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RALISATION DE PLANNINGS

-
SUIVI ET PERSONNALISATION

Manuel dutilisation

Anne RACINE

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 1


Manuel formation
Ralisation de plannings

SOMMAIRE

GESTION DE PROJET : PRINCIPES ....................................................................................................... 6

1.1 ELEMENTS A GERER............................................................................................................................... 6


1.2 PERT ................................................................................................................................................... 6
1.2.1 Principe ........................................................................................................................................ 6
1.2.2 Reprsentation des tches .......................................................................................................... 7
1.2.3 Calcul des marges et dtermination du chemin critique.............................................................. 7
INITIALISATION DU PROJET................................................................................................................... 9

2.1 DEFINITION DU PROJET .......................................................................................................................... 9


2.2 ENREGISTREMENT DU PROJET ................................................................................................................ 9
2.3 CALENDRIER DU PROJET ...................................................................................................................... 10
REALISATION DU PLANNING ............................................................................................................... 12

3.1 DIAGRAMME DE GANTT ...................................................................................................................... 12


3.2 ECHELLE DE TEMPS ............................................................................................................................. 12
3.3 CRATION DES TCHES ........................................................................................................................ 13
3.3.1 Saisie de tches......................................................................................................................... 13
3.3.1.1 Saisir les informations de base dune tche ...............................................................................................14
3.3.1.2 Dplacer une tche ......................................................................................................................................14
3.3.1.3 Modifier la dure par dfaut .........................................................................................................................14
3.3.1.4 Afficher les proprits dune tche ..............................................................................................................15
3.3.2 Tches spcifiques .................................................................................................................... 16
3.3.2.1 Tche rcapitulative .....................................................................................................................................16
3.3.2.2 Tche rptitive ............................................................................................................................................17
3.3.2.3 Jalon..............................................................................................................................................................17
3.3.3 Contraintes................................................................................................................................. 18
3.3.3.1 Dates .............................................................................................................................................................18
3.3.3.2 Interdpendances.........................................................................................................................................19
3.3.3.3 Priorit...........................................................................................................................................................20
3.3.4 Tche fractionne ...................................................................................................................... 20
3.3.5 Types de tches......................................................................................................................... 21
3.3.6 Aspect des barres de tches, police.......................................................................................... 22
3.4 MARGES ET CHEMIN CRITIQUE .............................................................................................................. 24
3.4.1 Diagramme de GANTT .............................................................................................................. 24
3.4.2 Organigramme des tches / Rseau PERT .............................................................................. 25
3.5 AFFICHAGE CALENDRIER ...................................................................................................................... 25
3.6 MANIPULATION DU PLANNING................................................................................................................ 26
3.6.1 Tris, filtres, groupes ................................................................................................................... 26
3.6.1.1 Tri ..................................................................................................................................................................26
3.6.1.2 Filtre ..............................................................................................................................................................26
3.6.1.3 Groupe ..........................................................................................................................................................27

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3.6.2 Visualisation ............................................................................................................................... 27


3.6.2.1 Informations Projet .......................................................................................................................................28
3.6.2.2 Tche rcapitulative du projet......................................................................................................................28
3.6.2.3 Affichages .....................................................................................................................................................28
3.6.2.4 Tables et colonnes .......................................................................................................................................28
3.6.3 Impression.................................................................................................................................. 30
3.6.4 Insertion dans un document Word ............................................................................................. 32
3.6.5 Export vers un document Excel ................................................................................................. 32
3.6.6 Rapports..................................................................................................................................... 34
COUTS ET RESSOURCES ..................................................................................................................... 35

4.1 AFFECTATION DES RESSOURCES .......................................................................................................... 35


4.1.1 Cration des ressources ............................................................................................................ 35
4.1.2 Affectation des ressources aux tches ...................................................................................... 37
4.1.3 Tableau dutilisation des ressources.......................................................................................... 38
4.2 TRAVAIL .............................................................................................................................................. 39
4.2.1 Travail des tches ...................................................................................................................... 39
4.2.2 Travail des ressources............................................................................................................... 40
4.2.2.1 Travail par unit de temps ...........................................................................................................................40
4.2.2.2 Travail dune ressource par tche ...............................................................................................................40
4.3 COTS ................................................................................................................................................ 41
4.3.1 Cot des ressources .................................................................................................................. 41
4.3.1.1 Taux, date daffectation................................................................................................................................41
4.3.1.2 Visualisation..................................................................................................................................................42
4.3.2 Cot des tches ......................................................................................................................... 43
4.3.2.1 Calcul du cot ...............................................................................................................................................43
4.3.2.2 Cot fixe ........................................................................................................................................................43
4.3.2.3 Visualisation..................................................................................................................................................43
4.3.2.4 Cot total projet ............................................................................................................................................43
4.4 EQUILIBRER LA CHARGE DE TRAVAIL ..................................................................................................... 44
4.4.1 Visualisation des ressources surutilises .................................................................................. 44
4.4.2 Rsolution de la surutilisation .................................................................................................... 44
4.4.2.1 Lissage de charges manuel .........................................................................................................................44
4.4.2.2 Audit des ressources....................................................................................................................................45

SUIVI DE REALISATION......................................................................................................................... 47

5.1 INTRODUCTION .................................................................................................................................... 47


5.2 DIAGRAMME DE GANTT AVEC SUIVI ..................................................................................................... 47
5.3 PLANIFICATION .................................................................................................................................... 47
5.3.1 Enregistrement dune planification initiale ................................................................................. 47
5.3.2 Enregistrement dune planification temporaire .......................................................................... 48
5.4 MISE JOUR DE LAVANCEMENT REL DES TCHES................................................................................ 50
5.4.1 Mise jour par rapport la date du jour .................................................................................... 50
5.4.2 Saisie des donnes relles ........................................................................................................ 51
5.4.3 Tche rcapitulative................................................................................................................... 51
5.4.4 Visualisation des variations........................................................................................................ 52
5.5 SUIVI DU TRAVAIL................................................................................................................................. 52

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5.5.1 Tableau dutilisation des ressources.......................................................................................... 52


5.5.2 Variation dans laffichage du GANTT ........................................................................................ 52
5.6 SUIVI DU COT .................................................................................................................................... 53
5.6.1 Utilisation des tches ................................................................................................................. 53
5.6.2 Cot total projet.......................................................................................................................... 53
5.6.3 Analyse des cots ...................................................................................................................... 54
PROJETS COMPLEXES ......................................................................................................................... 55

6.1 CRER UN PROJET COMPLEXE .............................................................................................................. 55


6.1.1 Insertion de projet ...................................................................................................................... 55
6.1.2 Consolidation rapide .................................................................................................................. 56
6.1.3 Insertion en double .................................................................................................................... 57
6.1.4 Dplacement de fichier .............................................................................................................. 57
6.2 LIEN ENTRE PROJET SOURCE ET PROJET CONSOLID ............................................................................. 58
6.3 SUIVI DE PROJETS CONSOLIDS............................................................................................................ 58
6.4 TCHE EXTERNE .................................................................................................................................. 59
6.4.1 Cration dune tche externe..................................................................................................... 59
6.4.1.1 A partir dun projet complexe .......................................................................................................................59
6.4.1.2 Depuis un projet simple................................................................................................................................59
6.4.2 Visualisation des tches externes ............................................................................................. 60
6.4.2.1 Afficher ou masquer les tches externes....................................................................................................60
6.4.2.2 Visualisation du projet source......................................................................................................................60
6.4.2.3 Ensemble des tches externes ...................................................................................................................61
6.4.3 Suppression du lien ................................................................................................................... 61
RESSOURCES PARTAGEES................................................................................................................. 62

7.1 PARTAGE DES RESSOURCES ................................................................................................................ 62


7.1.1 Dissocier les ressources ............................................................................................................ 63
7.1.2 Hirarchie de partage ................................................................................................................ 63
7.2 UTILISATION DES RESSOURCES ............................................................................................................ 64
7.2.1 Principe ...................................................................................................................................... 64
7.2.2 Audit des ressources ................................................................................................................. 64
UTILISATION RAPIDE ............................................................................................................................ 65

8.1 ESPACE DE TRAVAIL............................................................................................................................. 65


8.2 RACCOURCIS CLAVIERS ....................................................................................................................... 65
PERSONNALISATION ............................................................................................................................ 66

9.1 MODLE DE PROJET............................................................................................................................. 66


9.1.1 Principe ...................................................................................................................................... 66
9.1.2 Cration dun modle de projet.................................................................................................. 66
9.1.3 Utilisation dun modle de projet................................................................................................ 67
9.2 TABLES PERSONNALISES .................................................................................................................... 67
9.3 FILTRES PERSONNALISS ..................................................................................................................... 69
9.3.1 Cration dun filtre ...................................................................................................................... 69
9.3.2 Filtre interactif............................................................................................................................. 70
9.4 AFFICHAGES PERSONNALISS .............................................................................................................. 72

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9.4.1 Accder la gestion des affichages .......................................................................................... 72


9.4.2 Affichages simples et combins................................................................................................. 72
9.4.3 Cration de laffichage ............................................................................................................... 73
9.5 RAPPORTS PERSONNALISS ................................................................................................................. 73
9.5.1 Dfinition .................................................................................................................................... 73
9.6 MAPPAGES PERSONNALISS ................................................................................................................ 76
9.6.1 Accs au mappage .................................................................................................................... 76
9.6.2 Crer le mappage ...................................................................................................................... 77
9.7 GESTION DES LMENTS PERSONNALISS ............................................................................................ 80
9.7.1 Organisation............................................................................................................................... 80
9.7.2 Elments personnalisables ........................................................................................................ 80
ANNEXES ......................................................................................................................................... 81

10.1 LA MTHODE PERT............................................................................................................................. 81


10.2 TYPES DE TCHES : EXEMPLES ............................................................................................................. 87
10.3 ESTIMATION DE LA DURE DES TCHES ................................................................................................. 88
10.4 EXEMPLE DUTILISATION DE MAPPAGE VERS EXCEL ............................................................................... 89

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GESTION DE PROJET : PRINCIPES

1.1 ELEMENTS A GERER

Objectifs : Pour atteindre les objectifs du projet, il faut effectuer un certain nombre de tches.
Dure : Le projet dans sa globalit a des contraintes de dlai, par consquent, il faut dterminer la dure
des tches pour respecter ce dlai. De plus, chacune des tches peut tre soumise des contraintes de
dure, de date, dordre dexcution.
Ressources : Les ressources sont les lments ncessaires pour raliser les tches. Elles peuvent tre
des ressources de type travail ou de type matriel. Elles permettent dvaluer la dure et le cot des
tches.

Microsoft Project aide grer la relation entre ces lments, en calculant les donnes dductibles des
donnes saisies, en organisant les donnes sous forme de tableaux, en gnrant des graphes, afin de
faciliter loptimisation de la planification et le suivi du projet, tout en respectant les contraintes.

1.2 PERT

En annexe est donn un descriptif complet de la mthode avec des exemples.

1.2.1 PRINCIPE

La mthode PERT permet de calculer le meilleur temps de ralisation d' un projet et d'tablir le planning
correspondant. Elle consiste reprsenter les diffrentes tapes du projet de manire identifier les
tches dterminant le dlai total du projet, et la souplesse dont on dispose sur les autres.

Les tapes de construction du rseau PERT sont les suivantes :

Lister les tches et leur dure,


Dfinir les dpendances des tches : quelles sont les tches qui doivent imprativement tre acheve
pour commencer cette tche ?
Affecter une dure chaque tche.

Par exemple :
Liste :
Tche 1 : Casser les ufs
Tche 2 : Battre les ufs
Tche 3 : Tamiser le sucre
Tche 4 : Mlanger oeufs et sucre

Dpendances :
La tche 2 ne peut tre excute avant que la tche 1 ne soit termine.
La tche 4 ne peut tre excute avant que les tches 2 et 3 ne soient termines.

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Dure :
Tche 1 : 1 minute
Tche 2 : 3 minutes
Tche 3 : 5 minutes
Tche 4 : 4 minutes

1.2.2 REPRESENTATION DES TACHES

Les tches sont les liens entre les tapes.


Deux tches sont conscutives sil existe un lien de dpendance entre elles.
Chaque tape porte au-dessus la date au plus tt, au-dessous la date au plus tard, calcules dans le
paragraphe suivant.

ufs
casss
Tche 2
Tche 1 2
3 minutes
1 minute
0 5 9

Dbut Sucre Fin


Tche 3 tamis Tche 4
et ufs
5 minutes 4 minutes
battus
0 9
5

1.2.3 CALCUL DES MARGES ET DETERMINATION DU CHEMIN CRITIQUE.

Dfinitions :

Marge libre = retard que peut prendre une tche sans affecter la date de dbut de ses successeurs, ou du
projet, si la tche na pas de successeur.

Marge totale = retard que peut prendre une tche sans affecter la date de fin du projet.

Chemin critique = succession des tches dont la marge totale est nulle. Tout retard pris sur une des
tches du chemin critique entrane un retard de la fin du projet. La dure du chemin critique dtermine la
dure du projet.

Mode de calcul :

1. Calculer les dates au plus tt, en partant de ltape Dbut .


Dans lexemple, ltape Sucre tamis et ufs battus ne pourra tre atteinte avant que le chemin le
plus long ne soit termin, cest--dire une fois que le sucre sera tamis, ce qui prend 5 minutes.

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2. Calculer les dates au plus tard, en partant de ltape Fin .


Dans lexemple, pour que ltape Sucre tamis et ufs battus soit bien atteinte en 5 minutes, il suffit
que les ufs soient casss au bout de 2 minutes.

3. Calculer les marges


Marge (totale) dune tche = date au plus tard de ltape fin date au plus tt de ltape dbut dure de
la tche.
Dans lexemple, la tche battre les ufs a une marge de 5 1 3 = 1 minute. Cela signifie que si la
tche commence avec 1 minute de retard ou dure 1 minute de plus, la dure totale du projet nen sera pas
affecte.

4. Visualiser le chemin critique


Chaque fois que date au plus tt = date au plus tard, ltape est situe sur le chemin critique. Les tches
critiques sont celles du chemin critique.

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INITIALISATION DU PROJET

A louverture de MS Project, un nouveau projet est ouvert.

