LES BASES

LES BASES DE DONNÉES

MICROSOFT EXCEL
LES TCD
  Les différentes terminologies dans
excel
 Barre des taches, barre d’accés rapide, Ruban, menus, Boutons , barre des
formules

 Dupliquer une cellule

 Incrémenter une cellule (chiffre,
lettre série)
LES FONCTIONS
D’EXCEL  Réaliser des calculs avec des
références
 Protéger une feuille
 Les raccourcis indispensables
 Exercice simple
LES PRINCIPAUX
RACCOURCIS
  CTRL +FLEFCHE DROITE
 CTRL DEBUT / FIN
 CTRL A
LES PRINCIPAUX  MODIFICATION = F2
RACCOURCIS  VALIDER = ENTER ou TAB
 COUPER = CTRL X
 COPIER = CTRL C
 COLLER = CTRL V
 Annulation dernière Action = CTRL +Z
 Rechercher et remplacer = CTRL +H
 Mise en forme d’un tableau = CTRL +L
  SHIFT + FLECHE DROITE + BAS
 SHIFT + CTRL + DROITE +BAS
 PAGE UP / PAGE DOWN
LES PRINCIPAUX  ALT => AFFICHAGE DE TOUTES LES raccourcis EN HAUT
RACCOURCIS
CTRL + = Insérer des lignes (d'abord selectionner le nombre de
lignes voulues)
  Somme()
 Nb()
 Nbval()
 Moyenne()
 Mini / Maxi()
LES PRINCIPALES  Si()
FORMULES D’EXCEL
 Somme.si()
 Nb.si()
 Recherchev()
 Agregat
 indirect
  Exercices avec calculs
EXEMPLES DE  Exercices sur (somme; somme.si; si;
CALCUL nbval();)
CONSTRUIRE
 Mise en forme d’un tableau pour éffectuer des sous-totaux
DES TABLEAUX  Le mode plan : qu’est ce que c’est ?
AVEC DES SOUS  Exercice
TOTAUX
REALISER DES  Comment réaliser des filtres

FILTRES SOIT  Les filtres textuels et personnalisés

AUTOMATIQUES  Les filtres avancés : zone de critères

 Exercice
SOIT MANUELS
COMMENT  Les différents moyens pour construire un TCD
CONSTRUIRE UN
TCD
BASES DE
DONNÉES / EXCEL

 Definition

LES TABLEAUX  Les principales formules sur Excel

CROISÉS  Formats de fichier

DYNAMIQUES  Exportation des données issues de feuilles de calcul

OU

TCD
  Analyser une grande quantité de données
 Créer un rapport statistique de
DEFINITION manière automatique

 Mettre à jour ce rapport

automatiquement avec de nouvelles

D’UN TCD données
 Son objectif est de résumé les résultats des données
répétitives. Il convient de les regrouper pour les dénombrer
pour les synthétiser et faciliter leur exploitation.
  Définition
BASES DE
 Transformer une source de données en base pour TCD
DONNÉES  Transformer une source à Double entrée
/EXCEL  Transformer avec double entrée ligne et colonne
  Le groupe Tableaux du ruban Insérer
comporte 3 boutons
 Le bouton Tableaux :permet d’identifier les bornes d’un
LES BOUTONS tableau sur la feuille de calcul pour automatiser certaines
opérations
DES TCD  Le bouton Tableaux Croisés Recommandés propose des
suggestions de TCD synthétisant les données selon la nature
des données sources
 Le bouton Tableau Croisé Dynamique vous permet de
définir vous-même la structure de votre TCD selon les données
que vous souhaitez recouper et les informations que vous
souhaitez synthétiser
 Pour calculer la variation d’un CA de l’année N sur N-1:
il faut rajouter dans le champs des valeurs le champs montant
une deuxième fois puis dans paramètres des champs de
valeurs (petits flèches à droite) qui ouvre la boite de dialogue
suivante et la paramétrer ainsi:
RAJOUTER UNE
COLONNE
CALCULÉE EN %
DANS UN TCD
  De plus pour le format des cellules il faut aller dans format

