A P P R O F O N D I S S E M E N T A C C E S S

I) Cration dune base de donnes

Lancement du logiciel ACCESS Cration de la base de donnes : Fichier Nouvelle base de donnes Base de donnes vide Enregistrer la base de donnes Exemple : Cahier de bord.mdb Cration de la structure des tables Choisir <Crer une table en mode cration> Cf. Dictionnaire des donnes de la base de donnes CAHIER DE BORD.MDB

Exemple n 1 :

Proprits du champ <Note> de la table NOTATION (onglet Gnral)

Exemple n 2 :

Proprits du champ <Raison_non_valuation> de la table NOTATION (onglet Liste de choix)

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 Cration des jointures entre les tables Outils Relations

Slectionner toutes les tables et cliquer sur <Ajouter> Crer les liens (jointures) entre les tables : entre les tables CLASSE et ELEVE, grce au champ commun Code_classe entre les tables ELEVE et NOTATION, grce au champ commun Num_lve entre les tables EVALUATION et NOTATION, grce au champ commun Num_valuation

entre les tables CLASSE et EVALUATION, grce au champ commun Code_classe

Exemple : Slectionner le champ Code_classe de la table CLASSE Faire un glisser-dposer jusque sur le champ Code_classe de la table ELEVE

Dans la fentre <Modifier une relation>, cocher sur <Appliquer lintgrit rfrentielle> et cliquer sur <Crer> Vrifier si le lien a t correctement ralis

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Une fois tous les liens (ou jointures) raliss :

Fermer la fentre <Relations> (en noubliant pas denregistrer)

II) Saisie des enregistrements dans les diffrentes tables

Deux possibilits : saisir directement dans les tables

Premier enregistrement Enregistrement prcdent Nombre denregistrements

Ajout denregistrement Dernier enregistrement Enregistrement suivant

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 utiliser un formulaire de saisie (plus convivial)

Cliquer sur <Formulaire> <Nouveau> Choisir <Assistant Formulaire> et se laisser guider Formulaire de saisie simple Exemple : Formulaire de saisie dune classe en mode formulaire

Enregistrement prcdent Enregistrement suivant Nombre denregistrements Ajout denregistrement Dernier enregistrement en mode cration

Premier enregistrement

Barre de contrles (ou bote outils) dACCESS Zone de texte (contrle dpendant li un champ dune table et ne pouvant tre modifi directement) tiquette (contrle indpendant pouvant tre modifi)

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Formulaire de saisie dune classe (mode formulaire) aprs modifications

Formulaire de menu
Exemple : Formulaire de menu <Gestion des classes>

Contrle Bouton de commande fermant ce formulaire (sans quitter Access)

Contrle Bouton de commande permettant de quitter Access

<Gestion des classes> est un contrle tiquette <Cration dune (ou de plusieurs) classe(s)>, <Consultation (modification) dune (ou de plusieurs) classe(s)>, <Liste des classes cres>, <Suppression dune classe> sont des contrles Bouton de commande Le bouton de commande <Cration dune (ou de plusieurs) classe(s)> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de ce bouton) et ouvre le formulaire <Saisie de classe> Le bouton de commande <Consultation (modification) dune (ou de plusieurs) classe(s)> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de ce bouton) et ouvre le formulaire <Modification dune classe> Le bouton de commande <Liste des classes cres> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de ce bouton) et ouvre le formulaire <Liste des classes> Le bouton de commande <Suppression dune classe> utilise une procdure vnementielle (onglet vnement des proprits de ce bouton) et ouvre la macro <Suppression dune classe> (macro qui ouvre une requte suppression)

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 Formulaire principal / sous formulaire

Exemple : Formulaire <Saisie des notations pour une valuation> Formulaire principal (concerne les valuations)

Sous-formulaire (concerne les notations)

Le sous-formulaire concernant les notations a t cr laide du contrle Sous-formulaire / Sous-tat. Les donnes Type_valuation et Raison_non_valuation utilise un contrle Zone de liste droulante. Pour savoir si llve a t valu, le bouton Case cocher est utilis.