2.1 DEFINITION DU PROJET


Menu Projet
Item Informations sur le Projet.
- Date de dbut : Renseigne si le projet est pilot partir de la date de dbut Toutes les
tches commencent au plus tt.
- Date de fin : Renseigne si le projet est pilot partir de la date de fin Toutes les tches
commencent au plus tard.
- Date actuelle : Date du jour. Si cette date est postrieure la date dtat, elle tient lieu de date
dtat.
- Date dtat : Cette date est utilise pour mettre jour le suivi selon les planifications ( la tche
ou au projet), pour afficher les courbes davancement, et pour mesurer le budget restant par rapport
au consomm et au planifi (audit des cots). Si cette date est NC , elle est considre par le
systme comme gale la date du jour.
- Calendrier : Il dfinit les jours ouvrables et les horaires. Il existe un calendrier standard, mais il
est possible de dfinir un calendrier spcifique (cf. 1.2.2), pour le projet, pour des ressources
particulires ou pour des tches particulires.

2.2 ENREGISTREMENT DU PROJET

Menu Fichier
Item Enregistrer ou Enregistrer sous.
On saisit alors le nom du fichier. Par la suite, quand vous enregistrerez votre projet, MS Project
vous demandera si vous souhaitez lenregistrer avec une planification initiale. Tant que vous ntes pas
parvenu un tat relativement stable du planning, il nest pas ncessaire denregistrer avec une
planification initiale.

Si lon souhaite spcifier un comportement particulier du fichier, il faut cliquer sur le bouton
Options. La bote de dialogue suivante apparat :

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- Crer une copie de sauvegarde : Une copie de sauvegarde, dextension .bak est cre
automatiquement lenregistrement du fichier et permet de conserver chaque fois la version antrieure du
fichier, au cas o des modifications malencontreuses auraient t enregistres.
- Mot de passe protgeant le document : Le mot de passe est ncessaire pour lire le document,
- Mot de passe permettant laccs en criture : Le mot de passe est ncessaire pour enregistrer des
modifications sur le document sans modifier son nom de fichier,
- Lecture seule recommande : A louverture du fichier, lutilisateur se verra recommander par le systme
une ouverture en lecture seule.

2.3 CALENDRIER DU PROJET


Il est possible de dfinir un calendrier spcifique, en modifiant les horaires de travail, et les jours
ouvrables.

Menu Outils
Item Modifier le temps de travail

- Liste Pour : Si lon utilise un calendrier unique pour le projet, il est plus simple de
modifier un des calendriers proposs. Si lon a cr dautres calendriers (voir bouton
Crer) , ils apparaissent dans cette liste droulante.
- Ajouter des jours chms (par exemple le 8 mai) : cliquer sur la case du jour, et
activer loption Chm.
- Modifier le temps de travail pour un jour de la semaine (par exemple, tous les
vendredi aprs-midi, la journe se termine 16h) : cliquer sur len-tte de la colonne
( V pour vendredi), et modifier les heures de travail dans les champs De : et A :
- Pour rendre ouvr un jour chm : Slectionner le jour ou la semaine, et activer
loption Ouvr hors dfaut.
- Pour rtablir les horaires et jours chms enregistrs par dfaut dans MS Project :
Slectionner le jour ou la semaine, et activer loption Par dfaut.

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- Bouton Crer : Si lon souhaite utiliser le calendrier standard, et crer un ou plusieurs


calendriers spcifiques pour les ressources ou les tches venir, venir, cela se fait en
cliquant sur le bouton Crer. Il suffit alors de saisir le nom du calendrier et de choisir
sil est crer partir du calendrier par dfaut de Ms Project ou partir dun calendrier
dj modifi.

- Bouton Options : Les 2 premires options permettent MS Project dafficher le


calendrier et lchelle du temps. Les options dheures dfinissent les heures de dbut et
de fin par dfaut dune tche (utile pour un planning travaill lheure). Les options de
dure permettent MS Project daffecter la dure dune tche dans toutes les units en
fonction de lunit saisie par lutilisateur. Par exemple : Si lutilisateur saisit une dure de
2 jours, le systme considre que la tche a une dure de 16h.
Cette bote de dialogue peut souvrir dans le Menu Outils, Item Options, Onglet
Calendrier.

Les diffrents calendriers proposs par MS Project :

! " #
#$
! #
% #&
!" " '
#

ETAPES DAPPLICATION DUN CALENDRIER A UN PROJET :

LA PREMIERE FOIS UNIQUEMENT


1. Crer le calendrier :
Menu Outils
Item Modifier le temps de travail
2. Stocker le calendrier dans le modle GLOBAL ou dans un modle propre :
Menu Outils
Item Organiser
Onglet Calendriers
ENSUITE
3. Affecter le calendrier au projet :
Menu Projet
Item Informations sur le projet
Si le calendrier nest pas dans le modle GLOBAL, aller le chercher dans le modle propre.

4. Faire apparatre les jours chms sur le diagramme de GANTT


Menu Format
Item Echelle de temps
Onglet Jours Chms (voir suivant).

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REALISATION DU PLANNING

3.1 DIAGRAMME DE GANTT

Pour ces tapes, on se place sur laffichage Diagramme de GANTT, qui est celui propos par dfaut par
MS Project. Pour sy placer, cliquer sur licne correspondante dans la barre verticale des affichages,
gauche de lcran ou :
Menu Affichage
Item Diagramme de GANTT

La barre des affichages se masque et saffiche par clic droit gauche de lcran, Item Barre Affichage.

Henry Laurence GANTT (1861-1919) : Ingnieur amricain qui prolongea laction de Taylor en
dveloppant laspect social de lorganisation du travail.

3.2 ECHELLE DE TEMPS

Si la dure des tches nest pas de lordre de la journe (beaucoup plus long ou beaucoup plus
court), il est possible de modifier lchelle de temps du diagramme.

Cela peut se faire :


de manire intuitive, en faisant des zooms avant ou arrire grce aux boutons loupe + et
loupe de la barre doutils,
en dfinissant lchelle de temps dans la bote de dialogue Echelle de temps. Celle-ci peut
souvrir de 3 faons :
- Menu Format, Item Echelle de temps (si litem napparat pas cliquer sur litem
double flche vers le bas, qui affiche tous les items du menu).
- Double-clic sur lchelle (en-tte des colonnes indiquant les dates),
- Clic droit sur lchelle, puis item Echelle de temps.

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Onglet Echelle de temps :


- Dcoupage principal correspond la premire ligne de len-tte des colonnes, Dcoupage secondaire,
la seconde ligne.
- Units : Unit de temps quoi correspond la largeur dune colonne.
- Format : Libell affich.
- Frquence : Module lunit. Par exemple, une frquence de 2 pour une unit en semaine, correspond
une unit de 2 semaines.
- Taille : Permet dajuster la dure affiche, pour visualiser un ensemble de tches en entier.
- Alignement, Lignes de sparation, Utiliser lanne fiscale et Sparation horizontale permettent de
modifier lgrement laspect de lchelle de temps.

Onglet Jours chms :


- Affichage : en choisissant loption Devant les tches, les barres de tches ne safficheront que les jours
ouvrs.
- Calendrier : Slectionner le calendrier cr ou modifi pour le projet, ainsi, les jours chms seront
signals sur le diagramme de GANTT.

3.3 CREATION DES TACHES

3.3.1 SAISIE DE TACHES

Vocabulaire :
a) Se placer sur la tche signifie slectionner la case du libell de la tche dans le tableau gauche
de lcran. Se placer sur la barre de tche signifie positionner le curseur sur la barre reprsentant la
tche dans le graphe droite de lcran.

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b) Pour slectionner plusieurs tches conscutives dans le tableau de tche, il suffit de faire glisser le
curseur. Pour slectionner plusieurs tches non conscutives, il faut maintenir la touche Ctrl du clavier
appuye pendant que lon slectionne les diffrentes tches.

3.3.1.1 Saisir les informations de base dune tche

Se placer sur la premire case du tableau, saisir le libell (ou nom) de la tche et sa dure. La dure est
par dfaut en jour, mais on peut saisir dans lunit que lon souhaite, par exemple : 2 m pour 2
minutes, 1,5 s pour une semaine et demie, 15h pour 15 heures. La barre de la tche apparat dans
le diagramme, de longueur proportionnelle la dure de la tche.

Une dure de 10 jours est compte en jours ouvrs ; elle quivaut une dure saisie sous la forme
2 semaines (dans le cas o lon a 2 jours chms par semaine).

Pour insrer une tche avant une tche dj saisie, on se place sur la tche dj saisie puis :
- On appuie sur la touche [Inser] du clavier
- Ou Menu Insertion
Item Insrer une tche

Si lon appuie sur la touche [Suppr] du clavier, quelle que soit la case slectionne, cest la
tche entire qui est supprime. Pour ne supprimer que le contenu de la case slectionne, il
faut appuyer simultanment sur les touches [Shift] et [Suppr].

3.3.1.2 Dplacer une tche

Pour dplacer la tche, il faut slectionner la ligne entire dans le tableau (et non une cellule unique) en
cliquant sur le numro gauche de la tche. Toute la ligne apparat alors slectionne. Ensuite on peut
utiliser :
- Les raccourcis clavier : [Ctrl X] sur la tche dplacer, puis, positionnement sur la tche au-dessus de
laquelle ou souhaite placer la tche slectionne, puis [Ctrl V]. MS Project cre automatiquement la
ligne pour la tche dplace.
- La souris : positionnement du curseur sur la ligne de la tche, de manire ce que le curseur ait une
forme de flche, puis, le clic gauche maintenu, glissement de la tche jusqu la position souhaite,
- Le menu Edition : Items Couper la tche puis Coller la tche.

3.3.1.3 Modifier la dure par dfaut

La dure des tches dun projet peut tre dun ordre diffrent du jour (des heures ou au contraire des
semaines). Dans ce cas, il est prfrable de modifier lunit de dure par dfaut de MS Project dans les
options de la manire suivante :
Menu Outils
Item Options
Onglet Prvisions

Le champ modifier est le champ Afficher la dure en :

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Cette modification sera prise en compte pour les tches venir et non pour celles dj saisies.

Il faudra dans ce cas modifier galement lchelle de temps du diagramme de GANTT (double-clic sur
len-tte des colonnes du diagramme ou Menu Format, Item Echelle de temps).

3.3.1.4 Afficher les proprits dune tche

Outre le libell et la dure, la tche peut avoir diffrentes caractristiques, que lon peut afficher dune des
manires suivante :
- Clavier : [Shift F2],
- Double-clic sur la tche,
- clic droit sur la tche, Item Informations sur la tche,
- se placer sur la tche puis Menu Projet, Item Informations sur la tche,
- se placer sur la tche, et cliquer sur le symbole :

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- Nom : Cest le libell saisi dans le tableau du diagramme de GANTT


- Dure : Cest la dure saisie dans le tableau du diagramme de GANTT
- Dates : La date de dbut est la date au plus tt calcule par MS Project en fonction de la date de dbut
du projet et des contraintes entre les tches, la date de fin est la date calcule en fonction de la dure de
la tche et du calendrier du projet.

Longlet Remarques correspond un pense-bte positionn sur la tche, que lon peut ventuellement
faire afficher (cf. Aspect des barres de tches).

Les autres champs seront vus dans les paragraphes suivants.

3.3.2 TACHES SPECIFIQUES

3.3.2.1 Tche rcapitulative

Une tche rcapitulative est un ensemble de tches ou phase.


Dans un premier temps, toutes les tches sont au mme niveau.
Pour rendre une tche rcapitulative, il faut se placer sur la tche suivante et cliquer sur le symbole :

La tche prcdente devient tche rcapitulative, le texte de la tche est en retrait par rapport ses
tches filles .
Pour afficher ou non les tches filles dune tche rcapitulative, on clique sur le + ou le prcdant le
libell de la tche.
Pour afficher le dtail de lensemble des tches du projet, on clique sur le symbole :

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 16


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Ralisation de plannings

Ces fonctions sont aussi accessibles par :


Menu Projet
Item Mode Plan.

Une tche insre est par dfaut au mme niveau que la tche au-dessus : si lon insre une tche
la suite dune tche subordonne, la tche insre sera subordonne elle aussi. Il est alors possible de la
sortir de la tche rcapitulative en la rhaussant.

3.3.2.2 Tche rptitive


Une tche rptitive est une tche qui a lieu plusieurs fois, intervalle de temps rgulier, comme une
revue de projet, par exemple.

Menu Insertion
Item Tche rptitive

Dans lexemple ci-dessus, le comit de pilotage aura lieu le lundi, tous les 15 jours, et durera une demi-
journe. Il y en aura jusqu la fin du projet.

Si lon souhaite quil ny ait que 5 comits de pilotage, on choisira loption Fin aprs et on slectionnera le
nombre 5.

3.3.2.3 Jalon

Un jalon est une tche affiche de manire particulire, comme une tape dterminante du projet.
Par dfaut, toute tche ayant une dure nulle est considre comme un jalon par MS Project.
Pour afficher comme jalon une tape de dure non nulle :
- Afficher les informations de la tche (cf. Saisie de tches),
- Onglet Confirm
- Cocher la case Marquer la tche en tant que jalon.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 17


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Ralisation de plannings

3.3.3 CONTRAINTES

3.3.3.1 Dates

Par dfaut, les dates de dbut et de fin dune tche sont calcules par MS Project, mais il peut y avoir une
contrainte de date forte sur une tche.
Si lon saisit directement la date de dbut dans la colonne Dbut du tableau, MS Project considre
que la tche est soumise la contrainte Dbut au plus tt le de la date saisie.
Si lon saisit directement la date de fin dans la colonne Fin du tableau, MS Project considre que la
tche est soumise la contrainte Fin au plus tt le de la date saisie.

Dautres contraintes existent. Pour imposer une contrainte de date une tche :
- Afficher les informations de la tche,
- Onglet Confirm
- Slectionner dans la liste Type de contrainte : Dbut au plus tt le , Fin au plus tard Le ,
Le plus tard possible , etc. Puis slectionner si ncessaire la date de la contrainte dans le
calendrier de la liste Date de la contrainte.

