Procdure de matrise de la documentation

Tableau rcapitulatif des rvisions

Indice
1

Date
15/03/07

Description des modifications

Cration du document
Ajout dun paragraphe sur les enregistrements et les
documents externes
Mise en forme selon SMQ
Ajout dinformations sur le logigramme, sur la codification,
sur la gestion des modifications,
Modifs par Alain

Pages modifies

21/02/08

04/03/08

24/04/08

15/05/08

21/10/08

1 - 10

31/12/08

Modifs par Peggy

Ajout de la gestion des docs externes = prcisions
Explications concernant la validation des documents
Simplification et clarification

19/11/08

8
9

14/01/10

Prise en compte des documents UMR

3-4

10

11/06/10

Mise en uvre du site web qualit de lUMR

Toutes

11

06/09/10

Modifs suite audit de juillet 2010

12

28/09/11

Petits rajouts

13

21/10/11

Liaison avec Descriptif des enregistrements

297587324.doc

8 - 10
1
3-7
1 - 10
1 - 10
1-8

1/21

SOMMAIRE

1. Objet
2. Domaine dapplication
3. Glossaire et abrviations
4. Rgle de gestion des diffrents types de documents
5. Archivage et sauvegarde
6. Comment rechercher un document sur le site

297587324.doc

2/21

1. Objet :
Cette procdure explique les modalits de gestion des documents qualit de lUMR EME 212 et de
lObservatoire Thonier. Elle dcrit la faon :

de les identifier

de les rdiger, vrifier, approuver

de grer les versions successives et darchiver les anciennes versions

daccder aux documents mis disposition sur le site

Un site Qualit de l'UMR EME et de l'Observatoire Thonier t construit en 2009 et

mis en service en mai 2010
https://www.ot.ird.fr/webqualite/
Ce site permet aux utilisateurs de :

PRENDRE connaissance de la dmarche qualit

CONSULTER l'ensemble de la documentation

SIGNALER des dysfonctionnements

FORMULER des demandes de donnes

Nous CONTACTER

Depuis la mise en place du site Qualit de lUMR 212 la plupart des consignes antrieures sont
devenues obsoltes dans la mesure o la gestion des documents est facilite par :
- Un puissant outil de recherche des documents selon plusieurs critres
- Des procdures scurises pour crer, vrifier, approuver des documents
- Une traabilit de lvolution des documents et de leur archivage

2. Domaine dapplication :
Cette procdure sapplique lensemble de la documentation du systme qualit de lUMR EME pour
les trois processus suivants (primtre):
-

Enseignement / Encadrement

Activit de recherche contractuelle

Observatoire Thonier

3. Glossaire et abrviations :
SMQ = Systme de Management de la Qualit
297587324.doc

3/21

OT = Observatoire Thonier
RQ = Responsable Qualit
IRD = Institut de Recherche et de Dveloppement
ISO = International Standard Organization
UMR = Unit Mixte de Recherche
EME = Ecosystmes Marins Exploits

4. Rgles de gestion des diffrents types de documents :

Avant lutilisation du site web de nombreuses rgles de rfrencement avaient t cres
afin de garantir un bon suivi de la validation des documents et de leurs versions
successives. Nous les avons conserves, pour mmoire, dans lannexe en fin de
document, dans la mesure o les documents crs et valids lpoque ont t intgrs
dans le site web en tant que documents attachs avec la numrotation et les mcanismes
de versions. Certains de ces documents continuent tre mis jour sur le site, et les
versions successives sont archives par le systme.
Cependant, pour les nouveaux documents, il suffira de respecter les rgles suivantes :
4.1 Un document doit comporter
- un des cartouches ci-aprs :
Modles de cartouche selon spcification du document :

Titre du document
OT

Titre du document

UMR EME

Titre du document

Mixte EME-OT
297587324.doc

4/21

Un pied de page

Le pied de page doit comporter les mentions suivantes :

[titre du document]

