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Les tableurs
Mohamed HACHIMI
ZZZIVMHVDJDGLULQIR
Semestre 3
ww
Préface 4
6 Créer un graphique 44
8 Fonctions logiques 72
9 Fonctions de comptage 81
10 Fonctions de Recherche 92
ZZZIVMHVDJDGLULQIR
Ce polycopié est écrit à l’intention des étudiants de la deuxième année de la filière sciences
économiques et gestion. Il est conçu pour couvrir le programme d’Informatique du semestre 3 :
Les tableurs.
Ce document ne vous dispense pas de l’assiduité au cours en ligne et ses activités. En effet,
nous n’y trouverez pas les outils interactifs (QCM, Forum, Agenda, . . . ) et les explications
filmées nécessaires à la compréhension de l’utilisation d’un tableur qui, en général, sont donnés
dans la plate-forme du cours.
Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de ce document, nous avons adopté les
conventions typographiques suivantes :
Par exemple, l’instruction Format | Ligne | Masquer signifie aller dans le menu Format et
choisir l’option Ligne, puis cliquer sur Masquer.
Un tableur est un logiciel permettant d’effectuer automatiquement des calculs sur des données
stockées dans un tableau. Il s’agit d’un logiciel de création et de manipulations interactives
de tableaux numériques. Ces tableaux peuvent contenir des mots ou des chiffres mais là où
un tableur devient intéressant, c’est que nous pouvons également y inscrire des formules de
calcul, et effectuer des calculs entre différentes cellules des tableaux.
Le tableur peut servir aussi bien pour des activités de secrétariat afin de saisir et d’organiser
de nombreuses données, qu’à un niveau de prise de décision en permettant de d’effectuer des
synthèses, des bilans et des simulations.
Il existe plusieurs tableurs. Cela dit, deux d’entre eux se distinguent :
Le premier est le plus répandu mais le nombre d’utilisateurs du second, logiciel gratuit, ne
cesse d’augmenter. Notons cependant que tous les tableurs utilisent les mêmes principes et
que le passage des uns aux autres est généralement très aisé. De même, les versions de chacun
de ces tableurs évoluent.
Les exemples illustrant ce cours ont été élaborés avec Excel 2003 et beaucoup des copies
d’écrans seraient différentes avec Excel 2007 et ses successeurs, par exemple. Mais, une fois
de plus, les principes restent inchangés et le passage d’une version à l’autre ne pose aucune
difficulté importante.
Dans la suite de ce cours, nous allons considérer que Microsoft Excel est installée sur votre
ordinateur.
A partir du menu démarrer : Choisir Démarrer I Tous les programmes, puis sélectionner
la suite contenant le tableur, puis le tableur.
A partir de la barre des tâches : Cliquer sur le bouton de barre des tâches associé au tableur,
mais à la condition que l’icône du tableur ait été placée sur la barre des tâches.
Dans tous ces cas, vous obtenez un document vierge, nommé Classeur1 (pour Excel) ou
Sans nom 1 (pour Calc).
A partir d’un fichier existant : Double-cliquer sur un fichier dont l’extension est associée
au tableur (par exemple, .xls pour un fichier Excel jusqu’à 2007, .xlsx ensuite, ou .ods pour
un fichier Calc). Le document concerné s’ouvre directement dans le tableur.
Les fichiers créés par un programme donné possèdent son extension (par exemple, les fichiers
Calc d’Open Office ont une extension .ods). Grâce à cette extension, Windows peut associer
une application et une icône au fichier document.
Si vous avez lancé votre tableur, il affiche (un court instant) sa fenêtre d’annonce suivie immé-
diatement par son écran. Voici deux présentations, Excel 2003 et OpenOffice Calc.
On peut donc remarquer que les deux interfaces sont graphiquement très proches et
seuls quelques petits détails changent.
L’écran d’un tableur a un aspect qui dépend du système et de vos réglages antérieurs :
vous pouvez le personnaliser comme vous le voulez. Ne soyez donc pas surpris si vous
constatez de minimes différence avec ce que nous allons vous présenter.
Une barre de titre : Elle affiche le nom du tableur et le nom du document actif se trouvant
à l’écran.
Une barre de menus : Elle permet d’accéder aux différentes fonctions du tableur;
Deux barres d’outils : Elles comportent une série d’icônes, servant à lancer directement les
commandes les plus utilisées sans avoir à passer par les menus.
Une barre de formule : Elle donne l’adresse de la cellule active et indique son contenu. La
barre de formule permet ainsi de saisir les données à insérer dans les cellules.
Feuille de calcul (avec son quadrillage) : C’est la partie blanche quadrillée qui occupe
l’essentiel de l’écran. Elle correspond à la zone de travail. Une cellule est l’un des petits
rectangles délimités par le quadrillage.
Cellule active : La cellule active est le nom donné à la cellule prête à recevoir des données.
Elle est entourée par un trait gras
Le ruban remplace, depuis la version 2007, la traditionnelle barre de menus qu’on trou-
vait dans les versions précédentes d’Excel. Le ruban qui vise l’efficacité dans la manière
de travailler. Il rassemble les commandes les plus utilisées dans des groupes prédéfinis
à partir d’onglets.
3. Terminologie
+ Le classeur :
— Un fichier d’un tableur est nommé classeur. Il contient une ou plusieurs feuilles de calcul,
présentes sous forme d’onglets en bas de la page.
— Un nouveau classeur contient par défaut trois feuilles de calcul. Néanmoins, il est possible
de paramétrer le nombre de feuilles par défaut, ainsi que d’ajouter ou de supprimer à
volonté des feuilles d’un classeur.
— Le nombre maximal de feuilles d’un classeur n’est plus limité, depuis la version 2002
d’Excel, que par la quantité de mémoire disponible.
— Un tableur présente les données et les formules sous forme d’un tableau (lignes et colon-
nes) appelé feuille de calcul.
— Une feuille de calcul est constituée de lignes (numérotées à l’aide de chiffres) et de colonnes
(étiquetées à l’aide de lettres).
— Une feuille de calcul peut contenir un nombre variable de lignes et de colonnes. Excel
propose depuis la version 2007 plus d’un million de lignes sur plus de seize mille colonnes.
+ Une cellule :
— Une cellule est l’intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale) de la
feuille de calcul.
— Elle est identifiée par la combinaison de la lettre de sa colonne et du numéro de sa ligne, ce
qui porte le nom de coordonnées ou parfois d’adresse. Par exemple, dans chaque feuille,
la cellule qui se trouve à l’intersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifiée
par sa référence A1.
— Chaque cellule peut recevoir un contenu : on parle de valeur. Cette valeur peut être soit :
• saisie directement (nombre, texte, date, etc.),
• calculée : dans ce cas, il s’agit d’une formule.
— Une cellule possède également un format, qui représente la façon dont le tableur va afficher
la donnée.
4. L’utilisation de la souris
Pour faire fonctionner un tableur, on utilise le clavier mais aussi la souris. Rappelons, pour ceux
qui n’ont pas une grande expérience de l’ordinateur, quelques mots et expressions courants qui
décrivent l’usage de cette souris.
Pointer sur : Positionner l’extrémité du pointeur de la souris sur l’élément que l’on veut
pointer à l’écran.
Cliquer : Appuyer une fois sur le bouton gauche de la souris
Double-cliquer : Appuyer deux fois, assez rapidement, sur le bouton gauche de la souris
Faire glisser : Appuyer sur le bouton de la souris et le maintenir enfoncé tout en déplaçant
la souris, puis relâcher le bouton.
Valider : Exécuter une action : soit en appuyant sur la touche Entrée
, soit en cliquant
sur un bouton marqué [OK] ou [Oui]
S’il faut appuyer sur le bouton droit de la souris, il sera indiqué : faire un clic droit.
Toutes les parties qui composent votre feuille de calcul sont des objets. Par exemple une cellule,
une colonne, une ligne, un graphique, une feuille complète. Pour ouvrir un menu contextuel,
pointez sur un objet (cellule, en-tête de colonne, . . . ) et faites un clic droit.
La force du menu contextuel est d’adapter la liste des commandes disponibles au contexte
de votre activité. Ainsi, lorsque vous cliquez sur une cellule, vous n’accédez pas aux mêmes
commandes que si vous sélectionnez un graphique ou une colonne. En effet, le menu propose
un extrait des commandes les plus utilisées concernant l’objet sélectionné.
Pour quitter le tableur, avez aussi plusieurs possibilités. Les deux qu’on vous conseille sont les
suivantes :
Avec la souris : Cliquer sur la case de fermeture de la barre de titre qui se trouve en
haut à droite de la fenêtre du tableur ou Choisir la commande Fichier | Quitter.
Avec le clavier : Appuyer simultanément sur les touches Alt + F4
.
1. Créer un classeur
Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges est ouvert à l’écran. Si ce
n’est pas le cas, on peut créer un nouveau classeur avec un nom provisoire en utilisant l’une
des méthodes suivantes :
Pour Excel, une boîte de dialogue apparaît. Cliquer sur Nouveau classeur.
2. Enregistrer un classeur
• Cliquer dans la barre d’outils sur l’icône Enregistrer ou cliquer sur la commande
Fichier | Enregistrer. Une boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.
