SOS Pairs Educateurs

BP 6486
Nouakchott Mauritanie
Tel : 00 222 45 24 24 13
Site : www.sospairs.org
Mail : sospe@sospair.org
___________________________________________________________________________

Manuel de procdures
Association :
SOS Pairs Educateurs

Table de Matires
Table de Matires...........................................................................................................................2
Avant propos...................................................................................................................................4
Introduction Gnrale...................................................................................................................6
1.
2.

Rvision du Manuel des Procdures :..............................................................................................6

Non respect des procdures :...........................................................................................................7
II.

Engagement des dpenses dachat :...................................................................................8

Gestion prvisionnelle des achats :......................................................................................................9

Ralisation des achats directs :..........................................................................................................10
Les appels doffres et contrats de fournisseurs :................................................................................10
Base de donnes prix :.......................................................................................................................11
Contrats dexcution de travaux ou de services :...............................................................................11
Le traitement des bons de commandes :............................................................................................11
Dlgations :......................................................................................................................................11
III.

Secrtariat, documentation & Gestion des photos..........................................................12

IV.

Comptabilit, Budget & Trsorerie..................................................................................14

1. la comptabilit SOS PE :...............................................................................................................14

La gestion de la comptabilit :...........................................................................................................14
Les avances :......................................................................................................................................15
Lalimentation de caisse:....................................................................................................................15
2. Organisation gnrale & Affectations budgtaires :.............................................................16
2.1.
Aspects organisationnels :...................................................................................................16
2.3.
Contrat de prestations :...........................................................................................................16
2.4.
Affectations budgtaires :.....................................................................................................16
Suivi budgtaire :...............................................................................................................................16
3.1.1. Alimentation de caisse :...........................................................................................................17
3.1.2. Imputation dune facture :.......................................................................................................17
3.1.3. Avance de fonctionnement :.....................................................................................................18
3.1.4. Sauvegarde des fichiers comptables :......................................................................................18
Stocks :...................................................................................................................................................18
Gestion des stocks :...........................................................................................................................18
Immobilisations (vhicules, mobiliers de bureau, matriel informatiques):.........................................19
Gestion des missions:............................................................................................................................19
1.3 Contrat de travail :.......................................................................................................................21
1.3.1 Contrat de salarie :....................................................................................................................21
1.4. Fin du contrat :............................................................................................................................21
Gestion des vhicules...................................................................................................................24
Achat et affectation des vhicules projet :.............................................................................................24
Utilisation des vhicules :......................................................................................................................25
2

Conduite et chauffeurs :.....................................................................................................................25

Motos :...............................................................................................................................................25
Gardiennage des voitures :.................................................................................................................25
Maintenance et assurances :...................................................................................................................25
Assurance et accidents :.....................................................................................................................25
Entretien des vhicules :....................................................................................................................25
Rparation des vhicules :.................................................................................................................26
V.

Formulaires des Procdures..............................................................................................28

Organigramme :...........................................................................................................................29

I.

Avant propos

SOS Pairs Educateurs est cre en 1999 par de jeunes mauritaniens ayant suivi une formation sur les
techniques de communication et la stratgie de lducation par les pairs, sappliquant particulirement
aux infections sexuellement transmissibles (IST) et au VIH / Sida.
Depuis sa cration (1999) nos jours, SOS PE a acquis une grande exprience dans le domaine de la
formation de pairs ducateurs, la vulgarisation des messages, la production de supports, le renforcement
des capacits des organisations communautaires de base (OCB) et la promotion de la jeunesse sur des
thmes lis la sant, au genre, aux droits humains et la bonne gouvernance. Entre 1999 et 2010 SOS
PE a excut des activits dans les 13 rgions du pays et a ralis des projets de longue dure (3ans et +)
dans six wilayas de la Mauritanie.
Les pairs dsignent et regroupent des individus ayant des caractristiques communes, telles que le sexe,
l'ge, les centres d'intrt, les loisirs, les aspirations, pour tre forms et servir plus tard comme relais
auprs de leurs pairs. Ce concept fait le plus souvent rfrence aux classes dges, et plus
spcifiquement aux groupes de jeunes dont les membres sont troitement lis par une culture de
jeunesse.
L'ducation par les pairs stipule que la dynamique de groupe des pairs peut tre mobilise de manire
positive afin que ces derniers dveloppent ensemble des qualits d'engagement, de participation et
d'idalisme. Elle leur offre la possibilit de crer et d'adapter leurs propres faons d'apprendre et
d'duquer les autres, en incluant et en interconnectant leurs savoirs et leurs comptences. Des forums
peuvent alors leur donner l'occasion d'identifier et de rsoudre collectivement des problmes qui les
touchent, et simultanment permettre des dcideurs de prendre en considration leurs points de vue. En
ce sens, l'ducation par les pairs permet d'amliorer les processus participatifs au sein de la socit.
Tout au long de lhistoire la ncessit de sorganiser, de se renforcer, et de regrouper les efforts a
toujours t une ambition humaine. Les gestionnaires de tous les temps ont eu le souci dtre plus
efficients et de mieux combattre les difficults de la nature en mettant en place des systmes volutifs et
combatifs. Ces efforts entre hommes se sont matrialiss par une rpartition du travail entre eux et selon
des mthodes prtablies et dfinit en un commun accord. Ces efforts ont donc aboutis en structurant
selon les besoins sociaux des rgles qui ont donn lapparition des procdures organisationnelles.
Selon lintrt des uns et des autres des divergences ont apparues au fur et mesure que ces structures
organisationnelles se sont mises en place. Le rle dune coordination est devenu invitable et sest
impos pour donner un apport important la structuration finale des procdures. La coordination pour
une meilleure gestion est devenue le principal levier du dveloppement des organisations sur un principe
de base toute russite ou chec sont lis une bonne ou mauvaise gestion .
Les pays dvelopps ont vite mis en places les fondements de cette structuration au moment ou les pays
en voie de dveloppement, nont pas vu aussitt limportance de cette gestion. Tout en sachant que
lapport des capitaux et de la technologie ne suffit lui seul pour assurer le dveloppement.
Au niveau de ce manuel on se basera plus sur les rsultats pratiques efficients des formes de gestions
dj pratiques et qui ont donns un rsultat certifi. Ces rgles de la gestion sont gnralement tablies
partir de constatations empiriques et leur application rigoureuse permettant aux organisations
datteindre plus facilement leurs objectifs mais surtout dviter de commettre certaines erreurs.

