyenne
de 22 enquteurs. Le nombre dabsences pour cause de maladie tait
galement considrable : bon nombre demploys, dont 13 enquteurs
sur une moyenne de 22 enquteurs, ont t en cong de maladie pour
une dure suprieure un mois, entre 2009 et 2012.
7.66 Lancien Ombudsman nous a indiqu que les griefs et les plaintes
provenaient dun petit nombre demploys mcontents, et que le
personnel prvoyant quitter le Bureau coulait tout simplement ses congs
de maladie restants. Il nous a dit que le roulement du personnel tait
attribuable des dcisions difficiles et des mesures quil avait prises
entre 2009 et 2011 dans le but damliorer la culture organisationnelle
et de dbarrasser le Bureau de la complaisance et du sentiment de certains
que tout leur tait d, ce climat tant profondment nuisible pour le
rendement . notre avis, le comportement de lancien Ombudsman
et la mthode quil a adopte pour mettre en uvre des changements
organisationnels ntaient pas conformes au Code de valeurs et dthique
et ont eu une incidence ngative sur le Bureau.
7.67 Les recours des employs Pour les employs de la Dfense
nationale qui ne font pas partie du Bureau de lOmbudsman, le Directeur
gnral Gestion du milieu de travail, qui possde de lexprience en
matire de griefs, constitue le dernier niveau du processus de traitement
des griefs au Ministre. Bien que les membres du personnel du Bureau
de lOmbudsman soient galement des employs du Ministre, cest
lOmbudsman qui a le pouvoir dlgu de prendre des dcisions dfinitives
relativement aux griefs, y compris les griefs dans lesquels il est nomm ou
qui le concernent.
7.68 Durant la priode vise par laudit, 17 griefs ont t prsents au
Bureau de lOmbudsman, dont 6 taient directement lis des actions
commises ou des dcisions prises par lancien Ombudsman. Nous avons
Rapport 7
17
constat que lancien Ombudsman ne stait pas rcus et navait pas

renonc statuer sur ces six griefs. Cinq de ces griefs ont t prsents
par cinq employs diffrents au sujet dune dcision prise par lancien
Ombudsman. Celui-ci a maintenu sa dcision initiale. De nombreux
membres du personnel du Bureau ont estim que les employs navaient
pas t traits quitablement. Les plaignants ont finalement port la cause
devant la Cour fdrale, mais un rglement hors cour a t conclu
avant laudience.
7.69 Nous avons constat quaucune disposition du cadre lgislatif
ninterdisait la dlgation du pouvoir de dcision dfinitive en matire
de grief lOmbudsman. notre avis, toutefois, on risque de percevoir
un conflit dintrts dans des cas o lOmbudsman fait lobjet dun grief.
Nous pensons que ces dossiers seraient mieux traits par le Ministre
ou une tierce partie.
7.70 La Dfense nationale a admis qutant donn la taille du Bureau de
lOmbudsman, la dlgation des pouvoirs en matire de griefs devait tre
revue, et le Ministre tente de trouver une solution.
7.71 Les enqutes relatives aux plaintes En 2011, un employ du
Bureau de lOmbudsman a dpos une plainte la Dfense nationale
concernant lancien Ombudsman. Dans cette plainte, on allguait ce
qui suit :
le Bureau reprsentait un milieu de travail malsain;
de nombreux employs et gestionnaires avaient limpression dtre
harcels, exploits et intimids;
le mandat du Bureau ntait pas ralis efficacement.
7.72 La Dfense nationale a valu les allgations en fonction de la
dfinition de lexpression actes rprhensibles cite dans la Loi sur la
protection des fonctionnaires divulgateurs dactes rprhensibles et a
dtermin que la nature des allgations tait telle que si ces dernires
taient confirmes, elles constitueraient des actes rprhensibles en vertu
de la Loi. Le Ministre a effectu une valuation prliminaire et a conclu
que certaines allgations taient fondes. ce stade, nous sommes davis
que le Ministre aurait d mener une enqute complte. Cependant,
un rapport bas sur lvaluation prliminaire a conclu quaucun acte
rprhensible navait t commis au sens de la Loi. Les enquteurs nous ont
indiqu quil ntait pas ncessaire de mener une enqute subsquente tant
donn quils ne croyaient pas que des renseignements supplmentaires
pertinents auraient t obtenus. Ils ont soulign que des mesures
pertinentes seraient prises pour rgler les problmes soulevs au cours de
lenqute prliminaire. Le rapport indiquait que les allgations taient
graves et recommandait une valuation exhaustive du milieu de travail .
7.73 notre avis, la Dfense nationale na pas respect les lignes
directrices du Conseil du Trsor concernant le traitement de cette plainte
lorsquelle a conclu qu aucun acte rprhensible navait t commis
18
Rapport 7
sans avoir men denqute complte. Des reprsentants du Ministre nous

