Gestion des photocopies dans un établissement scolaire

On souhaite stocker les informations relatives à toutes les opérations de photocopie de documents
pédagogiques par les professeurs dans un établissement scolaire.

Il est possible de décrire simplement le système d’information :

« Un professeur réalise des photocopies pour une classe et dans une matière »

On va chercher à caractériser chaque élément de cette phrase…

Un professeur peut être caractérisé par un certain nombre de données :

Données Type Désignation
N° prof Numérique Entier Numéro identifiant un professeur
Nom prof Texte Nom du professeur
Prénom prof Texte Prénom du professeur
Adresse prof Texte Adresse du professeur
Code postal prof Texte Code postal de la ville du professeur
Ville Prof Texte Ville du professeur
Tel prof Texte Téléphone du professeur

Une opération de photocopie peut être caractérisée par :

Données Type Désignation
N° opération Numérique incrémenté Numéro d'ordre de l'opération de photocopie qui concerne un
professeur, une classe, une matière à une date donnée
Date opération Date Date de l'opération de photocopie
N° prof Numérique Entier Numéro identifiant un professeur
Nom classe Texte Nom abrégé de la classe
Matière Texte Discipline enseignée
Format photocopie Texte Format A3 ou A4 de la photocopie
Nombre de photocopies Numérique Entier Nombre de photocopies réalisées lors de l'opération

Une classe…
Données Type Désignation
Nom classe Texte Nom abrégé de la classe
Désignation classe Texte Libellé détaillé de la classe

Exemple de graphe des dépendances fonctionnelles entre les données

N° opération On parle de
dépendance
fonctionnelle entre
deux propriétés a et b,
Date opération Format Nombre Matière Date opération lorsque la
connaissance d'une
Nom classe seule valeur de a
N° prof
permet de trouver une
et une seule valeur de
b. Notation a b
Nom prof Prénom prof adresse prof ville prof Code postal prof Tel prof Désignation classe

Structure des données

sous Access :

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 1/13
Base Photocop.mdb
Afin d’éviter que chaque professeur saisisse le nom de la matière pour laquelle sont réalisées les
photocopies, il peut être souhaitable de stocker à priori les différentes matières enseignées dans une table
des disciplines. On sécurise ainsi les données dans la mesure où l’orthographe d’une matière sera toujours
le même, ce qui est très important lors des activités de recherche et de regroupement des photocopies par
discipline.

La structure de la base de données devient :

Dans la structure de la table Photocopie, il est souhaitable de faciliter la saisie des données relatives
à la matière et au format des photocopies :

Exemple de modification des propriétés du Liste de choix également pour le champ Matière,
champ Format (valeurs recherchées dans une dont les valeurs seront recherchées dans la table
liste de valeurs saisie dans le champ contenu) des disciplines…

Remarque : on procèdera de la même manière pour le stockage du nom de la classe dans la table des
photocopies.

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 2/13
Création de requêtes

1. Mettre en place une requête permettant de calculer le total des photocopies réalisées par chaque
professeur (indépendamment du format).

Utiliser l’assistant de création de requête et

demander un regroupement sur le numéro du
professeur.

A défaut de l’avoir précisé dans les boîtes de

dialogue de l’assistant requête, pour voir apparaître
la ligne « opérations », il convient d’activer la
commande opérations du menu Affichage.

Que faudrait-il faire pour voir apparaître le nom du professeur au lieu d’un simple numéro ?

2. Sur le même principe, créer une requête permettant de calculer le nombre de photocopies
réalisées pour chaque classe. Il est judicieux d’utiliser l’assistant requête simple avec synthèse.

3. Calculer le nombre de photocopies par professeur et par format (regroupement par professeur et
pour chaque professeur, par format).

4. Présenter sous forme d’un tableau récapitulatif à double entrée, le décompte des consommations
de photocopies par matière et par format.

Il convient d’utiliser une requête de type analyse croisée :

Les données à manipuler sont dans la table

photocopies

Choix des en-tête de lignes…

Puis choix des en-tête de colonnes…

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 3/13
Enfin choix de la valeur à afficher dans les cellules du tableau à double entrée et du calcul à opérer :

Nommer la requête ….