On abordera au niveau de ce manuel de procdure plusieurs aspects de la gestion dont la matrise nous
parat indispensable pour la mise en uvre de nos projets. Il se veut volutif, simple et sadapte aux
exigences de lenvironnement. Il sera la base de toutes activits menes par les membres et le personnel
de SOS PE.
A travers ce manuel on appliquera des rgles de gestion, on dfinira des procdures de contrle mais
aussi on spcifiera des instructions au pralable avant tout lancement daction. Ces rgles davant-garde
ont pour rle de protger la structure en dfinissant la responsabilit de chacun dans un contexte
scuris. Elle rend ainsi un service chacun sans le savoir et permet de faciliter lexcution du travail de
chacun en prdfinissant la manire dexcuter les tches routinires.
Malgr que nos relations de travail au niveau de notre organisation soient structures par ces procdures,
nous ne devrons pas oublier limportance de laspect thique dans nos relations quotidienne. On reste
donc li dans un cadre de procdure et de relation humaine.
Justification
La rvision voir llaboration de ce manuel, est venue suite au processus de renforcement de capacits
du programme TRANSFERT dont a bnfici lassociation SOS Pairs Educateurs. Ce TRANSFERT
de comptences, entre galement dans le cadre du programme de la Plateforme MENA. Suite auquel,
SOS PE et grce ses partenaires techniques et financiers (AFD, AIDES France) et les membres de la
plateforme (ALCS, APCS, ATL MST/Sida), a bnfici d'un diagnostic organisationnel qui a touch tout
son mode de fonctionnement, notamment la gestion administrative et financire. A travers ce processus
deux personnes de notre quipe, une de la Direction administrative et financire et lautre de lquipe
programme et planification, ont eu une semaine de stage dans le sige de lassociation ALCS, ses
bureaux et ses sites dintervention au Maroc, afin de simprgner de son mode de suivi, de gestion
administrative et financire.
Suite ce processus et en se basant sur les recommandations du diagnostic organisationnel, SOS Pairs
ducateurs a vu la ncessit damliorer son manuel de procdures administratives et financires.

Introduction Gnrale
Les impratifs inhrents la vie associative, la pratique de la transparence, de la bonne gouvernance et
la politique managriale imposent SOS Pairs Educateurs llaboration, la validation et la pratique
dune gestion humaine, administrative et financire afin de mieux renforcer son action.
LONG SOS PE, est une association de droit mauritanien. Elle a volu dans un contexte difficile ou le
dveloppement est mconnu de tous. Avec lapport de ses membres et de laccompagnement des
bailleurs lvolution durant son parcourt est devenue facile malgr les impratifs dfis auxquels elle sest
confronte lors de latteinte de ses objectifs et en appliquant sa politique managriale afin de mieux
renforcer son action en Mauritanie.
Pour mettre en place un dispositif consensuel de gestion, on a demand la participation de toute lquipe
de SOS PE pour laborer un manuel de procdure. Le prsent guide ; qui a t labor avec la
participation de lquipe oprationnelle de lAssociation, se veux une photographie de lexistant (statuts,
rglement intrieur, manuels pratique de mise en uvre des projets et des procdures administratives et
comptables).
Ce manuel a plusieurs objectifs :
-

Mettre en place un systme dengagement de dpense oprationnel

Fixer toutes les rgles et pratiques sur la politique organisationnelle et fonctionnelle de
lONG.
Prsenter toutes les obligations, droits rglementaires en vigueur au sein de lONG.
Assurer lamlioration de la qualit du contrle interne.
Dfinir les rgles strictes des prestations et autres pratiques.
linstauration dune synergie au sein de laccomplissement des tches par chaque membre
du personnel.

Ce manuel est la base des procdures dexcutions de toutes les activits de lassociation,
cependant il se veut conforme avec les procdures spcifiques des bailleurs des projets. Ainsi, Ce
manuel dfinit les procdures administratives et financires en vigueur au niveau de SOS PE, Par
ailleurs, il appartient chaque chef de projet de dfinir les procdures de mise en uvre de son
projet selon les exigences du bailleur sans pour autant sortir du cadre gnral de ce manuel. Ce
manuel est complter par les formulaires indiqus en annexe et qui sont une partie intgrante.
SOS PE met en place des procdures administratives et financires pour tre appliquer. En cas ou
ceci nest pas possible on pour selon les cas suivants intervenir :
1.

Rvision du Manuel des Procdures :

a) Tout agent concern par lutilisation du manuel de procdure, est habilit
demander une volution du manuel selon ses besoins de travail. Pour cela, il fait
une demande dment justifie, qui sera valid ou rejet par les instances de gestion
du suprieur hirarchique au Prsident.
b) Llaboration dune nouvelle procdure est faite travers un comit procdure,
prsid par le Comptable, qui transmettra son rapport pour avis final, et note au
dossier pour validation du Prsident.

c) La diffusion de la mise jour du manuel de procdure est faite par le comptable.

2.

Non respect des procdures :

a) Tout non respect des procdures mises en place est sujet dune sanction qui sera
apprcie par la hirarchie et la prsidence de lONG. Cette sanction peut aller
dune simple lettre davertissement un licenciement.
b) Le Comptable est charg de formuler apprcier et de suivre tout manquement aux
procdures avec les chefs de projet
Il va suivre le plan suivant :
I. Introduction Gnrale.
II. Procdure Engagement des dpenses.
III. Procdure Secrtariat, Documentation & Gestion des photos.
IV. Procdure Comptabilit, Budget & Trsorerie.
V. Procdure Achats, Logistiques, Stocks, Immobilisations et gestion des missions.
VI. Procdure Ressources Humaines.
VII. Procdure Gestion des vhicules.
VIII. Procdure Hygine & Scurit.
IX. Procdure Informatique.
Annexe 1 : Formulaires des procdures.
Annexe 2 : Organigramme.
Annexe 3 : Fiches de postes.

II.

Engagement des dpenses dachat :

Les achats se font selon le besoin avec une structuration de la forme dachat avant tout en engagement
de la dpense. Aucune dpense ne peut se faire sans lautorisation pralable de lordinateur des budgets
de SOS PE. Pour cela une procdure dengagement de dpenses est ncessaire pour tous les achats de la
structure.
Rgle de base dengagement de dpenses : tous les achats et les dpenses qui seront effectues dans le
cadre des activits de lONG SOS doivent faire lobjet dune demande dautorisation dengagement de
dpenses au pralable sign par lordonnateur des budgets de SOS PE quelque soit son montant et sa
nature.
Cette procdure dengagement de dpense est effectue sur la base de document probant permettant la
fiabilit des informations portes pour la validation de cette dpense. Il peut tre des devis, des sources
internes dinformation : contrat, proposition, entente).
Ordonnateur des budgets de SOS PE : Le Coordinateur Excutif est le seul ordonnateur des budgets
de SOS PE. Il a la responsabilit directe dengager la structure par la signature de tous les engagements
financiers quelque soit leur nature et leurs formes. Durant son absence il ordonne une dlgation
partielle ou totale un intrimaire de la structure dirigeante de SOS PE.
Etapes dengagement de Dpenses : Lengagement des dpenses de SOS PE est donc matrialis
chaque fois par la signature dune fiche dengagement de dpense appele DED Demande
dEngagement de Dpense. Cette DED passe par plusieurs tapes avant dtre valide et excute. Il
sagit de :
- Emission : le demande ou le bnficiaire de cette dpense doit remplir la fiche avec des lments
probants lui permettant de donner la nature, le lieu et dexprimer le besoin de cette dpense. Il
doit signer obligatoirement ce formulaire.
- Avis obligatoire de la DAF : selon les informations donnes la DAF donne un avis obligatoire
sur la fiabilit de ces donnes et la disponibilit budgtaire. Cette phase est sanctionne par une
signature sur la mme fiche.
- Validation : Sur la base de cette validation et selon les orientations de la politique de SOS PE le
Coordinateur Excutif valide la DED par une signature.
- Excution : cette partie est effectue deux niveaux (paiement et justification)
1. Le Paiement : La signature de la DED permet la comptabilit et la trsorerie
deffectuer le paiement pour raliser lachat et denregistrer cette opration de sortie de
trsorerie afin de la suivre sur un compte des tiers
2. La justification de la DED : une fois les achats effectus, les pices justifiantes cette
opration, doivent tre remises la comptabilit pour justifier lopration de sortie de
trsorerie. Ils doivent tre conformes avec le prvisionnel dachat inscrit au niveau de la
DED.
Cette partie dengagement de dpenses peut dans certains cas tre prcder par une tape de demande
dinformation : devis, proposition chiffre de prestataire Pour bien clarifi cette tape on met un place
des seuils permettant de voir chaque fois quand on doit effectuer cette tape.
Les seuils des dpenses : les seuils suivants sont donc respecter pour remplir les diffrentes
tapes dengagement de la dpense.
8

