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549 Etude Pour La Conception Et La Mise en Oeuvre D Un Intranet Au SCD Lyon 1 PDF
549 Etude Pour La Conception Et La Mise en Oeuvre D Un Intranet Au SCD Lyon 1 PDF
Gestion de projet
Claude Berne
INTRODUCTION ................................................................................................5
-2
3.1. Enjeux politiques ...............................................................................18
3.2. Enjeux organisationnels ....................................................................18
4. LES ATOUTS ET LES CONTRAINTES ..............................................................19
4.1. Un management participatif ..............................................................19
4.2. Un SCD soucieux de la communication..............................................19
4.3. Une dmarche qualit engage ..........................................................20
4.4. Un SCD clat , des bibliothcaires de plus en plus mobiles .........20
4.5. Des pratiques informatiques htroclites ...........................................21
4.6. Un contexte technique mouvant .........................................................22
1. MTHODOLOGIE ........................................................................................29
2. LINTRANET POUR QUI ?.............................................................................31
3. LINTRANET POUR QUOI FAIRE ? LES BESOINS .............................................32
3.1. Lintranet pour (s)informer ..............................................................32
3.2. Lintranet pour partager....................................................................36
3.3. Lintranet pour communiquer ............................................................37
4. QUELLES FONCTIONNALITS ? ....................................................................38
4.1. Messageries et annuaires...................................................................38
4.2. Agenda partag .................................................................................38
4.3. Fonctions de partage de documents ...................................................39
4.4. Fonctions de workflow simple............................................................39
4.5. Moteur de recherche..........................................................................40
4.6. Solution ddition ..............................................................................40
4.7. Gestion des accs et des droits ..........................................................40
4.8. Un outil statistique permettant lanalyse de laudience......................41
-3
1. LES MOYENS : FINANCIERS , MATRIELS ET HUMAINS ...................................42
CONCLUSION...................................................................................................52
BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................54
-4
Introduction
La mise en place dun intranet sinscrit dans le cadre dune rflexion profonde sur
lorganisation et le fonctionnement du SCD Lyon 1 : un management plus
transversal centr sur des objectifs permettant aux deux ples actuels, Sciences et
Sant, de renforcer leur cohrence et leur efficacit. Lintranet est un des outils de
communication interne que le SCD, ds 2003, a envisag dimplanter.
Aujourdhui, dans le cadre de la mission de communication, lintranet devient une
priorit.
-5
Partie 1 Lintranet au service de la
communication interne
1
Observatoire de l Intranet. Disponible sur : http://www.observatoire-intranet.com/ (consult le 10/09/05)
2
Grard, Laurent. Communication interne : incontournable intranet. Entreprises & carrires - n 709, 23 - 29 mars 2004,
p. 14-21
3
WIKIPEDIA : lencyclopdie libre. Disponible sur : http://fr.wikipedia.org/wiki/Intranet]. (consult le 3/09/05)
-6
partager et de valider les informations lintrieur dune structure, principalement
quand toutes les units ne se trouvent pas sur le mme site. Facile mettre en
uvre de faon dcentralise, il offre lavantage pour lutilisateur de disposer
dune interface identique quel que soit le poste de travail auquel il se connecte.
Lintranet ne doit pas tre confondu avec lextranet, partie d'un intranet
accessible l'extrieur de l'entreprise des personnes prcises (login et mot de
passe pour des clients par exemple) sur Internet 4.
2. La communication
La question de lintranet semble difficile approcher sans que lon aborde celle
infiniment plus riche de la communication. L'tymologie du mot nous apprend que
communiquer, apparu dans la langue franaise au XIVe sicle., vient du latin
communicare, qui signifie mettre en commun puis entrer en relation .