Si la contrainte est Ds Que Possible ou Le Plus Tard Possible , MS Project calcule


la date et ignore celle qui aurait pu tre saisie.
Laffectation dune contrainte fait apparatre un indicateur dans la colonne gauche du nom
de la tche.

Le code WBS (Work Breakdown Structure) est affect automatiquement par MS Project en onction
de la hirarchie et de lordre de saisie des tches. Il peut tre saisi dans loptique dorganiser les
tches selon une structure personnalise.

Dans MS Project 2000, la liste Echance permet de slectionner une date de fin pour la tche. Cette
date nest pas applique comme une contrainte par MS Project, mais entrane laffichage dun signal
sur le diagramme date dchance.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 18


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3.3.3.2 Interdpendances

Le fait quune tche doit imprativement attendre quune (ou plusieurs) tche soit termine pour
commencer peut se saisir de diffrentes manires :
- Afficher les informations de la tche, Onglet Prdcesseurs,
- Slectionner les 2 tches dpendantes, et appuyer sur [Ctrl F2] ou cliquer sur le symbole :
Dans ce cas, la tche prcdente est forcment la premire dans lordre de slection.

Une flche de lien est alors affiche sur le diagramme entre les 2 tches.

Type de lien, retard, avance :


Par dfaut, MS Project considre quune tche successeur dune autre tche commence ds que la tche
prdcesseur est termine.
Mais dautres dpendances peuvent tre dfinies :
Les 2 tches sont lies par le dbut ou la fin ( Dbut dbut , Fin Fin ) :
Par exemple, le mortier ne doit pas tre prpar (tche B) avant que le mur ne soit nettoy pour la
pose du carreau (tche A), sinon il durcit. On crera dans ce cas un lien Fin fin entre tche A et
tche B. La tche B ne doit pas finir avant la fin de la tche A.

La tche successeur doit commencer un laps de temps aprs la fin de la tche prdcesseur, il
sagit alors dun retard. Par exemple, pour peindre la deuxime couche de peinture, je dois attendre
25h aprs la fin de la pose de la premire. Il sagit dun lien Fin Dbut avec retard positif.

La tche successeur doit commencer avant la fin de la tche prdcesseur, il sagit alors dune
avance (Retard ngatif). Par exemple, je peux commencer la traduction dun document avant la fin
de sa rdaction. Dans ce cas, je commencerai la tche de traduction en avance, par exemple une
fois quil me restera 75% de la tche de rdaction (cf. cran ci-dessous).

Pour modifier ou supprimer un lien dj cr, on peut :


- double-cliquer sur le lien dessin entre les tches dans le graphe :

- Renseigner les champs de longlet Prdcesseurs de la bote Informations sur la tche :

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3.3.3.3 Priorit

La priorit dune tche est prise en compte par MS Project lors de laudit des ressources : elle permet de
savoir quelles sont les tches qui peuvent tre retardes plutt que dautres pour viter la surcharge dune
ressource.
La priorit dune tche se dfinit dans la bote Informations de la tche, Onglet Gnral, Liste ou valeur
Priorit.

3.3.4 TACHE FRACTIONNEE

Une tche fractionne est une tche qui sinterrompt pour reprendre ultrieurement : par exemple, la
ressource charge de cette tche est en cong maladie. En automatique, MS Project peut utiliser le
fractionnement des tches pour viter quune ressource soit sur-utilise : une des tches de la ressource
est alors suspendue, pendant la priode de la surcharge.

Pour fractionner une tche, 2 manires sont possibles :


- clic droit sur la barre de tche, item Fractionner la tche.
- se placer sur la tche, cliquer sur le symbole, puis se placer sur la barre de tche.
Pour modifier le fractionnement, il suffit de manipuler directement la barre de tche sur le
diagramme, avec le curseur.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 20


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3.3.5 TYPES DE TACHES

Le type de tche va permettre MS Project dajuster les paramtres de la tche en fonction des
modifications qui peuvent tre effectues.
Le type de tche est pris en compte uniquement si des ressources sont affectes aux tches.

Les paramtres de la tche sont :


- La dure,
- Les ressources travail : Personnes ou matriel affects la tche,
- Le travail ou charge : nombre de jours.hommes ncessaires laccomplissement de la tche.
Le type de tche se modifie :
- dans la bote Informations de la tche, Onglet Confirm, Liste Type de tche + case Pilote par leffort.
- ou directement dans le tableau de tches en insrant la colonne type de tche. (Clic droit sur len-tte
des colonnes, Item Insrer une colonne, Liste Nom de champ : Type ).

Capacit fixe : Le taux daffectation des ressources est fixe mme si lon modifie dautres paramtres.
Dure fixe : La dure de la tche ne peut tre modifie, si lon modifie laffectation des ressources ou le
travail.
Travail fixe : Le travail est invariable en fonction des autres paramtres.

Option Pilote par leffort : Cette option permet de dfinir si le niveau daffectation peut bouger ou
non.

TRAVAIL = DUREE x Ressources TAUX DAFFECTATION

Par exemple : Le travail dune tche de 3 jours effectue par une ressource affecte temps plein et deux
ressources affectes mi-temps se calcule de la manire suivante :
TRAVAIL = 3 jours x (1 + 2 x 0,5) = 6 jours.hommes.

Selon le type de la tche et loption, MS Project connat son degr de libert pour ajuster les paramtres
de la tche (dure, affectation des ressources, travail) en respectant les contraintes fixes par lutilisateur.

Par exemple, une tche de 4 jours est affecte 2 personnes 100%. Son travail est donc de 8
jours.hommes. Je supprime une ressource :
- Si cette tche est capacit fixe pilote par leffort ou travail fixe, alors la dure passe 8 jours, le
travail est conserv.
- Si cette tche est dure fixe non pilote par leffort, le travail passe 4 jours.hommes,
- Si cette tche est dure fixe pilote par leffort, laffectation de la ressource restante passe 200%.

Des exemples sont donns en annexe.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 21


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3.3.6 ASPECT DES BARRES DE TACHES, POLICE

Police :
La police dune tche du tableau de tches se modifie en slectionnant les cases de texte souhaites
dans le tableau, menu Format, Item Police. Pour modifier la police dans son ensemble, on accde au
menu Format, Item Style du texte.

Aspect de la barre :
Pour modifier laspect dune barre de tche, il faut se placer sur la barre de tche et double-cliquer, ou
cliquer droit, Item Mise en forme de la barre.

On peut ainsi mettre en vidence une tche particulire par sa couleur, insister sur limportance de sa fin
en modifiant lextrmit de fin, dans la bote de dialogue suivante, item Forme de la barre :

Litem Texte de la barre, permet de visualiser sur le diagramme des informations sur les tches, autres
que les ressources affectes, par exemple le travail.

On peut souhaiter modifier laspect de toutes les barres du diagramme en fonction de leur type (jalon,
tche critique, rcapitulative, etc.) :
Menu Format
Item Style des barres

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 22


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Un style de barre dfini pour une tche spcifique est prioritaire sur le style dfini pour lensemble des
tches ce qui signifie quen modifiant le style densemble, on ncrase pas le style particulier dune tche.

Style des liens, format de date :


Le style de liens et le format des dates affiches sur les barres et les info-bulles se modifient dans la bote
de dialogue :
Menu Format
Item Disposition

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 23


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3.4 MARGES ET CHEMIN CRITIQUE

3.4.1 DIAGRAMME DE GANTT


Pour faire apparatre le chemin critique sur le diagramme de GANTT, on peut utiliser le format des tches
(cf. ci-dessus) et dfinir un format spcifique pour les tches critiques.

Il est plus simple de passer par lassistant du diagramme de GANTT en cliquant sur le symbole.

Dans le deuxime cran propos, on slectionnera loption Chemin critique .

Pour afficher les marges dans le diagramme de GANTT, on peut ajouter dans le texte de la barre la
marge libre (cf. ci-dessus, Style des barres) ou utiliser un affichage prdfini :
Menu Affichage,
Item Plus daffichages,
Slectionner Gantt relatif aux marges , bouton Appliquer.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 24


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On revient laffichage classique par le Menu Affichage, Item Diagramme de GANTT.

3.4.2 ORGANIGRAMME DES TACHES / RESEAU PERT

NB : Lappellation Organigramme des tches dans MS Project 2000 correspond lappellation


Diagramme de PERT des versions antrieures de MS Project.

Cet affichage est surtout utile pour visualiser les liens de dpendance entre les tches lorsque ceux-ci
sont complexes.

Lorganigramme des tches affiche par dfaut le chemin critique en rouge. Pour afficher lorganigramme,
on se place dans le Menu Affichage, Item Organigramme des tches. Les options daffichage peuvent tre
modifies en cliquant sur le Menu Format, Item Style des cases. On peut notamment afficher les marges
pour chaque tche.

On revient au diagramme de GANTT par le Menu Affichage, Item Diagramme de GANTT.

3.5 AFFICHAGE CALENDRIER

Atteint par le menu Affichage, item Calendrier, cet affichage permet davoir une vision des tches jour par
jour. Par un double-clic sur len-tte du jour, on affiche le dtail des tches se droulant pendant cette
journe.
On revient au diagramme de GANTT par le Menu Affichage, Item Diagramme de GANTT.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 25


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3.6 MANIPULATION DU PLANNING

3.6.1 TRIS, FILTRES, GROUPES

Les tris, filtres et groupes permettent dajuster laffichage des informations du projet en fonction des
besoins, sans modifier le contenu du projet.

3.6.1.1 Tri
Menu Projet
Item Trier
Item Trier par

Dans lexemple ci-dessus, les tches seront classes de la plus lourde en charge la moins lourde, et
pour 2 tches de mme charge, de la plus longue la moins longue.

Si loption Garder la structure du mode plan est coche, les tches filles sont tries lintrieur de leur
tche mre, sinon, ce lien entre tches est ignor.

Si loption Renumrotation permanente des tches est coche, les numros des tches seront attribus
en fonction de ce tri, et il ne sera plus possible de revenir la numrotation initiale, sauf dcocher
loption et dplacer les tches manuellement .

Si loption Renumrotation permanente des tches na pas t coche, on peut revenir au tri initial en
triant les tches par N ou par le bouton Rtablir de la bote de dialogue Trier.

3.6.1.2 Filtre
Le filtre permet de nafficher que certaines tches.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 26


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Menu Projet
Item Filtrer pour
Item Plus de filtres,
Slectionner le filtre souhait, puis cliquer sur Appliquer.

On revient au mode sans filtre par :


Menu Projet
Item Filtrer pour
Item Toutes les tches.

3.6.1.3 Groupe

NB : Cette fonction nest prsente qu partir de la version 2000 de MS Project.

Le groupe permet dafficher ensemble les tches ayant des caractristiques communes..
Menu Projet
Item Regrouper par
Item Plus de groupes,
Slectionner le groupe souhait, puis cliquer sur Appliquer.

On revient au mode sans groupe par :


Menu Projet
Item Regrouper par
Item Aucun groupe

Une fois les ressources dfinies, cette option de regroupement permet dafficher les informations relatives
un groupe de ressource, par exemple le cot ou le travail cumul des ressources appartenant au groupe
Expert .

3.6.2 VISUALISATION

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 27


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3.6.2.1 Informations Projet


Les informations gnrales sur le projet se visualisent par le Menu Projet, Item Informations sur le projet.
Pour avoir des donnes rcapitulatives, cliquer sur bouton Statistiques. Ces donnes sont utiles surtout
une fois que plusieurs planifications ont t enregistres, ou lorsque le suivi du ralis est commenc.

3.6.2.2 Tche rcapitulative du projet


Il est possible de faire apparatre le projet comme une tche mre de toutes les tches, et de visualiser
ainsi la dure et autres donnes relatives aux tches sur le diagramme de GANTT, pour lensemble du
projet :
Menu Outils
Item Options
Onglet Affichage
Case cocher Tche rcapitulative du projet.

3.6.2.3 Affichages
Tant quaucune ressource na t affecte aux tches, les seuls affichages intressants sont le
diagramme de GANTT, lorganigramme des tches et le calendrier.
Des variantes de ces affichages (par exemple Diagramme de GANTT relatif aux marges) peuvent tre
visualises :
Menu Affichage
Item Plus daffichages.

3.6.2.4 Tables et colonnes


Une table est un ensemble de colonnes sur un thme donn. Par exemple : le cot, le travail. On affiche
une table prdfinie par MS Project par

Dans Project 2000, pour afficher la dfinition dune colonne, positionner le curseur sur len-tte de la
colonne (sans cliquer), un lien vers laide apparat.
Menu Affichage
Item Table
Item Nom de la table .

Ou pour afficher une table ne faisant pas partie des tables proposes par dfaut :
Menu Affichage
Item Table
Item Plus de tables.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 28


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Lascenseur horizontal permet de faire dfiler les diffrentes colonnes.


Il est possible dagrandir la zone tableau au dtriment de la zone diagramme en se plaant sur la ligne de
sparation et en la faisant glisser vers la droite.
Laffichage des colonnes peut tre personnalis en masquant ou en ajoutant unitairement une ou
plusieurs colonnes. Il faut se placer sur len-tte des colonnes puis :
Soit par un clic droit, slectionner litem :
- Masquer la colonne pour supprimer une colonne,
- Insrer une colonne, et slectionner la colonne dans la bote de dialogue. Le champ Titre permet
de modifier le libell de len-tte.
Soit par le menu Insertion, slectionner litem Colonne, pour linsertion, et par le menu Edition,
slectionner litem Masquer la colonne.
Soit via les touches [Inser] et [Suppr] du clavier.

Une personnalisation de la table par ajout ou suppression de colonne est enregistr dans le projet par
MS Project. Pour rtablir les affichages par dfaut, il faut utiliser la fonction dorganisation : Bouton
Organiser de la bote de dialogue Plus de tables. On reviendra la situation initiale en supprimant la
table modifie de la liste des tables du projet en cours.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 29


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3.6.3 IMPRESSION

Il est possible dajouter des informations en en-tte et en pied de page du document imprim :
Menu Fichier
Item Mise en page
Onglets En-tte et Pied de page.

Dans lexemple, cest le nom du fichier qui sera imprim en tte de page.