• Naviguer jusqu’à l’emplacement de stockage souhaité et saisir un nom pour le fichier, qui
possède en principe un nom par défaut.
Lorsque vous travaillez sur un classeur existant, vous apportez des modifications à ce clas-
seur. Pour que ces modifications soient conservées, vous devez les enregistrer. La boîte de
dialogue Enregistrer sous n’apparaît pas car ce classeur a déjà un nom. Dans ce cas, seules les
modifications seront enregistrées.
4. Fermer un classeur
Par défaut, les feuilles du classeur porte un nom provisoire. Pour leur donner un nom plus
explicite, on choisi l’une des méthodes suivantes :
• Double-cliquer sur l’onglet dont vous voulez changer le nom et Taper le nouveau nom.
• Faire un clic droit sur l’onglet de la feuille dont l’on veut changer le nom. Dans le menu
contextuel qui s’affiche, sélectionner ¸ Renommer.
• Faire un clic droit sur l’onglet de la feuille que l’on veut supprimer. Dans le menu con-
textuel qui s’affiche, sélectionner ¸ Supprimer.
• Faire un clic droit sur l’onglet d’une feuille. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélecti-
onner ¸ Insérer | Feuille.
• Faire un clic droit sur l’onglet de la feuille que l’on veut déplacer. Dans le menu contextuel
qui s’affiche, sélectionner ¸ Déplacer ou copier, puis sélectionner la nouvelle Position.
S’il s’agit d’effectuer une copie de la feuille, on clique sur l’option « Créer une copie »
pour l’activer.
• Cliquer sur l’onglet de la feuille que vous voulez Masquer puis sélectionner
Format | Feuille | Masquer.
• Sélectionner Format | Feuille | Afficher. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir la feuille à
afficher.
1. Barre de formule
• apparaître deux icônes : La croix pour annuler l’entrée et la coche pour la valider,
Par exemple, la figure suivante montre que la cellule active est B2, qu’elle contient le texte "Ce
qu’on tape s’affiche ici" et que son contenu n’est pas encore validé!
Avec la barre de formule, on peut observer exactement ce que contient une cellule. Ce
point est très important, car on constate, par la suite, que le contenu réel d’une cellule et
ce qu’elle affiche à l’écran peuvent être différents.
Introduire des données dans une cellule s’appelle saisir ou entrer des informations. Trois
opérations sont nécessaires pour cela :
2. Taper les données que l’on veut. Ces données sont appelées l’entrée de la cellule.
3. Quand on a terminé, on doit confirmer la saisie pour l’enregistrer dans la cellule : valider
l’entrée.
• Appuyer sur l’un des flèches de direction. Dans ce cas l’entrée est validé et le pointeur se
déplace sur la cellule voisine, selon la direction choisie.
• Appuyer sur Ctrl
+Entree
. Dans ce cas l’entrée est validé et le pointeur ne se déplace
pas.
Tant qu’on n’a pas « validé » une entrée, on peut l’annuler avec la touche Echap Esc
de votre clavier ou bien en cliquant sur la croix de la barre de formules.
En cas d’erreur pensez à « annuler » en utilisant ou à rétablir en utilisant .
Ce texte, assez long, déborde de sa cellule et envahit les voisines de droite ; c’est normale
tant que ces dernières restent vides. Néanmoins, le texte est contenu dans sa totalité dans
la cellule où il a été tapé.
Le tableur reconnaît ce qu’on tape. En effet, si c’est du texte, il va l’aligner sur le bord
gauche de la cellule. En revanche, s’il s’agit d’un chiffre, il l’aligne sur le bord droit.
Surtout, ne tapez pas "4 000,00 dh" à la place de "4000". En effet, il est inutile de saisir
le texte "dh" et les zéros après la virgule, ils feront l’objet d’un traitement spécial appelé
« Format ».
Les dates et les heures s’alignent aussi sur le bord droit de la cellule! En réalité, le con-
tenu de la cellule est un nombre calculé par Excel. En effet, pour Excel une date est le
nombre écoulé depuis 1/1/1900.
Vous pouvez afficher un nombre sous forme de pourcentage. Sélectionnez la cellule concernée
et cliquez sur le bouton Style de pourcentage de la barre d’outils.
La feuille de calcul suivante est ouverte, nous vous proposons de calculer le contenu de la
cellule D4.
De tête, la valeur à porter dans D4 est 24 000. Vous pouvez donc imaginer des calculs plus
complexes. C’est pourquoi la bonne manière consiste à demander au tableur d’effectuer le
calcul pour vous.
Tout l’art consiste donc à bien poser une formule de calcul : 4000*6
Cela peut se réécrire ainsi :
Cette fois, vous devez informer le tableur que vous voulez saisir une formule et non pas du
texte ou des chiffres. Le code approprié est de mettre le signe égal " = " au début de la formule.
Notre formule devient :
= B4 * C4
Ne vous préoccuperez pas des références des cellules (B4 et C4), car vous pouvez les
désigner au tableur à l’aide de la souris. Ainsi, vous évitez tout risque d’erreur.
Ceci est dit, pour créer la formule à placer en D4 respectez bien la démarche suivante :
1. Sélectionner la cellule D4
2. Insérez le signe =
La cellule cible D4 restant toujours active, la cellule pointée s’entoure d’un cadre et sa
référence est automatiquement reportée à la fois dans la barre de formule et dans la
cellule cible.
6. Validez
Après la validation, vous devez constater un principe important : La cellule active affi-
che le résultat du calcul, cependant la barre de formule indique son contenu réel, ici une
la formule de calcul.
4. Copier la formule
Vous avez appris à créer une formule de calcul et vous l’avez insérée dans D4. Maintenant,
vous devrez calculer le contenu des cellules D5 et D6. On pourrait logiquement se dire qu’il
faut recomposer la formule dans D5 et D6 :
Mais en réalité, il est bien plus efficace de recopier une formule que de la réécrire chaque fois
qu’elle est nécessaire. En effet, vous voyez que notre formule est répétitive, seul le numéro de
ligne doit s’adapter.
L’un des grands avantages d’un tableur est d’être capable de recopier une formule aussi
souvent que nécessaire pour créer un modèle. Ceci offre un gain de temps important
lorsque une même formule peut être recopiée un grand nombre de fois.
Pour copier dans D5 et D6 la formule se trouvant dans D4. Utilisez la démarche suivante :
Ne pas s’occuper du symbole qui est apparu en bas à droite de la zoné sélectionnée.
Quand on recopie une formule, le tableur modifie lui-même les références des cellules :
ainsi en recopiant vers le bas, la formule =B4*C4 devient =B5*C5 puis =B6*C6.
On verra plus tard dans ce cours comment ce comportement du tableur peut-être changé,
mais oubliez cela pour l’instant.
Vous pouvez modifier directement le contenu d’une cellule dans la cellule même ou dans la
barre de formule. Pour placer le contenu d’une cellule en mode d’édition, utiliser l’une des
méthodes suivantes :
• Cliquez sur la cellule contenant les données à modifier, puis cliquez n’importe où dans la
barre de formule.
• cliquez sur la cellule et appuyez sur la touche F2 du clavier. Cette opération place le point
d’insertion à la fin du contenu de la cellule.
6. Déplacements du curseur
Pour saisir ou modifier une donnée dans une cellule, vous devez avant tout sélectionner la
cellule dans la feuille de calcul.
Pour aller de cellule en cellule, le pointeur de sélection : peut être déplacé de plu-
sieurs manières dans un tableur.
Se déplacer au clavier
Voici une liste des touches que vous pouvez utiliser pour vous déplacer.
6
Pour vous déplacer d’une cellule vers la direction choisie :
? -
, vers le haut 6ou le bas ?
vers la gauche ou la droite - .
Entrée déplace le curseur d’une cellule vers le bas.
Tab Déplace le curseur une cellule vers la droite.
Home Déplace le curseur en début de ligne.
Maj + Tab Déplace le curseur une cellule vers la gauche
PgUp Pour se déplacer d’un écran vers le haut.
PgDn Pour se déplacer d’un écran vers le bas.
Alt + PgUp Pour se déplacer d’un écran vers la gauche.
Alt + PgDn Pour se déplacer d’un écran vers la droite.
Ctrl + PgDn Pour se déplacer à la feuille de calcul précédente.
Ctrl + PgDn Pour se déplacer à la feuille de calcul suivante.
Pour revenir au coin supérieur gauche de la feuille de calcul : Retour
Ctrl + Home
en A1.
Pour se déplacer à la dernière cellule contenant du texte, un chiffre ou
+
Ctrl End une formule.
Avant de passer une commande devant s’appliquer à un objet ou à plusieurs d’objets, il faut le
ou les sélectionner.
La sélection d’un ensemble de cellules permet d’appliquer des opérations (de mise en forme,
par exemple) à l’ensemble, et évite ainsi de faire et refaire les mêmes manipulations pour cha-
que cellule.
Ï Avec le clavier :
• Pointer sur la première cellule de la plage, appuyez sur F8 : l’indicateur Étendre la
sélection (EXT) s’affiche dans la barre des tâches.
• À l’aide des touches fléchées, déplacer le curseur jusqu’à la fin de la plage à sélectionner.
Pour annuler la sélection, appuyer sur la touche Esc
, ou bien cliquer à un endroit quel-
conque sur la feuille ou encore se déplacer avec une des flèches de direction du clavier.