…et visualiser le résultat

Mouvementer les colonnes pour les mettre dans le bon ordre et modifier le libellé de la colonne « Total de
nombre » depuis l’écran de structure de la requête

5. Quels sont les professeurs n’ayant pas réalisé de photocopies ?

Utiliser l’assistant requête « sans

correspondance » et répondre
judicieusement aux questions en lisant
avec attention le contenu des boîtes de
dialogue !

La requête présente une

jointure externe, un
double-clic sur la liaison
permet d’en voir les
propriétés.

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 4/13
6. Calculer le coût des photocopies par enseignant en sachant qu’un A4 revient à 0,18F et qu’un A3
revient à 0,29F.

Voici la mise en place de l’expression du champ calculé :

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 5/13
Création d’un formulaire
Création d’un formulaire de saisie des opérations de photocopies
Ce que l’on souhaite : une entrée par l’opérateur, à savoir le nom Un professeur
du professeur, puis choix de la classe concernée, du format et
saisie du nombre de photocopies réalisées pour cette opération.
Des opérations de
Il est possible de faire un formulaire qui permette non seulement de photocopie
saisir l’opération en cours mais également de consulter l’ensemble
des opérations réalisées à ce jour pour le professeur en question.
Ce qui traduit la dépendance hiérarchique entre les identifiants des
entités Professeurs et Photocopies et donc la liaison 1-N entre les
tables Professeurs et Photocopies.

On désire obtenir le formulaire suivant dont la partie supérieure permet de rechercher un professeur et dont
la partie inférieure (le Sous-formulaire),permet de renseigner un enregistrement complet de la table
Photocopies. Soit l’écran suivant :

Permet la recherche du nom

du professeur pour atteindre
l’enregistrement le concernant

La présence de ce contrôle
n’est pas indispensable, car la
valeur n’est pas significative
et ne donne lieu à aucune
Liaison 1-N saisie

On utilisera l’assistant de création de formulaire, en sélectionnant les données à visualiser dans les deux
tables Professeurs et Photocopies.

Inutile de retenir les champs qui n’ont pas à être

renseigné par l’utilisateur ou qui seraient en double. Inutile
donc de faire figurer le numéro de l’opération qui est un
simple numéro chronologique renseigné
automatiquement grâce au champ compteur
(Numérotation automatique sous Access 7 et 97), idem
pour le champ N° prof qui figure dans la table professeurs
sur laquelle est calé le formulaire principal.

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 6/13
Choix du mode d’affichage des données (organisation du positionnement des deux formulaires liés)

Donner un titre aux Formulaires

On obtient le formulaire suivant :

Pour que la date du jour soit affichée par défaut dans le sous-formulaire de saisie des opérations, il est
nécessaire de saisir une valeur par défaut directement dans la structure de la table Photocopies :

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 7/13
Remarques :
Bien que le numéro du professeur puisse ne pas figurer dans le formulaire principal, il est cependant
correctement stocké dans la table « Photocopies » car il est puisé dans la table « professeurs » lors du choix
du professeur via l’outil de recherche. Ceci est permis parce que les propriétés permettant la synchronisation
des formulaires ont été correctement (et le plus souvent automatiquement) renseignées.

Variante :

Il est également possible de choisir un formulaire principal comprenant un outil de recherche du professeur
dans une liste (sans recours à l’outil de recherche de la barre d’outils), non calé sur la table professeurs, un
formulaire indépendant donc, qui recevra un contrôle liste modifiable pour choisir le nom du professeur dans
une liste calée sur la table professeurs, un sous-formulaire SF Professeur qui sera synchronisé sur la valeur
figurant dans la liste modifiable et qui affichera des informations sur le professeur et un SF opérations
comme précédemment.

Le contrôle liste modifiable :

Construction du sous-formulaire SF Professeurs, qui n’autorise aucune navigation dans les données dans la
table professeurs

Ce sous
Contrôle indépendant formulaire est
permettant le choix du synchronisé
professeur sur le champ
N° prof du
contrôle
indépendant.

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 8/13
Le contrôle indépendant puise sa valeur dans une requête qui comprend trois colonnes (la première étant le
N° prof, c’est la colonne liée, mais cette colonne, inutile pour l’utilisateur n’est pas affichée (largeur 0). C’est
sur ce N° prof que sont synchronisés les deux sous-formulaires. L’un traduisant une liaison 1-1 (SF
professeur), l’autre une liaison 1-N (SF opérations).