- Longlet Lgende permet de modifier le cartouche imprim par dfaut par MS Project, qui
contient notamment la signification des tches. Pour ne pas avoir de lgende imprime, il suffit
de cocher dans Lgende sur : loption Aucune page.
- Les onglets Page et Marge ne diffrent pas de ceux des autres applications Microsoft (Word et
Excel par exemple).

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 30


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- Longlet Affichage permet de moduler les colonnes affiches :


- Si les 2 premires cases sont dcoches, seuls le n et la colonne indicateur (si elle na
pas t masque) sont affiches,
- Si loption Imprimer les remarques est coche, les remarques seront imprimes en fin de
document,
- Si la case Ajuster lchelle de temps la page est coche, chaque barre de tche tient
sur une seule page.

- Le bouton Aperu donne la visualisation de ce qui va tre imprim.

- Les boutons Options et Imprimer ouvrent les botes doptions dimpression.

Dans la bote de dialogue Imprimer, vous pouvez dfinir la plage de dates imprimer, et imprimer ainsi 1
jour avant la date de dbut de projet, par exemple.

Pour faire tenir le diagramme de GANTT sur la longueur, on peut jouer sur la mise lchelle de longlet
Page de la bote de dialogue Mise en page. Mais il est souvent ncessaire de modifier lchelle de temps.
On pourra notamment jouer sur la largeur des colonnes de temps :
Menu Format
Item Echelle de temps
Onglet Echelle de temps
Modifier la valeur du champ Elargir.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 31


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3.6.4 INSERTION DANS UN DOCUMENT W ORD

Pour copier le contenu de lcran dans un document, cliquer sur le symbole :

- Pour copier uniquement une partie de la planification, slectionner auparavant les tches copier.
- Option Pour laffichage : copie des informations telles qu' elles apparaissent l'cran en conservant la
mise en forme et la couleur,
- Option Pour limpression : copie des informations telles qu' elles apparaissent limpression, en noir et
blanc,
- Option Dans un fichier image GIF : cre le fichier image .gif,
- Option Telle qu' l'
cran : copie uniquement les tches affiches lcran.
- Option Lignes slectionnes : copie toutes les lignes slectionnes.
- Pour rduire la zone de temps copier taper ou slectionner une date de dbut et de fin dans les zones
De et . Il peut tre ncessaire dans ce cas de reprendre lchelle de temps pour avoir un affichage plus
adapt.

3.6.5 EXPORT VERS UN DOCUMENT EXCEL

Pour exporter les informations sur les tches (puis ultrieurement les ressources et les cots) vers Excel,
il suffit denregistrer le projet au format Excel, en prcisant les donnes souhaites :
Menu Fichier
Item Enregistrer sous
Type de fichier = Classeur Microsoft Excel (*.xls)
Puis bouton Enregistrer

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 32


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Ralisation de plannings

MS Project propose une liste de mappages disponibles.

Un mappage est un format dexportation ou dimportation : il dfinit quelles sont les donnes exporter
et dans quel ordre, vers Excel, ou une autre application (on peut enregistrer de la mme manire le projet
au format HTML ou Access).

Par exemple, le mappage Table dexportation des tches comprend toutes les colonnes dinformations
sur toutes les tches. Il est possible de personnaliser lexport dans la bote de dialogue Mappage
dexportation(cf. le paragraphe sur la personnalisation).

MS Project peut crer des graphes dans Excel. On accde cette fonction de la manire suivante :

Menu Affichage
Item Barre doutils
Item Analyse

On clique ensuite sur le bouton Analyser les donnes chronologiques dans Microsoft Excel :

L'Assistant Analyse des donnes chronologiques souvre alors et mne louverture dun fichier Excel qui
prsente les informations (par exemple le travail et les cots) relatives chaque tche ou ressource jour
par jour.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 33


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Ralisation de plannings

3.6.6 RAPPORTS

Les rapports de MS Project permettent dimprimer uns synthse du projet sous un certain angle.
Menu Affichage
Item Rapports
Les rapports peuvent tre personnaliss : par exemple on peut y ajouter des donnes (totaux) ou changer
lchelle de temps. Les rapports servent essentiellement limpression.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 34


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Cots et ressources

COUTS ET RESSOURCES

4.1 AFFECTATION DES RESSOURCES

Grer les ressources dans MS Project va permettre de :


- Prciser chacun quelles sont ses tches, et les dlais dont il dispose,
- Lisser les charges des ressources,
- Grer le cot du projet.

4.1.1 CREATION DES RESSOURCES

Pour crer les ressources, il faut se placer dans le tableau des ressources.
Menu Affichage
Item Tableau des Ressources
Menu Affichage
Item Table
Item Entre.

Dans la colonne Nom de la ressource, saisir le nom de la ressource, puis dans cette ligne, toutes les
informations sur la ressource.
Les initiales de la ressource permettent de gagner de la place sur les affichages.

On peut accder aux informations sur la ressource comme aux informations sur la tche, de 3 manires :
- En double-cliquant sur la ressource dans le tableau,
- En cliquant droit sur la ressource, Item Informations sur la ressource,
- Une fois la ressource slectionne en cliquant sur le symbole :

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 35


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Cots et ressources

Longlet Remarques permet de saisir des informations complmentaires, affichables la demande.

Types de ressource :
- Travail : il sagit dune personne, dune quipe ou dquipement (matriel rutilisable).
- Matriel : la ressource est consomme pendant le projet. Elle ne dpend pas de la dure de la
tche, et ne produit aucun travail, par exemple de la peinture ou un voyage.
Le type de ressource nest accessible que depuis la version MS Project 2000.

Capacit max :
La capacit est indiquer pour les ressources de type travail uniquement. Elle correspond au nombre
d'units disponibles pour cette ressource sous la forme d'
un pourcentage.
Par exemple, si on a saisi une ressource cuisiniers et 300% , cela signifie que si trois cuisiniers
travaillent 100% en mme temps, il ny a pas de surutilisation de la ressource cuisiniers . Cela
quivaut saisir 3 ressources cuisinier 100%.
Si lon prfre, un affichage de la capacit sous forme dcimale est possible : Menu Outils, Item
Option, Onglet Prvisions, Option Afficher les units daffectation en :.

Etiquette matriel :
Ltiquette est une indication de la mesure utilise. Pour de la peinture, par exemple, on saisira : Litre
ou seau 5 l .

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 36


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Cots et ressources

Groupe :
Le groupe permet des facilits daffichage : tris, filtres et regroupements et dafficher des donnes
cumules pour un groupe de ressources de mmes caractristiques, par exemple le travail ou le cot de
toutes les ressources du groupe peintres .
Le groupe est identifi par son libell : 2 ressources dont le groupe a le mme nom appartiennent au
mme groupe.

Calendrier spcifique :
Si certaines ressources ne travaillent pas selon le calendrier du projet (cf. Calendrier du projet), il est
possible de leur affecter un calendrier particulier. Par exemple si plusieurs personnes ne travaillent pas le
mercredi, il est possible de dfinir un calendrier 4/5 mer (Menu Outils, Item Modifier le temps de
travail).
Il suffit alors de slectionner le calendrier 4/5 mer pour chaque ressource laquelle il convient.

Temps travaill :
Pour saisir des congs ou un calendrier qui ne sera utilis que par une personne, il est plus adapt de
modifier le temps de travail de la ressource sans lui crer de calendrier :
Informations sur la ressource
Onglet Temps travaill.

Cots :
Il existe un cot standard, proportionnel la dure de la tche et au taux daffectation de la ressource la
tche, et un cot par utilisation, indpendant de la dure de la tche, et imput pour chaque affectation de
la ressource une tche (cf. Cots).

4.1.2 AFFECTATION DES RESSOURCES AUX TACHES

Pour affecter les ressources aux tches, il faut revenir sur le diagramme de GANTT.
Menu Affichage
Item Diagramme de GANTT

Une fois plac sur la tche laquelle affecter une ou plusieurs ressources, on peut procder dune des
manires suivantes :
- Ouvrir la bote Informations sur la tche, Onglet Ressources,
- Appuyer sur [Alt F10]
- Cliquer sur le symbole :

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 37


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Cots et ressources

Slectionner la ressource dans la liste et cliquer sur Affecter. Dans la colonne Units, saisir le taux
daffectation. Dans lexemple, Jacques Durand ne travaillera qu mi-temps sur la tche. Il pourra tre
affect mi-temps sur une autre tche simultane sans tre en surcharge.

Il est prfrable daffecter les ressources aux tches subordonnes quaux tches rcapitulatives, mais
les deux sont possibles.

A prsent que des ressources sont affectes aux tches, le type de tche prend toute son
importance (cf. Type de tches) : par exemple la dure des tches capacit ou travail fixe est
modifie par MS Project en fonction du nombre de ressources affectes.

4.1.3 TABLEAU DUTILISATION DES RESSOURCES

Le tableau dutilisation des ressources permet de visualiser laffectation des tches aux ressources.
Menu Affichage
Item Utilisation des ressources

Par dfaut, cest le travail de chaque ressource par jour qui est affich dans la partie droite du tableau. Il
est possible dajouter ou de supprimer des lignes (cot, surutilisation, etc.) :
- en cliquant droit sur le tableau droite, et en slectionnant / dslectionnant les lignes souhaites,
- ou par le menu Format Item Dtail.

On peut afficher les informations sur laffectation en slectionnant une ligne de tche, de la mme
manire quon visualise les informations dune tche ou dune ressource :

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 38


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Cots et ressources

Comme dans tous les autres affichages, il est aussi possible de :


modifier lchelle de temps (cf. Modifier lchelle de temps),
modifier les colonnes du tableau de la partie gauche de lcran (cf. Tables et colonnes),
trier, le filtrer et regrouper les ressources affiches (cf. Tris, filtres et groupes).
Les ressources surutilises apparaissent en rouge.

On peut modifier laffectation des tches aux ressources en procdant de la manire suivante :
- Slectionner la tche en cliquant sur la zone grise sa gauche.
- La dplacer dune ressource vers une autre avec la souris.

On peut galement mettre jour lavancement dune tche dans la colonne % Achev.

Le mme tableau orient tches peut tre affich :


Menu Affichage
Item Utilisation des tches.
La bote de dialogue Informations sur laffectation peut aussi tre affiche depuis le tableau dUtilisation
des tches, en se positionnant sur la ligne de ressource.

4.2 TRAVAIL

4.2.1 TRAVAIL DES TACHES

Le travail fourni pour chaque tche peut tre affich dans le tableau du diagramme de GANTT :
Menu Affichage
Item Table
Item Travail.

Il peut aussi tre affich dans le tableau dutilisation des tches :


Menu Affichage
Item Utilisation des tches.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 39


Manuel formation
Cots et ressources

Menu Affichage
Item Table
Item Utilisation ou Travail.

4.2.2 TRAVAIL DES RESSOURCES

4.2.2.1 Travail par unit de temps

Le graphe des ressources permet de visualiser le taux dutilisation des ressources, notamment pour
dterminer les ressources en surcharge.

Menu Affichage
Item Graphe des ressources.
Menu Format
Item Dtail
Item Travail ou Taux dutilisation ou Disponibilit restante.

On passe dune ressource la ressource suivante par lascenseur horizontal en bas de la partie gauche
de lcran.
Comme pour le diagramme de GANTT, il est possible de modifier lchelle de temps et la mise en page
pour impression.

4.2.2.2 Travail dune ressource par tche

Ce travail peut se visualiser dans la table Travail du tableau dutilisation des ressources :
Menu Affichage
Item Table
Item Utilisation ou Travail.

Dans cet affichage, il est possible de saisir le nombre dheures supplmentaires. Les heures
supplmentaires sont comprises dans le travail total. Par exemple, si MS Project a calcul sur une tche
pour une ressource 10h de travail, ce chiffre ne sera pas modifi par la saisie de 2h dans la case Heures
sup.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 40


Manuel formation
Cots et ressources

4.3 COUTS

Pour que MS Project affiche le symbole de monnaie souhait, Menu Outils, Item Options, Onglet
Affichage,
Champ Symbole.

4.3.1 COUT DES RESSOURCES

Si le cot des ressources est saisi, MS Project va pouvoir calculer le cot de chacune des tches et de
lensemble du projet, en fonction des affectations des ressources aux tches.

Pour saisir le cot des ressources, il faut se placer dans le tableau des ressources (Menu Affichage Item
Tableau des Ressources / Menu Affichage Item Table Item Entre) ou dans la bote Informations sur la
ressources, Onglet Cot.

Le cot propos par dfaut est un cot horaire. Pour saisir un cot par jour, il est possible de modifier
loption Taux standard par dfaut dans la table des options (Menu Outils, Item Options, Onglet Gnral)

4.3.1.1 Taux, date daffectation

Le taux standard est le cot appliqu lheure pour les heures o la ressource nest pas surutilise. Par
dfaut, le cot est un cot horaire, mais il est possible de saisir un cot par jour, en saisissant par
exemple : 100 / j.

Le taux des heures supplmentaires est le taux appliqu pour les heures supplmentaires saisies
manuellement, et non automatiquement pour les heures o lutilisation de la ressource dpasse 100%.

La colonne Allocation correspond au moment o le cot est imput la tche. Si lallocation est gale
Fin , les tches auxquelles est affecte la ressource ne prendront pas en compte son cot (dans le
cot rel du suivi) tant quelles ne seront pas termines.

Les variations de cots selon la priode se saisissent dans la bote dinformation de la ressource, Onglet
Cots.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 41


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Cots et ressources

Dans lexemple, Pierre Dupont cotera 300 euros par jour partir du mois de juin.

Le cot dutilisation est un cot fixe attribu lutilisation de la ressource pour une tche, mme si la tche
dure plusieurs jours.

Il existe cinq tables de taux de cots : A, B, C, D et E. On peut se servir de diffrentes tables de cots
si la ressource na pas toujours le mme taux.
Exemple : Si Pierre Dupont est en dplacement, son cot est de 400 / jour. Cela peut tre saisi dans la
table B . Ensuite, dans le tableau dutilisation des ressources, on fera afficher la colonne Table des
taux de cots, ou les informations sur laffectation par double-clic, pour imputer le taux B pour les tches
o Pierre est en dplacement.

