Fiche pratique

Solution

Optimiser

la prparation
de vos CA
Pour optimiser la prparation
des rapports annuels de vos
conseils dadministration,
concentrez-vous sur le contenu,
la solution Boards de Diligent
gre les dtails!

Agns Taupin

rparer un conseil dadministration est tout

sauf une partie de plaisir. Ralise en mode
classique, la prparation d'un rapport annuel
ou de conseil est une mission complexe et
expose aux risques d'erreurs. Par lintermdiaire
du portail Boards de Diligent, la prparation du CA
reprend du sens et permet de se concentrer sur
la rdaction et la gestion du contenu. Zoom sur
une technologie performante connatre et
recommander!

Une interface 100% conviviale

et scurise

Aprs BOARDS,
dcouvrez TEAMS
Fort du succs de lapplication Boards
ddie aux conseils dadministration,
Diligent va proposer dici fin 2015
une solution intitule Teams,
destine dautres fonctions supports
(gestion financire et gestion
commerciale) et cre en suivant
la mme logiquede partage et
dannotation scuriss des donnes.

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Propose en mode SaaS, linterface est accessible

en ligne et hors connexion et autorise le partage,
lannotation et la validation des documents en tous
lieux et toutes circonstances. Grce cette solution,
fini le transfert des documents par mail et tous
les alas dun traitement classique des donnes.
Disponible en franais (et dans dautres langues),
linterface prive est propre votre entreprise ds sa
mise en place.
Ct scurit, rien na t laiss au hasard !
Tout dabord, et pour tout utilisateur europen, les
donnes sont simultanment stockes dans deux
data centers allemands, sur des serveurs appartenant
Diligent. Comme le contenu de vos donnes est
crypt avant stockage, seuls les membres autoriss
de votre organisation peuvent les lire.
Bon savoir : uniquement lisibles par les membres
autoriss de votre organisation, vos documents
sont disponibles en temps rel quels que soient
vos besoins, le lieu et le matriel utilis (tlphone,
tablette ou ordinateur, sous Windows et iOS).

Votre rapport annuel

en trois temps
En gestion classique, la prparation dun rapport
annuel ou dun rapport de conseil seffectue en

trois temps: prparer les documents, les relire pour

les modifier, les valider pour les distribuer. Avec la
solution Boards de Diligent, les trois tapes phares
du processus sont plus faciles grer.
La cration du rapport (appel livre)
seffectue hors ligne par lassistant(e)
(administrateur du livre)
Le livre est ralis par un simple procd de drag and
drop des documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF...)
vers lapplication. Dans lidal, il est recommand de
crer en amont, sur votre serveur interne, un dossier
daccueil des documents. Ces derniers peuvent tre
numrots par ordre dapparition dans le livre ou
non. Dans le second cas, vous pourrez les ranger
dans lordre souhait via lapplication Boards. Lors
de la cration du livre, il est possible dajouter des
questionnaires ou votes sur une page. Suit alors
une phase de partage du livre avec les personnes
autorises, pour les inviter relire, annoter et valider
le contenu.
La relecture et lannotation des
pages seffectuent par les membres
autoriss du conseil dadministration
Tout utilisateur autoris peut lire et annoter le livre
et/ou des pages laide doutils simples utiliser :
post-it lectronique, crayon, surligneur... Les
commentaires ajouts sont la fois visibles sur les
pages concernes et dans une liste situe gauche
de lcran. Ils peuvent tre publics ou privs selon
votre prfrence. Toujours pour simplifier le reprage
visuel des pages vrifier ou non, il est possible de
corner langle suprieur droit dune page. Lors
de ces tapes, un clic sur le bouton synchroniser
publie les documents relus sur le serveur et signale la
mise jour par email aux intresss.
La validation du livre autorise
DES miseS jour ultrieureS
Une modification de dernire minute ? Pour avoir
dj vcu cette situation, vous en connaissez les
inconvnients! Inutile, dans ce cas, dappuyer l o
a fait mal. Une fois les pages relues et corriges,
le livre peut tre valid par ladministrateur. Avec
Boards, et mme quelques heures ou minutes avant
votre conseil dadministration, un livre valid peut
tre modifi! Dans ce cas, les utilisateurs autoriss
reoivent un avis de mise jour pour prendre
connaissance, en temps rel, du contenu modifi.
Bon savoir : si votre livre peut tre 100%
dmatrialis, les membres du conseil peuvent
galement choisir dimprimer le rapport ou den
envoyer des extraits sur leur propre bote mail ou vers
une imprimante.

100% dans lre du temps!

lheure o les attaques informatiques en tous genres
se gnralisent, o les politiques zro papier se
multiplient, et o le travail distance se gnralise,
grer des documents collectifs de faon classique
perd de son sens.
Qui, mieux que
vous, peut estimer le temps
rel pass la conception et la validation
de la prparation de lun de vos conseils
dadministration? Ne dit-on pas le temps cest de
largent? Quid des cots dimpression des diffrentes
versions? De limpact financier des erreursou des
vols dinformations?
Leader sur le march dans son domaine, Diligent
est utilis par plus de 100000 personnes dans le
monde et satisfait, 99%, ses 3300 clients (dont
plus de 500 en Europe et un tiers du Fortune 1000).
Derrire linterface, pas moins de 260 employs
uvrent, rpartis dans douzebureaux dans le monde.
En cas de besoin, une hotline est disponible 7 jours
sur 7, 24heures sur 24, 365 jours par an. Mme avec
une DSI parfaitement rode, qui peut rivaliser avec un
service de cette envergure?
Pour votre prochain rapport annuel, conseil
dadministration ou comit de direction, concentrezvous sur le contenu et confiez-le Boards de Diligent.
Il sait, mieux que quiconque, grer les partages!
Pour en savoir plus
Contactez Stphane Tallieu : stallieu@diligent.com
et/ou connectez-vous www.diligent.com.

ActivAssistante - Novembre 2015 -

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