4
DICO.COM : dictionnaire de linformatique et dinternet. Disponible sur : http://www.dicofr.com/ (consult le
12/09/05)
-7
La communication est un concept difficile dfinir : il existe autant de dfinitions
de la communication et de modles qu'il y a de disciplines et les approches sont
diverses selon quil sagisse danthropologie, de sociologie, de linguistique, de
psychologie ou des sciences de l'information et de la communication Cest avec
beaucoup dhumour quY. Winkin, dans son ouvrage La nouvelle communication5,
aborde cette complexit : Communication. Terme irritant : c'est un
invraisemblable fourre-tout , o l'on trouve des trains et des autobus, des
tlgraphes et des chanes de tlvision, des petits groupes de rencontres, des
vases et des cluses, et bien entendu une colonie de ratons laveurs, puisque les
animaux communiquent comme chacun sait depuis LorenzChercheurs et
penseurs ont beau le critiquer, le rejeter, l'mietter : le terme revient toujours la
surface, vierge et pur. Communiquer, c'est bien.
5
Winkin, Yves. La nouvelle communication. Paris, Le Seuil, 2000
6
Bell, Daniel. Vers la socit post-industrielle. Paris, R. Laffont, 1976
-8
communication partant dun metteur et allant un rcepteur, en la considrant
dune manire globale et en la replaant dans un systme. Lapproche systmique
permet danalyser le message dans son contexte et dans l'ensemble des relations
qui composent le systme. Cette thorie introduit une notion importante, celle du
feed-back, qui permet la communication de se modifier et de senrichir au fur et
mesure quelle slabore. Selon Edgar Morin, On communique pour informer,
pour sinformer, connatre se connatre ventuellement, expliquer, sexpliquer,
comprendre, se comprendre 7. Cette approche, loin de sclroser la
communication, et de la restreindre une simple information, la replace dans un
contexte infiniment plus large et plus complexe et lui donne ainsi toute sa richesse.
Alex Mucchielli rappelle que "la communication n'est pas seulement l'art de faire
passer et comprendre des informations. C'est aussi l'art de piloter des changes
pour amener les acteurs rapprocher leurs points de vue et ainsi mieux
comprendre les dcisions managriales"8. La communication interne permet de
partager et de confronter informations, savoirs et expriences. Elle participe la
construction collective d'une dfinition commune et accepte de la situation. La
communication interne engendre la motivation, donne du sens au travail de chacun.
On distinguera quatre niveau de communication : la communication
descendante, la communication ascendante, la communication transversale et la
communication informelle
7
Morin, Edgar. Forum La communication : tat du savoir , 22 - 23 mai 1997
8
-Mucchielli, Alex .La communication interne : les cls d'un renouvellement. Paris. A. Colin, 2001.
-9
consignes, des notes de service, ou tout autre type dinformations. La structure
hirarchique centralise, qui rgissait les organisations a longtemps engendr une
communication exclusivement descendante.
Il serait illusoire de croire quune organisation peut ou doit matriser toutes les
formes de communication : la communication informelle , celle qui se fait
devant la machine caf, ou lors dun repas de service est inluctable. Ni
organise, ni structure, elle merge naturellement des interactions sociales entre
les membres d'une communaut. Le rseau formel ne parvient pas, et cest
heureux, satisfaire tous les besoins de communication et d'information des
- 10
individus. Le danger serait quau sein dune organisation, elle soit lunique forme
de communication et quelle se substitue toutes les autres.
2.4.5. En conclusion
- 11
Rpartie sur dix sites dans lagglomration lyonnaise, les deux principaux campus
sont le campus de la Doua Villeurbanne pour les Sciences et le campus de
Rockefeller Lyon pour la Sant.
- 12
- Le Bureau Virtuel des tudiants qui mettra leur disposition un espace de
travail comportant plusieurs fonctionnalits : une messagerie, un espace de
stockage de donnes personnelles, un agenda personnel, etc.
- SPIRAL, la plate-forme pdagogique de luniversit, ralise et administre
par le service PRACTICE et alimente par les enseignants
- Les sites des UFR
- Le portail documentaire
9
Mayeur, Alain. Les espaces numriques de travail. .Disponible sur : http://2003.jres.org/actes/paper.84.pdf (consult le
10/09/05)
- 13
Quelques lments de volumtrie :
Le SCD compte 217 postes de travail (100 postes publics et 117 postes
professionnels) et 4 serveurs localiss au CRI (Centre des Ressources
Informatiques) de luniversit.