Création d’un état récapitulatif des photocopies par professeur et par format
1. Choix de l’assistant Etat et de la
requête support.

2. Choisir les données à visualiser et leur ordre

3. Ne pas demander de niveau de regroupement

4. Choisir un tri alphabétique sur le nom du professeur
5. Accepter les autres options proposées par défaut.
6. Modifier éventuellement la présentation en passant dans le
mode construction de requête

Remarques :

! La base de données « Photocop cor1.mdb » contient les diverses réalisations proposées, de même que
la variante de saisie des photocopies.
! La base de données « Photocop cor2.mdb » présente une structure de données plus complexe
puisqu’elle intègre les enseignements assurés par les professeurs aux différentes classes dont ils ont la
charge. Lors de la saisie des photocopies réalisées, seules les classes que le professeur a en charge
apparaissent dans la liste déroulante. Un formulaire d’accueil reçoit des boutons activant des macros
pour accéder aux différentes interfaces de l’utilisateur.

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 9/13
 Annexe – Modélisation
Comment élaborer un modèle Entité-Association ?
On part de documents existants (cahier de suivi des photocopies) ou des demandes formulées par les
responsables des opérations de photocopies dans l'établissement.

" Recherche des données et élaboration du dictionnaire des données (après élimination des
synonymes, polysèmes et données calculées)
Données Type Désignation
Nom classe Texte Nom abrégé de la classe
Désignation classe Texte Libellé détaillé de la classe
N° prof Numérique Entier Numéro identifiant un professeur
Nom prof Texte Nom du professeur
Prénom prof Texte Prénom du professeur
Adresse prof Texte Adresse du professeur
Code postal prof Texte Code postal de la ville du professeur
Ville Prof Texte Ville du professeur
Tel prof Texte Téléphone du professeur
Matière Texte Discipline enseignée
N° opération Numérique incrémenté Numéro d'ordre de l'opération de photocopie qui
concerne un professeur, une classe, une matière à
une date donnée
Date opération Date Date de l'opération de photocopie
Format photocopie Texte Format A3 ou A4 de la photocopie
Nombre de photocopies Numérique Entier Nombre de photocopies réalisées lors de l'opération

Remarques :
Exemple de synonyme : N° prof et REF prof (pour identifier les employés)
Exemple de polysèmes : NOM (pour le professeur) et NOM (pour une classe)
Exemple de donnée calculée : Nombre de photocopies réalisées en un trimestre par un professeur (cette
information n'a pas à être stockée, elle pourra à tout moment être déduite d'autres données).

# Recherche des dépendances fonctionnelles entre les données

On peut procéder à cette recherche en mobilisant un outil appelé matrice des dépendances fonctionnelles ou
un simple graphe des dépendances fonctionnelles.
Rappel : on parle de dépendance fonctionnelle entre deux propriétés a et b, lorsque la connaissance d'une
seule valeur de a permet de trouver une et une seule valeur de b. (Cf. Glossaire).
On la note : a b

N° DONNEES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Nom classe
2 Désignation classe
3 N° prof
4 Nom prof
5 Prénom prof
6 Adresse prof
7 Code postal prof
8 Ville Prof
9 Tel prof
10 Matière
11 N° opération
12 Date opération
13 Format photocopie
14 Nombre de photocopies

Notation des dépendances fonctionnelles

N° DONNEES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Nom classe 1 1

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 10/13
2 Désignation classe 1 1
3 N° prof 1 1
4 Nom prof 1 1
5 Prénom prof 1 1
6 Adresse prof 1 1
7 Code postal prof 1 1
8 Ville Prof 1 1
9 Tel prof 1 1
10 Matière 1 1
11 N° opération 1
12 Date opération 1 1
13 Format photocopie 1 1
14 Nombre de photocopies 1 1

Matrice des dépendances fonctionnelles simplifiée

* marque la source de la dépendance fonctionnelle
N° DONNEES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Nom classe * (1)
2 Désignation classe 1
3 N° prof * (1)
4 Nom prof 1
5 Prénom prof 1
6 Adresse prof 1
7 Code postal prof 1
8 Ville Prof 1
9 Tel prof 1
10 Matière 1
11 N° opération *
12 Date opération 1
13 Format photocopie 1
14 Nombre de photocopies 1

Cette matrice permet de mettre en évidence des entités. Une * repère l'identifiant de l'entité.
Les 1 marquent les propriétés de l'entité.

