ACCESS

2ème année ISFA | M1 Econométrie - Statistiques

Plan du cours
 Introduction

 L’environnement Access – Premiers contacts

 Les tables de données

 Les données et leur utilisation

 Les formulaires

 Les restitutions

 Les requêtes

 Les macros
Les requêtes
ACCESS - ISFA
 Les requêtes
Qu’est ce qu’une requête ?

Il s’agit d’une opération sur la base de donnée et ses constituants. Elle peut avoir pour effet
 de récupérer un ensemble d’information mis en forme et / ou sélectionné selon des critères, on parlera de
Requête Sélection
 D’ajouter de l’information, on parlera alors de Requête Ajout
 De supprimer de l’information, on parlera alors de Requête Suppression
 De mettre à jour de l’information
 D’agréger des données ou de produire de l’analyse croisée
 De créer une nouvelle table
 De trouver des doublons
 De trouver les non correspondances
 Les requêtes
Créons notre première requête : la requête Sélection
Il existe un assistant de requête dans ACCESS. Pour ce type de requête néanmoins, celui-ci est très limité, bien
que très intuitif. Nous l’utiliserons dans d’autres requêtes.

Créons une requête via Onglet Créer >> Groupe Requête >> Bouton Création de requête
L’interface de Création de requête s’ouvre dans le volet de navigation.
On va alors pouvoir aller chercher la ou les tables sur laquelle ou lesquelles l’interrogation
va porter par simple drag & drop.
S’il s’agit de ne récupérer que quelques champs, il suffit de double cliquer dans la table
apparue dans le volet d’affichage sur les champs qui nous intéresse. Il est aussi possible
de ne sélectionner que les enregistrements qui, pour un champ donné, respecte une condition. On
sélectionnera alors le champ puis, dans la petite console en bas du volet d’affichage, on définira des
conditions.
Une fois la requête simple construite, on peut observer le résultat en cliquant sur Exécuter dans l’onglet
Contextuel « Créer ».
 Les requêtes
… et son pendant en SQL
Chaque requête créée pourra être visualisée, complétée, améliorée en passant par le mode SQL.

Il s’agit d’une console qui affiche exactement ce qui a été créé via le mode Création, mais à l’aide du langage
de requête d’Access.
Pour y accéder, il suffit de cliquer droit sur une requête (via son étiquette d’onglet une fois que la requête est
ouverte) et de sélectionner le mode SQL.

Chaque requête a part ailleurs trois modes d’affichage :

- Création, qui nous a permis de créer notre première requête
- Sql, qui permet de faire afficher le code
- Feuille de données. Si la requête est fonctionnelle, alors elle permet de faire afficher de la donnée, celle-
ci peut donc être retranscrite telle une table.
 Les requêtes
Petit focus sur le langage SQL pour une requête Sélection

Ce cours n’a pas vocation a être un cours de langage SQL. Néanmoins, connaître la base de ce
langage permet de se sortir d’écueils importants, étant donné que son appropriation et sa
malléabilité sont plus importante que le mode Création.

Une requête SQL est toujours structurée de la même façon :

SELECT
[INTO]
FROM
[WHERE]
[GROUP BY][ORDER BY]
;
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Petit focus sur le langage SQL pour une requête Sélection (la plus courante)

SELECT est l’instruction SQL qui permet d’indiquer tous les champs de la requête (qui peut dans son
résultat être assimilable à une table pour rappel) à remonter dans le résultat. Ils peuvent être indiquer
de la même façon que sur la source ou avec des transformation (calculs, mise en forme, concaténation,
opération simple…)

[INTO] : facultatif, est l’opérateur qui indique que le résultat de la requête doit être stocké dans une
table dont on définira le nom juste après l’instruction. La première fois que la requête sera exécuté, la
table sera créé. Les fois suivantes, la table nouvelle écrasera l’ancienne

FROM : permet de référencer les différentes sources des champs utilisés pour toutes les autres
instructions. On pourra y faire figurer les liaisons.