ont indiqu qutant donn que la Loi sur la protection des fonctionnaires
divulgateurs dactes rprhensibles tait relativement rcente, les
procdures de divulgation taient toujours en cours dlaboration.
En 2012, la Dfense nationale a reu une autre plainte concernant le
Bureau de lOmbudsman qui a aussi t traite comme une plainte
effectue en vertu de la Loi. Selon nous, le Ministre na pas fait une
enqute complte au sujet de cette plainte non plus.
7.74 Le Ministre a ragi la premire plainte en effectuant une valuation
du milieu de travail pour trouver des moyens de collaborer efficacement
lavenir . Nous sommes davis que lobjectif de lvaluation du milieu de
travail ne permettait pas de traiter les problmes noncs dans la premire
plainte et dcrits dans le rapport bas sur lvaluation prliminaire.
7.75 Lvaluation du milieu de travail a t effectue en 2012. Elle a
donn lieu plusieurs recommandations visant amliorer le milieu de
travail. Le sous-ministre a demand llaboration dun plan daction afin
de donner suite toutes les recommandations. Il a galement demand
tre inform rgulirement des mesures prises et a fortement suggr
lancien Ombudsman dobtenir une aide externe afin de les mettre en
uvre. Lancien Ombudsman a mis sur pied un groupe de travail, et les
employs ont particip des groupes de discussion. Mme si toutes les
recommandations nont pas t adoptes, le personnel a fait tat dune
amlioration du milieu de travail. Nous avons not que certaines des
recommandations qui navaient pas t mises en uvre visaient
directement lancien Ombudsman, notamment en ce qui concerne
lencadrement des gestionnaires. notre avis, il peut avoir t plus
difficile dassurer un suivi tant donn que lancien Ombudsman ne
considrait pas quil relevait du sous-ministre.
7.76 De nombreux reprsentants du Ministre nous ont mentionn quils
pensaient que le Bureau du Conseil priv prendrait des mesures, tant
donn que lOmbudsman est nomm par le gouverneur en conseil et
que le Bureau du Conseil priv est charg dadministrer le processus de
nomination par le gouverneur en conseil. Cependant, aucune politique ou
directive noblige le Bureau du Conseil priv prendre des mesures dans
un tel cas. Les reprsentants du Bureau du Conseil priv nous ont indiqu
que ctait au ministre quil incombait de dcider des mesures prendre
concernant lancien Ombudsman.
7.77 Aprs 2012, durant la dernire partie du mandat de lancien
Ombudsman, le Bureau a mis en place des cliniques de mieux-tre,
et les employs ont suivi de la formation sur la gestion des conflits et
la prvention du harclement. Nous avons remarqu des amliorations
au niveau du roulement du personnel, des demandes de cong de maladie
et des griefs. la fin de la priode vise par notre audit, nous avons constat
que lOmbudsman actuel avait dploy des efforts supplmentaires pour
favoriser un milieu de travail o rgne le respect, dont la mise en uvre
Rapport 7
19
dune formation sur les valeurs et lthique et la mise sur pied dun nouveau
comit consultatif patronal-syndical. De plus, un conseiller en matire de
harclement et cinq conseillers en relations de travail forms ont t mis
la disposition des membres du personnel.
7.78 Recommandation Le Bureau de lOmbudsman du ministre de
la Dfense nationale et des Forces canadiennes, en collaboration avec la
Dfense nationale, devrait dterminer les risques possibles en matire de
dotation et de relations de travail au sein du Bureau de lOmbudsman et
en tenir compte au moyen de ses contrles internes de gestion des
ressources humaines.
Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des
Forces canadiennes travaillera de concert avec les experts de la Dfense
nationale pour traiter et rsoudre rapidement toute question manant de
lidentification de risques portant sur la dotation ou le milieu de travail.
Rponse du Ministre Recommandation accepte. La mise en uvre
de laccord de niveau de service entre le sous-ministre adjoint (Ressources
humaines Civils) de la Dfense nationale et le Bureau de lOmbudsman
signifie que les gestionnaires auront accs des conseils et des directives
spcialiss et exhaustifs sur les relations au travail, la dotation, la gestion
du changement et la planification des ressources humaines, tant aux
niveaux oprationnel quorganisationnel.
Ces initiatives et dautres initiatives en cours feront en sorte que les
proccupations importantes au sujet du milieu du travail ou des problmes
de recrutement et de rtention soient surveilles et rgles de faon
approprie, tout en tablissant un mcanisme qui permette didentifier
les futurs risques potentiels.
Activits
Les problmes en milieu de travail et le manque de procdures normalises ont entran
des retards dans le traitement des dossiers
Constatation gnrale
20
Rapport 7
7.79 Dans lensemble, nous avons constat que le manque de procdures

