A P P R O F O N D I S S E M E N

T
A C C E S S

I) Cration dune base de donnes

Lancement du logiciel ACCESS

Cration de la base de donnes : Fichier Nouvelle base de donnes Base de donnes vide
Enregistrer la base de donnes Exemple : Cahier de bord.mdb

Cration de la structure des tables Choisir <Crer une table en mode cration>
Cf. Dictionnaire des donnes de la base de donnes CAHIER DE BORD.MDB

Exemple n 1 : Proprits du champ <Note> de la

table NOTATION (onglet Gnral)

Exemple n 2 : Proprits du champ <Raison_non_va-

luation> de la table NOTATION (onglet
Liste de choix)

Approfondissement ACCESS Pa ge 1 sur 15

 Cration des jointures entre les tables Outils Relations

Slectionner toutes les tables et cliquer sur <Ajouter>

Crer les liens (jointures) entre les tables :
entre les tables CLASSE et ELEVE, grce au champ commun Code_classe
entre les tables ELEVE et NOTATION, grce au champ commun Num_lve
entre les tables EVALUATION et NOTATION, grce au champ commun Num_valuation
entre les tables CLASSE et EVALUATION, grce au champ commun Code_classe

Exemple : Slectionner le champ Code_classe de la table CLASSE

Faire un glisser-dposer jusque sur le champ Code_classe de la table ELEVE

Dans la fentre <Modifier une relation>, cocher sur <Appliquer lintgrit rfrentielle> et cliquer sur <Crer>
Vrifier si le lien a t correctement ralis

Approfondissement ACCESS Pa ge 2 sur 15

 Une fois tous les liens (ou jointures) raliss :

Fermer la fentre <Relations> (en noubliant pas denregistrer)

II) Saisie des enregistrements dans les diffrentes tables

Deux possibilits :
saisir directement dans les tables

Premier enregistrement
Ajout denregistrement

Enregistrement prcdent Dernier enregistrement

Nombre denregistrements Enregistrement suivant

Approfondissement ACCESS Pa ge 3 sur 15

 utiliser un formulaire de saisie (plus convivial)
Cliquer sur <Formulaire> <Nouveau>
Choisir <Assistant Formulaire> et se laisser guider

Formulaire de saisie simple

Exemple : Formulaire de saisie dune classe

- en mode formulaire

Enregistrement prcdent
Enregistrement suivant
Nombre denregistrements

Ajout denregistrement
Premier enregistrement
Dernier enregistrement

- en mode cration

Barre de contrles (ou bote outils) dACCESS

Zone de texte (contrle dpendant li un champ dune table

et ne pouvant tre modifi directement)

tiquette (contrle indpendant pouvant tre modifi)

Approfondissement ACCESS Pa ge 4 sur 15

 Formulaire de saisie dune classe (mode formulaire) aprs modifications

Contrle Bouton de commande

Formulaire de menu fermant ce formulaire
(sans quitter Access)
Exemple : Formulaire de menu <Gestion des classes>

Contrle Bouton
de commande
permettant de
quitter Access

<Gestion des classes> est un contrle tiquette

<Cration dune (ou de plusieurs) classe(s)>, <Consultation (modification) dune (ou de plusieurs) classe(s)>, <Liste des classes
cres>, <Suppression dune classe> sont des contrles Bouton de commande

Le bouton de commande <Cration dune (ou de plusieurs) classe(s)> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement
des proprits de ce bouton) et ouvre le formulaire <Saisie de classe>

Le bouton de commande <Consultation (modification) dune (ou de plusieurs) classe(s)> utilise une procdure vnementielle
(onglet vnement des proprits de ce bouton) et ouvre le formulaire <Modification dune classe>

Le bouton de commande <Liste des classes cres> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de ce
bouton) et ouvre le formulaire <Liste des classes>

Le bouton de commande <Suppression dune classe> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de
ce bouton) et ouvre la macro <Suppression dune classe> (macro qui ouvre une requte suppression)

Approfondissement ACCESS Pa ge 5 sur 15

 Formulaire principal / sous formulaire
Exemple : Formulaire <Saisie des notations pour une valuation>

Formulaire
principal
(concerne les
valuations)

Sous-formulaire
(concerne les
notations)

Le sous-formulaire concernant les notations a t cr laide du contrle Sous-formulaire / Sous-tat.

Les donnes Type_valuation et Raison_non_valuation utilise un contrle Zone de liste droulante.
Pour savoir si llve a t valu, le bouton Case cocher est utilis.