4.3.1.2 Visualisation

Le cot dutilisation dune ressource peut se visualiser :


- Dans le tableau dutilisation des ressources, en affichant la colonne cot dans le tableau gauche pour
le cot global, en affichant la ligne cot dans le tableau droite pour le cot par unit de temps.
- Dans le graphe des ressources, en slectionnant le dtail cot dans le menu format.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 42


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Cots et ressources

4.3.2 COUT DES TACHES

4.3.2.1 Calcul du cot

Le cot des tches est calcul par rapport au cot des ressources affectes et la dure de la tche.
Par exemple : Une tche de 4 jours, avec une ressource 100 / jour affecte 100% et une autre
ressource 200 / jour affecte 50% cote : 100 x 4 + 200 x 0,5 x 4 = 800 .

Si lune des ressources a un cot dutilisation, ce cot est ajouter au cot de la tche.
Par exemple, la ressource 200 / jour a un cot fixe de dplacement de 50 . Le cot de la tche est
alors :
100 x 4 + 200 x 0,5 x 4 + 50 = 850

4.3.2.2 Cot fixe

De mme quon peut attribuer un cot dutilisation une ressource, on peut ajouter un cot fixe une
tche, qui sera ajout son cot total. Il est ncessaire pour cela dafficher la colonne Cot fixe dans le
tableau du diagramme de GANTT ou de lutilisation des tches :
Menu Affichage,
Item Table,
Item Cot.

4.3.2.3 Visualisation

Le cot dutilisation dune tche peut se visualiser :


- Dans le tableau dutilisation des tches, en affichant la colonne Cot dans le tableau gauche pour le
cot global, en affichant la ligne Cot dans le tableau droite pour le cot par unit de temps.
- Dans le tableau du diagramme de GANTT en affichant la colonne cot dans le tableau gauche,
- Dans le diagramme de GANTT en affichant le cot sur la barre de tche (cf. Aspect des barres de
tches).

4.3.2.4 Cot total projet

Le cot total du projet peut se visualiser :


- Au mme endroit que le cot des tches, si on a affich la tche rcapitulative du projet (cf. Tche
rcapitulative),
- Ou dans les informations du projet : Menu Projet, Item Informations sur le projet, Bouton Statistiques

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 43


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Cots et ressources

4.4 EQUILIBRER LA CHARGE DE TRAVAIL


Pour quilibrer la charge de travail, il faut dabord identifier les ressources surutilises : sur quels jours et
sur quelles tches.

4.4.1 VISUALISATION DES RESSOURCES SURUTILISEES

On peut visualiser les ressources surutilises sous forme :


De graphe :
Menu Affichage
Item Graphe des ressources
Menu Format
Item Dtail
Item Surutilisation ou Taux dutilisation.
On passe dune ressource la ressource suivante par lascenseur horizontal en bas de la partie gauche
de lcran.

De tableau
Menu Affichage
Item Utilisation des ressources
Menu Format
Item Dtail
Item Surutilisation et/ou Travail.

La surutilisation des ressources est toujours indique en rouge.

4.4.2 RESOLUTION DE LA SURUTILISATION

4.4.2.1 Lissage de charges manuel

Une fois que les origines de surutilisation des ressources ont t dtectes, le lissage de charge peut se
faire manuellement :
- Modifier le travail dune ressource : en saisissant la nouvelle valeur dans la colonne Travail du
tableau dutilisation des ressources, ou en modifiant le taux daffectation la tche dans le diagramme
de GANTT.
- Affecter une tche une autre ressource : en faisant glisser la tche dune ressource une autre
dans le tableau dutilisation des ressources,
- Affecter du retard une tche de la ressource, en faisant glisser la tche sur le diagramme de
GANTT.

MS Project propose un affichage spcifique pour ces manipulations :


Menu Affichage
Item Plus daffichages puis Rpartition des ressources

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 44


Manuel formation
Cots et ressources

-( ) * +
* ) #
, ( ) * - . / )
0 % #

Pour revenir laffichage initial :


Menu Fentre
Item Supprimer le fractionnement.

4.4.2.2 Audit des ressources

MS Project propose une fonction daudit automatique des ressources :

& ) 1 %
0 2
3 0
$ *
0
4 0
0
(
& %
% 0 #4 % 0 #

Menu Outils
Item Audit des ressources

La bote de dialogue suivante saffiche :

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 45


Manuel formation
Cots et ressources

- Automatique : laudit est lanc chaque fois que les prvisions sont modifies, Sur ordre , il nest lanc
que par le clic sur Auditer maintenant.
- Rechercher la surutilisation : Si loption choisie est jour par jour , une ressource est surutilise plus
de 8 heures par jours (ou dure de la journe dfinie dans les options), multipli par sa capacit
maximale, si loption choisie est mois par mois , une ressource est surutilise si elle est affecte plus
de 20 jours par mois.
- Effacer les valeurs daudit avant dauditer : si cette case est coche, tous les retards prcdemment
entrs comme rsultat d' audit seront effacs avant la prochaine opration d' audit.
- Ordre de laudit : Sil est dfini Standard , MS Project modifie les tches dans lordre des moindres
impacts en fonction des contraintes de la tche, sil est dfini Priorit/Standard , MS Project prend
dabord en compte la priorit affecte la tche, sil est dfini N Ordre , MS Project commence par
les tche de n dordre le plus lev.
- Laudit respecte la marge disponible : MS Project ne modifie pas la date de fin du projet (il ne retarde
pas les tches critiques.
- Laudit peut ajuster les affectations individuelles dune tche : Laudit peut fractionner laffectation une
tche uniquement pour la ressource sur-utilise sans retarder la tche dans son ensemble,
- Laudit peut fractionner le travail restant : Laudit peut modifier laffectation des ressources ou retarder ou
fractionner des tches dj commences.

Si laudit doit respecter la marge disponible, certaines surutilisations ne peuvent tre rsolues en
automatique, MS Project affiche alors un message davertissement.

A. Racine Rfrence: Manuel MS Project.doc 03/03/2003 Page 46


Manuel formation
Suivi

SUIVI DE REALISATION

5.1 INTRODUCTION

Dans cette partie du document, on verra comment suivre :


lvolution de la planification,
lavancement rel du projet.
On peut tout fait nutiliser quun de ces deux modes de suivi.
Ce chapitre vient la suite de la gestion des cots et ressources, mais il est tout fait possible de faire du
suivi de ralisation, mme si on ne gre ni ressource, ni cot dans MS Project : la seule donne suivie
dans ce cas est le temps, dates et dures.

5.2 DIAGRAMME DE GANTT AVEC SUIVI


Pour visualiser lvolution du planning (avant le dbut du projet ou pendant son droulement), il faut
afficher le diagramme de GANTT avec suivi :
Menu Affichage
Item Gantt suivi.
Pour accder aux fonctions de mise jour du ralis (une fois le projet commenc), il est ncessaire
dafficher la barre doutils adquate :
Menu Affichage
Item Barres doutils
Item Suivi.

Les tches du chemin critique apparaissent en quadrillage rouge et les autres tches de la planification en
cours en quadrillage bleu.

5.3 PLANIFICATION

5.3.1 ENREGISTREMENT DUNE PLANIFICATION INITIALE

Lorsque vous travaillez sur la planification dun projet, il arrive un moment o le planning vous parat
stable. Il est utile de conserver une trace de cet tat. En effet par la suite, en fonction des vnements du
projet, la planification devra tre revue, et visualiser les carts entre les prvisions initiales et les
prvisions mises jour permet danalyser les carts afin de mieux anticiper les glissements.

Menu Outils
Item Suivi
Option Enregistrer la planification initiale.

Dans le diagramme de GANTT, les tches sont alors doubles dune ligne grise, correspondant la
planification initiale. Si je modifie mon planning (allongement de la dure dune tche par exemple), la
ligne bleue (ou rouge), correspondant la planification en cours se dcale par rapport la ligne grise de
la planification initiale enregistre.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 47/92 Imprim le 14/02/06


Manuel formation
Suivi

Pour visualiser les donnes dune tche valables pour une planification temporaire, il faut afficher les
colonnes correspondantes dans le tableau du diagramme de GANTT. Ces colonnes ont pour libell le
libell par dfaut + planifi . Par exemple : Dbut planifi .

Pour insrer une colonne, il faut se placer sur len-tte dune colonne affiche, cliquer droit et
slectionner litem Insrer une colonneOn verra galement dans les paragraphes suivants comment
crer une table daffichage personnalise.

Enregistrer de nouveau la planification initiale efface la planification initiale dj mmorise. Si lon


veut conserver plusieurs planifications, on enregistrera des planifications temporaires.

5.3.2 ENREGISTREMENT DUNE PLANIFICATION TEMPORAIRE

MS Project vous permet denregistrer plusieurs tats du planning (jusqu 10). Cela peut tre utile lorsque
lon veut pouvoir comparer lvolution de la planification avant et aprs plusieurs vnements marquants,
par exemple, si le planning est revu aprs chaque comit de pilotage, on enregistrera une planification par
comit.

Pour visualiser les donnes dune tche valables pour une planification temporaire, il faut afficher les
colonnes correspondantes dans le tableau du diagramme de GANTT.
Par exemple, pour voir les dates de dbut et de fin et la dure des tches dans ma 7me planification
temporaire, jinsrerai les colonnes suivantes :
Dbut7 , Fin7 , Dure7 .

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 48/92 Imprim le 14/02/06


Manuel formation
Suivi

Seule la planification initiale est affiche graphiquement par dfaut. Pour visualiser graphiquement une
planification temporaire, il faut personnaliser laffichage du diagramme :
Menu Format
Item Style des barres
On pourra par exemple remplacer les barres de planification initiale par les barres de la 7me planification
temporaire en modifiant les valeurs des champs De et A de la manire suivante :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 49/92 Imprim le 14/02/06


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Suivi

5.4 MISE A JOUR DE LAVANCEMENT REEL DES TACHES

5.4.1 MISE A JOUR PAR RAPPORT A LA DATE DU JOUR

Pour mettre jour le ralis des tches qui avancent exactement comme prvu, il faut slectionner les
tches et cliquer sur le symbole.

La tche est indique comme avance jusqu la date dtat renseigne dans les informations Projet
(Menu Projet Item Information sur le projet).

Il est aussi possible de passer par la bote de dialogue Mettre jour le projet :
Menu Outils
Item Suivi
Item Mettre jour le projet

- Mettre jour le travail comme tant achev jusquau : toutes les tches sont considres comme
ayant t avances exactement selon les prvisions, jusqu la date donne, par dfaut la date du
jour.
MS Project considre la date du jour comme un jour coul.
- Dfinir 0% - 100% achev : MS Project calcule le pourcentage davancement de la tche en fonction
de la dure : si 2 jours sur 8 de la tche se sont couls, la tche est indique comme avance
25%.
- Dfinir 0% ou 100% achev seulement : Une tche non acheve est considre comme avance
0% ( condition que son avancement nait pas t mis jour par ailleurs).
- Prvoir nouveau le travail non achev pour quil commence le : MS Project considre que tout le
travail non achev jusqu la date indique reprend partir de cette date. Cela a pour effet de
dcaler les tches en retard dans leur ralisation.
Si la case cocher Fractionner les tches en cours de ralisation (dans la bote de dialogue Options,
onglet Prvisions) est dsactive, la partie restante des tches en cours de ralisation non acheves n'
est
pas dplace vers cette date.
Les tches qui n'ont pas encore commenc sont dplaces vers cette date moyennant la dfinition
d'
une contrainte Dbut Au Plus Tt Le. Les tches auxquelles d' autres types de contraintes sont
appliques subissent des changements de leur type de contrainte et leur date.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 50/92 Imprim le 14/02/06


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Suivi

5.4.2 SAISIE DES DONNEES REELLES

Si les dates ou dures relles mettre jour ne sont pas lies la date du jour (par exemple, vous tes
informs de la fin dune tche 2 jours aprs son achvement), vous pouvez renseigner les donnes
relles de la tche slectionne dune des manires suivantes :
- Menu Outils, Item Suivi, Item Mettre jour les tches
- Clic sur le symbole :

- Si vous mettez jour le % achev, dure relle et dure restante sont calcules par MS Project.
- Rciproquement, si vous mettez jour dure relle et dure restante, le % achev est calcul par
MS Project.
- Si vous mettez jour le % achev et la dure relle, MS Project calcule la dure restante.
- Si vous renseignez la date de dbut relle, MS Project laffectera la date de dbut en cours et
calculera la date de fin en cours, en fonction de cette date de dbut et de la dure restante.

Le bouton Remarques permet de saisir une remarque au mme titre que dans les informations sur la
tche.

5.4.3 TACHE RECAPITULATIVE

Il est possible de saisir lavancement au niveau dune tche mre ou rcapitulative. Cet avancement
est calcul sur les tches en fonction de leur ordre dexcution.

Si la tche rcapitulative du projet a t affiche (Menu Outils, Item Options, Onglet Affichage), sur cette
tche on peut visualiser lavancement du projet, en pourcentage.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 51/92 Imprim le 14/02/06


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Suivi

5.4.4 VISUALISATION DES VARIATIONS

Les variations sont reprsentes dans le diagramme de GANTT suivi de la manire suivante :
- Les barres grises correspondent la planification initiale,
- Les barres bleues et rouges non pleines correspondent la planification en cours,
- Lavancement est reprsent par une fraction pleine de la tche . Les grilles reprsentent
lavancement des tches rcapitulatives.

Comme dans le diagramme de GANTT sans suivi, il est possible de modifier laspect des barres de
tches :
Menu Format
Item Style des barres.

5.5 SUIVI DU TRAVAIL

5.5.1 TABLEAU DUTILISATION DES RESSOURCES


Menu Affichage,
Item Tables,
Item Travail.

Il est alors possible de saisir par ressource et par tche :


Le % achev ,
Le travail total,
Les heures supplmentaires,
Le travail planifi,
Le travail rel (dj fourni par la ressource),
Le travail restant.
MS Project calcule :
Le travail total en fonction du travail rel et du travail restant ou le travail restant en fonction
du travail total et du travail rel,
La variation entre travail total et travail planifi.

Les heures supplmentaires sont comprises dans le travail total. Par exemple, si MS Project a calcul
sur une tche pour une ressource 10h de travail, ce chiffre ne sera pas modifi par la saisie de 2h dans la
case Heures sup. Seul le cot de la tche sera modifi :8 heures seront comptes au cot de la ressource et
2 au cot par heure supplmentaire.