[page/total pages]

Les lments entre crochets sont des champs qui doivent tre mis jour de la faon suivante :
[titre du document] : cliquer sur Affichage En-tte et pied de page puis en slectionnant le champ et en
cliquant droit Mettre jour les champs
[page/total pages] : mise jour automatique

4.2 Respecter la classification des documents :

Classification gnrale des documents
Afin de respecter la norme ISO 9001 et dans un souci de gestion du site les documents ont t
classifis selon diffrentes catgories
Catgorie : Entit de rattachement :
OT documentation technique spcifique lOT
UMR documentation technique spcifique aux deux processus de lUMR
Il est possible de slectionner les deux options pour des documents communs lOT et
lUMR
Catgorie : Thme :
Administratif
Donnes port
Donnes observateur
Formation
Informatique
Pilotage
Projet
Support
Autre
Catgorie : Forme :
A) Manuel qualit : le manuel qualit est disponible sur la page daccueil du site la
gestion de ses versions successives est faite comme sil sagissait dune procdure
B) Procdures : manire spcifie de raliser un processus
C) Instructions : modes opratoires et manuels
Une procdure ou une instruction doit contenir au moins les 3 chapitres suivants :

297587324.doc

5/21

1. Objet : brve description rsumant les principales fonctions de la procdure ou de

linstruction
2. Domaine dapplication : contexte de la mission (projet, convention, programme,
etc.)
3. Logigramme ou description des diffrentes tapes (avec personnel impliqu,
documents produits et protocoles utiliss) :
Synopsis du logigramme :

Droulement

Descriptif

Acteurs

Documents (si besoin)

Formes du logigramme :
Pour la prise de dcision

Pour les actions

Pour les outils utiliss

Selon la procdure tudie, des chapitres supplmentaires peuvent tre ajouts en fonction des besoins.
Pour exemple, nous citerons les chapitres suivants, mais la liste nest pas exhaustive :
Abrviations et glossaire
Documents associs
Lieu de lactivit : indications sur la localisation principale de lactivit dploye
Frquence dutilisation de la procdure ou de linstruction
Annexes : illustrations, formulaires, exemples de documents

D) Enregistrements : tout document attestant de laccomplissement dune action

Classification particulire pour les enregistrements.
297587324.doc

6/21

La notion denregistrement tant assez large il nous a paru utile de rpartir les
documents en plusieurs types.
Catgorie : Type denregistrement :
- Compte rendu
- Enqute
- Fiche de dbriefing
- Fiche de suivi
- Fiches de vie
- Formation et emploi
- Logo
- Notes de service
- Ordre du jour
- Organisation fonctionnelle
- Plan dchantillonnage
- Prsentation
- Rapport daudit
- Autre
Les diffrents enregistrements sont prsents dans le document :
E DO 008 Descriptif des enregistrements
E) Documents externes : document gnr par des intervenants extrieurs
Classification particulire pour les documents externes
Nous avons rparti ces documents en plusieurs catgories.
Catgorie : Type de document externe :
- Administration
- Circulaire
- Contrats et conventions
- Identification despces
- ISO 9001
- Lettre
- Rapport
- Rglementation
- Autre
F) Modles : formulaire vierge utiliser pour crer certains enregistrements
G) Fiches de signalement : fiche signalant un dysfonctionnement ou une action corrective
ou prventive
H) Demandes de donnes : formulaire pour la mise disposition de donnes statistiques
Contraintes pour libeller et intgrer un document
En principe, cette tche est dvolue au RQ mais dans le cas o des documents peuvent tre
proposs par dautres membres de lUMR, voire des personnes extrieures (dans le cas des
297587324.doc

7/21

fiches de signalement ou demandes de donnes), le RQ apportera a posteriori les ajustements

ncessaires dans la rdaction des documents (cartouches, titres, corps de textes etc).
Pour le titre du document il veillera notamment utiliser des mots complets et inclure
ventuellement une date sous le format aaaammjj.
Dans le texte du document il est conseill de mettre un maximum de mots-clefs pour faciliter
les recherches ultrieures.