III) Manipulation des donnes des diffrentes tables

La manipulation dune base de donnes peut se faire de diffrentes faons :

- les formulaires (pour consulter, modifier des donnes, lancer des traitements,)
- les tats (pour prsenter les donnes lcran ou les imprimer)
- les requtes (pour interroger, crer, modifier, supprimer des donnes)
- les macros (pour raliser plusieurs traitements successifs)
- le langage VBA (pour raliser certains traitements)

Formulaires
Exemple : tat <Formulaire de suppression dune classe>

partit dun contrle Zone de liste droulante, un ou plusieurs traitements vont tre raliss.

Approfondissement ACCESS Pa ge 6 sur 15

 tats
Exemple : tat <Liste des valuations dun lve>

Cet tat utilise un regroupement des donnes bas sur len-tte de groupe Nom_lve pour permettre de prsenter le dtail des
notations de llve concern.
Les donnes utilises pour raliser cet tat figure en haut droite de cet cran (pour cette requte, il sagit dune requte intitule
<Statistiques dun lve>).
Le pied dtat prsente un certain nombre de fonctions dagrgat : le nombre de notes lve, le nombre de non-valuations, la
moyenne et la moyenne des notes coefficientes de llve.

Requtes

Approfondissement ACCESS Pa ge 7 sur 15

Access permet de raliser six types de requtes :
- Requte Slection (pour interroger la base de donnes)
- Requte Ajout (pour ajouter des enregistrements dans une table)
- Requte Mise jour (pour modifier les enregistrements dune table)
- Requte Suppression (pour supprimer les enregistrements dune table)
- Requte Analyse croise (permet dlaborer des statistiques style tableau double entre)
- Requte Cration de table

La cration dune requte peut se faire de deux manires :

- grce une interface graphique : mode Cration ou mode QBE (Query By Example)

Il faut dabord afficher les tables sur lesquelles la requte sera ralise, choisir le type de requte (Requte Slection par dfaut),
puis raliser un glisser-dposer concernant les champs utiliss dans la requte.

Exemple de requte Slection <Statistiques des valuations> en mode Cration (ou mode QBE)

Cette requte utilise les tables NOTATION et EVALUATION et un certain nombre de fonctions dagrgats : Compte,
Moyenne, cartType, Min, Max du champ Note et Compte du champ Raison_non_valuation

Approfondissement ACCESS Pa ge 8 sur 15

 - en ligne de commande en utilisant le langage SQL (Structured Query Language) : principaux oprateurs
INTERROGATION DUNE BASE DE DONNES

Syntaxe gnrale SELECT FROM WHERE GROUP BY HAVING ORDER BY;

SELECT [DISTINCT] expr1 [AS nom1], expr2 [AS nom2],

Projection FROM Table

WHERE expr1 = / <> / < / > / <= / >= expr2

WHERE expr1 BETWEEN expr2 AND expr3
Restriction WHERE expr1 [NOT] LIKE chane1
(ou slection) WHERE expr1 [NOT] IN (expr2, expr3, )
WHERE expr1 IS [NOT] NULL
AND / OR condition

SELECT expr1, expr2,

Jointures
FROM table1, table2
naturelles WHERE table1.champ1 = table2.champ2 ;

SELECT [expr1], , SUM (expr2) [AS nom2]

SELECT [expr1], , MAX (expr2) [AS nom2]
Agrgats SELECT [expr1], , MIN (expr2) [AS nom2]
SELECT [expr1], , AVG (expr2) [AS nom2]
SELECT [expr1], , COUNT (expr2) [AS nom2]

GROUP BY expr1, expr2,

Regroupement
HAVING condition

Classement ORDER BY expr1 [ASC / DESC], expr2 [ASC / DESC],

Intersection WHERE table1.champ1 IN (SELECT table1.champ1 )

Diffrence WHERE table1.champ1 NOT IN (SELECT table1.champ1 )

Union Requte 1 UNION Requte 2

MODIFICATIONS DUNE BASE DE DONNES

DELETE FROM table1

Suppression WHERE condition ;

INSERT INTO table [(champ1, champ2,)] VALUES (val1, val2,) ;

Insertion INSERT INTO table [(champ1, champ2,)] Requte
SELECT table1.champ1 [, ] INTO table FROM table1 [, ][ WHERE condition] ;

Mise jour UPDATE table SET champ1 = expr1[, champ2 = expr2,] WHERE condition ;

Nota : Tout lment entre crochets est facultatif.