[WHERE] : facultatif, indique l’instruction de filtre des données d’un champ. Le filtre peut être de
nombreuses formes : textuel, numérique, test logique… Les liaisons peuvent aussi se faire ici mais ne
pourront alors être que en mode Jointure interne.

[GROUP BY] [ORDER BY] : facultatifs, respectivement opérateur d’agrégation et de tri.

 Les requêtes
Les différents types de requêtes

Sélection : Requête qui permet de sélectionner des enregistrements, de faire des opérations dessus, des regroupements et ou des tris, tout en
remplissant des critères définis par l’utilisateur.

Analyse croisée : Requête qui s’apparente à un TCD sous EXCEL. Il fau trois colonnes pour génrer une requête d’analyse croisée, dont une
permettant de faire des regroupements.

Création de table: Proche de la requête Sélection, celle-ci permet de stocker le résultat dans une nouvelle table de la Base de Données.

Mise à jour : Permet de modifier une table, en changeant le contenu d’un ou plusieurs champs. Elle permet également de supprimer des
champs.

Ajout : Cette requête permet de rajouter des données issues de tables à une table déjà existante, dès lors que la requête et la table de
destination dispose d’un champ en commun.

Suppression : Il s’agit ici de supprimer des enregistrements et non des champs.

Union : Cette requête équivaut à une concaténation de deux tables en les superposant.

Non Correspondance : Recherche dans une table tous les enregistrements ne permettant pas d’être relié une autre table.

Recherche de doublons: Permet de remonter les enregistrements en doublons selon un champ donné
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L’assistant de requête

ACCESS est équipé d’un outil d’assistance à la conception de requête. On peut ainsi dire qu’il y a
trois façons d’obtenir des requêtes, de la plus « guidée » (mais la moins modulable) à la plus
adaptable :
- l’assistant de création de requête
- L’outil de création de requête Access
- La console de code SQL Access.

L’assistant de requête permet d’être accompagné dans la création de 4 types de requêtes :

Sélection (Simple) ; Analyse croisée ; Non correspondance ; Recherche de doublons.
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Fonctionnement de l’assistant de requête

Pour commencer, sélectionner la table (ou la requête déjà existante) sur laquelle vous souhaitez
agir (cette sélection pourra aussi se faire à la deuxième page de l’Assistant) puis
Onglet Créer >> Groupe Requêtes >> Bouton Assistant Requête

La fenêtre suivante apparaît. Nous verrons dans la suite la Requête Simple, mais les trois autres
requêtes sont aussi bien guidées si ce n’est plus.
 Les requêtes
Fonctionnement de l’assistant de requête

Après avoir sélectionné le type de requête, la deuxième page nous propose de choisir à partir de quelle table /
requête déjà créé nous souhaitons travailler et de sélectionner les champs que nous souhaitons impacter (en
affichage, en regroupement, en filtre ou en calcul).
A noter qu’il est possible de récupérer des données de plusieurs tables différentes. Dans ce cas là, il faudra avoir
bâti la relation entre les tables en amont et faire la sélection des champs d’une table, puis de l’autre.

Les étapes suivantes seront fonction des sélections de données et de votre objectif. Vous pourrez travaillé sur
une vision détaillée (une table avec des enregistrements, potentiellement filtrés) ou une vision synthétisée (une
table avec des agrégats « statistiques » type Somme, Moyenne…)
 Les requêtes
Fonctionnement de l’assistant de requête

Après avoir sélectionné la vision détaillée, vous pourrez nommer votre requête puis choisir de basculer
en observation de données (mode Feuille de Données) ou en Création de Requête, afin d’affiner votre
requête avec des filtres par exemple.
L’option Synthèse en revanche, vous devez aller gérer les « Options de synthèse… » avant de continuer,
c’est ici que vous choisirez de bâtir vos agrégats. Vos filtres se feront, en revanche et comme pour la
vision détaillée, en dernière page si vous choisissez de finir en mode Création.
 Les requêtes
Le mode Création

Le mode Création de requête s’obtient de plusieurs manières :

 A la création d’une nouvelle requête, Onglet Créer >> Groupe Création >> Bouton Création de Requête.
 Après avoir utilisé l’assistant de requête, en sélectionnant en dernière fenêtre « Modifier la structure »
 Lorsqu’une requête existe déjà, en cliquant droit sur l’onglet de requête et en sélectionnant le Mode Création
 Les requêtes
Le mode Création

Dans la suite, nous assimilerons une requête déjà finalisée (et donc enregistrée comme telle), à une
table. Comme vu précédemment, le format de restitution peut-être vu comme tel et se manipule de
manière identique. Le mode SQL gère la chose de manière identique, il y a juste une petite nuance en
mode Création.