4.3 Indiquer le niveau de confidentialit

Afin de faire cohabiter sur le site des documents ouverts tous et des documents rservs aux
membres de lUMR et partenaires associs, deux niveaux de confidentialit sont grs :
- documents sensibles destins aux membres de lUMR (certains enregistrements, certains
documents externes) : ces documents ncessitent une inscription auprs du webmaster afin
dobtenir un login et un mot de passe pour se connecter
- documents destins la libre consultation pour tout public et tlchargeables en lecture seule
(Manuel qualit, procdures, instructions, fiches de signalement, demandes de donnes,
certains enregistrements, certains documents externes) : ces documents sont en libre accs ds
que lon ouvre le site sans login ni mot de passe.
Lors de la cration et la publication de tout type de document, le RQ choisit une de ces deux
options en fonction du contenu.
4.4 Respecter la gestion des circuits de cration, validation, modification, publication des
documents (workflows)
Pour un nouvelle procdure ou une nouvelle instruction
Une personne authentifie crit une procdure (ou une instruction) grce au formulaire
accessible sur le site (et y attache ventuellement un document)
Le RQ est inform
Le RQ la lit. Si avis ngatif, retour vers le rdacteur. Si avis positif, il transmet au
validateur. Par clics, il slectionne le validateur technique vis. Choix d'un validateur
parmi une liste incluant l'ensemble des personnes de l'observatoire et de l'UMR.
Si OK -> RQ
Si non ok -> rdacteur (et allers-retours rdacteur/validateur)
Quand ok -> RQ ->
Le RQ valide et rend disponible.
Pour une modification de procdure ou dinstruction
Une personne authentifie crit une version modifie de procdure (ou dinstruction)
grce au formulaire (et y attache ventuellement un document)
Le RQ est inform
Le RQ la lit. Si avis ngatif, retour vers le rdacteur. Si avis positif, il transmet au
validateur. Par clics, il slectionne le validateur technique vis. Choix d'un validateur
parmi une liste incluant l'ensemble des personnes de l'observatoire et de l'UMR.
Si OK -> RQ
Si non ok -> rdacteur (et allers-retours rdacteur/validateur)
Quand ok -> RQ ->
Le RQ valide et rend disponible. Lancienne version tait seule publie jusqu ce
297587324.doc

8/21

moment-l et va passer maintenant en archive

Pour un enregistrement ou un document externe:
Une personne authentifie cre un enregistrement ou un document externe et attache
ventuellement un document (pdf ou autre). Selon le type denregistrement, il existe un
modle de document complter. Ces modles sont tlchargeables sur le site (recherche sur
modles ). Pour utiliser ces modles denregistrements, il est ncessaire de faire une copie,
dintgrer les lments et de faire une sauvegarde avec un nouveau nom.
Le document est ensuite envoy au RQ afin que ce dernier le vrifie, le rfrence et le
diffuse.
Le RQ accepte ou refuse le document. S'il le refuse, le rdacteur est inform par

mail, avec raison du refus.

Pour une fiche de signalement

une personne rdige une fiche (pour avoir accs la cration dune fiche il faut tre
titulaire dun login et un mot de passe et sidentifier : demander son inscription au
webmaster). Plusieurs champs sont renseigner : Titre de la demande (date aaaammjj et
rsum du problme), Corps (description dtaille du problme identifi)
Eventuellement, une personne peut galement utiliser la rubrique Nous contacter pour
signaler un problme. Dans ce cas, le RQ rdige une fiche de signalement concernant le
problme soulev
La fiche arrive au RQ. Le RQ accuse rception au rdacteur.
Le RQ la dirige vers un ou plusieurs analystes

Soit ils trouvent la solution immdiatement. : ils remplissent les champs analyse
et action corrective . Retour au RQ. Le RQ peut la clturer (alors le rdacteur est
inform) ou la renvoyer aux analystes.