III) Manipulation des donnes des diffrentes tables

La manipulation dune base de donnes peut se faire de diffrentes faons :

- les formulaires (pour consulter, modifier des donnes, lancer des traitements,) - les tats (pour prsenter les donnes lcran ou les imprimer) - les requtes (pour interroger, crer, modifier, supprimer des donnes) - les macros (pour raliser plusieurs traitements successifs) - le langage VBA (pour raliser certains traitements)
Formulaires Exemple : tat <Formulaire de suppression dune classe>

partit dun contrle Zone de liste droulante, un ou plusieurs traitements vont tre raliss. Approfondissement ACCESS P a ge 6 s u r 1 5

 tats Exemple : tat <Liste des valuations dun lve>

Cet tat utilise un regroupement des donnes bas sur len-tte de groupe Nom_lve pour permettre de prsenter le dtail des notations de llve concern. Les donnes utilises pour raliser cet tat figure en haut droite de cet cran (pour cette requte, il sagit dune requte intitule <Statistiques dun lve>). Le pied dtat prsente un certain nombre de fonctions dagrgat : le nombre de notes lve, le nombre de non-valuations, la moyenne et la moyenne des notes coefficientes de llve. Requtes

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Access permet de raliser six types de requtes :

- Requte Slection (pour interroger la base de donnes) - Requte Ajout (pour ajouter des enregistrements dans une table) - Requte Mise jour (pour modifier les enregistrements dune table) - Requte Suppression (pour supprimer les enregistrements dune table) - Requte Analyse croise (permet dlaborer des statistiques style tableau double entre) - Requte Cration de table
La cration dune requte peut de faire de deux manires :

- grce une interface graphique : mode Cration ou mode QBE (Query By Example)

Il faut dabord afficher les tables sur lesquelles la requte sera ralise, choisir le type de requte (Requte Slection par dfaut), puis raliser un glisser-dposer concernant les champs utiliss dans la requte. Exemple de requte Slection <Statistiques des valuations> en mode Cration (ou mode QBE)

Cette requte utilise les tables NOTATION et EVALUATION et un certain nombre de fonctions dagrgats : Compte, Moyenne, cartType, Min, Max du champ Note et Compte du champ Raison_non_valuation

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- en ligne de commande en utilisant le langage SQL (Structured Query Language) : principaux oprateurs INTERROGATION DUNE BASE DE DONNES Syntaxe gnrale Projection
SELECT FROM WHERE GROUP BY HAVING ORDER BY; SELECT [DISTINCT] expr1 [AS nom1], expr2 [AS nom2], FROM Table WHERE expr1 = / <> / < / > / <= / >= expr2 WHERE expr1 BETWEEN expr2 AND expr3

Restriction (ou slection)

WHERE expr1 [NOT] LIKE chane1 WHERE expr1 [NOT] IN (expr2, expr3, ) WHERE expr1 IS [NOT] NULL AND / OR condition

Jointures naturelles

SELECT expr1, expr2, FROM table1, table2 WHERE table1.champ1 = table2.champ2 ; SELECT [expr1], , SUM (expr2) [AS nom2] SELECT [expr1], , MAX (expr2) [AS nom2]

Agrgats

SELECT [expr1], , MIN (expr2) [AS nom2] SELECT [expr1], , AVG (expr2) [AS nom2] SELECT [expr1], , COUNT (expr2) [AS nom2]

Regroupement Classement Intersection Diffrence Union

GROUP BY expr1, expr2, HAVING condition ORDER BY expr1 [ASC / DESC], expr2 [ASC / DESC], WHERE table1.champ1 IN (SELECT table1.champ1 ) WHERE table1.champ1 NOT IN (SELECT table1.champ1 ) Requte 1 UNION Requte 2

MODIFICATIONS DUNE BASE DE DONNES Suppression

DELETE FROM table1 WHERE condition ; INSERT INTO table [(champ1, champ2,)] VALUES (val1, val2,) ;

Insertion

INSERT INTO table [(champ1, champ2,)] Requte SELECT table1.champ1 [, ] INTO table FROM table1 [, ][ WHERE condition] ;

Mise jour

UPDATE table SET champ1 = expr1[, champ2 = expr2,] WHERE condition ;

Nota : Tout lment entre crochets est facultatif.