Í Sélectionner la première plage, maintenez appuyée la touche Ctrl , sélectionnez la seconde
plage avecla souris,
et ainsi de suite . . . lorsque la dernière plage a été sélectionnée relâchez
la touche Ctrl
.
Ï Sélectionner la première plage avec la touche F8 , puis appuyer sur Maj +F8
l’indicateur devient Ajouter
à la sélection (AJT), déplacer le curseur au début de la deux-
ième plage, appuyer sur F8 , sélectionner la plage avec les touches dedirection, et ainsi
de suite . . . lorsque la dernière plage a été sélectionnée appuyez sur F8 .
Les plages de cellules sélectionnées sont noircies (sauf la première cellule de la dernière plage
sélectionnée qui reste blanche
Pour sélectionner une ligne ou une colonne, cliquer sur son numéro dans les en-têtes de ligne
ou colonne.
Pour sélectionner toutes les cellules d’une feuille, cliquer sur le petit carré gris se situant à
l’intersection des en-têtes de ligne et de colonne de la feuille de calcul.
Ï La combinaison Ctrl +A est aussi très pratique aussi pour « sélectionner tout » le docu-
ment.
Lorsque que l’on modifie les données d’une feuille de calcul, il est possible que :
• la structure du tableau ne soit pas adaptée pour en accueillir de nouvelles et, dans ce cas,
on souhaiterait insérer de nouvelles cellules.
Choisir le bouton « Décaler les cellules vers la droite » ou « Décaler les cellules vers le bas »
selon la situation puis cliquer sur le bouton OK.
Comme pour la suppression de cellule, choisir l’option que l’on veut. Le tableur insère autant
de cellules qu’il y en a de sélectionner, en choisissant le sens de décalage des anciennes (vers la
droite ou vers le bas).
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées, puis
cliquer sur ¸ Insérer ou ¸ Supprimer dans le menu contextuel.
Cette boîte de dialogue permet aussi l’insertion d’un nombre de lignes ou colonnes iden-
tique à celui des lignes ou colonnes contenant les cellules sélectionnées.
Dans la plupart des cas, les feuilles de calcul des utilisateurs sont présentées sans aucune mise
en forme particulière : les options de mise en forme par défaut sont suffisamment pertinentes
pour qu’il ne soit pas nécessaire de s’en préoccuper.
Pourtant, recourir aux nombreuses options proposées par les tableurs (polices de caractères,
couleurs, alignements, présentation des titres) permet de renforcer l’intérêt et la lisibilité des
données.
Ceci est dit, il faut bien distinguer la mise en forme des cellules (choix des polices, couleur,
bordures, alignement etc.) de la mise en forme des données, qui définit la façon dont sont
affichés dates et nombres de la feuille de calcul.
La plupart des modifications de mise en forme s’effectuent à l’aide de la barre d’outils Mise en
forme. Son aspect peut varier selon les tableurs. Nous présentons ici celle de Excel 2003.
Elle propose toutefois généralement des boutons permettant de jouer sur les éléments suivants :
Style de la police
Gras : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant la mise en gras pour la plage sélecti-
onnée.
Italique : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant la mise en italique pour la plage
sélectionnée.
Souligné : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant le style souligné pour la plage
sélectionnée.
Alignements
Aligner à gauche : Ce bouton aligne à gauche le contenu des cellules sélectionnées (valeur
par défaut pour le texte).
Centrer : Ce bouton centre le contenu des cellules sélectionnées. Surtout employé pour
les titres et les étiquettes de colonne.
Aligner à droite : Ce bouton aligne à droite le contenu des cellules sélectionnées (valeur
par défaut pour les nombres).
Fusionner et centrer : Ce bouton centre les données sur une cellule unique s’étendant sur
plusieurs colonnes. Sert essentiellement pour la présentation des titres.
Monétaire : Ce bouton applique le style monnaie par défaut aux cellules sélectionnées.
Pour changer le style, utiliser la commande Format | Style.
Style de pourcentage : Ce bouton applique le style pourcentage aux cellules sélection-
nées. Vous pouvez changer ce style avec la commande Format | Style.
Séparateur de milliers : Ce bouton permet de séparer les milliers dans les cellules sélecti-
onnées. Vous pouvez changer ce style avec la commande Format | Style.
Euro : Ce bouton permet de formater en euros les cellules sélectionnées.
Ajouter une décimale : Ce bouton permet d’augmenter le nombre de chiffres affichés
après la virgule dans les cellules sélectionnées.
Réduire les décimales : Ce bouton permet de réduire le nombre de chiffres affichés après
la virgule dans les cellules sélectionnées.
Retraits
Diminuer le retrait : Décaler le contenu de la cellule vers la gauche lorsqu’un retrait a été
appliqué.
Bordures et couleurs
• Pour appliquer la dernière bordure utilisée, il suffit de cliquer sur l’icône lui-même.
• Pour utiliser une autre bordure, cliquez sur le petit dévidoir , puis sélectionnez un
style de bordure dans la palette qui s’ouvre.
A noter que lorsqu’une cellule est sélectionnée, la barre d’outils format met alors en
surbrillance les attributs actifs (police, taille, type police, alignements,. . . ).
Vous pouvez disposer de beaucoup plus d’options en sélectionnant une plage, puis en ouvrant
la fenêtre Format de cellule (Excel) ou Formatage des cellules (Calc). Pour cela, il y a deux
possibilités :
• Faire un clic droit et dans le menu contextuel, cliquez sur ¸ Format de cellule (Excel) ou
¸ Formater les cellules (Calc)
La boîte de dialogue Format de cellule qui apparaît permet de définir aussi bien le format
des données (comme nous l’avons dit précédemment) que celui des cellules, grâce à différents
onglets. Cette boite de dialogue comprend 6 onglets :
L’onglet Nombre permet d’ajuster le format de nombres. Par exemple, on peut sélectionner le
nombre de décimales que les nombres doivent avoir.
D’autres possibilités sont offertes allant des formats usuels comme les formats standards,
monétaire, scientifique ou encore dates jusqu’aux formats plus spéciaux comme les codes
postaux. Il est aussi possible de définir des formats personnalisés.
3. Dans la zone Catégorie, sélectionnez le format voulu (Nombre, Monétaire, Date, heure,
Pourcentage...)
i Chaque catégorie a ses propres options d’affichage : nombre de décimales ou type
d’affichage, etc.
L’application d’un format de nombre ne modifie pas la valeur réelle contenue dans la
cellule mais uniquement la façon dont elle apparaît.
Ainsi, un nombre saisi avec des décimales peut être affiché avec plus ou moins voire
pas de décimales, mais tout calcul sur la cellule contenant ce nombre se fera avec ses
décimales.
Par défaut Excel aligne (horizontalement) le texte sur le bord gauche de la cellule et les nombres
sur le bord droit. Pour un affichage optimale des données sur votre feuille de calcul, vous
pouvez éventuellement repositionner les données dans les cellules.
Outre l’alignement horizontal, qui peut d’ailleurs s’ajuster directement depuis la barre d’outils,
l’onglet Alignement permet aussi de régler l’alignement vertical, de changer l’orientation du
texte et de choisir d’autres options d’alignement.
Pour modifier l’alignement des données dans la cellule :
Si le contenu de la cellule est plus large que la colonne, vous pouvez sélectionner la case à
cocher Renvoyer à la ligne automatiquement. Ainsi, le contenu sera affiché sur plusieurs lignes.
La case à cocher Ajuster permet d’ajuster automatiquement le contenu de la cellule.
Vous pouvez changer la police ou la taille de la police de cellules ou plages sélectionnées dans
une feuille de calcul. Vous pouvez aussi modifier la police ou la taille de police utilisée par
défaut dans les nouveaux classeurs. Pour mettre en forme une cellule ou une plage de cellule:
4. Choisir l’onglet Motifs. Il est alors possible de définir une couleur de fond et un motif
avec sa couleur :
2.5. Protection
La protection des cellules s’utilise avec la commande Outils | Protection | Protéger la feuille.
Lorsque vous protégez la feuille, toutes les cellules dont la case verrouillée est cochée ne pour-
ront être modifiées.
Si vous désirer laissez une ou plusieurs cellules non protégés vous devez décocher la case
verrouillée correspondante en utilisant l’onglet Protection de la boîte de dialogue Format de
cellule avant de protéger la feuille.
L’onglet Protection permet aussi de masquer ou de verrouiller les formules associées aux cel-
lules.
Généralement, une mise en forme porte sur des cellules entières. Il est toutefois possible de
mettre en forme séparément des caractères, mots, nombres, phrases, etc., au sein d’une cellule.
Il suffit pour cela de sélectionner les caractères, et d’appliquer le format souhaité.
• Cliquez sur une cellule de la colonne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs
colonnes.
Avec la souris
On peut aussi diminuer ou agrandir une colonne directement avec la souris. Pour cela, il faut :
3. Faire glisser pour déplacer la branche de la colonne se trouvant à gauche du trait jusqu’à
la taille désirée.
1. Pointer sur le trait se trouvant à droite de la lettre de la colonne voulue afin de faire
apparaître le curseur formé de la flèche à deux directions ;
2. Double-cliquer. La colonne prend alors exactement l’espace occupé par l’entrée la plus
longue.