Il sagit de :
- Dpenses infrieur 100 000 Ouguiya : Toutes les dpenses hors contrat et infrieur 100 000
ouguiyas sont engags par une simple Demande dEngagement de Dpenses (DED) formulaire
en annexe
- Dpenses comprise entre 100 000 et 1 000 000 : Toutes les dpenses suprieur 100 000
ouguiyas et infrieur 1 000 000 font lobjet dune consultation restreinte de 3 devis
concurrentiels. Ils sont engags par le choix de devis engag (DE : Devis Engag) formulaire en
annexe.
- Dpenses suprieur 1 000 000 : Toutes les dpenses suprieures un million font lobjet dun
appel doffre selon les procdures du bailleur dfaut des procdures de passations des marchs
publics en RIM. La Commission de passation des marchs de SOS PE est la seule instance
de validation et dmission des contrats des marchs de la structure. Elle prpare les appels
doffres, organise leur dpouillement, et propose les contrats des marchs.
Les DED se font dans les cas suivants :
a) Toutes les dpenses dachat se font sur la base dune Demande dAutorisation de
Dpenses (DED). Cette fiche est remplie par le demandeur et accorde par le
Coordinateur Excutif aprs un avis de la comptabilit sur la disponibilit budgtaire
avant son engagement. Ces dpenses sont deux natures :
Les dpenses ordinaires et rcurrentes (Les dpenses rptes et justifies par
Les dpenses exceptionnelles (le demandeur et le chef de projet doivent
justifier le caractre de cette dpense avec une estimation de cout selon les
seuils).
b) Les dpenses rptes ou les gros contrats dapprovisionnement dj signs et qui ont
fait lobjet de passation de march et donc les dcomptes sont valids et prsents
avec les factures.
Les DE (Devis Engag) se font avant la validation de la DED pour fixer le montant et le
fournisseur la suite dune consultation de devis concurrentiels.
Gestion prvisionnelle des achats :
Les petits achats se font directement par achat direct. Les autre achats demandent lavis dune instance
dcisionnel de SOS PE savoir la Commission de Passation des Marchs de SOS PE (CPMS) ou
commission des achats.
La commission de Passation des Marchs de SOS PE (CPMS) ou commission des achats est constitue
de :
Membres votants de la CPMS :
- Prsident : Coordinateur Excutif de SOS PE
- Membre : DAF de SOS PE
- Secrtaire : logisticien
Membres non votants :
- Observateur : chef de projet en question ou personne en charge de lexcution du volet en
question.
Les attributions de cette commission :
9

a) Supervise le lancement des appels doffre en validant les Dossiers dappel doffre
DAO.
b) Organise toues le processus des appels doffres et donne un avis pralable sur les
contrats des marchs.
c) Sur la base des cotations quelle met elle dresse une lise des prix au niveau du
march local et vise tablir une liste de fournisseurs potentiels permettant de
consulter rapidement pour lacquisition de trois devis.
d) Elle valide et redresse le travail des chefs de projet dans le cadre de la mise en uvre
des activits : une liste prvisionnelle de leurs besoins en matriaux pour le trimestre
prochain dfaut dune liste annuelle.
e) Centralise les informations sur les engagements contractuels et donne un avais
obligatoire sur les avenants, les annulations des marchs, et la prolongation des
priodes de mise en uvre.
f) Toutes les dcisions de la CPMS font lobjet dun PV sign par le prsident de la
commission.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Ralisation des achats directs :

Les achats sont de la responsabilit du logisticien ou dfaut du charg de la
logistique.
Le logisticien nagit que sur la base dune demande valide par le chef de projet. Il
doit refuser tout achat qui ne comprend pas une demande remplie en bonne et due
forme.
De prfrence les Demandes dEngagement de Dpense (DED) ordinaires sont
regroupes et traites une fois par mois selon le besoin, les DED exceptionnelles sont
traites immdiatement.
Tous les achats unitaires de plus de 100.000 UM doivent faire lobjet dau moins 3
propositions (sauf si cela a t fait dans les trois mois prcdant la demande actuelle).
Le logisticien est charg de prparer les demandes de proposition (ou appels doffre)
et de le diffuser aux fournisseurs potentiels.
Le chef de projet doit valider les achats pour un produit ou une ligne de produit.
La commission est sous la responsabilit du Coordinateur Excutif, qui doit signer un
procs verbal la fin de chaque commission dachats.
Le DAF doit tablir le programme de la CPMS pour une meilleures analyse des offres
avant que la commission achats ne sige.
Les rgles dachats des bailleurs doivent tre respectes si elles sont plus
contraignantes que les procdures de SOS PE.

Les appels doffres et contrats de fournisseurs :

a) Le DAF est charg de prparer les dossiers dappel doffres, les faire signer par le
Coordinateur Excutif, et de la diffusion aux fournisseurs potentiels. Une date
douverture des plis est fixe. Ce jour l une liste de prsence est fait avec un PV sur
ltat des offres par rapport la demande.
b) La CPMS doit se runir pour dpouiller les appels doffres et choisir les fournisseurs
potentiels pour le march en question.
1. La commission value le contenue des offres techniques (un barme doit tre
mis en place).
2. Donne une note chacun des participants
3. Dresse la liste des entreprises ligibles louverture des plis financiers si ce
nest pas le en mme temps.
4. Fixe un jour douverture des plis financiers.
10

5. Aprs louverture des plis financiers la commission attribue la note finale aux
entreprises (les entreprises slectionnes sont informes de la dcision).
6. Diffusion du rsultat au bailleur si certaines clauses nont pas t respectes
comme les clauses dorigine pour lUnion Europenne pour avoir une
drogation avant excution.
b) Tous les contrats fournisseurs retenus sont en deux exemplaires (une copie pour le
fournisseur, le classement de SOS PE).
Base de donnes prix :
a) Un fichier prix est mis jour pour tous les produits achets. Le comptable doit
mettre jour les prix dachat des matriels et matriaux achets ainsi que le
fournisseur et la date.
b) Le logisticien doit fournir une liste de prix aux chefs de projets.
Contrats dexcution de travaux ou de services :
a) Les contrats, accords divers pour des prestations ou des achats doivent tre prpars
par les chefs de projet qui vrifie que le contrat correspond une ligne budgtaire). Ils
sont soit sur appel la proposition ou de gr gr selon les seuils dengagement de
dpenses prvu la procdure II.
b) Tous les contrats, sans exception, doivent tre fournis au comptable, qui les classera.
Ils sont signs par le Coordinateur excutif.
a)
b)
c)

d)
e)
f)