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Exemple de requte Slection <Statistiques des valuations> en langage SQL SELECT EVALUATION.Code_classe, EVALUATION.Nom_valuation, EVALUATION.Date_valuation, COUNT(NOTATION.Note) AS CompteDeNote, AVG(NOTATION.Note) AS MoyenneDeNote, STDEV(NOTATION.Note) AS cartTypeDeNote, MIN(NOTATION.Note) AS MinDeNote, MAX(NOTATION.Note) AS MaxDeNote, COUNT(NOTATION.Raison_non_valuation) AS CompteDeRaison_non_valuation FROM EVALUATION INNER JOIN NOTATION ON EVALUATION.Num_valuation = NOTATION.Num_valuation GROUP BY EVALUATION.Code_classe, EVALUATION.Nom_valuation, EVALUATION.Date_valuation ; Attention : Comme souvent avec Microsoft, le langage SQL dAccess ne correspond pas forcment au langage SQL standard. La mme requte en SQL standard scrirait ainsi : SELECT Code_classe, Nom_valuation, Date_valuation, COUNT(Note), AVG(Note), STDEV(Note), MIN(Note), MAX(Note), COUNT(Raison_non_valuation) FROM EVALUATION, NOTATION WHERE EVALUATION.Num_valuation = NOTATION.Num_valuation GROUP BY Code_classe, Nom_valuation, Date_valuation ; Macros Une macro correspond une ou plusieurs instructions permettant dautomatiser les traitements. Exemple de macro <Suppression dune classe>

Du fait des rgles dintgrit rfrentielle (dcoulant des jointures ralises entre les tables), la suppression dune classe ne peut se faire qu trois conditions pralables :

- que toutes les notations des lves de la classe slectionne soient supprimes - que tous les lves de la classe slectionne soient supprims - que toutes les valuations correspondantes la classe slectionne soient supprimes
chaque opration de suppression, un bip sera mis.

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Comment lier lexcution dune macro une zone de liste droulante figurant dans un formulaire ?
Exemple Formulaire <Suppression dune classe>

- ouvrir le formulaire en mode Cration

- slectionner le contrle Zone de liste droulante et ouvrir ses proprits (menu contextuel) Onglet vnement

- lier la macro souhaite lvnement Sur clic

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Comment lier une requte partir dune zone de liste droulante dun formulaire ?
Exemple Formulaire <Statistiques dune valuation>

- ouvrir la requte en mode Cration

- sur la proprit Critres, choisir loption Crer (menu contextuel)

- slectionner le formulaire concern (Exemple : <Suppression dune classe>), le nom du contrle Zone de liste droulante (Exemple : Modifiable4), la <Valeur> et cliquer sur OK

- la proprit Critres du champ Code_classe doit afficher : Formulaires![Suppression dune classe]![Modifiable4]

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 Utilisation du VBA (Visual Basic for Applications)

Le langage VBA est inclus dans la plupart des applications Microsoft et sert programmer des applications sous Windows. Exemple tat <Moyennes des lves dune classe> avec procdure VBA pour afficher le niveau des lves

- ouvrir ltat en mode Cration

- ajouter un contrle Zone de texte et saisir dans ce contrle : =Niveau()

- cliquer sur Code et saisir la procdure VBA souhaites

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IV) Quelques outils dAccess Menu Outils Utilitaires de la base de donnes

Utilitaires les plus importants :

- conversion dune base de donnes vers un format plus ancien dAccess - compactage dune base de donnes (utile pour allger ou rparer une base de donnes endommage)
Menu Outils Dmarrage

Menu Outils Liaisons Office Permet de faire des liaisons avec des feuilles de calcul Excel ou des documents Word. Menu Fichier Donnes externes Importer Pour importer des fichiers Access, Excel, Paradox, DBase, Lotus 1-2-3, Documents HTLM, XLM, texte.... Menu Fichier Exporter Pour exporter lobjet dAccess ouvert (table, formulaire, tat...) vers Excel, DBase...

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