5.5.2 VARIATION DANS LAFFICHAGE DU GANTT


Pour afficher les donnes cls du suivi dans les colonnes du diagramme :
Menu Affichage
Item Table
Item Suivi

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 52/92 Imprim le 14/02/06


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Suivi

Pour mettre en vidence la diffrence entre le planifi et le courant :


Menu Affichage
Item Table
Item Variation.

5.6 SUIVI DU COUT

5.6.1 UTILISATION DES TACHES

Les cots par tche se saisissent dans laffichage dutilisation des tches :
Menu Affichage
Item Plus daffichages
Item Utilisation des tches.
Menu Affichage
Item Table
Item Cot

Il est alors possible de saisir par tche :


Le cot fixe,
Le cot total,
Le cot planifi.

MS Project calcule :
Le cot rel, en fonction du travail rel et du cot des ressources affectes, auquel est
ajout le cot fixe,
Le cot total en fonction du cot fixe et du cot calcul,
Le cot fixe en fonction du cot total,
La variation entre cot total et cot planifi.

Il est prfrable de ne pas saisir le cot rel, qui est calcul en fonction du travail rel, des cots
dutilisation ventuels et du cot fixe.

Pour comparer le cot rel dune tche avec le cot prvu, par priode de temps, une fois dans le
tableau dutilisation des tches, slectionner les items Cot et Cot rel dans litem Dtail du Menu Format.

Le cot des ressources se visualise de la mme manire dans le tableau dutilisation des ressources, table
des cots et dtail Cot pour les priodes de temps.

5.6.2 COUT TOTAL PROJET

Le cot total du projet peut se visualiser :


- Au mme endroit que le cot des tches, si on a affich la tche rcapitulative du projet (cf. Tche
rcapitulative),
- Ou dans les informations du projet : Menu Projet, Item Informations sur le projet, Bouton Statistiques

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 53/92 Imprim le 14/02/06


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Suivi

5.6.3 ANALYSE DES COUTS

La table daudit des cots permet danalyser les cots prvus, consomms et restants du projet :
Menu Affichage
Item Tables
Item Plus de tables
Item Audit des cots

&
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0 0 ) # 1
* 0 ) ' 7 8 #
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Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 54/92 Imprim le 14/02/06


Manuel formation
Projets complexes

PROJETS COMPLEXES

Si vous tes nombreux travailler sur des sous-ensembles diffrents dun mme projet, il est pratique de
crer un projet complexe.
Le projet complexe est un projet constitu dun ensemble de projets, ou bien un projet auquel on a insr
un autre projet. Les modifications du projet source apparaissent dans le projet complexe et
rciproquement.

6.1 CREER UN PROJET COMPLEXE

6.1.1 INSERTION DE PROJET


On peut crer un projet complexe (appel aussi consolid) partir dun projet existant en insrant un
projet entier ce projet.
Ce sous-projet se comportera alors comme une tche rcapitulative du projet complexe.

Placez-vous dans le diagramme de GANTT sur la tche au-dessus de laquelle le sous-projet est
insrer, puis :
Menu Insertion
Item Projet
Puis slectionnez le projet.

- Lier au projet : Si cette option est dcoche, le projet insr est comme recopi dans le projet contenant,
et les 2 copies de projet sont compltement indpendantes : une modification dans un des 2 projets
naffecte pas lautre.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 55/92 Imprim le 14/02/06


Manuel formation
Projets complexes

- Masquer les tches sub. : Cette option nest pas dterminante, vous pourrez afficher ou masquer les
tches subordonnes du projet insr comme celles dune tche rcapitulative classique, quelle que soit
loption coche.
- Lecture seule : Si le fichier consolid est ouvert avant le fichier composant, les modifications ne
pourront tre enregistres que lorsque lon travaille sur le fichier consolid, et non si lon travaille
directement sur le fichier source.

Pour insrer deux projets ou plus simultanment, maintenez la touche [CTRL] enfonce tout en cliquant
sur chaque projet.

Si vous insrez un projet (ou une tche) la suite dun projet dj insr, MS Project considre que le
projet insr est insrer dans ce projet, crant ainsi un deuxime niveau de composition. Vous ne
pouvez plus alors modifier sa position dans le plan du projet complexe.
Si votre projet complexe se termine par un projet insr, il faudra insrer le nouveau projet en dbut ou en
milieu de projet, sous une tche nappartenant aucun projet insr. Pour rordonner les projets par
ordre de dbut par exemple, vous pouvez trier le projet complexe avec renumrotation des tches.

6.1.2 CONSOLIDATION RAPIDE

Vous pouvez crer rapidement un projet complexe partir dun ensemble de projets de la manire
suivante :
Menu Fentre
Item Nouvelle fentre

Slectionnez tous les projets intgrer en maintenant la touche [SHIFT] appuye.

Le projet ainsi cr par MS Project quivaut un projet vide o vous auriez insr chacun des projets les
uns aprs les autres.

Lorsque les projets sont lis, une modification dans le projet source est applique en mme temps au
projet complexe, et rciproquement. Cette modification ne pourra tre enregistre que si le projet modifi
nest pas en lecture seule.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 56/92 Imprim le 14/02/06


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Projets complexes

6.1.3 INSERTION EN DOUBLE

Vous ne pouvez pas insrer 2 fois le mme projet dans un projet complexe, puisque dans un projet,
les tches sont lies des dates. Si des squences de tches se rptent, vous devez faire un copier /
coller des tches. Les tches ainsi copies ne seront pas lies leurs tches source. Vous pouvez aussi
travailler partir dun modle de projet (cf. ci-dessous).

6.1.4 DEPLACEMENT DE FICHIER


Si vous dplacez les projets (changement de rpertoire), MS Project vous sollicitera louverture du
projet complexe, et il faudra prciser le nouveau emplacement du projet.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 57/92 Imprim le 14/02/06


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Projets complexes

6.2 LIEN ENTRE PROJET SOURCE ET PROJET CONSOLIDE

Vous pouvez afficher et modifier les liens entre un projet consolid et un projet source en affichant les
proprits de la tche Projet comme on affiche les proprits dune tche.

Dans longlet Confirm, vous pourrez :


Modifier les options de liens prises au moment de linsertion du projet : Lier au projet et Lecture
seule,
Remplacer le projet li par une autre version en cliquant sur le bouton Parcourir,
Accder aux informations du projet source en cliquant sur le bouton Infos sur le projet.

Dans longlet Gnral vous pourrez prciser la priorit du projet pour quelle soit prise en compte dans
laudit des ressources.

La priorit de chaque tche de projet est prise en compte indpendamment de la priorit du projet. La
priorit du projet intervient uniquement si cest lensemble du projet qui est concern par le retard daudit.

6.3 SUIVI DE PROJETS CONSOLIDES

Les mises jour du projet consolid sont faites simultanment sur les projets sources.

Il nest pas possible daffecter un ralis une tche reprsentant un projet insr, alors quil est
possible daffecter un ralis une tche rcapitulative classique.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 58/92 Imprim le 14/02/06


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Projets complexes

6.4 TACHE EXTERNE

6.4.1 CREATION DUNE TACHE EXTERNE

6.4.1.1 A partir dun projet complexe

Une fois que vous avez cr un projet consolid, vous pouvez lier des tches de 2 projets distincts.
Par exemple, si lon a consolid dans un projet complexe les projets Plomberie et Peinture, on pourra lier
la tche Poser les tuyaux la tche Peindre les parois.
Cela a pour effet de crer :
dans le projet Plomberie la tche externe Peindre les parois successeur de Poser les
tuyaux.
dans le projet Peinture la tche externe Poser les tuyaux prdcesseur de Peindre les
parois.
La tche externe apparat en texte gris dans le tableau et en barre grise dans le diagramme.

6.4.1.2 Depuis un projet simple

Vous pouvez aussi crer une tche externe sans projet consolid depuis un projet simple. Slectionnez la
tche successeur et affichez ses proprits. Dans longlet Prdcesseur saisissez dans le N de la tche :
Nom du projet \ ID
(Nom du projet tant le nom de fichier du projet contenant la tche lier et ID l'
identificateur de la tche
lier).

Vous ne pouvez pas modifier une tche dans le projet o elle est externe.
Les tches des projets composant un projet complexe ne sont pas des tches externes dans le projet
complexe.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 59/92 Imprim le 14/02/06


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Projets complexes

6.4.2 VISUALISATION DES TACHES EXTERNES


Les proprits de la tche externe sont visualisables de la mme manire que celles des autres tches,
mais elles ne sont pas modifiables.

6.4.2.1 Afficher ou masquer les tches externes


Vous pouvez choisir dafficher ou de masquer les tches externes dans les options :
Menu Outils
Item Options
Onglet Affichage
Cochez ou dcochez les options Afficher les successeurs externes et Afficher les prdcesseurs
externes.

6.4.2.2 Visualisation du projet source


Dans le tableau de colonnes de laffichage GANTT, vous pouvez visualiser le projet dappartenance des
tches en insrant la colonne Projet.

Un double-clic sur la tche externe provoque louverture du fichier contenant la tche externe, la
position de la tche.

Le projet source peut aussi tre affich dans le diagramme de GANTT, en modifiant le texte de barre des
tches externes.
Menu Format
Item Style des barres

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Projets complexes

6.4.2.3 Ensemble des tches externes

Il est possible dafficher la liste des liens avec des tches externes dans une bote de dialogue :

Menu Outils
Item Liaisons entre projets

Les tches avec numro sont les tches du projet ouvert.


Le chemin du projet dappartenance de la tche externe slectionne apparat sous la liste, dans le libell
Chemin :.

6.4.3 SUPPRESSION DU LIEN

Vous pouvez supprimer le lien avec une tche externe :


En supprimant la tche externe. Le lien est supprim et la tche externe disparat du projet, mais la
tche nest pas supprime du projet source,
En supprimant le lien : la tche externe napparat plus,
Depuis la liste des liens externes ci-dessus, en cliquant sur le bouton Supprimer la liaison.

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Projets complexes

RESSOURCES PARTAGEES

Le partage des ressources vous permet :


De ne dfinir quune seule fois pour toutes les proprits des ressources,
De grer lemploi du temps dune ressource qui est affecte sur plusieurs projets en tenant compte
des contraintes de lensemble des projets.

Pour ne pas crer une hirarchie complexe des ressources entre vos projets, il est prfrable de
consigner la totalit des ressources dans un projet unique, qui ne contiendra ventuellement que des
ressources.

7.1 PARTAGE DES RESSOURCES

Pour quun projet utilise les ressources les ressources dun autre projet, placez-vous sur le projet qui na
pas de ressources propres puis :
Menu Outils
Item Ressources
Item Partager les ressources

Activez loption Utiliser les ressources, puis slectionnez le fichier du projet qui contient la ressource dans
la liste droulante De.
- Le groupe est prioritaire : les informations du fichier de projet actif deviennent prioritaires lorsque le
fichier actif et le fichier liste des ressources contiennent des calendriers ou des ressources portant le
mme nom,
- Le fichier partag est prioritaire : en cas de conflit, le fichier actif est prioritaire.

Les ressources sont dsormais disponibles dans le fichier de projet actif et vous pouvez les affecter de la
mme manire que vous le feriez pour n' importe quelle ressource. Si votre projet a dj ses propres
ressources, les ressources des deux projets sont combines.

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Projets complexes

Si des ressources ont des noms identiques, une seule occurrence en est retenue dans la liste.

Toute modification dune ressource dans un des fichiers est prise en compte dans tous les fichiers
partageant les ressources.

7.1.1 DISSOCIER LES RESSOURCES

Si vous souhaitez revenir la situation initiale, (les 2 projets ont des ressources indpendantes),
slectionnez loption Utilisez les ressources propres de la bote de dialogue Partager les ressources.

Dans ce cas, toutes les ressources communes sont supprimes de votre projet.

7.1.2 HIERARCHIE DE PARTAGE

Vous ne pouvez partager vos ressources :


quavec un projet qui ne partage pas lui-mme ses ressources, (seuls les projets remplissant cette
condition sont proposs dans la liste droulante de la bote de dialogue).
que si aucun projet ne partage ses ressources avec le projet actif.

Projet 1

Projet 1
partage les ressources de partage les ressources de partage les ressources de

Projet 2 Projet 2 Projet 3

partage les ressources de

Projet 3

Si vous cherchez partager les ressources dun projet dont les ressources sont dj partages par
dautres projets, la bote de dialogue suivante saffiche :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 63/92 Imprim le 14/02/06


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Projets complexes

En cliquant sur Tout ouvrir, vous ouvrez tous les projets qui partagent leurs ressources avec le projet
actif.

7.2 UTILISATION DES RESSOURCES

7.2.1 PRINCIPE

Une ressource partage est considre comme ayant un calendrier unique, ce qui signifie quelle est
surutilise ds lors quelle dpasse sa capacit maximale sur lensemble des projets o elle est
affecte. Par consquent, une ressource peut apparatre surutilise dans la liste des ressources dun
projet qui ne laurait pas affecte.

Par exemple, si Pierre Dupont est affect 8h sur une tche du projet Plomberie le 5 janvier et 4h sur une
tche du projet Peinture le mme jour, alors, Pierre Dupont apparat comme tant surutilis dans tous les
projets qui partagent les ressources, mme si individuellement, chaque projet respecte les affectations
maximales.

7.2.2 AUDIT DES RESSOURCES

Quel que soit le projet depuis lequel est lanc laudit des ressources, MS Project effectue laudit des
ressources sur la totalit des projets partageant les ressources, comme sil sagissait dun projet unique.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 64/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

UTILISATION RAPIDE

Ci-dessous, deux fonctionnalits sont prsentes, qui vous permettent de gagner du temps si vous utilisez
frquemment MS Project.

8.1 ESPACE DE TRAVAIL

Si vous avez lhabitude de travailler sur un ensemble de fichiers, pour viter de les rouvrir un par un et de
reprciser vos paramtres daffichage, vous pouvez crer un espace de travail.

Un espace de travail est un ensemble de fichiers et de paramtres que vous pouvez enregistrer et rouvrir
en ouvrant un fichier unique d'
espace de travail.