- 14
2.2.2. Les applications informatiques en usage
! Un site WEB, refondu en 2004 donne accs aux informations gnrales sur les
bibliothques et leurs services, au catalogue du SCD, aux ressources
documentaires lectroniques slectionnes par le SCD (bases de donnes,
priodiques, catalogues et des rpertoires en ligne, sites WEB, etc.) et des
ressources pdagogiques.
- 15
permettre denrichir lactuelle offre de services du site web. De nouvelles
fonctionnalits amlioreront la gestion et la scurisation des postes publics.
- 16
- des fonctions de gestion de contenus WEB
- un portail universitaire de la chimie et de la pharmacie,
- la production de statistiques concernant les activits dalimentation et de
consultation du SID
- des fonctions collaboratives en intranet pour le personnel du SCD
Utilisateur
sur INTRANET
ou INTERNET
Portail UCBL
LDAP Contenus WEB
(ENT K-SUP)
Bureau Fonctions
Virtuel SPIRAL
collaboratives
tudiant
Portail documentaire
Portail Chimie - Pharmacie Contenus WEB
Authentification unique SSO
Connecteurs web Services
Mtamoteur
Services perso
Systme Intgr
Gestion lectronique Ressources Plate-forme dun Catalogues
de Gestion de
de Documents du WEB diteur / agrgateur Z 39 50
Bibliothque
HORIZON Bases de donnes et Revues
Notices Bases de donnes,
lectroniques payantes.
Enrichies ? Revues lectroniques Solutions SIU
Catalogues de bibliothques
Lecteurs Catalogue Ressources UCBL .
ENT K-SUP
- 17
3. Les enjeux dun intranet au SCD Lyon 1
Parce quil est une rponse aux besoins stratgiques dune structure, lintranet
sinsre dans une politique dfinie laquelle il apporte un lment de rponse. La
mise en place de lintranet au sein du SCD sinscrit dans la politique de
ltablissement et par l-mme, participe aux objectifs et aux valeurs de celui-ci :
il sagit en loccurrence de crer une unit, une vritable culture dtablissement.
La question nest plus de savoir si le SCD a rellement besoin dun intranet : le fait
de ne pas en possder un devenant de plus en plus un handicap. Car lintranet est
plus quun simple outil de communication : il gnre une modification des
mthodes de communication et de travail entre les personnes, il dynamise le travail
de groupe et sinscrit comme un mcanisme de changement aux enjeux multiples.
- 18
4. Les atouts et les contraintes
- 19
4.3. Une dmarche qualit engage
La dmarche qualit exige en effet des outils adapts, des outils qui seront
ncessairement utiliss par la totalit du personnel dans ses activits de service
public, que ce soit au poste de prt ou au poste de renseignement. Ainsi elle
devient un formidable levier pour lintranet.
Le SCD Lyon 1, nous lavons vu, compte ce jour sept bibliothques ; chacune
dentre elles accueille du public, prte des ouvrages, forme ses tudiants. Il est
important que dans chacune de ces structures, les mmes procdures, les mmes
rgles soient appliques. En outre, une mme personne est amene travailler
sur plusieurs postes : son poste personnel pour le travail interne, un poste de
service public lorsquil se trouve au prt ou sur un poste de renseignement
bibliographique ; cela dans sa bibliothque de rattachement ou ventuellement
dans une annexe.
10
Bourlon, Patrice. Dmarche qualit accueil : synthse des propositions, Syntonie, le 6 mai 2005. [Documents de travail
interne].
- 20
Il faut ajouter cela que la rorganisation fonctionnelle du SCD et la cration dans
ce cadre de missions transversales (pour des fonctions lies linformatique, la
formation des usagers ou la communication) a engendr une plus grande mobilit
des personnels : ainsi, certains dentre nous bien que rattachs un site prcis ont
frquemment des runions de travail sur un autre site et sont de plus souvent
amens se dplacer. Dans ce contexte o lon favorise une culture de service
plutt quune culture de territoire, il devient ncessaire que chaque membre du
personnel ait accs rapidement, tout instant, et quel que soit lendroit o il se
situe la mme information et aux mmes outils. Cest ce qui rend lintranet ce
jour incontournable et urgent.