normalises pour la ralisation des enqutes ainsi que les problmes en
milieu de travail, comme le roulement de personnel et les demandes de
cong de maladie au Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes, avaient entran des retards dans le
droulement des enqutes entre 2009 et 2012. Aprs 2012, le milieu de
travail sest stabilis et les efforts visant rgler des dossiers de longue
date ont port leurs fruits. Des procdures denqute ont t labores,
mais elles nont toujours pas t intgres la formation des enquteurs.
7.80 Cette constatation est importante parce quil est ncessaire de

traiter les dossiers en temps opportun afin de raliser le mandat du
Bureau de lOmbudsman et de rgler les plaintes. Il est essentiel davoir
des procdures normalises pour pouvoir mener des enqutes dans
des dlais raisonnables.
le temps requis pour mener les enqutes;
les procdures denqute.
Contexte
7.82 Selon son rapport annuel, le Bureau de lOmbudsman a reu environ

1 500 plaintes au cours de lexercice 2012-2013, dont 80 % ont t
traites par lentremise dautres mcanismes, notamment le systme des
griefs des Forces canadiennes, ou rgles sans la tenue dune enqute. Tous
les cas sont prsents des responsables de la rception du Bureau, qui
orientent les plaignants vers dautres mcanismes, rglent les dossiers
dans un court dlai ou les acheminent aux enquteurs du Bureau.
7.83 En ce qui concerne les plaintes rcurrentes portant sur le mme
problme, on mne parfois une enqute systmique. De telles enqutes
durent gnralement de 4 12 mois, et les rsultats sont rendus publics.
7.84 Les enqutes systmiques rcentes ont port notamment sur
les questions suivantes : le bien-tre des familles militaires; la qualit
de vie et le cot de la vie dans une base situe prs des champs ptrolifres;
les retards dans le traitement des demandes darbitrage et des griefs;
le traitement des rservistes; et la prestation des soins aux militaires
souffrant dun trouble de stress post-traumatique ou dautres blessures
de stress oprationnel.
Recommandation
7.85 Notre recommandation relativement au secteur examin est

prsente au paragraphe 7.96.

la constatation
7.86 Ce que nous avons examin Nous avons voulu savoir si le

Bureau de lOmbudsman avait tabli des systmes et des pratiques
pour faire en sorte que les enqutes soient ralises de faon uniforme
et en temps opportun. Nous navons pas vrifi le processus suivi pour
les dossiers rgls sans enqute.
Rapport 7
21
7.87 Le temps requis pour mener les enqutes Les directives

ministrielles indiquent que le Bureau doit tenter [] de conclure son
enqute dans les soixante jours suivant la date du dbut des travaux .
La faon dont la dure de cette priode a t dtermine et le fait de savoir
si cette dure est raliste ou non ne nous semblaient pas clairs, tant donn
que les enqutes complexes exigent du temps pour effectuer le triage des
cas, obtenir les approbations internes et les rponses du Ministre et, dans
certains cas, assurer la mise en uvre complte des recommandations ou
la rsolution du problme.
7.88 Le Bureau de lOmbudsman considrait les dossiers qui taient
ouverts depuis plus dun an comme des arrirs . Nous avons examin
20 dossiers denqute sur les 122 dossiers ouverts pendant plus de 2 ans
entre 2009 et 2013. Nous avons constat que 5 de ces dossiers taient
passs plusieurs fois dun enquteur lautre ou quils avaient stagn
pendant de longues priodes pendant que les enquteurs taient raffects
des enqutes systmiques. Nous avons remarqu que 5 dossiers avaient
t attribus des enquteurs qui navaient pu les traiter en raison dun
changement daffectation ou dun cong personnel. Dans un cas en
particulier, le dossier avait t ouvert pendant 7 ans et transfr
4 reprises des enquteurs diffrents.
7.89 Des reprsentants du Bureau de lOmbudsman nous ont dit que
les arrirs remontaient bien avant le mandat de lancien Ombudsman.
Lorsque ce dernier a t inform du nombre de dossiers de longue date, il a
tent de les fermer en affectant un petit groupe denquteurs cette tche,
tout en augmentant leffort consacr lexamen de la qualit. Nous avons
cependant constat quen raison de lexprience limite des nouveaux
gestionnaires embauchs pour remplacer ceux qui taient partis et du dlai
exig par le niveau dexamen additionnel, il est devenu difficile de fermer
les dossiers en temps opportun (voir la pice 7.1).
7.90 Nous avons constat que seulement 6 % des dossiers denqute
avaient t ferms en moins de 6 mois en 2011 et seulement 25 %
en 2012, alors quen 2010, 79 % des dossiers denqute avaient t ferms
en moins de 6 mois. Mme si certains retards taient attribuables des
enjeux indpendants de la volont du Bureau de lOmbudsman, nous
avons constat que dans 9 des 20 dossiers examins, le traitement avait
t au moins en partie retard en raison dun manque defficacit interne.
7.91 En 2011 et en 2012, le Bureau de lOmbudsman a mis en uvre un
nouveau systme de suivi permettant aux gestionnaires de vrifier ltat
davancement dun dossier. Depuis la cration du Bureau, ctait la premire
fois que cette information tait disponible. Ce systme deviendrait essentiel
aux efforts visant respecter les normes de service. la fin de 2012, le
roulement de personnel a commenc diminuer, et dnormes efforts ont
t dploys pour fermer les dossiers de longue date. Le personnel nous a
indiqu que larrir avait t limin lautomne 2012, alors quil y avait
un arrir de 200 dossiers en 2010. Le Bureau a galement commenc
22
Rapport 7
Pice 7.1 En raison de la hausse du roulement du personnel et des absences pour cause de maladie,
le nombre de dossiers denqute ferms en temps opportun a diminu
Nombre denquteurs qui sont partis