Soit ils ne trouvent pas de solution immdiate. L'action est planifie. Seul le champ
analyse est complt, ventuellement une date butoir est donne (runion...).
Le rdacteur est inform de la planification.
Une fois la fiche clture, la rubrique mesure defficacit est remplie et le rdacteur
est inform.
Pour un appel donnes :
une personne rdige un formulaire de demande de donnes (pour avoir accs la cration
dune demande de donnes il faut tre titulaire dun login et un mot de passe et
sidentifier : demander son inscription au webmaster)
Eventuellement, une personne peut galement utiliser la rubrique Nous contacter pour
demander des donnes. Dans ce cas, le RQ rdige un formulaire la place du demandeur.

Le formulaire comprend les champs suivants remplir obligatoirement :

- Le titre de la demande (date aaaammjj)+ rsum de la demande+ nom du demandeur
- Lorganisme dont il dpend
- Lunit ou le service
- Engagement de confidentialit cocher
- Corps (description des donnes demandes)
- Lobjectif du travail qui sera fait avec ces donnes
- Attachement dun fichier si ncessaire
Le responsable de l'OT et le RQ sont alerts). Un Accus de rception est envoy au

297587324.doc

9/21

demandeur.
Le responsable ou le RQ a la possibilit de refuser la demande, ou de la transmettre
l'excutant (Laurent Floch, Renaud, autre...). Il peut ajouter des commentaires
L'excutant ralise la demande et accroche le fichier rsultat la demande.
Envoi au responsable de l'OT (ou au RQ ?), qui peut, soit faire suivre au demandeur les
donnes demandes, soit renvoyer la demande l'excutant pour ajustement soit rediriger
la demande vers un autre excutant.
Le demandeur valide la rception des donnes ou demande des rectifications

5. Matrise de la documentation
Afin de vrifier que la documentation est bien jour, une revue documentaire sera pratique
au moins une fois par an. Le RQ fixera une date pour la revue documentaire et en informera
les diffrents pilotes de processus ou responsables de documents pour les prier de relire la
documentation qui les concerne directement (voir matrice de comptences et liste de la
documentation OT (E DO 018)). Il leur demandera dlaborer un tat lui remettre avant
lchance fixe, indiquant quels documents ont t valids tels quels ou modifis. Ltat se
prsentera sous la forme suivante et sera rempli par chaque responsable :

Nom du document

Date de
relecture/
modifica
tion

Type
dintervention
(Valid tel quel,
Modifi,
Supprim)

Principales
modifications

Signature

6. Archivage et sauvegarde
La sauvegarde de lensemble des documents du site est assure par lIRD Montpellier raison de 3
sauvegardes journalires. Ces sauvegardes sont conserves un mois puis sont remplaces au fur et
mesure des sauvegardes quotidiennes.

7. Comment retrouver un document sur le site

Les documents sont accessibles en fonction des droits dutilisateur et du niveau daccessibilit
des documents
1) Consulter la liste des documents dans la partie gauche de lcran et cliquer sur un type de
document
Une liste apparat classe par nom de document et affiche le nom de lauteur, laccessibilit et
les catgories qui le caractrisent. Pour certains documents la premire partie du nom est
compose de la date de cration du document (aaaammjj) afin de faciliter la recherche
chronologique. Il est galement possible de cliquer sur une des catgories pour obtenir tous
les documents de la mme catgorie
2) Effectuer une recherche en tapant un mot dans une des cases Recherche en haut
droite de lcran (au fur et mesure de votre saisie, le programme vous propose des choix de
mots-cls). En effet, seuls peuvent tre recherchs des mots entiers. La recherche se fera soit
297587324.doc