Le message « ##### » peut aussi apparaître dans une cellule lorsque sa taille n’est pas
suffisante pour afficher son contenu. Il convient alors de redimensionner la cellule pour
voir apparaître la valeur.
1. Cliquez sur une cellule de la colonne à masquer ou sélectionnez des cellules de plusieurs
colonnes .
1. Sélectionnez les deux colonnes encadrant la colonne à afficher ou les colonnes encadrant
les colonnes à afficher.
• Cliquez sur une cellule de la ligne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs
lignes.
Avec la souris
On peut aussi diminuer ou agrandir une lignes directement avec la souris. Pour cela, il faut :
3. Faire glisser pour déplacer la branche de la ligne se trouvant à au dessous du trait jusqu’à
la taille désirée.
1. Pointer sur le trait se trouvant au dessous du numéro de la ligne voulue afin de faire
apparaître le curseur sous la forme ;
2. Double-cliquer. La ligne prend alors exactement l’espace occupé par l’entrée la plus
haute.
1. Cliquez sur une cellule de la ligne à masquer ou sélectionnez des cellules de plusieurs
lignes.
1. Sélectionnez les deux lignes encadrant la ligne à afficher ou les lignes encadrant les lignes
à afficher.
1. Sélectionner la cellule ou les cellules pour lesquelles vous souhaitez ajouter une mise en
forme conditionnelle.
3. Indiquez les critères de mise en forme puis cliquez sur le bouton Format
1. Sélectionnez les cellules qui utilisent les mises en forme conditionnelles que vous souhai-
tez copier.
2. cliquez sur l’icône Reproduire la mise en forme de la barre d’outils Mise en forme.
Pour changer des mises en forme, lorsque la boîte de dialogue est ouverte, cliquez sur le bouton
[Format. . . ] correspondant à la condition que vous souhaitez modifier.
Pour supprimer une ou plusieurs conditions, cliquez le bouton [Supprimer. . . ] lorsque la boîte
de dialogue est ouverte et cochez les conditions que vous ne souhaitez plus.
1. Introduction
En plus des tableaux, les tableurs proposent un second moyen de représenter les données de
manière synthétique : les graphiques.
Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec le tableau associé) ou
indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique).
Un graphique est lié à la feuille de calcul dont ses données sont issues. Si la feuille de calcul est
modifiée, le graphique sera automatiquement mis à jour.
Pour créer un graphique, il faut d’abord avoir des données dans une feuille de calcul. Le long
ce chapitre, nous allons considérer l’exemple d’une société qui veut, à l’aide d’un graphique,
analyser et comparer les ventes de ses vendeurs.
Avant de vous lancer dans la création, réfléchissez à choisir le bon graphique selon la
nature de vos données et le message à faire passer.
2. Graphique express
Pour créer rapidement un graphique de base est très simple : D’abord, sélectionnez les données
qui devront apparaître dans votre graphique, y compris
les titres (étiquettes) de lignes et de
colonnes. Ensuite, appuyez sur Alt
+F1 ou F11
.
Pour notre exemple, retenez la plage A4:E9 en excluant les totaux.
Notez que le graphique par défaut (histogramme simple) est créé sur une nouvelle
feuille graphique nommée, par défaut, Graph1. Ce graphique est souvent suffisant en
un premier temps. Néanmoins, vous pourrez toujours modifier, développer et améliorer
ce graphique par la suite.
3. L’Assistant graphique
Le principe de l’Assistant est simple. Vous passez dans 4 boîtes de dialogues qui représentent
les étapes de création du graphique. Au bout de la 4ème étape, votre graphique sera créé sur
base des paramètres que vous aurez définis.
A chaque étape, vous avez la possibilité de continuer, de reculer ou de quitter l’Assistant. Pour
cela, utilisez les boutons [Précédent], [Suivant] ou [Annuler] situés dans le bas de la boîte.
Pour créer votre graphique :
1◦ Sélectionnez les données (chiffrées) qui devront apparaître dans votre graphique. Il con-
vient de leur associer les titres (étiquettes) de lignes et des colonnes que vous souhaitez
retrouver dans le graphique.
2◦ Cliquez sur l’icône dans la barre d’outils Standard.
3◦ Suivez les différentes étapes de création.
Cette boîte, composée de deux onglets, vous propose de définir le type de graphique que vous
souhaitez créer. Le premier onglet reprend les types les plus fréquemment utilisés.
Chaque fois que vous cliquez sur un type de graphique, Excel vous en affiche un bref
descriptif dans la boîte de dialogue.
Le bouton [Maintenir appuyé pour visionner] offre un aperçu du graphique choisi en
fonction des données qui sont sélectionnées. Cela vous permet de vous faire une idée de
la forme générale de votre futur graphique.
Dans cette étape de la création du graphique, il y a deux onglets : l’un est pour déterminer la
plage de données et l’autre est pour donner des informations sur les séries.
1◦ L’onglet Plage de données est pour s’assurer que vous avez choisi la bonne plage de
cellules pour votre graphique. S’il y a une erreur, vous pouvez la modifier en cliquant
sur le bouton afin de minimiser boîte de dialogue et sélectionnez directement dans la
feuille de données.
Chaque boîte de dialogue possède une zone affichant le graphique. Au fur et à mesure
de la création, vous voyez l’évolution de votre graphique en fonction des caractéristiques
que vous avez choisies.
Les six onglets de cette boîte de dialogue, vous définissent les caractéristiques des différents
éléments qui constituent votre graphique.
• Onglet Titres : Vous pouvez ajouter un titre à votre graphique et/ou mettre un titre pour
les différents axes.
• Onglet Quadrillage : Permet d’afficher ou de cacher le quadrillage du fond du graphique.
Pour chaque unité de mesure, il est possible de faire apparaître un trait pour pouvoir situer
les données plus facilement. De plus, vous pouvez ajouter des unités intermédiaires.
• Onglet Table de données : Permet d’afficher ou non la table de données.
• L’onglet Axes : Vous donne le choix d’afficher ou de cacher les informations des différents
axes du graphique. Par défaut, les axes seront affichés.
• Onglet Légende : vous permet de choisir d’afficher ou non la légende du graphique. Si
vous l’affichez, vous pouvez choisir son emplacement (en haut du graphique, en bas, à
gauche, à droite).
• Onglet Étiquettes de données : Permet d’afficher des étiquettes à chacun des éléments de
la série. Vous pouvez afficher la valeur, le pourcentage, les deux ou même la description de
l’axe des "X".
Votre graphique est maintenant créé. Il vous reste cependant à définir l’endroit où Excel devra
l’insérer. Deux possibilités s’offrent à vous :
— Soit vous décidez de créer une nouvelle feuille qui sera entièrement dédiée à votre graphi-
que. Dans ce cas, Excel insère une feuille de graphique dont vous devez définir le nom
dans la zone prévue à cet effet.
— Soit vous insérez votre graphique comme objet dans la feuille de calcul existante ou dans
une autre feuille de calcul que vous choisissez en cliquant sur la flèche du champ.
Dans l’exemple, le graphique sera inséré dans la feuille appelée Resultats ventes.
Terminez votre graphique en cliquant sur le bouton [Terminer].
Voilà ! Vous avez un graphique flottant, c’est-à-dire dont la position peut changer.
Le graphique a été incorporé comme graphique flottant dans la feuille. Ainsi, vous pouvez le
redimensionner et le repositionner par rapport à la feuille de calcul.
Utilisez les poignées de redimensionnement de la zone graphique pour en augmenter la taille
jusqu’à masquer la zone de la feuille de calcul s’étendant de B2 à H15.
Eventuellement, repositionnez-la en glissant la souris sur le graphique. Vous devriez arriver à
ce résultat :
5. Modifier un graphique
La présentation par défaut n’est pas forcément celle qui vous convient. Vous pouvez donc
l’ajuster à vos besoins ou souhaits.
On peut à présent modifier tous les éléments du graphique obtenu. Pour cela, il existe plusieurs
possibilités :
1◦ Utiliser la barre d’outils graphique, si elle n’est pas présente à l’écran, vous la trouverez
dans le sous-menu barres d’outils du menu Affichage.
La flèche noire située à droite de la fenêtre où s’inscrit "zone de graphique" vous permet
de sélectionner la partie du graphique que vous voulez modifier.
Il suffit ensuite de cliquer sur l’icône représentant une main tenant une feuille pour
avoir accès à cette partie précise du graphique et d’y apporter toutes les modifications
nécessaires.
2◦ Faire un clic droit sur la partie du graphique que l’on veut modifier. Le menu contextuel,
qui apparaît, vous donne accès au format de la zone que vous souhaitez modifier. Par
exemple ici, l’accès au format de la zone de traçage, la zone grisée du graphique.
3◦ Cliquer deux fois sur la partie du graphique que l’on souhaite modifier et entrer directe-
ment dans la fenêtre Format correspondant à cette zone.
Chacune de ces trois options donnent des résultats équivalents. Vous pouvez donc choi-
sir celle qui vous conviendra le mieux pour modifier l’aspect de vos graphiques.
Un tableur tel qu’Excel n’est pas un logiciel que l’on utilise uniquement pour organiser des
informations. Le calcul est la fonction primordiale d’un tableur pour lequel tout calcul est lié à
une cellule.