ou qui taient en cong de maladie
Nombre de dossiers ferms en moins de six mois
15
200
12
150
9
100
6
50
0
2009
2010
2011
Anne
2012
2013
2008
2009
2010
2011
Anne
2012
2013
Source : Information obtenue auprs du Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes et auprs de la Dfense nationale
produire davantage de rapports systmiques aprs 2012. En aot 2014,

5 mois aprs que lOmbudsman actuel soit en poste, seulement 9 dossiers
taient ouverts depuis plus dun an.
7.92 Les procdures denqute Bien que le Bureau de lOmbudsman
soit en place depuis 1998, nous avons constat quil nexistait aucune
procdure officielle pour la ralisation des enqutes. Il est important de
disposer de procdures documentes pour former les nouveaux enquteurs
et sassurer que toutes les tapes dune enqute sont suivies.
7.93 Un projet a t amorc en 2009 pour documenter les procdures
denqute, mais celui-ci na pas t men terme. En labsence de
procdures documentes, on sest appuy considrablement sur lexprience
des gestionnaires et des enquteurs. Le personnel nous a indiqu quen
raison du taux de roulement lev des gestionnaires et des enquteurs,
la mmoire institutionnelle stait perdue. Le processus de tenue
denqutes a t laiss au jugement de chaque enquteur, ce qui prsentait
le risque que des dossiers similaires soient traits de faon diffrente.
7.94 Au cours du mandat de lancien Ombudsman, le Bureau a relanc
le projet dlaboration de procdures oprationnelles normalises pour la
tenue denqutes. Un groupe dexperts en la matire a galement t form
pour examiner tous les dossiers lis leur domaine dexpertise. Lobjectif
tait dassurer luniformit entre les dossiers et de fournir un remplaant
dans certains cas pour permettre le transfert des connaissances.
7.95 Une formation normalise des enquteurs faisait galement dfaut
jusqu la mise sur pied dun nouveau programme dapprentissage en 2014,
dans le cadre du mandat de lOmbudsman actuel. Ce programme comporte
Rapport 7
23
des modules sur la communication, linterprtation des lois, la planification