Le traitement des bons de commandes :

Les bons de commandes pour tout achat doivent tre faits par le comptable sur la
base dune DED ou dune commission achat sign par le coordinateur excutif et
envoy au fournisseur sur la base dune dcharge.
Le comptable ou le logisticien doit imprativement suivre rgulirement lvolution
des commandes et des contrats pour anticiper les ventuels problmes.
La gestion des livraisons et rception des commandes doit tre faite par le
logisticien, en collaboration des personnes concernes par lexcution, et le chef de
projet pour les commandes de matriaux stocker dans les magasins, contre dcharge
de bons de rception.
La rception des commandes diverses (services, administration) est faite par le
demandeur du service qui vrifie la ralisation de ce dernier, contre dcharge de bons
de rception.
Les immobilisations sont livres obligatoirement la DAF et au comptable qui les
enregistre et les rpartit suivant les procdures en vigueur.
Le logisticien runit tous les documents relatifs la livraison et transmet le dossier
la comptabilit pour le rglement du fournisseur lors de la prsentation par ce dernier
de la facture.

Dlgations :
Vu les pouvoir attribu par le conseil dadministration au Coordinateur excutif les dlgations
se font deux niveaux
a) La dlgation financire : Aucune dlgation financire nest possible. Seul les
dlgations de suivi financiers sont donns au DAF pour le suivi financier avec les
banques et les institutions financires, uniquement pour lobtention des relevs et
autres dtail sur les virements et mouvement interbancaire. Les alimentations de
caisse sont une forme de dlgation ponctuelle, ne donnant pas lieu une
autorisation dengagement de dpenses travers le disponible en caisse mais
11

selon lordre initial. Cette dlgation ne peut atteindre la signature des comptes que
si elle est accepte par la prsidence de SOS PE. Toutes dlgation financire un
cadre de SOS doit tre plafonne.
b) La dlgation des attributions ou intrim : Durant les voyages et absence du
Coordinateur Excutif, un intrimaire est dsign avec une dlgation partielle de
gestion financire pour le quotidien. Cette dlgation lui donne entire procuration sur
les tches initiales du Coordinateur Excutif pour la gestion du quotidien. Pour la
signature des conventions de financement, des contrats de travail, des engagements
financiers de la structure une autre dlgation spcifique doit lui tre signifie lui
permettant dagir au non de SOS PE.

III.

Secrtariat, documentation & Gestion des photos

La gestion interne SOS PE fait intervenir dune part le secrtariat permanant de

lassociation. Ce secrtariat a des attributions sur le bon droulement des taches quotidiennes
de rception ou de remise de courrier. A cot de cette gestion, le secrterait est aussi
responsable du bon fonctionnement de la bibliothque, de la conservation de la
documentation et la gestion des rendez vous.

1. Secrtariat :
1.1 Prsentation des courriers :
Le courrier (modle en annexe) est impersonnel et doit comporter les informations
suivantes :
Des rfrences internes : numro dans une srie annuelle.
Son objet.
Une date.
Les rfrences de la correspondance laquelle le courrier rpond ou du prcdent
courrier.
Les courriers sont saisis en deux exemplaires : un original pour le destinataire et une copie
classe dans le chrono.
1.2 Courrier Arriv :
Tout courrier larrive doit tre enregistr par le secrtaire/rceptionniste dans le registre des
courriers arrivs . Ce registre comprend les colonnes suivantes :
La date darrive du courrier ;
Le numro denregistrement suivant lordre chronologique darrive des courriers ;
Lexpditeur.
Objet.
1.3 Courrier Dpart :
Cette procdure sapplique tous les documents envoys par SOS. La procdure se droule
de la manire suivante :

12

Le courrier est introduit pour approbation au Coordinateur avant traitement. Une fois sign il
doit tre enregistr, copier et dcharger aux destinateurs. Cette dcharge doit se faire sur une
fiche navette qui doit tre classe avec la copie du courrier ou au moins saisie au niveau du
registre courrier de dpart et/ou cahier de transmission. Tous les courriers sont numrots
et dats. Le registre courrier dpart comprend les colonnes suivantes :
La date de dpart ou date de rdaction ;
Le numro denregistrement ou rfrence du courrier ;
Lobjet de correspondance ;
Le destinataire en indiquant ladresse complte ;
Lmergement pour accus de rception du destinataire ou le cachet de la poste.
1.4 Classement:

CODE

TITRE

OBJET

2016/001

Convention xxxxx

XXXX

2016/002

Convention YYYYY

YYY

Le Secrtariat de SOS PE est responsable du classement et la bonne tenue :

Des chronos du courrier dpart (une copie du courrier dpart date et
numrote puis systmatiquement classe dans le chrono) ;
Du cahier de transmission des correspondances ;
Du registre courrier au dpart.

2. Documentation:
2.1 Lorganisation de la documentation Interne:
-

La classification des documents originaux,

La codification des conventions,
La classification des documents reliures

2.2 Classification des documents originaux :

Tous les documents originaux sont classs et mis dans des boites darchives par projet et par
nature.
Les conventions de financement sont classes dans une boite darchives avec un numro
denregistrement spcifique et selon un ordre chronologique denregistrement.

IV.

Comptabilit, Budget & Trsorerie

Les travaux lis aux budgets, la comptabilit et la trsorerie sont centraliss au niveau la
comptabilit de SOS PE, avec la collaboration des autres des intervenants sur les projets et la
validation du Prsident.
13

1. la comptabilit SOS PE :
La comptabilit de SOS PE est mise en place pour permettre la comptabilisation applique
aux spcificits des projets terrains tout en respectant les normes comptables des diffrents
pays (comptabilit en partie double, nomenclature comptable, plan comptable gnral).
Elle permet ainsi davoir ce qui suit :
o de tenir une comptabilit prcise, fiable et contrlable
o de rpondre aux exigences et la ralit de gestion des projets de terrain
o de fournir aux responsables de projets un suivi rigoureux conforme aux normes
comptables
o de tenir plusieurs comptabilits en parallle et la gestion budgtaire projet par projet
permettant ainsi de respecter les lignes budgtaires prdfinies.
La gestion de la comptabilit :
Les enregistrements comptables :
La comptabilit de SOS PE est tenue sur un support lectronique (logiciel de comptabilit).
Ce support permet de suivre les comptes de SOS PE tout moment et donner une situation
fidle des tats comptables de la structure tout moment. Pour cela une quipe est charge
de suivi, du contrle, et de la mise en place de cette comptabilit. Elle est compose dun
DAF, un comptable, et un Caissier avec lappui dun logisticien pour les formes de
justification des dpenses. Cette quipe est sous la responsabilit hirarchique du
Coordinateur Excutif de SOS PE.
La base des dpenses effectues viennent des oprations de banques, ou de caisse.
La gestion des banques :
Toutes les recettes et les dpenses de SOS PE sont opres via des comptes bancaires de la
structure selon un suivi trs rigoureux des produits et des charges. Des rapprochements
bancaires sont effectus tous les mois sur la base du relev des comptes et du suivi
comptable des dpenses par compte bancaire. Ces rapprochements bancaires sont classs et
font lobjet de vrification annuel par lauditeur de SOS PE. Les comptes bancaires de SOS
PE sont mouvements par double signature conjointe du Coordinateur Excutif et du DAF.
Durant les intrims cette signature conjointe est toujours respecte.
La gestion de la caisse :
La caisse est un lment important dans le cadre de la bonne tenue de la comptabilit de
lassociation. Le caissier tient un cahier de caisse permettant de centraliser lensemble des
oprations affectant la caisse notamment les rglements davances, la petite caisse,
lalimentation de la caisse, divers versements en espces.
Le cahier de caisse prcise les rubriques suivantes :
- la date de lopration
- le libell
- les encaissements/entres
- les dcaissements/ sorties
14