- 21
- plusieurs forums thmatiques ont vu le jour en 2005. En BU Sciences, un
forum sur le projet de rhabilitation du btiment et un forum sur les questions
de service public ; en BU Sant, un forum sur lamnagement des espaces de
lecture.
Ces lments encourageants ne doivent toutefois pas masquer des disparits assez
importantes concernant ces usages car si certains agents sont trs laise avec la
plupart des outils informatiques, certains autres (plus rares) nouvrent jamais leur
messagerie et ne savent pas crer un document sous Microsoft Word. Plusieurs
matrisent mal certaines fonctions comme lenvoi de documents attachs, ou la
gestion de leurs fichiers. Quant au travail collaboratif, il a concern
essentiellement les personnels de catgorie A et B et le forum, pour clore, nest
pas investi de manire homogne par toutes les catgories de personnels.
Ainsi, la fracture numrique ne serait peut tre pas totalement absente de nos
tablissements, des craintes et des blocages existent et sont un frein de bonnes
pratiques informatiques. Si lon veut mettre en place un intranet qui fdre, il faut
tre conscient de ces blocages. Il conviendra de concevoir un intranet simple dans
sa structure et dans son organisation, daccentuer les actions de formation pour
amener les personnels sapproprier cet outil et ne pas perdre de vue que lintranet
doit tre conu pour ceux qui vont lutiliser.
- 22
intranet sur mesure et vritablement adapt ses propres exigences. Il est
mme envisag que les fonctions collaboratives mises en uvre pour lintranet de
la bibliothque au sein du portail documentaire puissent tre tendues dautres
composantes, voire lensemble de lUniversit. Lintranet du SCD deviendrait
ainsi un intranet pilote pouvant tre modlis pour dautres services.
Si les sites Web sont, par essence, visibles et observables par tout un chacun, il
nen est pas de mme des intranets qui ne sont accessibles qu la communaut
quils desservent. Pourtant cette phase de Benchmarking qui permet dobserver et
de comparer plusieurs intranets me semblait importante pour mener terme et au
mieux mon projet au SCD Lyon 1. Je me suis donc intresse trois intranets :
Jtais consciente de faire une slection peu orthodoxe et je craignais que ces
exemples soient loigns de mon projet dintranet pour le SCD (public de 75
personnes pour le SCD, 3 000 personnes pour lintranet BnF et de 80 000
personnes pour lintranet de Volvo-Trucks !). Pourtant, loccasion mtait donne
de ne pas me cantonner aux sites institutionnels de bibliothques et de voir
dautres intranets dans dautres structures, jtais curieuse de ce que je pourrais y
dcouvrir !
Pour mener bien ce travail, je me suis aide dune grille dobservation. Cette
mthode ma permis de comparer ces trois intranets sur des critres similaires, et
choisis en fonction de proccupations inhrentes mon projet. Loin dtre
- 23
exhaustive, cette comparaison nest quune approche tout fait limite et partiale
de ces trois intranets.
Grille dobservation :
- 24
1. Biblionautes, lintranet de la BnF
- 25
2. PASSERELLE lintranet de lEnssib
- 26
3. Lintranet de Volvo-trucks
- 27
4. Synthse des trois intranets
En second lieu, je dirais que chacun de ces trois intranets est en parfaite
adquation avec la structure quil reprsente :
- Volvo-Trucks dont le management est pyramidal, a dvelopp un intranet
strictement institutionnel et centralis
- LENSSIB, grand tablissement denseignement suprieur, qui a une vocation
pdagogique, a dvelopp un intranet essentiellement collaboratif
- La BnF, haut lieu du savoir et de la connaissance, a dvelopp Biblionautes,
vritable base de connaissance professionnelle, un intranet fortement
informatif
Ainsi, le futur intranet du SCD Lyon 1 devra trouver sa propre identit, en
harmonie avec sa base. Car un intranet nest pas un produit fini qui sachterait
comme on achte un logiciel, un intranet ne se plaque pas partir dun modle,
mais se construit et slabore force de rflexion, partir de lexistant et en
adquation avec sa structure.