et lorganisation, ainsi que sur la connaissance des programmes de la
Dfense nationale. Les procdures denqute ne faisaient toutefois pas
partie de la formation. notre avis, la formation des enquteurs devrait
tre axe sur les nouvelles procdures puisquelles sont au cur de la
tenue denqutes.
7.96 Recommandation Le Bureau de lOmbudsman du ministre
de la Dfense nationale et des Forces canadiennes devrait finaliser ses
procdures officielles denqute et mettre en place de la formation axe
sur ces procdures.
Rponse du Bureau de lOmbudsman Recommandation accepte. Des
procdures oprationnelles normalises pour le Bureau de lOmbudsman
du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes, parmi
lesquelles figurent des procdures formelles pour la tenue denqutes, ont
t rdiges et sont en voie dtre acheves. Une demande de proposition
a t labore afin quun fournisseur de services puisse livrer le plan
dapprentissage et de perfectionnement, incluant de la formation au sujet
de la tenue denqutes et les procdures particulires labores pour le
Bureau de lOmbudsman.
Conclusion
7.97 Nous avons conclu que le Bureau de lOmbudsman du ministre
de la Dfense nationale et des Forces canadiennes disposait de contrles
inadquats concernant la gestion financire, la passation des contrats
et la gestion des ressources humaines dans le cadre de son mandat,
conformment aux lois et aux politiques du gouvernement. Dans de
nombreux cas, le Bureau ne respectait pas les rgles ou les codes
de conduite.
7.98 Nous avons pu observer une certaine amlioration des contrles
la fin du mandat de lancien Ombudsman, qui sest poursuivie sous
lOmbudsman actuel. Des efforts ont t dploys pour cerner et combler
les lacunes dans la gestion financire et pour mettre en uvre une entente
en vertu de laquelle le Bureau fera appel au groupe des ressources
humaines civiles du Ministre pour des services de ressources humaines.
7.99 Nous avons galement conclu que, mme si la Dfense nationale
avait assum certaines responsabilits de surveillance auprs du Bureau de
lOmbudsman, cela navait pas suffi pour assurer la conformit avec les lois
et les politiques du gouvernement. Le Ministre na pas dfini entirement
les rles et responsabilits lis lexercice de cette supervision et na pas
men suffisamment de surveillance dans les principaux secteurs o nous
avons constat quil y avait non-conformit. En outre, le Ministre na pas
pleinement donn suite aux plaintes des employs sur les questions de
valeurs et dthique en milieu de travail.
24
Rapport 7
propos de laudit
Le Bureau du vrificateur gnral a t charg deffectuer un examen indpendant du Bureau de
lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes afin de donner de
linformation, une assurance et des avis objectifs au Parlement en vue de laider examiner
soigneusement la gestion que fait le gouvernement des ressources et des programmes.
Tous les travaux daudit dont traite le prsent rapport ont t mens conformment aux normes pour
les missions de certification de Comptables professionnels agrs (CPA) Canada qui sont prsentes
dans le Manuel de CPA Canada Certification. Mme si le Bureau du vrificateur gnral a adopt
ces normes comme exigences minimales pour ses audits, il sappuie galement sur les normes et
pratiques dautres disciplines.
Dans le cadre de notre processus normal daudit, nous avons obtenu la confirmation de la direction
que les constatations figurant dans le prsent rapport sont fondes sur des faits. Comme il a t
susmentionn, au moment de la publication, lancien Ombudsman ntait pas daccord pour dire
que lensemble des constatations du prsent rapport taient fondes sur des faits.
Objectifs
Laudit avait pour objectifs de dterminer :
si le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes
avait mis en place et en application des contrles ainsi que des systmes et des pratiques cls
concernant la gestion financire, la passation des contrats et la gestion des ressources humaines
dans le cadre de son mandat, conformment aux lois et aux politiques du gouvernement;
si la Dfense nationale avait assum adquatement ses responsabilits en matire de surveillance
du Bureau de lOmbudsman conformment aux lois et aux politiques du gouvernement.
tendue et mthode
Laudit a port sur des contrles fermes et souples cls du Bureau de lOmbudsman que nous
avons slectionns. Les contrles fermes comptent la conformit avec la loi et avec les politiques du
Conseil du Trsor; les contrles souples touchent notamment les valeurs et lthique. En outre, nous
avons examin le rle de la Dfense nationale relativement la surveillance externe.
Nous avons ralis plus de 80 entrevues avec des reprsentants anciens et actuels du Bureau de
lOmbudsman, avec la Dfense nationale et avec le Bureau du Conseil priv, et nous avons examin,
au Bureau de lOmbudsman et la Dfense nationale, plus de 700 documents lis aux activits de
lOmbudsman.
Pour ce qui est des contrles financiers, nous nous sommes dabord penchs sur les deux dpenses
les plus considrables du Bureau de lOmbudsman au cours de la priode vise par notre audit :
une confrence internationale de 100 000 $ en 2012 et un contrat dune valeur totale de 370 000 $.
Nous avons observ des problmes quant lapprobation et la divulgation des dpenses, la
sparation des approbations et aux pratiques contractuelles dans ces deux cas, ce qui nous a amens
examiner dautres transactions. Nous avons slectionn dautres transactions lies aux voyages et
Rapport 7
25
laccueil de cadres suprieurs, en plus dtudier des transactions vrifies par les groupes la
Dfense nationale qui surveillent les activits se droulant au Bureau de lOmbudsman.
Laudit na pas port sur les lments suivants :
la dotation en personnel pour le groupe de direction (EX);
lefficacit des oprations;
le processus de nomination du gouverneur en conseil.
Critres
Critres
Sources
Pour dterminer si le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes
avait mis en place et en application des contrles ainsi que des systmes et des pratiques cls concernant la
gestion financire, la passation des contrats et la gestion des ressources humaines dans le cadre de son mandat,
conformment aux lois et aux politiques du gouvernement, nous avons utilis les critres suivants :
Le Bureau de lOmbudsman a mis en place et en
application des contrles concernant la gestion
financire, la passation des contrats et la gestion des
ressources humaines, conformment aux autorisations.
Loi sur la gestion des finances publiques