le solde

A tout moment le cahier de caisse permet de contrler le solde thorique (le

cahier) comparativement au solde physique (disponible dans la caisse.)
A la fin de chaque mois, un tat de rapprochement est effectu pour avoir une ide prcise du
rapport entre la caisse et le solde existant dans le systme de la comptabilit sur le logiciel.
La transformation des oprations en comptabilit suppose la fois des rgles de fonctionnement prcises
mais aussi une nomenclature de comptes destins recueillir linformation dans un cadre structur par
familles de compte. Cest le plan comptable PCG) mauritanien.
Les avances :
Les avances font lobjet dun document pour comptabilisation. Si le rglement est fait par
chque, on reporte systmatiquement sur le bon le numro du chque et sur le talon du
chque la date, le montant et le bnficiaire de lavance.
En revanche, si le rglement est effectu par caisse, on reporte sur le cahier les informations
ncessaires. Le bnficiaire signera pour le Comptable une demande davance en spcifiant
la nature de cette avance comportant les mentions ci-aprs :
- La date
- Le montant
- Le mois
- Les noms, prnom et signature
- Lautorisation
Lalimentation de caisse:
Toute alimentation de caisse, cest--dire tout retrait de fonds de la banque pour tre vers
dans la caisse, fait lobjet dune fiche comportant les mentions suivantes :
- La date
- Le montant retir
- Le numro du chque
- La caisse
- La signature
- Lautorisation
Une fois enregistrs par le comptable dans la machine, tous ces documents
sont classs dans des classeurs spciaux.
La caisse centrale est vrifie puis arrte tous les lundis.

2. Organisation gnrale & Affectations budgtaires :

2.1.

15

Aspects organisationnels :
Les pices comptables de SOS PE sont classes de la manire suivante :
Enregistrement et classement dans le chrono par projet. Les dpenses de
la structure sont classes dans un autre chrono.
Chaque projet une srie de codification spcifique lui permettant de
suivre les lignes et les projets

2.2.

Aprs chaque enregistrement comptable un numro de pice est attribu

aux pices comptables avant classement
Un classeur gnralit contient :
1. Les relevs bancaires (N.B. : aprs tat de rapprochement, les documents
sont classs dans un classeur)
2. Les pices de contrles mensuels de la comptabilit (elles figurent
galement dans un classeur)

Rglement des factures :

Toute facture dpassant un montant de 350 000 UM sera paye par chque bancaire et
lordre du client. En revanche, pour les petites dpenses infrieures 350 000 UM, le
paiement se fera par caisse.

2.3.

Contrat de prestations :
Toute prestation en matire de consultation ou de service quelconque fait lobjet dun contrat
sign entre les prestataires et lAssociation. La rmunration doit, dans tous les cas,
rfrence faite aux conditions de paiement stipules dans le contrat.

2.4.

Affectations budgtaires :
Projets lis aux conventions : les conventions signes permettent dtablir une codification
exacte de chaque activit laquelle un financement a t attribu.

Chaque projet a un budget qui lui est propre. Avant la mise en place de budget il a fallu le mettre en
place en codifiant chaque ligne budgtaire. Le budget est consign avec le bailleur dans une convention
bilatrale. SOS PE doit respecter les diffrentes clauses de cette convention. Le budget doit tre suivi et
appliquer selon les procdures en vigueurs.
Suivi budgtaire :
a) La DAF est responsable des excutions budgtaires avec les chefs de projet. A ce titre,
ils doivent sassurer :
De la pertinence des dpenses et des achats notamment,
Du suivi budgtaire (vrifier chaque mois les dpenses avec un envoi des
grands livres analytiques au responsable de projet et au Coordinateur
Excutif).
b) Le suivi budgtaire se droule en 3 tapes :
Le DAF indique sur chaque facture le code budgtaire correspondant la
dpense. (cela permet comptable de transmettre ce code sur la facture finale et
par la suite lenregistrement comptable).
Le comptable entre la comptabilit dans le logiciel et remet au Coordinateur
excutif et au chef de projet, au dbut de chaque mois, ltat budgtaire des
dpenses du mois prcdent sous forme dun grand livre analytique.
Le DAF vrifie limputation des factures et calcule lavancement des dpenses
du projet suivant la tolrance accorde par le donneur.
c) Le coordinateur Excutif reoit un tat budgtaire global sur chaque projet aprs
correction des affectations.

16

Le DAF est le chef dorchestre de toutes les oprations financires sur les projets en cours. Il est
responsable de :
- Lancement des procdures dachats et de logistique
- Lancement des commandes
- Emission des Contrats et engagements
- Affectation des dpenses sur les lignes budgtaires
- Synthse et rapport financier
- Suivi des budgets et des dpassements

3. Gestion des fonds :

3.1.1. Alimentation de caisse :
Un besoin se prsente
Coordinateur, chef de projet,
autres
Ordre dalimenter la caisse

Initiation du chque
Caissier

Signature du chque
DAF/Coordinateur

Retrait du chque la banque

Personne habilet

Caisse centrale
Enregistrement dans le cahier de
caisse
Caissier

Inscription du montant dans la

comptabilit
Comptable

3.1.2. Imputation dune facture :

Lobjet est de dfinir les modalits dimputation dune facture. Elle sapplique toutes les factures
dachat de lassociation.
Dcision dachat
Coordinateur Excutif

N du mouvement et classement
Comptable

Rception des factures

Comptable logisticien

Enregistrement selon les imputations

Comptable

Imputation des factures

Comptable

3.1.3. Avance de fonctionnement :

Lobjectif de cette procdure est de dfinir les modalits des avances de fonctionnement. Elle
sapplique lensemble des projets de lassociation
Une fois la DED est engage elle est prsente la comptabilit pour paiement. Au niveau de ce
formulaire il y une partie rserve la matrialisation de lavance de trsorerie. Le demandeur ou
17