- 28
Pour finir, je suis frappe de constater que deux de ces intranets portent un nom :
Passerelle pour lEnssib et Biblionautes pour la BnF, deux noms vocateurs,
chargs de sens. Lintranet de Volvo-Trucks, lui, ne sappelle pas, il est un outil de
la direction pour communiquer les axes de sa politique ses 80 000 intranautes, de
la mme manire quune messagerie est un outil de communication entre les
personnes (a-t-on dj donn un nom une messagerie ?) Nommer un intranet
cest sen emparer, se lapproprier et le faire vivre.
Ainsi, cette brve analyse me confirme dans la singularit de chaque projet qui doit
intgrer de nombreux lments de contexte afin d'aboutir chaque fois la
construction d'un intranet spcifique.
1. Mthodologie
Pour effectuer ce travail danalyse des besoins, jai tout dabord envisag de
raliser une enqute auprs du personnel, afin de cerner au plus prs ses besoins ;
il me semblait en effet primordial quun intranet contienne toutes les informations
utiles au personnel et quil corresponde parfaitement ses besoins et ses attentes.
Sans remettre en cause cet objectif, plusieurs facteurs mont contrainte
abandonner ce projet:
Une enqute srieuse et exploitable ncessite un investissement en temps
important : il faut concevoir le questionnaire, le tester, le diffuser puis lexploiter.
Le temps imparti pour ce travail ne me permettait pas de mengager dans un travail
de cette ampleur. Par ailleurs, le personnel du SCD Lyon a t largement invit
sexprimer sur ses besoins, que ce soit pour llaboration des fiches de poste, dans
le cadre de la dmarche qualit accueil ou lors de la prsence dlves
conservateurs qui ont souvent ralis des enqutes ou des entretiens sur les
- 29
questions dorganisation ou de communication au sein du SCD Lyon 1. Je
craignais quune nouvelle sollicitation ne finisse par agacer le personnel et ne
nuise finalement au projet. Jai donc dcid dexploiter au maximum les nombreux
documents produits en interne qui taient ma disposition :
11
Documents disponible sur : http://bu.univ-lyon1.fr. (consult le 15/06/05)
12
Smouts, Marie. La communication interne en bibliothques : lexemple du SCD de luniversit Lyon 1. Mmoire
dtude du diplme de conservateur de bibliothque. Lyon, Enssib, 2003.
13
.Chauvet, Andr (Socit Grand-Format). Rflexion sur lorganisation et lvolution du SCD. [documents internes],
2003.
14
Bourlon, Patrice. Dmarche qualit accueil : analyse de lexistant et recueil des besoins, 2005.
15
Six et dix. Cahier des clauses techniques particulires (CCTP) du Portail Documentaire de lUCBL. [Document de
travail interne]. Aot 2005
- 30
ce document intgre dailleurs un certain nombre dlments de rflexion issus
de mon projet professionnel
Pour complter, une runion de travail avec la Direction des affaires gnrales
(DAG) du SCD ma permis de recueillir les besoins spcifiques des personnels
administratifs. Il me paraissait important de bien prendre en compte lutilisation
dapplications informatiques particulires comme Nabuco ou Harpge.
Par ailleurs, plusieurs changes avec le responsable du Systme dinformation du
SCD et une runion de travail rassemblant les responsables de chacune des
bibliothques Sciences et Sant, le responsable administratif, le responsable
informatique et linformaticien mont permis de prsenter mon travail et de
complter le recensement des besoins.
Dfinir lintranet, cest dabord cerner son public, ses futurs utilisateurs. Lintranet
du SCD a vocation servir lensemble des agents du SCD - soit soixante quinze
personnes environ- administratifs, conservateurs, bibliothcaires et magasiniers.
Ne sont pas concerns les autres personnels de luniversit, les enseignants et les
tudiants.
Ce public SCD , facilement identifiable, car captif par dfinition, nest pas pour
autant un public homogne : divers dans ses besoins, dans sa capacit assimiler
- 31
un nouvel quipement, ou dans son aisance avec loutil informatique, il nest pas
facile de prvoir la faon dont il va sapproprier cet outil. Il faudra veiller ce que
le futur intranet soit simple dans sa conception et lisible dans son architecture pour
donner chacun la possibilit de lutiliser au mieux de ses possibilits.