En mode Création, il faut d’abord sélectionner les tables sur lesquels nous serons amener à agir, il
suffit pour cela de les sélectionner dans le volet de navigation (à gauche) ou dans le volet de sélection
(à droite), soit en double cliquant dessus, soit en les glissant-déposant. La ou les tables déposées ainsi
apparaissent au sein du volet d’Affichage, matérialisée par une zone avec en-tête le nom de la table
et contenant tous les champs disponibles.

Pour agir sur un champ désormais, il suffit de glisser-déposer celui-ci (ou double cliquer dessus) vers le
volet de paramétrage de la requête en bas.
 Les requêtes
Le volet de paramétrage du mode Création

Ce volet permet de faire figurer, en colonne, chaque champ sur lequel aura lieu une opération de la
requête (quelle que soit cette opération : affichage, tri, filtre, opération, regroupement…). Les lignes
méritent-elles d’être plus détaillée :
CHAMP (menu déroulant) : Reprend le nom du champ sélectionné
TABLE (menu déroulant) : Reprend la table d’où est issu le champ
OPERATION (menu déroulant) : Liste d’opération possible sur le champ en question, allant des
opérations arithmétiques à celles statistiques en passant par celles de comptage, mais aussi de
regroupement
ANALYSE (si requête d’analyse croisée, menu déroulant) : Définit si le champ servira d’en-tête de
ligne, de colonne ou pour les valeurs (comme pour un TCD en EXCEL)
TRI (menu déroulant) : Croissant ou décroissant, permet de gérer l’ordre d’affichage), à défaut l’ordre
de la table source est repris
CRITERE et OU : champ de saisie, permet de définir des filtres sur le champ. La syntaxe est bien plus
aisé en SQL sur ce type de sujet.
 Les requêtes
L’onglet contextuel CRÉER de l’objet Requête

Comme toujours, l’onglet contextuel permet d’enrichir fortement notre capacité à travailler sur
l’objet, les requêtes ne dérogent pas à cette règle.

Le groupe Paramètres de requête permet par exemple de gérer les tables à faire afficher pour
travailler la requête, ou encore le volet de paramétrage.

Le groupe Type de Requête permet de se faire accompagner un peu plus dans chacune des requêtes
évoqué slide 50.

Le groupe Résultats permet, en cliquant sur Affichage de changer de mode, en cliquant sur Résultat
d’exécuter la requête (ce qui équivaut à passer Enregistrer et passer en mode Feuille de Données pour
observer le résultat, qui sera immuable en cas de suppression, mise à jour, ajout…)
 Les requêtes
TD :

1. A partir de la base “BDD Access TD ISFA” travaillée la semaine dernière, créer une requête
permettant de récupérer dans une table toutes les modalités d’Usage de la table contrat, en ne
conservant qu’une seule valeur par modalité.
2. Créer une requête permettant d’identifier, pour chaque numéro de contrat, quel CRM aura le
contrat l’an prochain sans sinistre en auto en sachant que :
 Le CRM gagne 5 % par an, et est une donnée tronquée à deux décimale
 Il est minimal à 0.50
3. Créer une requête qui permet de stocker dans une nouvelle table le nombre de conducteurs par
contrat. On établira pour cela le lien qui convient entre deux tables
4. A partir de la nouvelle table créé, créer une requête d’Ajout qui rajoutera à la Table Contrat la
donnée « Nombre de conducteurs ».
5. Remonter dans une requête d’analyse croisée le nombre de contrats par groupe et par classe SRA
(on affichera l’une des grandeurs en étiquette de lignes et l’autre en étiquette de colonne).