RAJOUTER UNE des nombres en bas à gauche de la boîte de dialogue car si

l’on passe par accueil le format ne sera pas gardé à chaque
COLONNE remise à jour.
 Il est possible de renomer un TCD : Pour cela il suffit d’aller
CALCULÉE EN % dans Analyse d’un TCD (menu qui apparait quand on clique
DANS UN TCD sur un TCD, et dans le ruban apparait à gauche )
  Les listes déroulantes permettent de remplir un formulaire
ou un tableau ou sont indiqué uniquement les éléments ou
arguments qui doivent être renseignés.
 Pour cela il faut :
LISTE  en 1er lieu créer un liste

DÉROULANTE 


Puis se positionner sur la case ou l’on souhaite voir apparaitre la liste
Clic sur le menu données
 Choisir le bouton validation des données, choix validation des
données
FONCTION  Dans la boite de dialogue choisir liste au lieu de Tout

RECHERCHEV
SOMME.SI
  Pour avoir une liste déroulante dynamique (qui puisse
prendre en compte les derniers éléments ajouter à la liste
de la base, il faut rajouter la fonction décaler Dans ce cas il
faut sélectionner l’entête de la liste puis 0 pour non décalage
LISTE de la ligne, 0 pour non décalage de la colonne te pour la
hauteur nous utilisons la fonction nbval( sélection de la
DÉROULANTE colonne entière) pour qu’il se positionne juste avant la 1ere
ligne vide
DYNAMIQUE
 Ci-joint un exemple =DECALER(table!$A$2;0;0;NBVAL(table!$A:$A)-1)
 Si vous associez une recherchev dans la colonne d’accôté il faudra aussi faire une
combinaison de recherchev avec décaler
 Ex : =RECHERCHEV(D3;DECALER(table!A1:D1;0;0;NBVAL(table!A:D)-1);2;FAUX)
  Permet de trouver un élément associé
à un autre élément dans une liste
 Elle se compose de la façon suivante :
RECHERCHEV  =RECHERCHEV(valeur cherchée; table matrice; N° index colonne)
 1er argument : la valeur que l’on cherche
 2em argument: sélection de l’ensemble du tableau dans lequel on travail
 3em argument : Le N° de la colonne du tableau dans lequel se trouve l’élément
cherché
  Permet de trouver un élément associé
à un autre élément dans une liste
 Elle se compose de la façon suivante :
RECHERCHEV  =RECHERCHEV(valeur cherchée; table matrice; N° index colonne)
 1er argument : la valeur que l’on cherche
 2em argument: sélection de l’ensemble du tableau dans lequel on travail
 3em argument : Le N° de la colonne du tableau dans lequel se trouve l’élément
cherché
  Les tableaux croisés dynamiques servent à synthétiser et
analyser une bases de données importantes.
 La base de données doit être propre à savoir :
 Des données en colonnes avec une seule entête
 Pas de colonnes vides ou de lignes vides
 Eviter au maximum les cellules vides (remplacer par un « 0 »)
LES TCD  Pour créer un TCD il faut avoir une base données puis allez dans le
menu insertion, et le bouton Tableau Croisés Dynamiques (TCD)
 Récupération des noms d’entêtes dans les champs puis placer ces
derniers soit dans les colonnes, soit dans les lignes soit dans les
filtres. Il est possible de remplacer le filtre par l’insertion d’un
segment ou d’une chronologie (pour les dates) ce qui permet de
visualiser en permanence les filtres qui sont effectués.
 Il est possible d’insérer plusieurs segment pour un même TCD
  Il est aussi possible de créer plusieurs TCD à partir d’une
même base de données et de les faire varier en même
temps en reliant les différents à un segment commun.
 Pour une présentation et une lisibilité plus accrue bien
choisir les colonnes et lignes pour les champs. Pour rajouter
une colonne % / total, il faut aller dans paramètres des
champs de valeurs ou nous avons mis 2 fois le champs
montant ou total et faire la manipulation suivante :