Une bonne identification des besoins au dbut du projet, semble tre un gage de sa
russite. Sans anticiper sur les outils ou les solutions permettant de les satisfaire, il
ma paru important, dans un premier temps de lister de la manire la plus
exhaustive possible lensemble de ces besoins. Jai ainsi dtermin, pour la clart
de ce travail, trois aspects spcifiques de lintranet : lintranet pour informer (ou
pour sinformer), lintranet pour collaborer et lintranet pour communiquer. Cette
organisation tant purement intellectuelle, il faudra ultrieurement mener une
rflexion sur lorganisation de linformation et des outils de lintranet et sur la
structuration de sa page daccueil.
Actualits
- nouveauts, nouveaux services, actualits sur la vie du SCD
- informations ponctuelles sur un problme (panne dun serveur, modifications
daccs, etc.)
- 32
- informations sur un nouveau document mis en ligne ou modifi.
- articles de presses sur luniversit, le SCD
Administration SCD
- organigrammes
- rapports dactivit
- rglement intrieur
- conseils (conseil de la Documentation, CPE, CCP..)
- directives
- budget
- contrat quadriennal
- notes de service SCD
- note de service UCBL
Collections
- plan de dveloppement des collections
- plans de classement
- consignes quipement
- rcolement
Communication
- charte graphique
- modles de documents (affiches, PowerPoint, feuilles de style, etc.)
- base dimages et de photos pour lintranet ou pour le web
Compte rendus de runions
- runion de direction
- runions de sections
- runion de ples
- runions des groupes de travail
Formation des utilisateurs
- planning des formations
- ressources pdagogiques pour le formateur
- maquettes des formations
- compte rendus des runions de formation
Formation du personnel
- 33
- concours
- vacances de poste
- plan de formation
- auto-formation
- remboursement frais de missions
- informations professionnelles : salons, congrs
Groupes de travail
- dmarche qualit
- management
- rhabilitation BU Sciences
- systme dinformation
Informatique
- charte informatique
- localisation et identification des ordinateurs
- comptes et sessions (personnel, tudiants, invits,)
- codes daccs pour la documentation lectronique
- maintenance et dpannage
Logistique SCD
- matriel informatique
- matriel de reprographie
- photocopieurs
- systme antivol
- tlphone - fax
- courrier
- cls badges cartes parking
- fourniture de bureau
- tri slectif
- scurit btiment, plans dvacuation
- btiments (ascenseur, coupure d'eau, clairage, lectricit, sanitaires,
chauffage, petits travaux)
Pratique
- tlphone : mode demploi
- 34
- annuaires tlphoniques (SCD, Universit, extrieur)
- trombinoscope
- absences du personnel au quotidien
- calendriers - horaires des BU
- plannings des personnels
- planning annuel des activits du SCD
- rservation de salles
- rservation de matriel (procdures et planning)
Renseignement bibliographique
- guides de recherche sur les bases de donnes
- guide de recherche sur internet
- guide de recherche sur les catalogues de bibliothque internet
- favoris par discipline
- documentation lectronique : dsabonnements, nouveauts, produits en test
- ngociations Couperin
- veille documentaire
Ressources humaines / Personnel
- statuts des personnels
- rglement intrieur lusage des personnels
- textes juridiques fondamentaux
- rfrentiel mtiers
- fiches de postes gnriques
- guide de lentretien annuel
- gestion de congs
- guide du nouvel arrivant (destin au nouvel arrivant)
- accueil dune nouvelle personne dans un service (destin au chef de service)
- kit de survie pour transmission de poste
- sant social loisirs
Service public
- charte de service public
- procdures de service public (accueil personnalis, accueil tlphonique,
inscriptions dun lecteur, cartes perdues, tarification, remboursement deslivres
- 35
perdus, dpt des thses, demande de PEB, quitus, objets trouvs, photocopies,
reprographie)
- plans des salles (services et collections)
- plans de classement des documents
- planning de service public
- services des BU : horaires, accs, conditions
- accueil des personnes handicapes
Statistiques
- ESGBU
- enqutes
- indicateurs
- 36
- avoir connaissance au jour le jour des prsences / absences des personnels
(particulirement pour le standard tlphonique ou les postes de service
public)
- avoir une vision globale sur lanne universitaire, des vnements importants
du SCD (dates des conseils, rcolement, voyages, ESGBU, formations internes
de grande envergure, expositions, etc.)