le logisticien doivent opposer leur signature au moment du dcaissement. Une fois lachat est
effectu. Ils doivent remettre les factures et le solde ventuelle la comptabilit avec un
formulaire de remboursement de frais qui va prendre en compte le montant reu, le montant
dcaiss, le ralis rel et le solde ventuel ainsi que le code daffectation et le projet en question.
3.1.4. Sauvegarde des fichiers comptables :
Lobjet de cette procdure est de dfinir les modalits de sauvegarde des fichiers de
comptabilit sur un support lectronique la fin de chaque semaine. Le comptable est tenu
de faire des sauvegardes de la comptabilit de SOS PE tous les vendredi avant 12H00. Cette
sauvegarde est effectue sur un disque dur externe et sur la machine.
Stocks :
Gestion des stocks :
a) Toutes les entres de stocks sont effectues par les magasiniers sur le terrain, qui sont
responsables des oprations de livraisons, enregistrements et tenu des registres de
stocks et les bons de rceptions.
b) Le magasinier tablit mensuellement les stocks thoriques partir des fiches de stock. Il
transmet le rsultat de linventaire thorique au logisticien.
c) Tous les magasiniers sont tenus de respecter la mthode FIFO dans le rangement des stocks.
d) Le DAF assiste ou dlgue quelquun pour effectuer avec le logisticien et en prsence du
magasinier concern le dcompte des diffrents articles en stock. Une fois linventaire
physique rempli, il le fait signer par le magasinier et le transmet par courrier interne au
logisticien.
e) Le logisticien est charg de la vrification des tats dinventaires des magasins, de
lexactitude des valeurs, du calcul final et transmission de rapports dtaills aux chefs de
projets concernes.
f) Tout cart sur inventaire est sujet un audit.
g) Toute dclaration dcart sur inventaire, davaries ou autres pertes de produits est faite
par le chef de projet, soumise au logisticien, valid par le comptable pour enqute,
rapport et dcision final.
h) Les magasiniers sont chargs des sorties de stocks dans leurs magasins respectifs, et
de la tenue des registres de sortie de magasin.
i) Les magasiniers veillent sur la scurit des biens sortant jusqu la fin de la livraison,
et peuvent tre au besoin second par des manutentionnaires.
2.2 Suivi des stocks:
a) Le DAF est en charge de suivre lachat et les sorties de stocks, et de suivre les
inventaires de stocks.
b) Linventaire de stocks sera fait comme suit :
a. Comptage dans les entrepts.
b. Valorisation des stocks au logisticien.
c. Transmission au chef de projet (sous forme papier et Excel).
Immobilisations (vhicules, mobiliers de bureau, matriel informatiques):

18

a) Toute entre dans le patrimoine immobilier (vhicules, mobiliers de bureau, matriel

informatiques) doit tre enregistr par le logisticien, immatricul et affect contre
dcharge aux bnficiaires.
b) Toute immobilisation ncessitant une maintenance, rparation ou raffectation est faite
par le dtenteur de limmobilisation et soumise au logisticien (sous forme de demande),
pour validation du comptable et action ou contrat de prestation de service pour les
maintenances.
c) Toute disparition dimmobilier doit faire lobjet dun rapport, soumis par le dtenteur
au logisticien, qui prsentera une note au comptable, qui la transmettra avec son avis
lAuditeur Interne pour enqute.
d) Un inventaire gnral annuel doit tre effectu pour toutes les immobilisations par le
logisticien, dont il en fera un PV, qui sera transmis au Coordinateur Excutif et aux
chefs de projets.
Gestion des missions:
Le projet de mission : un formulaire
Le dplacement hors Nouakchott est autoris par le Coordinateur Excutif pour un projet
donn. Tout dplacement effectu fait lobjet dun ordre de mission, qui doit contenir les
informations ci-aprs :
- les noms des personnes autorises effectuer le dplacement
- lobjet de dplacement ou de la mission
- la destination
- Date de dpart et de retour
- Signature et cache du Coordinateur
- Le rsultat attendu de la mission
- Le CR de mission
- Le budget de la mission et son affectation
A la DAF de vrifier le budget et le coordinateur Excutif qui valide avec une DED
Les employs de SOS doivent avoir des perdiums de dplacement variables suivant les
catgories suivantes :
Les perdiem sont uniques quelques soit la destination.
Le montant est de 11 000 par nuite comprenant le logement et la nourriture
Hors Pays : le barme est celui du bailleur qui finance la mission

VI. Ressources Humaines

19

Le comptable de SOS fait office de responsable des ressources Humaines. Il fait office de
garant des procdures. Il est donc charger de lexcution et du suivi des procdures
dengagement et de dbauche de lassociation.

VI.1. Recrutement :
V1.1 Demande de personnel :
Tout recrutement au niveau de SOS PE ne peut se faire que sur instruction du
coordinateur qui doit lancer la procdure de recrutement, la valider et signer le
contrat de travail. Le salari recrut doit avoir un minimum de critres. Il doit
avoir :
1. Remplir les conditions fixer dans la fiche de poste ;
2. Runir les aptitudes physiques et mentales requises pour occuper
lemploi auquel il postule ;
3. Etre majeur.
V1.2 Processus de recrutement :
Tout lancement de recrutement pour un poste donn est pourvu en interne par le coordinateur
et ou le chef de projet, et pourvue en externe dans le cas dchec de la procdure interne.
Ceci aprs dfinition des fiche et profil de poste. Une commission de recrutement est
dsigne (Chef de projet, agent administratif, un collaborateur). Elle dfinit une grille de
notation confronter la fin de chaque entretien avant larrive du second.
Lagent administratif diffuse dans le public lannonce de recrutement et par affichage de
louverture du poste sur le panneau daffichage de lassociation ou du projet afin de gnrer
des candidatures au sein de leurs relations.
Lanalyse des dossiers des candidats sapplique pour les candidats internes en leurs
demandant au candidat de mettre jour leurs dossiers et leurs suprieurs hirarchiques
leurs avis sur ces derniers. Pour les candidats externes Lagent administratif vrifie que les
dossiers reus des candidats externes sont complets et, par tous les moyens lgalement
autoriss, vrifient quils sont vridiques.
Toutes les prslections de dossiers passent par lagent administratif et le Chef de projet, et
le comit est charg de remplir la grille danalyse des candidats, procde la slection de 10
candidats, avec un PV sign et class.
Les entretiens des candidats sont au nombre de 2:
o Le 1er avec 2 tests : test technique et entretien proprement dit (teste crit).
o Le 2me entretien est fait en fonction des lments figurant au dossier.
La personne slectionne doit avoir un dernier entretien pour la prparation des clauses du
contrat type de SOS, aprs validation du coordinateur de son recrutement, avec le chef de
projet.
Lagent administratif est charg de prparer les contrats de travail (CDD ou CDI), et
convoque le candidat et les responsables la signature, avec une prsentation et explication
des principaux points du contrat aux nouveaux salaris. Il procde ainsi la constitution du
dossier des salaris en papier et lectronique.
Lagent administratif apporte les trois copies des contrats linspection du travail pour visa.
Une copie est remise lintress une fois sign.
V1.2 Priode dessai :
20

 Le nouveau recrut est inform de la fin de la priode dessai et intgr sur sa dcision de
continuation ou arrt. Une lettre dengagement ou de fin de contrat lui est adresse la fin de
la priode dessai mais avant une procdure dvaluation est lance.
Lagent administratif informe le suprieur hirarchique de la fin de priode dessai et ce
dernier est charg de faire une valuation, qui sera tudi par le superviseur hirarchique et
transmise au Chef de projet et le Coordinateur pour dcision finale.
Selon la dcision prise, lagent administratif sera responsable de confirmer au salari et ses
suprieurs hirarchiques la fin ou la prolongation de la priode dessai. Un avenant au
contrat sera alors sign, suivi de lenvoi dune note au nouveau salari indiquant que la
priode dessai est termine. Lagent administratif informe par note les suprieurs
hirarchiques. Si dans le cas chant il est recrut il reoit une lettre dengagement.