10/21

dans le nom du document, soit dans le texte du document, soit dans le nom du fichier attach,
soit dans une des listes de mots-clefs servant identifier un document (une des catgories de
classification (voir ci-dessus)) (attention : sensible la casse accents - et singulier/pluriel !)
Si le document recherch na pas t trouv, cliquer sur recherche avance qui permet
daffiner les critres de recherche

297587324.doc

11/21

Annexe : ancienne procdure de matrise de la documentation valide avant la mise en service du site
Qualit de lUMR EME 212
Rfrence :
M P 010

Procdure de matrise de la documentation

Tableau rcapitulatif des rvisions

Indice
1

Date
15/03/07

Description des modifications

Cration du document
Ajout dun paragraphe sur les enregistrements et les
documents externes
Mise en forme selon SMQ
Ajout dinformations sur le logigramme, sur la codification,
sur la gestion des modifications,
Modifs par Alain

Pages modifies

21/02/08

04/03/08

24/04/08

15/05/08

21/10/08

1 - 10

31/12/08

Modifs par Peggy

Ajout de la gestion des docs externes = prcisions
Explications concernant la validation des documents
Simplification et clarification

19/11/08

8
9

14/01/10

Prise en compte des documents UMR

3-4

8 - 10
1
3-7
1 - 10
1 - 10
1-8

Rdacteur
Nom : DAMIANO Alain
Date et heure du mail de validation :
15/01/10 17h45
Formulaire associ : E FV 011-3

Approbateur
Nom : CHAVANCE Pierre
Date et heure du mail de validation : 15/01/10
17h56
Formulaire associ : E FV 011-3 20100114

20100114 validation des

documents_AD

validation des documents_PC

297587324.doc

12/21

SOMMAIRE

7. Objet
8. Domaine dapplication
9. Glossaire et abrviations
10. Documents associs
11. Rgle de rfrencement des diffrents types de documents
12. Description du chapitrage
13. Consignes particulires
13.1.

Manuel qualit

13.2.

Cartes didentit, procdures et instructions

13.3.

Enregistrements

13.4.

Documents externes

14. Archivage et sauvegarde

297587324.doc

13/21

5. Objet :
Cette procdure explique les modalits de gestion des documents qualit de lObservatoire Thonier. Elle
dcrit la faon :

de les identifier

de les rdiger, vrifier, approuver

de grer les versions successives et leur diffusion

darchiver les anciennes versions

6. Domaine dapplication :
Cette procdure sapplique lensemble de la documentation du systme qualit de lObservatoire Thonier.
Elle sapplique galement lensemble des documents de lUMR EME

7. Glossaire et abrviations :
SMQ = Systme de Management de la Qualit
OT = Observatoire Thonier
RQ = Responsable Qualit
IRD = Institut de Recherche et de Dveloppement
ISO = International Standard Organization
UMR = Unit Mixte de Recherche
EME = Ecosystmes Marins Exploits

8. Documents associs :
E FS 004 Tableau rcapitulatif de tous les documents du systme de management de la qualit.

9. Rgles de rfrencement des diffrents types de documents :

297587324.doc

14/21

Type de document

Sous classe

Nom du document

Description

Manuel qualit

MQ n-v+titre

Carte didentit

CI n-v+titre

Prsentation du primtre, de la cartographie

des processus mtiers et des divers lments
relatifs au management de la qualit
Schmatisation des processus

Procdure

P n-v+titre

Manuel
dutilisation
Instruction de
travail
Formulaire vierge

I MU n-v+titre

Instructions

I IT n-v+titre

Rpertoire de stockage

Document destin prsenter avec un

maximum de dtails un enchanement dactions
destines produire un certain travail
Document permettant dutiliser un outil et de se
former de faon autonome.
Document suivre pour raliser une activit.