- personnalisation de son agenda
- rserver un matriel (vido-projecteur ou ordinateur portable)
- pouvoir faire un suivi de ses demandes (rponse en ligne)
- lancer ou rpondre une enqute en ligne
- 37
- pouvoir sexprimer et changer sur un sujet dans un forum interne
- communiquer de manire interactive avec les enseignants et les chercheurs
- consulter ou publier des petites annonces personnelles
4. Quelles fonctionnalits ?
Le module intranet devra comporter des fonctionnalits dagenda partag qui devra
couvrir les besoins classiques dun agenda personnel (fonctionnalits pouvant
tre assures par un agenda papier), les besoins de consultation des agendas
personnels de tous les personnels du SCD (fonctionnalits de consultation de
planning) mais galement assurer des fonctionnalits collaboratives permettant
- 38
dalimenter les diffrents agendas de manire interactive et synchrone en ligne
dans lintranet.
- 39
4.5. Moteur de recherche
- 40
personnel par exemple). Michel Germain dans son ouvrage Conduite de projet
intranet16, propose une segmentation de cible en fonction du type et du contenu
de chaque information.
- diffusion tous publics
- diffusion au management
- diffusion slective mtier
- diffusion gographique
- diffusion par rapport des fonctions exerces
Il conviendra toutefois, de ne pas multiplier ces accs afin de ne pas en alourdir la
gestion.
16
Germain, Michel. Conduite de projet intranet. Paris, Economica, 2004
- 41
Partie 5 : la gestion du projet
Lintranet nayant pas de budget propre, cest le budget global du SI qui couvrira
les besoins de lintranet.
Les moyens techniques sont lis aux choix du SID et du systme dinformation de
lUCBL. Il semblerait ce jour que ce soit lENT K-Sup qui couvrira lessentiel
des besoins du SCD en matire dintranet. Il se peut toutefois que des outils
spcifiques soient ajouts. Dans le cahier des clauses techniques particulires, une
tranche conditionnelle de lappel doffres, relative la prise en charge de fonctions
17
Germain, Michel. Conduite de projet intranet. Paris : Economica, 2004
- 42
collaboratives par le portail documentaire (en particulier pour des fonctions de
type workflow), est explicitement mentionne.
Mettre en place et faire vivre un intranet nest pas seulement une affaire de
technique et de budget : cela ncessite des ressources humaines et un
investissement en temps de la part de chacun des acteurs, mme si cest avec des
moyens humains constants quil faudra raisonner.
Dans la perspective de dcentralisation qui a t la ntre, il conviendra de faire en
sorte que les activits de lintranet soient prises en compte dans la charge de
travail des contributeurs. Il faudra valuer, pour chacun, le temps devant tre
consacr lintranet et sassurer que les personnes pressenties et motives par le
projet aient du temps lui consacrer. Le groupe de projet a donc intrt valider
en amont avec la direction les moyens qui sont sa disposition. Il ne faut pas
perdre de vue que le but dun intranet est de faciliter le travail et non dalourdir
lorganisation : il ne doit en aucun cas mobiliser des forces de travail
disproportionnes par rapport aux services attendus.
Sil est vrai que lintranet ncessite des moyens et des comptences techniques
pour tre mis en uvre, il est dabord un outil dinformation et de communication.
Cest la raison pour laquelle la rflexion sur lintranet ne doit pas omettre de
dfinir les acteurs et le rle de chacun dans ce projet.
- 43
2.1. En phase de projet
La mise en place dun intranet ncessite de constituer un groupe de travail sur les
problmatiques spcifiques de lintranet. Lquipe projet pourrait se composer du
chef du projet SI, du charg de communication, du responsable informatique, des
chefs de service, et de collgues reprsentatifs des diffrents aspects du mtier.
Pivot de toute lorganisation, lquipe projet devra tre porteuse de ses valeurs.