Pour enregistrer un espace de travail, assurez-vous que tous les fichiers dont vous avez besoin et
uniquement ceux-ci sont ouverts puis :
Menu Fichier
Item Enregistrer lespace de travail.
Le fichier ainsi cr a l'
extension .mpw.

& % / ) F
* #& % / )
) G
) / #

8.2 RACCOURCIS CLAVIERS

Pour connatre les raccourcis clavier permettant daccder aux fonctions de MS Project sans la souris, il
faut ouvrir le bote de dialogue Barre doutils :
Menu Outils
Item Personnaliser
Item Barre doutils
Onglet Options

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 65/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

Slectionnez alors loption Afficher les touches de raccourcis dans les info-bulles.

PERSONNALISATION

MS Project vous permet dans une grande mesure de personnaliser les affichages et les fonctions
daffichage, de rapport et dexport existantes.
Les barres doutils aussi peuvent tre personnalises ; ce point nest pas trait, car il nest pas spcifique
MS Project (identique Word et Excel). Il en est de mme pour le dveloppement des macros.

9.1 MODELE DE PROJET

9.1.1 PRINCIPE

Un modle de projet se comporte comme un projet, mais son statut de modle vous permet de mieux
vous organiser. Un modle contiendra par exemple :
Les tches gnriques dun projet type,
Les ressources utilises gnralement dans vos projets,
Les affichages, tables, rapports, filtres et mappages personnaliss que vous avez crs.
Les macros que vous avez dveloppes (le fonctionnement des macros est identique celui de
Word et Excel).

9.1.2 CREATION DUN MODELE DE PROJET

Pour crer un modle :


Crez un projet,
Enregistrez-le (Menu Fichier Item Enregistrer ou Enregistrer sous) en slectionnant le format
Modle dans la bote de dialogue :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 66/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

Il est prfrable de ne pas faire un modle dun projet consolid ou dun projet tches externes, car
les liens entre fichiers seraient lourds grer.

9.1.3 UTILISATION DUN MODELE DE PROJET

Pour crer un projet partir dun modle de projet :


Ouvrez le modle de projet,
Enregistrez-le sous un autre nom au format projet, propos par dfaut par MS Project.
Le projet ainsi cr hrite de tous les lments du modle, mais il volue de manire compltement
indpendante du modle.

9.2 TABLES PERSONNALISEES

Une table est un ensemble de colonnes. Vous pouvez :


Modifier les tables existantes,
Crer de nouvelles tables.

Menu Affichage
Item Table
Item Plus de tables

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 67/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

- Tche ou ressource : Une table tche est utilisable dans les tableaux de tches (type celui de laffichage
Diagramme de GANTT), une table ressource dans les listes de ressources (type Tableau de
ressources),
- Appliquer : Vous affichez la table slectionne,
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Tables,

- Crer : Vous crez une table ex nihilo,


- Modifier : Vous modifiez une table existante sans la renommer,
- Copier : Vous crez une nouvelle table partir dune table existante.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 68/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

- Nom : saisissez le nom de votre nouvelle table (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Visible dans le menu : la table sera propose dans la liste des items (plus besoin de passer par la bote
de dialogue Plus de tables !)
- Table : Slectionnez les diffrentes colonnes que vous souhaitez,
- Verrouiller la 1re colonne : Cette colonne apparatra en gris, comme la colonne N lest par dfaut.

9.3 FILTRES PERSONNALISES

Un filtre permet de nafficher que les ressources ou les tches rpondant des critres particuliers.

9.3.1 CREATION DUN FILTRE

Pour crer un filtre, ouvrez la bote de dialogue Plus de filtres :

Menu Projet
Item Filtr pour
Item Plus de filtres

- Tche ou ressource : Un filtre tche est utilisable dans les tableaux de tches (type celui de laffichage
Diagramme de GANTT), un filtre ressource dans les listes de ressources (type Tableau de ressources),
- Appliquer: Vous filtrez les donnes affiches selon les critres du filtre slectionn,
- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Filtres,

- Crer : Vous crez un filtre ex nihilo,


- Modifier : Vous modifiez un filtre existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouveau filtre partir dun filtre existant.

Il nest pas possible de modifier ou de copier le filtre Toutes les tches , qui nen est pas vraiment
un

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 69/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

- Nom : saisissez le nom de votre nouveau filtre (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Visible dans le menu : la table sera propose dans la liste des items (plus besoin de passer par la bote
de dialogue Plus de tables !)
- Filtre : Slectionnez les diffrents critres, relis par des Et ou des Ou . La valeur contrle peut
tre :
une valeur saisie (boolen :oui/non, dure, etc.)
une valeur dun autre champ de la mme donne ((Cot planifi] par exemple).
Si la condition est Compris entre , les 2 valeurs doivent tre spares par un point virgule.
- Afficher les lignes rcapitulatives apparentes : permet de dcider si les tches subordonnes dune
tche rcapitulative qui rpond au filtre doivent tre affiches, mme si elles ne rpondent pas au filtre.

9.3.2 FILTRE INTERACTIF

Un filtre interactif est un filtre qui sapplique en prenant en paramtre une valeur saisie par lutilisateur.

Pour construire un filtre interactif, il suffit de rentrer dans la valeur un texte entre suivi dun point
dinterrogation sans espace, comme dans lexemple :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 70/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

Lorsque vous voudrez appliquer le filtre MS Project fera apparatre au pralable la bote de saisie
suivante o vous entrerez le cot minimal des tches afficher :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 71/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

9.4 AFFICHAGES PERSONNALISES

Un affichage est une prsentation des donnes comprenant :


Un cran (facultatif), comme le diagramme de GANTT, la fiche de tche ou le PERT,
Une table (facultatif) : ensemble de colonnes,
Un filtre : le filtre est obligatoire, mais peut tre gal Toutes les tches ou Toutes les
ressources .

9.4.1 ACCEDER A LA GESTION DES AFFICHAGES

Menu Affichage
Item Plus daffichages

- Appliquer: Laffichage slectionn apparat,


- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Affichages,
- Crer : Vous crez un affichage ex nihilo,
- Modifier : Vous modifiez un affichage existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouvel affichage partir dun affichage existant.

9.4.2 AFFICHAGES SIMPLES ET COMBINES

La bote de dialogue suivante apparat alors :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 72/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

Dans un affichage combin, lcran est partag en deux affichages. Crer un affichage combin consiste
simplement slectionner les 2 affichages compatibles qui se partageront lcran.

Pour revenir un affichage simple aprs un affichage combin :


Menu Fentre
Item Supprimer le fractionnement
9.4.3 CREATION DE LAFFICHAGE

- Nom : saisissez le nom de votre nouvel affichage (si vous avez choisi Copier ou Crer),
- Ecran : Slectionnez un cran,
- Table : Slectionnez une table, personnalise ou non,
- Filtre : Slectionnez un filtre, personnalis ou non,
- Mettre le filtre en surbrillance : les lments rpondant aux critres du filtres apparaissent en
surbrillance.
- Visible dans le menu : laffichage sera propos dans la liste des items (plus besoin de passer par la
bote de dialogue Plus dAffichages !)

Il nest pas possible de crer un cran.

MS Project contrle la cohrence des donnes de votre affichage : On ne peut pas mettre par
exemple une table de ressources avec un cran de tches ou un filtre de tches avec une table de
ressources.

9.5 RAPPORTS PERSONNALISES

9.5.1 DEFINITION

Un rapport est un ensemble dinformations imprimes concernant les tches et ressources au cours d' une
priode spcifie. Un rapport est vou limpression. Vous ne pouvez pas visualiser un rapport si aucune
imprimante nest connecte.

MS Project propose un certain nombre de rapports, pour prsenter, entre autres :


les informations globales sur le projet (Catgorie Vue densemble ),

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 73/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

la liste des tches dans un tat donn (acheves, en cours de ralisation, etc., dans la catgorie
Activits en cours ),
la liste des tches accomplir par chaque ressource (catgorie Affectations ).

Il est possible de crer vos propres rapports, qui contiendront les donnes de votre choix, mises en forme
comme vous le souhaitez :

Menu Affichage
Item Rapport

Slectionnez Personnalis :

- Imprimer : Le rapport slectionn est imprim,


- Mise en page : Vous accdez la bote de dialogue de mise en page, pour modifier les marges,
lorientation de la page, la taille, len-tte et le pied de page,
- Aperu : Le rapport slectionn est affich en mode aperu avant impression ,

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 74/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Rapports,
- Crer : Vous crez un rapport ex nihilo,
- Modifier : Vous modifiez un rapport existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouveau rapport partir dun rapport existant.

Si vous slectionnez Crer, MS Project vous affiche la bote de dialogue suivante :

- Tche : le rapport est une liste de tches, avec leurs proprits (notamment les ressources affectes)
- Ressource : le rapport est une liste de ressources avec leurs proprits (qui peuvent tre des tches
affectes)
- Calendrier mensuel : ce rapport est rapprocher du principe de laffichage calendrier,
- Analyse croise : le temps est en abscisse dans le rapport.

La bote de dialogue affiche dpend du choix effectu. Dans lexemple ci-dessous, il sagit dune analyse
croise.

Onglet Dfinition

- Nom : saisissez le nom de votre nouveau rapport,


Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 75/92 Imprim le 14/02/06
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Personnalisation

- Ligne : choisissez les colonnes,


- Filtre : vous pouvez choisir un filtre personnalis.
- Texte : permet de modifier la police, pour tout et/ou pour certaines lignes uniquement en fonction de
leurs attributs,

Onglet Dtail

Vous pouvez prciser des lments afficher ou non et dcider du quadrillage.

Onglet Tri

Identique la bote de dialogue de tri.

9.6 MAPPAGES PERSONNALISES

Le mappage est la dfinition du mode dexportation (ou dimportation) des donnes de MS Project vers
une autre application.
Il prcise quelles sont les donnes importer et dans quel ordre.

MS Project contient un certain nombre de mappages mais vous pouvez en crer de nouveaux.

En annexe, nous verrons un exemple concret de cration et dutilisation de mappage personnalis.

9.6.1 ACCES AU MAPPAGE

Des mappages sont proposs lorsque :


Vous enregistrez votre projet au format HTML :
Menu Fichier
Item Enregistrer au format HTML
Vous enregistrez votre projet au format Excel, Access ou autre format propos dans la liste
droulante Type de fichier de la bote de dialogue Enregistrer sous.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 76/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

- Enregistrer : Le projet est enregistr au format souhait, partir des donnes du mappage slectionn,

- Organiser : Vous accdez la table de gestion des lments personnaliss (cf. ci-aprs), onglet
Mappages,
- Crer : Vous crez un mappage ex nihilo,
- Modifier : Vous modifiez un mappage existant sans le renommer,
- Copier : Vous crez un nouveau mappage partir dun mappage existant.

9.6.2 CREER LE MAPPAGE

Cliquez sur Copier ou Crer :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 77/92 Imprim le 14/02/06


Manuel formation
Personnalisation

- Nom : Saisir le nom du nouveau mappage,


- Donnes importer/exporter : un onglet sactive pour chaque option slectionne,
- Exporter la ligne d' en-tte/Importation des en-ttes : les informations d'en-tte sont exportes ou
importes avec les donnes.
- Inclure les donnes d' affectation dans le rsultat : les donnes exportes seront organises de telle
sorte que les lignes d' affectation apparaissent sous les tches ou les ressources, comme dans les
affichages Utilisation des tches ou Utilisation des ressources.

Pour chaque type de donnes, on slectionne les informations et le filtre souhaits de la manire
suivante :

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 78/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

Le bouton Daprs la table permet de slectionner une table (personnalise ou non), tous les champs
de cette table sont alors ajouts au mappage. Vous pouvez ensuite en ajouter ou en supprimer
unitairement.

Dans lexemple ci-dessus, MS Project propose le champ Nom de la feuille de calcul de destination pour
nommer les feuilles du classeur Excel crer. Si lon exporte au format HTML, le libell sera Titre de la
table HTML de destination.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 79/92 Imprim le 14/02/06


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Personnalisation

9.7 GESTION DES ELEMENTS PERSONNALISES

9.7.1 ORGANISATION

A chaque fois que vous accdez la personnalisation dun lment, vous trouvez un bouton Organiser
dans la bote de dialogue. Vous pouvez accder cette fonction galement directement :
Menu Outils
Item Organiser

Cette bote de dialogue contient autant donglets que dlments personnalisables.

Les affichages disponibles sont tous les affichages auxquels vous avez accd depuis la cration du
projet.
Vous pouvez les recopier dans GLOBAL.MPT ou dans un autre projet ou modle, afin de pouvoir les
rutiliser.

9.7.2 ELEMENTS PERSONNALISABLES

Vous pouvez aussi personnaliser la barre doutils, les botes de dialogue, le groupe de travail (non vu
dans ce manuel), et renommer les champs existants.

Toutes ces fonctions sont accessibles par :


Menu Outils
Item Personnaliser

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 80/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

ANNEXES

10.1 LA METHODE PERT

La ralisation d'
un projet ncessite souvent une succession de tches auxquelles s'
attachent certaines
contraintes :

De temps = dlais respecter pour l' excution des tches ;


D' antriorit = certaines tches doivent tre excutes avant d'
autres ;
De simultanit = certaines tches peuvent tre ralises en mme temps ;
De production = temps d' occupation du matriel ou des hommes qui l' utilisent.
Pour prsenter ces problmes d' ordonnancement, on peut utiliser la mthode PERT (Program Evaluation
Research Task) qui consiste mettre en ordre sous la forme d' un graphe, plusieurs tches qui grce
leur dpendance et leur chronologie concourent toutes la ralisation d'
un projet.

Cet outil a t cr en 1957 pour l'


US Navy (dveloppement du programme des fuses Polaris) et permet
de calculer le meilleur temps de ralisation d'
un projet et d'
tablir le planning correspondant.