CTV

4-Instructions

CTVP

4-Instructions

CTVP

CTVP

Modle de document

5-Enregistrements

C T(facultatif) P

Document permettant dassurer lorganisation

de lOT et du SMQ

CTP

Fiche de suivi

E FS n-v+titre

Enregistrements
sans codification
/

E n+titre

Document complter tout au long de lanne

et parfois plus
Documents gnraux conserver

5Enregistrements\Documents
organisation
5-Enregistrements\Fiches de
suivi
5-Enregistrements\[sousrpertoire individuel]
7-Documents externes

Enregistrements

DE n(-v)
+titre(date
aaaammjj)

Directive, appels doffres, avenants, contrat

n = numro squentiel attribu par le RQ

v = n de version dbutant 1 et incrment chaque changement dans le document.
Titre = nom voquant le contenu ou le type de document
Les titres ne doivent comporter ni accent, ni apostrophe. Les espaces entre les mots sont accepts.

297587324.doc

2-Carte d'identite des

processus
3-Procedures

E FV nv+titre_modele
E DO n-v+titre

Document
organisationnel

Documents
externes

1-Manuel qualite

Cartouche (C)
Tableau modifs
(T)
Visa (V)
Pied de page (P)
-

15/21

C T(facultatif)
-

Pour les documents relatifs lextension UMR EME le nom des documents sera construit comme indiqu ci-dessus mais prcd de la lettre U .
Dans le cas de documents rfrencs aussi bien pour lOT que pour lUMR on fera prcder le nom de la lettre M (Mixte)

297587324.doc

16/21

Modles de cartouche (C) selon spcification du document :

Rfrence :

Titre du document
OT
Rfrence :

Titre du document

UMR EME
Rfrence :

Titre du document

Mixte EME-OT
Modle de tableau des rvisions (T) :

Tableau rcapitulatif des rvisions

Indice
1

Date
15/03/07

..

..

..

Description des modifications

Cration du document

Modle de tableau des visas (V) :

Rdacteur
Nom :
Date et heure du mail de validation :
Formulaire associ :

Pages modifies

Approbateur
Nom :
Date et heure du mail de validation :
Formulaire associ :

Pied de page

Le pied de page doit comporter les mentions suivantes :

297587324.doc

17/21

Observatoire thonier_[code et titre du document]

[page/total pages]

ou
EME_[code et titre du document]

[page/total pages]

ou
EME-OT_[code et titre du document]

[page/total pages]

Les lments entre crochets sont des champs qui doivent tre mis jour de la faon suivante :
[code et titre du document] : cliquer sur Affichage En-tte et pied de page puis en slectionnant le champ et
en cliquant droit Mettre jour les champs
[page/total pages] : mise jour automatique

297587324.doc

18/21

10. Description du chapitrage :

Nous prsentons ci-dessous les chapitres que doit contenir une procdure :
4. Objet : brve description rsumant les principales fonctions de la procdure
5. Domaine dapplication : contexte de la mission (projet, convention, programme, etc.)
6. Logigramme ou description des diffrentes tapes (avec personnel impliqu,
documents produits et protocoles utiliss) :
Synopsis du logigramme :

Droulement

Descriptif

Acteurs

Documents (si besoin)

Formes du logigramme :
Pour la prise de dcision

Pour les actions

Pour les outils utiliss

Ces trois chapitres sont prsents dans toutes les procdures. Cependant, selon la procdure tudie, des
chapitres supplmentaires peuvent tre ajouts en fonction des besoins.
Pour exemple, nous citerons les chapitres suivants, mais la liste nest pas exhaustive :
Abrviations et glossaire
Documents associs
Lieu de lactivit : indications sur la localisation principale de lactivit dploye
Frquence dutilisation de la procdure
Annexes : illustrations, formulaires, exemples de documents

297587324.doc

19/21

11. Consignes particulires :

7.1 Manuel qualit
Le manuel qualit est un document de communication. Il possde un numro de version inscrit sur la 4 me de
couverture.