Approfondissement ACCESS Pa ge 9 sur 15

 Exemple de requte Slection <Statistiques des valuations> en langage SQL
SELECT EVALUATION.Code_classe, EVALUATION.Nom_valuation, EVALUATION.Date_valuation,
COUNT(NOTATION.Note) AS CompteDeNote, AVG(NOTATION.Note) AS MoyenneDeNote, STDEV(NOTATION.Note)
AS cartTypeDeNote, MIN(NOTATION.Note) AS MinDeNote, MAX(NOTATION.Note) AS MaxDeNote,
COUNT(NOTATION.Raison_non_valuation) AS CompteDeRaison_non_valuation
FROM EVALUATION INNER JOIN NOTATION ON EVALUATION.Num_valuation = NOTATION.Num_valuation
GROUP BY EVALUATION.Code_classe, EVALUATION.Nom_valuation, EVALUATION.Date_valuation ;

Attention : Comme souvent avec Microsoft, le langage SQL dAccess ne correspond pas forcment au langage SQL standard.
La mme requte en SQL standard scrirait ainsi :
SELECT Code_classe, Nom_valuation, Date_valuation, COUNT(Note), AVG(Note), STDEV(Note), MIN(Note), MAX(Note),
COUNT(Raison_non_valuation)
FROM EVALUATION, NOTATION
WHERE EVALUATION.Num_valuation = NOTATION.Num_valuation
GROUP BY Code_classe, Nom_valuation, Date_valuation ;

Macros
Une macro correspond une ou plusieurs instructions permettant dautomatiser les traitements.

Exemple de macro <Suppression dune classe>

Du fait des rgles dintgrit rfrentielle (dcoulant des jointures ralises entre les tables), la suppression dune classe ne peut
se faire qu trois conditions pralables :
- que toutes les notations des lves de la classe slectionne soient supprimes
- que tous les lves de la classe slectionne soient supprims
- que toutes les valuations correspondantes la classe slectionne soient supprimes
chaque opration de suppression, un bip sera mis.

Approfondissement ACCESS Pa ge 1 0 s ur 1 5
Comment lier lexcution dune macro une zone de liste droulante figurant dans un formulaire ?

Exemple Formulaire <Suppression dune classe>

- ouvrir le formulaire en mode Cration

- slectionner le contrle Zone de liste droulante et ouvrir ses proprits (menu contextuel) Onglet vnement

- lier la macro souhaite lvnement Sur clic

Approfondissement ACCESS Pa ge 11 sur 15

Comment lier une requte partir dune zone de liste droulante dun formulaire ?
Exemple Formulaire <Statistiques dune valuation>
- ouvrir la requte en mode Cration

- sur la proprit Critres, choisir loption Crer (menu contextuel)

- slectionner le formulaire concern (Exemple : <Suppression dune classe>), le nom du contrle Zone de liste drou-
lante (Exemple : Modifiable4), la <Valeur> et cliquer sur OK
- la proprit Critres du champ Code_classe doit afficher : Formulaires![Suppression dune classe]![Modifiable4]

Approfondissement ACCESS Pa ge 1 2 s ur 1 5
 Utilisation du VBA (Visual Basic for Applications)

Le langage VBA est inclus dans la plupart des applications Microsoft et sert programmer des applications sous
Windows.

Exemple tat <Moyennes des lves dune classe> avec procdure VBA pour afficher le niveau des lves
- ouvrir ltat en mode Cration

- ajouter un contrle Zone de texte et saisir dans ce contrle : =Niveau()

- cliquer sur Code et saisir la procdure VBA souhaites

Approfondissement ACCESS Pa ge 1 3 s ur 1 5
IV) Quelques outils dAccess

Menu Outils Utilitaires de la base de donnes

Utilitaires les plus importants :

- conversion dune base de donnes vers un format plus ancien dAccess
- compactage dune base de donnes (utile pour allger ou rparer une base de donnes endommage)

Menu Outils Dmarrage

Menu Outils Liaisons Office

Permet de faire des liaisons avec des feuilles de calcul Excel ou des documents Word.

Menu Fichier Donnes externes Importer

Pour importer des fichiers Access, Excel, Paradox, DBase, Lotus 1-2-3, Documents HTLM, XLM, texte....

Menu Fichier Exporter

Pour exporter lobjet dAccess ouvert (table, formulaire, tat...) vers Excel, DBase...

Approfondissement ACCESS Pa ge 1 4 s ur 1 5
Approfondissement ACCESS Pa ge 1 5 s ur 1 5