Exemple simple : pour mettre en marche une voiture, il faut :


Ouvrir la portire (tche A, dure : 20 secondes)
S'
installer sur le sige (tche B, dure : 10 secondes)
Refermer la portire (tche C, dure : 10 secondes)
Introduire la clef de contact (tche D, dure : 10 secondes)

Traduit en PERT, nous obtenons la squence suivante :

A B C D
1 2 3 4 5
20s 10s 10s 10s

Pour laborer et exploiter un rseau PERT, on peut distinguer 6 grandes tapes :

I. Etablir la liste des tches

Cette tape consiste :


Donner la liste exhaustive des tches excuter.
Evaluer la dure des taches et dterminer les ressources ncessaires pour les accomplir.
Codifier les tches pour faciliter la construction du rseau (A, B, C, D,)

Exemple : Dterminer la dure maximale des travaux ncessaires la construction d'


un entrept.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 81/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

Tableau n1

Les tches La dure des tches value en jours


A. Etude, ralisation et acceptation des plans 4
B. Prparation du terrain 2
C. Commande matriaux (bois, briques, ciment, tle pour le toit) 1
D. Creusage des fondations 1
E. Commandes portes, fentres 2
F. Livraison des matriaux 2
G. Coulage des fondations 2
H. Livraison portes, fentres 10
I. Construction des murs, du toit 4
J. Mise en place portes et fentres 1

II. Dterminer les conditions d'


antriorit

En rpondant aux questions suivantes :


Quelle(s) tche(s) doit tre termine immdiatement avant qu'
une autre ne commence ?
Quelle tche doit suivre une tche dtermine?

On obtient le tableau suivant :

Tableau n2

Tche Pour raliser cette


Tche suivante
prcdente tche
- A C, D, E
- B D
A C F
A, B D G
A E H
C F G
D, F G I
E H J
G I J
H, I J -

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 82/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

III. Tracer le rseau PERT

Un rseau est constitu par des tapes et des tches (A, B, C, D).
Le code de prsentation est le suivant :
On symbolise une tape par un cercle (le commencement ou la fin d'
une tche).
Un arc flch pour signifier la tche (au-dessus de la flche vous inscrivez le code de la tche et en
dessous sa dure.
Pour reprsenter un rseau PERT, il existe des rgles :
Chaque tche est reprsente par 1 arc et 1 seul (= une tape ne peut tre reprsente
qu'une fois)
2 tches ne peuvent tre identifies par 2 arcs ayant la mme origine et la mme extrmit.
Ainsi si 2 tches sont simultanes, elles seront reprsentes par 2 arcs diffrents en partant
de la mme origine :

2 Contrainte
A
A de liaison =
arc fictif qui
1 4 ne
1 2 consomme
B ni temps ni
B ressources
3 3

Les tches peuvent tre :


Successives = elles se droulent les unes aprs les autres, spares par des tapes.
Simultanes = elles se droulent en mme temps.
Convergentes = elles aboutissent une mme tape.

1
A
4
C
3 4
B 2
2 3

Remarque : pour dterminer la (ou les) 1re tche(s) = la (ou les seules) qui ne figure(nt) pas dans
la colonne de gauche du tableau des antriorits.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 83/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

Rseau PERT :

Le chemin critique est celui qui passe par les tapes : 1,2,5,8 et 9.

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 84/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

IV. Calculer les dates des tches et dterminer le chemin critique

Ayant estim les dures de toutes les tches constitutives du rseau, nous pouvons calculer les dates de
dbut et de fin de chacune d'elles. Il faut procder en 2 temps :
Calcul "aller" = dates au plus tt : nous allons chercher quelles dates, au plus tt, peuvent tre
excutes les diffrentes tches du projet. La technique est la suivante :
On initialise 0 (tape 1 = 0) reprsente par un rectangle au-dessus de l'
tape.
Pour les autres tapes :
Soit il y a plusieurs chemins pour aboutir l'tape j
alors date au plus tt j = max((date au + tt i +
Soit il n'y a qu' une seule tche (un seul dure Ti,j);(date au plus tt k + dure Tk,j))
chemin) entre 2 tapes alors date au plus tt
j = date au plus tt i + dure tche Ti,j
3

i Ti,j
1
3 Ti,j 7
0
7 j
1 T,k,j
i j
4 3
k

Dterminer le chemin critique = faire apparatre sur le rseau le chemin qui, form par la succession des
diffrentes tches, nous donne le temps le plus long. Il est appel critique car tout retard pris sur l'
une des
tches de ce chemin entrane du retard dans l' achvement du projet. On part du point terminal et on repre
toutes les tapes qui satisfont l'
galit suivante : date au + tt j - date au + tt i - dure i,j = 0.

Calcul retour = dates au plus tard : nous allons dterminer quelles dates au plus tard doivent tre
excutes les tches sans remettre en cause la dure optimale de fin de projet. La technique est la suivante :
On initialise l'
tape terminale avec date au + tt de cette tape reprsente par un cercle
rouge.
Pour les autres tapes :

Soit 1 seul arc sort du sommet i alors Soit il y a plusieurs arcs qui sortent de
date au + tard j = date au plus tard j - l'
tape i alors date au plus tard i = min((date
dure Ti,j au + tard j - dure Ti,j);(date au + tard k -

Ti,k k
Ti,j
4
i j i
14
12 Ti,j
10 2
14 26
j

26
Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 85/92 Imprim le 14/02/06
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Annexes

VI. Calculer les marges totales de chaque tche

Plage de temps maximum dans laquelle peut se dplacer la tche sans modifier la date de terminaison du
projet = fin de date au + tard j - dbut de date au + tt i dure tche Ti,j

Calcul des marges totales

Tch
A B C D E F G H I J
es
Marg
es 4-0- 9-0- 8-4- 10-4- 6-4- 10-5- 12-7- 16-6- 16-9- 17-16-
total 4=0 2=7 1=3 1=5 2=0 2=3 2=3 10=0 4=3 1=0
es

VII. Construire le planning du


projet

L'
entrept doit tre construit pour le 23 fvrier 2001, on complte le planning en tenant compte du rseau
PERT (les personnes charges de ce projet travaillent 5 jours par semaine) :

Semaine Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4


1
Tches raliser
1 1 1 1 1 1 2 2 2 2
1 2 5 6 7 8 9
2 3 4 5 6 9 0 1 2 3
A - Etude, ralisation et
acceptation des plans
B - Prparation du terrain
C - Commande matriaux
D - Creusage des
fondations
E - Commandes portes,
fentres
F - Livraison des
matriaux
G - Coulage des
fondations
H - Livraison portes,
fentres
I- Construction des
murs, du toit
J - Mise en place portes
et fentres

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 86/92 Imprim le 14/02/06


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Annexes

10.2 TYPES DE TACHES : EXEMPLES


Voici 5 exemples de tches pour illustrer les diffrents types de tches :

A. ANIMER UNE JOURNEE DE FORMATION est une tche :


dure fixe : La journe de formation dure une journe !
pilote par leffort : Si au lieu dun animateur 100%, je dispose de 2 animateurs, chacun deux ne
passera plus que 50% de son temps sur la tche danimation et pourra travailler sur une autre tche
le reste du temps (par exemple la prparation de la prochaine journe de formation). Le travail de la
tche Animation restera constant. Si je modifie le taux daffectation des animateurs, la dure ne
bouge pas : cest la quantit de travail qui volue.

B. ASSISTER A UNE JOURNEE DE FORMATION est une tche :


dure fixe : La journe de formation dure une journe !
non pilote par leffort :Le nombre de participants ne change pas la dure, le temps pass par lun
nte rien au temps pass par lautre.
Si j'
ajoute une ressource pour assister la runion, les 2 personnes sont affectes 100% cette
tche car elles ne peuvent rien faire dautre pendant la runion. Le travail augmente donc.

C. PEINDRE UNE PIECE est une tche :


travail fixe : Peindre les 4 murs prend 3 jours.hommes, quelle que soit lorganisation. Si je diminue
la dure affecte, il me faut plus de ressources (ou des ressources qui travaillent plus), si jaugmente
les ressources, la dure diminue.
Supposons quune personne ait prvu 8h pour peindre la pice.
- Si une seconde personne vient aider la premire, les 4 murs seront peints plus vite.
- Si maintenant il est dcid de faire le travail en 16 h, toujours deux, les 2 peintres ne seront plus
occups chacun qu 50% sur cette pice et pourront commencer pendant le temps gagn
peindre une autre pice.

D. COUPER DU BOIS est une tche :


capacit fixe : une fois que jai affect mes ressources cette tche, le taux daffectation ne doit
pas bouger (par exemple 100% pour M. Dupont et 100% pour M. Durand), car M. Dupont et M.
Durand ne peuvent pas tre mis sur une autre tche.
pilote par l'effort : si jajoute un bcheron, la dure de la tche diminue, et M. Dupont et M.
Durand travaillent toujours 100% sur la coupe du bois, car le taux daffectation est fixe.
- Si la dure de la tche augmente, le travail augmente (on coupera plus de bois),
- Si le travail de la tche augmente (on dcide de couper plus de bois), la dure de la tche augmente (il
faudra plus de temps).

E. SURVEILLER UNE MACHINE est une tche :


capacit fixe : si jai mis un surveillant 100% sur cette tche, il restera 100% sur cette tche,
car je nai pas dautre tche laquelle laffecter.
non pilote par l'effort : si jajoute des personnes pour surveiller la machine, la dure de surveillance
ne change pas pour autant. Chaque personne a plus de temps pour effectuer la tche et la tche me
cote plus cher en travail.
Je nai pas choisi une tche dure fixe, car la dure de fonctionnement de la machine peut tre
allonge.

Remarque :
Seule une tche travail fixe a un travail constant lorsque la dure de la tche volue.

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10.3 ESTIMATION DE LA DUREE DES TACHES


MS Project propose un outil daide lestimation de la dure, des dates de dbut et de fin des tches
partir de scnarios optimiste, attendu et pessimiste. Cet outil repose sur :
laffectation pour chaque tche dune dure optimiste, dune dure pessimiste, dune dure attendue,
laffectation dun poids pour chacune de ces dures,
le calcul par MS Project dune dure en fonction de ces informations.
Cet outil se pilote avec la barre doutils Analyse du PERT quon affiche de la manire suivante :
Menu Affichage
Item Barre doutils
Item Analyse du PERT.

& + &%# ) * - H =<$$ % /


0 #

& + , &%# =<$ %


/ ) 0 #

& - - &%# =<$#


* =<$ 0
) 5 #&
' #

& ! &%# =<$ 0 5


#4 *
#

& . * ) * - H. I #

& . ) * - H. -
#

& . * ) * - H.
#

) 5 =<$ % / / 0 &%#

Les valeurs calcules apparaissent dans le diagramme de GANTT (Menu Affichage, Item Diagramme de
GANTT).

Rfrence: Manuel MS Project.doc Page 88/92 Imprim le 14/02/06


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10.4 EXEMPLE DUTILISATION DE MAPPAGE VERS EXCEL

Cet exemple a pour but de crer dans Excel une feuille de calcul o nous pourrons visualiser le cot
cumul des tches rcapitulatives ainsi que le cot par groupe de ressources.

I. Donnes du projet

Le projet sur lequel se fait cette opration :


est organis avec des tches rcapitulatives,
contient des ressources ayant un cot non nul et appartenant des groupes,
et les ressources ont t affectes aux tches.

RESSOURCES :

Nom Groupe Cot par utilisation


A Interne 100
B Intrimaire 80
C Intrimaire 80
D Interne 60

TACHES :

Tche Dure Ressources


Prparer la salle
Ranger 0,25 A[25%],B
Nettoyer 0,5 A[25%],B
Prparer le repas
Faire les courses 0,25 A[25%],C
Cuisiner 0,75 A[25%],C,D

Lun 03 Mar Mar 04 Mar Mer 05 Mar


N Nom de la tche Dure 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 0 2 4 6 8 10 12 14
1 Prparer la salle 0,75 jour
2 Ranger 0,25 jour A[25%];B
3 Nettoyer 0,5 jour A[25%];B
4 Prparer le repas 0,75 jour
5 Faire les courses 0,25 jour A[25%];C
6 Cuisiner 0,5 jour A[25%];C;D

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II. Dfinir le mappage

Enregistrer le projet au format Excel :


Menu Fichier
Item Enregistrer sous
Type de fichier : Classeur Excel Microsoft puis Enregistrer

Puis dans la bote de dialogue Format dexportation : Crer

Cocher les donnes Affectations uniquement.

Cliquez sur OK puis sur Enregistrer. Votre classeur a t cr.

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III. Tableau dynamique

Ouvrez le classeur depuis lexplorateur ou depuis Excel :

Nom_de_la_tche_rcapitulative Nom_de_la_tche Groupe_des_ressources Nom_de_la_ressource Cot


Prparer la salle Ranger Interne A 50,00
Prparer la salle Ranger Intrimaire B 160,00
Prparer la salle Nettoyer Interne A 100,00
Prparer la salle Nettoyer Intrimaire B 320,00
Prparer le repas Faire les courses Interne A 50,00
Prparer le repas Faire les courses Intrimaire C 160,00
Prparer le repas Cuisiner Interne A 100,00
Prparer le repas Cuisiner Intrimaire C 320,00
Prparer le repas Cuisiner Interne D 240,00

Slectionnez toutes les cellules du tableau puis :


Menu Donnes
Item Rapport de tableau crois dynamique.

Acceptez toutes les options par dfaut proposes. Excel ouvre alors une nouvelle feuille et la barre
doutils suivantes :

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A laide de la souris, faites glisser :


Nom de la tche rcapitulative et nom de la tche dans la zone Champs de ligne,
Groupe de ressource et nom de ressource dans la zone de champs de colonne,
Cot dans la zone de donnes.

Vous obtenez ainsi le tableau suivant (que vous pouvez remettre en forme) et qui vous donne les totaux
de cots par tche rcapitulative et groupe de ressource :
Groupe_des_r Nom_de_la_
Somme Cot essources ressource
Somme Somme
Intrimaire Intrimaire Interne Interne Total
Nom_de_la_tche_r
capitulative Nom_de_la_tche B C A D
Prparer la salle Nettoyer 320 320 100 100 420
Ranger 160 160 50 50 210
Somme Prparer la
salle 480 480 150 150 630
Prparer le repas Cuisiner 320 320 100 240 340 660
Faire les courses 160 160 50 50 210
Somme Prparer le
repas 480 480 150 240 390 870
Total 480 480 960 300 240 540 1500

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