7.2 Cartes didentit, Procdures et Instructions

-

Rdaction et approbation :

Le rdacteur est la personne la mieux place pour rdiger le document, c'est--dire celle qui est la plus
concerne par le sujet. Les documents rdigs doivent tre clairs et synthtiques. Il est recommand dutiliser
des logigrammes aussi souvent que possible.
Une fois rdig, le document est vrifi et valid par un approbateur. Ce dernier peut se faire assister par un
groupe de relecture runissant des personnes concernes par lactivit (un suprieur hirarchique, le RQ ou
une personne dun autre service susceptible de fournir un avis sur la rdaction du document). Tant que le
document na pas t approuv, il ne peut tre diffus.
Avant diffusion, le rdacteur et lapprobateur doivent utiliser le formulaire E FV 011 qui certifie la validation
des documents et autorise leur diffusion. Ce formulaire se gre de la manire suivante : Une fois le
formulaire complt, le RQ classe lenregistrement dans le dossier ISO 9001\5-Enregistrements\Visa et
nomme lenregistrement E initiales de la personne qui valide_date du mail(aammjj)_heure du mail (par
exemple : E AD_081119_09h54).
-

Diffusion et utilisation :

Le RQ se charge dattribuer un numro dordre et un numro de version selon le tableau ci-dessus. Il tient
jour le tableau rcapitulatif de tous les documents (E FS 004). La diffusion des COPIES nest pas contrle.
Laccs aux documents du SMQ se fait soit par consultation du rpertoire \\soleou\irdosiris\ISO9001
(personnes bases en France) soit par un FTP mis jour mensuellement par le RQ pour sassurer que seules
les dernires versions des documents sont en circulation. La mise en place dun site web www.ot.ird.fr est en
cours.
-

Modification :

La ncessit dune modification peut tre exprime par chaque membre de lUMR. Le demandeur fait les
modifications sur une copie du document initial et lenvoie au RQ (les modifications sont surlignes dans la
nouvelle version afin dtre repres au premier coup dil).
Le RQ stocke provisoirement le document modifi dans 0-En cours de redaction en attendant la validation
complte (voir rgles de validation ci-dessus). Une fois la nouvelle version valide le RQ se charge de la
classer dans le bon dossier et darchiver lancienne version.

7.3 Enregistrements
Selon le type denregistrement, il existe un modle de document complter (E FV). Les modles des
enregistrements sont rfrencs et peuvent tre mis jour si besoin aprs consultation du RQ. Le modle est
donc rpertori dans le tableau rcapitulatif des documents (E FS 004).
297587324.doc

20/21

Lensemble du personnel de lUMR envoie au RQ les enregistrements intgrer pour rfrencement,

diffusion et archivage.
Pour utiliser ces modles denregistrements, chacun fait une copie, la remplit et la sauvegarde en modifiant
le titre. Puis il envoie le document au RQ qui se charge de le rfrencer, le classer et le diffuser (si besoin).
Pour certains enregistrements spcifiques, la faon de nommer le document est explique dans les procdures
et/ou instructions mtier (exemple : E FV 001 Fiche evaluation missions thoniers).
Certains documents, comme les rapports et les bases de donnes des dobservateurs, ne sont pas stocks sur
le rpertoire ISO 9001 compte tenu de leur caractre confidentiel. Ils sont sauvegards sur le serveur Aldabra
et leur disponibilit est restreinte au groupe Obsthon.

7.4 Documents externes

Lensemble du personnel envoie au RQ les documents quil juge ncessaire dintgrer dans le SMQ. Le
document externe est rfrenc par le RQ selon le tableau ci-dessus.

12. Archivage et sauvegarde

Larchivage des documents ne peut tre fait que par le responsable qualit. Lorsquune nouvelle version dun
document est cre, les anciennes versions sont places dans le rpertoire \\soleou\irdosiris\ISO9001\6archives.
Aucun document nest dtruit mme lorsquil est archiv ce qui permet davoir une traabilit.
Une sauvegarde de lensemble de la documentation est effectue sur CD une fois par an afin dviter la perte
de donnes.

297587324.doc

21/21