Elle sera charge de recueillir les informations en provenance des utilisateurs
finaux, dorienter la rflexion. Elle devra travailler selon plusieurs axes et
- 44
notamment les questions dergonomie, de charte graphique, dorganisation des
contenus et de structuration de la page daccueil.
- 45
2.2.3. Les utilisateurs
2.2.5. La hirarchie
3. La dynamique dorganisation et de
publication
18
AFNET. Disponible sur : http://www.afnet.fr (consult le 15 septembre 2005)
- 46
3.1. La stratgie ditoriale
Dans le cas du SCD Lyon 1, on veillera ce que chaque service ou mission soit
bien reprsent dans cette chane de publication. Ensuite, dans chaque cas, il
faudra tablir la liste complte des rles. Il faudra enfin dfinir les principaux
processus de contribution et de publication.
- 47
4. Les tapes du projet
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5. Conduire le changement
5.1. Communiquer
Afin dviter tout malentendu (on entend parfois dire que lintranet tue la
communication ), et pour que la dimension humaine du projet ne soit pas carte,
il faudra veiller ce que la communication autour du projet intranet, ne soit pas
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exclusivement lectronique et virtuelle. Les mthodes de conduite du projet
devront intgrer divers canaux dinformation et viter de nutiliser que le mail ; il
faudra penser communiquer sur le projet lors des runions de service pour
informer de vive voix de lavance des travaux. De manire plus informelle, il est
important de parler de ce projet et dchanger des ides autour.
5.2. Former
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Gunia, Nadge. .Enjeux et perspectives dun intranet en ressources humaines. Disponible sur : http://www.univ-
tlse1.fr/lirhe/publications/notes/369-02.pdf. (consult le 11/09/05)
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mais on prvoira un mini plan de formation , tal dans le temps et selon les
comptences de chacun.
- Une premire sance de formation permettra une prsentation gnrale de
loutil lensemble du personnel
- Une deuxime sance, aprs quelques semaines dutilisation pourra permettre
den explorer toutes les possibilits
Il faudra inclure galement une formation/prsentation de lintranet tout nouveau
personnel intgrant ltablissement
5.3. Evaluer
Dans le cadre dun projet intranet, lvaluation tout au long des tapes de
conception, de ralisation est une ncessit, impose par le caractre transversal
des applications mises en uvre. Lvaluation fait partie de la culture de projet.
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Conclusion
http://www.20six.fr/FIBE/archive/2005/05/
Pourtant lintranet nest pas loutil magique qui rsout tous les problmes de
communication : implanter un intranet est loccasion de dcortiquer une
organisation, de mettre plat le fonctionnement et dans sa phase de conception, le
dveloppement dun intranet servirait plutt de rvlateur aux problmes de
communication
Concevoir et mettre en uvre un intranet est un exercice difficile la croise, de
choix technologiques, de problmes organisationnels et de facteurs humains. La
mise en place de lintranet au SCD Lyon1 nchappe pas cette rgle : une parfaite
identification des besoins du SCD et limplication des utilisateurs, ds le dbut du
projet sont des gages de russites. Lintranet implique une nouvelle faon de
travailler, qui ncessite une formation et une sensibilisation de lensemble du
personnel, dterminantes pour la russite du projet.
Cest aussi un projet enthousiasmant car il ny a pas un intranet type, ni un intranet
modle ; lintranet du SCD est un intranet en devenir, construire ensemble,
dans un SCD spcifique, avec ses caractristiques propres quil faudra savoir
prendre en compte. Dans ce contexte, la mthodologie adopte sera dcisive.
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Les sigles les plus utiliss
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Bibliographie
1TRANET. Intranet pour quoi faire ?
Disponible sur : http://www.1tranet.com (consult le 15/06/05).
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BOURLON, Patrice (Socit Syntonie). Service Commun de la Documentation -
Universit Claude Bernard Lyon 1, Dmarche qualit accueil, Synthse des
propositions. Mai 2005. (Document de travail consultable au SCD Lyon 1)
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Disponible sur : http://www.univ-paris12.fr/www/labos/ceccopop/. (consult le
13/07/05)
OBSERVATOIRE DE L INTRANET
Disponible sur : http://www.observatoire-intranet.com/ (consult le 10/09/05)
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