1. Formules
Après avoir ajouté des données dans une feuille de calcul, il est possible de créer une formule,
une expression qui effectue des calculs sur les données.
La structure d’une formule obéit à une syntaxe particulière. La formule débute par le signe
égal "=" suivi des éléments à calculer : des opérandes séparés par des opérateurs de calcul. En
général, voici les étapes à suivre pour saisir une formule :
4. Validez
Lorsque vous validez la saisie d’une formule, le tableur calcule cette dernière et il
affiche immédiatement la valeur du résultat dans la cellule. Même si la formule semble
disparaître, le tableur retient la formule.
Pour voir la formule, sélectionnez la cellule, puis regardez dans la barre de formule.
Application : On va créer la formule =A1+B1-B2 dans la cellule D1. Pour cela suivez les
instructions suivantes :
1. Sélectionner la cellule D1
La saisie de formule se révèle d’une grande simplicité. Mais personne n’est à l’abri d’une
erreur. C’est pourquoi, il est important de pouvoir modifier une formule saisie. Pour cela, on
dispose des des outils habituels de modification d’un texte :
Sélectionnez la cellule contenant la formule à modifier (La formule apparaît dans la barre de
formule). Puis, utilisez l’une des deux méthodes :
• Cliquez dans la barre de formule pour y placer le point d’insertion " | " et effectuez les
modifications.
• Faites un double clic ou utiliser la touche F2
, pour modifier la formule directement dans
la cellule.
Notez que, dans le premier cas, le point d’insertion " | " est dans la barre de formule.
Cependant, dans le deuxième cas, le point d’insertion " | " est dans la cellule contenant
la formule.
Par défaut, un tableur recalcule automatiquement la formule chaque fois que vous mo-
difiez son expression.
En cas d’erreur dans la composition d’une formule, la cellule qui la contient affichera l’un des
messages suivants :
##### La cellule n’est pas assez large pour afficher le nombre dans le format choisi.
#DIV/0! Division par zéro.
#NOM? La formule utilise un nom inexistant ou il y a une erreur dans le nom d’une
fonction.
#N/A! La formule fait référence à une valeur non disponible.
#NUL! Référence invalide (hors feuille par exemple).
#NOMBRE! Argument invalide dans une fonction.
#REF! Référence à quelque chose qui n’existe pas ou qui a été effacé.
#VALEUR! Arguments incompatibles dans une fonction.
Lorsqu’une cellule avec une formule erronée est active, un bouton d’erreur apparaît . Si
vous cliquez sur la flèche déroulante de ce bouton , un menu s’affiche avec des options
qui fournissent des informations sur l’erreur et proposent de l’aide pour y remédier.
En approchant la souris vers le bord inférieur droit de la cellule contenant la première formule,
le curseur prend l’apparence d’un +. En maintenant le clic gauche de la souris et en tirant vers
le bas (ou la droite), la formule de la première ligne (ou colonne) va se dupliquer vers les autres
lignes (ou colonnes).
3. Opérateurs
Les opérateurs permettent de définir le type de calcul que vous voulez effectuer sur les élé-
ments d’une formule. Il existe un ordre de calcul par défaut. Toutefois, vous pouvez le changer
à l’aide de parenthèses.
Opérateurs arithmétiques
Pour effectuer les opérations mathématiques de base telles que l’addition, la soustraction ou la
multiplication, combiner des nombres et produire des résultats numériques, utilisez les opéra-
teurs arithmétiques ci-dessous.
Opérateurs de comparaison
Vous pouvez comparer deux valeurs avec les opérateurs ci-dessous. Le résultat obtenu est une
valeur logique VRAI ou FAUX.
Opérateurs de référence
Combinez les plages de cellules pour effectuer des calculs à l’aide des opérateurs suivants :
Opérateurs de texte
Utilisez le signe "&" (et commercial) pour combiner (concaténer) une ou plusieurs chaînes de
texte en vue d’obtenir un seul élément de texte.
Application : Si vous avez besoin de mettre bout à bout la valeur de 2 cellules dans une
troisième il faut utiliser la concaténation.
Pour avoir dans la cellule B1 la valeur 08, il faut faire précéder la valeur par le signe
"apostrophe" : Dans B1, tapez ’08.
Si nous voulons avoir la phrase "Bonjour Madame" dans la cellule C1 avec un espace entre les
deux mots, il faut écrire la formule =A1&" "&B1
Dans certains cas, l’ordre des calculs peut affecter la valeur renvoyée par la formule. Les opéra-
teurs possèdent un ordre de priorité que vous pouvez modifier à l’aide de parenthèses.
Le tableau suivant présente la priorité des opérateurs par ordre décroissant :
La formule =24/3*5 produit le résultat 40. En effet, le tableur commence par diviser 24 par 3,
puis il multiplie par 5.
La formule =5*2+9/3 produit le résultat 13. En effet, le tableur commence par multiplier 5 et 2
ce qui donne 10, puis il divise 9 par 5 ce qui donne 3, enfin, il fait l’addition de 10 et 3.
Les références sont des adresses permettant d’identifier les cellules. Les tableurs utilisent des
références relatives, absolues et mixtes.
La force des tableurs tient à leur gestion des références des valeurs. Quand vous effectuez des
calcul avec un tableur, vous manipulez en général les adresses des valeurs et non les valeurs
elles-mêmes.
Les références relatives se réfèrent aux cellules d’après leur position par rapport à la cellule
contenant la formule. Par défaut, les références sont relatives.
Par exemple, si vous écrivez, dans la cellule B2, la formule =A2+B1, le tableur lit la formule
sous la forme « (le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la
cellule située au-dessus de cette cellule) »
Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires et
leurs quantités. Le but est de calculer les totaux.
Si vous écrivez, dans la cellule E5, la formule =C5*D5, vous demandez alors au tableur de lire
la valeur stockée deux cellules à gauche de E5 et de la multiplier avec la valeur stockée une
cellule à gauche de E5.
Lorsque vous copiez la formule de E5 vers le bas, vous constatez que le tableur adapte auto-
matiquement les références contenues dans la formule collée, en fonction de chaque cellule.
Par exemple la cellule E9 contient maintenant la formule =C9*D9.
En réalité, la formule que le tableur a enregistrée (et qui n’apparaîtra nulle part ressemble
davantage à ce qui suit :
= (le contenu de la cellule située deux cellules à gauche) ∗ (le contenu de la cellule
située une cellule à gauche)
Les références absolues se réfèrent aux cellules d’après leur position fixe dans la feuille de
calcul. Si on ne veut pas que le tableur ajuste les références lorsqu’on copie une formule dans
une autre cellule, il faut utiliser une référence absolue. Pour obtenir une référence absolue, il
suffit d’ajouter le signe $ dans la référence.
Par exemple, si vous écrivez, dans la cellule B2, la formule =A2+$B$1, le tableur lit la formule
sous la forme « (le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la
cellule située à l’intersection de la colonne B et de la ligne 1) ». Ainsi en recopiant la cellule, les
références de B1 ne seront pas incrémentées.
Pour mettre ce $, vous pouvez l’ajouter vous-même en le tapant ou utiliser la touche F4
,
comme dans le tableau suivant, avec l’exemple A1 :
Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires, leurs
quantités et les totaux. Le but est de calculer la TVA.
Si vous écrivez, dans la cellule F5, la formule =E5*$C$2, vous demandez alors au tableur de
lire la valeur stockée une cellule à gauche de F5 et de la multiplier avec la valeur stockée à la
cellule située à l’intersection de la colonne C et de la ligne 2.
Lorsque vous copiez la formule de F5 vers le bas, vous constatez que le tableur a bien conservé
la référence à la cellule C2. Cependant, il a bien sûr adapté les références relatives contenues
dans la formule collée. Par exemple la cellule F9 contient maintenant la formule =E9*$C$2.
C’est un type de référence qui est en fait une référence absolue. Par exemple, au lieu de dé-
signer la cellule par son nom générique ($C$2), on lui donne un nom particulier (souvent en
rapport avec son contenu).
Pour donner un nom à une cellule ou une place de cellules, il faut la sélectionner, puis cliquer
sur la zone nom dans la partie gauche de la barre de formule.
Tapez
le nom que vous voulez
donner à votre cellule ou plage et validez par la touche Entrée
.
Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires, leurs
quantités et les totaux. Le but est de calculer la TVA.
Comme C2 contient le taux de TVA, il est tout à fait possible de nommer cette cellule TauxTva.
Une référence mixte contient une référence relative et l’autre absolue. Elle est signalée en
plaçant le signe $ devant la référence absolue : $B1 signifie que la colonne B sera toujours
utilisée mais que la ligne variera selon l’emplacement de la formule que vous avez copiée.
Par exemple, si vous écrivez dans la cellule B2, la formule =A2+$B1, le tableur lit la formule
sous la forme « (le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la
cellule située située dans la colonne B et une ligne au-dessus de cette cellule) »
Application : Nous plaçons une somme d’argent sur un livret, à intérêts simples. Le but
est de connaître le montant (capital et intérêts cumulés) qu’on peut retirer à la fin d’un certain
nombre de périodes.
Pour connaître le montant disponible à la fin de la nième période, nous devons avoir :
• que les références de la cellule C2 ne changent pas lors de la copie. Pour cela, il faut
utiliser la référence absolue $C$2 ou le nom de la cellule, ici Montant.