Loi sur lemploi dans la fonction publique
Conseil du Trsor, Politique sur le contrle interne
Conseil du Trsor, Cadre stratgique sur la gestion de
la conformit
Conseil du Trsor, Cadre de politique pour la gestion
des personnes
Commission de la fonction publique, Lignes directrices
de la Commission de la fonction publique en matire
de nomination
Conseil du Trsor, Politique sur les marchs
Conseil du Trsor, Politique en matire dapprentissage,
de formation et de perfectionnement
Conseil du Trsor, Directive sur la dlgation
des pouvoirs financiers pour les dpenses
Conseil du Trsor, Directive sur les dpenses de voyages,
daccueil, de confrences et dvnements
26
Rapport 7
Critres
Sources
Pour dterminer si le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes
avait mis en place et en application des contrles ainsi que des systmes et des pratiques cls concernant la
gestion financire, la passation des contrats et la gestion des ressources humaines dans le cadre de son mandat,
conformment aux lois et aux politiques du gouvernement, nous avons utilis les critres suivants : (suite)
Les actes de lOmbudsman et des cadres suprieurs
refltent les normes les plus leves en matire
dthique.
Loi sur les conflits dintrts

Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs
dactes rprhensibles
Conseil du Trsor, Code de valeurs et dthique du
secteur public
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada,
Code de conduite ministriel
Bureau du Conseil priv, Conditions demploi et
avantages sociaux particuliers aux personnes nommes
par le gouverneur en conseil des postes temps plein,
2002 et 2011
Bureau du Conseil priv, Un guide pour les dirigeants
dorganismes Fonctionnement, structures et
responsabilits au sein du gouvernement fdral
Pour raliser son mandat, le Bureau de lOmbudsman

a tabli une structure de gouvernance dont les
responsabilits, les obligations redditionnelles et
les rles sont clairs.
Conseil du Trsor, Cadre principal des politiques

du Conseil du Trsor
Cadre de responsabilisation de gestion
Conseil du Trsor, Politique sur la structure de la gestion,
des ressources et des rsultats
Le Bureau de lOmbudsman a tabli des systmes et des

pratiques pour sassurer que les enqutes sont ralises
de faon uniforme et en temps opportun.
Dfense nationale, Directive et ordonnance

administratives de la Dfense 5047-01, Bureau de
lOmbudsman
Cadre de responsabilisation de gestion
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, Service
de qualit Gestion efficace des plaintes
Pour dterminer si la Dfense nationale avait assum adquatement ses responsabilits en matire
de surveillance du Bureau de lOmbudsman conformment aux lois et aux politiques du gouvernement,
nous avons utilis le critre suivant :
La Dfense nationale a assur la surveillance du Bureau
de lOmbudsman en ce qui a trait la gestion des
ressources humaines et financires, conformment
au cadre de responsabilisation du sous-ministre.
Loi sur la gestion des finances publiques

Conseil du Trsor, Cadre des politiques de gestion
financire
Conseil du Trsor, Cadre de politique pour la gestion
des personnes
La direction a examin les critres de laudit et elle en a reconnu la validit.
Rapport 7
27
Priode vise par laudit

Laudit a port sur la priode allant de fvrier 2009 aot 2014. Les travaux daudit ont t termins
le 20 fvrier 2015.
quipe daudit
Vrificateur gnral adjoint : Jerome Berthelette
Directrice principale : Sharon Clark
Directrice : Joyce Ku
Kathryn Elliott
Robyn Meikle
28
Rapport 7
Tableau des recommandations