1.3 Contrat de travail :

1.3.1 Contrat de salarie :
Un contrat de travail est ncessaire pour tout recrutement dun personnel et dans la plupart
des cas cest des contrats dure dtermine, Ce contrat sera sign par le coordinateur et
tabli en deux exemplaires originaux et le soumet la signature du candidat. Un contrat de
travail est tabli une fois que lentretien demeure positif. Sa dure est variable et va de
quelques mois une anne renouvelable si ncessaire Un contrat doit comporter les
renseignements suivants :
- le cadre lgal
- la dure du contrat
- la date de prise deffet
- la rmunration
Les signatures du coordinateur et du Candidat.
1.3.2 Contrat de prestation de service :
Ce type de contrat est ouvert aux prestataires quils soient consultants ou fournisseurs de
services ou matriel. Des modles sont proposs.

1.4. Fin du contrat :

Diffrentes situations peuvent conduire mettre fin au contrat de travail de lun de ses
employs.

21

Fin de contrat CDD et non renouvlement

Licenciement pour faute lourde
Rupture de contrat lie une absence prolonge sans motif et ni
justification. Autres motifs ;
Dmission volontaire de lemploy : ce dernier doit prsenter une lettre de
dmission au coordinateur via le comptable et respecter le pravis lgal qui
est de :
1. 3 mois pour les cadres et assimils ;
2. 1 mois pour les cadres moyens et assimils

3. 15 jours pour les subalternes

N.B. : A la fin de chaque contrat les droits sont spcifis par la convention collective
du travail. SOS PE respecte scrupuleusement les droits de fins de contrat.

2. Salaires et charges sociales et fiscales :

2.1 Grille salariale :
Les ressources humaines tablissent (en accord avec le comptable) une grille salariale pour
chaque groupe demploi. Cette grille est ensuite ajuste en fonction du profil de chaque
salari.
2.2 Traitement et paiement des salaires :
Le salaire est mis sur la base dune base de donnes qui donne chaque salari une fiche de
bulletin de paye. Ce bulletin comprend la composition de son salaire et les charges salariales
comme suit :
- Salaire brut ;
- Cotisation la CNSS ;
- LImpt sur les traitements et salaires (ITS) ;
- Le salaire net.
2.3 Charges sociales et fiscales :
SOS PE est affil la CNSS et procde un NIF pour le paiement des charges salariales.

3. Congs et absences :
Un cong dun mois est donn aux employs contractuels de la structure. Un planning de
cong affich est tabli cet effet. Toutefois, le salari doit prendre les dispositions
ncessaires pour fixer la date de son cong annuel dans le cadre du planning des congs de
lassociation. Pendant la dure de ces congs, lemploy droit sa rmunration entire.

4. Rapport, valuation et notation annuelle :

4.1 Rapports dactivits :
a) Chaque employ de la structure occupant un poste de responsabilit se doit
dlaborer un rapport dans lequel il compile les activits quil a eu effectuer :
b) Chaque rapport doit tre transmis la coordination et doit faire lobjet dun retour de la
part du responsable hirarchique.
c) En dfinitif, un rapport annuel de suivi valuation sera labor.
4.2 Fiches dvaluations :
d) Au cours du 1er trimestre N+1, le DAF envoie au Coordinateur Excutif une fiche
dvaluation pr remplie pour chaque salari selon son programme dactivit et sa
fiche de poste.
4.3 Entretiens individuels :
a) Le suprieur hirarchique fait un entretien individuel avec les salaris dans les
dlais indiqus par la DAF et en se rfrant la fiche dvaluation. Il le transmet
ensuite la DAF. Cette fiche est donc la fiche dvaluation annuelle du salari
elle peut tre contest ou appui avec un autre entretien du Coordinateur Excutif.
22

6. Promotion / Mutation :
a) Le chef de projet envoie une demande de promotion au coordinateur Excutif.
b) Le Coordinateur Excutif lanalysent, donne son avis et le transmet au DAF pour
dcision finale.
c) Le DAF informe le chef de projet et le salari de la dcision.

7. Fautes et Sanctions :
a) Les fautes sont celles numres par la rglementation en vigueur complte par le
rglement intrieur et les notes de services.
b) Toute faute commise est constate puis value par le suprieur hirarchique direct
de lemploy qui adresse une demande dexplication, avec priode de rponse dans
un dlai qui ne doit pas dpasser 24 heures conformment aux dispositions du code
du travail. La sanction sera consquemment proportionnelle la gravit de la faute
commise et tiendra compte des antcdents (comportement pass) de lemploy.
c) Toute faute grave est quelque fois sanctionne et souvent aboutit la fin du contrat.
d) Le DAF rdige un constat dinfraction quil transmet aux Coordinateur Excutif.
e) Le DAF tablisse une demande dexplication quils transmettent au salari pour
rponse dans les 48 h. Il convoque ensuite une runion avec le salari, le suprieur
hirarchique et une tierce personne selon le cas.
f) A lissue de cet entretien, et en concertation avec le Coordinateur Excutif le DAF
dfinisse une sanction quil signifie par crit au salari, avec copie au chef de
projet.

8. Fin de contrat :
8.1 Fin de cdd :
a) 1 mois avant la fin du cdd, le DAF informe le chef de projet qui doit donner son
avis sur la suite donner au contrat.
b) 15 jours avant la fin du cdd, les ressources humaines en informent le salari par
courrier.
c) A la fin du cdd, les ressources humaines tablissent un solde de tout compte (avec
un quitus et un certificat de travail), ou un avenant au contrat dans le cas dun
renouvellement.
d) Une fois le contrat est mis terme. Le collaborateur se verra dlivrer une
attestation de travail signe par le coordinateur.

8.2 Dmission :
23

a) Le salari envoie une lettre de dmission son chef de projet qui le transmet au
comptable et coordinateur.
b) Les ressources humaines envoi un accus de rception au salari, dans lequel il lui
signifie les dates du pravis effectuer, lissus duquel un solde de tout compte
(avec un quitus et un certificat de travail) lui est tabli.
8.3 Licenciement :
Le licenciement est une phase ultime. Il peut avoir plusieurs raisons :
Suppression demploi : le poste ne se justifie plus dans le cadre de
lorganisation du travail. Aucune obligation nest soumise
lemployeur. Cependant, SOS PE assure le respect des droits vis--vis
du licenci ainsi le paiement des droits acquis, pravis et indemnits de
licenciement lui seront vers dans le temps ;
Incapacit professionnelle : lessai nest pas concluant. Il ny a pas de
pravis ni indemnits ;
Dcs ou incapacit physique ou mentale justifi par un certificat de
dcs ou dincapacit. Lemployeur doit effectuer un payement des
droits acquis ainsi que les indemnits de licenciement constituant ses
obligations vis vis du licenci ;
Faute lourde commise par le travailleur : seul le paiement des droits
acquis constitue lobligation vis--vis du licenci. Pas de pravis ni
dindemnits.

9. Retraite :
a) La dmarche est faite soit par le salari qui envoi un courrier son chef de projet,
qui le transmet aux ressources humaines, soit sur recommandation de ressources
humaines au chef de projet.
b) Les ressources humaines transmettent au coordinateur qui prend la dcision finale.
Qui est transmise au salari et au chef de projet.
c) Les ressources humaines prparent tous les documents de mise en retraite et calcule
lindemnit de dpart.