=$C$2+$C$2*$B6*C$5
Puisque la cellule C2 contient le montant placé, il est possible de nommer cette cellule Montant.
Dans ce cas la formule peut s’écrire
=Montant + Montant*$B6*C$5
5. Fonctions
Une fonction est une formule prédéfinie vous permettant d’exécuter des calculs plus ou moins
complexes. Mais, le plus grand avantage des fonctions est qu’elles sont prêtes à être utilisées
immédiatement.
Le nom : Chaque fonction possède un nom. Ce nom peut être écrit en majuscules ou
minuscules
Les parenthèses : Le nom d’une fonction est toujours suivi par une parenthèse ouvrante qui
le sépare des arguments. De même, toutes les fonctions doivent se terminer
par une parenthèse fermente.
Les arguments : Ce sont les différents paramètres attendus par la fonction. Ils sont à com-
pléter et à séparer par des points-virgules (;). Il peut n’y avoir qu’un seul ou
aucun argument.
Les arguments peuvent être des nombres, du texte et des valeurs logiques telles que VRAI ou
FAUX, des matrices, des valeurs d’erreur ou des références de cellules. L’argument choisi doit
produire une valeur valide. Les arguments peuvent aussi être des constantes, des formules ou
d’autres fonctions. Si la fonction débute une formule, tapez un signe égal (=) avant le nom de
la fonction.
Il vous est possible d’écrire une formule en utilisant l’assistant des fonctions qui est expliqué
un peu plus loin. Cependant, il est parfois plus simple de la saisir au clavier.
Lorsque vous utilisez des fonctions simples il est quasiment préférable de se laisser guider
par les info-bulles qui s’affichent en même temps que vous saisissez la fonction plutôt que
d’utiliser l’assistant.
Par exemple, sélectionner une cellule, puis commencez la saisie de la fonction par =somme(.
Vous constatez l’apparition de la bulle d’aide :
Ici, nombre1 et nombre2 pouvant correspondre à une cellule ou à une plage de cellules.
Les trois petits points (. . . ) signifient que la liste des arguments après le premier est
facultatif. Ainsi nous pouvons nous contenter de ne sélectionner qu’une cellule ou une
plage de cellule.
Ne laissez aucun espace entre le nom de la fonction et la première parenthèse telle que :
=somme (A1;B2). Elle ne donnera pas de résultat. Ceci est une erreur commune parmi
les débutants.
Application : Calculez la valeur future au bout de 6 ans d’un capital de 20 000,00 dh placé
au taux d’intérêt annuel de 3 %.
1. Sélectionner la cellule E4
Les arguments entre crochets sont facultatifs dans cette fonction et peuvent être omis ou
remplacés par un point-vigule. L’argument en gras indique l’argument en cours.
Vous pouvez vous faire assister pour saisir vous fonctions. Le tableur propose un assistant qui
permet de guider la construction d’une fonction à l’aide de deux étapes. Il suffit de suivre la
procédure suivante :
Vous venez ainsi d’ouvrir une fenêtre appelée Insérer une fonction. Très simple
d’utilisation, elle est dédiée en priorité aux débutants. Utilisez cette aide pour toute
fonction que vous ne connaissez pas parfaitement. Surtout, certaines fonctions possè-
dent plusieurs arguments qui doivent être placés dans le bon ordre.
Dans le champ Recherchez une fonction, vous pouvez taper sous la forme d’une
phrase ce que vous souhaitez faire avec cette fonction. Par exemple, tapez l’expression
« Comparer des informations » ; puis cliquez sur le bouton [OK].
6. Si un argument doit faire référence à une cellule ou une plage de cellule, cliquez sur le
bouton . La palette de formules se réduit, utilisez la souris pour sélectionner la plage.
Souvent l’utilisation d’une seule fonction est insuffisante, il faut utiliser une fonction sur un
résultat d’une autre fonction ou d’un ensemble de fonctions.
Une fonction peut utiliser une autre fonction comme argument, mais elle doit renvoyer le
même type de valeur que celui attendu par l’argument.
Si une fonction imbriquée ne renvoie pas le bon type d’argument, Microsoft Excel affiche la
valeur d’erreur #VALEUR!. Une formule peut contenir jusqu’à sept niveaux d’imbrication.
Application : Soit à calculer la valeur absolue de la somme des valeurs contenues dans la
plage A1:A5 dans la cellule A6.
Pour cela, créer la formule suivante, =ABS(SOMME(A1:A5)), dans la cellule A6.
Il aussi possible d’imbriquer les fonctions à l’aide de l’assistant. Prenons comme exemple la
formule précédente.
1. Sélectionnez A6.
3. Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie Maths & Trigo, puis la fonction
ABS. Cliquez sur le bouton [OK].
Avec la fonction Somme automatique, Excel facilite l’addition de valeurs qui est l’un des calculs
les plus fréquents dans une feuille de calcul. Un bouton lui est dédié sur la barre d’outils
standard .
Vous remarquez que ce bouton est accompagnée s’une flèche permettant d’accéder rapidement
à certaines autres fonctions mais aussi à l’assistant fonction Autres fonctions.
La fonction SOMME s’affiche dans la cellule avec entre parenthèses, une suggestion de
la liste des cellules à sommer, ici B2:B6. Si la suggestion n’est pas la bonne, il vous suffit
de cliquer et glisser la souris sur une autre plage de cellules pour changer les paramètres
de la fonction.
6. Validez ce calcul en réalisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée
.
La fonction SOMME affiche le résultat du calcul dans la cellule ou elle est écrite.
1. Sélectionnez ensemble toutes les cellules à sommer ainsi que les cellules dans lesquelles
doivent apparaître les résultats,
Cette technique permet d’éviter l’étape intermédiaire qui consiste à valider la plage de
sélection à sommer que suggère Excel.
1. Fonction Si
La fonction SI permet d’effectuer un test conditionnel sur des valeurs et des formules. Elle
n’est pas à proprement parler une fonction de calcul : il s’agit en fait d’une fonction logique
qui permet de faire un choix entre deux hypothèses, en fonction d’une expression logique.
Cette expression logique peut prendre seulement deux valeurs : VRAI ou FAUX.
La représentation graphique de la fonction Si() est :
— L’argument Test_logique représente toute valeur ou expression logique qui peut prendre
la valeur VRAI ou FAUX. Cet argument est obligatoire.
— L’argument Valeur_si_vrai est la valeur renvoyée si le test logique est VRAI. Cet argument
est facultatif. En son absence, la fonction renvoie la valeur VRAI.
— L’argument Valeur_si_faux est la valeur renvoyée si le test logique est FAUX. Cet argu-
ment est facultatif. En son absence, la fonction renvoie la valeur FAUX.
Si on fait une comparaison avec l’assistant, la boîte de dialogue Arguments de la fonction affi-
che :
Symboles
Opérateurs logiques mathématiques Tableur
Inférieur à < <
Supérieur à > >
Inférieur ou égal à 6 <=
Supérieur ou égal à > >=
Egal à = =
Différent de 6= <>
Mise en place de la formule : Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat,
ici G4. Puis, tapez =SI(F4>1000;F4*10%;0)
Une fonction SI n’autorise que deux réponses possibles. Si le problème à résoudre comporte
trois réponses possibles, il faudra procéder par élimination en utilisant, successivement, deux
fonctions SI. Les deux fonctions seront imbriquées.
Nous avons ici affaire à une imbrication à deux niveaux, qui se matérialise de la façon suivante
avec la syntaxe du tableur :
la deuxième fonction SI s’exécutera si (et seulement si) la réponse au Test 1 est "FAUX".
Notez que nous fermons deux parentheses car la seconde fonction SI est imbriquée dans
la premiere. Il faut fermer autant de parentheses qu’il y en a d’ouvertes.
Mise en place de la formule : Ce cas de figure envisage trois possibilités. Nous devons pour
cela poser deux critères. Nous allons modifier la formule contenue dans la cellule G4. Suivez
les instructions suivantes :
4. Tapez le caractère « ) »
=SI(F4>3000;F4*15% ; SI(F4>1000;F4*10%;0))
Il faut prêter une attention particulière à l’ordre dans lequel vous imbriquez les tests,
pour éviter qu’une condition ne soit pas déjà reprise au préalable par un autre test.
Dans notre cas le fait de tester d’abord les montants >1000 dh, rendrait un deuxième test
sur des montants dépassant 3000 dh inutile car ces valeurs auraient déjà été reprises par
le premier test (3000 étant plus grand que 1000 !).
Les formules conditionnelles utilisées jusqu’à présent ne permettent d’envisager que deux pos-
sibilités ! Le résultat est intéressant mais pas vraiment satisfaisant. Cela dit, certaines problé-
matiques nécessitent l’élaboration de véritables arbres de décisions, du type :
Il est possible d’imbriquer jusqu’à 7 niveaux de test SI (Excel 2003) voire 64 niveaux de test SI
(Excel 2010). Autant dire que certaines formules peuvent être illisibles !
4. Fonctions ET et OU
Il faut parfois combiner plusieurs tests logiques pour modéliser une situation « réelle ». Ceci
est possible en utilisant la fonction ET ainsi que la fonction OU.