Le tableau qui suit regroupe les recommandations formules dans le prsent rapport. Le numro qui
prcde chaque recommandation correspond au numro du paragraphe de la recommandation dans le
rapport. Les chiffres entre parenthses correspondent au numro des paragraphes o le sujet de la
recommandation est abord.
Recommandation
Rponse
Gouvernance
7.28
LOmbudsman du ministre de
la Dfense nationale et des Forces
canadiennes et le sous-ministre de la
Dfense nationale devraient dfinir et
documenter la faon dont le Ministre
surveillera la gestion des fonctions
administratives du Bureau de
lOmbudsman. Ils devraient galement
dfinir et documenter la faon dont le
Bureau de lOmbudsman montrera que
les contrles internes, y compris les
pouvoirs dlgus, fonctionnent comme
prvu. Les activits de surveillance ne
devraient pas nuire lindpendance des
activits de lOmbudsman. (7.19-7.27)
Rponse du Bureau de lOmbudsman Recommandation

accepte. Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes est daccord que des
mcanismes de vrification, la fois internes au bureau et au
ministre, sont indispensables pour dmontrer que les dlgations
dautorit de lOmbudsman, en matire de finance et de ressources
humaines, sont appliques de manire approprie en vertu des
pouvoirs qui lui sont confrs. LOmbudsman sengage travailler de
prs avec le sous-ministre de la Dfense nationale afin dexaminer les
mcanismes existants, de mener une analyse des carts et daborder
les questions rgler.
nationale (avec le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes) dfinira et documentera les
processus par lesquels le Ministre surveillera les activits
administratives du Bureau, afin de sassurer que les pouvoirs dlgus
et les contrles internes fonctionnent comme prvu. Le Ministre
veillera ce que les processus ne nuisent pas lindpendance
oprationnelle de lOmbudsman.
Contrles financiers
7.52
Le Bureau de lOmbudsman du
ministre de la Dfense nationale et des
Forces canadiennes devrait cerner les
risques et les lacunes dans ses processus
de gestion financire, notamment les
questions relatives aux approbations, la
divulgation des dpenses et aux pratiques
contractuelles, et prendre des mesures
correctives afin de tenir compte de ces
questions dans son systme de contrles
financiers. (7.36-7.51)

nationale et des Forces canadiennes est daccord que le systme de
contrles internes du bureau tait insuffisant et, depuis son entre en
fonction, lOmbudsman a complt une analyse des carts et une
valuation des risques. Le Bureau est en voie de raffiner et de
formaliser ses contrles internes, incluant llaboration dune
mthodologie pour lexamen trimestriel des dossiers, la cration de
listes de contrle pour les gestionnaires de centre de responsabilit
et la divulgation proactive dans le systme de la Dfense nationale.
Suivant la priode de vrification, lOmbudsman a invit lquipe
dexamen de la gestion des dpenses du ministre de la Dfense
nationale mener un examen de ses systmes financiers. Lexamen
du Ministre tait positif et na dcel aucune irrgularit relie la
gestion financire du Bureau de lOmbudsman.
Rapport 7
29
Recommandation
7.53
La Dfense nationale devrait
effectuer rgulirement une surveillance
financire afin de sassurer que des
contrles sont en place au Bureau de
lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes. Par
exemple, ces contrles devraient servir
vrifier si les autorits approbatrices
dtiennent les dlgations pertinentes et
faire le suivi des cas de non-conformit.
(7.36-7.51)
Rponse
nationale est daccord pour fournir rgulirement une surveillance
financire du Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense
nationale et des Forces canadiennes afin de sassurer que des
contrles sont en place et fonctionnent efficacement.
Contrles de la gestion des ressources humaines

7.64
La Dfense nationale devrait
procder des examens priodiques de la
dotation pour sassurer que les pouvoirs
en matire de ressources humaines qui
sont dlgus au Bureau de
lOmbudsman de la Dfense nationale et
des Forces canadiennes sont exercs
conformment la loi et aux politiques du
Ministre. La Dfense nationale devrait
discuter des carts dtects avec
lOmbudsman et les rsoudre
conjointement. (7.61-7.63)

nationale saffaire mettre en uvre un accord de niveau de service
entre lOmbudsman et le sous-ministre adjoint (Ressources humaines
Civils) afin de fournir de faon intgre une planification des ressources
humaines, des programmes et des services oprationnels de
ressources humaines aux gestionnaires et employs du Bureau de
lOmbudsman, y compris la surveillance des pouvoirs sous-dlgus
des ressources humaines.
Dans le cadre du cycle de surveillance interne du sous-ministre adjoint
(Ressources humaines Civils) des activits de sous-dlgation de
dotation ministrielles, un examen des activits de dotation du Bureau
de lOmbudsman figure dans le plan de surveillance de la dotation
de 2015-2016.
Ces initiatives fourniront des mcanismes additionnels pour surveiller
et assurer la conformit avec les lois, les politiques des organismes
centraux et les pouvoirs sous-dlgus pour la dotation.
7.78
Forces canadiennes, en collaboration avec
la Dfense nationale, devrait dterminer
les risques possibles en matire de
dotation et de relations de travail au sein
du Bureau de lOmbudsman et en tenir
compte au moyen de ses contrles
internes de gestion des ressources
humaines. (7.65-7.77)