24

Gestion des vhicules

Achat et affectation des vhicules projet :
a) Chaque Chef de projet est responsable dacheter / louer un vhicule correspondant ses lignes
budgtaires.
b) Avant cela il doit vrifier quun autre projet ne dispose pas dun vhicule disponible.
c) Laffectation des vhicules de fonction est du ressort du coordinateur Excutif.
d) Le comptable est en charge de conserver un double des cls et une copie des cartes grises
et assurances.
Utilisation des vhicules :
Conduite et chauffeurs :
a) Tous les vhicules doivent tre conduits par des personnes de lassociation, disposant dun
permis valide.
b) Tous les vhicules de service (projet) amens dplacer des quipes, de manire frquente ou
hors de Nouakchott doivent avoir un chauffeur affect la voiture.
c) Le chauffeur est responsable de la voiture toute la journe de travail.
d) Au-del de Nouakchott, tous les vhicules doivent disposer dun ordre de mission sign par le
coordinateur.
Motos :
a) Tous les chauffeurs de moto doivent disposer dun permis moto en vigueur.
b) Tous les chauffeurs moto doivent porter un casque, quelque soit la nature de leurs
dplacements.
Gardiennage des voitures :
a) Toutes les voitures doivent tre parques dans un garage ou gardes le soir par un gardien
ddi.
b) Les voitures qui ne sont pas parques dans un garage doivent systmatiquement tre quipes
dune alarme en tat de fonctionnement, ou dune canne anti vol.
c) La personne qui a en charge la voiture est responsable des dprdations ou vol occasionns sur
la voiture et sexpose au remboursement des dgts (vol).
Maintenance et assurances :
Assurance et accidents :
a) Tous les vhicules neufs devront tre assurs tous risques au moins jusqu leur 5me anne
dexistence si le budget est disponible, dans le cas chant une assurance aux tiers est
obligatoire.
b) Tous les vhicules doccasion, ou de plus de 5 ans, devront tre assurs au tiers.
Entretien des vhicules :
a) Chaque chauffeur dun vhicule doit vrifier les niveaux chaque matin (eau, huile, freins)
b) Chaque chauffeur dun vhicule projet doit remplir une fiche dutilisation du vhicule
(formulaire joint), en indiquant tous les km faits titre projet et titre personnel,
c) Les feuilles de suivi vhicules doivent tre remise au logisticien une fois remplies,
d) Il doit signaler toute anomalie de fonctionnement au logisticien et prendre les dispositions pour
enclencher les rparations adquates,
25

e) Les oprations de maintenance doivent tre dcides avec le logisticien qui enregistre pour
chaque vhicule les oprations de maintenance raliser.
Rparation des vhicules :
a) Chaque rparation des vhicules doit faire lobjet dune demande de rparation au logisticien.
b) Le logisticien effectue un devis avant de procder aux rparations, et soumet ce devis au Chef
de projet qui le valide.

X. Procdure Hygine & Scurit.

Lassociation travaille avec beaucoup de personnes vulnrables. Il met en place une politique
dhygine et de scurit pour garantir ltat de son personnel. Cest dans ce cadre que cette
procdure est mise en place.

1. Hygine :
Toute personne travaillant dans les locaux est tenue de respecter les normes de propret, de
veiller ce que le nettoyage des locaux soit fait par les personnes responsable de cet acte et
qui sont :
-

La femme de mnage dsigne pour le nettoyage des locaux

internes.
Le gardien pour le nettoyage de lextrieur des locaux.
Les chauffeurs pour le nettoyage de leurs vhicules.
Chaque personne est responsable de la propret de son bureau

Lors des rencontres le personnel veuille ce que les visiteurs prennent soin des locaux et
de la propret des locaux quils ont utilis.
Tout incident li au manque dhygine, et qui cause un risque de dommage, dincident est
li un compte rendu et explication auprs du coordinateur directement.

1. Scurit :
1.1. Scurit gnrale :
Toute personne travaillant dans les locaux est tenue de respecter les normes de scurit en
interne :
- Ne pas laisser les personnes non autorises renter dans les
locaux sans autorisation auparavant.
- Ne pas laisser les robinets deau ou autres ouverts.
- Ne pas laisser de cbles lectriques non couverts.
- Ne pas laisser les lumires ouvertes dans les bureaux aprs les
heures de travail.
- Ne pas laisser le matriel informatique allume aprs les heures de
travail, et veiller a ce quil soit a labri des facteurs
dendommagement.

26

Le salari qui constate un risque majeur doit immdiatement prendre des mesures de
protection et informer le responsable scurit par tlphone.
Une prsence permanant au niveau des bureaux. 2 par nuits et 1 par jour. Un numro de
scurit en permanant.
Lentre est limite hors heure de travail pour tout le monde. Une autorisation pralable
avec un suivi par registre
Numro de GFU de scurit gard lintrieur des bureaux pour la question de scurit. Il
nest utilis que pour les questions de scurit.
Pour des questions de scurit il est donc interdit de fumer lintrieur des bureau de SOS
PE.

27

V. Formulaires des Procdures

Les formulaires sont faits pour assurer la communication dinformation rptitive des chefs
de projets et de la Direction gnrale, et non pas pour alourdir le circuit des courriers, qui est
du ressort des chefs de projet et du prsident.

Manuel de procedure:
Demande de modification de procdure.

Secrtariat, Documentation & Gestion des photos :

Registre Dcharge document.

Comptabilit, Budget & Trsorerie :

Alimentation caisse.
DED.
CD.
Demande de remboursement de frais.
Rapprochement bancaire de caisse

Achats, Logistiques, Stocks, Immobilisations et

gestion des missions.
Bon de commande.
Demande de rparation Immobilisation.
Fiche de dcharge Immobilisations.
Fiche de stock.
Inventaire.
Rapport dinventaire Immobilisation.
Ordre de mission.

Ressources Humaines :
Planning congs quipes.
Attestation de cong.
Avance sur salaire.
Constat dinfraction.
Demande dexplications.
Demande de promotion.
Demande de retraite.
Fiche dvaluation 1.
Accus de rception dune lettre de dmission.

Gestion des vhicules :

Fiche suivi vhicules.

28

Organigramme :
Lorganigramme prsent ci-aprs constitue le schma dorganisation des structures de
lAssociation SOS PE. Il est tabli pour lanne 2016.

29

FICHES DE POSTES

FICHE POSTE COORDINATEUR

DAF
FICHE DE POSTE COMPTABLE
CAISSIER
FICHE DE POSTE CHEF DE PROJETS
FICHE POSTE CHARGER DE SE
FICHE DE POSTE ASSISTANT CHEF DE PROJET
FICHE POSTE COORDINATEUR ANTENNE
ANIMATEUR
FICHE DE POSTE ASSISTANTE ADM.
FICHE SECRETAIRE.
FICHE ANIMATEUR RELAIS COMMUNAUTAIRE
FICHE AUDITEUR INTERNE
FICHE DE POSTE CHAUFFEUR.
FICHE DE POSTE LOGISTICIEN
FICHE GARDIEN
FICHE POSTE MNAGRE
FICHE POSTE PLANTON
STAGIAIRES
AGENT SANTE PRIMAIRE
VOLONTAIRE

30