On note (1) une dépendance fonctionnelle entre identifiants d'entité (Contrainte d'intégrité
fonctionnelle, CIF). Une opération de photocopie concerne un professeur et une classe.

Exemple de graphe des dépendances fonctionnelles entre les données

N° opération

Date opération Format Nombre Matière Date opération

Nom classe
N° prof

Nom prof Prénom prof adresse prof ville prof Code postal prof Tel prof Désignation classe

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 11/13
$ Mise en évidence des entités et des associations et établissement du modèle conceptuel des
données.
Les entités, caractérisées par un identifiant et des propriétés : ce sont des individus, des objets concrets de
l'univers réel ou abstraits dotés d'une existence propre.
Les associations sont de deux types :
• les associations hiérarchiques (Contrainte d'Intégrité Fonctionnelle CIF), qui traduisent des dépendances
fonctionnelles entre identifiants
• les associations non hiérarchiques (Contrainte d'Intégrité Multiple, CIM), qui traduisent des dépendances
fonctionnelles à partie gauche composée (Cf. cas "Cinéma").

Une entité est un ensemble homogène d'informations (donc pouvant être décrites avec un même ensemble
de propriétés), doté d'un identifiant (Cf. Glossaire).

% Recherche des cardinalités des associations

Rappel : Les cardinalités représentent le nombre de fois minimum et maximum qu'une occurrence d'une
entité peut participer à une association. (Cf. Glossaire)

Les cardinalités traduisent le fait qu'une opération ne concerne qu'une et une seule classe, mais qu'une
classe peut être bénéficiaire de plusieurs opérations de photocopie.

& Modèle Entité-Association présentant les cardinalités (modèle conceptuel des données) :

' Passage au modèle logique des données : Modèle relationnel

"Comment les données sont organisées en collections (relations encore appelées tables) pour rendre
compte des entités et des liaisons qu'elles entretiennent ?"
Trois règles sont à appliquer :
1. Pour chaque entité on aura une table (relation), composée de toutes les propriétés de l'entité.
Classes (Nom classe, Désignation classe)
Professeurs (N° prof, Nom prof, prénom prof, adresse prof, ville prof, code postal prof, tel prof)
N° prof est clé primaire dans cette table (correspond à l'identifiant de l'entité), l'usage veut qu'elle soit

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 12/13
 soulignée. Il n'y a pas de clé étrangère (on parle de relation statique). Les propriétés de l'entité sont
appelées attributs de la table.

2. Si une entité participe à une association autour de laquelle il existe au moins une entité de type 1,1 ou 0,1,
on ajoute dans la table l'identifiant de la ou des autres entités participant à l'association.
Photocopies(N° opération, Date opération, Format, Nombre, Matière, #N° prof, #Nom classe)
N° opération est clé primaire de cette table.
N° prof et Nom classe sont clés étrangères dans cette table (on les fait précéder de #).

Remarque: dans le langage relationnel : une entité devient une relation (ou table)
une propriété est un attribut de la table (Cf. Glossaire).

3. Si une entité participe à une association autour de laquelle il n'existe aucune cardinalité de type 1,1 ou
0,1, on crée une nouvelle relation (table) qui va contenir les identifiants des autres entités participant à
l'association et on y ajoute les propriétés que portait l'association.
Dans notre exemple, ce type d'association n'est pas représenté (voir l'association "Emprunt" du cas vidéo-
club ou l'association "jouer dans" du cas vidéo.
La clé primaire de cette table est composée.

D'où le schéma relationnel suivant (ensemble des tables encore appelées relations), ou modèle logique de
données qui précise les tables qui constituent la structure de la base de données :
• Classes (Nom classe, Désignation classe)
• Professeurs (N° prof, Nom prof, prénom prof, adresse prof, ville prof, code postal prof, tel prof)
• Photocopies(N° opération, Date opération, Format, Nombre, Matière, #N° prof, #Nom classe)

Soit le modèle physique sous Access :

IUFM Reims - Jacques Bresson – Photocopies dans un établissement scolaire Page 13/13