nationale et des Forces canadiennes travaillera de concert avec
les experts de la Dfense nationale pour traiter et rsoudre
rapidement toute question manant de lidentification de risques
portant sur la dotation ou le milieu de travail.
Rponse du Ministre Recommandation accepte. La mise en
uvre de laccord de niveau de service entre le sous-ministre adjoint
(Ressources humaines Civils) de la Dfense nationale et le Bureau de
lOmbudsman signifie que les gestionnaires auront accs
des conseils et des directives spcialiss et exhaustifs sur les relations
au travail, la dotation, la gestion du changement et la planification
des ressources humaines, tant aux niveaux oprationnel
quorganisationnel.
Ces initiatives et dautres initiatives en cours feront en sorte que les
proccupations importantes au sujet du milieu du travail ou des
problmes de recrutement et de rtention soient surveilles et
rgles de faon approprie, tout en tablissant un mcanisme qui
permette didentifier les futurs risques potentiels.
30
Rapport 7
Recommandation
Rponse
7.96
Forces canadiennes devrait finaliser ses
procdures officielles denqute et mettre
en place de la formation axe sur ces
procdures. (7.86-7.95)

accepte. Des procdures oprationnelles normalises pour le Bureau
de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces
canadiennes, parmi lesquelles figurent des procdures formelles pour
la tenue denqutes, ont t rdiges et sont en voie dtre acheves.
Une demande de proposition a t labore afin quun fournisseur de
services puisse livrer le plan dapprentissage et de perfectionnement,
incluant de la formation au sujet de la tenue denqutes et les
procdures particulires labores pour le Bureau de lOmbudsman.
Activits
Rapport 7
31

Parl Oag 201504 07 F

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Printemps 2015

Rapports du vrificateur gnral du Canada

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale

Bureau du vrificateur gnral du Canada

Rapport daudit de performance

Dans le prsent rapport, le genre masculin est utilis sans aucune

Table des matires

Constatations, recommandations et rponses

Tableau des recommandations

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

Cet audit avait pour objectifs de dterminer :

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

7.11 Au cours de laudit, nous nous sommes entretenus avec lancien

Constatations, recommandations et rponses

7.13 Dans lensemble, nous avons constat que la Dfense nationale

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

7.17 Les directives ministrielles nabordent pas la relation entre

7.18 Notre recommandation relativement au secteur examin est

Analyse pour appuyer

7.19 Ce que nous avons examin Nous avons examin si la Dfense

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

niveau dun administrateur gnral. Ces pouvoirs avaient galement t

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

Rponse du Ministre Recommandation accepte. La Dfense nationale

7.29 Dans lensemble, nous avons constat quun systme inadquat

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

les pratiques contractuelles;

7.33 Le Bureau de lOmbudsman est assujetti aux politiques financires

7.35 Nos recommandations relativement aux secteurs examins sont

Analyse pour appuyer

7.36 Ce que nous avons examin Nous avons examin si le Bureau

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

Conseil du Trsor interdit un participant prenant part une activit

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

dapprobation suivants doivent tre exercs par des personnes diffrentes :

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

7.47 Il est vrai que le Bureau de lOmbudsman a fait le suivi de ses

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

Contrles de la gestion des ressources humaines

7.54 Dans lensemble, nous avons constat que lancien Ombudsman et

7.57 Le Bureau de lOmbudsman est assujetti aux lois en matire de

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

t cre pour tablir un processus permettant aux employs du

7.60 Nos recommandations relativement au secteur examin sont

Analyse pour appuyer

7.61 Ce que nous avons examin Nous avons cherch savoir si le

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

respecter les principes de la Loi sur lemploi dans la fonction

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

7.65 Le respect dans le milieu de travail Le Bureau de lOmbudsman

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

constat que lancien Ombudsman ne stait pas rcus et navait pas

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

sans avoir men denqute complte. Des reprsentants du Ministre nous

Le Bureau de lOmbudsman du ministre de la Dfense nationale et des Forces canadiennes

7.79 Dans lensemble, nous avons constat que le manque de procdures

Rapports du vrificateur gnral du Canada Printemps 2015

7.80 Cette constatation est importante parce quil est ncessaire de

7.82 Selon son rapport annuel, le Bureau de lOmbudsman a reu environ