Syntaxe
— La fonction ET renvoie VRAI si tous les arguments sont VRAI ; renvoie FAUX si au moins
l’un des arguments est FAUX.
— La fonction OU renvoie VRAI si au moins l’un des arguments est VRAI ; renvoie FAUX si
tous les arguments sont FAUX.
— valeur_logique1,valeur_logique2, . . . représentent les conditions que vous souhaitez tester
et qui peuvent être soit VRAI, soit FAUX.
• La moyenne arithmétique des résultats des unités doit être supérieur ou égale à 10,
Mise en place de la formule : Nous allons vérifier que la note de chaque unité de cours est
supérieure ou égale à 5 et que la moyenne est supérieure ou égale à 10.
Les critères seront (pour la ligne 4) :
Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat, ici F4. Puis, tapez
=ET(C4>=5;D4>=5;E4>=10)
5. Fonction NON
L’opérateur NON renvoie la valeur inverse de son argument. Dans certains cas, il est plus
pratique de manipuler la négation d’une condition logique que d’utiliser la condition elle-
même.
Les fonctions ET, OU et les opérateurs de comparaison ci-dessus sont limités aux seules valeurs
« VRAI » ou « FAUX ». Il serait plus intéressant s’ils pouvaient être plus spécifiques. C’est pour
cela qu’ils sont souvent combinés avec la fonction SI qui permet de préciser les valeurs qu’une
cellule prend si une condition est vérifiée ou non.
Syntaxe
Mise en place de la formule : Nous allons modifier la formule contenue dans la cellule F4.
Suivez les instructions suivantes :
La première phase de l’étude d’une population est d’en dénombrer les individus. Les trois
fonctions NBVAL, NB, NB.VIDE sont connexes. Elles retournent toutes les trois un nombre
mais avec quelques variantes.
La fonction NBVAL compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides et les valeurs comprises
dans la liste des arguments. Utilisez NBVAL pour compter le nombre de cellules contenant des
données dans une plage de cellules.
Sa syntaxe :
=NBVAL(valeur1 ; [valeur2] ; . . . )
Notez qu’une cellule peut sembler vide mais elle contient en fait un espace ou un texte
vide. De ce fait, cette cellule n’est pas considérée comme étant vide par NBVAL.
Application :
Le tableau suivant représente une liste de personnes ayant passé un examen. Les candidats
étant présents ont une note. Les candidats absents sont notés par un ABS. L’objectif est de
compter le nombres de candidats inscrits à l’examen.
1.2. Fonction NB
La fonction NB compte le nombre de cellules contenant des valeurs numériques et les valeurs
numériques compris dans la liste des arguments. Utilisez NB pour obtenir le nombre d’entrées
numériques dans d’une plage de cellules.
Sa syntaxe :
=NB(valeur1 ; [valeur2] ; . . . )
Application :
Reprenons le tableau représentant la liste de personnes ayant passé un examen. L’objectif est
de compter le nombres de participants à l’examen.
=NB.VIDE(plage)
— plage représente la plage dans laquelle vous voulez compter les cellules vides.
— Les cellules contenant des formules qui renvoient "" (texte vide) sont également comptées,
ce qui n’est pas le cas des cellules contenant la valeur 0.
Notez qu’une cellule contenant la formule =SI(VRAI;"";0), qui renvoie du texte vide, est
considérée comme étant vide par NB.VIDE, mais elle n’est pas considérée comme étant
vide par NBVAL.
Application :
Le tableau suivant représente une liste de personnes étant présents lors d’un examen. Certains
candidats, qui ont oublié d’inscrire leurs noms sur leurs copies d’examen, n’ont pas été notés.
L’objectif est de compter le nombres de candidats non notés.
Quand vous cherchez à compter le nombre de fois où vous avez un nom, une date, une valeur
dans une liste, seule la fonction NB.SI doit être utilisée.
La fonction ne nécessite que deux paramètres pour pouvoir fonctionner. Sa syntaxe :
=NB.SI(plage ; critère)
plage : une plage de données où se trouve la données que vous cherchez à comptabiliser
critère : la donnée à rechercher ou le critère de recherche.
Application :
Dans le tableau suivant, vous avez une liste de vente de matériel informatique et voulez savoir
combien de fois vous avez vendu de souris, et combien de fois vous avez reçu de commandes
d’une quantité supérieure ou égale à 10 unités.
Il est à noter que la valeur recherchée dans le tableau doit être identique à celles du
tableau. Par exemple, les mots "Souris" et " Souris" ne sont pas identiques puisque le
deuxième commence par un espace.
Notez aussi qu’un test avec un opérateur logique, tout comme pour du texte, doit se
mettre entre guillemets.
La fonction NB.SI vous permet de dénombrer combien de fois vous avez un élément dans une
liste. Cependant, lorsque vous voulez faire un dénombrement sur plusieurs critères, la fonction
NB.SI montre ses limites.
La fonction NB.SI.ENS (ENS pour ensemble) apporte la solution et le nombre de critères que
vous pouvez utiliser peut aller jusqu’à 255 !
Cette fonction n’est disponible que depuis la version d’Excel 2007. Sa syntaxe :
Application :
Supposons que vous souhaitez connaître le nombre de femmes ayant obtenu une moyenne
supérieure ou égale à 10, lors d’un concours.
Mise en place de la formule : Pour chacun des critères, sélectionnez tout d’abord la plage de
cellules où ce critère se trouve et ensuite votre critère lui-même. Votre formule s’écrit alors :
Cette fonction est basée sur le même principe que la fonction NB.SI. Mais, au lieu de compter
le nombre de fois qu’un élément est présent dans une liste, vous pouvez ici calculer la somme
d’une plage correspondant à votre critère.
La fonction SOMME.SI a besoin de trois paramètres pour fonctionner. Sa syntaxe :
somme_plage : la plage de cellules correspond aux chiffres que l’on va devoir additionner en
fonction du critère.
Application :
Dans le tableau suivant, vous avez une liste de vente de matériel informatique et supposons
que vous souhaitez connaître la quantité vendu de chaque produit.
1. Sélectionnez la cellule I5
4. Tapez le caractère
; puis entrez le critère de sélection en sélectionnant la cellule H5, puis
appuyez sur F4 trois fois successives
5. Sélectionnez la plage qui contient les données que vous voulez sommer. Donc,
pour
déterminer la quantité vendue, sélectionnez la plage D2:D11 et appuyez sur F4
Copiez la formule vers la droite, puis éditez la formule contenue dans J5 et remplacez les deux
lettres D par deux lettres F.
Pour terminez, Sélectionnez la plage I5:J5 et copiez vers le bas.
La fonction SOMMEPROD a été développée pour permettre de faire la somme des produits
de matrices. D’où son nom, Somme Produits. C’est une des plus utiles et plus puissantes
fonctions d’Excel.
Cependant, SOMMEPROD permet de faire beaucoup plus que la somme de produits. En effet,
par une syntaxe détournée, elle permet de réaliser une somme ou un dénombrement de don-
nées selon plusieurs conditions. Ce qui permet bien d’autres utilisations importantes qui ne
sont pas documentées dans l’aide d’excel.
Utilisation standard
Dans sa forme classique, SOMMEPROD multiplie chaque valeur dans une plage par la valeur
correspondante dans une autre plage de même dimension, et renvoie la somme des produits.
Syntaxe :
— matrice1, matrice2, matrice3,. . . représentent les matrices dont vous voulez multiplier
les valeurs pour ensuite additionner leur produit. Seul le premier argument est obligatoire
— SOMMEPROD affecte aux entrées de matrice non numériques la valeur zéro.
SOMMEPROD(A; B)=a11 ∗ b11 + a12 ∗ b12 + a21 ∗ b21 + a22 ∗ b22 + a31 ∗ b31 + a32 ∗ b32
Application :
Le tableau suivant contient les notes obtenues par un étudiant en six matières. Les coefficients
ne sont pas les mêmes. L’objectif est de calculer la moyenne obtenu par l’étudiant.
Mise en place des formules : Pour calculer une moyenne pondérée, nous allons calculer la
somme pondérée des notes avec leurs coefficients respectifs, puis diviser par la somme des
coefficients :
• La fonction SOMMEPROD vous permet de réaliser la somme pondérée des notes avec
leurs coefficients respectifs sans faire tous les calculs intermédiaires.
=SOMMEPROD(C4:C9;D4:D9)/SOMME(D4:D9)
SOMMEPROD étendu
La fonction SOMMEPROD est plus couramment utilisée pour calculer le nombre ou la somme
de valeurs d’une plage en fonction de conditions testées dans différentes plages.
Dénombrement conditionnel, avec autant de tests logiques que nécessaire. La syntaxe est :
=SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2)*(plage3))
Somme conditionnelle, avec autant de tests logiques que nécessaire. Souvent, on place les
tests logiques avant la plage contenant les valeurs à sommer.
=SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2)*(plage3))
=SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2);(plage3))
Vous exploiterez le fait que la valeur logique VRAI correspond à la valeur numérique 1, et la
valeur logique FAUX à la valeur numérique 0, pour intégrer des plages qui seront en fait des
tests sur différents critères.
Application :
Responsable d’un magasin de vente de matériel informatique, vous souhaitez suivre les ventes
réalisées.