LES TCD
  En ce qui concerne le segment chronologique il possible
défaire des choix dans l’échelle de la durée c’est-à-dire soit
en année, soit au trimestre soit au mois soit au jour. (en
fonction de la version d’Excel). Pour sélectionner plusieurs
LES TCD mois sur l’échelle il faut maintenir la touche CTRL enfoncée
LIAISON DE PLUSIEURS FEUILLES et cliquer sur les mois choisis.
  En ce qui concerne les graphiques en fonction de la versions
Excel, il y a graphiques pour TCD ou graphiques
recommandés pour TCD. L’avantage du 2eme c’est qu’en
fonction des données Excel adapte le meilleur type de
graphique aux données.
 Nous avons vu la personnalisation des graphiques pour les
rendre plus percutant en choisissant la zone de graphique
d’une couleur différente du blanc, en le mettant en 3D, en
LES TCD incluant les % sur chaque élément qui compose le graphique,
LES GRAPHIQUES en faisant ressortir l’élément prépondérant du graphique
janv
Sommevariation
de Nde
Somme
CA /N-1
/N-1
/N-1
/N-1
/N-1
/N-1
/N-1
Norvege/N-1
CANorvege
Autriche
Belgique
Slovenie
Benelux
Espagne
Albanie
Ecosse
Irlande
Russie
Corse
Hong-
Chine
Benin
Tibet
Italie Somme de
Albanie Somme de CA Albanie
Kong
Somme
2018; Angleterre
Danemark
Allemagne
Catalogne
2018;
2017;
2017;
2018;
de
28927
2017;2017;
0 0CA Benin
14946 2017
CA0,024226826
0,012517515
0,028070187
0,02834908
2018; 0 2017; 33849
2017;
Italie
2017; 33516 Somme de CA Albanie
2018
Somme de CA
Allemagne 2018
Somme de CA
Angleterre 2017
Somme de CA
Autriche 2017
 Pour lier plusieurs feuilles afin de créer un TCD il faut d’abord
personnaliser le ruban du menu TCD en rajoutant l’assistant du
TCD. Pour cela il faut cliquer sur TCD, bouton droit dans le
ruban, puis personnaliser le ruban, puis cliquer sur le choix
commandes non présentes sur le ruban cliquer sur assistant
TCD , ajouter un nouveau groupe puis ajouter et enfin OK

LES TCD
  Il est tout a fait possible de réaliser des calculs dans un TCD
ce qui permet de compléter le TCD par rapport aux champs
initiaux.
 Il faut aller dans analyse des TCD, menu calculs , boutons
champs éléments et jeux, puis champs calculé.Donner un
nom à la colonne qui comportera ces calculs, faire un calcul
avec les champs disponible dessous

LES TCD
RÉALISER UN CHAMPS CALCULÉ DANS UN
TCD
  Faire le calcul de l’écart de CA entre objectif et réalisé dans
le fichier « BDD pour exportation ».

 Il y a la possibilité d’intégrer des mises en forme

conditionnelles dans un TCD. On peut déjà commencer par
faire un tri sur les valeurs ( en 1er lieu les sous totaux puis
sur les données elles mêmes par ex sur les %)
 Pour cela il suffit de surligner les valeurs du TCD que l’on
LES TCD souhaite mettre avec une mise ne forme conditionnelle
choisir dans les styles mise en forme conditionnelles puis
RÉALISER UNE MISE EN FORME
CONDITIONNELLE DANS UN TCD cliquer sur nouvelles règles et :
  Puis il faut choisir la mise en forme du TCD avec mise en
forme tableau du menu Styles et choisir le style du tableau.
 Il est possible de refaire de nouveaux TCD à partir de la
LES TCD même source en copiant le TCD puis en changeant sa mise
en forme.
RÉALISER UNE MISE EN FORME
CONDITIONNELLE DANS UN TCD
  Pour passer de minuscules en majuscule dans une cellule il
suffit de faire la fonction :
 =Majuscule(ref cellule) ou =Minuscule(ref cellule) ou
=Nompropre(ref cellule)
 Si vous faites CTRL+entrée pour insérer la fonction et
CTRL+entrée pour valider prendre la croix noire en bas à
droite de la cellule pour dupliquer la formule sur les cellules
dessous
LES TCD  Avec le raccourci ALT= cela permet de faire les totaux en
TRUC & ASTUCES lignes et en colonnes en même temps si selection des
données plus la ligne et la colonne des totaux