Imaginons que votre objectif est de connaître rapidement les informations suivantes :
I Compter le nombre des ventes faites par Brahim dans la région du Nord.
C’est une formule conditionnelle qui emploie deux conditions.
=SOMMEPROD((C4:C11="Brahim")*(D4:D11="Nord"))
=SOMMEPROD((F4:F11>=10)*(F4:F11<=20))
I Totaliser les montants réalisés par vendeur dans une région donnée
La formule suivante calcule les montants réalisés, basée sur deux conditions : quand le vendeur
est Brahim et la région est Nord.
=SOMMEPROD((C4:C11="Brahim")*(D4:D11="Nord")*(H4:C11))
Mais nous pouvons aussi donner des noms aux plages C4:C11, D4:D11 et H4:C11. Pour cela :
• Cliquez sur Insertion | Nom | Défnir. Puis entrez un Nom, par exemple, Vendeurs.
• Faites de même avec les plages D4:D11 et H4:C11 que vous pouvez nommer respecti-
vement Regions et Montants.
=SOMMEPROD((Vendeurs="Brahim")*(Regions="Nord")*Montants)
Vous voulez, maintenant, une formule simple que vous développez dans une seule cellule
(coin supérieur gauche du tableau) et que vous pouvez copier/coller dans toutes les cellules
du tableau de synthèse. La formule qui suit se trouve dans la cellule L5 et elle s’écrit comme
suit :
=SOMMEPROD((Vendeurs=L$4)*(Regions=$K5)*Montants)
=SOMMEPROD(((C4:C11="Brahim")+(C4:C11="Sara"))*(H4:C11))
Certaines données sont structurées dans des listes ou tables. Au lieu de les saisir ou de les
copier/coller sans cesse, il est intéressant de les rapatrier dans les tableaux résultats qui doi-
vent les utiliser. Les fonction de recherche telles que RECHERCHEV et INDEX constituent de
puissants outils de repérage de valeurs dans des listes et des tables.
1. La fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV permet de récupérer des données à partir d’une plage de cellules
(matrice ou table). Elle cherche une valeur donnée dans la première colonne de la matrice, puis
renvoie la valeur contenue dans la cellule située sur la même ligne et dans la colonne que vous
spécifiez dans la matrice.
Syntaxe :
valeur_cherchée : la valeur à chercher dans la première colonne de la matrice, elle peut être
une valeur ou une référence.
table_matrice : la plage de données dans laquelle est exécutée la recherche de la valeur.
Utilisez une référence à une plage ou un nom de plage.
no_index_col : est le numéro de la colonne de la matrice dont la valeur correspondante
doit être renvoyée.
valeur_proche : représente une valeur logique VRAI/FAUX indiquant si vous souhaitez que
la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte ou voisine de celle
que vous avez spécifiée.
Si valeur_proche est VRAI ou omis, la fonction RECHERCHEV renvoie une donnée exacte si
elle est trouvée, ou la valeur immédiatement inférieure. Dans ce cas, les valeurs de la première
colonne de table_matrice doivent être classées en ordre croissant ; sans cela, la valeur renvoyée
ne sera pas forcément la bonne.
Si valeur_proche est FAUX, il n’est pas indispensable que les valeurs de la première colonne
de table_matrice soient triées. Dans ce cas, la fonction RECHERCHEV renvoie exactement la
valeur recherchée. Si aucune valeur ne correspond, la valeur d’erreur #N/A est renvoyée.
Application :
On veut ici à partir de la moyenne obtenue par chaque étudiant indiquer automatiquement sa
mention en fonction du barème suivant :
Pour cela vous disposer de deux tableaux l’un pour les résultats des étudiants et l’autre pour
le barème des mentions, voir la feuille de calcul suivante :
• Nommez la plage de cellules F4:G8 par Mention. Cette plage (table) représentera le deux-
ième argument (matrice) de RECHERCHEV.
• Si vous préférez l’assistant. Cliquez sur l’icône , puis sélectionnez la catégorie Recher-
che & Matrices, sélectionnez ensuite RECHERCHEV. Appuyez sur [OK] pour valider
=RECHERCHEV(C3 ; Mention ; 2)
Application :
Imaginez que vous gérez un magasin de matériels informatique et que vous souhaitez établir
une facturation d’articles.
Afin de mette en œuvre la fonction RECHERCHEV, il faut créer au préalable une liste (matrice)
permettant de regrouper les données que vous allez devoir récupérer par la suite lors de la
recherche. La liste sans les en-têtes de colonnes, sera nommée Articles.
Nous allons créer un modèle de facture et y ajouter des formules afin d’obtenir une saisie
automatique des désignations, des prix, des remises, après simple saisie du code de l’article
concernée.
Mise en place des formules : Les deux tableaux (liste des articles et le modèle de la facture)
se trouvent dans deux feuilles de calcul différentes.
• Sélectionnez la feuille contenant la liste des articles, puis nommer la plage de cellules
B3:E8 par Articles. Cette plage (table) représentera le deuxième argument (matrice) de
RECHERCHEV.
• Sélectionnez la feuille de calcul content le modèle de la facture que nous avons créé.
• Sélectionnez la cellule C4. C’est celle qui va contenir la désignation en fonction du code
de l’article. Indiquez que vous allez effectuer une recherche exacte en positionnant le
paramètre 0 ou Faux en quatrième argument. Tapez alors la formule
• Sélectionnez la cellule E4. C’est celle qui va contenir le prix HT (unitaire) en fonction du
code de l’article. Tapez la formule
• Sélectionnez la cellule F4. C’est celle qui va contenir la remise (unitaire) en fonction du
code de l’article. Tapez la formule
=E4*RECHERCHEV(B4 ; Articles ; 4 ; 0)
• Nommer la plage la celluleDA par TxTVA. Cette cellule représente le taux de TVA.
• Copiez toutes les formules que vous venez de créer vers le bas.
Ne pas confondre le numéro de colonne dans une liste avec le numéro de colonne de la
feuille de calcul qui contient cette liste. Par exemple, le prix HT se trouve dans la colonne
numéro 3 par rapport à la liste Articles, mais c’est la colonne numéro 4 (colonne D) par
rapport à la feuille de calcul.
2. La fonction RECHERCHEH
La fonction RECHERCHEH cherche une valeur donnée dans la première ligne d’une matrice,
puis renvoie la valeur contenue dans la cellule située sur la même colonne et dans la ligne
que vous spécifiez dans la matrice. Cette fonction fonctionne exactement comme La fonction
RECHERCHEV.
Syntaxe :
Application :
Reprenons l’exemple de la gestion d’un magasin de matériels informatique sauf que la liste des
Articles est structuré en lignes.
Afin de mette en œuvre la fonction RECHERCHEH, il faut créer au préalable une liste (matrice
structurée en lignes) permettant de regrouper les données que vous allez devoir récupérer par
la suite lors de la recherche. La liste sans les en-têtes de lignes, sera nommée Articles2.
Mise en place des formules : Les deux tableaux (liste des articles et le modèle de la facture)
se trouvent dans deux feuilles de calcul différentes.
• Sélectionnez la feuille contenant la liste des articles, puis nommer la plage de cellules
C2:H5 par Articles2.
3. La fonction INDEX
La fonction INDEX permet la recherche d’une valeur dans un tableau (matrice) en fonction de
ses coordonnées.
Application :
=INDEX(Articles ; H4 ; H5)
4. La fonction EQUIV
Utilisez la fonction EQUIV plutôt qu’une des fonctions RECHERCHE lorsque vous avez
besoin de la position d’un élément dans une plage et non de l’élément en tant que tel.
Syntaxe
Application :
=EQUIV(H4 ; C3:C8 ; 0)
La fonction RECHERCHEV comme vous le constatez à ces limites : la recherche doit s’effectuer
obligatoirement dans la première colonne. Pour palier à ceci vous pouvez alors combiner les
fonctions INDEX et EQUIV.
• La fonction EQUIV va vous donner la position d’une valeur dans une colonne ou une
ligne. Autrement, elle vous donne le numéro de ligne no_lig ou le numéro de colonne
no_col de la valeur
• La fonction INDEX renvoie une donnée d’une matrice à partir de ses coordonnées dans
la matrice. Chaque coordonnée peut être le résultat d’une fonction EQUIV.
Application :
Mise en place des formules : Pour améliorer la lisibilité des formules à créer, nous avons
donné à la plage B3:E8 le nom Articles.
— Si vous voulez savoir quel est le prix de l’article saisie dans la cellule H3, tapez la formule
=INDEX(Articles;EQUIV(H3;C3:C8;0);3)
=INDEX(Articles;EQUIV(H7;D3:D8;0);2)
S’il existe plusieurs produits ayant le même prix, la combinaison INDEX&EQUIV ne vous
donnera que le premier produit tout comme la fonction RECHERCHEV.
Dans cet exemple, nous avons utilisé la syntaxe suivante (une alternative à RECHERCHEV) :
Dans ce cas, le résultat renvoyé par la fonction EQUIV sera le numéro de colonne no_col au
lieu du numéro de ligne no_lig.
On recherche le chiffre d’affaires réalisé par un vendeur donné dans une région donnée.
Mise en place des formules : Pour améliorer la lisibilité de la formule à créer, on créé dans le
tableau ci-dessus trois plages nommées :